Hyvää lomaa kaikille (Reason Onen Mackenzie Dysartin kanssa)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmistolla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole aina täysin tarkka.

Ben Aston:

Tervetuloa DPM-podcastiin, jossa menemme teoriaa pidemmälle ja annamme asiantuntevia projektinhallintavinkkejä parempien digitaalisten projektien johtamiseen. Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, The Digital Project Managerin perustaja.

Monet meistä projektipäälliköistä pelkäävät lomalle lähtemistä, koska olemme huolissamme siitä, että projektimme menevät yhtä pahasti etelään kuin lomamme. Lomalle lähteminen on kuitenkin hyvä asia, eikö niin? On, jos olet pystynyt luovuttamaan projektisi asianmukaisesti. Jos et ole pystynyt tekemään hyvää projektin luovutusta, palaat todennäköisesti hyvin vihaisen tiimikaverin luo. Hän on huolehtinut projekteistasi, jotka ovat luultavasti yhtä paljon aikataulusta jäljessä kuin olit poissa.

Miten voimme pitää lomaa stressaamatta itseämme tai tiimikavereitamme? Kaikki selviää tämän päivän podcastissa, kun puhumme kaikille tarkoitetusta hyvästä lomasta.

Tänään keskustelen Mackenzie Dysartin kanssa. Hän on ecentricartsin vanhempi projektipäällikkö. Hänellä on PMP- ja CSM-pätevyydet sekä sertifioidun projektipäällikön pätevyys. Mielenkiintoista kyllä, hän valitsi projektipäällikön uran tietoisesti, joten puhumme siitä hetken kuluttua. Hän on työskennellyt kaikenlaisten projektien parissa: digitaalisten, painettujen ja sovellusprojektien. Hänellä on kokemusta myös sekä asiakkaan että toimiston puolelta, joten odotamme innolla keskustelua Mackenzien kanssa. Hei, Mackenzie.

Mackenzie Dysart:

Hei.

Ben Aston:

Kiitos, että tulit mukaan ohjelmaan. Tapasin Mackenzien DPM Summitissa syyskuussa, ja ajattelin hänen olevan fiksu ja kiinnostava keskustelija. Pyysin häntä kirjoittamaan meille artikkelin. Mackenzie on myös hyvin aktiivinen Twitterissä. Yksi asia, jonka huomasin hänen kirjoittavan Twitterissä DPM Summitin aikana, oli se, että hän aikoi haastaa itsensä käymään säännöllisemmin harjoittelemassa. Ajattelin, että olisi hyvä saada hieman julkista vastuullisuutta. Oletko käynyt säännöllisesti harjoittelemassa, Mackenzie?

Mackenzie Dysart:

En. Olen kuitenkin ilmoittautunut mukaan muutamaan urheilulajiin, mikä pitää minut paljon paremmin vastuussa, koska joukkue luottaa minuun. Pelaan nyt siis viikoittain lentopalloa ja jalkapalloa. Ainakin olen silloin ulkona ja teen jotakin. Se on fyysistä. Väsytän itseni-

Ben Aston:

Siinä se. Se lasketaan.

Mackenzie Dysart:

… vastuulliseksi, eikö?

Ben Aston:

Kyllä. Se on säännöllistä harjoittelua. Se lasketaan.

Mackenzie Dysart:

Se toimii tavallaan.

Ben Aston:

Olen todella utelias, koska väität valinneesi projektipäällikön uran. En usko kuulleeni kenenkään sanovan niin aiemmin. Olet ensimmäinen tapaamani henkilö, joka on koskaan-

Mackenzie Dysart:

Tiedän, en ajatellut sen olevan niin outoa. Ajattelin sen olevan melko normaalia.

Ben Aston:

Miten joku päättää ryhtyä projektipäälliköksi? Miten se tapahtui?

Mackenzie Dysart:

Valmistuin yliopistosta enkä tiennyt lainkaan, mitä halusin tehdä. Minulla oli kansainvälisen johtamisen kaupallisen alan kandidaatin tutkinto. Muutin Torontoon enkä oikeastaan tiennyt, mitä halusin tehdä. Päädyin rekrytoijaksi. Työskentelin teknisenä rekrytoijana ja olin siinä surkea. Todella huono. Kanssani työskennelleet ihmiset olivat todella mukavia, mutta en vain ollut kovin hyvä siinä työssä.

Ben Aston:

Luin arvostelusi. Niissä sanottiin sinusta mukavia asioita, joten älä huoli.

Mackenzie Dysart:

Niin! Kaikki on positiivista.

Ben Aston:

Miksi olit niin huono? Mikä siinä oli niin vaikeaa?

Mackenzie Dysart:

Minulle oli vaikeaa se, ettei päivän päätteeksi ollut mitään konkreettista. Tulin töihin kahdeksalta ja lähdin viideltä. Olin yrittänyt etsiä ihmisiä erilaisiin tehtäviin, ja siihen työhön liittyi myös onnen elementti. Enkä ole onnekas ihminen. Ongelma oli myös se, että tein kovasti töitä, mutta joskus minulla ei ollut päivän päätteeksi mitään näytettävää. Ihmisiäni ei valittu jostain syystä, eikä tekemästäni työstä jäänyt mitään konkreettista.

Yksi tehtävistäni oli kuitenkin rekrytoida ihmisiä projektinhallinnan tehtäviin. Keskustelin näiden ihmisten kanssa, selvitin, mitä he tekivät ja mistä he pitivät työssään. Aloin yhdistellä asioita ja ajattelin: ”Tuossa olisin todella hyvä ja siitä pitäisin.” Se sisältää kaiken, mikä tekee minut elämässä onnelliseksi, ja päivän päätteeksi syntyy konkreettinen lopputulos.

Lopetin rekrytointiyrityksessä, jossa työskentelin, ja palasin kouluun Sheridan Collegeen. Suoritin siellä projektinhallinnan jatkotutkinnon. Se antoi minulle kahdeksan kuukauden tiiviin perehdytyksen kaikkeen projektinhallintaan liittyvään: laajuuteen, hallintaan, aikaan ja kaikkeen muuhun. Sain myös kaiken PMP-sertifiointiin tarvitsemani kurssityön. Sen jälkeen pääsin toimistoalalla toimivaan Mosaic Sales Solutions -yritykseen, jossa sain ensimmäisen työni projektikoordinaattorina. Aloitin vauhdilla enkä ole katsonut taakseni.

Se on mielestäni yksi palkitsevimmista töistä. Saan työskennellä todella älykkäiden ihmisten kanssa, auttaa heitä onnistumaan ja nähdä päivän päätteeksi, mitä tekemälläni työllä on saatu aikaan.

Ben Aston:

Nyt se on hienoa. Olet siis opiskellut projektinhallinnan teknisiä taitoja. Opetitko siinä kahdeksan kuukauden kurssissa sekä teknisiä että pehmeitä projektinhallintataitoja?

Mackenzie Dysart:

Kyllä. Se oli yksi kurssin parhaista puolista. Siellä opetettiin teknisiä taitoja, kuten laajuuden, ajan, kustannusten ja laadun hallintaa sekä henkilöstöhallintaa. Lisäksi oli luovuus-, johtamis- ja innovointikursseja. Niillä opimme esimerkiksi johtamaan aivoriihikokousta ja puhumaan luontevasti ihmisten edessä.

Se auttoi minua todella paljon. Opin puhumaan ihmisten edessä, lukemaan tilannetta ja työskentelemään erilaisten ihmisten kanssa. Pehmeisiin taitoihin panostettiin paljon, mikä oli ohjelmassa erinomaista, koska sain opiskella niitä täysipäiväisesti kahdeksan kuukauden ajan.

Ben Aston:

Hienoa. On myös kiinnostavaa, että urasi tässä vaiheessa olet työskennellyt sekä asiakkaan että toimiston puolella. Työskentelet nyt tietenkin toimistossa, joten sinun täytyy olla varovainen puheissasi. Mitä eroja näet digitaalisen projektipäällikön työssä? Miksi olet päätynyt toimiston puolelle etkä asiakkaan puolelle?

Mackenzie Dysart:

Mielestäni yhtäläisyyksiä on paljon, vaikka ihmiset eivät aina näe niitä. Asiakkaan puolella työskentelystä sanoisin, että sielläkin tuntee joskus työskentelevänsä toimistossa. Ainakin minun tapauksessani olimme digitaalisten palvelujen keskus. Yrityksen eri liiketoimintalinjat ottivat meihin yhteyttä ja sanoivat: ”Hei, tarvitsemme tämän, tämän ja tämän.” Meidän piti toteuttaa asiat ja toimia melkein kuin sisäinen toimisto.

Toisaalta saman brändin parissa työskentely voi muuttua yksitoikkoiseksi. Se sai minut palaamaan toimiston puolelle: halusin vaihtelua eri projektien, asiakkaiden, tarpeiden ja vaatimusten kautta. Se voi olla joillekin kaoottista, mutta minä pidän vaihtelusta ja siitä, että saan pitää ajatukseni liikkeessä.

Projektinhallintaa voi mielestäni kuvata yleisellä tasolla tarjoilutyön tapaan. Sinulla on erilaisia asiakkaita, joiden odotuksia täytyy hallita, samoin kuin sitä, kuinka nopeasti he saavat asioita. Jos jokin viivästyy, odotuksia täytyy ohjata. Tarvittavat vaatimukset pitää saada kokoon työn aloittamiseksi, ja päivän päätteeksi on myös varmistettava laskun maksaminen. Kaiken tämän jongleeraaminen on palkitsevaa ja haastavaa hyvällä tavalla. Eri brändit, vaatimukset ja ihmiset pitävät työn mielenkiintoisena.

Ben Aston:

Kerro, millaisten projektien parissa työskentelet tällä hetkellä?

Mackenzie Dysart:

Keskityn tällä hetkellä verkkosivustojen uudistamiseen. Työskentelen sekä voittoa tavoittelemattomien että kaupallisten asiakkaiden kanssa. Hallinnoimme projekteja WordPressillä ja toisella sisällönhallintajärjestelmällä nimeltä Kentico, ja hallinnoimme asiakkaiden verkkosivustoja. Tuemme myös muutamia palvelutasosopimuksia. Minulla on noin kolme tai neljä asiakasta ja niiden kaikki aliprojektit.

Ben Aston:

Olet pätevä projektipäällikkö ja olet tehnyt monenlaisia asioita. Mikä on ollut sinulle hyödyllisintä? Sinulla on PMP, CSM ja Sheridan Collegen todistus. Digitaalisten projektipäälliköiden yhteisössä suhtaudutaan sertifiointeihin melko epäilevästi, mutta haluaisin kuulla näkemyksesi. Mitä mieltä olet PMP:stä, CSM:stä ja projektinhallinnan sertifioinneista?

Mackenzie Dysart:

Työskentelin aiemmin rekrytoijana, joten ymmärrän avainsanojen merkityksen. Se oli yksi tärkeimmistä syistä PMP:n hankkimiseen. Sertifioinnin puuttuminen on helppo syy sivuuttaa hakija. Urani alussa halusin varmistaa, että minulla oli kaikki mahdollinen tukenani.

PMP on haastava, koska se on suunnattu pitkälti suurille suunnittelu- ja tietotekniikan infrastruktuuriprojekteille. Digitaalisena projektipäällikkönä moni asia on vaikea yhdistää omaan työhön. Sertifioinnista on kuitenkin hyötyä muutoksen, laajuuden hallitsemattoman kasvun ja budjetin hallinnassa. Myös ansaitun arvon raportit ovat hyödyllisiä. Ketterissä projekteissa käytämme nykyään paljon burndown-kaavioita, mutta hyvä ansaitun arvon raportti kertoo edelleen hyvin, missä mennään.

PMP:llä on arvoa etenkin uran alussa. Se ei ole välttämätön, jos projektinhallintakokemusta on jo paljon, mutta se on hyvä lähtökohta projektinhallintauraa aloittavalle tai sitä harkitsevalle.

Certified Scrum Master -sertifiointi on hieman erilainen. Kaksipäiväisellä kurssilla keskityttiin pehmeisiin taitoihin. Ne ovat todella tärkeitä, mutta koe oli yksi helpoimmista, jonka olen suorittanut. Kysymyksiä oli vain 30.

Ben Aston:

Tiedän, että sen voi uusia kolme kertaa.

Mackenzie Dysart:

Kyllä, ja olen melko varma, että vastaukset voi myös etsiä Googlesta. Sertifioinneista on kuitenkin hyötyä, jos etsit uutta työtä tai siirryt oman verkostosi ulkopuolelle. Ne erottavat sinut muista hakijoista.

Ben Aston:

Kysyisin vielä, onko viime aikoina löytynyt jotakin, mikä tekee projektipäällikön elämästäsi parempaa. Mitkä työkalut tai teknologiat innostavat tällä hetkellä?

Mackenzie Dysart:

Etsimme parhaillaan ECA:ssa uutta projektinhallintatyökalua. Olemme esitelleet useita vaihtoehtoja ja yrittäneet selvittää, mikä toimisi parhaiten. On kiinnostavaa nähdä, miten eri yritykset ovat luoneet työkaluja, jotka tekevät saman asian hieman eri tavoin.

Ben Aston:

Mitä vaihtoehtoja listallasi on?

Mackenzie Dysart:

Esittelimme viime viikolla 10,000 Feet -työkalun. En muista, mikä seuraava vaihtoehto on. Olen huono nimeämään työkaluja, enkä muista sitä nyt.

Ben Aston:

Katsotte siis enemmän resurssienhallinnan ja ajanseurannan kaltaisia asioita?

Mackenzie Dysart:

Olemme päättäneet, ettei tikettien ja kehitystyön näkökulmasta yhdestä järjestelmästä voi luopua. Käytämme edelleen Jiraa. Etsimme yhtä järjestelmää kaikelle muulle, koska projektien aikataulutus, resurssit ja ajanseuranta ovat nyt eri työkaluissa. Niiden yhdistäminen olisi meille suuri parannus.

Ben Aston:

Hyviä työkaluja on paljon. Esimerkiksi Resource Guru, Hub Planner ja Float ovat kaikki hyviä vaihtoehtoja.

Ben Aston:

Siirrytään artikkeliisi. Yksi pahimmista muistoistani liittyy lomaan, jolloin luulin tehneeni hyvän luovutuksen asiakasvastaavan kanssa. Annoin hänelle mielestäni hyvin selkeät muistiinpanot, ja hän sanoi: ”Älä huoli, hoidan tämän.” Olimme hyviä ystäviä.

Kun palasin lomalta, projekti ei ollut ainoastaan edennyt huonosti, vaan mennyt taaksepäin. Olin ollut poissa kolme viikkoa, ja projekti oli palannut projektin käynnistysvaiheeseen, vaikka meidän piti olla projektin lopussa.

Lomakausi on nyt alkamassa, ja joulu lähestyy. Tämä on usein hankala aika luovutuksille, koska kaikille ei välttämättä ole ketään, jolle luovuttaa työ. Olet kirjoittanut projektin luovutuksesta ja käyttänyt erilaisia malleja. Voisitko kertoa, miten niitä käytetään? Tärkeää on, että toinen henkilö ymmärtää nykytilan, tavoitteen sekä kaikki odotukset ja tiedot poissaolomme aikana. Miten annat riittävästi tietoa hukuttamatta toista henkilöä siihen?

Mackenzie Dysart:

Se riippuu organisaatiosta. Olen tehnyt erittäin yksityiskohtaisia luovutuksia, joissa luovutukseen kului enemmän aikaa kuin lomaan. Se ei ole ihanteellista. On löydettävä tasapaino ja ymmärrettävä, kuinka paljon tietoa muilla ihmisillä jo on.

Projektipäällikkötiiminä puhumme projekteista paljon, joten tiedän yleensä, mitä muiden projekteissa tapahtuu. Se auttaa vähentämään riskiä. Tiedän jo, mitkä projektit etenevät hyvin ja missä on ongelmia.

Kun valitset sijaisen, valitse mahdollisuuksien mukaan henkilö, jolla on aikaa tai helpompia projekteja. On myös hyödyllistä valita joku, joka on ollut mukana projektissa, työskennellyt asiakkaan kanssa tai tuntee taustat.

Malli riippuu sisäisistä järjestelmistä. Pidän korkean tason näkymistä. Tarjoan kaksi mallia, jotka ovat saatavilla thedigitalprojectmanager.com-sivuston kautta. Toinen on Google Sheets -taulukko, jossa voi näyttää useita projekteja yhtä aikaa: mitä tapahtuu, mikä budjettialue on, mikä tila ja vaihe ovat, mitkä ovat seuraavat tärkeät toimitettavat asiat sekä muut tarvittavat muistiinpanot.

Yksityiskohtaisemmille projekteille on Google Docs -versio. Siinä kerrotaan yhteyshenkilö, paras yhteydenottotapa, projektin tiedostojen sijainti ja kaikki muu, mitä sijainen tarvitsee. Dokumentaation pitäisi olla yhdessä paikassa ja järjestyksessä, mutta sen pitää myös löytyä helposti.

Kirjaa myös asiakkaan kanssa viestimisen käytännöt. Joku voi suosia puheluita sähköpostien sijaan tai käyttää Base Camp -keskusteluja. Paras toimintatapa asiakkaan, projektin ja resurssien kanssa kannattaa dokumentoida. Älä kuitenkaan kuormita ihmisiä omilla huolillasi. Anna heille se, mitä heidän tarvitsee tietää, ja niin paljon yksityiskohtia kuin onnistuminen edellyttää.

Kirjoita luettelomerkeillä. Lyhyitä luettelokohtia on helpompi lukea kuin pitkää tarinaa. Varmista, että tiedot löytyvät helposti tai että tarvittava dokumentaatio löytyy projektinhallinnan dokumentaation säilytyspaikasta.

Ben Aston:

Myös itse luovutusprosessi on tärkeä. On eri asia kirjoittaa muistiinpanot kuin käydä ne yhdessä läpi. Lomalle lähtijä on usein innostunut eikä ole varannut tarpeeksi aikaa luovutukseen. Miten prosessi kannattaa toteuttaa?

Mackenzie Dysart:

Luovutus täytyy suunnitella etukäteen. Tiedät, että olet lähdössä lomalle. Kun lomaan on kuukausi, aloita keskustelu siitä, kuka toimii sijaisena.

Kun sijainen on tiedossa, pidä perehdytyskokous vähintään viikkoa ennen lähtöä. Ota hänet mukaan viestintään, kutsu hänet tilannepalavereihin ja anna hänen tutustua projektin kulkuun ennen lähtöäsi. Hidas perehdytys on parempi kuin tietojen pudottaminen toisen ihmisen vastuulle juuri ennen lähtöä.

Edellisenä päivänä pidettävä projektin siirtokokous ei auta ketään. Toisella henkilöllä ei ole aikaa omaksua tietoja tai huomata kysymyksiä. Varmista myös, että hänellä on pääsy kokouksiin ja oikeus isännöidä niitä poissa ollessasi. Olen itsekin syyllistynyt siihen, että viikoittainen tilannepalaveri on ollut edelleen minun kokoukseni, johon sijainen ei pääse.

Kerro asiakkaalle rehellisesti, että olet lähdössä lomalle. Anna heidän valmistautua. Hyvä asiakassuhde tarkoittaa yleensä sitä, että asiakas on iloinen puolestasi.

Ben Aston:

Pahin vaihtoehto on yrittää salata loma. Silloin asiakas kysyy, missä projektipäällikkö on, eikä sijainen tiedä mitään.

Mackenzie Dysart:

Kun työskentelin asiakkaan puolella, toimiston projektipäällikkö lakkasi vastaamasta sähköposteihini eikä hänellä ollut automaattista poissaoloviestiä. Odotimme toimitettavaa asiaa, ja jouduin ottamaan yhteyttä kaikkiin yrityksessä tuntemiini ihmisiin. Lopulta kuulin, että hän oli lomalla. Se olisi ollut hyvä tietää. Viesti mieluummin liikaa kuin liian vähän. Kukaan ei suutu lomalle lähtemisestä.

Ben Aston:

Kaikki liittyy hyvään viestintään. Luovutusmuistiinpanojen kirjoittaminen ei riitä, vaan on varmistettava, että vastaanottaja ymmärtää, mitä häneltä pyydetään ja mitä häneltä odotetaan.

Mackenzie Dysart:

Erityisen tärkeitä ovat viestinnän yksityiskohdat: milloin asiakas odottaa esityslistaa, miten kokousmuistiot julkaistaan ja miten tavallinen prosessi toimii. Asiat, joita teet automaattisesti, kannattaa kirjoittaa auki seuraavaa henkilöä varten.

Ben Aston:

Työskenteletkö oikeasti lomalla, Mackenzie?

Mackenzie Dysart:

Kerran jouduin käyttämään tietokonetta tiedoston välittämiseen, koska en ollut antanut toiselle henkilölle käyttöoikeutta. Muuten olen melko tunnollinen. Tarkistan sähköpostit nopeasti, jotta palatessani mikään ei yllätä, mutta en vastaa niihin. Olen poissa syystä. Menen usein myös alueelle, jossa ei ole verkkoyhteyttä, joten minuun ei voi muutenkaan ottaa yhteyttä.

Ben Aston:

Se on hyvä vinkki. Kanadassa voi melko uskottavasti sanoa, ettei internetyhteyttä ole. Jos haluat loman ilman verkkoyhteyttä, tule Kanadaan.

Mackenzie Dysart:

Itärannikolle mentäessä voi menettää jopa mobiilidatan. Kanadalainen tietoliikenne, hienoa.

Ben Aston:

Tämä liittyy myös hyvään projektidokumentaatioon. Jos aikajana, budjetinseuranta ja vaatimukset ovat ajan tasalla, projektin ottaminen haltuun ei ole vaikeaa. Vaikeaa siitä tulee vasta, kun kaikki tieto on yhden ihmisen päässä.

Mackenzie Dysart:

Se vaikuttaa myös tiimiin. Kukaan ei halua jäädä tyhjän päälle. Olen ollut tilanteessa, jossa luovutus on tehty huonosti tai tietoa on annettu liian vähän. Kirjoitin artikkelissani myös siitä, miten asiat voivat mennä todella pahasti pieleen.

Äskettäin toimin kuukaudeksi lomalle lähteneen projektipäällikön sijaisena. Asiakas sanoi, että siirtymä oli ollut saumaton, koska ymmärsin heidän prosessinsa. Pystyin aloittamaan, koska tiesin keskeiset yhteyspisteet. Vaikka en tiennyt kaikkien päätösten taustaa, tiimi tiesi sen ja pystyi täyttämään aukot.

Kyse on pitkälti viestinnästä: milloin päivityksiä odotetaan, miten päätökset tehdään ja minne tiedot tallennetaan. Hyvät siirtymät ovat mahdollisia. Se ei ole yksisarvinen. Se onnistuu, kun kaikki työskentelevät yhdessä.

Ben Aston:

Hienoa. Mackenzie, kiitos paljon osallistumisestasi.

Mackenzie Dysart:

Kiitos paljon. Oli hienoa olla mukana.

Ben Aston:

Jos haluat lähteä lomalle, kirjoita hyvät luovutusmuistiinpanot. Jos haluat osallistua keskusteluun tai jakaa kauhutarinoita luovutuksista, kommentoi artikkelia tai siirry resurssiosioon ja thedigitalprojectmanager.com-sivustolle. Voit myös liittyä Slack-tiimiimme, jossa käydään kaikenlaisia kiinnostavia keskusteluja. Ensi kertaan asti, kiitos kuuntelusta.