Consejos de Priorización: 8 Formas de Optimizar tu Lista de Tareas
Domina tu lista de tareas: Concéntrate en las actividades de mayor impacto y dirige tus esfuerzos hacia los resultados más valiosos, organizando y clasificando los elementos de tu lista.
Empieza con la tarea más importante: Libera tiempo y espacio mental "comiéndote el sapo": elimina la tarea más grande y desafiante de tu lista al inicio del día.
Prueba la productividad lenta: Apurarte y cambiar constantemente de tarea puede hacer que tu trabajo tome más tiempo debido a errores, retrabajo y al tiempo que tu mente necesita para adaptarse a cada cambio.
Como gestor de proyectos, seguro que estás acostumbrado a enfrentarte a tu enorme lista de tareas pendientes (además de gestionar las listas de tu equipo). Puede ser difícil decidir por dónde empezar cuando te tiran en un millón de direcciones diferentes. Aquí tienes algunos de mis mejores consejos y trucos para ayudarte a pensar de manera más estratégica y hacer que las cosas se hagan.
1. Haz una lista completa
Por qué funciona: ¿Conoces la expresión de que los árboles no te dejan ver el bosque? Empezar con una lista completa te permite ver el bosque y los árboles, para poder decidir qué es realmente lo más importante que debes abordar y qué puede esperar para más tarde.
Si estás trabajando en varios proyectos diferentes o reportando a varios interesados, tener una lista completa puede ayudarte a priorizar y decidir por dónde empezar. No se trata de hacer felices a todos; se trata de tomar las mejores decisiones sobre cómo usar tus recursos limitados (es decir, tu tiempo y energía).
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Cómo empezar: Haz una lista de todo lo que tienes pendiente, y no te preocupes por ponerlo en orden de prioridad hasta después de este volcado mental.
Cuando ya tengas la lista completa, puedes empezar a ordenarla de lo más importante a lo menos importante. Si encuentras cosas que puedas quitarte de encima rápidamente o delegar, hazlo de inmediato—eso es solo una ventaja.
2. Cómprate la rana
Por qué funciona: Comerse la rana significa abordar primero las tareas más difíciles o desagradables de tu lista. Al empezar con el tema más complicado, liberas espacio mental que podría estar distraído por esta tarea pendiente. Además, generas impulso que puede ayudarte a ir tachando otros puntos de la lista (después de haberte comido la rana), especialmente cuando la lista es muy larga.
Cómo empezar: Toma tu lista (ver truco número uno) y elige la tarea más importante. Divide esa tarea en pasos más pequeños y manejables, y ve marcándolos uno a uno hasta que termines la tarea principal. Dividirla en partes más pequeñas la hace menos abrumadora mentalmente y más fácil de gestionar.
3. Si todo es urgente, nada es urgente
Por qué funciona: Tener miembros del equipo, clientes y partes interesadas acercándose a ti con tareas, preguntas o necesidades "urgentes" puede ser abrumador y ruidoso. Establecer niveles de prioridad adecuados y aprender cómo decir que no se vuelve esencial. Piensa en tu prioridad más alta—si todo es importante, podrías paralizarte o enfocarte en cosas equivocadas.
Cómo empezar: Enseña al equipo tu definición de urgencia. Por ejemplo, si alguien está esperando información o comentarios tuyos y eso lo está bloqueando para avanzar en su trabajo de forma que pueda poner en riesgo el plazo, entonces sí, eso es urgente. También puedes usar el método Ivy Lee para estructurar las prioridades diarias y así tener menos probabilidades de caer en distracciones.
Explica a la persona que hace la solicitud cómo decides si algo es urgente y asegúrate de que ambos estén alineados. Así, no dudarás de ti mismo ni te sentirás mal si después resulta que hubo un malentendido acerca de la urgencia.
Por ejemplo, estaba gestionando un desarrollo de software a medida para un cliente. Mi ingeniero principal estaba intentando terminar una mejora para que el equipo del cliente pudiera probarla. Mientras tanto, el cliente estaba frustrado porque había otra tarea en la lista para arreglar algo menor que le molestaba al usar el software.
Sin embargo, el ingeniero supuso que, al terminar primero la mejora para las pruebas, estaba ayudando al cliente dándole más tiempo para testear antes del lanzamiento. Abordamos la situación validando las prioridades con el cliente en futuras reuniones de seguimiento.
4. Negocia los plazos cuando sea posible
Por Qué Funciona: Tener un espacio adicional para respirar puede ayudarte a ser más productivo y eficiente, y reducir la sensación de agobio que puede surgir de las prioridades contrapuestas.
Cómo Empezar: Revisa tu lista de prioridades en busca de oportunidades para darte la libertad de reorganizar las tareas. Una matriz de priorización puede ayudarte a categorizar las tareas según su urgencia e importancia para identificar las que puedes mover. Si no logras encontrar ninguna, conversa con tus compañeros de equipo o partes interesadas sobre qué se puede ajustar. A menudo, las cosas no son tan urgentes como creemos. Resistir y obtener una perspectiva externa puede ser útil.
Si no puedes posponer elementos de tu lista, busca dónde más puedes recuperar tiempo. ¿Realmente necesitas estar en todas las reuniones? Incluso media hora o una hora extra al día para centrarte en tus pendientes puede ser de gran ayuda. Te da más tiempo de concentración y elimina otra ocasión en la que tendrías que cambiar de contexto (lo cual es muy perjudicial para la productividad).
5. Disminuye la Velocidad Para Avanzar Más Rápido
Por Qué Funciona: Cuando te apresuras al realizar tareas y cambias de contexto constantemente, es más probable que olvides detalles críticos o cometas errores, lo que lleva a rehacer el trabajo. Ve más despacio para avanzar más rápido en tu lista: no necesitarás dedicar tanto tiempo a corregir errores o, peor aún, ajustar los tiempos del proyecto porque olvidaste completar una tarea, obtener aprobación o asignar un recurso.
Cómo Empezar: Bloquea tiempos en tu calendario y asigna cantidades específicas de tiempo para cada tarea, dejando margen suficiente para completarla. Por ejemplo, puedes reservar una hora para revisar tus correos electrónicos por la mañana y asegurarte de tener tiempo suficiente para responder de forma reflexiva antes de tu primera reunión.
6. Usa Herramientas de Gestión de Proyectos para Agendas y Recordatorios
Por Qué Funciona: A medida que modificas tus prioridades, no pierdas de vista las tareas importantes. Mantenlas en tu software de gestión de proyectos o sistema de gestión de tareas para liberar espacio mental (o espacio en tus notas si prefieres papel y boli). Pon fechas límite con semanas o meses de antelación si es necesario: tu yo del futuro te agradecerá los recordatorios a tiempo.
Cómo Empezar: Si haces un seguimiento de tus propias tareas en la misma herramienta con la que gestionas los proyectos, no tendrás que estar buscando en varios lugares lo que necesitas para hacer tu trabajo, lo que reduce la carga cognitiva. Añade enlaces a recursos o documentos que necesitarás mientras gestionas tus tareas para convertir tu herramienta en un punto único donde lograr tus objetivos.
7. Recopila Datos Para Determinar Tu Capacidad
Por Qué Funciona: Puedes sentirte constantemente abrumado o sobrecargado, pero ¿sigues siendo productivo? Lleva registro de tus pendientes durante algunas semanas o incluso uno o dos meses. ¿Cuántas tareas completas cada día y cuántas se agregan? Si te asignan trabajo más rápido de lo que puedes completarlo y sientes que cada vez te atrasas más, recopila algunos datos para demostrarlo.
Estos datos pueden ayudarte a argumentar la necesidad de apoyo adicional en forma de un coordinador de proyectos u otro gestor de proyectos. Si esto no parece necesario, tal vez sea hora de buscar alguna mentoría sobre cómo manejar mejor tu tiempo o probar nuevas técnicas de gestión del tiempo.
Cómo Empezar: Colorea tu lista de pendientes del día con un color específico (o usa la funcionalidad de tu software de gestión de proyectos para resaltar tus tareas iniciales). Si necesitas añadir tareas a tu lista, utiliza otro color de tinta o marca las tareas en consecuencia. También puedes ir anotando cuánto tiempo te toma cada tarea a lo largo del día. Recuerda anotar cualquier tiempo fuera del trabajo (como comidas o descansos).
Al final de cada día, anota cuánta parte de tu lista de tareas pendientes lograste completar y cuántas horas más habrías necesitado para terminar la lista completa. Es posible que necesites varias horas adicionales, pero si las tareas pueden esperar, esto quizá no sea suficiente para argumentar que tienes demasiado trabajo.
Repite este ejercicio para ver cuánta brecha existe entre lo que logras completar cada día y lo que necesitas terminar. Puede haber altibajos (no todos los días tienen el mismo volumen de trabajo). También podrías querer hacer este ejercicio tanto en tu temporada alta (si tienes una) como en un período de menor carga para ver la diferencia.
Si tu negocio tiene grandes variaciones entre épocas de mucho y poco trabajo, conversa con tu equipo de liderazgo sobre la posibilidad de contratar ayuda temporal para los períodos de mayor carga en lugar de contratar un miembro adicional fijo para el equipo. Si eres contratista, este ejercicio puede ayudarte a determinar cuántas horas o proyectos puedes manejar al mismo tiempo.
8. Prueba el acompañamiento en el trabajo
Por qué funciona: Si te sientes distraído y necesitas ayuda para concentrarte, trabajar en silencio con un compañero o un pequeño grupo puede ser útil. Aunque esta técnica, conocida como "acompañamiento en el trabajo", se prescribe a menudo para personas con TDAH, puedes beneficiarte de ella aunque no tengas este diagnóstico.
Como gestor de proyectos, puede que te encuentres con una lista de tareas tediosas y poco atractivas que no te entusiasman especialmente. Alguien tiene que hacerlas, y está bien necesitar un poco de motivación externa.
Cómo empezar: Reúne a un colega o configura una sala en Zoom. Organiza tu sesión de trabajo con un límite de tiempo, por ejemplo, una hora. Establece tu objetivo para la sesión. Por ejemplo, esto puede ser auditar hojas de tiempo, crear una nueva línea de tiempo para un proyecto o actualizar tus plantillas de retrospectiva.
Ponte manos a la obra y permite que tu compañero también trabaje en lo suyo. Cuando termine el tiempo, comparte con tu compañero lo que lograste (o no) terminar. Repite tantas veces como sea necesario hasta completar todas tus tareas.
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