Näin teet resurssisuunnittelua Jirassa: kiertotapa & vinkit
Jiran resurssisuunnittelu: tämä toiminnallisuus on edelleen vaikeasti saavutettavissa projektinhallintaohjelmistossa, jota projektipäälliköt rakastavat vihata. Älkää ymmärtäkö minua väärin – Jira on tehokas työkalu – siksi käytämme sitä jatkuvasti! Jiran avulla voit yksinkertaistaa projektin suunnitteluprosessia, edistää yhteistyötä ja saada tietoa käynnissä olevien tehtävien ja toimintojen aikajanan etenemisestä ilman, että sinun tarvitsee vaivata tiimisi jäseniä.
Se, missä Jira-ohjelmisto toimii hyvin mikrotasolla, ei kuitenkaan aina tarjoa kokonaiskuvan näkymiä tai sellaisia tietoja, joista ylemmän tason sidosryhmät ovat kiinnostuneita. Jos olet joskus pettynyt Jiran vaisuihin resurssisuunnitteluvaihtoehtoihin, et ole yksin.
Olen viettänyt lukuisia iltapäiviä kiroten hiljaa tietokoneeni näyttöä yrittäessäni muotoilla Jiran valtavan tietomäärän johtajille sopivaan muotoon. Tässä artikkelissa kerromme Jiran resurssisuunnittelun puutteiden luonteesta ja ehdotamme joitakin mahdollisia kiertoratkaisuja.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Resurssisuunnittelu Jirassa
Aloitetaan tarkastelemalla Jiran nykyisiä ominaisuuksia, jotka tukevat ketteriä resurssisuunnitteluprosesseja ja ketterää kapasiteettisuunnittelua, joskin rajallisesti. Älä unohda toteuttaa resurssienhallinnan parhaita käytäntöjä, kun hyödynnät alla olevia vaihtoehtoja.
Jiran tiekartta: perusversio
Kun näin tämän vaihtoehdon Jirassa ensimmäisen kerran, ajattelin: ”Mahtavaa. Napsautan tätä ja luon resurssienhallintasuunnitelman, jonka voin lähettää johtajalle käden käänteessä.”
Ongelma? Jiran perusmuotoinen tiekartta on nimensä mukaisesti perusmuotoinen. Se näyttää projektin eepokset, ja voit lähentää näkymää eepoksiin nähdäksesi niiden alitehtävät.
Ohikiitävän hetken ajan ajattelin, että suodatusvaihtoehdot saattaisivat näyttää etsimäni lisätiedot. Vaikka voit suodattaa henkilön perusteella nähdäksesi, kuka osallistui tehtävään, Jiran perusmuotoinen tiekartta ei tarjoa henkilökohtaista yhteenvetonäkymää.
Jiran puolustukseksi on todettava, että projektin tiekartta ei välttämättä tarkoita resurssienhallintaa. Me ihmiset, jotka olemme projektipäälliköitä, olemme yksinkertaisesti ahneita ja toivomme ohjelmiston pystyvän tekemään kaiken, mitä haluamme sen tekevän. Jira on tarkoitettu ensisijaisesti ongelmien seurantaan, ei resurssien käytön suunnitteluun tai auttamaan sinua laskemaan työkuormakapasiteettia.
Jiran tiekartta: edistynyt versio
Jos organisaatiosi maksaa Jiran premium-versiosta, saat käyttöösi edistyneen tiekartan ominaisuuden. Edistyneiden tiekarttojen avulla voit seurata työn edistymistä useissa tiimeissä, ja ne ovat lähimpänä Jiran omaa Gantt-kaaviota.
Edistyneillä tiekartoilla on myös paremmat suodatusominaisuudet kuin perustiekartoilla. Esimerkiksi eräässä valtavassa ohjelmistoprojektissa, jossa työskentelin, käytimme komponenttikenttää Jira-ongelmien ryhmittelyyn projektin sisällä. Jiran edistyneissä tiekartoissa käynnissä olevan työn voi tiivistää komponentin mukaan, mikä ei ole mahdollista Jiran perustiekartoissa.
Jiran resurssisuunnitteluominaisuuksien osalta Jiran edistyneet tiekartat vievät meidät lähemmäs tavoitettamme. Voit perehtyä aktiivisiin sprintteihin ymmärtääksesi, kuinka monta tarinapistettä olet kohdistanut sprinttinopeutesi puitteissa. Et kuitenkaan vieläkään voi seurata työtä yksilötasolla.
Jos et vieläkään ole tyytyväinen Jiran resurssisuunnitteluominaisuuksiin, en minäkään ole. Jira on ketterän projektinhallinnan työkalu. Kuten epävakaa ystäväsi, joka ei pysty sitoutumaan, Jira muuttaa suunnitelmia nopeasti. Jira ei yritä auttaa sinua suunnittelemaan kuin korkeintaan yhden sprintin eteenpäin. Se ei kuitenkaan tarkoita, ettet ansaitsisi pitkäaikaista sitoutumista.
Seuraavassa osiossa tarkastelemme kiertotapoja, joiden avulla saat kaiken hyödyn irti Jira-tiedoistasi ja voit kehittää tehokkaan tavan hallita projektin resursseja.
Löydät lisää Jiran vinkkejä ja niksejä täältä.
Vaihtoehto 1: Vie Jiran tiedot CSV-tiedostoon
Tämä vaihtoehto on kaikkein manuaalisin – se on kunnon vanhanaikaista tiedonkäsittelyn riemua, joka tuo mieleeni konsulttiaikani.
Ensimmäinen vaihe on viedä tiedot Jirasta CSV-tiedostomuotoon.
Kun tiedot ovat CSV-muodossa, voit lajitella ja suodattaa niitä, kokeilla resurssien kohdentamista sekä luoda laskentataulukoita ja kaavioita, jotka havainnollistavat sinulle tärkeitä tietoja. Katso videoesittely esimerkistä, jossa käsittelen tietoja esimerkkiprojektistani Jirossa.
- Hyvät puolet: Voit mukauttaa tulostetta perusteellisesti lajittelemalla ja suodattamalla tietoja millä tahansa tavalla, jonka johtajasi saattavat keksiä; kalliita integraatioita ei tarvita.
- Huonot puolet: Tämä menetelmä vaatii paljon työtä, eikä se synkronoidu reaaliaikaisesti Jiran kanssa. Tämä tarkoittaa, että joudut suorittamaan raportit uudelleen niin usein kuin johtajasi niitä haluavat, mikä voi aiheuttaa pullonkauloja. Ensimmäinen käyttöönotto voi myös olla hankala ja monimutkainen.
Vaihtoehto 2: Integroi Jira tiedon visualisointisovellukseen
Jos ajatus tietojesi manuaalisesta käsittelystä saa sinut haluamaan itkeä, ymmärrän. Tässä tapauksessa ja jos organisaatiosi on valmis panostamaan asiaan, voisit harkita Jiran integroimista tiedon visualisointisovellukseen, joka hoitaa raskaan työn resurssisuunnittelun osalta.
Voisit esimerkiksi luoda kaavion, joka näyttää tikettien keskimääräisen valmistumisajan (suosittelisin kokoamaan nämä tiedot tiimin enkä henkilön mukaan, jotta vältytään mahdolliselta isoveli valvoo -vaikutelmalta). Voisit myös seurata sprinteittäin siirtyviä tarinapisteitä tunnistaaksesi, missä arviosi saattavat jäädä vajaiksi, ja parantaa arvioidesi tarkkuutta tulevissa sprinteissä.
Tässä auttaa Atlassian Marketplace, joka tarjoaa integraatioita Microsoft Power BI:n, Tableaun, Qlikin ja muiden kanssa. Jos organisaatiosi käyttää Lookeria, älä huolestu. Jos saat järjestettyä hieman kehittäjän aikaa alkuasetuksia varten, voit myös yhdistää Jira-tietosi Lookeriin. Tässä on esimerkki tiedon visualisointikyselyistä, joita voisit määrittää Jira–Power BI -integraation avulla.
- Hyvät puolet: Integraatiot poistavat tietojen muokkauksen tarpeen tarjoamalla vaihtoehtoja esteettisesti miellyttävien visualisointien nopeaan luomiseen. Tiedot synkronoituvat reaaliaikaisesti Jiran kanssa, joten johtonne voivat tarkistaa luvut lauantaiaamun kahvikupin äärellä, kuten heillä on tapana. (Emme kuitenkaan lupaa, etteivät he heti lähetä sinulle kysymyksiä sisällöstä!)
- Huonot puolet: Tällaisten integraatioiden hinnoittelu voi olla liian kallis pienemmälle organisaatiolle. Mukautetut kaaviot eivät välttämättä sovellu resurssisuunnitteluun.
Lisätietoja resurssisuunnittelun visualisoinnista täällä.
Vaihtoehto 3: Integroi Jira resurssisuunnittelusovellukseen
Jos kaksi aiempaa ratkaisua eivät vastaa tarpeitasi, käytettävissä on kolmas vaihtoehto. Voit etsiä Atlassian Marketplacesta resurssisuunnittelulaajennuksia, jotka integroituvat Jiran kanssa. Hakutermillä ”resurssisuunnittelu” löytyi 13 tulosta.
Testasin muutamaa vaihtoehtoa, mukaan lukien Tempo Plannerin, joka mainostaa itseään ”resurssisuunnitteluratkaisuna, jonka avulla yritykset voivat optimoida työvoimansa kapasiteetin”.
Pettymyksekseni huomasin, että Tempo Planner keskittyi enemmän ajanseurantaan (eli Tempon työaikataulukoihin) kuin resurssisuunnitteluun. Voit integroida Tempo Plannerin kalenteriisi kokousten seuraamista varten. Ajatuksena on, että voit sitten kirjata näihin kokouksiin käyttämäsi ajan asiaankuuluvia Jira-tehtäviä vastaan. Työaikataulukoiden kannalta tämä on toki hyödyllistä, mutta se ei varsinaisesti auta projektien resurssien aikatauluttamisessa tai resurssikalenterien luomisessa.
Vedä ja pudota -käyttöliittymä oli tyylikäs. Kun yritin lisätä tehtäviä resurssisuunnitelmaani, sovellus ei kuitenkaan tallentanut tehtävälle määrittämiäni työmääräpisteitä. Sen sijaan se oletti, että jokaisen tehtävän suorittamiseen kului kokonainen työpäivä. Jos tätä asetusta on mahdollista muuttaa, sen tekeminen ei ollut intuitiivista.
Lopuksi Tempo Plannerin luoma raportti ei ollut erityisen vaikuttava. Huvittavaa kyllä, Tempo Planner näyttää tietävän tämän ja tarjoaa mahdollisuuden viedä raportin kuvan Exceliin.
En löytänyt paljon kirjoitettavaa myöskään muiden vaihtoehtojen kokeilemisen jälkeen. En halua kehuskella, mutta onnistuin luomaan kiinnostavampia kaavioita viemällä Jira-tietoni itse Exceliin (katso tämän artikkelin vaihtoehto 1).
Resurssisuunnitteluaan tehostavat yritykset etsivät usein ohjelmistoa projektien hallintaan Jira-integraatiolla.
Keskeiset opit Jiran resurssisuunnittelusta
Tässä artikkelissa olemme tarkastelleet mahdollisia ratkaisuja tehokkaaseen resurssisuunnitteluun Jiran avulla. Mitä tästä opimme? Jiran resurssisuunnittelulaajennukset tai -lisäosat eivät vaikuta täyttävän tehtäväänsä. (Muuten—jos etsit vaihtoehtoja resurssienhallintaohjelmistoille, kapasiteetinsuunnitteluohjelmistoille tai projektien ennusteohjelmistoille Jiran sijaan, DPM auttaa.)
Seuraavaksi paras vaihtoehto. Jos onnistut vakuuttamaan organisaatiosi käyttämään hieman ylimääräistä rahaa, Jiran integroiminen datan visualisointisovellukseen voi olla investoinnin arvoinen, erityisesti jos sen käytön laajentamiselle koko projektisalkussa on liiketoimintaperusteet.
Jos muodolliseen integraatioon investoiminen ei kuitenkaan ole mahdollista, suosittelisin budjettiystävällistä lähestymistapaa projektisalkun hallintaan—vie Jira-data ja suunnittele omat kaaviosi. Sinun on kopioitava tiedot manuaalisesti ja ajettava raportti uudelleen joka kerta, mutta raportoinnin muokkausmahdollisuudet voivat tehdä vaivasta palkinnon arvoisen.
