Cómo Obtener Contenido Web de Clientes (Con James Rose de Content Snare)

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Ben Aston:

¿Todavía estás esperando para lanzar tu proyecto web? Déjame adivinar, ¿sigues esperando el contenido, o tal vez el cliente ya te lo envió pero ahora esperas que te mande el contenido que realmente encaja con el sitio? Bueno, es un reto para cualquiera que trabaje en desarrollo web. Y las agencias están demasiado familiarizadas con este problema, pero es algo que se puede resolver. Sí, hay una mejor forma de hacerlo, así que sigue escuchando este podcast para entender cómo puedes dejar atrás cadenas interminables de emails, archivos adjuntos masivos y desordenados documentos en Google, recopilar contenido y archivos en un solo lugar con recordatorios automáticos de contenido con la herramienta de la que hablaremos hoy.

Gracias por sintonizarnos. Soy Ben Aston, fundador de The Digital Project Manager. Bienvenido al podcast de DPM. Ya seas un gestor de proyectos con experiencia, un productor digital o cualquier otro perfil, tal vez solo te has encontrado de repente a cargo de la gestión de proyectos; solo debes saber que hoy, en tus auriculares, te acompañan miles de personas en la misma situación. Haciendo su mejor esfuerzo para iniciar, planificar y entregar mejores proyectos. En DigitalProjectManager.com estamos aquí para ayudarte a ser más seguro y hábil como gestor de proyectos. Y para conectarte con otros que también están gestionando y liderando proyectos.

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Hoy me acompaña James Rose. James es cofundador de Content Snare, que es de lo que vamos a hablar, y de Aktura Technology. Antes era diseñador web y ahora trata de ayudar a diseñadores y desarrolladores a recuperar sus vidas, trabajar menos y conseguir mejores clientes. Así que hola James.

James Rose:

Ben, es estupendo estar aquí. Aparte del hecho de que actualmente estoy siendo atacado por patógenos que recibí de un conductor de Uber el otro día.

Ben Aston:

Me alegra que hayas podido venir. Así que cuéntanos, ¿a qué te dedicas ahora? Estás gestionando tu propio producto SaaS y también un taller de desarrollo. ¿Puedes hablarnos un poco sobre eso?

James Rose:

Sí, llevamos mucho tiempo en el mundo del software. Creo que fundamos nuestro negocio en 2010, así que construimos nuestro producto de software entonces y luego acabamos desarrollando software para otros, como agencias típicas. Así que ese es nuestro taller de desarrollo, Aktura Technology. Sí. Y bueno, simplemente hacemos proyectos personalizados para nuestros clientes.

Pero en ese proceso también hacíamos muchos sitios web y, como indica tu introducción, el contenido es un gran problema para mucha gente, y lo era para nosotros. Y a través de nuestro… Supongo que hice mucho networking con diseñadores web y parecía ser un gran dolor para todos; y en ese momento buscábamos otro problema por resolver porque el software es nuestra verdadera pasión y ahí surgió la idea. Pensé: “Tenemos que crear algo para mejorar nuestro propio proceso de recolección de contenido y todos estos otros diseñadores y agencias también lo necesitan.” Así nació Content Snare y es lo que tenemos ahora. Es un SaaS, supongo que producto o plataforma, que ayuda a las personas a recolectar el contenido de los clientes a tiempo y sin todos los retrasos, adjuntos caóticos y demás líos habituales del proceso.

Ben Aston:

Genial. Hablemos de Content Snare en un minuto. Pero primero quiero retroceder: ¿cómo llegaste hasta aquí, justo al punto de crear una herramienta SaaS para ayudar a agencias? ¿Cuál es tu trayectoria en el mundo de las agencias?

James Rose:

Bueno, en realidad es solo la nuestra. Así que, a diferencia de ti, no empecé en una gran agencia. Yo era ingeniero, hacía ingeniería de sistemas de control o de automatización. Así que, llegamos a escribir código para procesos industriales básicamente. Pero eso se relacionó luego con la creación de productos de software. Así que Content Snare es nuestro tercer producto. Los anteriores ya se han vendido o lo que sea. Por eso empezamos. Los sitios web surgieron porque... Si haces algo con computadoras, la gente da por hecho que lo sabes hacer todo con computadoras. Así que dices que trabajas en software y te dicen: “¿Me puedes hacer una web? Y de paso recupera unos archivos del disco duro y créame un clon de Uber para cachorros por 2.000 dólares.”

Así es como comenzamos en webs. Mucha gente nos lo pidió. Ya habíamos hecho webs propias antes, cuando solo servían para posicionarlas en Google y ganar dinero por anuncios. Así teníamos algo de experiencia y pensamos: “Vamos a hacer buenos sitios web, porque parece que la gente no está teniendo buenas experiencias con sus desarrolladores web. Si hacemos un buen trabajo, deberíamos tener una buena agencia.” Y así fue. Empezamos por webs y luego vinieron otras cosas como anuncios en Facebook y Google, incluso marketing digital, hasta que volvimos a centrarnos solo en webs porque quisimos especializarnos en eso. Ese fue el comienzo de nuestra agencia.

Ben Aston:

Bien. Así que sois una agencia sin oficina, ¿verdad?

James Rose:

Mm-hmm (afirmativo).

Ben Aston:

Así que, sé que mucha gente que nos escucha estará en una situación parecida. Trata de gestionar equipos remotos y desarrolladores remotos a los que no siempre es fácil contactar. ¿Cómo consigues que el trabajo en remoto funcione de verdad? Sobre todo con desarrolladores poco comunicativos, ¿qué consejos tienes?

James Rose:

Sí, es un reto permanente y sin duda no lo hemos resuelto del todo. Pero hay algunas cosas que ayudan. Muchos de los problemas con desarrolladores que ‘desaparecen’, como dijiste, tienen que ver con contratar autónomos o contratistas. No recuerdo quién me lo contó hace tiempo, quizás James Schramko, pero esa persona solo contrataba a gente a tiempo completo. Cuando cambiamos a ese modelo, aunque no lo seguimos plenamente siempre, la mayoría de nuestros desarrolladores están con nosotros casi a tiempo completo. Así que entran a las 9 (de su país) y salen a las 5. Somos flexibles pero esperamos una jornada de trabajo completa, a menos que nos avisen si tienen un compromiso y nos adaptamos.

Pero el hecho de que esperamos que trabajen cada día hace una enorme diferencia. Ya no tenemos problemas de gente que desaparece sin más, para nada.

Ben Aston:

¡Qué suerte!

James Rose:

Sí. Aunque hemos tenido alguna baja entre los fijos: recuerdo un tipo que desapareció en medio de un gran proyecto durante cuatro días y cuando apareció le pregunté: “¿Dónde estabas?” y respondió: “Me fui a las montañas a descansar, seguía trabajando pero no tenía acceso a Slack.” Y yo: “Eso no está bien. Al menos avísanos y podríamos adaptarnos.” Por supuesto, ya no trabaja con nosotros.

Ese es mi consejo: si necesitas que trabajen cada día y no lo hacen, cámbialos rápido.

Ben Aston:

De acuerdo. Hablaste de Slack como canal de comunicación con tu equipo remoto. ¿Qué otras herramientas usas para gestionar tus proyectos internamente?

James Rose:

Ahora básicamente solo Jira. Cuando hacíamos webs, usábamos Teamwork Projects. No lo he dicho aún, pero ya cerramos la parte de webs por exceso de trabajo. El software y Content Snare ya eran suficiente, así que esa área se cerró. Pero Teamwork Projects era buen sistema, sobre todo para proyectos pequeños… Para los grandes usamos Jira y un tablero Kanban clásico donde podemos programar sprints, asignar personas y tener revisiones de partes interesadas.

Según avanzan las tareas o funcionalidades, puede haber una etapa de revisión entre pares, otro desarrollador debe revisar antes de... se integra lógica de negocio para que si no revisan el código no pueda pasar a revisión de stakeholders, y el cliente debe aprobar para desplegarlo en el entorno de pruebas, y tras testeo, puede ir a producción. Es un proceso muy profundo, y solo Jira permite reglas tan detalladas, pero—

Ben Aston:

Sí.

James Rose:

… Así funciona.

Ben Aston:

Puede ser molesto.

James Rose:

Sí, no lo configuré yo. Jira es una herramienta espantosa. No diré que es fantástica.

Ben Aston:

Lo sé, pero tienes razón.

James Rose:

Una vez que está—

Ben Aston:

Lo bueno y lo malo de Jira son sus flujos de trabajo. Puedes definir reglas y no te deja avanzar si no cumples el proceso. Eso puede ser frustrante como gestor de proyectos, pero para asegurar que todo se haga, es muy útil. Y—

James Rose:

Sí. Como dices, puede frustrar, pero también ayuda a gestionar eso de lo que hablábamos de los equipos remotos, es un equilibrio constante. ¿Eh?

Ben Aston:

Así es. Algo que sé que te interesa mucho son los trucos de productividad. He leído en algún lado tus estadísticas de Zapier: ¿has automatizado 9.000 tareas este mes? ¿Qué ‘Zaps’ recomiendas a los gestores de proyectos, cuáles son tus favoritos y qué te ha hecho ser más productivo?

James Rose:

¡Buena pregunta!

Ben Aston:

Probablemente ni te acuerdes, porque lo automatizaste todo...

James Rose:

Tienes razón, pero he tenido que repasar todo últimamente para poder explicarlo. Estoy armando un curso sobre cómo uso Zapier, así que revisé qué flujos puedo compartir. Normalmente funciona al revés: hay que saber cómo funciona Zapier, entender qué herramientas usas y qué flujos de trabajo puedes disparar, y entonces crear automatizaciones sabiendo que “cuando pase esto, quiero que también pase esto otro”.

Por ejemplo, algo sencillo: en Jira tenía una automatización que revisa cada vez que alguien mueve una funcionalidad o arreglo de bugs de una columna a otra. Cuando pasa a preproducción, agrupa todo eso en una lista —un “digest” en Zapier— y lo envía a mi Trello. Yo uso Trello para gestionar todo mi día a día. Así que recibo una tarjeta con todo lo desplegado esa semana, puedo hacer un repaso rápido y directamente grabo un video explicando las novedades. No hace falta entrar en Jira: veo lo desplegado y ya puedo actuar. Es simple, pero me ahorra un montón de tiempo.

Ben Aston:

Genial.

James Rose:

También automatizo la preparación de documentos: por ejemplo, si has sido invitado a mi podcast, cuando reservas contestas varias preguntas y puedes usar Zapier para crear documentos tipo plantilla.

Así que tengo un flujo para el podcast que duplica ese documento y rellena todos los datos (nombre, web, etc.) para que lo tenga listo durante la grabación. Otro gran ahorro de tiempo. Cosas aleatorias como esa.

Ben Aston:

Sí, creo que si te ves copiando y pegando, probablemente hay una manera de hacerlo sin tener que hacerlo manualmente.

James Rose:

Sí, la doble entrada de datos es el claro caso de uso. O cuando cambias algo en una herramienta según pasa algo en otra. Por ejemplo, tras enviar un email, vas al CRM y cambias el estado del contacto a “propuesta enviada”. Eso es fácil de automatizar con Zapier.

Ben Aston:

Sin duda. James Rose: Sí.

Como en nuestro “Máster en Gestión de Proyectos Digitales”, todo está conectado entre Pipedrive y Google Sheets. Cuando suceden cosas, se actualizan los estados en todos lados y no tenemos que copiar, pegar o cambiar el estado de cosas manualmente.

James Rose:

Totalmente. Un gran uso—

Ben Aston:

Así que—

James Rose:

Perdona, pero los dashboards y vistas generales de proyectos es otro caso interesante. Muchas veces puedes crear tus propios tableros enviando la actividad a un Google Sheet y ensamblando tus propios informes para saber exactamente lo que necesitas cada día.

Ben Aston:

Sí, muy práctico. Pero sí, yo lo llamo Zapier. James dice Zapier.

James Rose:

El CEO dice Zapier, así que yo también.

Ben Aston:

Ok, tú ganas. Hablemos de Content Snare entonces. Retomando el reto de las agencias web de obtener contenido de los clientes y de obtenerlo a tiempo y en el formato correcto. Es un calvario porque los clientes no suelen tener recursos de redacción internos o tienen un millón de cosas y es lo último en su lista. Entonces, háblanos de Content Snare, es una herramienta de flujo de trabajo de contenido, pero ¿qué significa eso exactamente?

James Rose:

Comenzó siendo muy básico. La idea inicial era simplemente eliminar los interminables correos, porque ya sabes: “Envíame el contenido de la página principal” y te mandan una tercera parte, o la mitad, y una foto demasiado pequeña, un logo de 16 píxeles… todos adjuntos que tienes que descargar y guardar, pedir cambios de las imágenes incorrectas, explicar por qué no sirven esos contenidos... Y luego te envían otras cosas con palabras marcadas en rojo para enlazar... Todos hemos pasado por eso. Es una locura.

Y te puedes encontrar con cadenas de correo tan grandes que bloquean Gmail. Yo sigo usando la versión web y cuando pasan de cien mensajes empiezan a ralentizar y hasta bloquean mi PC potente. Es ridículo y no había solución. Busqué y solo quería tener todo en un lugar para saber qué estaba terminado, qué partes de contenido necesitaban revisiones, como encabezados que fueran demasiado largos o cortos, poder rechazarlos y pedir cambios, fijar máximos de caracteres... ya sabes.

Todo eso lo sufrimos y por eso lo construimos. Así que en resumen, la primera versión era como un formulario web estándar, accesible siempre desde el mismo enlace, el cliente volvía cuando quería y continuaba donde lo dejó. No hace falta guardar, se guarda automático, cierran el navegador y al volver está donde se quedaron. Y la clave era que persigue automáticamente a los clientes por email. Yo antes tenía que programar tiempo cada semana para identificar qué esperaba y enviar mails tipo “has hecho esto pero falta eso, ¿puedes enviarlo?”. Content Snare lo hace automáticamente. Y básicamente, eso es.

Ben Aston:

Sí, la función de recordatorio automático, especialmente si lo envía una herramienta, es muy útil porque como gestores a veces perseguimos y perseguimos y no nos dan el contenido, pero si el sistema envía el email, “falta un día, recuerda”, ayuda mucho.

James Rose:

Sí, pueden echarle la culpa a la herramienta.

Ben Aston:

Exacto.

James Rose:

Hay dos tipos de usuarios. Algunos prefieren mandar los recordatorios manualmente y desactivan los automáticos porque les gusta personalizar el mensaje; otros agradecen culpar a la herramienta, como si el sistema les persiguiera, es lo que hay.

Ben Aston:

Genial. ¿Cómo ves el futuro de la herramienta? ¿Qué hay en el roadmap?

James Rose:

Ufff, muchísimo. Tengo hoja de ruta para cinco años. Pero lo que estamos viendo es que, a medida que entran agencias y empresas grandes (muchas realmente grandes, empresas de renombre mundial), nos piden más funciones de flujos de trabajo. Como permitir múltiples colaboradores: puede haber distintas personas en la organización encargadas de apartados concretos de contenido, distintas páginas o incluso secciones de la misma página. Ahí toca repensar el enfoque para mantener la simplicidad, que es nuestro lema: debe ser facilísimo para el cliente.

La próxima versión cambia la forma en la que el cliente introduce contenido: nos centramos en mostrar solo un apartado a la vez, no un formulario tradicional, para que no sea abrumador. Y vamos a incorporar cosas de colaboración: comentarios tipo Google Docs, etiquetar personas en partes concretas del contenido...

Todo girará alrededor de la colaboración, el flujo de trabajo y la involucración de más gente. Será un gran reto, pero lo conseguiremos.

Ben Aston:

Sí, trabajando con empresas grandes esos son los retos: puedes trabajar con el equipo de marketing pero este depende de aprobaciones internas y hay que gestionar dónde y cómo se aprueba para que pase a tu herramienta...

James Rose:

Sí, el proceso de aprobación es otra petición frecuente, gracias por mencionarlo. Hasta ahora solo hay un aprobado/rechazado, pero tenemos que añadir flujos con varias etapas para que apruebe el manager, luego el CEO o marketing, etc.

Ben Aston:

Exacto. Como gestor de proyectos puede ser desesperante: crees que ya cumpliste tu parte, tienes una web con relleno “lorem ipsum”, pero faltan los contenidos del cliente y sin ellos no se puede lanzar. Ya sea texto, imágenes, vídeos... Sin contenido no hay web.

En cuanto a estrategia, arquitectura de contenido y ayuda para que el cliente decida qué necesita para cada página, ¿cómo apoya eso la herramienta?

James Rose:

Por ahora es simple. La estrategia se hace fuera, no es una herramienta de planificación completa todavía. Simplemente defines páginas y los campos que necesitas en cada una.

Ben Aston:

Claro.

James Rose:

Y para ahorrar tiempo, la gente usa plantillas: pueden guardar páginas enteras, secciones o incluso la solicitud completa de contenidos, como el cuestionario o briefing inicial. Algunos usan Content Snare solo para el briefing ya que pueden rellenarlo en varias sesiones. O bien, como hacen algunos, se sientan con el cliente, crean juntos las peticiones y luego el cliente va completándolas durante las semanas siguientes. Planeamos añadir una herramienta de mapa del sitio para poder organizar la jerarquía de páginas primero. Sobre wireframes, creo que no debemos convertirnos en herramienta de wireframes, hay muchas, y mejor integrarse con ellas, aunque no tengo claro cómo aún.

Ben Aston:

Genial. Creo que Content Snare cubre ese hueco: conseguir lo necesario del cliente para lanzar rápido, evitando cadenas de emails o mil Google Docs perdidos. Pruébalo en contentsnare.com y mira cómo ayuda a tus proyectos. James, muchísimas gracias por tu tiempo.

James Rose:

Gracias Ben, ha sido genial.

Ben Aston:

Me gustaría saber cómo gestionas el contenido. Si usas una herramienta o tienes un proceso increíble, cuéntalo en los comentarios aquí abajo. Y pásate por thedigitalprojectmanager.com para unirte a nuestra comunidad donde más de 3.000 miembros comparten conversaciones sobre contenido, desarrollo y gestión de proyectos en nuestro Slack.

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