Comment débuter en gestion de projet : 3 conseils d’experts
Comme beaucoup des meilleurs chefs de projet que je connais, mon passage dans cette profession s'est fait par hasard et presque accidentellement. Mais, après plus de dix ans d’expérience en gestion de projet et des millions de dollars de budgets gérés, je pense qu’il est temps de revendiquer ce titre d’experte.
À un moment donné en 2013, j’ai commencé à être conviée à des réunions pour un projet très important que mon entreprise venait de lancer. Il s’agissait de déployer un nouveau CRM pour une équipe de vente internationale. Je ne connaissais pas grand-chose à la gestion de projet ni à la manière de gérer les attentes des parties prenantes dans un environnement aussi complexe.
Les années suivantes relevaient un peu du système « nager ou couler », mais cette expérience a réellement ancré ma passion pour la gestion de projet. Alors que certains jours ressemblaient plus à couler qu’à nager, les retours étaient constants : j’étais plutôt douée dans ce domaine. J’avais hâte d’en apprendre davantage et de devenir une meilleure cheffe de projet.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Aujourd’hui, ce que je préfère, c’est aider ceux qui envisagent la gestion de projet comme future carrière à se lancer ou, au moins, à emprunter la bonne voie.
Comment démarrer dans la gestion de projet
J’aimerais pouvoir vous dire qu’il suffit de choisir un projet et de le mener pour commencer, mais il n’est pas aussi simple de décrocher un poste en gestion de projet. Donc, si tel est votre objectif, voici quelques mesures à prendre dès maintenant pour décrocher votre premier emploi de chef de projet.
1. Trouvez des moyens de mettre en pratique les compétences de gestion de projet dans votre rôle actuel
Si vous avez déjà organisé une fête d’anniversaire, choisi un logiciel personnel de gestion de tâches comme Todoist, ou préparé une présentation, vous avez déjà fait de la gestion de projet. Un projet (défini par le Project Management Institute) est une initiative temporaire entreprise pour créer un produit, un service ou un résultat unique.
Alors, si vous souhaitez devenir chef de projet, cherchez des occasions de pratiquer la gestion de projet dans votre travail actuel.
Par exemple, si vous travaillez en marketing et que votre équipe cherche un nouvel outil de gestion des tâches, proposez-vous pour mener le projet. Vous pourrez peut-être recueillir les besoins, collaborer avec les parties prenantes pour faire un choix, planifier le déploiement du nouvel outil auprès de l'équipe, et même gérer le budget du projet.
C’est aussi le moment idéal pour tester des outils gratuits. Ces plateformes proposent souvent des formules gratuites généreuses et peuvent vous aider, vous et vos collègues, à organiser, assigner et suivre les tâches sans accroc. Vous gagnerez ainsi une expérience concrète de la gestion de projets grâce à des outils professionnels, sans investissement préalable.
Peu importe le type de poste que vous occupez aujourd'hui, il y a probablement une occasion de piloter un projet. Saisir ces opportunités au fur et à mesure vous aidera à développer certaines compétences et à voir si la carrière de chef de projet est faite pour vous.
2. Commencez à réseauter avec des chefs de projet accomplis
Lorsque vous débutez dans la gestion de projet, élargir votre réseau peut être bénéfique. Commencez par solliciter des entretiens d'information auprès de chefs de projet confirmés.
Votre demande ne devrait pas excéder 20 à 30 minutes pour un entretien d’information. Demandez-leur comment ils sont arrivés à la gestion de projet, quels types de projets ils gèrent, et quelles compétences ils jugent nécessaires. Vous pouvez aussi leur demander des conseils ou recommandations pour intégrer leur domaine de la gestion de projet.
Vous ne pensez connaître personne dans ce domaine ? Essayez LinkedIn pour rechercher des chefs de projet dans les secteurs d’activité qui vous inspirent. Vous ignorez quels secteurs pourraient vous convenir ? Prenez rendez-vous avec des chefs de projet de divers horizons.
Presque tous les secteurs, de l’alimentation aux soins de santé, ont besoin de chefs de projet. Et comme nous nous concentrons sur les projets numériques ici, je précise qu’il y en a dans pratiquement tous les domaines.
Une excellente façon de rencontrer d’autres chefs de projet est de les suivre sur les réseaux sociaux, ou encore grâce à une adhésion DPM, où vous pouvez réseauter avec des centaines d'autres chefs de projet, participer à des événements en direct (ou organiser les vôtres), et accéder à des ressources pédagogiques précieuses.
3. Investissez dans la formation en gestion de projet
Ce conseil ne signifie pas que vous devez dépenser une fortune dans des formations ou préparations aux certifications de gestion de projet dès le départ. Pensez à des cours gratuits ou peu coûteux, comme Kickoff du PMI (gratuit), les vidéos que vous trouverez ici sur The DPM, ou encore les cours proposés sur LinkedIn Learning ou Udemy.
Ce cours vise à vous aider à acquérir une base solide et à vous sentir enthousiaste à l'idée d'occuper un futur poste de chef de projet. Au fur et à mesure que vous progressez dans votre carrière et gagnez en expérience, vous pouvez continuer à investir dans la formation et l'apprentissage, ou encore obtenir des certifications en gestion de projet.
La certification CAPM (Certified Associate in Project Management), la PMP (Project Management Professional), Prince2, ou les certifications en gestion de projet agile sont populaires selon votre secteur d’activité et la méthodologie de gestion de projets de votre entreprise.
La plupart de ces certifications requièrent de l’expérience, il n’est donc pas indispensable de commencer à les préparer dès maintenant. Cependant, vous pouvez jeter un œil à ces certifications en gestion de projet pour débutants, dont beaucoup ne nécessitent aucune expérience préalable.
Peut-on (ou Doit-on) Apprendre la Gestion de Projet en Autodidacte ?
Cela peut sembler une opinion un peu tranchée, mais je crois que même si vous pouvez apprendre la gestion de projet en autodidacte, vous ne devriez pas le faire. Il existe un grand nombre de chefs de projet expérimentés qui offrent leur soutien et des formations aux aspirants chefs de projet.
Même si la pratique rend parfait, faites-vous une faveur : apprenez auprès des professionnels. Cela vous permettra de réduire la courbe d’apprentissage et d’éviter certaines erreurs de débutant – celles que nous avons tous commises et qui sont particulièrement frustrantes.
Par exemple, lors de mon premier poste en agence en tant que chef de projet inexpérimenté, nous avions une réunion avec un client et nous avons légèrement modifié le cadrage du projet. Je n’avais pas réalisé l’ampleur des modifications, car c’était le directeur général de mon agence qui dirigeait la réunion.
Ce que je n’ai pas fait, c’est d’envoyer un compte rendu de la réunion résumant les prochaines étapes et d’émettre un ordre de changement à faire signer au client. Je venais d’un poste en interne et ces changements étaient assez courants pour moi, avec peu (voire beaucoup moins) de documentation requise.
Comme tout chef de projet chevronné s’y attendrait, le souvenir qu’avait le client de la réunion était très différent du nôtre, et sans documentation adaptée, parvenir à une résolution fut plus compliqué que nécessaire.
Ainsi, même s’il y a beaucoup d’aspects de la gestion de projet que vous pouvez apprendre par vous-même et que vous assimilerez sur le terrain, je pense qu’un enseignement formel et le mentorat de personnes expérimentées sont la meilleure voie à suivre.
Que faire si vous n’avez aucune expérience en gestion de projet
Premièrement, comme nous l’avons déjà évoqué, si vous avez déjà organisé un anniversaire ou un voyage, vous possédez déjà une certaine expérience en gestion de projet ou, du moins, des compétences très transférables. Mais si vous n’avez aucune expérience formelle dans un contexte professionnel, il est tout à fait possible de vous orienter vers un poste en gestion de projet avec de la planification et une vraie passion pour ce métier.
Si vous n’avez pas pu vous porter volontaire pour piloter des projets dans votre poste actuel, envisagez de vous investir auprès d’une association ou d’une organisation à but non lucratif. Ces structures ont souvent besoin de mettre en place de la gestion de projet pour les organisations à but non lucratif et pourraient accepter de vous confier bénévolement la gestion d’un ou deux projets pour vous permettre de développer vos compétences et votre portfolio de gestion de projet.
Si vous choisissez cette voie, il est tout à fait normal de demander une lettre de recommandation ou une recommandation LinkedIn à partager, afin que de futurs employeurs puissent constater votre approche du travail et ce que vous avez appris.
Une autre façon de devenir chef de projet sans expérience consiste à envisager des postes proches de la gestion de projet. Recherchez des intitulés comme coordinateur de projet, administrateur ou des postes en début de parcours dans l’administration ou les opérations. Ce conseil s’adresse surtout aux personnes ayant peu d’expérience professionnelle globale, car ces rôles ont tendance à être moins bien rémunérés que les postes de chef de projet.
Cependant, si vous pouvez vous permettre de baisser temporairement votre salaire ou si vous occupez actuellement un poste où vous êtes sous-payé, cela peut être un raccourci vers un meilleur salaire d’ici quelques années, au fur et à mesure que vous gagnez en expérience et en capacité de démarrer un nouveau poste de chef de projet avec succès.
Six compétences à acquérir en gestion de projet
Si vous souhaitez devenir chef de projet, il existe de nombreuses compétences en gestion de projet à maîtriser, qu’il s’agisse de créer des plans de projet, de gérer des équipes, de faire des reportings sur l’état d’avancement ou de suivre le budget. Si certains de ces aspects sont nouveaux pour vous, pas de panique : nous avons tous été débutants un jour.
1. Gestion des personnes
Les projets sont réalisés par des personnes pour des personnes. Ainsi, si vous souhaitez devenir chef de projet, vous devez apprendre à gérer les personnes. Et non, il ne s'agit pas seulement de répartir le travail et de planifier des points de contrôle. Un bon chef de projet agit comme soutien et porte-parole pour les membres de l'équipe et peut aider les parties prenantes à gérer leurs attentes.
Par exemple, si vous êtes un chef de projet qui supervise des équipes travaillant sur plusieurs projets (y compris avec d'autres chefs de projet), il vous arrivera peut-être de remarquer un membre de l'équipe particulièrement stressé. Vous creusez un peu plus pour découvrir que cette personne est assignée à trois des plus grands projets de l'entreprise, tous avec des échéances prévues la semaine prochaine.
Elle brûle la chandelle par les deux bouts pour trouver les concepts créatifs nécessaires à chaque projet, mais vous voyez bien que cela commence à avoir des répercussions. En tant que chef de projet, il vous faudra peut-être intervenir pour lui enseigner des techniques de gestion du temps, re-prioriser certains travaux ou voir si vous pouvez repousser une des échéances afin de lui accorder un peu de répit.
À l'inverse, si vous avez un développeur au sein de l'un de vos projets qui sous-performe gravement, le client et l'équipe projet l'ont remarqué et vous devez agir pour résoudre la situation. Vous pourriez débuter par prendre ce membre de l'équipe à part et recueillir son point de vue sur ce qui se passe.
Peut-être partage-t-il avec vous qu'il a moins d'expérience sur ce type de travail, ou que le travail en lui-même va bien mais qu'il éprouve des difficultés à communiquer avec l'équipe et le commanditaire du projet. Dans tous les cas, en tant que chef de projet, vous devrez faire appel à vos compétences en résolution de problèmes et en leadership pour aider cette personne à revenir sur la bonne voie.
2. Gestion des tâches
Un élément clé de la gestion de projet est de découper un ensemble de travaux en tâches plus petites et plus faciles à gérer, puis de créer le planning du projet afin que chaque membre de l'équipe sache sur quoi travailler. Il faut de la pratique et certaines compétences pour savoir segmenter le travail en tâches et sous-tâches pertinentes et les organiser dans le bon ordre.
Par exemple, lorsque vous gérez le projet d'un nouveau site Internet, il faudra diviser les tâches de conception de façon à ce que le client ou les parties prenantes clés aient suffisamment de contexte pour examiner les maquettes et donner leur avis. Présenter un échantillon trop restreint de maquettes risque d'entraîner ultérieurement une reprise des travaux, à mesure que les parties prenantes visualisent mieux à quoi ressemblera leur site final.
Une autre compétence essentielle lorsqu’on attribue des tâches consiste à fournir aux membres de l'équipe projet toutes les informations nécessaires pour mener la tâche à son terme. Pour notre projet de site, cela pourrait consister à regrouper toute charte graphique, polices favorites, images approuvées, puis collaborer avec l'équipe pour produire l'arborescence finale ainsi que quelques maquettes filaires avant que les designers ne commencent leur travail.
3. Gestion budgétaire
Veiller à ce que votre équipe respecte le nombre d'heures estimé dans le plan de projet et que tous les coûts de licences, matériel ou logiciels soient bien pris en compte fait partie de votre fiche de poste de chef de projet. Et même si cela peut sembler simple, des besoins imprévus surgissent souvent au fil des projets.
Imaginons que vous gérez un projet de développement logiciel sur-mesure et que votre designer UI démissionne alors que vous n'en êtes qu'au quart du projet. Que faites-vous ? Quel impact cela a-t-il sur votre budget projet ?
En tant que chef de projet, vous devrez collaborer avec votre équipe de direction (responsable UI/Opérations) pour définir la suite. Il est peu probable que le travail puisse être complètement mis en pause le temps de recruter un remplaçant.
Vous pouvez soit répartir la charge de travail sur un autre designer UI, soit embaucher un prestataire externe pour assurer la transition (via un logiciel d’agence de recrutement par exemple). Cette dernière option aura probablement plus d'impact sur votre budget que la première—et il vous faudra sans doute en discuter avec d'autres personnes dans votre organisation.
4. Gestion des risques
Le rôle du chef de projet est d'anticiper tout ce qui pourrait poser problème lors d'un projet. Contrairement à d'autres « compétences techniques » que nous avons évoquées, il s’agit ici d’une compétence « douce » qui s’affine avec le temps et la pratique.
Certains risques sont aisément identifiables dès le départ. Une planification trop serrée, un budget insuffisant ou une mauvaise allocation des ressources seront souvent visibles même pour un chef de projet débutant.
Qu’en est-il des risques plus subtils qui entourent un projet ? Comme des membres d’équipe impliqués sur trop de projets en même temps ? Une saturation technologique et des lacunes dans le partage d’informations parce que l’état d’avancement et la communication sont suivis dans trois applications différentes ? Ou bien une partie prenante réputée pour revenir constamment sur des décisions déjà validées ?
Ce sont autant de risques que vous pourriez rencontrer lors d’un projet. Le temps, l'expérience, et quelques collègues prêts à jouer les « boîtes à idées » vous aideront à surmonter ces écueils, voire à les anticiper ou mieux les maîtriser.
5. Documentation
Une bonne tenue documentaire représente une part importante du travail de gestion de projet. Un chef de projet IT, par exemple, peut conserver une documentation sur l’infrastructure du site web d’une entreprise et les technologies utilisées, afin que lorsque le moment sera venu de procéder à des mises à jour ou des améliorations, on ait une trace claire de ce qui a été fait et des exigences à respecter.
Dans les projets agiles, qui accordent plus d'importance aux personnes qu'aux processus et tendent à alléger la documentation, un backlog produit solide avec des exigences claires peut aider le product owner (avec le soutien du scrum master) lors du raffinement du backlog et du processus consistant à ajouter des fonctionnalités au prochain sprint lors de la réunion de planification de sprint.
Quel que soit le type de chef de projet que vous souhaitez devenir, la documentation sera une compétence importante à maîtriser. Vous devrez consigner les modifications apportées au budget, au planning ou au périmètre, l’état actuel du projet, ainsi que les prochaines étapes ou les éléments attendus d'un client ou d'un acteur clé.
La documentation peut aider les chefs de projet à responsabiliser les membres de l'équipe et les parties prenantes ; elle aide aussi l’équipe projet à garder en mémoire les décisions prises et, tout aussi important, les raisons pour lesquelles elles l'ont été.
6. Communication
En tant que chef de projet, vous devez avoir d’excellentes compétences en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral. Vous devez aussi savoir quelles informations partager avec chaque niveau d’interlocuteurs.
Alors que les membres de votre équipe projet ont besoin de connaître tous les détails pour pouvoir se coordonner et accomplir les tâches et projets, le sponsor du projet et d'autres hauts responsables auront besoin d’une communication plus stratégique et globale sur l’avancement du projet.
Par exemple, si le projet a consommé 27 % de son budget mais n'est achevé qu'à environ 13 %, vous devrez l'indiquer à votre équipe projet pour voir s'il y a quelque chose à ajuster afin de remettre le projet sur les rails et le terminer dans le budget alloué.
Mais lorsqu’il s’agit des parties prenantes du projet et du sponsor exécutif, la discussion doit être différente. Dans ce cas, vous pourriez mettre en avant l’impact métier et ce qui a conduit à une dépense du budget plus rapide que l’avancement du travail.
Vous souhaiterez peut-être aussi aborder cette réunion avec un plan de gestion de projet révisé et des solutions proposées.
Quatre livres de gestion de projet à lire
Si vous êtes encore en pleine réflexion sur une carrière dans la gestion de projet, voici quelques livres de gestion de projet pour débutants à envisager d’ajouter à votre liste de lecture :
- La gestion de projet pour le chef de projet non officiel : Un titre FranklinCovey : Cette ressource est idéale pour toute personne qui découvre la gestion de projets ou à qui l’on a confié la gestion de projets sans porter le titre officiel ou détenir la certification de chef de projet.
- Guide PMBOK 7e édition : Si vous envisagez d’obtenir la certification CAPM ou PMP, le guide PMBOK doit figurer sur votre liste de lecture car il vous sera nécessaire pour préparer l’examen et apprendre la méthodologie PMI de gestion de projet.
- Réussir l’Agilité : Si votre organisation ou votre intérêt porte sur la gestion de projets en méthodologie agile, ce livre de gestion de projet agile est indispensable pour maîtriser tous les ressorts de l’agilité en gestion de projet.
- Le parcours du chef de projet : Votre projet en 90 jours par Jeremiah R. Hammon, Jr., PMP : Ce livre sur la gestion de projet n’est pas seulement une bonne lecture, mais : « Le parcours du chef de projet n’est pas simplement un livre ; il s’agit d’un parcours transformateur qui fera de vous un acteur principal de votre propre réussite. Que vous soyez débutant ou que vous souhaitiez perfectionner vos compétences en gestion de projet, ce carnet d’exercices interactif haute performance est votre guide ultime. »
Nos évaluateurs analysent les produits de façon indépendante. Les clics peuvent nous rapporter une commission, ce qui soutient notre publication. Découvrez comment nous restons transparents.
Devenir chef de projet, c’est beaucoup de travail mais cela offre de belles récompenses
Tout changement de carrière peut s’avérer difficile, mais parce que la gestion de projet touche à tant d’aspects d’un travail, de la planification financière à la communication efficace en passant par la réflexion stratégique, ce domaine peut être particulièrement exigeant.
Vous devrez également utiliser de nombreux outils moins familiers, comme les logiciels de gestion de projet, des feuilles d’estimation, et même des rapports d’avancement ou diverses formes de reporting. Ceux-ci peuvent être intégrés à vos outils ou exister séparément sur Excel ou Google Drive.
Mais ce travail acharné portera ses fruits, et vous serez récompensé par une carrière durable et une rémunération compétitive. Les chefs de projet expérimentés (en particulier ceux qui possèdent des diplômes avancés et des certifications en gestion de projet, tels qu’un master en gestion de projet) peuvent facilement gagner un salaire de gestion de projet à six chiffres dans de nombreuses régions du monde.
