10 questions à poser lors du lancement d’un projet
En tant que chefs de projet, s’il y a bien une chose dont nous sommes tous certains, c’est que rien n’est jamais certain. Gérer les changements et les imprévus fait partie du métier – mais l’un des défis les plus importants que vous rencontrerez en tant que chef de projet est sans doute d’être propulsé sur un projet déjà en cours. Peut-être venez-vous de commencer un nouvel emploi et l’on vous confie un projet déjà bien entamé, ou bien un autre chef de projet a quitté l’entreprise soudainement et vous prenez sa place.
Ci-dessous, j’ai listé 10 questions à poser lors de la prise en charge d’un projet que chaque chef de projet doit se poser lorsqu’il arrive sur un nouveau projet. Que le projet soit déjà dans sa phase d’exécution ou encore au début de la phase d’initialisation, cette liste est un point de départ mais elle ne remplace pas une formation officielle en gestion de projet.
Cependant, ces questions fondamentales peuvent vous guider vers une gestion sereine du projet lorsque le temps vous est compté ! Bien entendu, ces questions peuvent être adaptées en fonction de chaque projet ou client, et posées lors d’une réunion, à distance par e-mail ou par téléphone.
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Quoi qu’il en soit, documentez toujours les réponses afin de pouvoir vous y référer plus tard ou de les partager avec l’équipe et les parties prenantes du projet si nécessaire.
10 questions à poser avant de démarrer un projet
1. Que livrons-nous réellement ?
Un projet peut avoir un livrable principal : un site internet, un programme, un événement, une identité de marque. Mais la plupart des projets sont composés de plusieurs phases ou éléments à réaliser dans un ordre précis.
Toute votre documentation, qu’il s’agisse de l’énoncé de cadrage ou de la définition du périmètre, du contrat, de la charte de projet ou du plan projet, devrait comporter une liste claire de chaque élément que votre équipe doit livrer.
Un exemple de périmètre de projet (par exemple, pour la création d’un site web) pourrait inclure :
- réunion de lancement
- stratégie de contenu
- maquettes filaires
- design – première itération
- design – deuxième itération
- design – troisième itération
- développement
- intégration du contenu
- tests
- mise en ligne
- support
Même si le projet porte le nom de « site internet », en tant que chef de projet, c’est à vous qu’il revient de suivre l’ensemble des livrables et des éléments du projet : ils doivent être réalisés dans l’ordre, dans les délais et conformément aux spécifications.
Demandez à votre manager, à l’équipe ou au client de confirmer que vous disposez bien de la liste complète des livrables et des tâches du projet, et qu’il n’en manque aucune. Prenez également connaissance de ce qui a déjà été réalisé, de ce qui est en cours et de ce qu’il reste à faire.
2. Que NE livrons-nous PAS ?
Il est tout aussi important de connaître précisément ce qui NE fait PAS partie du projet. C’est l’un des meilleurs moyens d’éviter la dérive du périmètre, la confusion et le travail supplémentaire.
Par exemple, dans le cas du projet web décrit précédemment, votre société prévoit d’élaborer la stratégie de contenu, mais cela signifie-t-il que vous allez également rédiger tous les textes et fournir les photos, vidéos, illustrations ou visuels ? Veillez à demander à chaque partie prenante si elle fournira ce type de contenus, ou si elle souhaite qu’ils soient intégrés au périmètre du projet.
Il existe également des solutions intermédiaires, par exemple si vous recommandez une autre société ou un partenaire pour fournir certains services additionnels. Dans tous les cas, il est primordial de définir dès le départ qui sera responsable de chaque élément du projet, afin d’éviter, à deux semaines du lancement, un malentendu où votre client penserait que VOUS fournissez les textes alors que vous pensiez qu’il s’en chargerait.
Si le chef de projet précédent a déjà discuté de ces points avec le client, les reposer peut être une bonne occasion de vérifier si le client a changé d’avis ou s’il y a une opportunité de proposer davantage de services.
3. Y a-t-il une date limite ?
La plupart des projets ont des échéances, et croyez-le ou non, c’est une bonne chose. Le fait d’avoir un calendrier précis pour achever le projet permet à votre équipe de rester concentrée, incite (espérons-le) le client à garder le cap et vous aide à répartir le temps et le budget.
Lorsque vous arrivez sur un nouveau projet, demandez à vos parties prenantes quelles sont leurs échéances. Peut-être qu'il existe une date limite stricte en raison d'un lancement de produit, d'un événement ou d'une contrainte budgétaire. (J'appelle cela une « échéance absolue ».) Parfois, vous découvrirez que les délais peuvent être un peu plus flexibles, c’est-à-dire « nous aimerions que ce soit fait à un moment donné cet été ». Dans tous les cas, en tant que chef de projet, vous devez identifier très tôt la véritable date limite afin de pouvoir planifier à rebours à partir de celle-ci.
C’est aussi le bon moment pour vérifier l’avancement par rapport à votre calendrier – jusqu’à votre arrivée, votre équipe était-elle sur la bonne voie pour terminer dans les temps ? Si oui, parfait ! Sinon, c’est l’occasion d’évaluer ce qui ne fonctionne pas et de prendre les mesures nécessaires pour remettre le projet sur les rails.
4. Quel est le critère de réussite du projet ?
C’est l’une des questions de gestion de projet les plus importantes à poser au début de tout projet. L’objectif du projet peut sembler simple, par exemple : créer et lancer un nouveau site web. Mais n’hésitez pas à creuser un peu plus.
Demandez à vos clients et parties prenantes ce qu’ils cherchent réellement à accomplir avec ce travail. Souhaitent-ils accroître la notoriété de leur marque ? Assurer le succès d’un lancement de projet ou de produit ? Acquérir plus d’utilisateurs ? Augmenter le chiffre d’affaires ? Amenez votre client à être transparent avec vous sur la raison de ce projet et gardez cet objectif ou but principal au centre de vos échanges. Savoir à quoi ressemblera réellement le succès peut aider votre équipe à rester concentrée et à prendre des décisions importantes tout au long du cycle de vie du projet.
Arriver à mi-chemin de la durée de vie d’un projet, c’est aussi le bon moment pour demander aux parties prenantes si leur vision ou leurs objectifs ont évolué depuis le lancement, et comment vous pouvez au mieux les aider à les atteindre.
5. Qui est VRAIMENT le client ?
Si vous travaillez en agence, je suis sûr que cela vous est déjà arrivé. Je sais que cela m’est arrivé plus de fois que je ne peux en compter ! Pendant la phase de prospection, vous êtes en contact avec une ou deux personnes, mais une fois le projet lancé, d’autres personnes commencent soudainement à apparaître pour donner leur avis et prendre des décisions.
Je ne blâme pas les clients d’impliquer autant d’intervenants – cela peut être une question de politique interne ou peut-être que le collaborateur initial souhaite obtenir un second (ou troisième, voire quatrième ou cinquième) avis afin de ne pas être le seul responsable du succès du projet final. Après tout, il faut se rappeler que dans bien des cas, vos clients investissent beaucoup de temps et de confiance dans votre équipe et ont droit à un certain niveau d’implication dans le projet.
Quelle qu’en soit la raison, je crois personnellement que vous pouvez gérer ce phénomène parfois frustrant de « multiplication des clients » simplement en demandant dès le départ : « De qui l’avis compte-t-il ? D’autres parties prenantes seront-elles sollicitées pour donner leur retour plus tard ? »
De cette façon, non seulement vous pouvez vous préparer à la frénésie, le cas échéant, mais vous pouvez aussi rappeler gentiment à votre client principal, si besoin, qu’il avait convenu que vous ne recueilleriez les retours que de 2 à 3 personnes, et que si désormais 10 personnes ajoutent leur grain de sel, cela risque d’engendrer une dérive du périmètre.
6. Qui est le point de contact ?
Cette question peut sembler redondante si vous travaillez déjà avec une équipe projet dédiée, mais il est essentiel d’identifier qui est le point de contact PRINCIPAL, la personne à contacter en cas d’urgence, celle qui prend toutes les décisions finales sur le projet.
Et une question bonus de gestion de projet : découvrez son mode de communication préféré. Email ? Téléphone au bureau ? Téléphone portable ? La dernière chose à laquelle vous voulez penser si un problème survient est de savoir à qui vous adresser et s’il verra bien votre message.
7. Qui fait le travail ?
La plupart des questions listées concernent vos clients ou parties prenantes, mais celle-ci est extrêmement importante et touche à votre équipe interne. Peut-être intégrez-vous un projet où vous connaissez déjà les designers, développeurs, etc., ou alors vous venez d’arriver dans une nouvelle entreprise où vous ne connaissez personne !
Dans tous les cas, dès que vous rejoignez le projet, assurez-vous d’avoir les bonnes personnes pour le poste. Tout le monde possède-t-il les compétences nécessaires pour mener à bien le travail dans les temps et le budget ? Quelqu’un dans l’équipe a-t-il besoin de formation ou de soutien supplémentaire ? Avez-vous couvert tous les rôles nécessaires, et recherché des prestataires ou freelances si vous avez besoin de renforts ? Si c’est le cas, il est important de réfléchir à des stratégies pour gérer les sous-traitants afin de garantir que leur travail soit aligné avec les objectifs de votre projet.
8. Qui est le public ciblé par le projet ?
Souvent, en gestion de projet, on considère que chaque projet a deux groupes de parties prenantes : le client ou la personne commanditaire, et l’équipe qui réalise le travail. Mais il y a généralement un troisième groupe — parfois silencieux — de parties prenantes : le public/consommateur/bénéficiaire/utilisateur qui interagira avec, achètera ou consultera le résultat une fois finalisé.
Le public auquel s'adresse votre travail est extrêmement important. Certains projets vous permettront de mener des enquêtes ou des recherches afin d’en savoir plus sur le consommateur destinataire de votre projet, mais sinon, vous pouvez tout de même poser cette question au client, à votre équipe et à vous-même : pour qui construisons-nous cela, et qu’est-ce qui est important pour eux ? Les réponses à ces questions de gestion de projet vous aideront sans aucun doute à rester concentré sur ce que vous essayez réellement d’accomplir.
9. Est-ce que cela a déjà été fait auparavant ?
Même le travail le plus innovant, unique et remarquable de notre secteur s’appuie généralement sur ou s’inspire de quelque chose qui a déjà été fait. Il n’y a aucune honte à regarder ce qui s’est déjà fait dans le domaine ou par des organisations similaires lorsque vous commencez un nouveau projet !
Demander à vos parties prenantes (clients ET équipe interne) quels autres projets ont été réalisés auparavant, dont votre équipe peut s’inspirer ou tirer des enseignements, est un excellent moyen de motiver tout le monde pour le travail à venir, d’obtenir de nouvelles idées et de rester attentif à la concurrence. J’adore demander aux clients de me montrer des exemples de produits/projets qui les inspirent afin que mon équipe sache quoi viser — et puisse, espérons-le, dépasser leurs attentes.
10. Qu’est-ce qui pourrait nous freiner ?
Croyez-le ou non, je pense que c’est peut-être ma question préférée à poser lorsque je démarre un nouveau projet. Cela peut sembler un peu délicat de plonger dans tous les problèmes potentiels auxquels votre équipe pourrait être confrontée dans ce travail, mais je pense que se réunir pour identifier de manière responsable les obstacles potentiels à la réussite est non seulement un exercice d’humilité — admettre que quelque chose finira bien par mal tourner à un moment donné — mais peut tout à fait vous aider à être préparé lorsque ce moment viendra.
Avec un peu de chance, vous avez déjà assuré les arrières quant aux écueils courants — équipe, calendrier, budget, spécifications techniques, etc. — mais qu’est-ce qui pourrait encore empêcher que tout se déroule comme prévu ? Réunissez votre équipe et demandez à vos parties prenantes ce qu’elles anticipent comme obstacles potentiels à la réussite — ou quels freins sont déjà apparus — puis assurez à chacun que vous, en tant que chef de projet, êtes informé de ces questions et prêt à les gérer si jamais elles se représentent.
Parce que des obstacles pourraient bel et bien survenir, n’est-ce pas ?
Qu’en pensez-vous ?
Y a-t-il des questions importantes que nous n’avons pas mentionnées ? Dites-le-nous dans les commentaires. Nous vous recommandons également de consulter notre liste de questions à poser aux clients lors de la phase de découverte d’un projet.
Écoutez plus de conseils de Joanna dans cet épisode de podcast !
Et si vous cherchez encore plus d’informations utiles, lisez cet article : On a le pouvoir : comment les chefs de projet digitaux influencent les modes de travail
