4 Superpouvoirs que les Chefs de Projet N’ont Pas et Ce Dont Vous Avez Vraiment Besoin
Au cours des huit dernières années, j'ai enseigné un cours d’introduction à la gestion de projet dans une université locale du Sud-Ouest de l’Ontario.
Lors du premier cours de chaque semestre, je pose généralement deux questions aux étudiants :
- Avez-vous de l'expérience en gestion de projet ?
- Selon vous, que fait un chef de projet ?
Étant donné que la tranche d’âge moyenne de mes étudiants se situe généralement entre 20 et 23 ans, il n’est pas surprenant que la majorité n’ait pas d’expérience « officielle » en gestion de projet, même s’ils ont déjà réalisé certaines tâches liées à la gestion de projet, comme organiser un planning pour un emploi à temps partiel dans un fast-food, ou planifier une collecte de fonds pour une association à but non lucratif.
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Les réponses que j’obtiens à la question n°2 ressemblent souvent à : « Ils gèrent des projets » ou « volent des ‘choses’ pour finir les projets ». Parfois, des étudiants sont honnêtes et répondent : « Je ne sais pas vraiment ce que fait un chef de projet, mais j’espère l’apprendre dans ce cours ».
Le fait que mes étudiants ne sachent souvent pas quel est le rôle d’un chef de projet dans un projet n’a rien d’étonnant, compte tenu du stade académique et professionnel auquel beaucoup d’entre eux se trouvent.
Ce qui est parfois plus surprenant, c’est le manque de sensibilisation occasionnel de la part de parties prenantes (parfois même des commanditaires ou des clients) quant au rôle du chef de projet et aux compétences qu’il apporte. Et il s’agit pourtant de professionnels qui sont probablement plus expérimentés dans ces environnements que mes étudiants universitaires.
En tant que chef de projet, vous ne disposez peut-être pas d’un semestre de 12 semaines pour coacher vos parties prenantes sur les compétences d’un chef de projet et leur rôle. Vous devrez peut-être adopter une approche plus tactique.
Dans cet article, j’explorerai quelques compétences que les chefs de projet devraient posséder (et celles que les gens supposent qu’ils possèdent) et pourquoi il est important de partager avec les parties prenantes la valeur de ces compétences.
La communication est essentielle (la télépathie, beaucoup moins)
La gestion de projet n’est pas une activité que l’on mène de façon isolée. En fait, selon Adrienne Watt, « Il s’avère que 90 % du temps d’un chef de projet est consacré à la communication ».
La communication sur un projet peut prendre de nombreuses formes. Au-delà de l’envoi de rapports de statuts officiels ou de l’écoute des membres de l’équipe projet, le chef de projet peut aussi devoir poser des questions. Ces questions peuvent parfois être délicates ou gênantes, mais dans la plupart des cas, il s’agit d’obtenir les informations nécessaires pour faire avancer l’équipe.
Il est intéressant de constater que les parties prenantes ne s’en rendent pas toujours compte. Elles peuvent percevoir les questions d’un chef de projet comme intrusives ou agaçantes. Ils peuvent aussi se demander : « Pourquoi le chef de projet ne sait-il pas cela ? »
Malheureusement, les chefs de projet ne sont pas devins. Parfois, le chef de projet devra communiquer avec les parties prenantes et engager la conversation pour obtenir les informations nécessaires.
Poser des questions et dialoguer permet non seulement d’obtenir des informations utiles à l’équipe, mais également de créer des liens au sein des parties prenantes du projet.
Que devez-vous faire ?
Aussi tentant que cela puisse paraître, les chefs de projet n’ont pas la capacité de lire dans une boule de cristal, ni de deviner les pensées des parties prenantes. Ce n’est malheureusement pas une compétence qu’ont les chefs de projet (ni personne d’autre !).
Toutefois, développer des compétences en communication écrite et orale et pratiquer l’écoute active aidera les chefs de projet et leurs équipes à surmonter les obstacles et les difficultés qui pourraient se présenter.
L’argent ne pousse pas vraiment sur les arbres
Quand j’étais enfant, mes parents me disaient souvent : « L’argent ne pousse pas sur les arbres ». Ce conseil m’a aidé à développer de bonnes habitudes de gestion d’argent dès l’enfance.
Même si, à cinq ans, je ne comprenais probablement pas le concept de budget, j’avais déjà bien compris que l’argent n’était pas une ressource infinie ou inépuisable qui apparaissait comme par magie.
Avançons jusqu’à l’âge adulte. Je suis dans un supermarché local et, à ma surprise (et pour mon plus grand plaisir), je tombe sur de nombreuses plantes et fleurs en pot, dont une petite plante appelée « arbre à argent » !
Tellement amusé(e), j’ai pris en photo ce fameux « arbre à argent » magique, et je l’ai envoyée à mes parents, en leur écrivant : « Je crois que vous me devez des excuses : apparemment, l’argent pousse bel et bien sur les arbres ! »
Cette situation m’a fait penser que c’est parfois ce que les parties prenantes imaginent : lorsque le budget d’un projet est en danger et que les finances sont serrées, le chef de projet peut soi-disant faire apparaître de l’argent comme par magie.
Si le budget du projet est à risque, et que des compromis sur la portée et le calendrier ne sont pas envisageables, peut-être que le chef de projet pourrait aller cueillir un peu d'argent sur son « arbre à billets » ?
Ce que vous devez faire
Aussi sympathique qu’un arbre à billets (ou même une forêt entière) puisse sembler, ce n’est malheureusement pas la réalité. Les chefs de projet doivent être capables d’estimer précisément les coûts, d’élaborer un budget et de suivre ces coûts lorsque l’équipe exécute un projet.
Si la tendance montre que le budget d’un projet va dépasser le montant approuvé, le chef de projet doit rechercher des moyens d’y remédier sans porter préjudice à la portée, la qualité ou au calendrier du projet. Les options peuvent inclure :
- Utiliser du matériel, des matériaux et/ou des ressources moins onéreux
- Vérifier si les coûts peuvent être répartis avec d’autres projets au sein d’un programme ou d’un portefeuille.
Finalement, mes parents avaient raison… l’argent ne pousse pas sur les arbres ! Et tout comme pour vos finances personnelles, il faut bien gérer le budget d’un projet.
Désolé, pas de vaisseaux manipulateurs du temps ici
Je ne suis pas un énorme fan du genre science-fiction, mais je dois admettre que j’aime la série britannique Dr. Who. « Le Docteur », comme on appelle le personnage principal, peut manipuler le temps et voyager dans le passé. Un talent incroyable à avoir.
Imaginez que vous travaillez sur un projet et que vous êtes en retard sur le planning. Ne serait-il pas formidable de pouvoir appuyer sur le bouton « pause » pour permettre à l’équipe de rattraper son retard, tout en respectant l’échéance ?
Plutôt que de participer à une réunion Zoom pour revoir le planning, ne serait-il pas fantastique de pouvoir sauter dans notre vaisseau spatial pour se donner plus de temps ?
Ce que vous devriez faire
Malheureusement, nous, humains, n’avons pas la possibilité de mettre le temps en pause, de revenir en arrière ou de « créer » du temps supplémentaire si nos projets prennent du retard.
Si nos projets risquent de ne pas respecter la date de livraison prévue, les chefs de projet doivent envisager d’utiliser des techniques de compression du planning et des leviers d’optimisation du calendrier.
Des options telles que le crashing ou le lissage des ressources sont des outils à la disposition d’un chef de projet, sans qu’il soit nécessaire de demander un délai supplémentaire à un commanditaire ou à un client (ce qui peut être impossible).
En fin de compte, le temps est une ressource précieuse que nous ne pouvons pas nous permettre de mal gérer. Contrairement à une ressource matérielle, comme le matériel informatique, nous ne pouvons tout simplement pas créer du temps supplémentaire. Cependant, cela ne veut pas dire qu’un chef de projet ne peut pas être créatif et innovant pour exploiter au mieux le temps dont il dispose.
Il est toujours judicieux de fixer des attentes réalistes avec les parties prenantes d’un projet lors de la phase d’initiation et de planification. Si le calendrier d’un projet n’est pas réaliste, le chef de projet devrait le signaler au plus tôt.
Pas de ressources rondes dans des trous carrés de projet
Savoir qui et ce dont vous avez besoin pour réaliser votre projet est une activité généralement effectuée au début du projet. Que vous utilisiez une méthode en cascade ou un cadre de livraison agile, la planification des ressources pour les personnes dont vous aurez besoin dans votre projet est très importante afin de vous assurer de disposer d'une équipe ayant les bonnes compétences et connaissances.
Aussi bien que nous essayions de planifier, il peut arriver au cours d’un projet que vous découvriez que vous n’avez pas assez de ressources ou pas le bon type de ressources pour atteindre les objectifs du projet.
Il y a plusieurs projets, je me suis retrouvé dans une situation où nous avons déterminé, plus tard dans un projet agile, que nous avions besoin d'un designer UX dans l'équipe. Suite à des retours reçus lors d'une démonstration avec le client, une refonte d'une fonctionnalité s’est avérée nécessaire. Pas de problème, n’est-ce pas ? Impliquons notre designer UX et avançons.
Un petit problème : nous n'avions pas de designer UX dans l'équipe projet à ce moment-là. Il ou elle n'était en contrat que pour quelques sprints plus tôt dans le projet, lorsque nous avions anticipé du travail de conception et collaboré avec le client sur l’expérience utilisateur.
Pour intégrer les retours du client, nous devions « emprunter » un designer UX d’un autre projet de l’organisation ou essayer de recontacter notre designer contractuel. Après avoir présenté ces options, le client a demandé : « Vous avez des gens dans l’équipe, non ? L’un d’eux ne peut-il pas le faire ? »
Lorsque j’ai expliqué que l’équipe actuelle était composée de développeurs logiciels et de testeurs QA, le client a reposé la question : « Eh bien, l’un d’eux ne peut-il pas le faire ? C’est tout technique, non ? »
Comment devriez-vous répondre à ce type de question ?
Ce qu’il faut faire
La réponse devrait être du type « en réalité non, malheureusement, un chef de projet ne peut pas transformer ni métamorphoser un développeur logiciel en designer UX. »
De la même façon, un chef de projet ne peut pas se métamorphoser et transformer instantanément un rédacteur technique en stratège de contenu pour réseaux sociaux ou en toute autre personne pouvant manquer à l’équipe projet.
On ne peut pas faire rentrer une pièce carrée dans un trou rond. S’il y a des lacunes dans les compétences de l’équipe projet, le chef de projet pourrait :
- Regarder si d’autres personnes dans l’organisation possèdent les compétences ou connaissances nécessaires et peuvent aider temporairement sur le projet
- Vérifier s’il reste de l’argent dans le budget du projet et du temps dans le planning pour recruter quelqu’un en externe afin de combler la lacune
Une autre option qu’un chef de projet peut envisager (ce qui devra être analysé avec soin par rapport à l’échéancier et au plan de qualité du projet) est de former un membre de l’équipe afin qu’il assume une tâche précise.
Selon la tâche, le calendrier et si cela s’avère être une option réaliste, il est toujours appréciable d’offrir aux membres de l’équipe une opportunité d’apprendre et de se développer tout en travaillant sur un projet.
Le leadership de projet est aussi un super-pouvoir !
La gestion de projet est complexe et les chefs de projet apportent de nombreuses compétences à une équipe. Les compétences fondamentales sont la communication, la gestion du budget, du temps et la gestion des ressources.
En collaborant et en définissant des attentes réalistes avec les parties prenantes sur le rôle que le chef de projet jouera, on peut éviter certains malentendus. Même si ce serait génial d’avoir des super-pouvoirs comme lire dans les pensées ou faire pousser de l’argent, savoir diriger une équipe pour livrer un projet qui dépasse les attentes du client est aussi un super-pouvoir formidable. L’avantage ici, c’est que vous pouvez suivre des cours de gestion des parties prenantes pour progresser dans la direction de projet sous le regard de nombreux intervenants.
Lisez notre étude sur les compétences en gestion de projet les plus recherchées ici.
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