Comment procéder à la clôture d’un projet : 5 étapes clés

Pendant cette phase, vous et votre équipe allez :

• Analyser vos performances et réalisations
• Préparer le transfert des connaissances et des ressources vers d’autres équipes fonctionnelles
• Améliorer les processus d’apprentissage et de développement de votre entreprise
• Évaluer de manière systématique l’avancement du projet
• Communiquer les résultats aux parties prenantes
• Gérer les questions en suspens 

Comment effectuer la descente d’un projet

Suivez ces étapes lors de la phase de descente afin d'assurer une clôture réussie du projet.

1. Informez les ressources dès que possible

Informez toutes les ressources du projet, y compris les membres de l’équipe, les parties prenantes et tout partenaire externe ayant joué un rôle tout au long du cycle de vie du projet. Programmez cette communication afin de donner le ton pour la descente et clarifiez les responsabilités restantes de chacun.  

Pour ce faire, vous devez organiser une réunion ou envoyer une communication détaillée précisant :

• L’état actuel du projet
• Le calendrier planifié de la descente
• Toute modification des responsabilités 

Par exemple, en tant que chef de projet informatique, vous pourriez organiser une réunion pour discuter des résultats de votre projet de développement d’application, mettre en lumière la contribution de chaque membre de l’équipe, et présenter un calendrier pour les tâches finales. Cette approche proactive permet à chacun de rester informé et renforce chez les membres un sentiment de responsabilité.

2. Effectuez un transfert de connaissances

Partagez vos connaissances, expériences et toute information essentielle accumulée au fil du projet avec les parties prenantes pertinentes. Documentez les enseignements clés et rendez-les accessibles, afin d’améliorer les projets futurs.

Pour réussir le transfert des connaissances, mettez en place un processus structuré pour :

• Rassembler la documentation
• Mener des entretiens avec les membres de l’équipe pour discuter de leurs rôles, des difficultés rencontrées et des solutions mises en œuvre pendant le projet
• Organiser des ateliers ou des présentations

3. Réattribuez ou clôturez les tâches

Réévaluez et redistribuez les tâches restantes du projet et clôturez celles qui ne sont plus nécessaires.

À l’approche de la fin du projet, assurez-vous que chaque membre de l’équipe comprend ses responsabilités et clarifiez ce qu’il reste à faire pour finaliser le projet. Cela vous aidera à éviter toute confusion et à garantir que tous les livrables sont terminés avant la clôture officielle du projet.

Au moment de réattribuer ou de clôturer les tâches, examinez l’état actuel de chaque mission et repérez celles qui sont incomplètes ou inutiles. Communiquez vos conclusions à votre équipe et aux parties prenantes, et ajustez les rôles ou échéances si besoin. Si certaines tâches ne sont plus nécessaires à cause de changements dans le périmètre ou les objectifs du projet, elles doivent être officiellement clôturées avec les membres de l’équipe.

Imaginons que votre équipe de développement de produits réalise qu’une fonctionnalité prévue n’est plus conforme aux objectifs du projet. Vous décidez alors d’en discuter avec l’équipe pour clore cette tâche et concentrer les efforts sur les fonctionnalités restantes et la préparation du lancement du produit.

4. Recueillez les retours

Recueillez des retours pendant la phase de descente afin d’évaluer la performance globale de votre projet et d’identifier les axes d’amélioration.

Permettez aux membres de l’équipe et aux parties prenantes d’exprimer leur point de vue sur les réussites et difficultés du projet (via questionnaires, entretiens ou groupes de discussion). Exploitez ces informations pour bâtir une base de connaissances en vue de projets futurs.

Créez un climat de retour d’information sain et ouvert qui encourage une communication franche entre les membres de votre équipe. Cela permettra d’obtenir des idées plus pertinentes et réellement utiles.

5. Mettre à jour la documentation

Mettez à jour la documentation lors de la phase de clôture du projet afin de garantir qu'elle soit complète et précise, et qu'elle puisse servir de référence précieuse pour les futurs projets.

Complétez et archivez tous les documents relatifs au projet, y compris les plans de projet, la prévision des ressources, les rapports de performance et les comptes rendus de réunion. Assurez-vous qu'ils reflètent les résultats finaux et les enseignements tirés pendant le projet.

Demandez aux membres de l'équipe de mettre à jour les documents spécifiques dont ils ont la connaissance. Cette approche collaborative permet de s'assurer que tous les aspects de votre projet sont couverts. La documentation doit être organisée dans un emplacement centralisé pour que les futures équipes projet puissent y accéder rapidement.

Outils pour clôturer les projets

Voici quelques outils que vous pouvez utiliser pendant la phase de clôture du projet.

• Un logiciel de gestion de projet offre un emplacement centralisé pour suivre et superviser l'avancement des projets, stocker la documentation, effectuer la planification de la capacité et collaborer. Ceci permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde lorsque le projet prend fin.  
• Un logiciel de gestion des ressources permet d'assigner des tâches aux ressources, de suivre leur charge de travail (les outils de planification de la capacité peuvent également aider à cet effet) et d'exercer d'autres fonctionnalités de gestion des ressources qui vous aideront à libérer efficacement les ressources et à réaffecter le travail lors de la clôture du projet.
• Les outils de documentation sont tout aussi importants lors de la finalisation d'un projet. Ils peuvent être utilisés pour compiler et partager les documents essentiels, tels que les chartes de projet, contrats, procès-verbaux de réunion et rapports finaux, de manière organisée. 

Astuces pour la clôture des projets

Voici quelques bonnes pratiques supplémentaires pour la phase de clôture que je trouve utiles. 

1. Redoublez d'efforts pour maintenir la communication

Bien que cela puisse sembler évident, la communication devient plus cruciale lors de la clôture car les parties prenantes et surtout les équipes projets ont tendance à se relâcher en fin de projet. Lorsqu'une équipe voit la lumière au bout du tunnel, elle a tendance à relâcher la communication et à se concentrer sur le prochain projet. 

Maintenez des canaux de communication ouverts pendant tout le processus de clôture. Effectuez des mises à jour régulières et restez en contact avec les membres de l'équipe pour éviter les malentendus et garder le suivi de ce qu'il reste à faire.

2. Impliquez tous les intervenants dans l'analyse des enseignements

Associez tous les intervenants au processus de documentation et de retour d'expérience : chacun aura un point de vue différent sur les défis et les réussites du projet. Créez un référentiel d'enseignements tirés centralisé dans votre logiciel de gestion de projet qui résume les principaux enseignements et propose des solutions pour éviter de refaire les mêmes erreurs.

3. Reconnaissez les réussites 

Reconnaissez le travail acharné et les réussites de tous. Célébrer les succès renforce le moral et crée une ambiance positive à la fin du projet. Par exemple, vous pouvez organiser une petite célébration pour remercier l'équipe et partager les points forts du projet.

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