Työnkulun kartoittaminen: prosessi ja 3 asiantuntijan parasta käytäntöä

Mitä työnkulkuprosessin kartoittaminen tarkoittaa?

Työnkulkuprosessin kartoittaminen esittää visuaalisesti, miten ihmiset etenevät työssään organisaation sisällä – sitä kutsutaan joskus myös liiketoimintaprosessien kartoittamiseksi. Älä kuitenkaan anna nimen hämätä; työnkulut ja prosessit ovat hyvin erilaisia asioita.

Työnkulut keskittyvät tietyn toiminnon tehtävien järjestykseen, kun taas prosessit kattavat laajemmat, alusta loppuun ulottuvat toiminnot. Työnkulkuprosessin kartoittaminen auttaa selkeyttämään näitä eroja kuvaamalla sekä tehtävätason työnkulkuja että laajempia liiketoimintaprosesseja.

Se on kuin laatisit suunnitelman, joka havainnollistaa, miten kukin työnkulun tehtävä liittyy seuraavaan. Tarkoituksena on varmistaa, että kaikki mukautuvat tilanteeseen ja ymmärtävät oman roolinsa toiminnan tehokkuuden ja asiakkaiden tyytyväisyyden ylläpitämisessä.

Kartoittamalla työnkulut saat kokonaiskuvan siitä, miten organisaatiosi eri osat liittyvät toisiinsa, voit tunnistaa työnkulun optimointimahdollisuuksia ja varmistaa kaiken sujuvan saumattomasti myös silloin, kun esiin nousee hallinnastasi riippumattomia ongelmia.

Yksinkertainen esimerkki työnkulusta

Tässä on yksinkertainen esimerkki työnkulusta työntekijän kulujen ilmoittamiseen ja korvaamiseen.

1. Kulujen ilmoittaminen: Työntekijä täyttää kuluilmoituslomakkeen, jossa eritellään liiketoimintaan liittyvien toimintojen aikana syntyneet kulut.
2. Tarkistus ja hyväksyntä: Työntekijän esihenkilö tarkistaa kulut varmistaakseen niiden olevan käytäntöjen ja budjettien mukaisia. Jos kaikki on kunnossa, hän hyväksyy kulut korvattaviksi.
3. Kirjanpidon tarkistus: Hyväksytyt kulut toimitetaan kirjanpito-osastolle. Kirjanpitäjät tarkistavat niiden oikeellisuuden ja varmistavat niiden vastaavan budjettivarauksia.
4. Maksun käsittely: Kun kulut on tarkistettu, kirjanpito-osasto käsittelee työntekijälle maksettavan kulukorvauksen.
5. Kirjanpito: Kulukorvaustapahtumasta pidetään kirjaa tarkastusta ja raportointia varten.

Työnkulun kartoittamisen edut

Tutustutaan työnkulun kartoittamisen etuihin:

1. Parhaiden käytäntöjen määrittäminen: Määrittelemällä selkeästi, mikä toimii yrityksesi kannalta parhaiten, ja jakamalla vastuut työnkulun kartoittaminen varmistaa, että asiakkaat ja työntekijät saavat yhdenmukaisen ja luotettavan kokemuksen.
2. Operatiivisen erinomaisuuden tukeminen: Työnkulun kartoittamisen avulla organisaatiot voivat tunnistaa tehottomuuksia ja sujuvoittaa työnkulkuja, mikä parantaa tiimin jäsenten tuottavuutta.
3. Liiketoiminnan digitalisoinnin helpottaminen: Pystyt paikantamaan alueet, joilla manuaaliset tehtävät voidaan automatisoida, mikä parantaa työnkulun tehokkuutta ja tuottaa kustannussäästöjä. Se tarjoaa etenemissuunnitelman työnkulkujesi digitalisointiin ja tuo esiin innovoinnin sekä teknologisen työnkulkujen integroinnin mahdollisuuksia.
4. Perehdytyksen yksinkertaistaminen: Hyvin dokumentoidut prosessit sujuvoittavat uusien työntekijöiden tai asiakkaiden perehdytystä. He pystyvät nopeasti omaksumaan roolinsa ja vastuunsa sekä osallistumaan tiimin tai projektin toimintaan heti.
5. Jatkuvan parantamisen mahdollistaminen: Käyttämällä visuaalisia työnkulkuja voit tunnistaa kehityskohteita ja tehdä asteittaisia muutoksia ajan mittaan. Tämä edistää jatkuvan prosessien parantamisen kulttuuria ja vauhdittaa innovointia sekä kasvua organisaatiossasi.

Työnkulkukarttojen tyypit

Erilaisia työnkulkukaavioita on monia. Yksinkertaisista vuokaaviotyypeistä uimaratakaavioihin ja jopa projektinhallinnan Gantt-kaavioihin, jokainen tarjoaa ainutlaatuisen tavan visualisoida liiketoimintaprosesseja. Tässä on muutamia esimerkkejä prosessien kartoittamisesta.

Ajatuskartta on hyvä lähtökohta ideointiin, erityisesti luovissa työnkuluissa. Sen avulla tehtävät voi luokitella liiketoiminta-alueen tai ryhmän mukaan, ja sitä kutsutaan myös luovaksi tai epälineaariseksi kartaksi.

Vuokaaviot ovat yleisimmin käytetty kartoitustekniikka. Niissä esitetään projektinhallinnan työnkulkuprosessin erilliset vaiheet peräkkäisessä järjestyksessä käyttäen määriteltyjä prosessikartoituksen symboleja (kuten alla olevassa kaaviossa).

Uimaratakaaviot jakavat vuokaavion ”uimaratoihin”, joista kukin edustaa prosessiin osallistuvaa eri osastoa, roolia tai tahoa.

Tätä kaaviota käytetään yksilöllisten vastuualueiden selkeyttämiseen ja vastuiden tehokkaan siirtämisen helpottamiseen.

Arvovirtakuvaus keskittyy tehottomuuksien tunnistamiseen ja poistamiseen, jotta voit parantaa tuottavuutta ja tuottaa enemmän arvoa asiakkaille. Arvovirtakuvauksiin sisältyy yleensä lisätietoja, kuten jaksoaika, läpimenoaika ja prosessimittarit.

Lue lisää työnkulunhallinnan tyypeistä täältä.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Työnkulun kartoitusprosessi

Näin luot liiketoimintaprosessisi ja työnkulkusi.

1. Määritä kartoitettava asia ja siihen osallistuvat sidosryhmät

Määrittele työnkulkukartan laajuus selkeästi tunnistamalla uusi prosessi, nykyinen prosessi tai järjestelmän kulku, jonka haluat kartoittaa. Ymmärrä prosessin rajat ja ne erityiset tavoitteet, jotka haluat saavuttaa työnkulun suunnitteluharjoituksella.

Tunnista prosessiin osallistuvat keskeiset sidosryhmät, mukaan lukien henkilöt, jotka suorittavat vaiheet, tuottavat syötteitä tai vastaanottavat tuotoksia. Ota nämä sidosryhmät mukaan palautteen keräämiseksi ja näkemysten sisällyttämiseksi prosessiin.

2. Valitse työnkulkukartan tyyppi

Miten valitset oikean työnkulkukarttatyypin? Ota huomioon seuraavat seikat:

• Arvioi prosessisi monimutkaisuus. Onko se suoraviivainen vai monivaiheinen? 
• Määritä tarvittava yksityiskohtien taso, jotta jokainen vaihe/tehtävä voidaan kuvata tarkasti.
• Tunnista työnkulkukartan kohdeyleisö — ovatko he tiimin jäseniä, sidosryhmiä vai ulkopuolisia tahoja? Voit mukauttaa prosessikartan heidän ymmärrystasonsa mukaiseksi, mikä on ratkaisevan tärkeää tehokkaan viestinnän kannalta.
• Selkeytä työnkulun kartoituksen erityiset tavoitteet. Pyritkö sujuvoittamaan prosesseja, parantamaan yhteistyötä vai tunnistamaan pullonkauloja?

Vinkki

Suosittelen ottamaan käyttöön iteratiivisen lähestymistavan työnkulun kartan suunnitteluun. Aloita olennaisesta esityksestä ja lisää siihen vähitellen yksityiskohtia tai vivahteita. Näin varmistat, että lopullinen työnkulun kartta kuvaa prosessia tarkasti ja palvelee sille asetettua tarkoitusta.

 

Aloita esimerkiksi prosessin yleisluontoisesta kuvauksesta ja lisää jokaisella iteraatiokierroksella yksityiskohtia varmistaen, että kartta pysyy tarkkana ja hyödyllisenä.

3. Luettele vaiheet, alavaiheet, syötteet ja tuotokset

Käytä tässä vaiheessa valitsemiasi ohjelmistotyökaluja manuaalisen työn vähentämiseksi. Työkalut helpottavat huomattavasti kohteiden säätämistä ja siirtämistä sekä suhteiden ja vastuiden kartoittamista.

1. Luettele ylätason vaiheet: Nämä ovat tärkeimmät toiminnot tai virstanpylväät, jotka on suoritettava halutun lopputuloksen saavuttamiseksi. Esimerkiksi selvitys, prosessin luonnostelu, tarkistus ja palaute, dokumentointi sekä koulutus ja käyttöönotto
2. Jaa vaiheet alavaiheiksi: Jaa kukin vaihe pienemmiksi ja yksityiskohtaisemmiksi alavaiheiksi. Jatka prosessin pilkkomista, kunnes saavutat hallittavan ja käytännön toimien perustaksi soveltuvan yksityiskohtaisuuden tason. Esimerkiksi:
   1. Selvitys
      1. Haastattelut
      2. Sidosryhmien tunnistaminen
      3. Dokumenttien tarkistus
      4. Markkinatrendien analyysi
      5. jne.
   2. Prosessin luonnostelu
      1. Valitse työkalu
      2. Valitse prosessin vuokaaviotyyppi
      3. Kartoita alkuperäinen prosessi
      4. Nosta esiin puutteet, riskit ja puuttuvat roolit
      5. jne.
   3. Tarkistus ja palaute
      1. Lähetä sidosryhmille tarkistettavaksi
      2. Dokumentoi palaute
      3. Syötä päivitykset alkuperäiseen prosessikarttaan
      4. jne.
3. Tunnista ja dokumentoi syötteet ja tuotokset: Tunnista tehtävän suorittamiseen tarvittavat syötteet ja kunkin vaiheen ja alavaiheen tuottamat tuotokset. 
   • Syötteet ovat resursseja, tietoja tai materiaaleja, joita vaiheen suorittamiseen tarvitaan.
   • Tuotokset ovat vaiheen tuottamia tuloksia tai toimitettavia tuotoksia. 
   • Dokumentoi kuhunkin vaiheeseen ja alavaiheeseen liittyvät syötteet ja tuotokset. Kuvaa tarkasti syötteiden ja tuotosten luonne sekä se, miten niitä käytetään tai tuotetaan prosessin aikana.
   • Esimerkiksi haastattelujen syötteitä ovat haastattelukysymykset sekä sidosryhmien aikataulu ja saatavuus. Tuotoksia ovat sidosryhmiltä kerätyt näkemykset.

4. Järjestä kaikki vaiheet ja luo kartta

Järjestä vaiheet ja alavaiheet peräkkäiseen järjestykseen valitsemassasi prosessinkartoitustyökalussa prosessin ajallista etenemistä seuraten. Käytä nuolia tai yhdysviivoja osoittamaan prosessin eteneminen vaiheesta toiseen ja opettele vuokaavion tekeminen, jotta käytät siihen oikeita symboleja. Sen jälkeen:

1. Kartoita suhteet ja määritä omistajat: Kartoita vaiheiden, alavaiheiden, syötteiden ja tuotosten väliset suhteet sekä niiden omistajat. Osoita tietojen tai materiaalien kulku prosessin eri osien välillä yhdysviivoilla tai nuolilla ja kartoita riippuvuudet työnkulussa.
2. Ota rinnakkaiset toiminnot huomioon: Useita vaiheita tai tehtäviä voidaan suorittaa rinnakkain. Tunnista nämä toiminnot prosessissa ja esitä ne työnkulun kartassa vastaavalla tavalla. Käytä haarautuvia polkuja tai rinnakkaisia viivoja osoittamaan rinnakkaiset toiminnot.

3. Lisää päätöspisteet: Tunnista päätöspisteet, joissa on mahdollista edetä eri polkuja tai saavuttaa erilaisia lopputuloksia. Päätöksentekovuokaavio on tässä erityisen hyödyllinen, sillä sen avulla jokainen ehto ja sitä vastaava lopputulos voidaan esittää selkeästi ja loogisesti.
4. Kartoita syötteet ja tulosteet: Tee yhteistyötä prosessinomistajien, osallistujien ja asiakkaiden kanssa aivoriihessä. Näin voit kerätä ja järjestää heidän ideansa. Käytä SIPOC-kehystä (toimittajat, syötteet, prosessit, tulosteet ja asiakkaat) kunkin vaiheen tärkeimpien syötteiden ja tulosteiden määrittämiseen. Dokumentoi nämä syötteet ja tulosteet työnkulun prosessikarttaan kontekstin ja selkeyden lisäämiseksi.

5. Kerää palautetta ja kehitä

Tarkista ja vahvista kartan tarkkuus ja kattavuus sekä tee tarvittavat muutokset selkeyden ja tehokkuuden parantamiseksi.

1. Tarkista ja vahvista: Tutki työnkulkukarttaa huolellisesti varmistaaksesi vaiheiden oikean järjestyksen ja loogisen etenemisen. Vahvista se sidosryhmien tai aihealueen asiantuntijoiden kanssa tarkkuuden ja kattavuuden varmistamiseksi.
2. Kehitä ja paranna: Tarkista ja päivitä karttaa jatkuvasti, huomioi palaute ja tee tarvittavat muutokset.

Työnkulun kartoittamisen työkalut

Tarjolla on useita intuitiivisia työnkulkuohjelmistoalustoja, joiden avulla voit visualisoida työnkulun jokaisen vaiheen, luoda tuottavuutta parantavia yksityiskohtaisia työnkulkuja ja tehostaa toimintaa kokonaisuudessaan.

Kun valitset työnkulkukaavio-ohjelmistoa, sinun kannattaa ottaa huomioon esimerkiksi seuraavat asiat, kuten Camunda tai jokin sen vaihtoehdoista:

1. Integrointi muiden järjestelmien kanssa
2. Mukautettavuus ja joustavuus
3. Tietojen analysointi- ja visualisointiominaisuudet
4. Skaalautuvuus ja suorituskyky

Usein löydät myös omalle toimialallesi tarkoitettuja työkaluja, kuten rakennusalan työnkulkuohjelmiston.

Ilmaiset työkaluvaihtoehdot

Näissä työkaluissa on yleensä ilmainen perustaso, jos olet vasta aloittamassa etkä voi perustella täyden paketin alustan kustannuksia.

1. Miro on monipuolinen verkkopohjainen valkotaulualusta, joka tukee muun muassa työnkulkukaavioiden luomista. Se tarjoaa tekoälyä hyödyntävän vuokaavioiden luontityökalun sekä yhteistyöominaisuuksia, kuten reaaliaikaisen muokkauksen, kommentoinnin ja videoneuvottelujen integroinnin, joita voidaan käyttää monialaisissa tiimeissä työskenneltäessä.
2. Lucidchart on joustava vuokaavio-ohjelmisto, jonka avulla käyttäjät voivat luoda työnkulkukarttoja. Se tarjoaa laajan valikoiman muotoja, malleja ja yhteistyötoimintoja sekä integroituu Microsoft Officeen ja Google Workspaceen. 
3. Google Drawings on Google Workspace -ohjelmistopakettiin kuuluva ilmainen verkkopohjainen työkalu. Vaikka siinä saattaa olla vähemmän ominaisuuksia kuin erityisissä kaavioiden luontityökaluissa, sen avulla voidaan silti luoda perusmuotoisia työnkulkuja muotojen, viivojen ja tekstin avulla.
4. Cacoo tarjoaa rajoitetuilla ominaisuuksilla varustetun ilmaispaketin, jonka avulla käyttäjät voivat luoda enintään 6 kaaviota. Se tarjoaa helppokäyttöisen käyttöliittymän, erilaisia muotoja ja prosessikarttamalleja sekä yhteistyötyökaluja tiimiprojekteihin.
5. Diagrams.net (aiemmin draw.io) on ilmainen avoimen lähdekoodin kaavioiden luontityökalu, jossa on helppokäyttöinen käyttöliittymä ja laaja valikoima ominaisuuksia, kuten työnkulkujen kartoittaminen. Sitä voidaan käyttää verkossa tai offline-tilassa, ja se tukee integrointia useiden pilvitallennusalustojen kanssa.

Asiantuntijan vinkki

Jos olet osa pientä tiimiä, sinun pitäisi voida hyödyntää jotakin toisen osaston työkalua, josta maksat jo valmiiksi, tai voit valita ilmaisen verkkopohjaisen kartoitustyökalun. Monissa niistä on malleja ja olennaisia toimintoja karttojen luomiseen, tai niissä on ilmainen perustaso, joka saattaa riittää pienemmän yrityksen tarpeisiin.

Avoimen lähdekoodin työnkulkuohjelmisto on usein toinen kustannustehokas vaihtoehto, joka tarjoaa tehokkaat toiminnot ja mukautettavuuden yksilöllisiin tarpeisiisi.

Maksulliset työkaluvaihtoehdot

Jos sinulla on siihen budjettia, voit valita myös muita työnkulkujen kaavio-ohjelmistoja . Tässä on muutamia vaihtoehtoja, joihin kannattaa tutustua:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Lucidchart — Sopii parhaiten yhteistyöhön perustuviin kaavioihin
2. 2. Miro — Paras toimialakohtaisiin työnkulkumalleihin
3. 3. Qntrl — Paras liiketoimintaprosessien automatisointiin
4. 4. FigJam — Paras yli 300 valmiiseen malliin
5. 5. Process Street — Paras vedä ja pudota -työnkulkukaavioihin
6. 6. Visio — Sopii parhaiten organisaatioiden visualisointiin
7. 7. Camunda Platform — Sopii parhaiten ihmisten ja järjestelmien prosesseihin
8. 8. SmartDraw — Paras automaattiseen kaavioiden muotoiluun
9. 9. Pneumatic Workflow — Sopii parhaiten työnkulkumallien rakentamiseen
10. 10. ClickCharts — Parhaiten monipuoliseen kaavioiden piirtämiseen

Tekoälyä hyödyntävät työkaluvaihtoehdot

Tekoäly ei ole katoamassa mihinkään, joten mikset hyödyntäisi sitä työnkulkujen kartoittamisen helpottamiseksi ja antaisi teknologian tehdä analyysityön puolestasi?  

Tärkeä huomautus työkalujen tekoälyominaisuuksista

Tutkittuani erilaisia tekoälyominaisuuksia sisältäviä työnkulkutyökaluja ja kokeiltuani niitä käytännössä tajusin, että useimmilla työkaluilla on rajoituksia. Tekoälyominaisuuksia on edelleen kehitettävä ja parannettava, jotta niihin voidaan luottaa yksinään, etenkin jos käytät työkalua, jossa tekoäly on vain pieni osa laajempaa kokonaisuutta.

1. Flowster yksinkertaistaa liiketoimintaprosessien hallintaa tekoälyn avulla. Se hyödyntää innovatiivista teknologiaa ongelmien löytämiseen ja työnkulkujen parantamiseen. Tekoäly tarkistaa työnkulut ja luo sinulle kaaviot, mikä säästää aikaa ja vähentää manuaalista työtä.
2. Decisions—Workflow Manager mahdollistaa tekoälyn integroinnin organisaatiosi työnkulkuun. Tämä johtaa toimintojen automatisointiin ja tehokkuuden lisääntymiseen. Alustan sääntömoottorin avulla voit muuttaa liiketoimintalogiikkasi säännöiksi ja automatisoida päätöksiä. Prosessien louhinta auttaa käyttäjiä myös tunnistamaan ja korjaamaan ongelmia, jotta liiketoiminnan toimintaa voidaan edelleen tehostaa.

Vältettävät virheet

Vältä näitä yleisiä virheitä työnkulku- tai liiketoimintaprosessikaavioita luodessasi.

1. Liiallinen monimutkaisuus. Liian monimutkaiset kaaviot voivat selkeyttämisen sijaan hämmentää prosesseja.
2. Epämääräisyys tai yleisluontoisuus. Esitä kunkin prosessin vaiheet ja toiminnot täsmällisesti.
3. Asiaankuuluvien sidosryhmien osallistamatta jättäminen. Varmista, että kaikki olennaiset osapuolet osallistuvat, jotta voit kuvata prosessin tarkasti.
4. Palautteen sivuuttaminen voi johtaa optimointimahdollisuuksien huomaamatta jäämiseen.
5. Työnkulkukaavion päivittämättä jättäminen säännöllisesti muutosten huomioimiseksi ja sen pitämiseksi ajantasaisena. Muutoin käyttäjät noudattavat vanhentunutta prosessia, mikä voi johtaa sidosryhmien tai asiakkaiden kannalta epäjohdonmukaisempaan kokemukseen.
6. Kuvattavien asioiden tärkeysjärjestyksen laiminlyönti. Aseta tärkeimpien prosessien kuvaaminen etusijalle, jotta resurssit kohdennetaan tehokkaasti.
7. Johdonmukaisuuden puute. Luettavuuden ja ymmärrettävyyden parantamiseksi käytä kaaviossa johdonmukaisesti symboleja, terminologiaa ja muotoilua.

Asiantuntijan vinkit

Tässä on muutamia vinkkejä, joita olen oppinut vuosien aikana työnkulkuprosessien kaavioita rakentaessani.

1. Hanki työnkulkuusi tuore näkökulma

Esihenkilönä annan uuden työntekijän tehtäväksi liiketoimintaprosessin ja pyydän häntä kuvaamaan sen. Hän tapaa yrityksen työntekijöitä ja ryhmiä, seuraa muita työntekijöitä kyseisen liiketoimintaprosessin aikana ja kuvaa prosessin oppimansa perusteella.  

Näin hän oppii esittämällä kysymyksiä ja ymmärtämällä aidosti prosessiin liittyvät roolit ja tehtävät. Samalla saat uuden näkökulman siihen, miten prosessi ymmärretään ja miten se toimii. Jos olemme liian syvällä prosessissa, emme välttämättä huomaa siinä olevia puutteita tai tehostamismahdollisuuksia. 

2. Kuvaa useita skenaarioita

Kokeile luoda työnkulkukaaviosta useita versioita eri skenaarioiden tai käyttötapausten perusteella.

Tämä auttaa sidosryhmiä ymmärtämään, miten prosessi voi vaihdella eri olosuhteissa, ja valmistautumaan käsittelemään erilaisia tilanteita tehokkaasti. On kuitenkin yhtä tärkeää varmistaa heidän sitoutumisensa uuteen tai parannettuun työnkulkuun ja sen käyttöönotto.

3. Tee siitä visuaalisesti houkutteleva

Lisää visuaalisia elementtejä, kuten kuvakkeita, kuvituksia ja värikoodauksia, jotta työnkulkukaavio olisi visuaalisesti houkutteleva ja helppo ymmärtää. Tämä parantaa selkeyttä ja lisää sitoutumista.

Hanki lisää työnkulkujen kartoittamiseen liittyviä näkemyksiä

Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa jakaaksesi resursseja ja parhaita käytäntöjä? Liity yhteisön jäseneksi, saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa Slackissa.