Mitä työmäärän arviointi on: opas projektipäälliköille
Aika on rahaa: Tarkat aika- ja työmääräarviot antavat selkeämmän kuvan tarvittavista resursseista ja kustannuksista, joten voit varmistaa, että projektisi pysyy budjetissa.
Määritä laajuus oikein, varmista onnistuminen: Projektin laajuuden ymmärtäminen ehkäisee odottamattomia yllätyksiä, jotka voisivat suistaa projektin raiteiltaan, ja auttaa hallitsemaan resursseja tehokkaasti, jotta projekti valmistuu ajallaan.
Ohjelmisto mukaan: Ohjelmistotyökalut voivat auttaa laatimaan tarkempia arvioita ja vertaamaan niitä toteutuneisiin lukuihin koko projektin ajan sekä tekemään tarvittaessa muutoksia.
Kun projektisi tarvitseman ajan ja työmäärän arviot ovat tarkkoja, sinulla on parempi käsitys resursseista ja kustannuksista, joita tarvitset projektin toimittamiseen ajallaan, budjetin puitteissa ja laajuuden mukaisesti.
Tässä artikkelissa käsittelen työmäärän arviointia, sen tärkeyttä sekä yleisiä tekniikoita projektin suunnittelun parantamiseen, resurssien optimointiin ja tiimisi toimituskyvyn lisäämiseen.
Mitä työmäärän arviointi on?
Työmäärän arviointi on jäsennelty prosessi, jossa määritetään, kuinka paljon työmäärää (tunteina tai suhteessa muihin tehtäviin) tiimiltäsi vaaditaan projektin loppuun saattamiseen, projektin tavoitteiden saavuttamiseen ja kaikkien tuotosten toimittamiseen ajallaan ja budjetin puitteissa.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Se auttaa sinua ja tiimejäsi kohdentamaan ja hallitsemaan resursseja tehokkaasti sekä varmistamaan, että oikea määrä työvoimaa ja asiantuntemusta kohdennetaan tarvittavaan paikkaan oikeaan aikaan. Pystyt
laatimaan tarkempia talousennusteita, ehkäisemään kustannusten ylittymistä ja helpottamaan parempaa päätöksentekoa koko projektin elinkaaren ajan.
Työmäärän arviointi verrattuna ajan arviointiin
Työmäärän arviointi viittaa työhön, joka tiimisi on tehtävä tehtävän suorittamiseksi, ja se mitataan henkilötyötunteina tai henkilötyöpäivinä. Se keskittyy projektin toteuttamiseen tarvittavaan työhön tai työmäärään ottaen huomioon tiimin taidot ja asiantuntemuksen. Ajattele sitä laadullisena mittarina.
Ajan arvioinnissa puolestaan ennustetaan, kuinka kauan kunkin tehtävän suorittaminen kestää, mukaan lukien työmäärä sekä tekijät, kuten tuottavuus, resurssien saatavuus ja ulkoiset riippuvuudet. Tämä olisi määrällisempi arvio.
Miksi työmäärän arviointi on tärkeää?
Työmäärän arviointi on tärkeä resurssienhallinnan tekniikka, koska se vaikuttaa suoraan projektisi kokonaisonnistumiseen seuraavilla tavoilla.
- Se auttaa kohdentamaan resurssisi tehokkaasti. Se varmistaa, että jokaiseen projektivaiheeseen osoitetaan oikeat henkilöt ja asiantuntemus yksilöllisten vahvuuksien ja heikkouksien perusteella.
- Se edistää parempaa budjetointia. Voit laatia tarkempia talousennusteita ymmärtämällä jokaiseen tehtävään tarvittavan työmäärän.
- Se auttaa asettamaan realistisia aikatauluja ja välitavoitteita. Kun tiimisi ymmärtävät selkeästi tehtävään liittyvän työmäärän, ne voivat laatia saavutettavia aikatauluja, jotka vastaavat todellista työkuormaa.
Työmäärän arvioinnin vaikutus budjetointiin on merkittävä. Jos esimerkiksi arvioit projektisi vaativan 200 tuntia työtä ja tiimin jäsenten keskimääräinen tuntihinta on $50, projektin työvoimabudjetiksi voidaan asettaa $10,000.
Tämä taloudellinen selkeys on olennaista ulkoisille sidosryhmillesi, joiden on ymmärrettävä projektin kustannukset ennen kuin ne voivat hyväksyä projektin, sekä tiimillesi, jotta voit varmistaa pysyväsi budjetissa koko projektin ajan.
Yleisiä työmäärän arviointitekniikoita
Kun suunnittelet ja hallitset tehtäviä, saatat käyttää näiden työmäärän arviointitekniikoiden yhdistelmää.
Asiantuntija-arvio
Asiantuntija-arvio on laadullinen arviointitekniikka, jossa kerätään palautetta henkilöiltä, joilla on projektisi kannalta merkityksellistä kokemusta ja tietoa.
Heidän asiantuntemuksensa avulla voit parantaa arviointiprosessiasi, tehdä perustellumpia päätöksiä ja kerätä yksityiskohtaista tietoa, joka ei välttämättä käy ilmi historiallisista tiedoista tai määrällisistä menetelmistä.
Voit esimerkiksi pyytää insinööreiltä, arkkitehdeilta ja työnjohtajilta näkemyksiä rakennusprojektin eri vaiheiden odotetusta työmäärästä. Yhdistämällä heidän näkemyksensä voit laatia realistisemman arvion, jossa otetaan huomioon rakennusprosessin monimutkaisuudet ja haasteet. Rakennusprojektien hallintaan on myös runsaasti tekoälytyökaluja ja tekoälypohjaisia arviointiohjelmistoja, jotka voivat nopeuttaa tätä prosessia ja helpottaa sitä.
Analoginen arviointi
Analogisessa arvioinnissa työmäärän arvioimiseen käytetään aiempien samankaltaisten projektien kestoa tai kustannuksia. Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun uudesta projektista ei ole saatavilla yksityiskohtaista tietoa, mutta käytettävissä on runsaasti historiallista dataa.
Nykyisen projektin vertaaminen aiempiin kokemuksiin voi auttaa tekemään perustellumman arvion, ja se nopeuttaa projektin suunnittelu- ja arviointiprosessia tarjoamalla lähtökohdan.
Oletetaan esimerkiksi, että tehtäväksesi annetaan uuden tuotteen markkinointikampanjan käynnistäminen. Muistat, että aiemman tuotteen vastaavan kampanjan suunnittelu ja toteutus vei noin 200 tuntia. Voit käyttää tätä lähtökohtana ja tarkentaa arviota ottamalla huomioon projektin olennaiset yksityiskohdat (esimerkiksi sen, että uusi tuote on suunnattu eri kohderyhmälle).
Parametrinen estimointi
Parametrinen estimointi on kvantitatiivinen menetelmä, jossa projektin työmäärä arvioidaan historiallisten tietojen ja muiden muuttujien välisten tilastollisten suhteiden avulla.
Analysoit aiempia projekteja ja niihin liittyviä mittareita ja lasket sitten uuden projektin arvion valitsemiesi muuttujien perusteella. Tämä menetelmä toimii parhaiten silloin, kun samankaltaisia tehtäviä on suoritettu toistuvasti, ja sen avulla voit muodostaa arvioita empiirisen näytön eikä arvailun perusteella.
Oletetaan esimerkiksi, että työskentelet verkkokehitysyrityksessä, joka on saanut päätökseen useita projekteja.
Jos yhden verkkosivun kehittäminen vie keskimäärin 50 tuntia ja tehtäväksesi annetaan uuden kymmenensivuisen verkkosivuston luominen, voit käyttää näitä historiallisia tietoja arvioidaksesi kokonaistyömääräksi 500 tuntia (ja ottaa tarvittaessa huomioon myös muita muuttujia, kuten sen, mitä kehittäjiä käytät).
Kolmen pisteen estimointi
Kolmen pisteen estimointimenetelmässä tarkastellaan kunkin tehtävän osalta kolmea eri skenaariota: parhaan mahdollisen tilanteen skenaariota, huonoimman mahdollisen tilanteen skenaariota ja todennäköisintä skenaariota.
Tämän jälkeen lasket näiden kolmen datapisteen keskiarvon, jolloin saat arvion, jossa otetaan huomioon projektin toteutukseen liittyvä epävarmuus ja vaihtelu (ja olet paremmin valmistautunut sopeutumaan sekä huonoimman että parhaan mahdollisen tilanteen skenaarioon).
Oletetaan esimerkiksi, että tiimiäsi pyydetään kehittämään uusi ominaisuus olemassa olevaan ohjelmistosovellukseen. Arvioit, että tarvittava työmäärä on optimaalisissa olosuhteissa 10 tuntia, todennäköisimmässä skenaariossa 20 tuntia ja huonoimman mahdollisen tilanteen skenaariossa 35 tuntia. Lasket keskiarvoksi 18,33 tuntia.
Ylhäältä alas -estimointi
Ylhäältä alas -estimoinnissa käytettävissä oleva budjetti (oli se sitten sisäinen tai asiakkaalta saatu) jaetaan tehtävän työn kesken. Tämän perusteella voit määrittää, onko budjetti riittävä (ja pyytää tarvittaessa lisää).
Oletetaan esimerkiksi, että työskentelet ohjelmistokehitysprojektissa, jossa yrityksesi julkaisee uuden mobiilisovelluksen. Sinulle annetaan kuusi kuukautta aikaa ja 90,000 dollarin budjetti.
Kun alat jakaa budjettia, huomaat, että se riittää kattamaan vain noin kolme neljäsosaa suunnitellusta laajuudesta. Tämän jälkeen voit palata sidosryhmiesi luo ja pyytää lisää budjettia (tai mukauttaa aikataulua, laajuutta ja resursseja, jotta projekti voidaan toteuttaa).
Alhaalta ylös -estimointi
Alhaalta ylös -estimoinnissa projekti jaetaan pienempiin tehtäviin tai osiin ja kunkin tehtävän edellyttämä työmäärä arvioidaan erikseen. Tämän jälkeen pienemmät arviot lasketaan yhteen kokonaisarvion muodostamiseksi. Tämän menetelmän avulla voit luoda yksityiskohtaisia ja tarkkarajaisia arvioita, jotka voivat johtaa tarkempiin kokonaisvaltaisiin projektiarvioihin.
Verkkosivuston kehitysprojektissa voisit esimerkiksi jakaa projektin suunnittelu-, kehitys-, testaus- ja käyttöönottotehtäviin. Kukin tiimisi jäsen voi sitten antaa arvion hänelle osoitetusta työstä oman asiantuntemuksensa ja työmäärää koskevan ymmärryksensä perusteella.
Tämän jälkeen yhdistäisit heidän arvionsa koko projektin kattavaksi kokonaisarvioksi. Tämä myös kannustaa tiimin jäseniä ottamaan omistajuuden työstään, koska he ovat vastuussa arvioistaan.
Työmäärän estimoinnin haasteet
Työmäärän estimointiin liittyy monenlaisia haasteita, kuten seuraavat.
Luontainen epävarmuus
Sidosryhmät eivät usein ilmaise tarpeitaan täysin, mikä voi johtaa projektia koskeviin väärinkäsityksiin. Tästä voi seurata ketjureaktio – jos alustavat arviot perustuvat puutteellisiin tietoihin, myöhemmin projektin aikana voi ilmetä resurssien virheellistä kohdentamista ja projektin viivästymisiä.
Laadi selkeät ja kattavat projektivaatimukset heti alussa. Vaatimustyöpajat tai käyttäjätarinoiden kartoitus voivat auttaa varmistamaan, että sidosryhmillä on yhteinen näkemys, sekä vähentämään projektin laajuuden hallitsemattoman kasvun ja siihen liittyvien haasteiden riskiä.
Tiimin vaihteleva suorituskyky ja tuottavuus
Jokaisen tiimisi jäsenen taidot, kokemus ja työtavat voivat vaikuttaa merkittävästi siihen, kuinka kauan tehtävän suorittaminen kestää. Myös ulkoiset tekijät, kuten tiimin dynamiikka ja mieliala, voivat vaikuttaa.
Voit hallita tiimin tuottavuuden ja suorituskyvyn vaihtelua analysoimalla aiempien projektien historiallisia tietoja ja luomalla niiden pohjalta perustan tuleville arvioille. Tarkastelemalla, kuinka kauan vastaavien tehtävien suorittaminen kesti, voit arvioida odotettavissa olevan suorituskyvyn paremmin ja laatia realistisempia työmääräarvioita.
Työn monimutkaisuus
Projektit vaihtelevat monimutkaisuudeltaan – niissä voidaan käyttää uusia teknologioita tai tuntemattomia prosesseja, tai ne voivat edellyttää teknistä tietämystä, joka lisää projektiin liittyvää epävarmuutta. Jos alkuperäisissä arvioissasi ei oteta huomioon tämäntyyppistä monimutkaisuutta, projektin edetessä ilmenee merkittäviä viivästyksiä ja poikkeamia.
Jaa suuremmat tehtävät pienempiin ja helpommin hallittaviin kokonaisuuksiin – tämä auttaa lieventämään monimutkaisuuden vaikutuksia ja ymmärtämään projektia paremmin. Pystyt myös laatimaan tarkempia arvioita ja seuraamaan edistymistä täsmällisemmin.
Iteratiiviset menetelmät, kuten ketterät menetelmät, ovat myös joustavampia ja mahdollistavat vaihtelut ja mukautukset, kun projektin aikana saadaan lisää tietoa projektin elinkaaren edetessä.
Työmäärän arvioinnin parhaat käytännöt
Voit ratkaista haasteet ja arvioida työmäärän tehokkaasti noudattamalla näitä resurssienhallinnan parhaita käytäntöjä.
Ota käyttöön keskitetty tietovarasto
Luo jokaiselle toteuttamallesi projektille keskitetty tietovarasto, johon tallennat tiedot projektin laajuudesta, tiimin kokoonpanosta, kuhunkin vaiheeseen käytetystä ajasta ja opituista asioista. Voit käyttää näitä tietoja myöhemmin tulevien projektien arvioinnissa.
Sinun kannattaa myös kouluttaa ja kannustaa tiimejäsi dokumentoimaan työnsä johdonmukaisesti (ajanseurantaohjelmiston avulla), jotta tulevien arviointien luotettavuus paranee.
Arvioi tiimin taidot
Jokaisessa projektissa voi olla mukana eri tiimin jäseniä, joilla on erilaiset taidot, kokemukset ja motivaatiotasot.
Kun projektiisi osoitetaan uusi tiimi, arviointiprosessista voi tulla erityisen haastava, koska aiemmat suorituskykymittarit eivät välttämättä sovellu siihen suoraan. Tämä voi johtaa työmäärän aliarviointiin etenkin silloin, jos uuden tiimin jäsenillä ei ole aiempien tiimien kokemusta.
Arvioi perusteellisesti tiimin valmiudet ennen kuin sen jäsenet aloittavat projektin parissa työskentelyn. Arvioi yksittäisten jäsenten taidot, aiempi suorituskyky sekä heidän perehtyneisyytensä prosesseihisi ja käyttämääsi teknologiakokonaisuuteen. Keskustele esihenkilöiden kanssa tiimin jäsenten monipuolisesta kouluttamisesta, jotta he voivat jakaa tietoa ja auttaa toisiaan sopeutumaan haasteisiin.
Käytä iteratiivista lähestymistapaa arviointiin
Projektit kehittyvät usein asiakkaan muuttuvien vaatimusten, uusien teknologioiden ja toteutuksen aikana esiin tulevien ennalta arvaamattomien ongelmien vuoksi. Tämä arvaamattomuus voi tehdä tarkkojen arvioiden laatimisesta heti alussa erittäin vaikeaa.
Ota käyttöön iteratiivinen ja ketterä lähestymistapa arviointiin. Jaa projektit pienempiin, hallittaviin kokonaisuuksiin, tarkista arviot uudelleen kunkin iteraation lopussa ja mukauta niitä uuden tiedon ja muuttuvien vaatimusten perusteella. Tämä voi myös auttaa lieventämään riskejä ja parantamaan projektin kokonaistuloksia.
Työmäärän arvioinnin työkalut
Resurssienhallintatyökalut ovat paras tapa hallita työmäärän arvioinnin monimutkaisuutta. Niihin sisältyy ominaisuuksia, joiden avulla voit parantaa resurssienhallintaprosessejasi, arvioiden tarkkuutta ja tiimin jäsenten välistä yhteistyötä.
Etsi resurssienhallintaohjelmistosta nämä keskeiset ominaisuudet:
- Ajanseuranta
- Resurssien kohdentaminen
- Historiallisten tietojen analysointi
- Vertailumahdollisuudet
- Yhteistyöominaisuudet
- Keskitetty viestintä
- Projektinhallintatyökalut ja muut järjestelmäintegraatiot
- Visualisointityökalut
Tässä on listamme markkinoiden parhaista ohjelmistotyökaluista:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Mitä seuraavaksi?
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa Slackissa.
