Consejos para priorizar: 8 formas de optimizar tu lista de tareas
Domina tu lista de tareas: Concéntrate en las actividades más impactantes que tienes pendientes y dirige tus esfuerzos hacia los resultados más valiosos; puedes hacerlo organizando y clasificando los elementos de tu lista.
Empieza por la tarea más importante: Libera tiempo y espacio en tu cerebro al «comerte la rana»: elimina la tarea más grande y difícil de tu lista justo al comienzo del día.
Prueba la productividad pausada: Trabajar con prisa y cambiar constantemente de tarea puede hacer que el trabajo tarde más, debido a los errores, el retrabajo y el tiempo que necesita tu cerebro para adaptarse entre cambios.
Como gerente de proyectos, no eres ajeno a enfrentarte a tu enorme lista de tareas pendientes (además de gestionar las listas de tareas pendientes de tu equipo). Puede ser difícil decidir por dónde empezar cuando te están arrastrando en un millón de direcciones diferentes. Estos son algunos de mis mejores consejos y trucos para ayudarte a pensar de forma más estratégica y conseguir que se hagan las cosas.
1. Haz una lista completa
Por qué funciona: ¿Conoces la expresión «no puedes ver el bosque por culpa de los árboles»? Empezar con una lista completa te permite ver el bosque y los árboles, para que puedas decidir qué es realmente lo más importante que debes abordar y qué puede esperar hasta más adelante.
Si estás trabajando en varios proyectos diferentes o informando a múltiples partes interesadas, tener una lista completa puede ayudarte a establecer prioridades y decidir por dónde empezar. No se trata de hacer felices a todos; se trata de tomar las mejores decisiones sobre cómo utilizar tus recursos limitados (es decir, tu tiempo y energía).
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Cómo empezar: Haz una lista de todo lo que tienes pendiente y no te preocupes por ordenarlo según su prioridad hasta después de haber volcado todas tus ideas.
Una vez que tengas una lista completa, puedes empezar a ordenarla de lo más importante a lo menos importante. Si encuentras asuntos que puedes resolver rápidamente o delegar, hazlo de inmediato; eso es simplemente una ventaja adicional.
2. Cómete la rana
Por qué funciona: Comerse la rana significa abordar primero las tareas más difíciles o desagradables de tu lista. Al empezar por el asunto más complicado de tu lista, liberas espacio mental que, de otro modo, podría estar distraído por esta tarea pendiente. También generas un impulso que puede ayudarte a eliminar otros asuntos de la lista (después de haberte comido la rana), especialmente cuando la lista es larga.
Cómo empezar: Toma tu lista (consulta el consejo número uno) y elige la tarea más importante. Divide esa tarea en pasos más pequeños y manejables, y márcalos uno por uno hasta completar la tarea principal. Dividirla en pasos más pequeños hace que resulte menos abrumadora mentalmente y más fácil de gestionar.
3. Si todo es urgente, nada es urgente
Por qué funciona: Puede resultar abrumador y generar mucho ruido que los miembros del equipo del proyecto, los clientes y las partes interesadas acudan a ti con tareas, preguntas o necesidades urgentes. Establecer niveles de prioridad adecuados y aprender a decir que no se vuelve esencial. Piensa en tu máxima prioridad: si todo es importante, podrías bloquearte o centrarte en los asuntos equivocados.
Cómo empezar: Enseña al equipo tu definición de urgencia. Por ejemplo, si alguien está esperando que le proporciones información o comentarios y eso le impide terminar su trabajo de una forma que podría poner en peligro el calendario, entonces sí, es urgente. También puedes utilizar el método Ivy Lee para estructurar las prioridades diarias y reducir las probabilidades de que las distracciones te aparten de tus tareas.
Explica a quien realiza la solicitud cómo estás determinando si algo es urgente y asegúrate de que ambos estáis alineados. De este modo, no dudarás de ti mismo ni te sentirás mal si más adelante aparece un detalle que te haga pensar que no entendiste bien la urgencia.
Por ejemplo, estaba gestionando el desarrollo de un software personalizado para un cliente. Mi ingeniero principal intentaba terminar una mejora para que el equipo del cliente pudiera probarla. Mientras tanto, el cliente estaba frustrado porque había otra tarea en la lista de pendientes para solucionar un problema menor que le molestaba al utilizar el software.
Sin embargo, el ingeniero suponía que, al completar primero la mejora para las pruebas, estaba ayudando al cliente al darle más tiempo para probarla antes del lanzamiento. Abordamos la situación validando las prioridades con el cliente en las reuniones de seguimiento posteriores.
4. Negocia los plazos cuando sea posible
Por qué funciona: Contar con un margen adicional puede ayudarte a ser más productivo y eficaz, y a reducir la sensación de agobio que puede surgir cuando tienes prioridades contrapuestas.
Cómo empezar: Revisa tu lista de prioridades para encontrar oportunidades que te permitan reorganizar las cosas. Una matriz de priorización puede ayudarte a categorizar las tareas según su urgencia e importancia para identificar cuáles se pueden aplazar. Si no encuentras ninguna, habla con los miembros de tu equipo o las partes interesadas sobre qué se puede ajustar. A menudo, las cosas no son tan urgentes como creemos. Cuestionar las prioridades y obtener una perspectiva externa puede ser útil.
Si no puedes aplazar los elementos de tu lista, busca en qué otro aspecto puedes recuperar algo de tiempo. ¿Necesitas estar en todas las reuniones? Incluso disponer de media hora o una hora adicional al día para concentrarte en tu lista de tareas puede ser extremadamente útil. Te proporciona más tiempo de concentración y elimina otra situación en la que necesitas cambiar de contexto (un conocido enemigo de la productividad).
5. Reduce la velocidad para avanzar más rápido
Por qué funciona: Cuando haces las tareas con prisas y cambias constantemente de contexto, es más probable que olvides detalles importantes o cometas errores, lo que provoca que tengas que rehacer el trabajo. Avanza más despacio para terminar tu lista más rápido: no tendrás que dedicar tanto tiempo a corregir errores o, peor aún, a ajustar los plazos del proyecto porque olvidaste completar una tarea, obtener una aprobación o asignar un recurso.
Cómo empezar: Reserva bloques de tiempo en tu calendario y asigna una cantidad de tiempo específica a cada tarea, dejando tiempo suficiente para completarla. Por ejemplo, puedes reservar una hora por la mañana para revisar tus correos electrónicos y asegurarte de tener tiempo suficiente para responderlos detenidamente antes de tu primera reunión.
6. Usa herramientas de gestión de proyectos para programar y recibir recordatorios
Por qué funciona: Mientras reorganizas las prioridades, no pierdas de vista las tareas importantes. Guárdalas en tu software de gestión de proyectos o en tu sistema de gestión de tareas para liberar espacio mental (o espacio en tus notas si eres de las personas que usan papel y bolígrafo). Establece fechas de entrega con semanas o meses de antelación si es necesario; tu yo del futuro agradecerá los recordatorios oportunos.
Cómo empezar: Al llevar un registro de tus propias tareas en la misma herramienta en la que gestionas los proyectos, no tendrás que buscar en varios lugares las distintas cosas que necesitas hacer para desempeñar tu trabajo, lo que reduce la carga cognitiva. Añade enlaces a los recursos o documentos que necesitarás mientras gestionas tus tareas para convertir tu herramienta en un único lugar donde puedas hacer todo lo necesario.
7. Recopila datos para determinar tu capacidad
Por qué funciona: Puede que te sientas constantemente agobiado o sobrecargado, pero ¿sigues siendo productivo? Haz un seguimiento de tus tareas pendientes durante varias semanas o incluso varios meses. ¿Cuántas tareas completas cada día y cuántas se añaden? Si te asignan trabajo más rápido de lo que puedes completarlo y sientes que te estás quedando cada vez más rezagado, recopila datos que lo demuestren.
Estos datos pueden ayudarte a justificar la necesidad de apoyo adicional en forma de un coordinador de proyectos u otro director de proyectos. Si esto no parece necesario, quizá sea el momento de buscar asesoramiento para gestionar mejor tu tiempo o probar nuevas técnicas de gestión del tiempo.
Cómo empezar: Asigna un color específico a tu lista de tareas pendientes del día (o utiliza la funcionalidad de tu software de gestión de proyectos para resaltar tus tareas iniciales). Si necesitas añadir algo a tu lista, usa otro color de tinta o etiqueta las tareas según corresponda. También puedes añadir cuánto tiempo te llevó cada tarea a medida que avanzas durante el día. Recuerda anotar cualquier periodo en el que no estés trabajando (como las comidas o los descansos).
Al final de cada día, anota qué parte de tu lista de tareas pendientes has completado y cuántas horas más habrías necesitado para completar la lista entera. Puede que necesites varias horas adicionales, pero si las tareas pueden esperar, esto podría no ser suficiente para argumentar que estás sobrecargado.
Repite este ejercicio para ver qué brecha existe entre lo que haces cada día y lo que necesitas hacer. Puede haber altibajos (no todos los días tienen el mismo volumen de trabajo). También puedes hacer este ejercicio tanto durante tu temporada de mayor actividad (si tienes una) como durante un periodo de menor volumen para ver la diferencia.
Si tu negocio experimenta grandes variaciones entre los periodos de mayor actividad y los periodos de inactividad, habla con tu equipo directivo sobre la posibilidad de incorporar ayuda temporal durante los periodos de mayor actividad en lugar de contratar a otro miembro del equipo a tiempo completo. Si eres contratista, este ejercicio puede ayudarte a determinar cuántas horas o proyectos puedes gestionar a la vez.
8. Prueba la duplicación corporal
Por qué funciona: Si te sientes distraído y necesitas ayuda para concentrarte, trabajar en silencio con un compañero o un grupo pequeño puede ayudarte. Aunque esta técnica, conocida como duplicación corporal, suele recomendarse a personas con TDAH, puedes beneficiarte de ella incluso si no tienes este diagnóstico.
Como gerente de proyectos, puede que te encuentres con una lista de tareas tediosas y poco atractivas que no te entusiasma demasiado abordar. Alguien tiene que hacerlas, y no pasa nada por necesitar un poco de motivación externa.
Cómo empezar: Busca a un colega o configura una sala de Zoom. Limita tu sesión de trabajo a un periodo de aproximadamente una hora cada vez. Establece tu objetivo para la sesión. Por ejemplo, podría consistir en auditar hojas de registro de horas, crear una nueva cronología del proyecto o actualizar tus plantillas de retrospectiva.
Ponte manos a la obra y permite que tu compañero haga lo mismo. Cuando se acabe el tiempo, comparte con tu compañero lo que has logrado (o no has logrado) hacer. Repite el proceso según sea necesario hasta completar todas tus tareas.
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