6 astuces et conseils d’expert pour gérer vos projets sur monday.com
Alors, vous venez de commencer à utiliser monday.com pour gérer vos projets. Ou peut-être êtes-vous encore en train d’hésiter à savoir si c’est le logiciel de gestion de projet qui vous convient. Dans les deux cas, vous êtes au bon endroit.
monday.com regorge d’outils utiles qui peuvent vous aider à gérer efficacement vos projets. Mais on vous comprend : vous êtes occupé·e. Découvrir toutes ces astuces cachées, et apprendre à les utiliser, peut prendre beaucoup de temps. Nous avons fait ce travail pour vous en trouvant quelques-uns des conseils et astuces monday.com les plus utiles afin de vous aider à tirer le meilleur parti de l’outil.
Qu’est-ce que monday.com ?
monday.com est une plateforme de gestion du travail connue pour son interface attrayante et hautement personnalisable. Conçue pour faciliter la coordination et la communication au sein des équipes, cet outil est particulièrement apprécié pour le suivi de projets de toutes tailles, dans divers secteurs d’activité.
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Parmi les caractéristiques qui rendent monday.com unique, on retrouve sa flexibilité. Par exemple, les membres de l’équipe peuvent choisir entre de nombreuses vues différentes, comme les diagrammes de Gantt, les tableaux Kanban, les frises chronologiques, les calendriers, et bien plus encore. Il propose également des fonctionnalités telles que le suivi du temps, les flux de travail automatisés et des capacités d’intégration avec des outils comme Slack et Google Suite.
Vous explorez encore vos options d’outils ? Commencez par la définition d’un logiciel de gestion de projet pour comprendre comment cela fonctionne et ce que cela peut vous apporter.
Astuces et conseils pour monday.com
Il y a beaucoup à découvrir concernant monday.com. Pour aller plus loin, nous avons demandé à Fred Baker, Senior Program Manager et consultant monday.com chez Integrated Human Consulting, de partager ses meilleurs conseils pour utiliser la plateforme.
Avant même de consulter les conseils ci-dessous, il suggère de prendre le temps de réfléchir à ce que vous souhaitez accomplir avec l’outil.
Monday.com est très adaptable et facile à prendre en main, mais il peut être difficile de construire un système qui donne exactement le résultat recherché sans plan détaillé. Là où les gens se trompent, c’est en essayant de créer des workflows fonctionnels dans monday.com sans les avoir cartographiés au préalable. N’importe quel outil n’est utile que si vos processus sont solides.
1. Rationalisez vos projets grâce aux modèles.
monday.com a été conçu pour être accessible même aux débutants, ce qui vous permet de commencer rapidement. Vous pouvez créer vos propres espaces de travail et tableaux à partir de zéro ou partir d’un des nombreux modèles prêts à l’emploi. Il existe des modèles pour les projets individuels, la gestion de portefeuille de projets, les workflows de validation de demandes, et bien d’autres. Si vous migrez vers monday.com depuis une autre plateforme, cela est également simplifié. Vous pouvez choisir d’importer un nouveau tableau depuis Excel, Google Sheets, Trello et d’autres outils.
Vous n’êtes pas obligé de tout construire vous-même ; monday.com propose une large gamme de modèles qui peuvent servir de point de départ à votre organisation.
2. Automatisez tout.
monday.com propose également des automatisations très utiles pour simplifier vos tâches répétitives comme les rappels, le suivi du temps, la validation, et bien plus encore. Ces automatisations vous permettent de configurer différentes règles et déclencheurs pour réaliser automatiquement certaines actions, vous faisant gagner un temps précieux. Par exemple, vous pouvez créer des automatisations pour envoyer un email à l’approche d’une date d’échéance, recevoir des notifications lorsque des tâches sont terminées ou arrêter le suivi du temps lorsqu’une tâche change de statut.
Alors que la plupart des automatisations peuvent être créées de zéro, il existe également toute une bibliothèque de modèles dans monday.com ainsi que des automatisations préconstruites qui couvrent des domaines que les automatisations classiques ne peuvent pas couvrir. Il existe même des automatisations inter-tableaux, ce qui signifie que lorsqu’une action est effectuée sur un tableau, elle peut en déclencher une autre sur un tableau différent.
3. Essayez différentes vues.
Une autre fonctionnalité puissante de monday.com est la possibilité de visualiser vos tableaux existants de différentes façons. Certaines des vues auxquelles vous avez accès incluent les vues calendrier, graphique, fichiers, charge de travail, Kanban, carte et frise chronologique. Ces vues peuvent s’avérer très utiles pour gérer des projets complexes, suivre l’avancement du projet et reporter l’information aux parties prenantes. Vous pouvez ajouter une vue à n’importe lequel de vos tableaux en cliquant sur le bouton « Ajouter une vue » en haut du tableau.
N’oubliez pas que certaines vues, ainsi que des fonctionnalités comme la possibilité de verrouiller une vue, ne sont disponibles que selon votre formule monday.com.
Vous pouvez également exploiter les vues pour créer des perspectives distinctes de vos données, telles que masquer des colonnes, filtrer selon certains critères, mettre en évidence les lignes avec des échéances ou statuts à venir, ou retrouver rapidement les éléments assignés à certaines personnes. Ceci est particulièrement utile lorsque plusieurs équipes travaillent sur les mêmes tableaux ou lorsqu’un tableau comprend différents flux de travail et de nombreuses colonnes.
4. Analysez facilement vos données avec les tableaux de bord.
La fonction tableau de bord de monday.com peut s’avérer extrêmement utile car elle vous permet de visualiser toutes les données de vos projets en un seul endroit. Vous pouvez choisir parmi plus de 30 widgets différents pour mieux comprendre l’avancement, les budgets, la charge de travail et plus encore à travers vos projets. Les tableaux de bord facilitent également la création et le partage de rapports.
Pour créer un nouveau tableau de bord dans un espace de travail, il vous suffit de cliquer sur « + » sous le nom de l’espace de travail et de sélectionner « Nouveau tableau de bord ». Vous pouvez choisir si ce tableau de bord est privé ou public, et tout tableau peut y être ajouté.
monday.com vous offre des données en temps réel sur vos projets et ressources grâce à des tableaux de bord pratiques, graphiques de Gantt, tableaux de capacité de travail, fonctionnalités de suivi du temps et plus encore. C’est simple d’obtenir un aperçu de vos données et de les utiliser pour appuyer vos prises de décision, améliorer les performances et générer de l’élan.
5. Créez un tableau privé pour vos tâches personnelles.
Si vous disposez d’un forfait Pro ou Entreprise chez monday.com, vous pouvez créer un nombre illimité de tableaux dans l’espace de travail de votre entreprise. Ainsi, en plus des tableaux principaux et partageables que vous utilisez pour communiquer avec votre équipe ou avec des parties prenantes externes, vous pouvez créer un tableau privé pour suivre vos propres tâches individuelles. Les tableaux privés n’apparaîtront pas dans les résultats de recherche de l’espace de travail de votre entreprise. Gardez cependant à l’esprit que votre société peut tout de même accéder à vos tableaux privés si elle exporte toutes les données de votre compte.
Si créer votre propre tableau personnel vous semble fastidieux, monday.com propose également un espace sur votre page d’accueil pour suivre vos tâches personnelles.
Avec Monday.com, vous pouvez mettre en place des stratégies de gestion de projet efficaces qui améliorent la délégation et le suivi des tâches, quel que soit votre mode de travail préféré.
De nombreuses organisations utilisent monday.com pour tous types de flux de travail et systèmes de gestion de projet (tels que les processus de vente, la gestion de projet, les flux créatifs, la planification d’événements, le marketing sur les réseaux sociaux, et bien plus encore). Mais vous pouvez également créer un excellent système personnel de tâches à faire avec cet outil. J’utilise un système GTD (Getting Things Done) avec des tâches récurrentes, des automatisations pour changer les statuts, m’avertir des dates, déplacer des éléments dans différents groupes et reporter des tâches jusqu’à une date de suivi avant de les remettre sur mon tableau.
6. Restez informé des nouvelles fonctionnalités.
Vous pouvez suivre l'actualité de monday.com en consultant leur page “Quoi de neuf”. Vous pouvez parcourir les dernières mises à jour ou même trier les nouvelles fonctionnalités selon le forfait auquel elles sont disponibles, les types d’équipes qui profiteront le plus de l’amélioration, et le processus optimisé par la nouveauté.
L’équipe de monday.com propose sans arrêt de nouvelles fonctionnalités et mises à jour, donc si vous rencontrez une limite, il y a de bonnes chances qu’ils travaillent dessus. Certaines fonctionnalités récentes qui m’enthousiasment particulièrement sont l’intégration élargie de l’IA dans des éléments comme le générateur de formules et la création automatique de tâches pour les flux de travail, un constructeur d’automatisation de workflow permettant d’exploiter des instructions conditionnelles if/else, ainsi que le développement de leurs nouvelles plateformes axées sur le CRM de vente et le travail des équipes de développement.
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