Recopilación de requisitos: guía completa & plantilla

Estas solicitudes se convierten en la lista de requisitos del proyecto. El cumplimiento de los requisitos determinará si la iniciativa se considera un proyecto exitoso o no. 

Los directores de proyectos utilizan documentos de requisitos y herramientas de gestión de requisitos para realizar un seguimiento de estos tipos de requisitos durante todo el proyecto:

• Requisitos funcionales
• Requisitos técnicos
• Requisitos no funcionales
• Requisitos del sistema

Nota al margen:

La recopilación de requisitos no se limita al periodo de tiempo anterior a la producción. La documentación de las solicitudes de cambio, la documentación de las garantías, etc., son formas útiles de documentación continua de requisitos que revelan nuevos requisitos a lo largo de un proyecto, ¡o incluso después del proyecto!

 

Mientras trabajes con un cliente, la documentación seguirá creciendo y evolucionando constantemente.

¿Por qué es importante la recopilación de requisitos?

La recopilación de requisitos es importante por los siguientes motivos (al igual que documentar dichos requisitos): 

1. Sirve como punto de referencia para documentar la evolución de un proyecto, sus componentes y su implementación 
2. Sirve como hoja de ruta para que las partes interesadas del proyecto comprendan mejor qué pueden esperar del proyecto (el qué, dónde, cuándo y porqué del proyecto).
3. Reduce el margen de errores y ambigüedades, porque los requisitos se documentan y acuerdan claramente antes de comenzar el trabajo.
4. Proporciona controles y contrapesos durante la producción y el control de calidad del proyecto, lo que permite a los directores de proyectos y a los miembros del equipo consultarlo cuando exista alguna duda sobre cómo proceder.

Además de explicar qué pueden esperar, una planificación eficaz de la gestión de requisitos debe indicar qué no deben esperar. Incluir una sección de “Suposiciones” o “Exclusiones” es un enfoque inteligente para eliminar el riesgo de la temida imaginación del cliente. 

Un ejemplo de especificación de requisitos de software

Este es un ejemplo de especificación de requisitos para un proyecto de comercio electrónico:

• Qué: Integración con PayPal
• Dónde: Proceso de pago
• Cuándo: En el paso 3 de 4 del proceso de pago (después del formulario web de la dirección de envío y antes de la confirmación)
• Por qué: En este caso, una integración ya establecida (por ejemplo, PayPal) es una solución mejor que una integración personalizada y sólida para un servicio de pago, porque cumple fácilmente los requisitos empresariales.

• Suposiciones
  • Tarifa fija para todos los gastos de envío y manipulación
  • Todos los envíos se realizan dentro de EE. UU. (sin incluir Alaska ni Hawái)
  • No se aplican impuestos
• Exclusiones 
  • Cálculos personalizados de los gastos de envío y manipulación
  • Envíos internacionales, a Alaska o a Hawái
  • Normas fiscales

Recuerda: cuanto menor sea la diferencia entre las expectativas del cliente y la realidad de su producto digital, más satisfecho estará con el resultado final. La calidad de tu gestión de requisitos se correlaciona directamente con tu capacidad como gestor de proyectos para reducir cualquier zona gris en lo que respecta a las expectativas del cliente. 

La gran mayoría de las veces, un cliente aceptará que limites la ampliación descontrolada del alcance si eso significa que estás protegiendo su presupuesto; si educas suficientemente al cliente sobre por qué se abordará (o no se abordará) una funcionalidad y después documentas la lógica detrás de ese enfoque dentro de los requisitos, será mucho más probable que tu cliente colabore. 

Será más probable que dé su aprobación y, más adelante, cuando esté realizando las pruebas de aceptación del usuario (UAT), tendrá una ventaja inicial para comprender el «por qué» de la solución de tu equipo.

Proceso de recopilación de requisitos en 6 pasos

Aunque la recopilación de requisitos debería comenzar en cuanto empieza una colaboración y continuar durante todo el ciclo de vida de tu proyecto, nunca es demasiado pronto para empezar a recopilar y documentar requisitos. De hecho, empieza ayer.

Estos son los pasos para recopilar requisitos.

1. Toma notas

En todas las reuniones en las que participes, ya sean internas con tu equipo de proyecto o externas con tu cliente, siempre toma notas. Nunca des por sentado que otra persona lo está haciendo.

En el momento, puede resultar fácil suponer que recordarás todo lo que se está debatiendo, pero 3 meses y 15 reuniones después, tu equipo y tu cliente te agradecerán que tengas un registro de esas conversaciones al que puedan volver.

Consulta aquí algunos de mis procedimientos recomendados para tomar notas sobre los requisitos:

• Antes de entrar en la reunión, prepara el documento de notas para que refleje tu agenda, de modo que organizar los elementos de acción y los puntos tratados sea más fácil. Así recordarás lo que se necesita mientras capturas la información relacionada de manera organizada. 
• Después de cualquier reunión, reserva entre 15 y 30 minutos para revisar tus notas, asimilar lo que se ha debatido, priorizar los elementos de acción e identificar desafíos/señales de alerta o necesidades de aclaración o de reuniones adicionales.
• Envía tus notas a tu equipo interno de proyecto. Pídeles que revisen y verifiquen lo que has identificado como elementos de acción, señales de alerta, etc. 
• Una vez que el equipo te haya dado su visto bueno, envía tus notas a tu cliente. 
• Por último, aprovecha tus notas como referencia para crear tareas a partir de cada elemento de acción. Añade cualquier información nueva a la documentación de requisitos y programa las reuniones necesarias para realizar descubrimientos o debates adicionales. 

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2. Revisa los requisitos creativos

No dejes las decisiones de diseño y estilo en manos de cada miembro del equipo: formaliza los requisitos creativos siempre que sea posible. La orientación creativa es muy valiosa para los desarrolladores. Como mínimo, asegúrate de tener a mano una guía de estilo, aunque sea tan básica como incluir la fuente y los colores de la marca.

Recopila todos los recursos creativos, como los logotipos o las fuentes de la marca, y cárgalos en un espacio compartido (como un software de gestión de recursos digitales) para que todo el equipo tenga acceso y visibilidad.

3. Redacta el documento de requisitos

Al adentrarte en la documentación, recuerda que tu primer intento de documentar los requisitos será el más difícil. ¿Por qué? Porque no tienes un documento anterior que puedas utilizar como referencia (también conocido como COPIAR Y PEGAR). Por suerte, este artículo incluye una plantilla de documentación de requisitos que te servirá de base.

Tal como se muestra en esta plantilla, organizo mi documentación de requisitos en cuatro partes:

1. Anotación: Incluye los números de tu diseño anotado. Si el diseño de tu página tiene 8 elementos, tendrás 8 anotaciones y tu columna de anotaciones tendrá 8 filas
2. Elemento: Incluye los títulos de los elementos, según corresponda a cada anotación
3. Requisito funcional: Incluye una definición (los requisitos, detallados) para cada elemento
4. Funcionalidad administrativa/CMS: Define cualquier funcionalidad administrativa o de CMS relacionada con el elemento correspondiente

4. Realiza una revisión interna

En esta parte del proceso de recopilación de requisitos, programa otra reunión interna con tu equipo de proyecto para revisar la documentación de requisitos. Se trata de una comprobación y verificación interna final para garantizar que comprendes la implementación.

Si es posible, pide al equipo que revise la documentación de requisitos antes de la reunión para que pueda acudir preparado con sus preguntas o comentarios. Utiliza la reunión para tratar cualquier pregunta o comentario sobre los requisitos.

Realiza las revisiones necesarias en la documentación según lo tratado internamente. Por último, vuelve a enviar la documentación de requisitos revisada al equipo para obtener una aprobación final. Una vez que el equipo interno del proyecto proporcione su aprobación final de la documentación de requisitos, guarda el documento como PDF para garantizar que se mantiene en su estado finalizado para el siguiente paso: el desglose de tareas. 

5. Desglosa las tareas

Proporciona la versión en PDF de la documentación de requisitos a tu equipo de desarrollo. Lo ideal es que tus desarrolladores o el responsable de desarrollo realicen el desglose de tareas para la implementación. 

Aunque algunas organizaciones pueden trabajar con un proceso en el que los directores de proyecto desglosan todas las tareas, prefiero que los desarrolladores desglosen sus propias tareas; las pocas horas que les lleva merecen la pena.

Aun así, puedes proporcionar directrices útiles a tu equipo mientras desglosa sus tareas y entregables de desarrollo. Tras desglosar las tareas, podrás obtener una estimación horaria final.

Compara esa previsión con el cronograma del proyecto que se comunicó previamente a tu cliente y gestiona la situación según corresponda, si es necesario. Para obtener más información sobre la estimación de proyectos, consulta esta guía completa para estimar proyectos.

6. Realiza una revisión externa

Ha llegado el momento de presentar la documentación de requisitos a tu cliente. Proporciónala en formato PDF para garantizar que no se realicen modificaciones. Esto (1) demuestra tu implicación para garantizar que el cliente comprenda la solución digital y (2) te servirá de respaldo para poder decir «ya te lo dije» (aunque de forma mucho más elocuente) cuando el inevitable aumento del alcance del proyecto haga acto de presencia.

Forma a tu cliente. Explícale detalladamente esta valiosa documentación que has preparado para él con tanto esfuerzo. Recuerda: ellos son los expertos en su negocio. Tú eres el experto en la solución digital que les ofreces. Te pagan por esta solución. Forma y capacita a tu cliente. 

Una vez que el cliente haya confirmado que comprende la documentación de requisitos, es hora de recibir la aprobación formal. Envía la documentación de requisitos firmada y aprobada a tu equipo y guárdala en un espacio compartido, utilizando software de gestión documental, para que exista una indicación formal de que puede comenzar el desarrollo.

Técnicas de recopilación de requisitos

Estas son algunas técnicas que te ayudarán a garantizar que realizas el importante trabajo de recopilación de requisitos lo mejor posible:

1. Empieza de inmediato

La documentación de requisitos debe comenzar en cuanto empiecen las conversaciones, antes de haber definido el plan exacto del proyecto o sus objetivos. Registra todo lo que puedas y después redúcelo. Estas son algunas estrategias que puedes probar con tu cliente:

• Envíale un cuestionario sobre lo que le gustaría ver en el proyecto
• Organiza una sesión de lluvia de ideas
• Organiza un grupo de discusión

En lugar de eliminar información del documento, clasifícala en lo que está incluido y lo que no lo está; así evitarás suposiciones del cliente más adelante.

Podrás extraer la documentación de requisitos de tu WIP (trabajo en curso) y señalar dónde se capturó esa información, por qué puede no estar incluida, la lógica detrás de la decisión y la fecha en que se capturó, lo que permitirá rastrearla.

2. Utiliza plantillas

Una vez que hayas elaborado varios documentos de requisitos, empieza a aprovecharlos y a convertirlos en plantillas para utilizarlos en futuros proyectos. Especialmente si te centras en proyectos de comercio electrónico o de aplicaciones de aprendizaje, empezarás a ver cómo surgen patrones de funcionalidad. Identifica dónde puedes reutilizarlos. 

3. El trabajo en equipo hace realidad los sueños

Si en un proyecto hay distintos tipos de miembros del equipo, los requisitos de cada área de especialización pueden ser redactados por los expertos correspondientes.

En muchos casos, la conversación sobre los requisitos es un recorrido lleno de llamadas telefónicas, varias reuniones y conversaciones independientes, etc. Por eso es fundamental asignar la documentación de requisitos a los miembros correspondientes del equipo a medida que llevas a cabo la obtención y recopilación de requisitos.

4. No te limites a registrar los requisitos: aprende

Haz algo más que tomar notas. No te conformes con que los recursos te envíen por correo electrónico un bloque de texto con su parte de los requisitos. Dedica tiempo a sentarte con tu equipo de desarrolladores y a conocer las soluciones que el equipo tiene en mente para la implementación. Hablad sobre el porqué y el cómo. Haz preguntas.

Antes de decir: «Pero solo tenemos cierta cantidad de tiempo al día, ¿y qué pasa con el presupuesto?», entiende esto: si una solución en la que estás trabajando se puede aplicar a más de un proyecto, este tiempo adicional para comprenderla no tiene por qué ser necesariamente facturable. Estás desarrollando tus conocimientos especializados, lo que mejora directamente tu trabajo diario. 

5. Mantén informado a tu cliente

Ten un documento interno de requisitos y otro documento de requisitos WIP dirigido al cliente. En el documento interno, puedes preocuparte menos por incluir notas más transparentes.

Si no estás tratando con información confidencial, puedes crear este espacio compartido mediante un documento de Google, con permisos habilitados para que el cliente pueda comentar. Si estás tratando con información confidencial, comparte semanalmente una versión del documento de requisitos para proporcionar al cliente una instantánea de lo que se ha capturado.

6. Da por hecho que tu cliente siempre quiere saber más

En lugar de correr el riesgo de suponer que tu cliente sabe más de lo que realmente sabe —y que eso te perjudique más adelante—, da por hecho que tu cliente siempre quiere saber más. Para cada anotación, pregúntate «¿Por qué?» cinco veces para garantizar que cada requisito sea exhaustivo. 

Preguntarte «¿Por qué?» cinco veces para cada requisito te obliga a considerar realmente la lógica detrás de cada elemento y funcionalidad de cada tipo de página. Puede que te sorprenda cuánto aprendes (o te das cuenta de que necesitas aprender).

3 consejos de expertos para redactar un documento de requisitos del proyecto

1. Redacta por separado los requisitos de los elementos globales

Para eliminar la redundancia, incluye todos los elementos globales en una sección «Elementos globales» de tu documentación de requisitos. Esto se aplica a elementos globales como los elementos del menú de navegación principal, cualquier elemento de la cabecera global y cualquier elemento del pie de página. 

Una vez que hayas redactado los requisitos de estos elementos globales, no es necesario anotarlos en el resto de las páginas; anota únicamente los elementos específicos de esas páginas.

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2. Copia y pega las funcionalidades idénticas para garantizar la coherencia

Este es simplemente un consejo que conviene tener en cuenta por tu salud mental y la de tu cliente. Lo verás sobre todo en elementos comunes de las páginas, como imágenes principales o de banner, cabeceras o iconos de «atrás», entre una gran cantidad de funcionalidades repetidas en distintos tipos de página (no debe confundirse con los elementos globales). 

3. Reconoce la administración y el CMS (o su ausencia)

Cuando estamos tan centrados en la funcionalidad de cada elemento de la página, es fácil pasar por alto la funcionalidad administrativa y/o del CMS. Si estás implementando una solución que ofrece funcionalidad administrativa y/o de CMS, asegúrate de incluirla como una columna independiente en tus requisitos. Ejemplo:

Plantilla de documento de requisitos [Descargar]

Los detalles específicos de la definición de tus requisitos dependerán de tu relación con el cliente, la experiencia de tu equipo y otros factores.

Sin embargo, seguirás necesitando las partes básicas de un documento de requisitos del proyecto que definan la funcionalidad, la ubicación, el diseño, etc. de una característica. Esta es nuestra plantilla de documento de requisitos (deberás ser miembro para acceder a ella):

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