Guide EPMO : ce que c’est et comment il diffère du PMO

C’est l’idée qui sous-tend le bureau de gestion de projet d’entreprise, ou EPMO.

Mais en quoi consiste exactement un EPMO, et quels rôles joue-t-il dans l’ensemble de l’organisation ? Dans cet article, j’explore en profondeur tout ce qu’il faut savoir sur l’EPMO, notamment en quoi il diffère d’un PMO traditionnel.

Qu’est-ce qu’un bureau de gestion de projet d’entreprise (EPMO) ?

Un EPMO opère directement sous la direction des cadres supérieurs et du conseil d’administration. Il se compose d’une équipe de direction exécutive chargée de prendre les décisions majeures concernant les projets à engager ou à refuser et de désigner les responsables de chaque initiative.

Au lieu de gérer des projets individuellement, l’EPMO supervise un portefeuille de projets simultanément. Il agit à un niveau stratégique, s’assurant que chaque projet mené au sein de l’organisation est aligné sur les objectifs de l’entreprise.

Ce bureau à l’échelle de l’entreprise est notamment chargé de fonctions clés, telles que la prévision de la demande et la planification des ressources, ainsi que l’évaluation financière, incluant le budget, la planification, et le retour sur investissement (ROI) potentiel des projets.

Avant de mettre en place un nouveau système, il est important de comprendre la définition de la gestion de projet d’entreprise.

Pourquoi un EPMO est-il important ?

Quand une organisation prend de l’ampleur et se lance dans davantage de projets complexes, l’EPMO remplit plusieurs fonctions essentielles :

• Définit les objectifs organisationnels et met en place un processus et un flux de sélection des projets robuste pour s’assurer que l’organisation sélectionne des projets alignés sur les objectifs stratégiques
• Optimise l’allocation des ressources grâce à des méthodes spécifiques entre les projets
• Surveille la santé du portefeuille en mettant en place et en suivant des indicateurs de performance qui favorisent la responsabilité dans la réussite des projets.

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Qui dirige l’EPMO ?

En général, un directeur EPMO gère une équipe de chefs de projet qui composent l’EPMO. Le directeur est le principal point de contact pour communiquer avec l’équipe de direction.

EPMO vs. PMO : Quelle est la différence ?

Les principales différences entre un EPMO et un PMO concernent :

1) L’échelle (l’étendue du portefeuille de projets supervisé)

2) La complexité des projets (C’est similaire à la différence entre la gestion de portefeuille et la gestion de projet)

Un EPMO opère à une échelle plus large qu’un PMO. Un EPMO supervise les projets de toute l’organisation, alors qu’un PMO occupe un rôle plus restreint mais similaire au sein d’une unité fonctionnelle, comme les technologies de l’information (IT) ou les achats.

Par ailleurs, le PMO joue un rôle plus tactique que l’EPMO. Tandis que l’EPMO élabore la stratégie pour sélectionner les projets les plus alignés avec les objectifs de l’organisation, le PMO supervise les projets individuellement pour en garantir la bonne exécution et la réussite.

Dans une grande organisation, il se peut que vous ayez un EPMO qui travaille avec l’équipe de direction sur la sélection, la planification et l’allocation des ressources des projets. Il peut soutenir un PMO afin de guider les projets dans la bonne direction et offrir des éléments stratégiques qui donnent du contexte à l’initiative. 

Inversement, le PMO soutient l’EPMO pour livrer les bons projets et rendre compte de l’avancement.

Comment les EPMO sont-ils structurés ?

Comme les PMO, les EPMO peuvent adopter différentes structures organisationnelles, selon des facteurs tels que la taille, la maturité, la trajectoire de croissance de l’organisation, ainsi que le volume et la complexité des projets. 

Par exemple, dans mon poste actuel, je suis un EPMO à moi seul. Dans une expérience précédente, je faisais partie d’un EPMO de 15 personnes réparties au sein d’une organisation en croissance (qui a finalement été dissous au profit de l’intégration de responsables de programme au sein des équipes projets spécifiques).

Responsabilités de l’EPMO 

Bien que la structure des EPMO puisse légèrement varier d'une organisation à l'autre, leurs fonctions principales restent essentielles à la réussite organisationnelle. Il est donc crucial de recruter, au sein de votre EPMO, des membres d'équipe comprenant le contexte de l'entreprise ainsi que le rôle stratégique pour lequel ils ont été engagés.

Un EPMO traditionnel assume les fonctions et responsabilités principales suivantes :

• Gestion et analyse des coûts : les EPMO doivent s'assurer que les organisations financent efficacement les projets et que ceux-ci respectent le budget une fois qu'ils sont validés.
• Gestion des ressources : les EPMO doivent savoir quelles personnes dirigeront quels projets. Ils doivent également s'assurer qu'il y ait suffisamment de chefs de projet et de membres d'équipe disponibles pour prendre en charge chaque projet et gérer les éventuels conflits pouvant surgir entre membres de l'équipe.
• Gestion des risques : avant d'approuver tout projet et tout au long de son déploiement, les EPMO doivent identifier et évaluer les risques potentiels et élaborer des plans stratégiques pour les atténuer. L'utilisation de l'IA dans les bureaux de gestion de projet peut également s'avérer utile à cet égard.
• Gestion de la performance : les EPMO doivent veiller à la bonne performance de l'organisation qu'ils servent. Ils peuvent être chargés de définir et de contrôler les indicateurs clés de performance et d'élaborer des rapports permettant aux cadres dirigeants ou au conseil d'administration de suivre l'efficacité d'un projet ou d'une équipe de gestion de projet.
• Gouvernance des projets : les EPMO sont responsables de la définition et de la mise en œuvre de cadres de gouvernance projet au sein de leur entreprise.
• Communication avec les parties prenantes : les EPMO doivent communiquer avec les parties prenantes pour s'assurer que l'organisation atteint ses objectifs et répond aux attentes.
• Gestion stratégique de portefeuille : un EPMO doit superviser la gestion de portefeuille de projets (PPM), en surveillant investissements et objectifs pour garantir la cohérence des priorités projet avec les buts de l'entreprise.

Comme vous pouvez probablement le deviner, ces responsabilités ne s'apprennent ni ne s'exécutent parfaitement sans formation préalable. De nombreux responsables EPMO sont titulaires de certifications PMO ou de gestion de portefeuille qui leur permettent de connaître les meilleures pratiques pour gérer ce niveau de complexité.

4 avantages d’un EPMO

La mise en place d'un EPMO apporte plusieurs avantages clés à une organisation, notamment :

1. Alignement stratégique et responsabilisation en ce qui concerne les buts et objectifs des projets
2. Allocation adéquate des ressources et exécution de haute qualité conformément au planning, au budget et au périmètre du projet
3. La capacité de suivre la santé des projets de façon cohérente grâce à un ensemble commun d'indicateurs clés de performance et de pratiques de gestion de projet
4. La centralisation des rapports à destination de l'équipe dirigeante, ce qui maximise le temps que le PMO traditionnel peut consacrer à l'exécution tactique.

Quand passer à un EPMO ?

Un EPMO constitue un atout considérable pour une organisation — s'il est instauré au bon moment de son développement. Si un EPMO est mis en place trop tôt, il risque de devenir davantage une charge administrative qu'un bénéfice.

Dans le cas où une entreprise est trop jeune ou trop petite pour gérer ou affecter des ressources à plusieurs projets simultanément, le PMO reste généralement le meilleur moyen de garder les projets dans les budgets et les délais impartis.

De plus, si l'activité se limite à gérer des projets majeurs au sein d'un seul département, la création d'un PMO s'avère le plus souvent plus adaptée qu'un EPMO.

À mesure que l'organisation croît, il peut être difficile de déterminer quand le moment est venu de passer à un EPMO. Voici quelques signes indiquant qu'une entreprise pourrait être prête à mettre en place un EPMO :

• Les chefs de projet passent la majeure partie de leur temps à gérer des urgences au lieu d’atteindre les objectifs et buts des projets
• Les dirigeants disposent de peu d’informations sur l’avancée réelle et l’exécution des projets, ou alors à un niveau de détail inadéquat par rapport à leur fonction
• Les membres d’équipe projet et les autres salariés de l'entreprise ne savent pas clairement (ou ignorent) quelle est la stratégie de l’entreprise
• Les membres d’équipe projet ne savent pas clairement comment leur travail s’intègre à la stratégie globale de l’organisation.

Comment passer à un EPMO

Vous pouvez passer à un EPMO en promouvant des membres existants de votre PMO (ou de votre équipe de gestion de projet si vous n'avez pas de PMO) ou en recrutant en externe.

Si vous créez votre EPMO en interne, collaborez avec d’autres responsables pour analyser les chefs de projet et d’autres employés afin d’évaluer s’ils possèdent les compétences et les atouts nécessaires pour passer à un rôle au sein de votre EPMO. 

L’avantage de recruter votre EPMO en interne est que vos chefs de projet actuels maîtrisent déjà parfaitement le contexte de l’entreprise et le paysage des projets de votre organisation. Il peut être plus simple de remplacer leurs postes au sein d’un PMO par des recrutements externes, où la connaissance approfondie de l’organisation est moins essentielle à la réussite des projets.

En revanche, vous pourriez souhaiter bénéficier d’un regard neuf lors de la création d’un EPMO, non influencé par les idées reçues de « fonctionnement habituel ».

Ou bien, vos chefs de projet actuels sont peut-être satisfaits des missions opérationnelles et n’ont pas l’envie ou la motivation de passer à un rôle plus stratégique et moins pratique. Dans ce cas, recruter en externe peut s’avérer judicieux.

À minima, il vous faudra rechercher des candidats possédant une expérience en gestion de projet, un sens aigu des affaires ainsi qu’une vision stratégique, des compétences en gestion des parties prenantes (y compris l’aisance avec les dirigeants), ainsi que la capacité de surveiller et de rendre compte des indicateurs de performance des projets.

Quels outils logiciels les EPMO devraient-ils utiliser ?

Les outils les plus importants à la disposition des EPMO sont ceux qui favorisent la collaboration de l’équipe. Cela inclut des logiciels comme Microsoft Teams ou Google Drive, pour partager des documents, des feuilles de calcul et des présentations entre les membres de l’équipe de manière asynchrone. D’autres solutions de gestion de projet, telles que Workzone ou Primavera, permettent aux EPMO de superviser les finances et les plannings des projets. 

Découvrez le meilleur logiciel de gestion de projet d’entreprise pour explorer d’autres programmes qui peuvent rendre votre EPMO plus performant, et renseignez-vous sur le coût possible d’un logiciel EPM pour votre organisation. Pour une approche plus globale, un logiciel de gestion de portefeuille de projets d’entreprise peut s’avérer un choix encore plus pertinent, car il permet d’aligner plus efficacement les projets sur les objectifs stratégiques, tout en améliorant l’efficacité globale (c’est l’un des nombreux avantages de la gestion de portefeuille de projets).

Développez un EPMO pour la réussite des projets à l’échelle de l’entreprise

Si votre entreprise est de taille suffisante, la mise en place d’un EPMO est l’un des meilleurs moyens de s’assurer que les projets menés sont alignés sur les objectifs stratégiques définis par l’organisation. Les EPMO aident les chefs de projet et les équipes à garder le cap, tout en tenant les dirigeants informés de l’avancée des initiatives dans toute l’entreprise.

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