Comment créer un diagramme de Gantt dans Excel en 12 étapes faciles
Autrefois réservée aux chefs de projet professionnels, l'évolution de la technologie — notamment les tableurs et les logiciels de diagrammes de Gantt — a rendu l'utilisation du diagramme de Gantt accessible même à ceux ayant peu d'expérience dans la gestion des flux de travail.
Dans cet article, je vais vous expliquer pourquoi il n’est en réalité pas conseillé d’utiliser Excel pour créer des diagrammes de Gantt, étant donné les progrès mentionnés précédemment, ainsi que la façon de réaliser un diagramme de Gantt dans Excel, si vous décidez tout de même de le faire.
Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?
Un diagramme de Gantt est un outil qui vous aide à organiser visuellement et à suivre les tâches et les échéances d’un projet. Il permet de visualiser le calendrier du projet, d’assurer le suivi des dates limites et de veiller au bon déroulement de celui-ci.
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L’axe vertical répertorie toutes les tâches à accomplir pendant votre projet, tandis que l’axe horizontal représente le temps estimé nécessaire pour chaque tâche.
Si donc vous souhaitez impressionner votre patron et vos collègues par vos compétences en gestion de projet, montez à bord du train des diagrammes de Gantt — et n'oubliez pas le casque !
Pourquoi vous ne devriez pas créer un diagramme de Gantt dans Excel
Minute ! Avant d’ouvrir Excel pour structurer votre prochain grand projet, laissez-moi vous expliquer pourquoi vous devriez peut-être y réfléchir à deux fois. Les diagrammes de Gantt dans Excel peuvent être compliqués à réaliser, difficiles à modifier et sujets aux erreurs.
De plus, avec toutes les alternatives innovantes de gestion de projet disponibles, pourquoi se contenter de quelque chose d’aussi basique qu’Excel ? Croyez-moi, votre projet (et votre santé mentale) vous remercieront si vous laissez tomber le diagramme de Gantt sur Excel (ou sur Google Sheets) et explorez des alternatives plus modernes. Voici pourquoi :
1. Il existe de meilleures alternatives
De nombreux logiciels de diagramme de Gantt différents sont spécifiquement conçus pour créer des diagrammes de Gantt. L’un des avantages des logiciels de diagramme de Gantt est leur facilité d’utilisation, bien supérieure à celle d’Excel, et leur capacité à produire en toute simplicité un diagramme de Gantt professionnel. De plus, la plupart des logiciels de gestion de projet intègrent aujourd’hui une fonction de diagramme de Gantt.
Voici quelques applications et créateurs de diagrammes de Gantt que vous devriez envisager d’utiliser à la place d’Excel. Découvrez les principales fonctionnalités et les tarifs dans notre guide complet sur les créateurs de diagramme de Gantt.
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2. Un diagramme de Gantt est censé être simple
Un diagramme de Gantt est un type de graphique à barres qui indique les dates de début et de fin des différentes tâches d’un projet. Les diagrammes de Gantt sont censés être simples, mais Excel complique les choses en exigeant beaucoup plus de manipulation pour leur configuration que d’autres outils (comme vous le verrez dans la partie suivante).
3. Excel n'est pas conçu pour les diagrammes de Gantt
Excel est un outil de tableur, et il n’est pas conçu pour créer des diagrammes de Gantt. Bien sûr, il est possible de concevoir un diagramme de Gantt avec Excel, mais cela demandera beaucoup plus de travail qu’avec un logiciel dédié. De la même façon, Jira n’est pas conçu pour les diagrammes de Gantt : il existe des solutions de contournement pour créer des diagrammes de Gantt dans Jira, mais il vaut mieux utiliser un logiciel spécialisé.
4. Vous risquez d'obtenir un graphique peu lisible
Parce qu’Excel n’a pas été conçu pour créer des diagrammes de Gantt, vous risquez d’obtenir un graphique peu lisible si vous essayez malgré tout. En effet, Excel ne propose pas toutes les fonctionnalités nécessaires à la réalisation d’un diagramme de Gantt propre et professionnel.
5. Il sera difficile de mettre votre diagramme à jour
Si vous avez besoin de modifier votre diagramme de Gantt, cela sera bien plus compliqué si vous l’avez créé avec Excel. En effet, vous devrez mettre à jour manuellement chaque date de début et de fin de tâche, ce qui prend du temps et est source d’erreurs.
6. Il sera difficile de partager votre diagramme
Si vous souhaitez partager votre diagramme de Gantt avec d’autres personnes, cela sera plus compliqué si vous l’avez réalisé sur Excel. Vous devrez leur transmettre l’intégralité du fichier Excel, qui peut s’avérer trop lourd pour certains. De plus, les personnes ne disposant pas d’Excel sur leur ordinateur ne pourront pas l’ouvrir du tout.
Créer un diagramme de Gantt dans Excel peut sembler être une solution simple et pratique, mais ne vous laissez pas tromper — la simplicité n’est pas toujours le meilleur choix. Excel est certes un outil puissant pour traiter des chiffres et faire des tableaux, mais il n’a pas été conçu pour la gestion de projet.
Les diagrammes de Gantt nécessitent un certain niveau de complexité qui peut être difficile à atteindre dans Excel, ce qui conduit souvent à un graphique confus et encombré qui peut s’avérer plus être un obstacle qu’une aide. Donc, si vous êtes tenté de choisir la facilité et d’utiliser Excel pour votre diagramme de Gantt, réfléchissez-y à deux fois : il existe des options bien meilleures qui vous faciliteront la vie sur le long terme.
Si vous n’êtes toujours pas convaincu, consultez notre comparaison complète entre un logiciel de gestion de projet et Excel.
Comment créer un diagramme de Gantt dans Excel en 12 étapes
Plongeons dans les différentes étapes pour créer un diagramme de Gantt dans Excel, au cas où vous décideriez malgré tout d’opter pour cette solution (même si, encore une fois, ce n’est vraiment pas recommandé).
Saisissez d’abord vos tâches de projet dans une feuille Excel. Ensuite, créez une chronologie avec les dates de début et de fin. Calculez ensuite la durée de chaque tâche, ajoutez un graphique en barres empilées, puis mettez-le en forme selon vos besoins. Enfin, ajoutez une légende et appliquez un formatage conditionnel pour indiquer l’état d’avancement, afin que le graphique soit attrayant et facile à lire.
Suivez ce guide étape par étape pour créer un diagramme de Gantt dans Excel à partir de zéro. Pour en savoir plus sur la création d’un diagramme de Gantt, cliquez ici.
1. Créez une nouvelle feuille de calcul
Ouvrez Microsoft Excel et créez un nouveau document vierge. Ajoutez le titre du diagramme de Gantt comme nom du fichier.
2. Saisissez le nom de chaque tâche
Dans la colonne B, à la ligne 1, ajoutez la description de colonne « Titre de la tâche ». Continuez à partir de la ligne 2 en saisissant les noms de chaque tâche à accomplir pour le projet, dans l’ordre chronologique de la première à la dernière. Une fois tous les titres de tâches ajoutés, je recommande de mettre en gras vos jalons pour vous y référer facilement.
3. Dans la colonne C, ajoutez le titre « Responsable de la tâche »
Puis, à la ligne 1, assignez un responsable à chaque tâche. Il s’agit de la personne chargée de suivre l’avancement de la tâche et de s’assurer qu’elle soit terminée à temps.
4. Saisissez le titre de colonne « Date de début » dans la première cellule de la colonne D
Indiquez la première date de début en D2 puis saisissez une date de début pour chaque tâche dans la colonne D, en utilisant un format numérique comme jj/mm/aaaa ou celui qui vous convient le mieux.
5. Saisissez le titre de colonne « Date d’échéance » dans la première cellule de la colonne E
Entrez ensuite la date de fin de votre projet dans la deuxième cellule de la colonne D, en utilisant le même format numérique que pour la date de début.
6. Calculez la durée de chaque tâche en jours
Dans la colonne F, utilisez la fonction ‘=DAYS360(D3;E3)’ et ainsi de suite pour chaque ligne.
Votre feuille Excel devrait maintenant ressembler à ceci :
7. Créez un menu déroulant pour le statut de la tâche
Ensuite, ajoutez un statut pour chaque tâche dans la colonne G. Les statuts de tâches recommandés sont :
- Non commencé
- Vert
- Jaune
- Rouge
- Terminé
- En cours
8. Ajoutez des numéros WBS
Ajoutez un numéro WBS ou tout autre système de numérotation pour une référence rapide dans la colonne A, à gauche des noms des tâches.
9. Ajoutez vos dépendances
Pour cela, ajoutez une colonne intitulée « Numéro WBS de la tâche précédente » dans la colonne H et complétez-la pour chaque tâche selon les besoins.
Votre feuille Excel devrait maintenant ressembler à ceci :
10. Insérez un graphique en barres empilées
Ajoutez un graphique en barres empilées à votre feuille de calcul en utilisant les noms des tâches, la date de début et la durée.
Dans la même feuille de calcul contenant votre tableau Excel, cliquez dans une cellule vide. Depuis l’onglet Insertion du ruban, choisissez Graphiques. Configurez votre diagramme de Gantt Excel en sélectionnant le type de graphique "Graphique à barres", puis choisissez « Histogramme empilé » dans le menu déroulant de la catégorie Graphiques du ruban (n'optez pas pour Histogramme empilé 100%).
Puis cliquez à l’intérieur de la zone de graphique vide pour ouvrir le menu Sélectionner la source de données.
Pour commencer, nous devons donner un nom à la série de données de notre projet (Série). Placez votre curseur dans la zone vide sous Nom de la série et cliquez sur Date de début dans l’en-tête de colonne de votre tableau. Descendez jusqu’à Valeur de la série dans la fenêtre Modifier la série. C’est ici que vous allez entrer les dates de début des tâches. Il vous suffit de cliquer sur la petite icône de flèche et de sélectionner toutes les dates de début.
Répétez ensuite les mêmes étapes pour la colonne de la durée.
Les tâches de votre diagramme de Gantt seront probablement listées à l’envers, avec la tâche la plus récente en haut et le premier élément en bas.
Vous pouvez facilement les réordonner. Pour ce faire, cliquez sur chaque élément le long de l’axe vertical de votre Gantt afin de tous les sélectionner en même temps, ce qui ouvre également le volet de tâches Mise en forme de l’axe. Cochez la case Catégories dans l’ordre inverse sous l’en-tête Options d’axe et le sous-en-tête Position de l’axe dans le volet Mise en forme de l’axe.
11. Personnalisez le format du graphique à barres empilées
Cliquez sur la partie bleue de n’importe quelle barre de votre diagramme de Gantt pour sélectionner toutes les barres de tâches en même temps. Sélectionnez Mise en forme de la série de données dans le menu contextuel une fois que vous avez terminé de mettre en forme chaque série de données.
Pour accéder aux paramètres Remplissage & Trait, accédez à la fenêtre Mise en forme de la série de données dans Excel et cliquez sur l’icône Remplissage & Trait (représentée par un pot de peinture). Sous Remplissage, sélectionnez Aucun remplissage parmi les options. Choisissez Aucune ligne pour l’option de bordure juste en dessous.
Par exemple, j’ai mis en gras les étiquettes d’axe de dates/tâches et modifié la couleur des barres.
12. Ajoutez un peu de mise en forme conditionnelle
Ajoutez une mise en forme conditionnelle à la colonne des indicateurs de statut et une légende sous le tableau afin d’expliquer les indicateurs de statut et fournir à vos utilisateurs, comme vos membres d’équipe, quelques informations supplémentaires.
Voici à quoi votre diagramme de Gantt Excel devrait ressembler après avoir terminé les étapes 1 à 12.
Existe-t-il un modèle de diagramme de Gantt pour Excel ?
En gestion de projet, un diagramme de Gantt est un outil essentiel pour garder tout organisé et sur la bonne voie. Il existe de nombreux modèles de diagramme de Gantt pour Excel, et de nombreux modèles Google Sheets peuvent être réutilisés pour Excel.
Vous trouverez plusieurs modèles de diagrammes de Gantt et de chronologies de projet dans l’adhésion DPM, mais j’insiste encore pour que vous essayiez d’abord quelques-uns des autres outils mentionnés ci-dessus : ils vous simplifieront beaucoup la vie.
À vous de jouer
Créer un diagramme de Gantt dans Excel peut sembler intimidant, mais si vous êtes vraiment déterminé à procéder ainsi, ces 12 étapes rendent la tâche bien plus simple. Cependant, réaliser un diagramme de Gantt dans Excel n’est souvent pas la meilleure option à cause de ses limites inhérentes.
À la place, utiliser un logiciel spécialisé peut être la solution idéale pour garantir que les projets se déroulent à temps et atteignent tous les objectifs. Si cet article vous a été utile, pourquoi ne pas vous abonner à la newsletter The Digital Project pour d’autres conseils sur les diagrammes de Gantt et sujets connexes ? Vous serez ravi(e) de l’avoir lu.
