7 elementtiä, jotka Gantt-kaavioon kannattaa sisällyttää + muita helppoja vinkkejä

Gantt-kaavioissa tehtävien nimet on yleensä merkitty y-akselille ja projektin aikajana x-akselille. Yksinkertaisenkin Gantt-kaavion tulisi sisältää seuraavat 7 kriittistä elementtiä:

1. Tähän projektiin tarvittavien tehtävien luettelo: mitä toimia projektin valmistuminen edellyttää?
2. Kunkin tehtävän aloitus- ja päättymispäivä
3. Kunkin tehtävän valmistumisessa saavutettu edistyminen: eteneekö tehtävä suunnitelman mukaisesti, onko se vaarassa vai myöhässä?
4. Tehtävien väliset riippuvuudet: liittyykö projektiisi edeltäjä–seuraaja-suhteita?
5. Koko projektin aloitus- ja päättymispäivä (jos sinulla on vain arvioita, saattaa olla parasta palata ja luoda PERT-kaavio; nämä eroavat Gantt-kaavioista, mutta täydentävät toisiaan, kun niitä käytetään yhdessä)
6. Projektin aikajanan tärkeät virstanpylväspäivät
7. Projektin kriittinen polku: eli niiden tehtävien joukko, joiden suorittaminen kestää projektissa pisimpään ja jotka siten antavat arvion projektin kestosta

Tämänkaltaiset olennaiset projektitiedot on paljon helpompi ymmärtää visuaalisessa muodossa, erityisesti sidosryhmille, jotka eivät välttämättä osallistu yhtä tiiviisti projektin päivittäiseen toimintaan. Tässä Gantt-kaavio on hyödyllinen.

Gantt-kaavion laatimisessa huomioon otettavat asiat

Tässä osiossa tuomme esiin muutamia asioita, jotka on otettava huomioon Gantt-kaaviota laadittaessa.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Gantt-kaaviot osana projektin suunnitteluprosessia

Ennen kuin siirryt suoraan visualisointiin, kannattaa käyttää aikaa ajatusten suunnitteluun ja järjestämiseen. Menestyvät projektipäälliköt hyödyntävät monia erilaisia projektinhallintatyökaluja projektin suunnittelussa.

Suosittelen erityisesti työn osituksen (WBS) laatimista ennen Gantt-kaavion luomista. Tehtäväyhteenvedon lisäksi WBS järjestää tehtävät kätevästi hierarkkisesti vaiheisiin ja ryhmiin.

Kun projektin tiedot on järjestetty kokonaisuuksiksi, on helpompi määrittää virstanpylväät ja aikataulut, jotka voidaan visualisoida Gantt-kaavion avulla.

Vaikka käyttäisit Gantt-kaaviomallia projektinhallintaohjelmistostasi, muista määrittää selkeästi jokainen projektin tehtävä sekä tehtävien väliset riippuvuudet. Tämä helpottaa myös tiimin jäsenten osoittamista suorittamaan kunkin projektitehtävän.

2. Merkitse tehtävien väliset riippuvuudet

Kun projektipäälliköt ovat tunnistaneet projektin muodostavat tehtävät, seuraava vaihe on tehtävien välisten riippuvuuksien kartoittaminen. Tehtävien välisten riippuvuuksien merkitseminen yhdessä kunkin tehtävän aloitus- ja päättymispäivän kanssa auttaa hahmottamaan projektin valmistumisen kriittisen polun.

Projektipäälliköt käyttävät lyhenteitä tehtävien välisten riippuvuuksien neljän tyypin merkitsemiseen.

• FS – loppu aloitukseen: Yksi tehtävä on saatava päätökseen ennen kuin seuraava tehtävä voi alkaa. Tämä on yleisin riippuvuustyyppi useimmissa vesiputousprojekteissa.
• SS – aloitus aloitukseen: Kun tehtävä on aloitettu, seuraava tehtävä voi alkaa, vaikka ensimmäinen tehtävä ei olisi vielä päättynyt.
• FF – loppu loppuun: Tehtävä ei voi päättyä ennen kuin toinen tehtävä on valmis.
• SF – aloitus loppuun: Tehtävä ei voi päättyä ennen kuin toinen tehtävä on aloitettu. Tämä on harvinaisin riippuvuustyyppi useimmissa vesiputousprojekteissa.

3. Ota huomioon tiimin jäsenten saatavuus ja työaikataulut

Kun luot Gantt-kaaviota, varmista, että otat huomioon lomat ja muut työstä poissaolopäivät, jotka voivat osua projektin aikajanalle. 

Haluat myös ottaa huomioon tiimisi jäsenten työaikataulut. Tiimisi saatavuuden ja sen tietäminen, kuinka suuren osan työpäivästään he voivat käyttää projektiin, on välttämätöntä realistisen määräajan asettamiseksi.

4. Kaikki tieto ei välity Gantt-kaaviossa

Gantt-kaavio ei takaa tehokasta projektinhallintaa. Projektipäälliköiden on erityisesti:

• Määriteltävä projektin loppuunsaattamiseen tarvittavat tehtävät tarkasti ja kattavasti – Gantt-kaavio on vain niin hyvä kuin siihen syötetyt tiedot
• Otettava huomioon, ettei Gantt-kaavio sisällä projektissa tarvittavia resursseja. Nämä tiedot kerätään projektisuunnitelmaa laadittaessa.
• Käytettävä lisätyökalua projektin kustannusten tai laajuuden seuraamiseen. Gantt-kaaviot on suunniteltu raportoimaan tietoja projektin aikajanan perusteella, ei projektin budjetin tai laajuuden perusteella.

Gantt-kaavion mukauttaminen tiimillesi ja projekteillesi 

Tarjolla olevan Gantt-kaavio-ohjelmistojen laajan valikoiman ansiosta on mahdollista luoda mukautettu Gantt-kaavio, joka vastaa tiimisi tarpeita. Mitä yksityiskohtaisempi Gantt-kaaviosi on, sitä selkeämmin ja tarkemmin se edistää tiimisi viestintää. 

Mukautettu Gantt-kaavio voi olla tehokas visuaalinen apuväline esityksiä pidettäessä ylemmälle johdolle. Voit myös käyttää tätä työkalua raportoidaksesi projektin etenemisestä sidosryhmille, jotka haluavat varmistuksen siitä, että määräajoista pidetään kiinni.

Lisätietoja Gantt-kaavioiden erityisistä käyttötapauksista täällä.

Mukauttamisen etuja

Gantt-kaavio-ohjelmisto tarjoaa projektipäälliköille lukuisia mukautusvaihtoehtoja. Voit käyttää eri värejä edustamaan eri tiimin jäseniä tai eri projektivaiheita.

Palkkeja mukauttamalla varmistat, että tiedot välittyvät visuaalisesti mahdollisimman selkeästi, mikä on jokaisen raportin tavoite.

Gantt-kaaviotyökalulla voit myös mukauttaa projektin aikajanaa. Projektipäällikön voi olla tarpeen muuttaa kaavion aikayksikkö tunneista päiviksi, päivistä viikoiksi tai jopa viikoista kuukausiksi.

Koska tämän voi tehdä yhdellä napsautuksella, Gantt-kaavio-ohjelmisto antaa sinulle mahdollisuuden mukautua projektin muuttuviin olosuhteisiin.

Muita mukautusvaihtoehtoja

Verkossa toimivan Gantt-kaavion avulla tiimit voivat työskennellä yhteistyössä ja pitää sidosryhmät ajan tasalla projektin etenemisestä. Voit mukauttaa sähköposti-ilmoituksia, jotta projektin toteutukseen osallistuvat pysyvät ajan tasalla. Tämä vähentää osastojen tai tiimin jäsenten välistä viivettä.

Projektipäälliköt voivat mukauttaa Gantt-kaavioita muistiinpanoilla, videoilla tai linkeillä. Kun projektinhallinnan tehtäväriippuvuudet ovat erittäin keskittyneitä, tiimin jäsenten mahdollisuus tehdä yhteistyötä reaaliajassa voi olla korvaamaton työn tehokkuuden kannalta.

More Articles

• Projektisuunnittelu etätiimeille: 5 huomioon otettavaa asiaa
• Johtajien mukaan tiimien tekemä ykkösvirhe projektien aloittamisessa
• Gantt-kaavio-ohjelmiston 16 tärkeintä hyötyä projektin onnistumiselle

Raportointi Gantt-kaaviosta

Gantt-kaaviot tarjoavat projektipäälliköille tehokkaan tavan laatia reaaliaikaisia edistymisraportteja.

Reaaliaikaisen tilannekuvan tarjoamisen lisäksi Gantt-kaaviot voivat olla tehokkaita myös ennakoivassa analyysissä. Projektipäälliköt voivat käyttää Gantt-kaavioita ennustaakseen, milloin ja missä kohtaa projektin aikajanaa on ehkä mukautettava. 

Esimerkiksi yhden tehtävän aikavälin muutos vaikuttaa myös riippuvaisten tehtävien aikaväleihin. Koska tehtävät voidaan sekä saada valmiiksi ennen aikataulun mukaista ajankohtaa (projektiaikataulun mukaan) että saada valmiiksi alun perin arvioitua myöhemmin, projektipäällikkö, joka käyttää Gantt-kaaviota projektinhallintatyökaluna, pysyy aina yhden askeleen edellä tapahtumia.

Lopuksi

Loppujen lopuksi Gantt-kaavio ei ole tarkoitettu ainoastaan projektipäälliköille, vaan se on työkalu, josta hyötyy koko projektiryhmä. Gantt-kaaviot ovat eri johtoasemissa olevien ja projektin yksityiskohtien tuntemukseltaan vaihtelevien sidosryhmien käytettävissä. Lisäksi Gantt-kaavio-ohjelmisto helpottaa entisestään näiden hyödyllisten projektitietojen visualisointien luomista.

Jos haluat luoda Gantt-kaavion erityisesti Jirassa, tutustu vinkkeihimme ja kiertotapoihimme Jiran Gantt-kaavioita varten täällä.

Jatka lukemista löytääksesi parhaat Gantt-kaavio-ohjelmistoratkaisut, joiden avulla hallitset projektejasi mahdollisimman tehokkaasti.