Kuinka suunnitella resurssit useille projekteille: 6 asiantuntijan vinkkiä

1. Käytä resursointiohjelmistoa

Resurssienhallintaprosessin aikana ohjelmiston käyttäminen kaikkien projektiaikataulujen jäsentämiseen voi olla hyödyllistä. Kun syötät kaikki projektin tiedot (kuten tehtävät ja niiden kestot) ohjelmistoon, voit luoda raportin, jota voit käyttää resurssikapasiteetin suunnitteluun. Raporteista näet, kuinka paljon aikaa kukin tiimin jäsen on varannut projektityöhön ja kuinka paljon aikaa hänellä on vapaana muita projekteja varten.

Kaikkien tietojen kokoaminen yhteen raporttiin tai koontinäyttöön auttaa näkemään, onko tarpeen toteuttaa lisää projektien resurssienhallintaa, siirtää toimitusten ajankohtia tai ottaa mukaan freelancer tai resurssi toisesta tiimistä kuormituksen tasapainottamiseksi.

Kun asetat kapasiteetin ohjelmistossasi, ota huomioon esimerkiksi tiimin tai toimiston kokoukset, tauot, sairauspoissaolot ja PTO sekä työntekijät, joilla on epätyypilliset työajat, jotta saat ohjelmistosta mahdollisimman tarkat tiedot.

Toinen projektien ennustamiseen tarkoitetun ohjelmiston etu on, että se voi auttaa sinua ennustamaan resurssitarpeita. Uusien projektien varaamisesta vastaava henkilö näkee resurssiaikataulussa olevat aukot tai tarpeelliset ajanjaksot ja voi toivottavasti täyttää ne ennen niiden alkamista aikataulussa – näin tehokkuus ja laskutettava työaika maksimoidaan.

Tässä on lyhyt luettelo parhaista resurssienhallintatyökaluista, jotka auttavat sinua resurssien optimoinnissa:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Dayshape — Paras tekoälypohjainen resurssienhallinta ammattipalveluyrityksille
2. 2. Float.com — Paras resurssienhallintaan taloudellisen näkyvyyden kera
3. 3. Saviom — Paras resurssien suunnitteluun ja kapasiteetin hallintaan
4. 4. Productive — Paras resurssien suunnitteluun ja kapasiteetin ennustamiseen
5. 5. Scoro — Paras tiimin käyttöasteen ennustamiseen
6. 6. Kantata — Parhaiten ihmiset keskiöön asettavien resurssien kohdentamiseen
7. 7. Runn — Paras reaaliaikaiseen tiimin kapasiteetin suunnitteluun
8. 8. Wrike — Paras skaalautuvuuteen
9. 9. Resource Guru — Paras resurssien näkyvyyteen lämpökarttojen avulla
10. 10. monday AI Workspace — Paras yksinkertaiseen työmäärän suunnitteluun

Jos toteutat projekteja pienyrityksessäsi tai budjettisi on muuten rajallinen, tutustu tähän ilmaisten resurssienhallintaohjelmistojen luetteloon.

2. Aseta projektit tärkeysjärjestykseen

Kun hallinnoit useita projekteja, priorisointi on ratkaisevan tärkeää menestyksesi (ja mielenterveytesi) kannalta. Eri projektit tuottavat erilaisia tuloksia, eivätkä ne kaikki voi olla tärkeimpiä projekteja jokaiselle tiimin jäsenelle tai resurssille. Tärkeysjärjestyksen määrittäminen voi auttaa hallitsemaan projektien resurssien käyttöön liittyviä pullonkauloja paremmin.

Esimerkiksi digitaalitoimistossa toteutettava vuoden mittainen seitsennumeroinen projekti voi olla etusijalla yhden kuukauden tilapäiseen projektiin nähden. Jos toimiston resurssi on varattu päällekkäin, hänen tulisi työskennellä vuoden mittaisen projektin parissa ja selvittää, voiko joku muu (tai alihankkija) ottaa pienemmän projektin tehtävät hoitaakseen. Jos vastaus on kielteinen, kannattaa selvittää, voidaanko pienemmän projektin määräaikaa muuttaa. 

Huomautus: Tämä keskustelu on käytävä hyvissä ajoin ennen määräaikaa. Ei päivää tai kahta ennen määräaikaa – tai vielä pahempaa, toimituksen eräpäivänä.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Seuraa resurssien käyttöastetta

Projektien resurssien suunnittelu ja hallinta eivät ole kertaluonteisia tehtäviä. Sinun on seurattava niitä reaaliaikaisesti varmistaaksesi, että projektit etenevät odotetusti. Jos olet hallinnoinut useita projekteja, tiedät, että näin tapahtuu harvoin.

Joskus asioita tapahtuu. Esimerkiksi projektin A asiakas tarvitsee ylimääräisen viikon suunnitelmien tarkistamiseen ja hyväksymiseen. Projektin B sponsori haluaa vielä yhden konseptikierroksen. Projektin C suunnittelija sai influenssan, ja projektin B verkkokehittäjälle tehtiin tällä viikolla kiireellinen lääketieteellinen toimenpide.

Jos tämä tilanne sai sinut nyökkäilemään kiivaasti (tai pelkäämään useiden projektien hallintaa), ymmärrät, miksi sinun on seurattava näitä muutoksia ja päivitettävä resurssienhallintaohjelmistosi tilanteen kehittyessä.

Voit myös kokeilla muutaman skenaarion hahmottelemista varmistaaksesi, että kaikki projektit on huomioitu ja että ne etenevät mahdollisimman sujuvasti aikataulujen muuttuessa.

4. Pidä silmällä projektin laajenemista

Aikataulujen tapaan myös projektin laajuus voi muuttua. Useita projekteja hallitessasi sidosryhmät pyytävät todennäköisesti lisämuutoksia, uusia ominaisuuksia tai, mikä vielä pahempaa, muutoksia koko projektin suuntaan. Nämä laajuuden muutokset voivat muuttaa myös projektin aikatauluja ja tarvittavia resursseja.

Jos sidosryhmä esimerkiksi päättää lisätä verkkosivustolle uusia sivuja tai luovia aineistoja suunnitteluvaiheen lopussa, kyseessä voi olla suurempi ongelma kuin aikataulun pidentäminen ja tuntien lisääminen. Suunnittelijasi saattaa olla varattu toiseen projektiin, ja hänen jäämisensä työstämään näitä lisäaineistoja vaarantaisi kyseisen projektin aikataulun. Tämä on erityisen tärkeää, jos suunnittelijasi tuo projektiisi erikoistunutta suunnitteluosaamista eikä häntä voida korvata toisella suunnittelijalla tiimissäsi tai yrityksessäsi.

Aikatauluristiriidan ratkaiseminen vaatii jonkin verran markkinoinnin resurssienhallintaa. Harkitse ylimääräisen suunnittelutyön tekemistä myöhemmin aikataulussa, sidosryhmälle kertomista, ettet voi toteuttaa pyyntöä, tai toisen suunnittelijan palkkaamista tarjoamaan lisätukea.

Toinen tapa torjua tätä ongelmaa on ennakoida se ja kysyä aloitustapaamisessa ennakkoon, näkevätkö sidosryhmät lisätarpeita, joita ei ole huomioitu projektisuunnitelmassa. Vaikka ylimääräistä laajuutta (eli projektin laajenemista) ei yksilöitäisi tarkasti, ainakin kaikki ajattelevat asiaa ja ovat tietoisia siitä.

5. Suunnittele kiireiset ajat etukäteen

Selvä, tämä saattaa vaikuttaa itsestään selvältä vinkiltä. Sen sijaan, että keskittyisimme siihen, että kiireisiin ajanjaksoihin on suunniteltava etukäteen, keskitytään siihen, miten sen voi käytännössä tehdä. Projektinhallinnassa tunnemme kaikki jonkin version sitaatista ”Kun ihminen suunnittelee, Jumala nauraa”, mutta tässä on enemmän kyse siitä, että hallitsemme sen, mihin voimme vaikuttaa, ja varaudumme varasuunnitelmilla.

Jos resursoit useita projekteja (kuten digitoimistossa tai vastaavassa ympäristössä), sinun kannattaa tarkastella resursseja sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. 

Kun tiedät, että olet erittäin kiireinen joko kausiluonteisesti (esimerkiksi Black Fridayta edeltävänä aikana) tai väliaikaisesti (sinulla on kolme suurta projektia alkamassa tiettynä ajanjaksona), voit aloittaa suunnittelun hyvissä ajoin. Tämä voi tarkoittaa henkilöstön lisäämistä, jouston lisäämistä aikatauluihin tai kyseisen ajanjakson sulkemista niin, ettei siihen voida aikatauluttaa ylimääräistä työtä.

Jos kiireinen ajanjakso alkaa lyhyellä varoitusajalla etkä voi toimia ennakoivasti, mieti työuupumuksen ehkäisemistä. Resurssien ylikuormittaminen johtaa helposti työuupumukseen, ja sinun kannattaa työskennellä projekti- ja johtoryhmäsi kanssa kehittääksesi keinoja estää sen syntyminen. Tässä on joitakin tapoja auttaa työuupumuksesta kärsiviä tiimin jäseniä, jos he kokevat sitä jo.

Jos huomaat ihmisten käyttävän kaikki tuntinsa yhdessä projektissa tai tekevän paljon (hyväksyttyä) ylityötä saavuttaakseen projektin välitavoitteet tai määräajat, harkitse palautumisaikaa, jotta he voivat pitää kipeästi tarvitsemansa tauon.

6. Seuraa jatkuvasti projektien etenemistä

Resurssien kanssa keskustelemisen lisäksi varmista, että seuraat kaikkien käynnissä olevien projektien etenemistä sekä kaikkia uusia projekteja, jotka saattavat olla tulossa. 

Prosessin missä tahansa vaiheessa tapahtuvat viivästykset voivat johtaa uusiin projektin pullonkauloihin tai tilanteisiin, joissa tiimien aikatauluissa on aukkoja. Kumpikaan ei ole ihanteellista, kun yrität hallita useita mahdollisesti yhdistyviä työvirtoja.

Jos huomaat jonkin portfoliosi projektin poikkeavan suunnitellusta aikataulusta mistä tahansa syystä, on aina järkevää toimia ennakoivasti ja pyrkiä ymmärtämään, mitä kokonaisresurssien kohdentamiselle voi tapahtua projektin etenemisen (tai pysähtymisen) perusteella.

Resurssien suunnittelun työkalut

Tässä on erityyppisiä ohjelmistoja, jotka ovat hyödyllisiä työkuorman kapasiteetin suunnittelussa:

1. Resurssienhallintaohjelmisto: Markkinoilla on nykyään niin monia erinomaisia vaihtoehtoja resurssienhallintaohjelmistoksi. Oikean vaihtoehdon valinta riippuu tiimisi koosta, hallinnoimiesi projektien tyypistä ja budjetistasi.
2. Gantt-kaaviot: Projektiaikataulujen esittäminen Gantt-kaavioina voi auttaa ymmärtämään, milloin kiireisimmät ajanjaksot ovat, ja näkemään, onko jonkun aikataulussa vapaata aikaa, jota voit hyödyntää. Ne tarjoavat selkeän visuaalisen esityksen, ja niissä voidaan käyttää värejä helppoa tarkastelua varten.
3. Microsoft Excel ja Google Sheets: Jos tiimisi ovat pienempiä ja projektit vähemmän monimutkaisia, voit käyttää taulukkolaskentaohjelmia resurssien hallintaan. Jos projektinhallintaohjelmistosi ei myöskään sovellu hyvin resurssienhallintaan etkä halua lisätä teknologiapinoosi uutta työkalua, luotettava Excel-taulukko voi tarjota tarvitsemasi tiedot melko käyttäjäystävällisellä tavalla. Tämän vaihtoehdon suurin haittapuoli on, että riippuvuuksien näyttäminen ja kuvaaminen voi olla monimutkaisempaa, eikä siinä ole samanlaista toiminnallisuutta ongelmien automaattiseen näyttämiseen kuin erityisesti projektien resurssienhallintaan suunnitelluissa ohjelmistoissa.

Yleiset haasteet resurssien suunnittelussa useille projekteille

Jos olet hallinnoinut projektia, tiedät, ettei resurssienhallinta ole helpointa. Kun mukaan lisätään useita projekteja ja suurempi resurssijoukko, tällaisten monimutkaisten projektien hallinnasta voi tulla vieläkin haastavampaa. 

Tarkastellaan joitakin yleisimpiä haasteita resurssien suunnittelussa useille projekteille sekä keinoja niiden voittamiseen.

Oikeiden henkilöiden varmistaminen oikeisiin projekteihin

Useita projekteja suunniteltaessa voi olla haastavaa varmistaa, että oikeat henkilöt ovat käytettävissä oikeaan aikaan oikeaa projektia varten. 

Laadi kaikki projektiaikataulut mahdollisimman varhaisessa vaiheessa henkilöstösuunnitelmaa kehittäessäsi. Tavoitteena on löytää tapa pitää tiimin käyttöaste mahdollisimman tasaisena ja korkeana ilman, että yksittäinen tiimin jäsen kuormittuu liikaa tai kukaan joutuu olemaan toimettomana.

Resurssien tasaaminen ylikuormitustilanteessa

Jos käynnissä on useita projekteja ja sinun on tasattava resursseja tai kuormitusta projektien aikana, voi olla erityisen haastavaa varmistaa, että kaikkien projektien tarpeet täytetään oikeilla resursseilla, jos tietyillä henkilöillä on liikaa tehtäviä. Resurssien tasaamistekniikat voivat auttaa selvittämään tilanteen.

Voit aloittaa käyttämällä resurssien suunnittelutyökalua aikataulujen tasaamiseen ja tarkastamalla sitten, missä aukot ovat (tätä kutsutaan resurssivajeanalyysiksi). Jos et pysty täyttämään aukkoja täydellisesti sopivalla resurssilla, etsi seuraavaksi paras vaihtoehto. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi seuraavia toimia:

• ihanteellinen henkilö valvoo uudemman tai kokemattomamman tiimin jäsenen työtä, jotta tehtävät saadaan valmiiksi samassa aikataulussa
• joidenkin määräaikojen siirtäminen tai projektisuunnitelman mukauttaminen, kun se on mahdollista
• tilapäisen avun hankkiminen ydinryhmään kohdistuvan paineen vähentämiseksi

Hyvien päätöksentekotaitojen ja tiimityön hyödyntäminen

Projektipäällikkönä tehtäväsi on ajaa projektitiimisi tarpeita, mutta joskus sinun on tehtävä paras mahdollinen päätös aikataulun, budjetin tai resurssirajoitteiden vuoksi.

Yksi tämän vaikeimmista puolista on luottaa vaistoosi ja tehdä käytettävissä olevien tietojen perusteella paras mahdollinen päätös.

Jos sinä ja tiimisi pidätte säännöllisiä retrospektiivejä joko jokaisen sprintin jälkeen tai projektin lopussa, teillä on aikaa pohtia tekemiänne päätöksiä ja keskustella siitä, miten haluaisitte toimia vastaavissa tilanteissa jatkossa.

Muista, että mitä enemmän teet tätä, sitä paremmaksi siinä tulet.

Toinen usein esiin tuleva haaste on tiiminä työskenteleminen. Vaikka et aina olisi samaa mieltä kaikkien projektitiimin jäsenten kanssa tai heidän tavastaan lähestyä jotakin asiaa, on tärkeää, että työskentelette kaikki yhdessä tehokkuuden maksimoimiseksi ja projektien saattamiseksi yhdessä päätökseen.

Ristiriitaisten prioriteettien hallinta

Toinen todella yleinen haaste useiden projektien resurssien suunnittelussa on ristiriitaisten prioriteettien hallinta. Kunkin projektin sidosryhmät väittävät, että heidän projektinsa on tärkein ja se on tehtävä ensin.

Vaikka siinä on heidän näkökulmastaan totuuden siemen, sinun tehtäväsi on tarkastella kokonaisuutta ja priorisoida resurssit sekä työ sen perusteella, miten ne vaikuttavat tiimiisi ja organisaatioosi.

Tämä on kuitenkin helpommin sanottu kuin tehty. Kun operatiivisen toiminnan varatoimitusjohtaja painostaa sinua ja vaatii hankkeensa nostamista tehtävälistan kärkeen, tilanne ei tule olemaan miellyttävä. Sinun on vastattava painostukseen ja selitettävä (rauhallisesti), miksi heidän projektinsa on hyödyllinen mutta ei välttämätön, kun taas jonkun toisen projekti on kriittinen organisaation toiminnalle.

Sekä projektipäällikön että projektitiimin stressinhallinta

Useat projektit ja monet resurssit voivat aiheuttaa paljon stressiä. Vaikka stressinhallinta voi olla projektipäällikkönä yleensäkin haastavaa, projektien ja resurssien lisääminen nostaa paineita entisestään.

On todella tärkeää löytää terveellisiä tapoja hallita sekä omaa että tiimisi stressiä. Jos tiedät olevasi siirtymässä kiireiseen ja paineiseen ajanjaksoon, muista pitää taukoja, aikatauluttaa kävelylenkkejä, syödä terveellisesti ja harkita suunnitellun PTO-vapaan sijoittamista ajanjaksolle palautumista varten. 

Jos mikään näistä ei tunnu mahdolliselta, hengitä syvään ja yritä löytää tiimisi kanssa tapa toteuttaa ne. Muista myös, että täydellinen on hyvän vihollinen, joten jatka parhaasi tekemistä.

Jos organisaatiossasi on hyvä henkilöstöhallinnon vastuuhenkilö, keskustele hänen kanssaan selvittääksesi, millaisia resursseja sinulle ja tiimillesi saattaa olla saatavilla. Lisäksi henkilöstöresurssien hallintatyökalu voi auttaa sinua ja tiimiäsi kohdentamaan ja hallitsemaan henkilöstöresursseja paremmin.

Liity seuraamme saadaksesi lisää näkemyksiä resurssien suunnittelusta ja useiden projektien hallinnasta

Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa jakaaksesi resursseja, projektitarinoita ja parhaita käytäntöjä tai vain purkaaksesi tuntojasi? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä mahdollisuuden verkostoitua satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa. Monilla heistä on runsaasti kokemusta useiden projektien resurssien suunnittelusta Slack-yhteisössämme.