5 formas de mejorar tu proceso de gestión de proyectos digitales
El «proceso de gestión de proyectos digitales» podría referirse a muchas cosas:
- el proceso para un tipo específico de proyecto digital, como un sitio web o una aplicación
- las fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos, o
- procesos específicos de gestión de proyectos, como la gestión de riesgos o la gestión del cambio
Puedes encontrar guías sobre el ciclo de vida de los proyectos digitales, las metodologías y varias guías prácticas para procesos específicos.
Hoy hablaré de los procesos que los directores de proyectos llevan a cabo a diario, semanalmente y mensualmente, y de cómo mejorar estos procesos para entregar proyectos más exitosos.
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¿Por qué?
Porque, según una investigación del PMI, el 58 % de las empresas afirma que contar con prácticas y procesos más consolidados es crucial para el éxito de sus proyectos. Esto significa que es fundamental definir pronto y correctamente los procesos de gestión de proyectos digitales de tu organización. Este artículo te ayudará.
Breve introducción a la gestión de proyectos digitales
Aunque la gestión de proyectos digitales está estrechamente vinculada al mundo de la gestión de proyectos, hay algunas diferencias clave que conviene señalar.
La gestión de proyectos digitales se ocupa de gestionar proyectos que incluyen elementos digitales. Sigue el ciclo de vida habitual de la gestión de proyectos.
Las etapas principales de este ciclo de vida son la iniciación del proyecto, la planificación del proyecto, la ejecución del proyecto, la supervisión y el control y el cierre del proyecto. Este es el flujo básico del proceso de gestión de proyectos digitales.
En los proyectos digitales, el papel del director de proyectos digitales requiere saber un poco de todo sobre los proyectos en los que trabaja. Esto puede incluir el control de calidad, la interfaz y experiencia de usuario, el diseño gráfico, la programación, el alojamiento web, el SEO y la analítica, además de las habituales responsabilidades de gestión de proyectos.
5 formas de mejorar tus procesos de gestión de proyectos digitales
Hay tres niveles básicos en los que podría encontrarse tu organización:
- Es posible que tengas procesos completamente establecidos que funcionen bien y dejen margen para la adaptabilidad.
- Es posible que tengas algunos procesos establecidos que necesiten ajustes o ampliación.
- Es posible que no tengas ningún proceso establecido.
Si estás en el n.º 2 o el n.º 3 de la lista, hay varias formas de mejorar o crear tu proceso de gestión de proyectos digitales. Aquí tienes algunas sugerencias:
1. Utiliza herramientas
Existen muchas herramientas diseñadas para facilitar la creación y mejora de procesos. Algunas de las más habituales son:
- software de gestión de flujos de trabajo para diseñar y automatizar flujos de trabajo de gestión de proyectos
- herramientas de gestión del cambio para implementar cambios en tu proceso de forma sistemática
- sistemas de gestión de procesos empresariales (BPMS) para visualizar, automatizar, ajustar y estandarizar procesos
Estas herramientas también suelen incluir una gran cantidad de conocimientos o una comunidad de profesionales (en forma de foro o tablón de debate) a la que puedes recurrir si tus procesos se estancan.
2. Designa a un responsable del proceso
Otro consejo para mejorar tus procesos es designar a un responsable del proceso —una persona o un grupo encargado de supervisar las mejoras y la creación de procesos—. En la mayoría de las organizaciones, suele ser la oficina de gestión de proyectos (PMO), ya que puede actuar como un centro de coordinación de los procesos y tener la aprobación final sobre estos (esto también es algo en lo que la IA en las oficinas de gestión de proyectos puede ayudar), para mantener a todos los directores de proyectos alineados.
Si tu organización no tiene una PMO, puedes designar a una o varias personas como responsables de los procesos. Al tener una persona o un comité al que acudir para realizar cambios en los procesos, crear procesos nuevos y obtener la aprobación final de los procesos, existe una única fuente de verdad que garantiza la alineación en toda la organización sobre cómo se llevan a cabo los procesos, así como la alineación entre ellos. Este responsable de los procesos podría trabajar en control de calidad, operaciones o análisis empresarial.
3. Conseguir el apoyo de la dirección
Justificar ante la dirección la creación o los cambios en los procesos puede encontrar resistencia.
Intenta averiguar las razones de esa resistencia y comprender el punto de vista de la dirección. Después, podrás encontrar formas de llegar a un acuerdo o explicar por qué las mejoras de los procesos serían realmente beneficiosas. La perspectiva de la dirección podría incluso llevarte a decidir posponer o descartar las mejoras de los procesos.
4. Detectar carencias en los procesos
¿Dónde están las carencias de tus procesos actuales y cómo puedes cubrirlas?
Busca dos tipos de procesos que falten:
- Busca carencias entre procesos. Por ejemplo, puedes tener un proceso de gestión de riesgos, pero quizá no tengas directrices de gestión de la calidad.
- Busca carencias dentro de los procesos. Puede que tengas un proceso de cierre de proyectos al que le falte un paso para revisar con el equipo las lecciones aprendidas.
A continuación se enumeran algunos procesos de gestión diaria de proyectos que podrían faltarte. Dedica un tiempo a evaluar estos procesos detenidamente. ¿Cómo podrías hacer mejor cada uno de ellos? ¿Cómo puedes implementar un proceso para cada uno?
Gestión de riesgos
La gestión de riesgos incluye procesos relacionados con la predicción, la planificación, la mitigación y la evitación de riesgos. En un estudio de 2018, los directores de proyectos afirmaron que aplicaban estrategias de gestión de riesgos solo el 62 % de las veces, una cifra bastante baja si se tiene en cuenta la importancia relativa de este proceso de gestión digital de proyectos.
Hay varias formas de mejorar tu estrategia de gestión de riesgos.
Una de las formas más sencillas consiste en crear plantillas de documentos para que las utilicen los directores de proyectos, por ejemplo, para un registro RAID.
También merece la pena establecer directrices sobre cómo y cuándo llevar a cabo la gestión de riesgos durante un proyecto. Realizarla en el mismo momento del proceso del proyecto (preferiblemente antes que después) permitirá a tu equipo ser más eficiente y eficaz a la hora de detectar los riesgos antes de que se conviertan en problemas.
La gestión de problemas está estrechamente relacionada con la gestión de riesgos. La gestión de problemas se ocupa de los problemas o dificultades que están ocurriendo actualmente, mientras que la gestión de riesgos se ocupa de los riesgos potenciales que pueden surgir o no durante un proyecto.
Más información: Consulta nuestra guía para crear un plan de gestión de riesgos.
Elaboración de presupuestos y estimaciones
La elaboración de presupuestos y las estimaciones son partes importantes de cualquier proyecto, y a menudo están constantemente en peligro debido a las estimaciones incorrectas de los miembros del equipo, las solicitudes de cambios de los clientes a lo largo de los proyectos y la inevitabilidad de que surjan problemas imprevistos durante los proyectos.
Aunque es difícil acertar exactamente con un presupuesto en todas las ocasiones, puedes utilizar varias estrategias para obtener mejores estimaciones que presentar a tus clientes o superiores.
Curiosamente, Gartner descubrió que los proyectos con presupuestos más elevados también tenían una mayor tasa de fracaso: los proyectos con un presupuesto superior a $1 million tenían una tasa de fracaso un 50 % mayor que los proyectos con un presupuesto inferior a $350,000.
Esto podría deberse a las mayores expectativas asociadas a un presupuesto más elevado o a una estimación incorrecta del tiempo y los recursos.
Sea cual sea el presupuesto de tu proyecto, es fundamental contar con un proceso para estimar y realizar un seguimiento de esa estimación durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Más información: Nuestra guía sobre la estimación de proyectos es una guía completa que describe un proceso eficaz. Es un excelente punto de partida para mejorar tu propio proceso de estimación, aunque quizá tengas tus propias ideas para mejorarlo aún más.
Planificación de proyectos
Crear un plan de proyecto es otro proceso fundamental. Ayuda a elaborar estimaciones, definir los entregables y el alcance del proyecto, realizar un seguimiento de las dependencias y los hitos, y gestionar los recursos.
Definir un proceso para la planificación de proyectos garantizará que cada vez seas más rápido al crear planes de proyecto y que se consulte a todas las personas adecuadas y estén de acuerdo con el plan.
Más información: Nuestra guía para crear un plan de proyecto incluye algunos consejos para establecer o mejorar un proceso de planificación de proyectos, que puedes utilizar como base para crear un proceso que funcione para tu equipo.
Gestión del cambio
Los resultados de los proyectos pueden generar muchos cambios en una organización. Entre los ejemplos de situaciones en las que necesitas gestión del cambio se incluyen los cambios en la estructura organizativa, la dotación de personal, la formación, la implementación de procesos y políticas, entre otros. Es importante contar con un proceso de gestión del cambio para gestionar la adopción de esos resultados.
Actualmente, alrededor del 68% de las empresas incluye la gestión del cambio en su proceso de establecimiento de proyectos. Dado el impacto que los cambios pueden tener en los proyectos y en el éxito general de la organización, tener en cuenta los cambios en los proyectos y procesos no puede ser opcional ni contemplarse solo algunas veces.
Como se ha mencionado anteriormente, designa a uno o varios responsables del proceso para que lideren la gestión del cambio. De este modo, limitas el número de personas involucradas, por así decirlo, y al mismo tiempo sigues recibiendo aportaciones del resto de tu organización. Asegúrate de que exista un acuerdo general sobre el proceso de cambio e incorpora controles y contrapesos para cambios posteriores.
Gestión de la comunicación
Una comunicación adecuada es extremadamente importante para los proyectos. Establecer directrices y procesos de comunicación para un proyecto específico al comienzo del mismo es una buena práctica en lo que respecta a la gestión de la comunicación.
Crear un plan de comunicación es una forma de establecer estas directrices y procesos. Podrás definir qué se comunica, a quién y cuándo, desde la recopilación de comentarios hasta la comunicación de actualizaciones sobre el alcance y el estado del presupuesto, pasando por la frecuencia de las reuniones.
Un proceso estandarizado de gestión de la comunicación ofrece beneficios que van más allá del éxito del proyecto: también ayuda a establecer y gestionar expectativas, gestionar a clientes y partes interesadas, y planificar proyectos.
Gestión de la calidad
Sin un proceso de gestión de la calidad establecido, es imposible garantizar de forma coherente y adecuada la calidad de un entregable a otro y de un proyecto a otro. Aunque es importante definir un proceso de gestión de la calidad para tu proyecto específico, definirlo para toda la organización es aún mejor. Ya contarás con estándares establecidos cuando comiences un nuevo proyecto, por lo que no tendrás que reinventar la rueda cada vez.
En cualquier caso, tendrás que crear un plan de gestión de la calidad para cada proyecto. Esto ofrece muchos beneficios para tus proyectos: aumentará la calidad general de los entregables, mejorará la colaboración y los comentarios, y reducirá los costes indirectos. Establecer un proceso organizativo para ello proporcionará estos beneficios a toda tu organización, no solo a tu proyecto.
5. Crea plantillas de documentos
Una forma sencilla de mejorar los procesos consiste en crear plantillas de documentos estandarizadas para las tareas de gestión de proyectos más habituales. Si todos los gestores de proyectos comienzan trabajando a partir del mismo documento, la estandarización será más fácil y coherente.
En nuestra membresía de DPM hay más de 90 plantillas de gestión de proyectos listas para usar, además de una comunidad de otros gestores de proyectos con la que puedes hablar sobre la gestión de procesos.
Crear un proceso que funcione es un esfuerzo continuo
Una vez que hayas establecido tu proceso de gestión de proyectos digitales, es inevitable que cambie y se adapte con el tiempo. Encontrarás nuevas formas de hacer las cosas, descubrirás más eficiencias o incorporarás nuevas herramientas o software que agilizarán tus flujos de trabajo.
Para realizar un seguimiento de cómo cambian tus procesos con el tiempo y optimizar tus flujos de trabajo, es buena idea crear un manual de procedimientos. El panorama de los proyectos cambia constantemente, por lo que tus procesos también deberían hacerlo.
De hecho, toda la filosofía en la que se basa nuestra comunidad de más de 700 miembros gira en torno a la naturaleza cambiante de los proyectos digitales. Como gestores de proyectos, somos las personas responsables de redactar el manual de procedimientos sobre cómo se llevan a cabo los proyectos digitales. Es algo muy emocionante, ¡así que asegúrate de echarle un vistazo!
