Kuinka olla näkymätön projektipäällikkö (Justin Handler O3 Worldista)

Lue litterointi:

Kokeilemme podcastiemme litterointia ohjelmiston avulla. Anna anteeksi mahdolliset kirjoitusvirheet, sillä botti ei ole sataprosenttisen tarkka.

Ben Aston:

Kiitos, että liityit seuraamme. Olen Ben Aston, ja tämä on The Digital Project Manager -podcast osoitteesta TheDigitalProjectManager.com. Tänään seurassani on Justin Handler, ja keskustelemme siitä, onko projektipäällikön työ kiittämätöntä vai ei. Justin on juuri kirjoittanut aiheesta artikkelin meille The Digital Project Manageriin, eikä hänen mielestään kyse ole kiittämättömästä työstä. Odotan innolla keskustelua hänen kanssaan. Justin, emme ole oikeastaan tavanneet aiemmin. Tiedän, että olet kirjoittanut meille muutaman jutun The Digital Project Manageriin, mutta kerro ensin hieman itsestäsi. Missä olet, missä työskentelet ja mitä teet?

Justin Handler:

Ensinnäkin kiitos kutsusta, Ben. Arvostan sitä. Nimeni on Justin Handler. Toimin digitaalisen toimiston, O3 Worldin, asiakkuuksista vastaavana johtajana. Toimistomme sijaitsee Philadelphiassa Pennsylvaniassa. Olemme digitaalisten tuotteiden suunnittelu- ja kehitysyhtiö. Löysin sivustosi luultavasti paikallisen DPM Philly -ryhmämme kautta, johon kuulun. Joku mainitsi sen minulle, löysin teidät ja olette olleet ystävällisiä antaessanne minun kirjoittaa sivustolle muutaman artikkelin.

Ben Aston:

Hienoa. Asiakkuuksista vastaava johtaja – onko kyseessä projektipäällikön rooli vai johdatko projektipäällikkötiimiä? Meillä on kaikenlaisia erilaisia työnimikkeitä ja rooleja, joten mitä asiakkuuksista vastaavan johtajan tehtävä tarkoittaa sinulle?

Justin Handler:

Taustani on digitaalisten projektien hallinnassa. Olin digitaalinen projektipäällikkö noin kuuden tai seitsemän vuoden ajan, ja tavallaan olen sitä edelleenkin. Asiakkuuksista vastaavana johtajana valvon neljän projektipäällikön tiimiä ja vastaan asiakkuuksistamme strategisella tasolla. Varmistan, että viemme asiakkaillemme rakentamiamme tuotteita eteenpäin, että asiakkaamme ovat tyytyväisiä ja että heidän projektinsa ja yhteistyökokonaisuutensa on rakennettu asianmukaisesti sekä heidän että meidän kannaltamme. Lisäksi autan viemään strategiaa eteenpäin. Kyseessä on todella laaja-alainen asiakaspalvelurooli, jossa valvon sekä projektipäälliköitä että asiakkuuksia korkealla tasolla.

Ben Aston:

Hienoa. Puhut tuotehallinnasta ja projektinhallinnasta sekä siitä, miten työskentelet niiden parissa. Kuulostaa siltä, että teet eri asiakkaiden kanssa näiden yhdistelmää. Miten erotat tuotteen ja projektin toisistaan asiakkaidesi tapauksessa?

Justin Handler:

Olemme toimisto, joten toteuttamamme kokonaisuudet ovat projekteja. Meillä ei varsinaisesti ole erillisiä tuotejohtajia, sillä kyseinen rooli on yleensä asiakkaalla. Meillä on projektipäälliköitä, jotka hallitsevat digitaalisiin tuotteisiin liittyviä projekteja. Tarkoitan tällä esimerkiksi verkkosovelluksia, ohjelmistoja ja mobiilisovelluksia. Teemme myös yritystason verkkokehitystä. Emme rakenna tyypillisiä pieniä markkinointisivustoja, vaan suuria yritystason yrityssivustoja, joissa on yleensä jonkinlainen monimutkainen integraatio, kansainvälistäminen tai huomattava määrä kolmannen osapuolen mukautuksia.

Pidämme kaikkea tekemäämme digitaalisten tuotteiden kehittämisenä. Se voi tarkoittaa eri ihmisille eri asioita, mutta meillä ei ole varsinaisia tuotejohtajia. Meillä on projektipäälliköitä, jotka hallitsevat projekteja, joiden lopputuloksena syntyy digitaalisia tuotteita.

Ben Aston:

Kerro siis joistakin projekteistasi. Mikä on jännittävin projekti, jonka parissa olet työskennellyt viimeisen vuoden aikana?

Justin Handler:

Rakentamiemme tuotteiden luonteen vuoksi monia niistä on kehitetty useiden vuosien ajan. Kaiken kaikkiaan suosikkiprojektini on ”Goal Investor”, joka on verkossa toimiva taloussuunnittelutyökalu. Se sopii erinomaisesti esimerkiksi eläkesuunnitteluun, koulutusrahastoihin ja hätävarojen suunnitteluun. Työkalu on todella hyvä, koska asiakkaidemme menetelmien ja mallinnuksen perusteella se luo käyttäjälle tavoitteita ja tarjoaa yksityiskohtaisia, yksilöllisiä neuvoja niiden saavuttamiseksi.

Olemme työskennelleet tämän tuotteen parissa yli neljä vuotta. Kyseessä on täysin ketterä projekti, jolla on loistava asiakas ja hyvä yhteistyösuhde. Kehitämme tuotetta jatkuvasti, keksimme uusia ominaisuuksia, teemme käyttäjätestausta ja niin edelleen. Projekti on ollut minulle erittäin palkitseva. Siirryin projektipäälliköstä asiakkuuspäälliköksi ja nyt valvon projektia strategisesti yhdessä koko projektitiimin kanssa. Se on todella palkitseva, ainutlaatuinen ja kiinnostava projekti, jota rakennetaan juuri niin kuin tuotteita pitäisi rakentaa.

Ben Aston:

Hienoa. Huomasin LinkedInissä, että olet ollut O3 Worldilla noin seitsemän vuotta. Miten sinusta tuli digitaalinen projektipäällikkö? Millainen polkusi oli tähän pisteeseen, jossa hallitset digitaalisia projekteja?

Justin Handler:

Se on hyvä kysymys. Vanhempi veljeni on hyvin kiinnostunut tietokoneista. Hän on ollut kehittäjä luultavasti kaksikymmentä vuotta, ja olin aina kiinnostunut siitä, mitä hän teki. Opiskelin markkinointia, mutta veljeni kautta minulla oli aina kiinnostusta digitaaliseen alaan. Näin jatkuvasti, mitä hän kehitti ja millä hän työskenteli – hänen rakentamiaan työkaluja ja niin edelleen. Valmistuttuani hänellä oli verkkosivusto, jota hän oli kehittänyt jonkin aikaa, ja hän halusi uudistaa sen. Hän kysyi, haluaisinko auttaa häntä löytämään pienen toimiston uudistusta varten.

Asuin tuolloin New Jerseyssä, tein hieman tutkimusta ja löysin paikallisen toimiston. Veljeni maksoi heille sivustonsa uudistamisesta, ja olin mukana koko prosessissa. He suunnittelivat logon, ja osallistuin siihen. Sitten he tekivät sivuston suunnittelusta luonnoksia ja niin edelleen. Pidin todella paljon prosessista asiakkaan roolissa. Projektin ollessa noin kolme neljäsosaa valmis – se ei välttämättä edennyt erityisen hyvin, mutta prosessi oli silti kiinnostava – toimiston omistaja mainitsi, että he etsivät apua markkinoinnin ja projektien parissa.

Olin juuri valmistunut korkeakoulusta ja noin 21-vuotias, joten kiinnostuin asiasta todella. Menin katsomaan, mitä he tekivät, sain lopulta tehtävän ja toimin aluksi projektipäällikön tukena noin kolmesta kuuteen kuukautta. Vuoden aikana aloin ottaa projekteja vastuulleni ja pidin työstä todella paljon. Perehdyin siihen, miten käyttämämme teknologia toimi ja miten suunnittelijat työskentelivät. Kehitin syvän kiinnostuksen digitaalisten projektien hallintaan ja digitaaliseen toimialaan.

Tuolloin minulla ei ollut oikeastaan mitään resursseja, joiden avulla olisin voinut ymmärtää digitaalisen projektinhallinnan alaa tai sen tekniikoita. Siksi kaltaisesi verkkosivustot ovat minusta niin kiinnostavia. Nykyään ihmisille on tarjolla valtava määrä erilaisia resursseja: teidän sivustonne, paikalliset DPM-ryhmät, joita johdan täällä Philadelphiassa, sekä DPM Summit, jota ystäväni Brett Harned järjestää.

Vuoden kuluttua halusin muuttaa takaisin Philadelphiaan, ja sitä kautta löysin O3:n.

Ben Aston:

Autatko järjestämään paikallisia DPM-tapaamisia?

Justin Handler:

Kyllä.

Ben Aston:

Niinkö?

Justin Handler:

Kyllä. Kyseessä on paikallinen tapaamisryhmä. Kokoonnumme noin puolentoista tai kahden kuukauden välein. Järjestämme puhujia ja sponsoreita, jotka kertovat tuotteistaan. Lisäksi järjestämme erilaisia tapahtumia sen mukaan, millaisia tapahtumia ryhmä haluaa. En perustanut ryhmää itse. Sen perusti Brett Harned, joka järjestää myös DPM Summitin ja useita muita tapahtumia.

Muutama vuosi sitten halusin osallistua toimintaan, joten kysyin häneltä, voisinko auttaa. Hän otti minut ystävällisesti mukaan tiimiin, ja aloin suunnitella näitä asioita. Se on ollut mukava matka. Muissa kaupungeissa on muitakin ryhmiä. Emme ole varsinaisesti sidoksissa toisiimme, mutta tiedämme toisistamme ja pyydämme joskus toisiltamme apua tapahtumien järjestämiseen, videokeskusteluihin tai muuhun vastaavaan.

Ben Aston:

Se on hienoa. Jos kuuntelet tätä ja mietit, löytyykö läheltäsi DPM-tapaamista, siirry TheDigitalProjectManager.com-sivuston yhteisösivulle. Siellä on julkaisu, joka sisältää linkkejä kaikkiin löytämiimme digitaalisten projektipäälliköiden tapaamisiin. Niitä on pääasiassa Yhdysvalloissa, mutta myös Isossa-Britanniassa, Kanadassa, Australiassa ja Euroopassa. Jos haluat tavata muita saman alan ihmisiä, tutustu tapaamislistaan ja osallistu tapaamiseen.

Olen itse käynyt joissakin DPM-tapaamisissa ja huomannut, että projektipäälliköillä on joskus taipumus sanoa: ”Minua ei arvosteta. Minua ei huomioida. Tiedän olevani hyvä, mutta miksi kukaan ei huomaa sitä?” Ymmärrän tämän ajattelutavan. Olen kirjoittanut aiheesta myös lyhyen e-kirjan nimeltä ”Joten luulet haluavasi digitaalisen projektipäällikön uran?”. Jos olet kiinnostunut digitaalisen projektipäällikön työstä mutta et ole varma, mitä se tarkoittaa tai kuinka sellaiseksi tullaan, tutustu sivustollani TheDigitalProjectManager.com olevaan e-kirjaan.

Kirjassa käsittelen asioita, joista pidän digitaalisen projektipäällikön työssä. Pidän ongelmien ratkaisemisesta, asioiden saamisesta tapahtumaan, ideoiden herättämisestä eloon, tiimien yhdistämisestä ja eri alojen yhdistämisestä työssämme. Yritän kirjassa olla myös realistinen: työ on vaikeaa. Digitaalisten projektipäälliköiden työ on monimutkaista. Olemme usein helppo syntipukki, sillä jos jokin menee pieleen ja joku henkilö pitää nimetä syylliseksi, projektipäällikköön on helppo osoittaa. Työ voi olla stressaavaa, ja olemme usein muiden tai tiimimme armoilla, koska he tekevät suurimman osan työstä.

Kirjani lopussa sanon: ”Kukaan ei tule koskaan kiittämään sinua.” Tämä on ristiriidassa Justinin artikkelin kanssa, jossa hän väittää, ettei projektipäällikön työ ole kiittämätöntä. Siksi ajattelin, että tästä syntyisi kiinnostava keskustelu. Sanon työtä kiittämättömäksi siksi, että ala ja asiakkaat juhlivat mielellään kaunista suunnittelua, loistavia uusia töitä ja teknisiä saavutuksia. Niistä järjestetään palkintogaaloja ja illallisia, ja ihmiset maksavat tuhansia dollareita osallistuakseen kilpailuihin ja noutaakseen palkintojaan.

Mikään niistä ei olisi kuitenkaan ollut mahdollista ilman digitaalista projektipäällikköä. Silti kukaan ei juhli sitä, eikä kukaan tule nostamaan esiin hämmästyttävää projektinhallintaa, jota teit palkitussa projektissa, koska sitä pidetään vain perustasona. Kirjani keskeinen ajatus on, että sinun on oltava riittävän itsevarma tietääksesi olevasi hyvä joka tapauksessa. Justin, haluaisin kuulla näkemyksesi. Milloin asiakas viimeksi kiitti sinua? Mitä teit kiitoksen arvoisesti?

Justin Handler:

Olen saanut vuosien varrella paljon kiitosta. En kuitenkaan usko sen johtuvan siitä, että olisin erityisen hyvä projektipäällikkö. Kyse on mielestäni ennen kaikkea asiakkaiden auttamisesta, opastamisesta ja heidän ongelmiensa ratkaisemisesta. Kuten sanoit, projektin onnistuminen kuuluu perusvaatimuksiin. Kaikki odottavat projektipäällikön hoitavan sen hyvin, ja sinun tulisi itsekin asettaa itsellesi tämä odotus. Prosessin aikana työskentelet kuitenkin aktiivisen asiakkaan kanssa jatkuvasti ongelmien ratkaisemiseksi.

Juuri siinä olen mielestäni ansainnut maineeni projektinhallinnassa: olen ratkaissut asiakkaidemme ongelmia luovasti. Siitä saan yleensä kiitosta. Asiakkaamme yhteyshenkilö saattaa esimerkiksi sanoa, että aikataulu on muuttunut ja työ on saatava valmiiksi nopeammin. Silloin palaamme resurssisuunnitteluryhmän luo ja ratkaisemme ongelman luovasti. Asiakas on luonnollisesti kiitollinen. Tai asiakas voi kertoa, että laajuuteen tulee muutos, mutta lisärahaa ei ole käytettävissä. Silloin keksimme tavan toteuttaa muutos ja ehkä poistamme toisen ominaisuuden, jota ei ollut alun perin määritelty.

Jos asiakas ei osallistu aktiivisesti, kiitosta ei välttämättä koskaan tule. En enää näe suhdetta pelkkänä asiakas–toimisto-suhteena, vaan kokonaisvaltaisena kumppanuutena. Kun työskentelette yhdessä ongelmien ratkaisemiseksi ja projektin asianmukaiseksi toteuttamiseksi, muodostuu side, joka johtaa kiitoksiin.

Ben Aston:

Olen samaa mieltä. Kun asiakkaat näkevät meidät ihmisinä, jotka eivät ole vain projektin ylläpitäjiä vaan pystyvät ratkaisemaan ongelmia luovasti, tuotamme arvoa. Silloin asiakkaat alkavat ymmärtää, ettemme ole vain yleiskustannus. Kun asiakas näkee arviossa, että asiakkuus- ja projektinhallinta muodostaa 20–30 prosenttia kokonaisbudjetista, hän saattaa kysyä, miksi ei voisi puhua suoraan tekijöille.

Justin Handler:

Se on todella vanhanaikaista ajattelua. On vanhanaikaista olla kunnioittamatta projektipäälliköiden roolia ja ymmärtämättä, miksi heitä tarvitaan. Tällaisia asiakas–toimisto-suhteita on yhä paljon. Olen onnekas, että saan työskennellä tilanteessa, jossa toimimme asiakkaidemme kanssa aidosti kumppaneina. Juuri siinä ajattelutapa muuttuu.

Ben Aston:

Mutta rehellisesti: mistä et pidä projektipäällikön työssä? Jos kuuntelija harkitsee digitaalisen projektipäällikön uraa, milloin työ on vaikeaa ja raskasta?

Justin Handler:

Työ voi ehdottomasti olla stressaavaa. Minulle se on stressaavaa erityisesti silloin, kun en pysty ratkaisemaan mainitsemiani ongelmia.

Ben Aston:

Aivan.

Justin Handler:

Valvon öitäni silloin, kun en pysty ratkaisemaan asiakkaan ongelmaa – en siksi, että asiakas olisi tyytymätön tai aikataulua pitäisi muuttaa. Sellaisia asioita tapahtuu kaikissa yhteistyöprojekteissa. Kun en pysty ratkaisemaan asiakkaan ongelmaa, se todella stressaa minua. Eilen asiakas kysyi minulta asiasta, joka liittyi Drupaliin, koska projektipäällikkömme oli lomalla.

Kuten artikkelissani kerroin, haluan olla opastava ja ymmärtää asiakkaidemme käyttämää teknologiaa ja tuotteita, jotta pystyn vastaamaan kysymyksiin. Hän kysyi toiminnosta, jota en pystynyt ratkaisemaan, ja se vaivasi minua suunnattomasti. Yritin ratkaista asian itse ja käytin siihen useita tunteja myös illalla. Onneksi yksi kehittäjistämme lähetti minulle myöhään illalla Slackissa ratkaisun, jonka hän oli löytänyt Drupalin Slack-yhteisöstä.

Ilman hänen apuaan olisin luultavasti valvonut koko yön miettien, kuinka ongelma ratkaistaan. Minua stressaavat siis ennen kaikkea ratkaisemattomat ongelmat, eivät niinkään työ, aikataulut tai muut vastaavat asiat.

Ben Aston:

Yksi artikkelisi kiinnostavista ajatuksista liittyy siihen, ettei kukaan huomaa hyvää projektinhallintaa. Hyvä projektinhallinta tarkoittaa usein sitä, että kaikki muut pääsevät loistamaan. Puhut näkymättömästä projektipäälliköstä. Voisitko avata tätä niille, jotka eivät ole lukeneet artikkelia? Mikä on näkymätön projektipäällikkö, ja pitäisikö meidän aina olla näkymättömiä?

Justin Handler:

Hyvä projektipäällikkö ei jatkuvasti sammuta asiakkaan tulipaloja. Ongelmanratkaisua on aina, mutta projektissa ei ole jatkuvasti kielteistä huomiota herättäviä ongelmia. Kun kaikki sujuu hyvin, ihmiset eivät pysähdy huomaamaan, että projektipäällikkö on ehkä johtanut projektia erittäin tehokkaasti, ennakoinut ongelmat ja ratkaissut ne ennen niiden syntymistä.

Asiakkaan sidosryhmien tai johdon ei tarvitse huolehtia projektista. Sama koskee asiakasta. Digitaalinen kokemusjohtajamme Mike Gadsby puhui viime viikolla Comcastin tekoälytapahtumassa hyvästä suunnittelusta näkymättömänä asiana. Kun tuotteita käytetään ja kokemus on saumaton, mikään ei häiritse käyttäjää eikä saa häntä ajattelemaan, että jokin on ongelmallista. Suunnittelu on näkymätöntä.

Projektinhallinnassa on mielestäni sama asia. Jos ratkaiset ongelmia niin hyvin ja johdat projekteja niin tehokkaasti, ettei jatkuvia merkittäviä ongelmia ilmene, hyvä projektinhallinta voi olla ”näkymätöntä”.

Ben Aston:

Artikkelissasi puhut kuudesta asiasta, joita pitäisi tehdä projektien tehokkaamman johtamisen varmistamiseksi. Osa liittyy tiimin ja osa asiakkaiden hallintaan. Ensimmäisenä mainitset tiimin valmistamisen onnistumiseen. Se alkaa hyvästä toimeksiannosta, ja mainitset käyttäjätarinoiden kirjoittamisen ja arvailun poistamisen. Mitä muita vinkkejä sinulla on?

Justin Handler:

Minulle tärkeintä on selkeiden odotusten asettaminen asiakkaille. Se alkaa projektin alussa. Asiakkaiden on ymmärrettävä, miten prosessi etenee, millaisia riskejä on olemassa ja millainen yhteistyösuhde rakennetaan. Haluan asettaa nämä odotukset ennen projektin siirtämistä projektipäälliköille, jotta asiakas tietää, mitä tulee tapahtumaan, miten sopimus on rakennettu ja miten projekti etenee.

Projektipäällikkönä kyse on pienistä asioista, joilla tiimi valmistellaan onnistumaan. Käyttäjätarinoiden on oltava selkeitä, jotta arvailua ei tarvita. Tiimille on kuitenkin jätettävä riittävästi tilaa käyttää luovuuttaan ja tehdä työstä omannäköistään. Sen sijaan heidän ei pitäisi joutua jatkuvasti kysymään epäselvistä asioista, jotka liittyvät suunnitelmiin tai vaatimuksiin.

Suuret kysymykset kannattaa ratkaista ennen kuin ne päätyvät tiimin käsiteltäviksi. Näin työ voi edetä sujuvasti, luottamus tiimiin ja asiakkaaseen kasvaa ja olet aina yhden askeleen edellä. Silloin ihmiset voivat ottaa saamansa tehtävät vastaan ja ajatella, että olet huomioinut kaiken eikä heidän tarvitse palata kysymään tunnuksia, järjestelmän mukautuksia tai muita perustietoja.

Ben Aston:

Olet puhunut asiakkaiden odotusten asettamisesta. Artikkelissasi sanot, että odotukset pitää asettaa aikaisin, usein ja jatkuvasti. Miten se tehdään? Monet projektipäälliköt tuntevat työmäärityksen, jossa kuvataan odotukset, toimitettavat asiat ja tehtävät. Miten odotuksia asetetaan koko projektin ajan?

Justin Handler:

On tärkeää muistaa, ettei asiakaspuolen yhteyshenkilön kokopäiväinen työ yleensä ole tämä projekti. Hänellä voi olla useita sidosryhmiä ja muita tehtäviä. Digitaalisten tuotteiden ja projektien johtaminen on meidän työtämme, joten meidän on koulutettava asiakkaita, asetettava odotuksia ja ohjattava heitä prosessin jokaisessa vaiheessa.

Odotuksia voi asettaa heti projektin alussa. Kun ensimmäinen toimituspäivä koittaa ja työ esitellään, sinun on valmisteltava tilanne. Jos esittelet rautalankamallin, kerro selkeästi, mitä asiakas näkee, mitä se tarkoittaa projektin kannalta ja millaista palautetta haluat.

Kun esiin tulee muutospyyntöjä tai laajuuden hallitsematonta kasvua, sinun tehtäväsi on tuoda ne näkyviksi. Muistuta jatkuvasti, mikä kuuluu laajuuteen ja mistä sovittiin määrittelyvaiheessa. Vaikeita keskusteluja ei pidä pelätä. Ne kannattaa käydä aikaisin ja usein, sillä se rakentaa luottamusta asiakkaan kanssa. Kun teet tämän johdonmukaisesti, asiakkaat alkavat korjata toimintaansa itse ja yhteistyösuhteesta tulee sujuva.

Ben Aston:

Puhut myös vaikeiden keskustelujen kohtaamisesta rauhallisesti ja suoraan. Millaisia vaikeita keskusteluja käyt asiakkaiden kanssa yleensä?

Justin Handler:

Useimmiten ne liittyvät projektin laajuuteen. Monet projektimme perustuvat aikaan eivätkä kiinteisiin toimituksiin, mutta kiinteähintaisissa ja kiinteän laajuuden projekteissa laajuusongelmia syntyy jatkuvasti. On lähes mahdotonta ennustaa tarkasti, mitä projekti tarvitsee kolme kuukautta myöhemmin, jos laajuus määritellään heti alussa.

Kun pyyntö tulee, merkitse se heti ja kerro asiakkaalle, että se saattaa olla laajuuden ulkopuolella tai että se on sitä. Näin asiakas ymmärtää, että hallitset laajuutta aktiivisesti ja että asiasta keskustellaan avoimesti. Jos hyväksyt pyynnön ensin ja huomaat vasta myöhemmin, että se ylittää laajuuden, keskustelu on paljon vaikeampi.

Kun kyse on laajuudesta, aikataulusta tai merkittävästä esteestä, kerro asiasta asiakkaalle heti. Aseta odotus ennen puhelua tai heti ongelman ilmetessä. Näin kaikki ymmärtävät, että tarkoitus on ratkaista ongelma. Suosittelen aina menemään keskusteluun ratkaisu mielessä tai vähintään muutaman vaihtoehdon kanssa, koska asiakkaan täytyy todennäköisesti käsitellä asia oman tiiminsä kanssa.

Ben Aston:

Se on erinomainen neuvo. Ongelma pitää nostaa esiin aikaisin, mutta itselle on myös annettava hetki aikaa kehittää vankka suunnitelma ja toteuttamiskelpoisia vaihtoehtoja. Vaikeaan keskusteluun ei kannata mennä pelkän ongelman kanssa, vaan asiakkaalle kannattaa esittää toimiva vaihtoehto.

Justin Handler:

Sanon aina tiimimme jäsenille: ”Älkää tuoko minulle ongelmia, vaan ratkaisuja. Ongelman saa tuoda, mutta mukana pitää olla myös ratkaisu.” Opin tämän kantapään kautta urani alussa. Kun aloitat työn, ongelmat tuntuvat ainutlaatuisilta ja olet niiden kanssa kuin kuplassa. Ratkaisujen kanssa keskustelu muuttuu rakentavaksi ja yleensä löytyy tapa saada asia toimimaan.

Ben Aston:

Puhut myös hyvien asiakassuhteiden rakentamisen tärkeydestä. Miten saat asiakkaiden luottamuksen ja millainen hyvä asiakassuhde on sinulle?

Justin Handler:

Haluan ensin osoittaa arvoni asiakkaalle ja rakentaa suhdetta sen jälkeen. Olen aina rakentanut suhteita todistamalla osaamiseni: olemalla opastava ja konsultoiva, ohjaamalla asiakasta prosessin läpi, ratkaisemalla ongelmia ja auttamalla asiakasta onnistumaan. Kun olet osoittanut osaamisesi projektissa, asiakkaaseen on helpompi tutustua paremmin. Käytän kokousten alussa tai rauhallisina hetkinä muutaman minuutin keskustelemalla asiakkaan kanssa ja tutustumalla häneen.

Ihmiset haluavat asioida ihmisten kanssa, eivät robottien. Asiakkaaseen kannattaa tutustua projektin kautta, osoittaa oma osaaminen ja rakentaa myös henkilökohtainen yhteys. En pidä asiakas–toimisto-suhteesta, vaan näen meidät kumppaneina. Kun olet osoittanut osaamisesi ja tutustunut asiakkaaseen, vaikeat tilanteet on helpompi ratkaista.

Ongelmanratkaisun lisäksi nopea reagointi on tärkeää. Kyse ei ole vastaamisesta minuutin sisällä, vaan siitä, että asiakas tietää sinun kuulleen hänet. Kun itse palkkaan urakoitsijan tai muun palveluntarjoajan, haluan jatkuvaa viestintää ja päivityksiä. Siksi nopea ja johdonmukainen reagointi on hyvä tapa rakentaa luottamusta.

Ben Aston:

Se on hyvä ajatus. Asiakkaille pitää osoittaa, että välität. Et välitä ainoastaan projektin toimittamisesta, vaan myös siitä, että asiakas onnistuu ja projekti tuottaa tarkoitetut tulokset.

Justin Handler:

Juuri niin.

Ben Aston:

Kyse on kumppanuudesta eikä vain siitä, että toimitat projektin. Projekti toteutetaan, koska sen on tarkoitus tuottaa tuloksia ja muuttaa jotakin. Kun välität muutoksesta, jota olet luomassa, ja asiakkaat näkevät sen, se auttaa rakentamaan asiakassuhdetta. Kun he kokevat, että ymmärrät heidän brändiään ja organisaation tavoitteita, asiakas–toimisto-kumppanuus kehittyy.

Justin Handler:

Aivan. Kun suhde on kunnossa, vaikeat keskustelut ovat paljon helpompia. Asiakas tietää keskustelevansa ihmisen kanssa, joka välittää hänestä ja projektista. Jotkut tiukat projektipäälliköt sanovat, että asiakkuuspäälliköt vastaavat suhteesta, mutta olen aina ajatellut hyvän suhteen helpottavan projektien johtamista. Olemme osoittaneet sen todeksi yrityksenä, samoin monet muut projektipäälliköt.

Ben Aston:

Toivottavasti tämä on auttanut kuulijoita ymmärtämään paremmin, kuinka projekteja johdetaan tehokkaasti. Justin on nostanut esiin keskeisiä asioita, jotka auttavat sinua olemaan näkymätön projektipäällikkö – ja ehkä joku jopa kiittää sinua siitä. Tärkeintä on kuitenkin luottaa omaan osaamiseensa.

Vaikka kukaan ei sanoisi kiitos, voit kiittää itseäsi. Voit luottaa siihen, että tekemällä työsi kunnolla, toimimalla näkymättömänä projektipäällikkönä ja mahdollistamalla projektin etenemisen ympärilläsi teet hyvää työtä. Justin, kiitos paljon, että liityit seuraamme.

Justin Handler:

Kiitos kutsusta, Ben. Arvostan sitä.

Ben Aston:

Jos haluat osallistua keskusteluun, siirry osoitteeseen TheDigitalProjectManager.com, tutustu Justinin artikkeliin ja kommentoi julkaisua. Siirry sen jälkeen sivuston yhteisöosioon ja liity Slack-tiimiimme , jossa käydään kaikenlaisia kiinnostavia keskusteluja. Kiitos kuuntelemisesta.