9 conseils d’experts pour gérer votre équipe de sous-traitants vedettes

Qu’est-ce que la gestion des sous-traitants ?

La gestion des sous-traitants consiste à coordonner le recrutement, l’affectation des ressources et la supervision de sous-traitants lors de projets requérant des compétences spécifiques afin d’en assurer la réussite et la bonne exécution.

Les termes « contractuel », « sous-traitant » et « freelance » sont parfois utilisés de manière interchangeable selon le secteur — par exemple, le secteur du bâtiment vs. les agences. Pourtant, ils désignent différents modes de travail, niveaux de responsabilité et de rôles au sein des projets. 

Les contractuels, par exemple, ne sont pas considérés comme des salariés. Ils sont engagés sur la base d’un contrat précisant une date de début et de fin, pour fournir des résultats ou des services prédéfinis. 

Les sous-traitants, quant à eux, travaillent sous la direction d’un contractuel principal plutôt que directement pour le client. Ils accomplissent une partie spécifique du travail que le contractuel s’est engagé à réaliser, maintenant ainsi une relation hiérarchisée.

En revanche, les freelances sont des travailleurs indépendants qui proposent leurs services à des clients. Ils bénéficient de la flexibilité de travailler avec plusieurs clients sur différents projets, sans être attachés à un employeur sur le long terme.

	Contractuel	Sous-traitant	Freelance
Relation d’emploi	Engagé directement par un client pour mener à bien un projet ou une tâche	Engagé par un contractuel pour exécuter une partie d’un projet	Travaille de manière indépendante avec plusieurs clients, souvent sur des projets plus courts ou plus restreints
Périmètre du travail	Gère des projets entiers ou de larges parties de ceux-ci	Prend en charge des tâches ou des éléments spécifiques d’un projet assignés par le contractuel	Propose des services précis, avec un accent sur la diversité ou la courte durée des missions
Coûts associés	Rémunéré selon les termes du contrat, généralement sans avantages additionnels	Payé par le contractuel sur la base de leur accord	Rémunéré par plusieurs clients selon les projets ou missions, responsable de ses propres avantages
Gestion de projet	Supervise la réalisation du projet, peut engager des sous-traitants	Se concentre sur sa tâche précise au sein d’un projet	Gère sa propre charge de travail et la relation avec ses clients
Relation avec le client	Directement responsable devant le client	Responsable devant le contractuel qui l’a embauché	Responsable directement auprès de plusieurs clients

Comprendre ces distinctions permet aux entreprises de choisir le type de collaborateur adapté à leurs besoins et garantit une gestion de projet avec sous-traitants claire et efficace.

Dans cet article, nous utiliserons un modèle d’agence pour aborder la gestion des ressources et des sous-traitants, à l’opposé des projets de construction.

9 conseils pour une gestion efficace des sous-traitants 

Voici comment gérer vos sous-traitants de manière optimale.

1. Impliquez-les dès le début

Dans de nombreuses agences, le chef de projet vérifie la portée et le calendrier initialement présentés au client.

En impliquant les sous-traitants dès les premières discussions de cadrage, vous leur laissez la possibilité de poser des questions, d'apporter du contexte et de livrer un travail de qualité.

Chaque sous-traitant a sa propre manière de travailler et peut formuler des suggestions basées sur les besoins du client, les exigences du projet, le contrôle qualité et son expérience – autant de facteurs qui contribuent grandement à la réussite du projet.

Demandez au sous-traitant d’évaluer le nombre d’heures nécessaires pour la mission. Selon son expérience, son taux ou sa spécialité, cette estimation peut différer sensiblement de la vôtre. De plus, cela vous aide à mieux planifier et à le tenir responsable de ses estimations de façon plus réfléchie.

Une période d’essai pour les sous-traitants est utile car elle permet d’évaluer leur performance et leur adéquation avec l’entreprise, ce qui peut déboucher sur une embauche à long terme ou une collaboration continue.

2. Précisez les modalités de paiement

Sous-lignez la nécessité de définir un calendrier de paiement clair. Celui-ci doit inclure le planning du projet, les jalons et les échéances de paiement, qui peuvent être liés à l’achèvement de tâches spécifiques ou de phases du projet. Des modalités de paiement claires permettent d’éviter les malentendus et garantissent des paiements ponctuels et exacts. 

Précisez les éléments suivants :

• Les exigences relatives à la facturation, incluant les informations qui doivent y figurer (par exemple, plan de projet terminé, dates, montants).
• Le mode de paiement (par exemple, virement bancaire, chèque) ainsi que toute information nécessaire pour traiter les paiements. Ils resteront fidèles si vous les payez régulièrement dans les délais de paiement prévus ou plus tôt.
• La devise dans laquelle ils seront payés, ce qui est particulièrement important pour les sous-traitants internationaux.

Clarifier les responsabilités fiscales, y compris toute retenue à la source ou autre impôt applicable, est une manière d’assurer une collaboration fluide. Fournir ces informations à l’avance rassure les sous-traitants et les aide à se sentir plus à l’aise vis-à-vis de leurs obligations légales.

3. Inclure les éléments essentiels

Incluez les éléments suivants dans tous les contrats :

• Des clauses énonçant les pénalités ou conséquences en cas de non-respect des délais. Cela va non seulement encourager la livraison ponctuelle, mais aussi assurer l’avancée régulière du projet.
• La manière dont le travail supplémentaire ou les modifications en dehors du périmètre initial seront gérés et rémunérés.
• Le délai de préavis requis pour la résiliation.
• Des clauses protégeant les informations sensibles et la propriété intellectuelle. Cela garantit que les sous-traitants ne divulguent ni n’utilisent de façon inappropriée des informations exclusives, protégeant ainsi le projet et l’intégrité de l’agence.

4. Procéder à l’intégration agence et projet 

Lors de l’intégration du sous-traitant, pensez à partager des informations complémentaires sur votre agence et le projet, particulièrement si le projet est en lien direct avec un client. Vous souhaitez garantir une expérience cohérente pour votre client et les membres de votre équipe, basée sur le mode de gestion du projet et du client par vos autres employés.

Faites découvrir aux prestataires externes les processus internes, les membres clés de l’équipe et le portefeuille de l’entreprise. Planifiez et organisez la formation de chacun selon leurs points forts et leurs axes d’amélioration. Les sous-traitants plus expérimentés auront peut-être seulement besoin de connaître vos procédures spécifiques plutôt qu’une explication complète sur l’utilisation des outils ou la gestion des clients.

Encouragez la participation active lors des réunions d’équipe et des séances de brainstorming pour favoriser une meilleure collaboration, et fournissez des directives détaillées ainsi que des modèles pour les livrables afin de garantir la cohérence et le contrôle qualité. Cela peut inclure des guides de style, des normes de codage ou des modèles de conception.

Veillez à ce que le sous-traitant soit inscrit sur tous les logiciels de gestion de projet pour sous-traitants requis, tels que le suivi du temps, les outils de gestion de projet, le stockage de documents et un wiki d’entreprise.

En gérant des fournisseurs comme des agences, assurez-vous de suivre les meilleures pratiques de gestion de fournisseurs.

5. Définir des attentes claires

Créez un climat de confiance en étant sincère et transparent. Même s’ils ne sont là que temporairement, il est essentiel de favoriser une relation positive.

Il est également important d’adapter la manière dont vous donnez et recevez des retours. Ce ne sont pas des employés, il n’y a donc probablement pas de contrôles réguliers de performance ou d’entretiens d’évaluation.

Il est bon d’être transparent sur la façon dont vous évaluerez leur performance sur le projet. Définissez des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer la qualité et la ponctualité du travail des sous-traitants.

6. Identifier et atténuer les risques

Une fois que le plan ou le calendrier du projet est défini, faites-le relire et approuver par le sous-traitant. Leur adhésion facilitera la tâche du chef de projet ou de l’agence lors de la négociation d’éventuels ajustements de délais ou de coûts.

Ajoutez une marge d’un ou deux jours sur les délais jusqu’à ce que vous soyez certain de la fiabilité du sous-traitant.

7. Définir des normes claires de communication et de qualité

Mettez en place un tableau RACI pour toute l’équipe projet afin que chacun, y compris les sous-traitants, connaisse ses responsabilités. Désignez la personne de contact principale qui pourra être systématiquement sollicitée par vos sous-traitants en cas de question ou de besoin d’assistance lors d’une urgence. Tenez-les informés si le périmètre de leur mission évolue.

8. Allouer les sous-traitants avec soin 

Clarifiez dès que possible la disponibilité, la flexibilité et le fuseau horaire du sous-traitant (particulièrement pour l’organisation de réunions).

Comprendre et distinguer l'expérience passée d'un sous-traitant et sa volonté de l'élargir est essentiel. Par exemple, un stratège en marketing de contenu peut avoir travaillé sur la stratégie de marque à quelques reprises dans le passé, mais pourrait être mieux adapté à un rôle de stratège de contenu pour des besoins clients complexes. 

Cela est important à garder à l'esprit lorsque vous allouez des ressources et gérez les sous-traitants dans votre logiciel de gestion des ressources.

9. Surveillez en Continu la Performance

Appuyez-vous sur leurs points forts pour maintenir la qualité du travail et offrez-leur des opportunités de se développer aux côtés des employés à temps plein ou d'autres sous-traitants. 

Assurez des points de rencontre réguliers avec les membres de l’équipe et les responsables de département. Il est facile de travailler en vase clos et de s’égarer dans les détails. Offrir des opportunités aux sous-traitants de donner leur avis, de collaborer et de partager leurs apprentissages améliore les processus et les livrables. 

Comment Fonctionne la Gestion des Sous-traitants : Exemple

Envisager la gestion des contractants et des sous-traitants comme une équipe de baseball (c’est-à-dire une agence engagée pour le travail) peut mettre en évidence la façon dont chaque rôle contribue au succès global du projet. 

Voici comment une équipe de baseball pourrait être comparée à une agence que vous avez engagée pour contribuer à votre projet : 

• Équipe de baseball = Agence engagée pour le travail 
  • Responsabilités : Coordonner tous les membres de l’équipe et s'assurer que le projet global est exécuté efficacement pour répondre aux attentes du client.
• Commissaire de la ligue = Partie prenante client
  • Responsabilités : Définir les exigences du projet, fournir des retours, approuver les livrables et s'assurer que le plan de l’équipe répond à leurs besoins et attentes.

• Directeur général = Chef de produit 
  • Responsabilités : Définir la vision, les objectifs du produit, prioriser les fonctionnalités et prendre les décisions importantes sur le périmètre et l’orientation générale.
• Manager de l’équipe = Chef de projet 
  • Responsabilités : Planifier la stratégie, surveiller la performance, effectuer des ajustements en cours de jeu et fournir motivation et soutien à tous les joueurs.
• Capitaine de l’équipe = Product Owner
  • Responsabilités : Veiller à ce que le plan de jeu reflète la vision du directeur général, prioriser les tâches au quotidien, et communiquer avec les membres de l’équipe (designers et développeurs) pour assurer l’avancement du projet.

• Joueurs d’intérieur = Designers sous-traitants
  • Responsabilités : Le joueur d’intérieur est chargé d’actions rapides et précises pour empêcher l’équipe adverse d’avancer, tout comme les designers qui conçoivent les éléments visuels et l’expérience utilisateur qui fondent un projet. Selon la position, le joueur possède les compétences nécessaires pour tenir ce rôle spécifique, tout comme des designers UX versus des designers motion dans un projet.
• Joueurs d’extérieur = Développeurs sous-traitants
  • Responsabilités : Les joueurs d’extérieur couvrent une grande surface, effectuent des réceptions et des lancers décisifs pour empêcher les points, tout comme les développeurs qui implémentent le code et assurent les fonctionnalités pour donner vie au projet. Chaque poste dans le champ extérieur demande des compétences propres, par exemple développeur front-end ou back-end.

Voici comment cela se traduit lors d’une situation de jeu (projet). Le manager de l’équipe (chef de projet) développe la stratégie, incluant le positionnement et les plans d’action, pour guider l’équipe vers la victoire (terminer le projet). 

Le directeur général (chef de produit) définit les objectifs et priorités stratégiques, veille à ce que les efforts de l’équipe soient alignés avec les ambitions globales de l’organisation, et le capitaine d'équipe (product owner) met en œuvre la stratégie sur le terrain, s’assure que les membres suivent le plan de jeu et adaptent les actions en temps réel.

En ce qui concerne la communication, le manager d'équipe (chef de projet) communique la stratégie globale et donne un retour sur les performances des sous-traitants au cours du jeu (c’est-à-dire lors du cycle de vie du projet).

Le directeur général (chef de produit) communique la vision et s’assure que l’équipe comprend les objectifs globaux, tandis que le capitaine d’équipe (product owner) fait le lien entre les joueurs (sous-traitants) et la direction (chef de projet et chef de produit), pour garantir que tout le monde est aligné.

Les tâches du projet correspondent à l’exécution des actions. Les joueurs de champ intérieur (designers) réalisent des interventions rapides et précises (comme la création d’éléments de design) pour empêcher l’équipe adverse de progresser, tandis que les joueurs de champ extérieur (développeurs) couvrent le terrain et réalisent des actions décisives (développement de code et mise en place de fonctionnalités) pour bloquer l’adversaire (assurer l’avancement du projet et livrer des fonctionnalités opérationnelles).

Tout au long du match, l’équipe d’entraîneurs fournit des retours et ajuste la stratégie. Le manager d’équipe (chef de projet) observe, donne son feedback et adapte la stratégie pour améliorer la performance.

Le directeur général (chef de produit) s’assure que l’équipe dispose des bons joueurs (ressources) et ajuste la stratégie globale pour garder le projet sur la bonne voie, tandis que le capitaine d’équipe (product owner) donne du feedback en temps réel aux membres et procède aux ajustements nécessaires afin de garantir le succès de la stratégie défensive.

Avantages de recourir à des sous-traitants

Voici les principaux avantages à faire appel à des sous-traitants :

• Économies de coûts : Vous pouvez vous attendre à des frais de structure réduits, car vous n’avez pas à payer les avantages tels que l’assurance santé, la retraite et autres bénéfices salariés. Les employeurs ne sont pas obligés de verser de cotisations sociales pour les prestataires externes.
• Flexibilité : Les sous-traitants peuvent être engagés projet par projet, ce qui permet aux entreprises d’ajuster leur effectif en fonction de la charge de travail et de la demande. Ils peuvent intervenir pour des missions de courte durée, sans engagement à long terme. Cela vous offre la possibilité d’ajuster votre équipe à vos besoins, pour un contrôle total de votre activité. De plus, ils peuvent souvent travailler à distance, donnant accès à un vivier de talents plus large sans nécessité de déménagement ou d’espace de bureau.
• Compétences spécialisées : Les sous-traitants possèdent souvent des compétences pointues, des certifications et une solide expérience dans leur domaine, ce qui permet aux entreprises de bénéficier de leur expertise sans les embaucher à long terme. Ils peuvent souvent être opérationnels immédiatement, car ils apportent leurs propres outils, connaissances et expériences.
• Nouveaux regards : Un des aspects les plus stimulants à collaborer avec le bon sous-traitant est la possibilité d’innovation et d’apport de nouvelles perspectives. Grâce à leur expérience variée, les différents sous-traitants peuvent proposer de nouvelles idées et approches, ce qui peut mener à des innovations majeures et à une amélioration de vos processus.

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