12 mejores prácticas de gestión de proyectos digitales para 2026
Existe una gran cantidad de mejores prácticas de gestión de proyectos digitales; de hecho, ¡parece que cada responsable de proyectos que trabaja en el ámbito digital tiene su propia lista única! Algunos tienen filosofías generales sobre la gestión de riesgos o de las expectativas de las partes interesadas. Otros confían plenamente en herramientas y tácticas específicas para la gestión del o la gestión de personas.
Saber qué mejores prácticas son una cuestión de preferencia personal y cuáles son fundamentales para alcanzar el éxito puede resultar un poco abrumador, así que he empezado a recopilar algunas de las principales mejores prácticas de las que se habla en nuestra comunidad global de profesionales de orientados al ámbito digital. A continuación, comparto solo algunas de nuestras favoritas, que han ayudado a nuestros miembros a crear su historial de éxitos en y a avanzar en su carrera profesional.
También conviene señalar que, a medida que adquieras más experiencia y te hayas curtido como de , podrás desarrollar tus propias mejores prácticas personales basándote en lo que funciona mejor para ti y tus equipos. Los cursos de también pueden ayudarte a descubrir nuevas o a mejorar las existentes.
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12 mejores prácticas de gestión de proyectos digitales
Aunque estos consejos están más orientados a responsables de proyectos que están empezando (o a quienes quieren convertirse en responsables de proyectos, pero aún no tienen experiencia), los responsables de proyectos con más experiencia también pueden beneficiarse de un repaso.
1. Comprométete con la mejora continua
Los proyectos digitales suelen beneficiarse de un progreso rápido e iterativo. Aunque la velocidad vertiginosa y las numerosas partes móviles pueden resultar abrumadoras, también ofrecen una enorme oportunidad para aprender y mejorar al mismo ritmo.
Cuando estés terminando un sprint o como parte del proceso de cierre del , dedica tiempo a realizar una retrospectiva del proyecto con tu y, si es posible, con tu cliente o patrocinador. Esto te ayudará a comprender cómo se desarrollaron el sprint o el desde las distintas perspectivas de las personas implicadas.
Para amplificar los aprendizajes en todo tu , conviértete en un defensor de compartir esos aprendizajes. Haz una lluvia de ideas y prueba procesos y métodos viables para que las conclusiones de las retrospectivas sean accesibles a otras personas que recorrerán un camino similar en su .
2. Elige un software de gestión de proyectos que funcione como lo hace tu equipo
En un contexto más analógico y secuencial, el usuario principal de una de de es... bueno, un de . Pero cuando se trata del ámbito digital, el de de suele ser mucho más que eso.
Al pasar de los diagramas de Gantt y los programadores de recursos, tu equipo puede utilizar un conjunto de herramientas digitales para gestionar sus propias tareas, registrar su tiempo y automatizar y gobernar los flujos de trabajo. También permite a los clientes consultar un panel en tiempo real y participar en la conversación, además de integrarse con muchas otras herramientas para ofrecer una visión completa.
Dependiendo del tamaño de tu , la naturaleza de tus proyectos y la metodología que utilices, el “correcto” de de para ti puede ser muy diferente de lo que tu amigo, gestor de proyectos en esa gran consultora, considera mejor. Para tomar la mejor decisión para ti y tu , empieza con nuestra lista del mejor de de para encontrar el más adecuado para tu caso de uso.
3. ¡Abordad los riesgos de frente... juntos!
Las nuevas soluciones digitales introducen inherentemente nuevos riesgos que pueden transformarse y cambiar radicalmente a medida que avanza un . Para tener las máximas posibilidades de detectar todos los riesgos clave, crea una cultura de gestión colaborativa de riesgos involucrando a tu equipo y a las partes interesadas en las actividades de gestión de riesgos durante todo el proyecto. Considera utilizar la técnica Delphi para mejorar la toma de decisiones grupal y la identificación imparcial de riesgos con antelación.
Al principio, mientras creas tu plan de gestión de y el registro inicial de riesgos, empieza a identificar los riesgos en grupo. Utiliza distintas perspectivas para crear estrategias para hacer frente a los riesgos y asegúrate de que los responsables de los riesgos estén de acuerdo con lo que se espera de ellos.
A medida que avanza el , sigue añadiendo información a tu registro de riesgos. Haz que la evaluación de riesgos forme parte de tu cadencia habitual o de tus ceremonias del , y anima a los miembros del y a las partes interesadas a señalar los nuevos riesgos en cuanto los detecten, para que tengas tiempo suficiente de evitar o minimizar su impacto.
4. Elige una metodología de proyectos que se adapte al trabajo
Quienes trabajan en el ámbito digital pueden debatir interminablemente sobre si el enfoque ágil es mejor que el modelo en cascada o si una combinación de ambos es buena o mala, pero lo cierto es que la metodología debe adaptarse al trabajo.
Dependiendo de la naturaleza del , del tipo de del , de las preferencias del y de la necesidad de integrarse en las formas de trabajo organizativas más amplias de tu cliente o patrocinador, determinadas metodologías de de u otras metodologías tendrán ventajas sobre las demás. Nuestra guía sobre metodologías de de puede ayudarte a elegir la adecuada.
Un factor importante en esta decisión son las preferencias de tu . Aunque, en última instancia, la decisión pueda depender de ti como del , asegúrate de consultar a tu para obtener el acuerdo y las aportaciones de todos. Una metodología es mucho menos útil cuando nadie del la adopta.
5. Genera confianza mediante la transparencia
Es posible que el patrocinador o cliente de tu no comprenda plenamente todos sus componentes técnicos y riesgos, y que confíe en ti para que seas un referente que transmita confianza, pero no es tonto.
Aunque a corto plazo pueda resultar tentador utilizar términos de gestión de proyectos llenos de jerga y versiones retorcidas de la verdad para ocultar problemas y evitar situaciones incómodas, los logros a largo plazo que realmente impulsarán tu trayectoria profesional se basan en las relaciones y la confianza que construyes al afrontar juntos las situaciones difíciles.
Siempre que sea posible, dedica tiempo a generar confianza con tus clientes. Forma a tu cliente o patrocinador y explícale las complejidades. Si surge un problema, prepárate adecuadamente para pulir tu mensaje, pero da prioridad a comunicarlo cuanto antes. Y, por supuesto, ofrece siempre soluciones viables para cualquier problema que presentes; no dejes a tu cliente o patrocinador sin respuestas cuando necesite explicar la situación a sus superiores.
6. Establece KPI claros
Los factores clave del éxito de un a menudo pueden minimizarse, malinterpretarse u olvidarse fácilmente. La falta de visión a largo plazo durante un puede hacer que un producto se introduzca en un mundo que ya no tiene uso para él. Y una vez que se ha lanzado un producto digital, no medir su rendimiento podría limitar el interés por continuar con la hoja de ruta del producto.
Al inicio de cada , establece KPIs y define claramente los criterios para cumplir esos KPIs. Elige un número reducido de métricas para mantener el centrado en los objetivos más importantes. De lo contrario, corres el riesgo de dispersarte junto con tu entre demasiados KPIs, y no cumplirás ninguno de ellos.
Esto es especialmente importante en los proyectos digitales, ya que hay muchos KPIs entre los que elegir. Determinar cuáles son los más relevantes es fundamental para poder considerar definitivamente que un ha sido un éxito y evitar realizar un seguimiento de métricas que en realidad no dicen gran cosa.
Por ejemplo, si aumentar las conversiones es el , es mejor realizar un seguimiento de las tasas de conversión que de métricas como el tráfico o las impresiones.
7. Crea procesos estándar viables… ¡y revísalos después!
Sin procesos y estándares establecidos de gestión de proyectos, las cosas no tardan en descontrolarse.
Si creas procedimientos estándar para aspectos como la , las reuniones iniciales, la gestión y la de la calidad, evitarás tener que reinventar la rueda cada vez.
La clave es crear procesos que tu adopte y mantenga realmente, y revisarlos y adaptarlos continuamente a medida que tu organización cambia y crece.
Un proceso de gestión para una implementación gubernamental de gran escala y muy visible de un sistema financiero probablemente no sea el proceso adecuado para un de cuatro personas que utiliza Kanban para lanzar una nueva función de su aplicación para compartir fotos.
Del mismo modo, el proceso que utilizabas cuando erais un de 15 personas trabajando en una sola oficina probablemente no funcionará cuando hayáis crecido hasta tener 130 empleados repartidos por 3 continentes diferentes.
8. Comunica en exceso de forma eficaz
La expresión «comunicar en exceso de forma eficaz» puede sonar contradictoria para algunos, pero cuando se trata del mundo de los proyectos digitales, puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.
Con la agitación de los equipos multifuncionales que se movilizan hacia el objetivo de un sprint mientras utilizan diversas herramientas con funciones de comunicación (aunque nunca consulten su correo electrónico), es fundamental asegurarse de que el mensaje llega y de que el cliente o patrocinador dispone de la información adecuada.
Si además tenemos en cuenta que tu podría trabajar a distancia en 3 zonas horarias —ninguna de las cuales coincide con la del cliente—, tienes motivos para comunicarte eficazmente y en exceso.
¿Cuáles son mis mejores prácticas?
En primer lugar, crea un con el que todos estén de acuerdo, aunque solo consista en establecer una periodicidad para las ceremonias del y acordar qué herramientas se utilizan para cada tipo de comunicación.
Después, actualiza periódicamente a tu y a tus clientes sobre el estado, el cronograma y el presupuesto del .
Da a tu la oportunidad de hacer preguntas y asegúrate de que todos estén al tanto de las actualizaciones del cliente y de la nueva información del . Esto hará que surjan preguntas y problemas antes de que aparezcan, y ayudará a los miembros del a confirmar sus suposiciones antes de proceder con una incorrecta.
Las comprobaciones periódicas con los clientes aumentarán la transparencia y la confianza, y también les darán la oportunidad de hacer preguntas.
Sobre todo, haz cumplir el . Si deja de funcionar debido a cambios en el , vuelve a elaborarlo para que se pueda cumplir. El Lejano Oeste no es una forma adecuada de comunicarse cuando se trata de las complejidades de un .
9. Perfecciona el proceso de elaboración de informes
El mundo digital ayudó a forjar muchas de las mejores prácticas que tenemos para trabajar en configuraciones híbridas de equipos remotos y presenciales. Pero, aun así, la eficacia de cualquier depende de su capacidad para comunicar claramente ideas abstractas entre sus miembros. Por eso es tan importante elaborar informes.
Un buen informe del contiene suficiente información para proporcionar una dirección clara, sin incluir tanta información que resulte excesivamente prescriptivo para su audiencia. El truco está en que existen distintos tipos de informes para diferentes propósitos.
Por ejemplo, un informe del puede comenzar con el contexto general del y profundizar después hasta llegar a los hitos clave y el presupuesto. Mientras tanto, un informe de la puede incluir el motivo por el que hay que hacer algo (por ejemplo, una historia de usuario), así como los requisitos del y las limitaciones.
10. Mantente abierto a involucrarte desde el principio
A menudo, los responsables de se incorporan a un justo antes (o incluso después) de su inicio. Esto podría significar que heredas un alcance de trabajo poco ideal o que sientas que estás intentando ponerte al día constantemente con todos los detalles que se discutieron antes de firmar el contrato.
Aunque el proceso de ventas quizá no encaje con tu forma de ser, puede resultar muy útil intentar involucrarte en el mientras se define el . No solo tendrás más contexto cuando el comience, sino que también podrás influir en el enfoque, demostrar el valor de tus habilidades de gestión de proyectos en un contexto de desarrollo empresarial y quizá incluso impulsar tu carrera mientras lo haces.
11. Identifica un problema recurrente en el que trabajar
Mantén una lista actualizada de los desafíos o preguntas a los que te has enfrentado durante los proyectos y que no tienes del todo claro cómo abordar. Puede que simplemente te falte la herramienta o el proveedor adecuados, como en «¡todo el mundo odia nuestro software actual de control del tiempo!» o «¡necesito una lista mejor de fotógrafos!». También podría tratarse de una dificultad personal: «Me cuesta mucho planificar los inicios de los proyectos y mis clientes están a oscuras».
Una vez al mes, saca esta «Lista de dificultades» e identifica un problema en el que puedas trabajar durante una hora. Algunos elementos de la lista podrían tener una solución rápida, como investigar nuevos programas de control del tiempo para ver qué otras opciones podrían ser una mejora, o recopilar una lista de proveedores habituales. Algunos problemas podrían requerir una resolución de problemas con varios enfoques.
Si es algo que sigue apareciendo, intenta utilizar el análisis de la causa raíz para profundizar en por qué ocurre y qué contribuye a ello. Esto podría implicar desglosar el flujo de trabajo del inicio del proyecto, obtener comentarios de los clientes o identificar obstáculos internos que no habías considerado.
Por ejemplo, si tienes problemas constantemente para planificar los inicios de los proyectos, investiga un poco para ver si alguien ha escrito algún consejo sobre el tema, o comprueba si puedes organizar una reunión con tu responsable o mentor para analizar posibles soluciones. Con el tiempo, seguirás añadiendo elementos a esta lista, pero también empezarás a tacharlos a medida que adquieras nuevas habilidades y herramientas para el trabajo.
12. Mantente en contacto con tu equipo
Al menos una vez al mes, procura ponerte en contacto con cada persona de tu equipo. Si trabajas en un equipo pequeño de gestión de proyectos y te sientes con ganas, podrías comer con cada persona una vez al mes. Si trabajas en un equipo grande cuyos miembros trabajan a distancia, esta comunicación puede ser tan sencilla como una conversación junto a la máquina de café o un mensaje directo en Slack.
No necesitas someter a todo el mundo a un interrogatorio ni exigir saber cuáles son sus sentimientos más profundos, pero tus compañeros lo valorarán mucho y te ayudará a gestionar los proyectos de manera eficiente saber cómo está afectando el trabajo a tu equipo.
Por supuesto, también puedes mantener una conversación distendida y averiguar qué series están viendo, qué pódcast están escuchando, qué artículos sobre gestión de proyectos están leyendo y adónde tienen pensado ir en sus próximas vacaciones.
Detecta cuándo podría ser un buen momento para iniciar una conversación informal y deja que la charla evolucione de forma natural. Nunca se sabe cuándo estas conversaciones pueden dar lugar a conexiones o colaboraciones más profundas, o a descubrir algún detalle que te resulte útil en la planificación de proyectos en el futuro.
Estas son algunas preguntas que me gusta hacer durante estas comunicaciones mensuales:
- “¿En qué has estado trabajando últimamente que te esté gustando mucho o disgustando mucho?”
- “¿Cómo crees que está yendo la gestión de este proyecto?, ¿qué se podría mejorar?”
- “¿Tienes los recursos que necesitas?”
- “¿Qué te entusiasma?”
¿Qué viene después?
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