9 projektinhallintamenetelmää yksinkertaisesti
Yhdistä menetelmiä sen sijaan, että käyttäisit vain yhtä: Ennakkoluulottomat projektipäälliköt yhdistelevät erilaisia menetelmiä sen sijaan, että pitäytyisivät yhdessä, mukautuvat projektin tarpeisiin ja parantavat projektin kokonaistehokkuutta.
Menetelmät: onnistumisen viitekehys: Projektinhallintamenetelmät tarjoavat säännöt ja käytännöt projektin loppuun saattamiseen. Ne vaihtelevat periaatteisiin perustuvista menetelmistä kokonaisvaltaisiin järjestelmiin.
Valitse viisaasti projektin parhaaksi: Tehokkaat strategiat perustuvat oikean menetelmän valintaan, mikä varmistaa sujuvan toteutuksen sovittamalla prosessit projektin ja asiakkaan tarpeisiin.
Projektinhallintamenetelmistä puhuttaessa niistä on yhtä paljon (ellei enemmänkin) mielipiteitä kuin varsinaisia menetelmiäkin – ja niitä on paljon.
Ennakkoluulottomat projektipäälliköt ja johtajat eivät pitäydy yhdessä menetelmässä. He perehtyvät moniin menetelmiin ja oppivat yhdistämään erilaisia käytäntöjä, jotta ne vastaavat projektin tarpeita.
Mitä projektinhallintamenetelmät ovat?
Projektinhallintamenetelmät ovat viitekehyksiä, jotka määrittelevät, miten työ tehdään projektin aikana tarjoamalla menettelytapoja, sääntöjä ja käytäntöjä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Menetelmän ei tarvitse olla täydellinen, kaikki osa-alueet kattava ”järjestelmä”, jotta sitä voidaan pitää menetelmänä.
- Jotkin projektinhallintamenetelmät määrittelevät vain periaatteita, kuten ketterä menetelmä.
- Toiset määrittelevät ”kaikki osa-alueet kattavan” menetelmäviitekehyksen, joka koostuu teemoista, periaatteista ja prosesseista, kuten PRINCE2.
- Jotkin ovat laaja standardien ja joidenkin prosessien kokonaisuus, kuten projektinhallinnan tietoperusta (PMBOK).
- Toiset, kuten Scrum-menetelmä, määrittelevät yksinkertaisesti prosesseja.
Vaikka tämä määritelmä on yksinkertaistava, se on realistisempi, sillä projektipäälliköt käyttävät asiakkaille ja projekteillemme räätälöityä yhdistelmää periaatteista, teemoista ja prosesseista. On myös tärkeää huomioida, miten projektinhallintaohjelmistot soveltuvat projektinhallintamenetelmiin.
9 suosituinta projektinhallintamenetelmää
Tässä osiossa esittelen joitakin suosituimmista projektinhallintamenetelmistä.
- Ketterä menetelmä
- Scrum
- Kanban
- Scrumban
- Lean
- Ääriohjelmointi (XP)
- Vesiputousmalli
- PRINCE2
- PMI:n PMBOK
Tehokkaat projektinhallintastrategiat varmistavat, että valitset projektin sujuvan toteutuksen kannalta sopivimman menetelmän.
1. Ketterä menetelmä: joustava ja iteratiivinen prosessi
Tosiasiassa ketterä projektinhallinta ei ole menetelmä vaan joukko ohjelmistokehityksen periaatteita. Kun sitoudut näihin ketteriin periaatteisiin (jotka on esitetty ketterän kehityksen manifestissa), sinun on edelleen määriteltävä noudatettavat prosessit.
Nämä ovat yleensä joustavia ja iteratiivisia suunnittelu- ja toteutusprosesseja, joissa tehtäviä suoritetaan ja mukautetaan tilanteen vaatimusten mukaan sen sijaan, että noudatettaisiin ennalta suunniteltua prosessia (toisin kuin vesiputousmallissa, jossa suunnittelu tehdään etukäteen).
Tiimit voivat vastata ennakoimattomuuteen asteittain etenevien, iteratiivisten työprosessien avulla sekä keskittyä mukautuvuuteen ja riittävään, jatkuvaan viestintään. Ketterät menetelmät ovat hyödyllisimpiä dynaamisissa ympäristöissä, kuten ohjelmistojen toimituksessa ja pelikehityksessä. Saatavilla on runsaasti ketteriä työkaluja, jotka soveltuvat hyvin ketteriin lähestymistapoihin.
2. Scrum: nopea toimitus pienen tiimin avulla
Scrum on suosittu ja yksinkertainen viitekehys ketteryyden periaatteiden käytäntöön soveltamiseen. Scrum on pikemminkin kevyt rakenne monimutkaisten projektien kehittämiseen ja ylläpitämiseen kuin varsinainen menetelmä.
Scrum määrittelee yksinkertaisen joukon rooleja (mukaan lukien Scrum-asiantuntijan rooli), Scrum-tapaamisiksi kutsuttuja kokouksia sekä työkaluja, joiden avulla arvokasta ja julkaistavaa toiminnallisuutta toimitetaan iteratiivisesti ja vaiheittain. Työ jaetaan ”sprinteiksi” eli 2–4 viikon kehityssykleiksi, joiden aikana tiimi työskentelee tehtäväjonossa olevien kohteiden parissa (tehtäväjono on kokoelma käyttäjätarinoita tai vaatimuksia, jotka tuotteen omistaja on priorisoinut).
Scrum suunniteltiin alun perin ohjelmistokehitykseen, eikä se sovellu sellaisenaan toimistomaailmaan. Sen sijaan monet toimistot ottavat käyttöön joitakin Scrumin käsitteitä – kuten päivittäiset tilannepalaverit, edistymisen demot ja sprinttien retrospektiivit – ja soveltavat niitä jonkinlaisessa hybridilähestymistavassa. Yleensä ne käyttävät Scrum-työkaluja projektin edistymisen ja toimitusten seuraamiseen.
3. Kanban: Keskeneräisen työn näkyvyyden lisääminen ja moniajon rajoittaminen
Kanban on projektinhallintamenetelmä, joka keskittyy tehokkuuden parantamiseen ja aikaiseen sekä usein tapahtuvaan julkaisemiseen yhteistyöhön perustuvan ja itseohjautuvan tiimin avulla. Scrumiin verrattuna se antaa vähemmän tarkkoja ohjeita.
Toyotan kehittämä Kanban-menetelmä on prosessiltaan kevyt, joustava eikä siinä ole ennalta määrättyjä rooleja. Se parantaa läpimenoa visualisoimalla ketterän työnkulun reaaliajassa, rajoittamalla keskeneräistä työtä, tekemällä prosessin näkyväksi ja arvioimalla jatkuvasti parannuskohteita. Kanbania käyttöön otettaessa projektipäälliköt esittävät tiimin työnkulun Kanban-taululla (taulu voi koostua valkotaululle kiinnitetyistä muistilapuista tai digitaalisista korteista, joissa käytetään Kanban-ohjelmistoa).
Kanban sopii hyvin työhön, jossa tarvitaan tasaista tuotosta, mutta jossa prioriteetit voivat muuttua, kuten tuotantoon, tukeen tai ylläpitoon. Ketterien toimistojen maailmassa se mukautuu paremmin muutoksiin, ja asiakkaat muuttavat jatkuvasti mielipidettään. Jos Scrum vaikuttaa liian jäykältä lähestymistavalta, mutta haluat ”toimia ketterästi”, Kanban on yksinkertaisempi vaihtoehto.
4. Scrumban: Rajoittaa keskeneräistä työtä ja lisää rakennetta ja prosesseja
Scrumban on suhteellisen uusi hybridi-projektinhallintamenetelmä, jossa yhdistyvät Scrumin ja Kanbanin lähestymistavat projektinhallintaan. Se yhdistää Kanbanin joustavuuden ja osan Scrumin rakenteesta luodakseen uuden tavan hallita projekteja.
Mahdollisesti rajoittavissa, ajallisesti rajatuissa sprinteissä työskentelyn sijaan Scrumban käyttää tarpeen mukaan tapahtuvan suunnittelun periaatetta tehtäväjonon täyttämiseen. Kanbanin tavoin tiimi ottaa tehtäviä käsiteltäväkseen ja määrittää niitä tekijöille sen mukaan, mitä se pystyy ottamaan hoitaakseen, ja rajoittaa keskeneräistä työtä. Näin kehitystiimi pysyy keskittyneenä käsillä olevaan tehtävään sen sijaan, että se huolehtisi siitä, mitä se sitoutui toimittamaan sprintin aikana.
Toisin kuin Kanban, Scrumban säilyttää päivittäisen Scrumin, mutta järjestää sprinttikatselmuksia ja retrospektiivejä vain tarvittaessa. Tiimi suunnittelee myös tarpeen mukaan. Scrumban on hyödyllinen tuotekehityksessä, jossa visio on epäselvä ja vaatimukset kehittyvät tai selkeää tiekarttaa ei ole. Se on hyödyllinen myös silloin, kun prosessiin kuuluu tuki- ja ylläpitotyötä.
5. Lean: Enemmän vähemmällä
Lean-menetelmä keskittyy tekemään enemmän vähemmällä. Se tunnistaa arvon ja maksimoi sen jatkuvan parantamisen ja hukan poistamisen avulla. Hukka ilmenee kolmena toimintahäiriönä.
- Muda tarkoittaa hukan poistamista: kaiken sellaisen poistamista, joka ei lopulta tuota asiakkaalle arvoa.
- Mura tarkoittaa vaihtelun poistamista: vakioprosessista poikkeamisen aiheuttaman ylimääräisen työn poistamista.
- Muri tarkoittaa ylikuormituksen poistamista: tiimin optimaalinen kapasiteetti on 60–70 %. Sen ylittäminen hidastaa kaikkea.
Lean-agile-projektinhallinnassa on kyse projektien sujuvan etenemisen optimoinnista teknologioiden, resurssien ja osastojen kautta asiakkaalle asti. Lean voi olla hyödyllinen ajattelutapa, kun tarkastelet projektien toimitusprosessia. Mieti, miten voit karsia kehitysprosessisi olennaiseen, joka tuottaa arvoa, ja poistaa turhan sekä perinteiden noudattamisen niiden itsensä vuoksi.
6. eXtreme-ohjelmointi: Kehitä vankasti ohjelmiston laadun varmistamiseksi
eXtreme-ohjelmointi (XP) määrittelee arvoja ja prosesseja ohjelmiston laadun parantamiseksi sekä varmistaa reagointikyvyn asiakkaiden muuttuviin vaatimuksiin. XP:n arvot muistuttavat Scrumin arvoja, ja ne keskittyvät yksinkertaisuuteen, viestintään, palautteeseen, kunnioitukseen ja rohkeuteen.
XP poikkeaa Scrumista siinä, että se määrittelee kehitysprojekteihin liittyviä sääntöjä eli ohjaavia prosesseja. Näihin sääntöihin kuuluvat muun muassa käyttäjätarinat, testivetoinen kehitys, pariohjelmointi ja jatkuva integraatio.
7. Vesiputousmalli: Budjetin, aikataulun ja laajuuden ennakoitavuus
Vesiputousmenetelmä, josta käytetään myös nimitystä ohjelmistokehityksen elinkaari (SDLC), on yksinkertainen peräkkäinen lähestymistapa, jossa perusteellisen suunnittelun avulla pyritään tekemään työ kerralla oikein. Tiimi suunnittelee työn yksityiskohtaisesti etukäteen ja toteuttaa sen sitten tiukassa järjestyksessä vaatimuksia noudattaen, jotta projekti voidaan toimittaa yhtenä (ja yleensä pitkänä) jaksona.
Projektitiimi määrittelee vaatimukset kokonaisuudessaan ennen työn aloittamista. Kun projektin toimeksiantaja hyväksyy projektisuunnitelman, sen muuttamiselle on vain vähän tilaa, ellei se ole ehdottoman välttämätöntä, ja muutokset edellyttävät yleensä muutospyyntöjä. Työ etenee tämän jälkeen peräkkäisten projektivaiheiden läpi ilman päällekkäisyyttä.
Kun jokin on kerran tehty, sen pohtimiseen, tarkistamiseen ja mukauttamiseen on vain vähän mahdollisuuksia, mutta vesiputousmenetelmä voi olla hyödyllinen ja ennakoitava lähestymistapa, jos vaatimukset ovat kiinteät, hyvin dokumentoidut ja selkeät, teknologia tunnetaan ja on kypsää ja projekti on lyhyt. Vesiputousmalli voi tarjota ennakoitavamman lopputuloksen budjetin, aikataulun ja laajuuden osalta, erityisesti jos käytät vesiputousprojektinhallintaohjelmistoa edistymisen suunnitteluun ja seurantaan.
8. PRINCE2: Selkeästi määritellyt prosessit suurille projekteille
PRINCE2 on prosessikeskeinen menetelmä, joka jakaa projektit useisiin vaiheisiin, joista jokaisella on omat suunnitelmansa ja noudatettavat prosessinsa. Menetelmä määrittelee jokaisen projektivaiheen syötteet ja tuotokset, joten mitään ei jätetä sattuman varaan. Lyhenne PRINCE2 tulee sanoista PRojektit IN Controlloiduissa Empäristöissä.
PRINCE2 on erittäin perusteellinen – se sopii erinomaisesti suurten, ennakoitavien yritysprojektien toteuttamiseen (lisätietoja yritysprojektien projektinhallintamenetelmistä täällä). Se selkeyttää, mitä toimitetaan, korostaa projektin toteuttamiskelpoisuutta, määrittelee roolit ja vastuut sekä tukee poikkeamien kautta johtamista.
Vaikka PRINCE2 on luultavasti liian monimutkainen käytettäväksi toimistoympäristössä (se kehitettiin IT-projekteja varten), sen painotus hyvän liiketoimintaperustelun laatimiseen, selkeiden roolien ja vastuiden määrittelyyn sekä muutosten ja riskien hallintaan tarjoaa hyödyllisiä näkökulmia omiin projekteihimme.
9. PMIn PMBOK: Hyödynnä parhaita käytäntöjä projektiesi optimointiin
Projektinhallintainstituutin PMBOK ei ole varsinainen menetelmä, vaan pikemminkin projektinhallinnan standardien, käytäntöjen, prosessien, parhaiden käytäntöjen, terminologian ja ohjeistusten viitekehys.
PMBOK viittaa projektinhallinnan viiteen prosessiryhmään (jotka tunnetaan myös nimellä projektin elinkaari): käynnistäminen, suunnittelu, toteutus, seuranta ja valvonta sekä päättäminen. Se kuvaa myös 49 projektinhallinnan prosessia, jotka se jakaa kymmeneen tietoalueeseen.
Sen parhaat käytännöt ovat hyödyllinen perusta, mutta jotta voisit toteuttaa sen menetelmänä, sinun on määritettävä, mitä prosesseja sovellat, milloin, kenen toimesta ja missä laajuudessa. Sinun on myös otettava huomioon organisaatiosi rakenne, hallintomalli ja työnkulut, jotta voit mukauttaa sen omiin erityisolosuhteisiisi. PMBOK ei toimi toimistoympäristössä sellaisenaan, mutta voit valita sen standardeista projektiisi sopivat osat.
3 yleisimmin käytettyä menetelmää
Toimistoissa kolme yleisimmin käytettyä menetelmää ovat yleensä ketterä menetelmä, Scrum ja Kanban (tai jokin hybridimenetelmä, jossa yhdistetään eri projektimenetelmien elementtejä).
Jos työskentelet jäykemmän rakenteen omaavalla toimialalla tai valtion organisaatiossa, saatat huomata, että perinteistä vesiputousmallia, PRINCE2:ta tai PMBOKia käytetään useammin, vaikka myös hybridimenetelmiä esiintyy.
Miten valita oikea projektinhallintamenetelmä
Oikean menetelmän valinta on tärkeää, koska se määrittää, miten työskentelemme. Se tarjoaa rakenteet, jotka ohjaavat meitä kohti projektin onnistumista tai epäonnistumista. Tässä on muutamia tekijöitä, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun päätät, mitä projektinhallintamenetelmää käytät projektissasi:
1. Projektin monimutkaisuus
Tähän kuuluvat itse projekti, asiakas, käytettävissä olevat resurssit ja muut projektin rajoitteet (mukaan lukien suhtautuminen muutoksiin ja riskeihin), aikataulu, projektinhallintatyökalut ja ihmiset. Luettele nämä tekijät ja luokittele ne yksinkertaisuuden tai monimutkaisuuden perusteella. Esimerkiksi logistiikkaprojektien päälliköt käsittelevät usein monimutkaisia, useiden toimittajien aikatauluja, kansainvälisiä kuljetussäännöksiä ja pilaantuvia tuotteita, minkä vuoksi menetelmän valinta on erityisen tärkeää.
2. Työympäristösi jäykkyys tai joustavuus
Jos työskentelet dynaamisessa ympäristössä, jossa ollaan valmiita kehittymään ja muuttumaan, ketterä menetelmä voi sopia sinulle hyvin. Jos työskentelet kiinteiden vaatimusten, aikataulujen ja budjettien puitteissa, vesiputousmalli tai jokin muu perinteinen projektinhallintastrategia voi olla sinulle sopivampi.
3. Mikä tuottaa eniten arvoa
Kysy itseltäsi, mikä tuottaa eniten arvoa asiakkaalle (tai sidosryhmälle tai loppukäyttäjälle). Jos asiakkaat esimerkiksi esittävät jatkuvasti pyyntöjä ja odottavat jatkuvia päivityksiä ja muutoksia, lyhyisiin jaksoihin perustuva iteratiivinen menetelmä tuottaa enemmän arvoa.
4. Yhdenmukaisuus organisaation tavoitteiden kanssa
Ohjaa projektimenetelmän valintaa käyttämällä niitä projektin tavoitteita tai projektin päämääriä, jotka olet jo laatinut tiimin tai organisaation kanssa. Menetelmiesi tulisi selvästikin olla keino tavoitteidesi saavuttamiseen – paras menetelmä on se, joka ohjaa sinut kohti strategisia tavoitteitasi suorimmin, suurimmilla hyödyillä ja vähäisimmillä kielteisillä vaikutuksilla.
5. Yhteensopivuus organisaation ja tiimin arvojen kanssa
Perehdy arvoihinne perusteellisesti. Tiimin jäsenet vastaavat valitsemasi menetelmän toteuttamisesta – älä unohda, että nämä tiimin jäsenet ovat ihmisiä, joilla on tapoja, mielipiteitä ja arvoja. Hyödynnä sidosryhmiesi ajattelu-, vuorovaikutus- ja työskentelytapoja sellaisen menetelmän rakentamisessa, joka sopii heille luontevasti.
Muita projektinhallintamenetelmiä
Edellä oleva projektinhallintamenetelmien luettelo ei suinkaan ole kattava – nämä ovat yksinkertaisesti yleisimpiä menetelmiä toimistojen projektinhallinnan maailmassa. Muita projektinhallinnan lähestymistapoja ovat:
Mukautuva projektikehysmenetelmä
Mukautuva projektikehysmenetelmä (APF) on suunniteltu projekteihin, joissa laajuus pysyy joustavana, mutta aika ja kustannukset ovat kiinteitä. Sen avulla tiimit voivat mukautua muuttuviin vaatimuksiin ja maksimoida liiketoiminta-arvon iteratiivisten syklien avulla.
Perinteisistä menetelmistä kehittynyt APF yhdistää ketterät ja iteratiiviset periaatteet. Se sopii aloille, joilla tarpeet muuttuvat, kuten ohjelmistokehitykseen, markkinointiin ja tutkimukseen.
APF:n soveltamisessa tiimien tulisi keskittyä vaiheittaiseen toimitukseen, ylläpitää avointa viestintää ja arvioida prioriteetit uudelleen. Säännölliset laajuuden tarkistukset varmistavat yhdenmukaisuuden liiketoiminnan tarpeiden kanssa.
Six Sigma
Six Sigma parantaa liiketoimintaprosesseja poistamalla virheitä ja vähentämällä vaihtelua. Motorolan kehittämä ja myöhemmin General Electricin edistämä menetelmä käyttää tilastollisia työkaluja suorituskyvyn optimointiin. Se on arvokas tarkkuutta vaativilla aloilla, kuten tuotannossa, rahoituksessa ja terveydenhuollossa.
Six Sigma parantaa laatua ja asiakastyytyväisyyttä kahden viitekehyksen avulla: DMAIC (Määritä, Mittaa, Analysoi, Paranna, Ohjaa) olemassa olevien prosessien parantamiseen ja DMADV (Määritä, Mittaa, Analysoi, Suunnittele, Varmista) uusien prosessien suunnitteluun.
Onnistunut käyttöönotto edellyttää työntekijöiden koulutusta ja sertifiointia (keltainen, vihreä, musta tai mestari-musta vyö).
Lean Six Sigma
Lean Six Sigma tehostaa prosesseja vähentämällä hukkaa ja vaihtelua. Se yhdistää Lean-menetelmän hukan vähentämisen ja Six Sigman tilastollisen täsmällisyyden.
Hyötyihin kuuluvat tuottavuuden kasvu, kustannussäästöt ja laadun paraneminen. Tuotannossa syy-seurauskaavioiden ja ohjauskaavioiden kaltaiset työkalut auttavat poistamaan pullonkauloja ja vähentämään virheitä.
Tehokas käyttöönotto edellyttää DMAIC-koulutusta sekä keskittymistä jatkuvaan parantamiseen, data-analyysiin ja toimintojen väliseen yhteistyöhön.
Kriittisen polun menetelmä (CPM)
Kriittisen polun menetelmä (CPM) on projektin suunnittelutekniikka, joka määrittää tehtävien tehokkaimman suoritusjärjestyksen. DuPontin 1950-luvulla kehittämä menetelmä tunnistaa toisistaan riippuvien toimintojen pisimmän polun ja korostaa tehtäviä, joiden on pysyttävä aikataulussa.
Sen keskeinen hyöty on aikataulujen ja resurssien kohdentamisen optimointi. Rakentamisessa CPM auttaa johtajia aikatauluttamaan kriittisiä tehtäviä, kuten perustustöitä, ja samalla tunnistamaan tehtävät, joita voidaan siirtää myöhemmäksi.
CPM:n tehokasta käyttöä varten johtajien tulisi laatia työn ositus (WBS), kartoittaa riippuvuudet ja laskea tehtävien kestot.
Kriittisen ketjun projektinhallinta (CCPM)
Kriittisen ketjun projektinhallinta (CCPM) eroaa CPM:stä ottamalla resurssien saatavuuden huomioon tehtävien kestoja laskettaessa. Eliyahu Goldrattin 1990-luvulla kehittämä menetelmä varmistaa resurssien tehokkaan kohdentamisen pullonkaulojen estämiseksi.
CCPM vähentää moniajoon ja tehottomaan resurssien jakamiseen liittyviä viivästyksiä. Ohjelmistokehityksessä se auttaa kehittäjiä keskittymään yhteen tehtävään kerrallaan ja poistaa kontekstin vaihtamisesta aiheutuvat viiveet.
Ohjelmien arviointi- ja tarkastelutekniikka
PERT on aikataulutusmenetelmä, joka on suunniteltu hallitsemaan tehtävien kestoon liittyvää epävarmuutta (toisin kuin CPM, joka edellyttää varmuutta) . Yhdysvaltain laivaston 1950-luvulla puolustusprojekteja varten kehittämä menetelmä on hyödyllinen aikataulujen arvioinnissa tutkimuksessa, kehitystyössä, rakentamisessa ja innovaatioihin perustuvassa työssä (sitä voi käyttää myös yhdessä tekoälypohjaisen arviointiohjelmiston kanssa).
Keskeinen hyöty on aikataulujen vaihtelun huomioiminen. Ilmailu- ja avaruustekniikassa, jossa tehtäviin liittyy kokeellisia suunnitelmia, PERT-kaaviot tarjoavat jäsennellyt arviot erilaisille valmistumisskenaarioille – optimistiselle, todennäköisimmälle ja pessimistiselle.
PERT:n tehokasta käyttöä varten tiimien tulisi laatia verkkokaavio, laskea aika-arviot kolmen pisteen menetelmällä ja päivittää ennusteita työn edetessä.
Mitä seuraavaksi?
Hanki apua näiden menetelmien optimaaliseen hyödyntämiseen (ja opi projektinhallinnan perusteet!) asiaankuuluvassa, käytännönläheisessä ja asiantuntijavetoisessa koulutuksessa. Verkkopohjainen digitaalisen projektinhallinnan kurssimme tarjoaa asiantuntevaa opetusta, jotta voit johtaa tyytyväisiä tiimejä ja toteuttaa paljon arvoa tuottavia projekteja digitaalisessa maailmassa.
