Guide complet de la gestion de projet Kanban : Ce qu’il faut savoir
Garder vos projets organisés et sur la bonne voie peut être un défi—mais avec le bon système, cela peut devenir relativement simple. La méthodologie Kanban est un moyen efficace et efficient de gérer les opérations et projets, et elle se répand partout, des petites entreprises aux sociétés du Fortune 500 (même de grands noms que vous connaissez et appréciez comme Disney, Netflix et Hulu).
Que vous soyez une startup ou un professionnel établi, adopter la méthode Kanban pourrait vous aider à organiser vos charges de travail de façon à gagner du temps et éliminer le stress. Dans cet article, nous aborderons les bases de l’utilisation de Kanban pour la gestion de projet et nous passerons en revue quelques logiciels facilitant Kanban—alors, c’est parti !
Quelle est l’approche Kanban de la gestion de projet ?
La gestion de projet est un élément essentiel de la réussite des opérations d’une entreprise. Une méthode populaire pour gérer aussi bien les opérations que les projets est la méthodologie de gestion de projet Kanban.
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Le processus Kanban est né dans la production Toyota et utilise des cartes, des tableaux et des signaux visuels pour aider les équipes à organiser leurs processus et suivre leur avancement.
Kanban est une technique Agile de visualisation de projet qui permet aux équipes de visualiser facilement un flux de travail en temps réel, d’identifier d’un coup d’œil l’avancement, et de traverser les itérations avec fluidité et transparence.
Ceci se fait à l’aide d’un tableau Kanban, un outil de visualisation de projets qui, autrefois, n’était vu principalement que dans l’industrie manufacturière mais qui apparaît de plus en plus dans la tech et les startups.
Le Kanban a en fait été conçu dans les années 1940 par Taiichi Ohno, un ingénieur japonais. Son utilisation dans la fabrication—où les produits sont souvent conçus par brèves phases linéaires et les déploiements suivent un chemin similaire—fut immédiatement évidente, et il fut largement adopté par les usines et concepteurs de produits.
La fabrication a utilisé Kanban pendant des décennies, mais avec l’apparition relativement récente et la popularité de l’Agile dans des secteurs au-delà de l’industrie manufacturière, Kanban connaît une véritable renaissance, en particulier dans le développement logiciel et les opérations.
Au cœur de Kanban se trouve le tableau Kanban, une représentation visuelle de l’avancement de l’équipe. Il montre quelles tâches spécifiques sont en cours de réalisation ou doivent être faites dans différentes colonnes, appelées cartes d’histoires.
Un tableau Kanban peut être aussi simple que trois cartes ou plus. Les cartes d’histoires afficheront souvent aussi la personne assignée à chaque tâche, ce qui aide à accroître la transparence et la responsabilité au sein de l’équipe.
Il est important de comprendre qu’un tableau Kanban ne remplace pas un diagramme de Gantt. Il a en fait un but légèrement différent. Un tableau Kanban est bien plus précis qu’un diagramme de Gantt, car il montre les activités réelles que les membres de l’équipe entreprennent pour accomplir une tâche.
Alors qu’un diagramme de Gantt offre une vue d’ensemble plus globale afin d’illustrer les échéances ou les calendriers, les tableaux Kanban se concentrent sur des itérations ou sprints spécifiques à l’intérieur des projets.
Les équipes peuvent rapidement identifier si quelqu’un ralentit un processus. Si c’est le cas, tout le monde peut voir quel membre de l’équipe pourrait avoir besoin d’aide ou d’un peu de motivation supplémentaire. Cela augmente passivement la responsabilisation et sert souvent à maintenir la productivité et à assurer un flux de travail continu.
Quel que soit le nombre de cartes d’histoires sur un tableau Kanban, tous les tableaux limiteront le travail en cours. L’essentiel de Kanban est de limiter le travail en cours, encourager l’équipe à « swarmer pour résoudre », et déplacer le travail de la colonne "en cours" à "terminé", maximisant ainsi le débit de travail accompli.
Principes et Pratiques Kanban
Kanban repose sur plusieurs principes fondamentaux, dont la visualisation du flux de travail du projet, la limitation du travail en cours (WIP), des améliorations continues et incrémentales, ainsi que des boucles de rétroaction. En visualisant les flux de travail, les équipes peuvent identifier les goulets d’étranglement du processus et veiller à ce que tout le monde reste aligné.
Limiter le WIP aide les équipes à se concentrer sur seulement quelques tâches individuelles à la fois et à les compléter plus efficacement. Les améliorations incrémentales sont encouragées pour que les projets soient ajustés au fil du temps afin d’optimiser la performance (selon les indicateurs que vous utilisez pour évaluer la performance).
Enfin, les boucles de rétroaction aident les équipes à ajuster leurs processus pour améliorer en continu le système.
Qu’est-ce qu’un tableau Kanban ?
Un tableau Kanban est un « panneau d'affichage » ou outil visuel qui donne un aperçu général du processus de gestion de projet. Il est généralement composé de listes ou « colonnes », qui affichent une progression du début à la fin.
Les colonnes incluent souvent des catégories comme À faire, En cours et Terminé. Des cartes servent à représenter les tâches et peuvent être déplacées d’une colonne à une autre au fur et à mesure de leur avancement dans la file d’attente. En suivant les cartes et leur déplacement sur le tableau, les équipes peuvent rapidement voir où en sont les tâches dans la chaîne de gestion de projet.
Un tableau Kanban était autrefois un tableau en liège, ou parfois un mur de bureau, placé à un endroit où tout membre de l’équipe projet pouvait le voir ou le mettre à jour.
Bien que cela soit encore le cas dans certains secteurs, aujourd'hui les tableaux Kanban sont souvent des plateformes logicielles virtuelles basées sur le cloud. Consulter ou mettre à jour un tableau Kanban peut se faire simplement en se connectant depuis n'importe où dans le monde.
Avec la popularité croissante de Kanban, le nombre d'options de logiciels de gestion de projet et d'outils Kanban à la disposition des chefs de projet a augmenté de manière exponentielle ces dernières années. Cela a, par conséquent, facilité l’implémentation de la méthodologie de projet Kanban.
Personnellement, j'utilise un tableau Kanban pour visualiser le travail que j’effectue dans mes études et mes activités professionnelles. J’utilise un outil comme Trello ou Jira (ou des post-its, si j’utilise du papier) pour noter sur quoi je travaille et je suis la progression de chaque élément de travail tout au long de mon processus jusqu’à ce que chaque tâche soit terminée ou « Fait ». Utiliser un outil comme Trello pour la gestion de projet peut rationaliser les processus et faciliter le suivi de l’avancement et la gestion des tâches.
J’intègre mon outil de tableau Kanban à mon calendrier afin d’être toujours à jour sur les dates d’échéance et l’état de chaque élément dont je suis responsable — cela fonctionne très bien jusqu'à présent !
Puis-je toujours utiliser des sprints comme dans Scrum ?
Pour les équipes de développement déjà habituées à travailler dans des environnements Agile, le système Kanban est très intuitif car un tableau Kanban peut être organisé en sprints ou itérations. En matière de gestion de projet Agile, Kanban s’impose comme un véritable leader grâce à sa simplicité et sa facilité d’utilisation. Parfois, l’utilisation des tableaux Kanban dans Scrum est appelée Scrumban.
Avantages de la gestion de projet Kanban
Certains des avantages de la gestion de projet Kanban incluent :
- meilleure visibilité de l’ensemble de l’avancement
- moral d’équipe amélioré grâce à la réussite des tâches
- meilleure communication et meilleur travail d’équipe entre les équipes
- temps de cycle plus courts pour les tâches et les projets
- identification et résolution plus rapides des problèmes ou des goulots d’étranglement
- approche plus flexible permettant des ajustements rapides pendant le développement
Un tableau Kanban permet à toute l’équipe de voir d’un coup d’œil le flux de travail et l’avancée du projet. Cela signifie aussi que les équipes peuvent repérer rapidement les blocages. Le fait de voir l’accomplissement des tâches et la progression vers la finalisation procure un gain de motivation à une équipe Kanban.
Puisque les équipes peuvent voir tout ce qui se passe au sein de leur groupe, les tableaux Kanban favorisent la communication et la collaboration entre équipes, car tout le monde visualise les activités en cours et, idéalement, peut intervenir si quelqu’un possède une information ou un lien avec un autre élément du projet figurant sur le tableau.
Cela mène à un autre avantage inhérent de Kanban : les limites de « travaux en cours ». Cela restreint chaque équipe à un certain nombre de tâches en cours simultanément afin que le travail ne traîne pas dans un coin de la tête d’un employé.
L’équipe est responsable de terminer tout ce qu’elle entreprend avant de passer à de nouveaux projets ou tâches. De cette manière, la qualité et la productivité augmentent souvent lorsqu’un tableau Kanban est mis en place.
Une règle générale pour la limite WIP d’une équipe est : nombre de membres contributeurs + 1. Cela n’inclut pas le personnel dédié uniquement à la gestion. Cela signifie qu’il ne peut y avoir que n+1 cartes Kanban dans le statut En cours à tout moment.
Si quelqu’un est bloqué et souhaite placer une nouvelle tâche dans En cours, il doit d'abord aider un membre de l’équipe à déplacer à « Fait » ce qui est déjà en cours — agir en équipe pour résoudre.
Au fur et à mesure que les équipes avancent dans la livraison de la valeur, tout ajustement rapide nécessaire pendant le développement peut être effectué à la volée, en groupe, avec des conséquences visibles immédiatement sur le tableau Kanban. Cette clarté permet de garder tout le monde informé et de faire avancer les équipes.
Bien entendu, la gestion de projet Kanban doit être correctement implémentée pour être efficace. Cela signifie choisir le bon outil Kanban. La plupart des équipes utilisent aujourd’hui un tableau Kanban virtuel, et beaucoup sont disponibles en ligne. Certains proposent même des modèles préfabriqués pour faciliter encore plus la mise en place.
Malgré tous ses avantages, un tableau Kanban présente cependant certaines limites. Il n'est pas idéal pour estimer précisément les délais et peut rendre la planification quelque peu trop flexible. C'est pourquoi les tableaux Kanban sont souvent utilisés en complément d’un diagramme de Gantt et ne sont probablement pas près de les remplacer.
Comment utiliser Kanban pour la gestion de projet
Kanban peut être utilisé pour gérer un projet en identifiant les tâches nécessaires pour avancer vers vos objectifs, en priorisant ces tâches dans un backlog de projet ou de produit ordonné, en visualisant les tâches à effectuer et en limitant le travail en cours au fur et à mesure que les tâches progressent dans le flux de livraison ou d'exécution du projet.
Les tâches sur le tableau sont généralement attribuées aux membres individuels de l'équipe à mesure qu'elles changent de statut, l'objectif étant que l’équipe agile accomplisse autant de travail que possible, avec la meilleure qualité et dans les délais les plus courts. Quelques exemples où Kanban s’avère particulièrement efficace incluent le développement de logiciels, le développement de produits et le développement web.
10 meilleurs outils pour la gestion de projet Kanban
Mettre en œuvre la gestion de projet Kanban est relativement simple, surtout lorsqu'un esprit agile anime l’équipe, mais cela ne veut pas dire que c’est sans effort. Il y a plus à la gestion de projet Kanban que de simplement créer un tableau Kanban, et un chef de projet compétent choisira soigneusement le logiciel Kanban à utiliser.
En règle générale, le meilleur logiciel Kanban présentera plusieurs fonctionnalités communes (vous trouverez également souvent des tableaux Kanban intégrés dans des outils de gestion de projet plus globaux).
La première consiste à pouvoir personnaliser les cartes de tâches et à modifier facilement la complexité du projet. Un tableau Kanban très basique comprendra trois cartes : À Faire, En Cours et Terminé. Un projet plus complexe pourrait inclure les cartes À Faire, Conception & Réalisation, Test, Soumission pour validation et Terminé.
Deuxième point, une bonne interface utilisateur avec un apprentissage intuitif est essentielle, car vous voulez que votre équipe se consacre au projet, pas à apprendre à utiliser un logiciel Kanban.
Enfin, un bon logiciel Kanban offre bien plus qu’un simple tableau Kanban. Il inclura des intégrations avec d’autres logiciels utiles à la gestion globale du projet, comme le suivi du temps, des outils de budgétisation ou des logiciels de planification.
En ce qui concerne votre projet ou équipe, réfléchissez à l’aspect de la gestion de projet Kanban qui vous importe le plus.
Votre équipe adoptera-t-elle facilement le flux de travail Kanban ? Serait-il utile d'utiliser un logiciel disposant d’une application mobile ? Existe-t-il des aspects de votre processus à automatiser ? Quelle est la complexité (ou la simplicité) de votre projet ?
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Soyons visuels !
La gestion de projet Kanban est une méthodologie puissante qui permet aux équipes de rester sur la bonne voie tout en conservant souplesse et agilité. Grâce à sa représentation visuelle de l’avancement, les équipes peuvent rapidement identifier les problèmes dans leur flux de travail et collaborer pour trouver des solutions.
Elle favorise la collaboration et la communication au sein de l’équipe, ainsi qu’une meilleure qualité globale des projets. De plus, son efficacité et sa rentabilité en font une option attrayante pour de nombreux types de projets.
La gestion de projet Kanban offre un moyen efficace pour les équipes de faire de la gestion des tâches, aboutissant à la réussite des objectifs et des résultats attendus.
Pour les équipes déjà habituées aux méthodologies Agiles, Kanban peut se révéler très intuitif. Cependant, si l’utilisation de Kanban fait partie d'une transition vers l’Agilité en quittant la gestion de projet traditionnelle, il peut être préférable de démarrer par un tableau Kanban plus simple.
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