Qu’est-ce qu’un audit de projet et comment en réaliser un avec succès

Un audit de projet peut faire partie du processus d’une entreprise (par exemple, l’audit de certains ou de tous les projets), ou être réalisé à la demande d’un client pour s’assurer qu’il a bien reçu tous les livrables prévus dans le cadre de son contrat.

Pourquoi les audits de projet sont-ils importants ?

Les audits de projet sont importants car ils permettent d’évaluer dans quelle mesure votre organisation mène à bien les travaux de projet. Ils peuvent également jouer un rôle clé en matière de conformité dans certains secteurs réglementés.

Même si vous n’êtes pas obligé de réaliser ou de participer à des audits de projet, il peut être utile d’y recourir pour mettre en lumière les points faibles ou les lacunes dans les livrables. C’est aussi une bonne pratique de gestion des risques et un moyen de s'assurer que l’équipe projet est responsable du travail qu’elle doit fournir.

Principales composantes d’un audit de projet

Voici les principales composantes qui font partie d’un audit de projet.

Processus d’audit

Le processus d’audit peut varier selon le type d’audit mené (nous y reviendrons plus bas). Il peut consister à examiner le périmètre du projet ou la déclaration de travaux, le plan de projet et tous les livrables envoyés au client ou à d’autres parties prenantes clés. 

Si l’audit porte sur le processus du projet, les auditeurs s’intéresseront davantage au plan de projet et aux workflows. Certains audits suivent une méthodologie très détaillée, tandis que d’autres sont moins formels.

En cas de problème avec le projet ou si un client est insatisfait des livrables ou du travail réalisé, toute la communication (emails, enregistrements d’appels, messages Slack) peut être examinée dans le cadre de l’audit. Dans ce cas, l’agence ou l’équipe projet devra éventuellement prouver que le client ou une autre partie prenante n’a pas donné de retour ou n’a pas manifesté explicitement son insatisfaction.

Documents et données

Les documents et les données constituent une part essentielle d’un audit de projet. Voici le type de documents projet et de données que l’équipe d’audit souhaitera examiner, sans que cette liste soit limitative :

• Déclarations de travaux ou chartes de projet
• Contrats (entre l’entreprise et un client, et entre l’entreprise et des fournisseurs ou sous-traitants)
• Plans de projet et plannings
• Licences logicielles ou accords d’utilisation
• Feuilles de suivi du temps des membres de l’équipe projet
• Communications du projet (emails, messages Slack, enregistrements d’appels, etc.)
• Mises à jour de l’état du projet (à destination du client ou en interne)
• Retours ou validations du client
• Factures et reçus de paiements
• Registre des risques du projet ou plans de gestion des risques
• Tableaux de bord ou autres mesures de données projet
• Indicateurs de performance (KPIs), objectifs et résultats clés (OKRs) ou facteurs de succès critiques

Types d’audits de projet

Voici les principaux types d’audits de projet :

• Audit de processus : Les audits de processus examinent comment le travail du projet a été réalisé. L’objectif est de comprendre le processus de prise de décision, et l’équipe d’audit va s’intéresser à l’avancement du projet, à la façon dont le travail est effectué et par qui. Le rapport d’audit peut servir à améliorer les processus ou à signaler les domaines où une équipe a besoin de formation ou de soutien.
• Audit de performance : Les audits de performance servent à comprendre comment un projet s’est déroulé. Il s’agit d’analyser les objectifs et buts du projet, puis de mesurer dans quelle mesure les résultats ou livrables atteignent ces objectifs. Par exemple, si votre équipe prévoit une augmentation de 20 % du trafic organique en 6 mois pour un projet web, mais que l’audit révèle une hausse de 30 % (ce qui mérite de chaleureuses félicitations à votre équipe).
• Audit de conformité : Dans un secteur réglementé, un audit de conformité permet de s’assurer que les équipes projet respectent la loi. Par exemple, si vous développez un site web qui collecte des données protégées par HIPAA, un audit peut examiner quelles données sont collectées, comment elles le sont, puis comment elles sont utilisées et stockées. Ce type d’audit peut également servir à vérifier la conformité avec les lois sur la vie privée ou d’autres exigences réglementaires.
• Audit financier : Un audit financier est exactement ce que l’on imagine. Il sert à confirmer comment le budget du projet a été dépensé et à mettre en évidence tout gaspillage (ou fraude financière, mais espérons que ce ne soit pas le cas).

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Qui est concerné ?

Voici quelques-unes des personnes généralement impliquées dans l’audit de projet ainsi que leurs rôles.

Chef de projet

En tant que chef de projet, vous pouvez vous attendre à jouer un rôle central dans l’audit. Vous savez qui a fait quoi, où se trouvent les fichiers, et vous détenez probablement le plus de contexte sur la raison des décisions et des méthodes de travail. 

Vous pourriez être confronté à un flot de questions ou de demandes urgentes plus rapidement que vous ne pouvez y répondre. Gardez votre calme, demandez à chacun de patienter un instant et élaborez un plan pour que tout le monde ait ce dont il a besoin. Essayez d’aborder l’audit comme un projet à gérer, car c’en est un.

Équipe d’audit

L’équipe d’audit peut être composée de personnes extérieures au projet, capables de l’examiner objectivement et avec un regard neuf. Elles peuvent être internes à l’organisation, externes, issues d’un tiers ou même d’un organisme gouvernemental.

Assurez-vous de connaître les auditeurs et de savoir ce qu’ils vont rechercher. Cela vous aidera à fournir les informations les plus pertinentes aux bonnes personnes.

Parties prenantes

Les parties prenantes du projet, y compris le sponsor du projet, les clients, l’équipe projet et la direction de l’organisation, peuvent également être impliquées dans l’audit. Elles peuvent devoir produire des livrables comme la charte, le budget, le registre des risques, le plan de projet ou d’autres livrables associés.

Experts métier

Des experts métier peuvent être sollicités pour examiner différents livrables ou approches afin de conseiller sur la conformité ou les meilleures pratiques, ou pour donner un retour sur la méthode. Il peut s’agir, par exemple, d’un développeur externe qui révise du code, ou d’un comptable ou d’un spécialiste des achats qui analyse le budget ou les contrats fournisseurs.

Comment réaliser un audit de projet

Voici les étapes pour réaliser un audit de projet.

1. Planifier

La première étape de l’audit est la planification. Qu’est-ce qui va être audité, quand l’audit aura-t-il lieu, et qui fera quoi ? Cela ressemble à l’élaboration d’un plan de projet ou à la mise en œuvre d’un processus de gestion de projet comme pour d’autres travaux.

Vous (ou la personne responsable de l’audit) devez disposer d’une liste de contrôle d’audit comprenant tous les éléments que l’équipe d’audit souhaite collecter et examiner.

2. Exécuter

Ensuite, vous suivrez le processus d’audit qui a été planifié. Cela peut inclure la collecte des livrables, l’interview des membres de l’équipe projet, et la comparaison entre les repères prévus et les indicateurs réels du projet. Vous ne ferez peut-être pas l’audit vous-même, mais vous devrez aider l’équipe d’audit pour récupérer les artefacts, organiser le planning et fournir tout autre soutien nécessaire pendant la conduite de l’audit.

3. Résumer et rendre compte

Une fois l’audit terminé, l’équipe d’audit analysera ce qui a été appris, puis rédigera et distribuera un rapport d’audit. Ce rapport contiendra des informations sur les objectifs de l’audit, les enseignements tirés, les actions correctives recommandées et un plan d’action pour appliquer les conclusions à de futurs projets.

Le rapport d’audit pourra également inclure la liste de contrôle d’audit afin que tout le monde sache ce qui a été examiné et de quelle manière. Cela permet aussi de s’assurer qu’aucun point n’a été omis.

4. Mise en œuvre

En tant que chef de projet, vous travaillerez avec votre équipe pour garantir que toutes les conclusions ou recommandations issues de l’audit sont mises en œuvre, que ce soit comme action corrective pour le projet audité ou pour les projets futurs.

Il existe plusieurs façons de procéder, selon les résultats de l’audit et là où vous en êtes dans le cycle de vie du projet. S’il est trop tard pour mettre en œuvre une recommandation sur le projet en cours, commencez un document de notes pour le prochain projet avant de le lancer.

5. Suivi

Selon les résultats de l’audit, vous pourriez être amené à faire un suivi avec l’équipe d’audit ou d’autres responsables de votre organisation. Cela pourrait inclure l’envoi d’un livrable manquant, la correction d’un processus inefficace, ou même la démonstration des améliorations apportées lors des projets suivants.

Exemple d’audit de projet

Voyons un exemple d’audit réalisé par une agence digitale. Une équipe projet était responsable de la livraison d’une identité de marque revisitée, d’une stratégie digitale, d’une stratégie de contenu et d’un nouveau site web destiné à soutenir la nouvelle stratégie.

Le client a appelé le PDG de l’agence à environ trois quarts du chemin du projet pour lui dire qu’il n’était pas satisfait de la manière dont les choses se passaient. Il estimait que les documents stratégiques étaient trop génériques et ne comprenait pas ce que son équipe devait faire.

Il avait aussi l’impression de ne pas recevoir d’instructions claires sur la révision des livrables, et que ses retours n’étaient pas pris en compte. Il a également mentionné que les documents étaient remplis d’erreurs et que les corrections n’étaient pas intégrées directement.

La PDG a demandé à sa directrice de création et à la rédactrice principale de procéder à un audit, comprenant un audit du temps, afin d’analyser la répartition des heures de l’équipe sur les livrables. Le chef de projet et le responsable compte ont rassemblé le SOW, le plan projet, les recommandations stratégiques, les présentations d’identité, les wireframes du site web, les maquettes et les documents de rédaction.

Ils ont également demandé tous les e-mails contenant les retours du client ainsi que les enregistrements des appels comprenant une présentation ou une démonstration des livrables. L’équipe d’audit a conclu que l’équipe était composée principalement de membres juniors et nécessitait un supplément de supervision créative, au-delà du seul chef de projet.

La PDG a informé le client que la directrice de création superviserait la fin du projet et que certains livrables seraient révisés selon ses retours, sans frais supplémentaires. Le client a été beaucoup plus satisfait et a continué à travailler avec l’agence pendant de nombreuses années après cet audit initial.

Avantages de la réalisation d’un audit de projet

Voici quelques avantages à réaliser des audits de projet réguliers :

• Améliorer ou maintenir la qualité du projet : alors que l’assurance qualité devrait faire partie de chaque projet, le fait d’avoir un regard neuf ou même un tiers objectif pour réviser un projet peut aider à garantir la qualité du projet ou fournir d’autres pistes d’amélioration.
• Rechercher des opportunités d’efficacité : des observateurs impartiaux peuvent aussi facilement détecter des pistes d’efficacité. Faire intervenir quelqu’un pour demander pourquoi les choses sont faites d’une certaine manière ne peut qu’être bénéfique !
• Assurer la conformité légale : les audits peuvent aider à garantir la conformité légale, ce qui peut protéger l’entreprise ou l’équipe contre d’éventuelles poursuites en justice.

Outils pour les audits de projet

Un plan d’audit ne se crée pas tout seul, mais il existe de nombreuses solutions de logiciels de gestion de projet qui peuvent être très utiles pour planifier et réaliser des audits de projet. Elles peuvent vous aider à retrouver rapidement tous les documents, conversations et livrables afin qu’ils parviennent plus vite à l’équipe d’audit.

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Que votre PMO ait un processus formel ou que les audits soient plus ad hoc et organisés à la volée, ce type d’outil peut contribuer à renforcer l’efficacité et à garder l’ensemble organisé.

Bonnes pratiques pour le reporting d’audit de projet

Comme pour la gestion d’un projet, il faut aussi veiller à ce que les audits ne deviennent pas écrasants ou source de distraction pour votre équipe. Voici quelques bonnes pratiques pour que les audits ne deviennent pas une source de désorganisation :

• Communiquez de manière proactive : Rien ne suscite plus d'anxiété au sein d'une équipe que l'incertitude. Si votre équipe fait l'objet d'un audit, vous ou un autre dirigeant de l'organisation devriez expliquer tout ce qu'ils doivent savoir sur l'audit. Qu'est-ce qui est examiné ? Pourquoi cela a-t-il lieu ? Quel sera le résultat ?
• Posez des questions avec curiosité : Les auditeurs doivent essayer de poser des questions ou faire des demandes dans un véritable esprit de curiosité. La plupart des gens veulent bien faire leur travail, et le fait qu'un auditeur adopte un ton accusateur peut mettre les membres de l'équipe sur la défensive. Même si quelqu'un a commis une erreur, il peut y avoir de nombreuses raisons à cela, et certaines erreurs échappent au contrôle de l'équipe—comme ne pas disposer des bonnes informations au départ ou ne pas avoir assez de temps pour relire les livrables.
• Partagez les résultats de l'audit : Même lorsque les nouvelles ne sont pas les meilleures, partagez les résultats de l'audit avec votre équipe. Si quelqu'un est retiré de l'équipe ou de l'organisation, ou si un client a décidé de mettre fin à la relation, prévenez l'équipe. Mais ne vous arrêtez pas là—parlez de la façon dont vous allez éviter le problème à l'avenir ou de la prochaine étape à venir.

Erreurs à éviter

Voici quelques erreurs à éviter dans le cadre du processus d'audit de projet.

1. Essayer de protéger votre équipe d’un audit de projet

Bien que vous ne souhaitiez pas effrayer votre équipe avec un audit, les laisser dans l’ignorance n’est pas non plus une bonne stratégie. Dites-leur suffisamment pour les rassurer et leur assurer que la situation est sous contrôle. Sinon, ils pourraient s'imaginer des scénarios sur ce qu'il se passe, ce qui peut avoir un impact négatif sur l'engagement de l'équipe.

2. Choisir une équipe d’audit qui n’est pas (ou ne peut pas être) objective

Lors de la réalisation d’un audit, si les personnes ne peuvent pas être vraiment objectives, elles peuvent introduire des biais dans le processus. Faites appel à des membres neutres de l’équipe qui peuvent s’appuyer sur les données afin de garantir que l’audit soit mené de façon équitable et fournisse de véritables enseignements.

3. Ne pas agir en fonction des résultats de l’audit

Les audits de projet sont des tâches assez importantes et nécessitent un investissement conséquent en temps et en ressources. Ce serait une grosse erreur de ne pas tirer des enseignements des résultats et de ne pas continuer à améliorer les processus ou la conformité.

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