Guide complet de la gestion de projet Kanban : ce qu’il faut savoir
Garder vos projets organisés et sur la bonne voie peut représenter un défi, mais avec le bon système en place, cela peut être relativement simple. La méthodologie Kanban est un moyen efficace de gérer les opérations et les projets, et elle se répand partout, des petites entreprises aux entreprises classées au Fortune 500 (même parmi les grands noms que vous connaissez et appréciez, comme Disney, Netflix et Hulu).
Que vous soyez une start-up ou un professionnel établi, adopter la méthode Kanban pourrait vous aider à organiser vos charges de travail de manière à gagner du temps et à éliminer le stress. Dans cet article de blog, nous aborderons les bases de l’utilisation de Kanban pour la gestion de projet et examinerons quelques logiciels permettant de mettre en œuvre Kanban : commençons donc sans plus attendre !
Qu’est-ce que l’approche Kanban de la gestion de projet ?
La gestion de projet est un élément essentiel à la réussite des opérations d’une entreprise. Une méthode populaire pour gérer les opérations et les projets est la méthodologie de gestion de projet Kanban.
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Le processus Kanban trouve son origine dans le processus de production de Toyota et utilise des cartes, des tableaux et des signaux visuels pour aider les équipes à organiser leurs processus et à suivre leur progression.
Kanban est une technique agile de visualisation de projet qui permet aux équipes de visualiser facilement un flux de travail en temps réel, d’identifier la progression en un coup d’œil et de mener à bien les itérations de manière fluide et transparente.
Cette méthode s’appuie sur un tableau Kanban, un outil de visualisation de projet autrefois principalement utilisé dans le secteur de la fabrication, mais qui apparaît de plus en plus dans les entreprises technologiques et les start-up.
Kanban a été conçu dans les années 1940 par Taiichi Ohno, un ingénieur japonais. Son utilisation dans le secteur manufacturier, où les produits sont souvent conçus en phases courtes et linéaires et où les déploiements suivent un chemin similaire, s’est imposée immédiatement ; la méthode a été largement adoptée par les usines et les concepteurs de produits.
Le secteur manufacturier utilise Kanban depuis des décennies, mais avec l’émergence et la popularité relativement récentes de la gestion de projet agile dans des secteurs extérieurs à la fabrication, Kanban connaît une véritable renaissance, notamment dans le développement logiciel et les opérations.
Au cœur de Kanban se trouve le tableau Kanban, une représentation visuelle de la progression de l’équipe. Il indique quelles tâches spécifiques sont en cours ou doivent être effectuées dans différentes colonnes, appelées cartes de tâche.
Un tableau Kanban peut être aussi simple que trois cartes ou davantage. Les cartes de tâche indiquent souvent aussi la personne affectée à chaque tâche, ce qui contribue à accroître la transparence et la responsabilisation de l’équipe.
Il est important de comprendre qu’un tableau Kanban ne remplace pas un diagramme de Gantt. Il remplit plutôt une fonction légèrement différente. Un tableau Kanban est beaucoup plus précis qu’un diagramme de Gantt, car il présente les activités réelles que les membres de l’équipe entreprennent pour achever une tâche.
Alors qu’un diagramme de Gantt offre une vue d’ensemble plus globale du projet pour illustrer les échéances ou les calendriers, les tableaux Kanban s’articulent autour d’itérations ou de sprints spécifiques au sein des projets.
Les équipes peuvent rapidement identifier si quelqu’un ralentit un processus. Le cas échéant, chacun peut déterminer quel membre de l’équipe pourrait avoir besoin d’aide ou d’encouragement supplémentaire. Cela renforce indirectement la responsabilisation et contribue souvent à maintenir la productivité et à assurer la continuité du travail.
Quel que soit le nombre de cartes de tâche d’un tableau Kanban, tous les tableaux Kanban limitent le travail en cours. La clé de Kanban consiste à limiter le travail en cours, à encourager l’équipe à « se regrouper pour résoudre le problème » et à faire passer le travail de l’état en cours à l’état terminé, afin de maximiser le débit du travail achevé.
Principes et pratiques de Kanban
Kanban repose sur plusieurs principes fondamentaux, notamment la visualisation du flux de travail du projet, la limitation du travail en cours (WIP), les améliorations progressives et continues, ainsi que les boucles de rétroaction. En visualisant les flux de travail, les équipes peuvent identifier les goulots d’étranglement du processus et s’assurer que tout le monde reste sur la même longueur d’onde.
Limiter le WIP aide les équipes à se concentrer sur quelques tâches individuelles seulement à la fois et leur permet de les achever plus efficacement. Les améliorations progressives sont encouragées afin que les projets soient ajustés au fil du temps pour optimiser les performances (en fonction des indicateurs que vous utilisez pour mesurer ces performances).
Enfin, les boucles de rétroaction aident les équipes à ajuster leurs processus afin d’améliorer continuellement le système.
Qu’est-ce qu’un tableau Kanban ?
Un tableau Kanban est un « tableau indicateur » ou un outil visuel qui fournit une vue d’ensemble du processus de gestion de projet. Il se compose généralement de listes, ou « colonnes », qui présentent une progression du début à la fin.
Les colonnes comprennent souvent des catégories telles que À faire, En cours et Terminé. Les cartes servent à représenter les tâches et peuvent être déplacées d’une colonne à une autre au fur et à mesure de leur progression dans la file d’attente. En suivant les cartes et leurs déplacements sur le tableau, les équipes peuvent rapidement voir où en sont les tâches dans le circuit de gestion de projet.
Un tableau Kanban était autrefois un véritable tableau en liège, ou parfois un mur de bureau, placé à un endroit où chaque membre de l’équipe projet pouvait le consulter ou le mettre à jour.
Bien que ce soit toujours le cas dans certains secteurs, les tableaux Kanban sont aujourd’hui souvent des plateformes logicielles virtuelles basées dans le cloud. Consulter ou mettre à jour un tableau Kanban peut se faire simplement en se connectant depuis n’importe où dans le monde.
Avec la popularité croissante de Kanban, le nombre d’options de logiciels de gestion de projet et d’outils Kanban disponibles pour les chefs de projet a augmenté de manière exponentielle au cours des dernières années. Cela a, à son tour, facilité la mise en œuvre de la méthodologie de projet Kanban.
Personnellement, j’utilise un tableau Kanban pour visualiser le travail que j’effectue dans le cadre de mes études et de mes activités professionnelles. J’utilise un outil comme Trello ou Jira (ou des notes autocollantes, si j’utilise du papier) pour noter ce sur quoi je travaille et je suis l’avancement de chaque élément de travail tout au long de mon processus, jusqu’à ce que chaque tâche soit terminée ou « terminée ». L’utilisation d’un outil comme Trello pour la gestion de projet peut fluidifier les processus et faciliter le suivi de l’avancement ainsi que la gestion des tâches.
J’intègre mon outil de tableau Kanban à mon calendrier afin de toujours garder le contrôle des échéances et de l’état de chaque élément dont je suis responsable — jusqu’à présent, cela fonctionne très bien !
Puis-je toujours utiliser des sprints comme dans Scrum ?
Pour les équipes de développement déjà habituées à travailler dans des environnements Agile, le système Kanban est très intuitif, car un tableau Kanban peut être organisé en sprints ou en itérations. En matière de gestion de projet Agile, Kanban s’impose comme un véritable leader grâce à sa simplicité et sa facilité d’utilisation. L’utilisation d’un tableau Kanban dans Scrum est parfois appelée Scrumban.
Avantages de la gestion de projet Kanban
Parmi les avantages de la gestion de projet Kanban, on peut citer :
- une meilleure visibilité sur l’avancement global
- un moral renforcé au sein de l’équipe grâce à l’accomplissement des tâches
- une meilleure communication et un meilleur travail d’équipe entre les équipes
- des temps de cycle plus courts pour les tâches et les projets
- une identification et une résolution plus rapides des problèmes ou des goulots d’étranglement
- une approche plus flexible permettant d’effectuer rapidement des ajustements pendant le développement
Un tableau Kanban permet à toute une équipe de voir le flux de travail et l’avancement en un coup d’œil. Cela signifie également que les équipes peuvent rapidement identifier les obstacles. Voir les tâches être accomplies et progresser vers leur achèvement donne à une équipe Kanban un véritable regain de moral.
Comme les équipes peuvent voir tout ce qui se passe au sein de leur groupe, les tableaux Kanban contribuent à faciliter la communication et la collaboration entre les équipes, car chacun peut voir ce qui se passe et, espérons-le, apporter son aide s’il dispose d’informations ou doit interagir avec un autre élément du projet actuellement présent sur le tableau.
Cela mène à un autre avantage inhérent à Kanban : les limites du « travail en cours ». Ces limites imposent à chaque équipe un certain nombre de tâches en cours à un moment donné, afin que le travail ne finisse pas par être relégué au second plan dans l’esprit d’un employé.
L’équipe est responsable de terminer tout le travail qu’elle a entrepris avant de passer à de nouveaux projets ou à de nouvelles tâches. De cette manière, la qualité et la productivité augmentent souvent lorsqu’un tableau Kanban est mis en œuvre.
Une règle générale pour définir la limite WIP d’une équipe est la suivante : nombre de contributeurs + 1. Cela n’inclut pas le personnel exclusivement chargé de la gestion. Cela signifie qu’à tout moment, seules n+1 cartes Kanban peuvent avoir le statut En cours.
Si quelqu’un est bloqué et souhaite faire passer un nouvel élément au statut En cours, il doit d’abord aider un autre membre de l’équipe à faire passer ce qui est déjà en cours au statut terminé — on se regroupe pour résoudre le problème.
À mesure que les équipes progressent dans la création de valeur, les ajustements rapides nécessaires pendant le développement peuvent être effectués au fil de l’eau, avec le groupe, et leur impact est immédiatement reflété dans le tableau Kanban. Cette clarté contribue à tenir les personnes informées et à faire avancer les équipes.
Bien sûr, la gestion de projet Kanban doit être mise en œuvre correctement pour être efficace. Cela signifie choisir le bon outil Kanban. Aujourd’hui, la plupart des équipes utilisent un tableau Kanban virtuel, et de nombreux outils sont disponibles en ligne. Certains proposent même des modèles prédéfinis pour faciliter considérablement la mise en œuvre.
Malgré tous ses avantages, un tableau Kanban présente toutefois certaines limites. Il n’est pas idéal pour estimer précisément les échéances et peut rendre la planification quelque peu trop flexible. C’est pourquoi les tableaux Kanban sont souvent utilisés avec un diagramme de Gantt et ne sont probablement pas près de les remplacer.
Comment utiliser Kanban pour la gestion de projet
Kanban peut être utilisé pour gérer un projet en identifiant les tâches à accomplir pour progresser vers les objectifs du projet, en hiérarchisant ces tâches dans un carnet de produit ou de projet organisé, en visualisant les tâches à réaliser et en limitant le travail en cours à mesure que les tâches progressent dans le flux de travail de livraison du projet ou d’accomplissement des tâches.
Les tâches du tableau sont généralement attribuées à des membres individuels de l’équipe lorsqu’elles passent d’un statut à l’autre, l’objectif de l’équipe agile étant d’accomplir autant de travail que possible, avec la meilleure qualité et dans les meilleurs délais. Parmi les exemples de situations où Kanban est le plus efficace, on trouve le développement de logiciels, le développement de produits et le développement web.
Les 10 meilleurs outils de gestion de projet Kanban
La mise en œuvre de la gestion de projet Kanban est assez simple, en particulier lorsqu’une mentalité agile est bien présente au sein de l’équipe, mais cela ne signifie pas qu’elle ne demande aucun effort. La gestion de projet Kanban ne se résume pas à créer un tableau Kanban, et un chef de projet compétent choisira avec soin le logiciel Kanban qu’il utilise.
En règle générale, les meilleurs logiciels Kanban présentent plusieurs fonctionnalités communes (vous trouverez également probablement des tableaux Kanban comme fonctionnalité intégrée à des outils de gestion de projet plus complets).
La première est la possibilité de personnaliser les cartes de récit et de modifier facilement la complexité du projet. Un tableau Kanban très basique comportera trois cartes de récit : À faire, En cours et Terminé. Un projet plus complexe pourra comporter des cartes telles que À faire, Conception et développement, Tests, Soumettre pour révision et Terminé.
Deuxièmement, une bonne interface utilisateur avec une courbe d’apprentissage réduite est essentielle, car vous voulez que votre équipe travaille sur le projet, et non qu’elle apprenne seule à utiliser un logiciel Kanban.
Enfin, un bon logiciel Kanban ne se limite pas à un tableau Kanban. Il intégrera d’autres logiciels utiles à la gestion globale du projet, tels que des outils de suivi du temps, de budgétisation ou des logiciels de planification.
Pour votre projet ou votre équipe en particulier, réfléchissez à l’aspect de la gestion de projet Kanban qui est le plus important pour vous.
Avec quelle facilité votre équipe s’adaptera-t-elle au flux de travail Kanban ? Serait-il utile d’utiliser un logiciel proposant une application pour les appareils mobiles ? Certaines parties de votre processus doivent-elles être automatisées ? Quelle est la complexité de votre projet (ou à quel point est-il simple) ?
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Passons au visuel !
La gestion de projet Kanban est une méthodologie puissante qui peut aider les équipes à rester sur la bonne voie tout en offrant flexibilité et agilité. Grâce à sa représentation visuelle de l’avancement, les équipes peuvent rapidement identifier les problèmes dans leur flux de travail et collaborer pour trouver des solutions.
Elle encourage la collaboration et la communication au sein de l’équipe, ainsi qu’une meilleure qualité globale des projets. De plus, son efficacité et son efficience en font une option attrayante pour de nombreux projets.
La gestion de projet Kanban offre aux équipes une méthode efficace pour assurer la gestion des tâches, ce qui permet d’atteindre les buts et objectifs fixés.
Pour les équipes déjà habituées aux méthodologies générales de l’Agile, Kanban peut être très intuitif. Toutefois, si l’utilisation de Kanban s’inscrit dans une transition globale de la gestion de projet traditionnelle vers l’Agile, il peut être plus utile de commencer avec un tableau Kanban plus simple.
Si cet article vous a donné confiance pour mettre en œuvre la méthodologie Kanban dans votre organisation, n’hésitez pas à consulter d’autres contenus de Digital Project Manager et à vous abonner à la lettre d’information de The Digital Project Manager pour rester au fait des sujets liés à la gestion de projet numérique.
