Mikä on resurssienhallintasuunnitelma & miten sellainen laaditaan

• Saavutettavuus: Projektitiimin jäsenet sekä projekti- ja resurssipäälliköt voivat muokata ja päivittää resurssisuunnitelman osia.
• Läpinäkyvyys: Resurssienhallintasuunnitelmien avulla jokainen organisaation projektipäällikkö voi nähdä, mitä tapahtuu, ja aikatauluttaa resursseja muiden päälliköiden suunnitelmien ja omien tarpeidensa perusteella. Niitä käytetään myös esimerkiksi laitteiden sijainnin tai tiimin jäsenen tilanteen kaltaisten tietojen seuraamiseen.
• Tarkkuus: Projektinhallintasuunnitelmat ja resurssisuunnitelmat tulee päivittää reaaliaikaisesti, jotta projektipäälliköillä on päätöksiä tehdessään käytettävissään ajantasaiset ja tarkat tiedot.

Resurssienhallintasuunnitelman malli [Lataa]

Tämän kohdentamistaulukon avulla tiimin jäsenten tuntihintojen ja niihin liittyvien kustannusten seuraaminen on helppoa. Se on Google Sheets -muodossa, mutta voit halutessasi helposti tuoda siitä kopion Exceliin. Valitse ensin Tiedosto ja sitten joko "Tee kopio" tai "Lataa".

Mitä resurssienhallintasuunnitelmaan sisällytetään?

Nämä ovat resurssienhallintasuunnitelmaan sisällytettävät keskeiset osa-alueet:

1. Vastuiden määrittely

Määrittele selkeästi projektitiimin omistajuus, vastuut, hyväksynnät ja tuotokset. Monet tiimit käyttävät RACI-taulukkoa selventääkseen, kuka vastaa tehtävästä, kuka on siitä tilivelvollinen, ketä kuullaan ja kenelle tiedotetaan koko toimituksen ajan.

Työntekijät ja päälliköt voivat myös käyttää projektinhallintaohjelmistoa tietyn tehtävän keston arvioimiseen, tiettyjen roolien määrittämiseen ja hallittavan aikataulun laatimiseen.

2. Resurssiarviot

Arvioi projektin onnistuneeseen loppuunsaattamiseen tarvittavat henkilöt, aika, budjetti, työkalut ja taidot. Tähän kuuluu tiimin kapasiteetin arviointi, osaamisaukkojen tunnistaminen sekä sen määrittäminen, tarvitaanko lisärekrytointeja tai ulkoistamista.

Suosittelemme käyttämään resurssien aikataulutusohjelmistoa yhden tai useamman näistä osa-alueista, kuten tiimin kapasiteetin, taitojen ja työkalujen tai laitteiden, hallintaan.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Resurssienhallintakaaviot

Kesto- ja histogrammikaaviot auttavat sinua ja projektiryhmääsi hahmottamaan paremmin, miten suunnittelemiesi resurssien käyttö sopii aikatauluun. Histogrammit auttavat projektipäälliköitä havaitsemaan ja ratkaisemaan ylikohdentamiseen liittyviä ongelmia ennen kuin niistä tulee todellisia haasteita. Monet projektien aikataulutustyökalut yksinkertaistavat tätä prosessia tarjoamalla sisäänrakennettuja vaihtoehtoja resurssienhallintaraporttien ja -kaavioiden luomiseen.

4. Projektien riippuvuudet

Projektin riippuvuus syntyy, kun tiimin jäsen ei voi suorittaa tehtäviään ennen aiemman tehtävän valmistumista tai toisen resurssin vapautumista.

Resurssiriippuvuus syntyy, kun tehtävän suorittamiseen tarvitaan tietty tiimin jäsen, mutta tämä henkilö ei ole käytettävissä. Jos tehtävän voi suorittaa useampi tiimin jäsen, se ei ole resurssiriippuvainen.

5. Vaihtoehdot

Vaihtoehtoisten menetelmien, suunnitelmien ja teknologioiden valitseminen on aina tärkeää resurssienhallintasuunnitelmaa laadittaessa.

Useat vaihtoehdot voivat vaikuttaa myönteisesti kustannuksiin, aikatauluun ja projektin luotettavuuteen. Näitä vaihtoehtoisia lähestymistapoja voidaan tarkastella ja yhdistellä tehokkaimman resurssisuunnittelun saavuttamiseksi.

Miksi resurssienhallintasuunnitelmat ovat tärkeitä?

Resurssienhallinta on tärkeää seuraavista syistä:

1. Tarkemmat projektiaikataulut

Yksityiskohtaisen aikataulun sisällyttäminen auttaa poistamaan arvailun projektin aikataulusta ja tarjoaa tarkan projektiaikataulun, jonka avulla esihenkilöt ja tiimit voivat mitata virstanpylväitä ja projektin edistymistä. Tämä auttaa projektipäälliköitä asettamaan sidosryhmille ja asiakkaille suotuisat odotukset.

2. Työntekijöiden ja tiimin tyytyväisyyden lisääntyminen

Määrittämällä, kuinka paljon työtä työntekijä pystyy tekemään, projektipäälliköt voivat tehdä parempia ja strategisempia päätöksiä siitä, kuka osallistuu projektiin ja milloin. Tämä on keskeinen resurssienhallintataito, ja sen ansiosta tiimin jäsenten työkuormasta tulee realistisempi ja hallittavampi. Tiimin jäsenet voivat helposti kuormittua liikaa, aivan kuten resursseja voidaan käyttää liikaa. Tällä voi olla pitkäaikaisia seurauksia: työperäinen stressi voi vaikuttaa uneen, terveyteen ja yleiseen työtyytyväisyyteen.

Tehokkaan resurssienhallinnan avulla projektipäälliköt voivat paikantaa, mistä projektista puuttuu resursseja, ja arvioida paremmin, onko ”resurssipooli” riittävä vai pitäisikö palkata määräaikainen työntekijä.

3. Tarkat resurssiarviot

Resurssienhallintasuunnitelmat varmistavat, että yritykset käyttävät hallussaan olevia resursseja tehokkaasti ja luovat tasapainoisen työkuorman.

Hyvän resurssienhallintasuunnitelman avulla projektiarvioiden laatiminen helpottuu. Projektipäälliköt voivat eritellä, miten resurssit kohdennetaan niihin liittyvien kustannusten ja budjetin osalta ja laskea sitten kustannukset ja projektin katteet tarkemmin. Se voi myös auttaa heitä suunnittelemaan resurssit useille projekteille, jotka toteutetaan samanaikaisesti.

4. Projektin sujuvuuden paraneminen

Resurssienhallintasuunnitelma tarjoaa läpinäkyvää tietoa kaikille sidosryhmille, mikä parantaa vastuullisuutta ja pitää tiimin jäsenet ajan tasalla siitä, mitä he tekevät ja milloin. Tämä nopeuttaa siirtymiä projektin vaiheiden välillä.

5. Läpinäkyvyyden ja viestinnän paraneminen

Projektien resurssienhallintasuunnitelmat ratkaisevat joitakin resurssienhallinnan yleisimmistä haasteista, kuten:

• Resursseista kilpailevat projektit
• Roolien ja vastuiden puutteellinen viestintä
• Resurssien saatavuuden ja tarpeen välinen ristiriita heikon projektikapasiteetin suunnittelun vuoksi (joka eroaa resurssisuunnittelusta)

Resurssienhallintasuunnitelmien pitäminen kaikkien organisaation projektipäälliköiden ja tiimin jäsenten saatavilla varmistaa, että kaikilla on yleiskuva resurssien nykyisestä käytöstä ja että kaikki työskentelevät konfliktien ratkaisemiseksi samojen tietojen pohjalta.

Resurssienhallintasuunnitelman laatiminen

Noudata näitä keskeisiä vaiheita laatiessasi resurssienhallintasuunnitelmaa:

1. Määritä resurssitarpeet: Käy läpi projektin laajuus ja budjetti määrittääksesi, mitä henkilöitä, taitoja, työkaluja ja materiaaleja tarvitset työn onnistuneeseen suorittamiseen (esimerkiksi kehittäjiä, suunnittelijoita, urakoitsijoita tai laitteita).
2. Arvioi tiimin kapasiteetti: Tarkista, mitä tiimin jäsenet parhaillaan tekevät ja kuinka paljon heillä realistisesti on käytettävissä aikaa, ennen kuin osoitat heille uusia tehtäviä. resurssien ajoitustyökalu voi auttaa tunnistamaan konfliktit tai ylikuormituksen ajoissa.
3. Osoita resurssit: Yhdistä tehtävät tiimin jäseniin heidän käytettävyytensä, kokemuksensa ja taitojensa perusteella. Voit esimerkiksi antaa nuoremman suunnittelijan hoitaa tuotantotyön ja vanhemman suunnittelijan tarkistaa lopulliset tuotokset.
4. Arvioi työmäärä: Keskustele tiimisi kanssa aikatauluista, työkuormista ja tärkeimpien tehtävien tai tuotosten realistisista aika-arvioista (esimerkiksi siitä, kuinka monta tuntia suunnittelu-, laadunvarmistus- tai kehitystyöhön tarvitaan).
5. Seuraa työkuormia: Tarkista käyttöasteet säännöllisesti varmistaaksesi, ettei kukaan ole projektin aikana ylikuormitettu tai vajaakäytössä. Monet tiimit välttävät tiimin jäsenten aikatauluttamista 100 prosentin kapasiteetilla, jotta kokouksille, korjauksille ja odottamattomille töille jää tilaa.
6. Seuraa ja mukauta: Dokumentoi suunnitelmasi käyttämällä resurssienhallintaohjelmistoa tai kapasiteetin suunnitteluohjelmistoa, ja jatka sen päivittämistä projektin elinkaaren aikana prioriteettien, aikataulujen tai resurssien saatavuuden muuttuessa.

Esimerkkejä resurssienhallintasuunnitelmista

Resurssienhallintasuunnitelmat ovat erityisiä asiakirjoja, joita esiintyy monissa eri muodoissa, yleensä ohjelmistosovelluksessa tai Excel-asiakirjana.

Gantt-kaavion resurssisuunnitelma

Tältä resurssisuunnitelmasi voisi näyttää Gantt-kaaviona. Sen sijaan, että pystyakselilla olisi tehtävien nimet, käytät siinä tiimin jäsenten nimiä. Palkit kuvaavat, minkä tehtävien parissa tiimin jäsenet työskentelevät, yleensä päivinä mitattuna. Tutustu Gantt-kaavion projektisuunnitelmamalliimme, joka auttaa hahmottamaan koko projektisi aikajanan.

Taulukkolaskennan resurssisuunnitelma

Toinen esimerkki on alla oleva taulukkolaskenta. Tämä lähestymistapa muistuttaa malliosiossa ja muissa resurssien suunnittelumalleissa käyttämäämme kohdentamistaulukkoa. Tässä seuraat tiimin jäsenten työtunteja ja tuntihintoja, minkä ansiosta näet, miten etenet suhteessa budjettiin.

Tämä voi auttaa sinua päättämään, mitkä tiimin jäsenet työskentelevät projektissa ja minkä tehtävien parissa (esimerkiksi pienemmän budjetin projekteissa voit valita suunnittelijan, jonka tuntihinta on edullisempi).

Resurssienhallintasuunnitelman parhaat käytännöt

Tässä on muutamia resurssien suunnittelun parhaita käytäntöjä, jotka kannattaa pitää mielessä suunnitelmaa laatiessasi.

1. Ota budjetti huomioon

Jos projektisi resurssit ovat käytännössä rajattomat, voit kohdentaa resursseja tehtäviin painottaen niiden ”saattamista valmiiksi” sen sijaan, että säästelisit resursseja budjetin säilyttämiseksi.

Jos projektisi budjetti on tiukempi, sinun on kohdennettava tehtäviä resursseille ja käytettävä varovaisempaa lähestymistapaa resurssien kohdentamiseen. Sinun on myös seurattava käyttöastetta tarkemmin. Saatavilla on useita käyttöastemittareita, joiden avulla voidaan ymmärtää, ovatko resurssit täysin optimoituja.

2. Säilytä aiempien resurssisuunnitelmien tiedot analysoitaviksi

Aiemmista tai samankaltaisista projekteista tallennettujen tietojen avulla voidaan suunnitella tulevien projektien resurssit. Aiemmat tiedot, kuten tehdyt muutokset, resurssien uudelleenkohdentaminen, tehtävät ja käytetty aika, tulisi kirjata ja analysoida.

3. Käytä resurssienhallintaohjelmistoa

Asianmukaiset resurssienhallintaohjelmistot tarjoavat koko tiimille paremmat mahdollisuudet tiedon saatavuuteen ja yhteistyöhön. Vaikka taulukkolaskenta voi olla kustannustehokas vaihtoehto resurssien seurantaan, se ei aina ole paras vaihtoehto suuremmille tiimeille. Jos tarvitset edullisen vaihtoehdon, markkinoilla on runsaasti ilmaisia resurssienhallintatyökaluja tai avoimen lähdekoodin resurssienhallintaohjelmistoja.

Resurssien suunnitteluun tarkoitetut työkalut

Resurssien kohdentamiseen tarkoitetun ohjelmiston käyttöönotto voi auttaa myös joissakin resurssisuunnittelun yleisissä haasteissa seuraavasti:

• Mahdollistamalla sovelluksen sisäisen viestinnän, jotta tiimin viestintää ja suunnitelmiin tehtyjä muutoksia voidaan seurata
• Tarjoamalla reaaliaikaisia päivityksiä ja muutoksia
• Säästämällä yrityksesi mukautettujen kaavioiden tai kalliiden ERP-järjestelmien käyttöönotolta

Tässä on luetteloni parhaista resurssienhallintaohjelmistoista, joiden avulla voit aloittaa etsinnän:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Float.com — Paras resurssienhallintaan taloudellisen näkyvyyden kera
2. 2. Retain — Paras moniosastoisille monimutkaisille organisaatioille
3. 3. Productive — Paras resurssien suunnitteluun ja kapasiteetin ennustamiseen
4. 4. Scoro — Paras tiimin käyttöasteen ennustamiseen
5. 5. Kantata — Parhaiten ihmiset keskiöön asettavien resurssien kohdentamiseen
6. 6. Runn — Paras reaaliaikaiseen tiimin kapasiteetin suunnitteluun
7. 7. Teamhood — Parhaiten kapasiteetin suunnitteluun pienillä käyttäjäkohtaisilla kustannuksilla
8. 8. monday AI Workspace — Paras yksinkertaiseen työmäärän suunnitteluun
9. 9. Saviom — Paras resurssien suunnitteluun ja kapasiteetin hallintaan
10. 10. Microsoft Project — Sopii parhaiten Microsoftin käyttäjille

Mitä seuraavaksi?

Onko sinulla lisää kysymyksiä resurssienhallintasuunnitelmista? Liity keskusteluun Slackissa yhdessä satojen muiden digiprojektipäälliköiden kanssa DPM-jäsenyyden kautta!

Haluatko parantaa projektisi resurssien hallintaa? Tutustu näihin parhaisiin resurssienhallintakursseihin.