Rédiger un manuel de l’employé en 5 étapes

Malheureusement, le jour J arrive, et vous vous rappelez que la télépathie n’est pas (encore) une compétence raisonnable à attendre de vos collaborateurs (même si vos clients semblent croire le contraire !). En parlant de vos clients, ils vous appellent depuis ce matin, et votre pauvre nouvelle recrue s’ennuie pendant que vous lui adressez des excuses silencieuses de l’autre côté de la pièce.

Si seulement vous aviez un document à remettre à votre nouvel employé à lire entre deux appels téléphoniques !

Voilà pourquoi un manuel de l’employé est essentiel : il s’assurera que votre nouveau collaborateur se sent bien accueilli et obtient les informations dont il a besoin pour démarrer, même lors des journées les plus mouvementées.

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment créer un manuel de l’employé, avec des exemples, un plan type et des étapes pour élaborer le vôtre.

Autres noms pour le manuel de l’employé

Si l’expression « manuel de l’employé » ne vous dit rien, ce document est peut-être aussi connu sous le nom de :

• Procédures opérationnelles standard
• Guide d’intégration
• Manuel d’utilisation
• Guide de ressources
• Manuel de formation des employés ou manuel de l’employé
• Livret d’entreprise

Il y a donc de fortes chances que vous ayez déjà rencontré un manuel de l’employé sous une forme ou une autre au cours de votre carrière.

Que doit contenir un manuel de l’employé ?

Les meilleurs manuels de l’employé profitent à toute l’équipe, pas seulement aux nouveaux arrivants. Le manuel de l’employé de votre équipe devrait :

• Intégrer en douceur les nouveaux collaborateurs
• Formaliser les procédures approuvées qui aident chacun à donner le meilleur de lui-même
• Clarifier les attentes en matière de réussite des projets

Élaborer un manuel de l’employé est utile que vous travailliez dans une petite start-up ou une grande entreprise. Les grandes entreprises auront probablement déjà mis en place des politiques sur divers sujets, allant du pointage des heures aux ressources humaines en passant par l’éthique et la conformité. Un manuel au niveau de l’équipe oriente le personnel vers les ressources collectives de l’entreprise mais se concentre surtout sur les procédures opérationnelles standard qui favorisent la réussite de votre équipe.

Dirigez plus intelligemment à l'ère de l'IA

Rejoignez la communauté DPM pour accéder à du contenu exclusif, des modèles pratiques, des événements réservés aux membres et des conseils hebdomadaires en leadership – l'inscription est gratuite.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Facebook

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Name*

First name Last name

Business email*

This field is hidden when viewing the form

Free Account Module

Bottom BarLanding PageFooterInlinePop UpSidebarSSO

LinkedIn profile

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

By submitting you agree to receive occasional emails and acknowledge our Privacy Policy. You can unsubscribe at any time.

Points à inclure dans un manuel de l’employé

Il n’existe pas de formule magique pour rédiger un manuel de l’employé — faites ce qui convient à votre équipe ! Toutefois, pour commencer, pensez à inclure les informations suivantes :

• Procédures d’intégration. Que doivent faire les nouveaux embauchés lors de leur premier jour ? De leur première semaine ? Au cours de leurs 90 premiers jours ? Prévoyez des instructions sur les besoins informatiques, les exigences de formation ou les objectifs de développement professionnel.
• Une référence aux politiques ou ressources de l’entreprise. Plutôt que de répéter des informations qui pourraient déjà exister ailleurs, faites référence aux politiques de l’entreprise pour les sujets pertinents pour votre équipe. Cela peut inclure le télétravail, le pointage des heures ou la politique vestimentaire, par exemple. Si vous ne disposez pas de politiques d’entreprise à référencer, faites appel à un spécialiste RH pour vous aider à les rédiger !
• Document d’initialisation de projet. Rédigez un résumé d’1 à 2 pages des projets sur lesquels votre équipe travaille. Si vos projets changent souvent, il peut être judicieux d’inclure des fiches sur vos clients à la place. Vous pourrez toujours compléter ces documents synthétiques par d’autres supports si besoin, mais selon mon expérience, plus c’est court, plus il y a de chances que l’équipe : a) lise le document et b) retienne l’information.
• Informations sur les outils privilégiés par l’équipe. S’il y a un outil que tout le monde utilise, consignez-le ! Exemples d’outils : plateforme de communication, ou un référentiel de partage de fichiers.
• Guide d’assurance qualité ou guide de style. Affichez clairement la position de votre équipe sur la virgule d’Oxford, par exemple ! Un guide QA offre un point de référence unique avant la livraison d’un livrable.
• Procédures de départ. Je ne compte pas le nombre de fois où j’ai dû improviser pour transférer des fichiers d’un employé le dernier jour. Rendez-vous service : confiez à l’employé le soin d’identifier quoi transférer. Le dernier jour, il vous suffira de dérouler la checklist sans craindre d’avoir oublié quelque chose.

• Compétences de l’équipe. Profils de chacun des membres de votre équipe, incluant des informations sur leur parcours, leur(s) rôle(s) au sein de l’équipe, et ce qu’ils aiment faire en dehors du travail
• Un « mode d’emploi » pour les managers. Pour aider les nouveaux employés à comprendre comment travailler avec leurs managers, en incluant des informations sur le type de personnalité du manager (par exemple, MBTI, Clifton StrengthsFinder) et le style de travail préféré. Pour les organisations horizontales, vous pouvez aller encore plus loin en demandant à chaque membre de l’équipe de rédiger son propre « mode d’emploi » dans le cadre de son profil de compétences.

Que faut-il inclure d’autre ?

Lorsqu’il s’agit de décider quel contenu supplémentaire intégrer dans un livret d’accueil, posez-vous les questions suivantes :

• Quelles informations auriez-vous trouvé utiles lors de votre premier jour ?
• Si vous quittiez l’organisation demain, quelles connaissances partiraient avec vous ?
• Qu’est-ce qui vous donnerait envie de lire ce document ? Peut-être un titre créatif, une couverture attrayante ou des histoires personnalisées.
• Au-delà des informations administratives, un livret d’accueil pertinent doit aussi favoriser la cohésion d’équipe et améliorer la performance. Qu’est-ce qui rend votre équipe performante aujourd’hui, et quelles informations aideraient votre équipe à réussir à l’avenir ?

Exemples de livrets d’accueil

Voici quelques exemples créatifs de livrets d’accueil pour inspirer la création du vôtre.

1. Le livret d’accueil de Trello

Trello utilise judicieusement son propre système de gestion des tâches Kanban pour héberger son livret d’accueil. Dans cet exemple, différentes parties de la politique de l’entreprise sont organisées en colonnes, dont une dédiée aux nouveaux arrivants intitulée « Le premier jour ».

2. Le guide culturel de Netflix

Netflix fournit à ses employés des présentations détaillant les aspects essentiels de la culture d’entreprise et les comportements recherchés chez chaque collaborateur.

Il comprend plus de 100 diapositives, mais il bénéficie d’une conception très épurée et se parcourt rapidement.

3. La page unique en ligne de Sterling Mining Co

Sterling Mining Co. prouve qu’un livret d’accueil ne doit pas forcément être un manuel, ni même un document rempli de texte. Découvrez leur page d’intégration créative et rafraîchissante qui prend la forme d’un one-pager défilant accessible en ligne pour tous les employés.

Elle comprend des images, des graphiques et des réponses simples à des questions fréquentes que se posent souvent les nouveaux arrivants : « Comment dois-je m’habiller ? » « Quand serai-je payé ? » et « Quel logiciel de gestion de projet pour l’industrie minière utilisons-nous ? »

Comment rédiger un livret d’accueil en 5 étapes

D’accord, maintenant que vous savez ce qu’est un livret d’accueil et ce qu’il doit contenir, vous vous dites sûrement... « Oui, mais quand vais-je trouver le temps de rédiger tout ça ? »

Soyons honnêtes… améliorer les rouages de nos opérations internes n’est jamais une priorité lorsque les clients appellent — il y a toujours des urgences à traiter. J’ai simplifié le processus de création d’un manuel de l’employé — voici comment rédiger un manuel de l’employé en seulement 5 étapes :

1. Commencez par un plan. Déterminez ce que vous souhaitez inclure dans un manuel de l’employé et élaborez un plan des sections pertinentes. Partez d’un exemple de plan fourni par vos amis de DPM, et vous avez presque terminé. Si vous préférez réfléchir visuellement, commencer avec une page blanche et utiliser un logiciel de cartes heuristiques peut aider — et cela permet également de présenter facilement vos idées à votre équipe à l’étape suivante.
2. Partagez le plan avec les autres membres de l’équipe pour obtenir un retour. Lors de votre prochaine réunion d’équipe, consacrez 15 minutes à l’examen du plan et à la collecte de retours sur d’éventuels contenus à ajouter.
3. Complétez les sections vides. Voici la partie la plus difficile — remplir les sections de votre plan. Mais ce n’est pas aussi compliqué que vous le pensez si vous adoptez la stratégie de diviser pour mieux régner. Le dernier membre embauché peut rédiger les procédures d’intégration de l’équipe. Lors de la prochaine échéance, demandez à un membre de l’équipe de documenter les étapes de QA qu’il suit, pendant qu’il les applique. Si vous découpez le travail et avancez progressivement, cela paraîtra moins chargé (et n’hésitez pas à facturer ce temps à votre client, qui bénéficiera d’un meilleur produit). Enfin, exploitez autant que possible les contenus externes. Par exemple, pour construire la présentation des compétences de l’équipe, vous pourriez simplement mettre un lien vers le profil LinkedIn de chaque personne. Ainsi, il suffira aux employés d’indiquer leur rôle, trois loisirs en dehors du travail et leur profil MBTI. Voilà, c’est réglé.
4. Souvenez-vous qu’il vaut mieux fait que parfait. Fixez-vous comme objectif de terminer la version 1 en un mois. Qui se soucie de savoir si ce n’est pas la meilleure invention depuis le pain tranché ? Adoptez une approche agile pour publier un produit minimum viable, puis itérez au fil du temps.
5. Promouvez le manuel. Assurez-vous que tout le monde sache où se trouve le manuel, et identifiez la personne chargée de remettre un exemplaire aux nouveaux arrivants dès leur premier jour. Cela peut être le responsable du recrutement, le parrain d’intégration ou le spécialiste RH.

À éviter lors de la rédaction d’un manuel de l’employé

Nous avons vu quels contenus doivent figurer dans un manuel de l’employé et quelles étapes suivre pour en rédiger un. Mais à quels écueils faut-il prêter attention lorsqu’on décide comment créer un manuel de l’employé ? Le tableau ci-dessous liste quelques problèmes courants rencontrés lors de la rédaction d’un manuel, des solutions pour les adresser et les avantages associés :

Exemple de plan pour un manuel de l’employé

1. Introduction
   1. Accueillez votre nouvel employé dans votre formidable équipe !
2. Procédures d'intégration
   1. Exigences RH (détails sur la relation d'emploi, informations fiscales, avantages sociaux, indemnisation des travailleurs, congé médical familial, temps de vacances, congés payés, horaires de travail, lois et règlements, etc.)
   2. Code de conduite professionnel et attentes
   3. Références aux politiques pertinentes de l'entreprise (ex. : télétravail, code vestimentaire, saisie des temps, note de frais,  calendrier des évaluations de performance)
   4. Formations obligatoires
   5. Besoins informatiques (comment configurer l'ordinateur portable, le téléphone, etc.)
3. Orientation d'équipe
   1. Compétences de l'équipe
   2. Présentation du portefeuille de projets/document(s) d'initialisation de projet
   3. Manuel d'utilisation pour managers/employés
4. Assurance qualité
   1. Présentation des logiciels/outils d'équipe et des attentes d'utilisation (ex. : plateformes et protocoles de messagerie instantanée, comment rédiger un message d'absence du bureau pour les emails)
   2. Bonnes pratiques d'assurance qualité de l'équipe
   3. Formats/modèles de livrables obligatoires
   4. Guide de style
5. Procédures de départ (Introduisez cette section de manière positive. Les employés ne quittent pas forcément l'entreprise ; ils peuvent évoluer vers une nouvelle mission ou changer de rôle)
   1. Exigences RH (informations fiscales, avantages sociaux, etc.)
   2. Besoins informatiques (comment, quand et où restituer le matériel de l'entreprise)
   3. Procédures de transfert de fichiers

En savoir plus sur la gestion des nouveaux membres de l'équipe

Lisez les conseils de Galen sur le recrutement de membres d’équipe à distance ici.