Esittelyssä Dear DPM – nimetöntä neuvontaa digitaalisille projektipäälliköille (Robyn Reynoldsin kanssa)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Antakaa anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Kiitos, että kuuntelet. Olen Ben Aston, ja tämä on Digital Project Manager -podcast. Tänään seurassani on uusi paras ystäväni Robyn Reynolds. Puhumme tänään mahtavasta uudesta DPM-projektistamme, Dear DPM:stä.

Robyn Reynolds:

Hei kaikille. Olen todella innoissani täällä olemisesta. Kiitos Ben, että kutsuit minut. Rakastan sinua. Uusia parhaita ystäviä.

Ben Aston:

(nauraa) Ystävyytemme on syventynyt. Puhutaan siitä hetken kuluttua. Robyn, puhutaan ensin sinusta. Et ole aiemmin kirjoittanut artikkelia digitaalisesta projektipäälliköstä. Olemme julkaisemassa ensimmäisen kirjoituksesi. Olet kuitenkin työskennellyt tämän uuden projektin parissa. Kerro meille hieman itsestäsi. Olet Tyynenmeren luoteisosassa, eikö niin?

Robyn Reynolds:

Olen. Asun Portlandissa Oregonissa. Tarkemmin sanottuna asun aivan kaupungin ulkopuolella Mount Hoodin kansallismetsän lähellä. Asun siis käytännössä Tyynenmeren luoteisosan kliseisessä ympäristössä. Ikkunani ulkopuolella on valtavia setrejä ja raivoisasti virtaava jäätikköpuro. Se on aika hauskaa, pidän siitä paljon.

Ben Aston:

Sataako siellä juuri nyt?

Robyn Reynolds:

Aurinko paistaa ja taivas on sininen.

Ben Aston:

Hassua. Täälläkin. Tosin yleensä täällä sataa, jos rehellisiä ollaan.

Robyn Reynolds:

En tiedä, mitä auringolla pitäisi nyt tehdä. Se on outoa.

Ben Aston:

Kävin aiemmin tänään auringossa, ja siellä oli oikeasti lämmintä. Se on virkistävä muutos tähän vuodenaikaan. Kerro siis hieman työstäsi. Kuulostaa siltä, että olet keskellä ei-mitään ja työskentelet etäprojektipäällikkönä.

Robyn Reynolds:

Kyllä, ehdottomasti. Olen tällä hetkellä vanhempi projektipäällikkö Dream 10 -nimisessä yrityksessä. Olemme pieni suunnittelustudio, joka keskittyy paljon tuotesuunnitteluun ja käyttäjäkokemukseen, joten työ on todella hauskaa.

Ben Aston:

Miten aloitit heidän kanssaan työskentelyn? Olen aina kiinnostunut erityisesti siitä, miten etäprojektipäälliköt saavat töitä etänä. Miten se toimii?

Robyn Reynolds:

Aloitetaan alusta. Kun valmistuin yliopistosta, tiesin jo opintojeni loppuvaiheessa haluavani mainosalalle. Valitettavasti mieheni, joka oli tuolloin poikaystäväni, sai hienon työpaikan Alaskasta, josta olen kotoisin. Niinpä meidän piti muuttaa takaisin sinne. Kotikaupunkiini palaaminen oli haastavaa, mutta aloitin työskentelyn perinteisessä toimistossa. Työskentelimme tuolloin 14-4-nimisen toimittajan kanssa verkkosivustoprojektissa. Tytön nimi oli Amanda, ja hän oli tuottaja. Halusin tehdä sitä, mitä hän teki.

Ben Aston:

Halusit olla hän.

Robyn Reynolds:

Olin aivan ihastunut. Niinpä lähdin nopeasti Alaskasta takaisin Portlandiin, jossa olin opiskellut, ja työskentelin siellä muutamassa eri yrityksessä. Nykyisestä työpaikastani saan oikeastaan kiittää digitalprojectmanager.com-sivustoa, koska näin työpaikkailmoituksen siellä. Ajattelin, että kyllä, haen tätä paikkaa. Kuulostaa hienolta. Ja tässä sitä nyt ollaan.

Ben Aston:

Vau. Tämä on ensimmäinen kuulemani menestystarina työpaikkailmoitusosiosta.

Robyn Reynolds:

Uskon todella, että suuri osa työstämme siirtyy tulevaisuudessa etätyöksi. Halusin haastaa itseni selvittämään, miten etätiimejä rakennetaan, miten niistä tehdään vahvoja ja miten organisaatiota johdetaan paremmin etänä.

Ben Aston:

Kuinka suuri Dream 10 sitten on?

Robyn Reynolds:

Olemme edelleen melko pieni. Meitä on noin neljä, ja laajennamme tarpeen mukaan projektien perusteella. Hauskaa on se, että työskentelen myös monien kansainvälisten freelancereiden kanssa. Saatan olla verkossa hyvin aikaisin aamulla tai tarkistaa asioita myöhään illalla aikavyöhykkeistä riippuen.

Ben Aston:

Entä asiakkaasi? Onko jossain toimistossa joku, joka esittää pyörittävänsä suurta toimistoa?

Robyn Reynolds:

Kerromme avoimesti, että olemme etänä toimiva yritys. Erona on se, etten enää matkusta työn vuoksi. Kun työskentelin aiemmin Struckilla, matkustin jatkuvasti Salt Lake Cityyn tai Los Angelesiin tapaamaan asiakkaita. Nyt pidämme paljon kokouksia verkkoneuvotteluina Zoom Roomissa. Olen huomannut, että saamme projektiaikataulut valmiiksi todella nopeasti. Olemme myös hyviä esittelemään asioita ja kannustamaan asiakkaita osallistumaan Zoom Roomin kautta, johon olen aivan ihastunut.

Ben Aston:

Eli kaikki ovat etänä, kun olet yhteydessä asiakkaisiin?

Robyn Reynolds:

Kyllä.

Ben Aston:

Kukaan ei siis käy asiakkaiden luona kasvotusten?

Robyn Reynolds:

Ei vielä. Otamme sen todella omaksemme. Se ei ole mielestäni ollut haaste. Kun verkkokamera on päällä, olet melko haavoittuvainen ja kaikkien nähtävissä. Näytän samalla kotini: ihmiset näkevät, mitä takanani on, ja joskus myös lapseni. Siksi tämä tuntuu silti hyvin henkilökohtaiselta.

Ben Aston:

Mahtavaa. Mitä teet työn ulkopuolella? Haluan kysyä yhdestä asiasta. Vakoilin sinua aiemmin LinkedInissä.

Robyn Reynolds:

Hyvä.

Ben Aston:

Näin, että olet Sons of Norway Anchoragen tiedotusjohtaja.

Robyn Reynolds:

Se täytyy vaihtaa. Isäni on Norjasta ja taustani on vahvasti norjalainen kulttuuriperinteiden osalta. Isäni johti siellä norjalaisten yhdistystä. He kokoontuvat yhteen, järjestävät kielikursseja ja syövät norjalaista ruokaa. Se auttoi minua kehittämään sähköpostien ja verkkosivujen julkaisemiseen liittyviä taitojani ja kaikenlaista muuta. En kuitenkaan enää toimi siinä tehtävässä.

Ben Aston:

Sinun täytyy päivittää tietosi.

Robyn Reynolds:

Täytyy. Jäin kiinni.

Ben Aston:

LinkedInin perusteella olet tehnyt sitä ehkä kymmenen vuotta.

Robyn Reynolds:

Olen hyvin kokenut, kyllä.

Ben Aston:

Olin vaikuttunut. Jos et enää toimi Sons of Norway -järjestössä Anchoragessa, pidin kiinnostavana sitä, että kyseessä oli Alaskan norjalainen yhdistys, mutta sinä hoidit tehtävää Portlandista käsin.

Robyn Reynolds:

Anteeksi, että tuotan pettymyksen.

Ben Aston:

Mitä muuta teet?

Robyn Reynolds:

Täytin hiljattain 30 vuotta, ja jostain syystä yritän vapaa-ajallani tarkoituksella astua epämukavuusalueelleni paljon useammin. Se on outoa, kuten esimerkiksi tämän podcastin tekeminen. Lisäksi pystytin taloni pihalle ylellisen retkeilyteltan, jonka ilmoitin Airbnb:hin viime kesänä. Se oli todella hauskaa.

Ben Aston:

Hienoa.

Robyn Reynolds:

Kun en tee tuollaisia outoja ja epämukavia asioita, juon paljon pienpanimoiden oluita Tyynenmeren luoteisosassa. Tapaan ystäviä ja katson tietenkin Netflixiä ahmien, kuten me kaikki.

Ben Aston:

Varsinkin kun kuulostat asuvan keskellä ei-mitään puiden ja puron vieressä.

Robyn Reynolds:

Ei.

Ben Aston:

Sen lisäksi, että pystytit teltan takapihallesi ja myit maailmalle Airbnb-ideasi, mitä muuta olet tehnyt astuaksesi epämukavuusalueellesi?

Robyn Reynolds:

Kiipeilin Oregonin korkeimmalle vuorelle, Mount Hoodille. Se on noin 30 minuutin ajomatkan päässä talostani. Katselin sitä palatessani Portlandista päivittäin kotiin noin kahden vuoden ajan ja päätin lopulta lähteä kiipeämään. Hankin harjoitusvaelluksia ja tein nousun ystäväni Lindan kanssa. Se oli luultavasti yksi vaikeimmista mutta myös jännittävimmistä asioista, joita olen tehnyt.

Ben Aston:

Se on hienoa. Googlasin sitä juuri, minkä vuoksi olin hetken hieman poissaoleva. Se on noin 3 500 metriä korkea ja purkautui viimeksi vuonna 1907.

Robyn Reynolds:

Se on edelleen aktiivinen.

Ben Aston:

Savusiko se?

Robyn Reynolds:

Ei, mutta ympärillä voi haistaa rikkiä. Teimme nousun melko aikaisin kaudella, joten lunta oli paljon. Joku kuoli siellä samana päivänä, mikä on todella surullista. Olkaa siis kaikki varovaisia kiipeillessänne.

Ben Aston:

Olkaa varovaisia. Se on oikea vuori, jonka huipulla on lunta. Puhutaan Dear DPM:stä. Kolme kuukautta sitten Robyn ja minä, jotka molemmat olemme projektipäälliköitä, halusimme toteuttaa tämän kunnolla. Suunnitteluun on käytetty paljon aikaa. Robyn lähetti minulle täysin yllättäen viestin ja sanoi, että meidän pitäisi perustaa anonyymi neuvontapalsta digitaalisille projektipäälliköille. Kolme kuukautta myöhemmin tässä se on. Tämä oli kuitenkin kokonaan Robynin idea. Minä vain hyppäsin mukaan. Mitä Dear DPM siis tarkoittaa?

Robyn Reynolds:

Ensinnäkin kiitos Benille siitä, että suhtauduit ideaan avoimesti. Lähetin sinulle viestin melko sattumanvaraisesti. Rakastan monia neuvontapalstoja ja podcasteja, kuten Savage Lovea, Dear Sugaria ja tavallista Dear Abbya. Muiden ihmisten ongelmista oppimisessa, heidän tilanteisiinsa samaistumisessa ja niiden pohtimisessa on jotain todella erityistä. Olen itsekin palannut näihin palstoihin joutuessani vastaavanlaiseen tilanteeseen, ja ne ovat tehneet minusta viisaamman. Digitaalisen projektipäällikön työ on kuitenkin erittäin haastavaa. Käsittelemme jatkuvasti muiden ihmisten ongelmia emmekä välttämättä keskity omiin ongelmiimme. Mukautamme, fasilitoimme, lähetämme, muokkaamme ja määrittelemme laajuuksia, mutta joskus kohtaamme haasteita, joista pitäisi voida puhua yhteisömme kanssa ilman, että osoitamme heikkoutta tai pelkoa sisäiselle tiimille tai asiakkaalle.
Halusin luoda yhteisön, jossa voimme tarjota puolueetonta neuvontaa, auttaa jotakuta ja saada tilanteeseen uuden näkökulman.

Ben Aston:

Olemme julkaisseet joitakin esimerkkikysymyksiä. Konseptin selventämiseksi digitalprojectmanager.com-sivuston yhteisöosiosta löytyy Dear DPM. Uudella sivulla on lomake, jonka kautta kysymyksen voi lähettää nimettömästi. Toisin kuin monilla foorumeilla, kysymyksestä ei jää ikuista merkintää. Robyn ja minä saamme kysymyksesi ja vastaamme niihin. Esimerkkikysymyksiä ovat esimerkiksi: aloititko uuden työn ja tajusit tehneesi suuren virheen? Työskenteletkö luovan diivan kanssa, joka ajaa sinut seinille? Saatko paniikkikohtauksia Slack-ilmoitusten jatkuvasta äänestä? Nämä olivat kaikki Robynin ideoita. Ovatko ne asioita, joita olet itse kokenut?

Robyn Reynolds:

Ne ovat melko yleisiä DPM-ongelmia. Jokainen voi varmasti muistella tilannetta, jossa ajatteli, että tämä tapahtui minullekin. Uuden työn aloittaminen ja suuren virheen tekemisen tajuaminen on hyvin tavallista.

Ben Aston:

Minulla on ollut lähes jokaisen uuden työn alussa sellainen tunne. Uudet järjestelmät, prosessit ja ihmiset tulevat vastaan, ja yhtäkkiä ajattelet, että vihaat tätä kaikkea. Kun siirryin tilinhallinnasta uuteen tehtävään, minulle kerrottiin, että rooli olisi tuottajan työ ja käytännössä sama kuin mitä olin jo tehnyt. Ensimmäisenä työpäivänä minulle annettiin projekti ja pyydettiin kustannusarviota, projektisuunnitelmaa ja työmääritystä. Kysyin, kenen projektipäällikön kanssa työskentelisin, ja he vastasivat, että tekisin kaiken itse. Silloin tajusin, etten ollut koskaan tehnyt projektisuunnitelmaa, kustannusarviota tai työmääritystä. Olin aina työskennellyt projektipäällikön kanssa. Tunsin tehneeni todella huonon päätöksen.

Robyn Reynolds:

Joskus täytyy vain esittää osaavansa, kunnes oikeasti osaa. Samalla on pysyttävä nöyränä ja päätettävä selvittää asia. Digitaalisilla projektipäälliköillä on kyky ratkaista ongelmia, ja taidot voi oppia.

Ben Aston:

Digitaalinen projektinhallinta kehittyy jatkuvasti. Projektit muuttuvat koko ajan, joten emme työskentele samoilla asioilla kuin viisi vuotta sitten. On aina ensimmäinen kerta, jolloin jokin asia täytyy tehdä, ja prosessia on kehitettävä ja parannettava.

Robyn Reynolds:

Käytän joskus sanaa ”sitkeä”. Tietyssä tilanteessa kukaan ei ehkä tiedä, miten päämäärään päästään, joten täytyy yrittää, mukauttaa muutamaa asiaa ja jatkaa eteenpäin.

Ben Aston:

Kerro luovasta diivasta, joka ajoi sinut seinille.

Robyn Reynolds:

Niitä on ollut muutama. Kokouksista poistuttiin dramaattisesti, ja ihmisten tavoittamiseksi täytyi keksiä hyvin ainutlaatuisia tapoja.

Ben Aston:

Mitä jouduit tekemään saadaksesi kiinni pubissa piileskelevän luovan johtajan?

Robyn Reynolds:

Se on oikeasti tapahtunut. Paikallinen pubi oli samassa rakennuksessa. Menin alakertaan hakemaan hänet kokoukseen. Kerran järjestin retrospektiivin juomapelinä, ja se sai kaikki osallistumaan.

Ben Aston:

Puhuit heidän kieltään.

Robyn Reynolds:

Etätyössä on hienoa se, ettei minun tarvitse enää ostaa ihmisille lounasta tai tarkistaa heidän kuluraporttejaan.

Ben Aston:

Miten olet kokenut urasi kehittymisen projektipäälliköksi ja vanhemmaksi projektipäälliköksi? Millaista tukea olet saanut?

Robyn Reynolds:

Olen ollut todella onnekas. Minulla on vahva ystäväjoukko, johon kuuluu projektipäälliköitä, tuottajia ja tilipäälliköitä. Olen selvinnyt luottamalla näihin ihmissuhteisiin, saamalla uusia näkökulmia ja kuulemalla muiden kokemuksia. Puolueeton näkökulma on erittäin tärkeä. Haluan tarjota kaikille mahdollisuuden puhua asioista ilman, että tarvitsee päätyä itkemään kylpyhuoneeseen. Voin olla kuunteleva korva tai antaa digitaalisen taputuksen selkään.

Ben Aston:

Yleensä itken kylpyhuoneessa.

Robyn Reynolds:

Niin.

Ben Aston:

Ihmisten kanssa puhuminen auttaa aina. Joskus ei kuitenkaan ole ketään, jonka kanssa puhua. Tilanteen yksin käsitteleminen voi olla todella stressaavaa, eikä sitä halua välttämättä eskaloida. Joskus tarvitsee vain varmistuksen siitä, että on oikealla tiellä, ilman että asia viedään toimitusjohtajalle ja siitä seuraa kaikenlaista.

Robyn Reynolds:

Joskus mentorini tai silloinen pomoni on sanonut, että ylireagoin. Se on ollut hyödyllistäkin: joku muistuttaa, että panikoin turhasta.

Ben Aston:

Etätyön lisääntyessä on helppo ylireagoida, koska viestintä tapahtuu usein kirjallisesti. Emme enää kävele toimiston poikki juttelemaan, joten ihmisiä ja viestejä on helpompi tulkita väärin.

Robyn Reynolds:

Slack on ongelmien kultakaivos. Olen oppinut, että jotkin emojit ovat sopimattomia. Niitä ei kannata käyttää. (nauraa)

Ben Aston:

Mitä emojeita ei pitäisi käyttää?

Robyn Reynolds:

Sitä kaksosten emojia, jossa kaksi tyttöä tanssii.

Ben Aston:

En tunne sitä.

Robyn Reynolds:

Lähetän sen sinulle myöhemmin.

Ben Aston:

Kiitos, arvostan sitä.

Robyn Reynolds:

Etätyössä ja yhteisössä on siis paljon opittavaa.

Ben Aston:

Olet mukana Portlandin DPM-tapaamisissa, eikö niin?

Robyn Reynolds:

Kyllä. Olen mukana melko epävirallisesti. En järjestä niitä, mutta osallistun aktiivisesti. Olin hiljattain paneelissa, jossa keskusteltiin projektipäälliköiltä kysymisestä. Rakastan Portlandin projektipäällikköyhteisöä. Tapahtumat ovat hyvin järjestettyjä, siellä on juomia ja ruokaa eikä rekrytoijia. Se on kaunis paikka.

Ben Aston:

Olen ollut Vancouverin projektipäällikkötapaamisissa, ja ihmiset tulevat mielellään kokoukseen, mutta lähes kukaan ei jää jälkijuomille.

Robyn Reynolds:

Niinpä. Kukaan ei koskaan villiinny. Kaikki pysyvät hallinnassa.

Ben Aston:

Mistä paneelissa puhuttiin?

Robyn Reynolds:

Sen nimi oli ”Kysy projektipäälliköltä”. Meitä oli neljä. Edustin etätyötä. Mukana oli myös freelancer, asiakaspalveluun siirtynyt henkilö ja strategi. Meillä oli erilaisia kysymyksiä ja niitä tukevia pienryhmäkeskusteluja.

Ben Aston:

Jos kuulet tapaamisista ensimmäistä kertaa, käy digitalprojectmanager.com-sivuston yhteisöosiossa. Sieltä löytyvät kaikki löytämämme digitaalisten projektipäälliköiden tapaamiset. Jos oma tapaamisesi puuttuu, kerro siitä minulle. Tapaamiset voivat olla hyödyllinen neuvojen, tiedon ja ajankohtaisten asioiden lähde. Mitä työkaluja käytät etäprojektipäällikkönä?

Robyn Reynolds:

Työkalupakkini on muuttunut siirtyessäni toimistoympäristöstä täysin etätyöhön. Slackia käytetään paljon: oikeat emojit, kanavat, keskustelut ja integraatiot ovat tärkeitä. Lisäksi käytän omaa paperille kirjoitettua tehtävälistaani. Työskentelen parhaiten, kun prioriteettilistani on kirjoitettu muistiin.

Ben Aston:

Onko prioriteettilistasi paperilla?

Robyn Reynolds:

Kyllä. Minulla on muistikirjoja, ja säilytän niitä työni loppuun asti. Sitten heitän ne kaikki pois. Se on kuin tylsien merkintöjen päiväkirja.

Ben Aston:

Minäkin käytin ennen muistikirjoja. Oli hauskaa, että jokaisen sivun yläreunassa oli päivämäärä. Tiesin tarkalleen, mitä olin tehnyt esimerkiksi 9. syyskuuta 2015.

Robyn Reynolds:

Projektipäällikköinä etsimme aina muita työkaluja. Kokeilen mielelläni eri vaihtoehtoja, mutta vain harvat jäävät käyttöön.

Ben Aston:

Eli Slack?

Robyn Reynolds:

Slack pysyy.

Ben Aston:

Millä hallitsette aikatauluja ja projekteja laajemmin?

Robyn Reynolds:

Dream 10:ssä käytämme tällä hetkellä Flow’ta. Se on melko yksinkertainen Trellon tai kanban-taulun kaltainen työkalu. Voin määrittää tehtäviä ja luoda siihen eri kanavia ja aikatauluja.

Ben Aston:

En ole kuullut Flow’sta.

Robyn Reynolds:

En minäkään aiemmin, mutta nyt suosittelen sitä kaikille. Se on yksinkertainen, ja joskus yksinkertaisuus on parempi.

Ben Aston:

Työkalu riippuu myös projektista. Suuren teknisen verkkoprojektin ja strategia- tai käyttäjäkokemusprojektin hallintaan ei välttämättä kannata käyttää samaa työkalua. Prosessiin ja työkaluihin ei pidä sitoa itseään liian tiukasti, vaan on oltava joustava ja integroitava eri järjestelmiä tarpeen mukaan.

Robyn Reynolds:

Oivalsin vuosia sitten Portlandin ensimmäisessä DPM-tapaamisessa, ettei yhtä vakioprosessia tarvita. Se, että asiat tehdään yhdessä paikassa tietyllä tavalla, ei tarkoita, että jokainen projekti pitäisi tehdä samalla tavalla. Työkalupakkia ja lähestymistapaa voi mukauttaa projektin ja tiimin mukaan.

Ben Aston:

Jos toimisto tekee joka kuukausi samanlaisia projekteja, esimerkiksi verkkosivuston uudistuksia, standardointi voi olla järkevää. Jos projektit vaihtelevat eikä koskaan tiedä, mitä ovesta tulee, joustavuus on parempi.

Robyn Reynolds:

Ehdottomasti.

Ben Aston:

Aika alkaa loppua. Käy jälleen Dear DPM:n sivulla yhteisöosiossa. Olemme käsitelleet jo aiheita kuten Pitäisikö minun jäädä vai lähteä?, joka käsittelee työssä pysymistä tai irtisanoutumista, sekä hieman eksyksissä olevaa pomotarta.

Robyn Reynolds:

Se kertoo naisesta, joka pohtii työpaikan jättämistä tai sinne jäämistä perheensä taloudelliseksi tueksi. Aihe on melko raskas.

Ben Aston:

Julkaisin tänään kevyemmän aiheen, työaikakirjaukset. Tiimini ei täytä työaikakirjauksiaan. Mitä minun pitäisi tehdä? Käy katsomassa vastaukset ja lähetä oma kysymyksesi. Haluaisimme kuulla niitä. Teemme todennäköisesti lisää näitä podcasteja ja käsittelemme uusia kysymyksiä. Jos haluat osallistua keskusteluun etkä kuulu Slack-tiimiimme, siirry digitalprojectmanager.com-sivuston yhteisöosioon. Sieltä löydät linkin jäsenyhteisöömme liittymistä varten. Ensi kertaan asti, kiitos kuuntelusta.