Mejores prácticas de gestión de proyectos: lo que deberías hacer cada mes (con Joanna Leigh Simon de The Heads of State)

 

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Ben Aston:

Gracias por sintonizarnos. Soy Ben Aston y este es el pódcast de Digital Project Manager. Hoy me acompaña la maravillosa Joanna Leigh Simon y vamos a hablar sobre las mejores prácticas de gestión de proyectos. Y todo esto trata sobre lo que deberías hacer cada mes. Ha sido un artículo enormemente popular esta semana, así que me hace mucha ilusión hablar de ello.

Pero antes, Joanna, ¿por qué no me cuentas un poco sobre ti? En realidad no nos habíamos conocido antes y no sé prácticamente nada sobre ti. Cuéntame un poco sobre tu situación. ¿Dónde estás? ¿Y qué te mantiene ocupada?

Joanna Leigh:

Bueno, es un placer conocerte digitalmente. Estoy en Filadelfia, Pensilvania, en el lado opuesto del continente, supongo, respecto a ti. Vivo en un barrio llamado Kensington, que está más o menos al noreste de Filadelfia, y trabajo en un barrio llamado Callowhill, justo al norte del centro de la ciudad, cerca de nuestro barrio chino.

Ben Aston:

Muy bien. Trabajas en una agencia como productora. Cuéntame un poco sobre tu trabajo.

Joanna Leigh:

Llevo casi dos años trabajando para un estudio de diseño gráfico llamado The Heads of State, que lleva aquí en Filadelfia unos 12 o 15 años, aproximadamente. Es una agencia pequeña pero muy potente y ocupada, con un equipo muy unido. Soy productora, aunque recientemente escuché el episodio en el que hablaste de los distintos cargos dentro de la gestión de proyectos. Así que todos sabemos que eso puede significar muchas cosas diferentes. Pero todos hacemos lo mismo: conseguir que sucedan cosas buenas. Nos especializamos principalmente en diseño gráfico, creación de marcas, ilustración y cualquier tipo de representación visual de proyectos. Trabajamos con todo tipo de clientes y tamaños: desde pequeñas empresas y proyectos artísticos y culturales hasta grandes corporaciones. Lo que se te ocurra.

Ben Aston:

Muy bien. ¿Es más diseño de experiencia de usuario, desarrollo y programación?

Joanna Leigh:

Exactamente. Por eso dudo. Prácticamente nunca me refiero a mí misma como gestora de proyectos digitales y me he abierto camino en esta comunidad porque, obviamente, lo digital está muy presente en la industria de los servicios creativos. Muchos de mis colegas y personas que he conocido en gestión de proyectos son auténticos gestores de proyectos digitales, así que me he forzado a entrar en estos grupos para encontrar apoyo. Pero vengo de un entorno más relacionado con los medios tradicionales, la publicidad y la creación de marcas, y ahora trabajo en un estudio especializado en marcas y diseño gráfico.

Ben Aston:

Muy bien. Cuéntame un poco sobre el trabajo que haces en Heads of State. Primero, ¿qué herramientas utilizas? No trabajas directamente en proyectos digitales, así que ¿cómo gestionas tus proyectos?

Joanna Leigh:

Una de las maneras en que lo hago —a veces bromeo sobre ello en grupos de encuentro o cuando hablo con otros gestores de proyectos que trabajan más en el área de desarrollo— es que, aunque muchos de nuestros productos no sean necesariamente digitales, muchas de nuestras herramientas sí lo son. Utilizamos muchas de las mismas herramientas para la gestión de proyectos y procesos que utilizan las agencias digitales: correo electrónico, Slack, Trello, Flow, Harvest y todo este software increíble que existe ahora para hacer seguimiento de documentos y procesos. No hay muchos trabajos en los servicios creativos en los que, aunque el producto físico sea algo que haces con tinta sobre papel, como a veces hacen los diseñadores con los que trabajo, el conjunto de herramientas no sea principalmente digital. Y gracias a Dios.

Ben Aston:

Aunque recuerdo trabajar con carpetas de trabajo. No sé si alguna vez trabajaste con ellas, pero cuando empecé estaba también en agencias de publicidad tradicionales y teníamos carpetas de trabajo. El director creativo iba de un lado a otro y lo primero que decía era: «¿Dónde está la carpeta de trabajo de esto?». Era un enorme sobre marrón. Y dentro del sobre marrón había, no sé, ya no recuerdo los tamaños del papel, pero algo como un formato A3. ¿Tenéis A3? No me acuerdo.

Joanna Leigh:

Lo tenemos. No es el más habitual; creo que normalmente nuestro A3 es un A4, si no me equivoco. Sé que vosotros hacéis las cosas de una forma un poco extraña ahí arriba, al norte del muro.

Ben Aston:

En realidad, en Canadá se han vuelto locos. Tienen cuatro tamaños de papel diferentes. En fin, la cuestión es que antes teníamos que ir de un lado a otro con esas carpetas de trabajo, esos sobres grandes, que contenían todos los sellos, las ilustraciones y todo lo relacionado con el proyecto. Y aunque trabajábamos digitalmente, todo tenía que imprimirse y guardarse en un gran sobre marrón. Así era como hacíamos las cosas.

Joanna Leigh:

La verdad es que soy bastante analógica en muchas de mis prácticas. Intento mantenerme lo más actualizada posible para facilitar la vida de los demás. Pero una carpeta de trabajo… Me atrae de una manera extraña. Puede que tenga que incorporarla a la práctica. Aquí tienes tu carpeta.

Ben Aston:

Es terrible. La cantidad de papel y de cosas que tienes que imprimir es una locura. Imagina que cada vez que tienes una reunión dices: «De acuerdo, imprimamos otra vez la última versión». Te pasas todo el día junto a la impresora. Es terrible. No lo hagas. Seguro que existe una herramienta para eso.

¿Hay alguna herramienta, alguna herramienta imprescindible que hayas descubierto o añadido recientemente a tu conjunto de herramientas y hayas pensado: «Dios mío, esto es increíble, todo el mundo debería usarlo»?

Joanna Leigh:

No creo que tenga nada que esté especialmente oculto. Creo que soy una predicadora de herramientas que mucha gente ya utiliza. Trello fue lo primero que incorporé a mi práctica y siento que realmente no podría vivir sin ello. Evidentemente, cada persona lo utiliza de una manera diferente y creo que ahí está lo interesante de su sencillez: puedes hacerlo tuyo. Slack también ha cambiado las reglas del juego en nuestra agencia. Solo lo utilizamos internamente; sé que algunas personas lo usan con clientes, pero todavía no hemos profundizado en ese uso.

Ah, en realidad sí tengo algo. De nuevo, nada revolucionario, pero acabamos de empezar a utilizar Dropbox Paper. Usamos Dropbox y dependemos mucho de él para gestionar nuestros recursos digitales y enviarnos trabajos en curso, especialmente archivos grandes. Pero Dropbox tiene un producto llamado Dropbox Paper; no sé si has tenido la oportunidad de probarlo.

Ben Aston:

He visto que existe, pero todavía no lo he probado.

Joanna Leigh:

Al principio era escéptica, pero uno de los socios de nuestra empresa, uno de mis directores creativos, volvió de una conferencia después de conocer a alguien que hablaba maravillas de Dropbox Paper. Hemos empezado a implementarlo y es fantástico. Al principio dudaba porque me gusta que las cosas sean como son y no me gusta introducir «otra cosa que todo el mundo tiene que aprender y saber utilizar». Pero es muy útil porque básicamente es un documento, como un documento de Word o de Google, pero es un documento vivo: todo el mundo puede editarlo, puedes añadir archivos y la forma en que se muestran importa todo directamente desde Dropbox. Es muy fácil de utilizar y compartir, y sin duda se lo recomiendo a cualquiera.

Ben Aston:

Entonces es como una combinación de Google Docs y Dropbox. ¿Para qué lo utilizáis? ¿Para compartir y llevar un registro de todo lo que compartís con los clientes?

Joanna Leigh:

Sí. Lo utilizamos principalmente, aunque todavía no lo usamos de cara al cliente, si bien creo que podríamos empezar a hacerlo. Ahora mismo lo utilizamos sobre todo con dos objetivos. Uno es crear resúmenes o informes de proyectos, que supongo que son la versión digital del sobre de la carpeta de trabajo. El documento principal, el centro, el núcleo del proyecto: esto es el proyecto, este es el calendario, este es el equipo, estas son las herramientas y los archivos que necesitas para empezar, y esto es quién hace cada cosa. Además, dentro del documento puedes crear pequeños elementos, como listas de comprobación que las personas pueden marcar cuando han terminado algo. También hay una función de calendario para asignar una fecha límite a una tarea concreta y puedes mencionar a personas en el documento: «@Steve, tienes que terminar esto para tal hora».

Los utilizamos como resúmenes y documentos vivos del proyecto, que presentamos en el inicio del proyecto, y también para redactar resúmenes de reuniones y llamadas con clientes. Tanto si se trata de una reunión de nuevo negocio como de recibir comentarios, revisiones y trabajos, es muy fácil compartirlo con todo el mundo y actualizarlo sobre la marcha.

Ben Aston:

Genial, es como una wiki del proyecto.

Joanna Leigh:

Sí. Es una forma realmente buena de expresarlo. La próxima vez lo diré así. Es una forma muy buena de expresarlo.

Ben Aston:

Muy bien. Pasemos a hablar del artículo que escribiste. Como decía, si no lo has leído, ve a consultarlo en theDigitalProjectManager.com. Se llama Mejores prácticas de gestión de proyectos: diez cosas que deberías hacer cada mes. Como decía, ha sido muy popular. Esta semana incluso ha recibido más visitas que la página de inicio. Y también se ha compartido muchísimo. Evidentemente, es algo que interesa mucho a la gente, probablemente porque estamos a principios de mes y todos se preguntan: «Espera, ¿qué se supone que debo hacer este mes?»

Joanna Leigh:

Fue un buen momento por tu parte.

Ben Aston:

Sí. Si todavía no lo has consultado, ve a leerlo. Hay consejos realmente buenos sobre lo que deberías hacer cada mes. Gran parte consiste en pulsar el botón de reinicio para mantener las cosas encaminadas a nivel general. Creo que es muy fácil que nos absorba el trabajo diario de la gestión de proyectos: asistimos a nuestras reuniones diarias, redactamos informes, creamos documentación del proyecto, hacemos malabarismos con muchas cosas diferentes y, a menudo, con prioridades que entran en conflicto. Para mí, una de las grandes conclusiones fue la importancia de reservar tiempo para esas tareas importantes, aunque probablemente no urgentes. Al menos yo no las considero urgentes. En el artículo, Joanna cubre desde la administración personal hasta la administración del proyecto y el apoyo y ánimo al equipo. Hablemos de algunas de esas diez cosas.

Una de ellas me llamó la atención porque no sabía que la gente hiciera esto: dejar la bandeja de entrada a cero. Sugieres que deberías dejar tu bandeja de entrada en cero, algo que yo no he hecho. Creo que abandoné esa idea hace unos diez años, cuando las búsquedas empezaron a ser útiles. Pensé: «¿Sabes qué? Tengo tantos correos que no hay forma». Antes archivaba todo y trataba de mantener una política de bandeja de entrada vacía. Pero ahora soy más de buscar. Así que, para alguien como yo, que tiene 9.000 correos en la bandeja de entrada, ¿cómo empezaste este camino hacia la iluminación de la bandeja de entrada?

Joanna Leigh:

Puede que ya no tengas remedio. Quizá hayas llegado al punto de no retorno. Pero en mi vida he visto todos los tipos de bandeja de entrada posibles. Dicho así suena muy dramático. Creo que tengo una inclinación natural a mantener la mía bastante despejada. En una semana ocupada puedo llegar a tener 20 o 25 conversaciones, pero mi consejo número uno para mantener limpia la bandeja de entrada es archivar. Si haces todo lo de organizar archivos y tienes carpetas diferentes para distintos tipos de correo, estupendo, y te felicito. Yo todavía no he llegado a ese nivel. Archivo las cosas cuando han terminado. Cuando ya no requieren una respuesta ni una acción por mi parte, las archivo. Y si alguna vez necesito recuperarlas, como tú has dicho, confío en la función de búsqueda. Bendita función de búsqueda.

Mis dos consejos son sencillos: cuando ya no lo necesites, una conversación de correo solo debería estar en tu bandeja de entrada si necesitas responder a alguien o si sirve para recordarte una acción que tienes que realizar. Cuando ya no la necesites, archívala, despídete y disfruta de esa sensación tan buena de llegar a una bandeja de entrada vacía. No ocurre a menudo; intento hacerlo aproximadamente una vez al mes. Intenta identificar una tarde tranquila o una hora sin reuniones ni llamadas y céntrate. No necesariamente en archivar cosas, sino en realizar esas acciones: responder a los correos que has dejado pendientes porque no eran muy importantes o porque en ese momento no sabías cómo gestionarlos. Simplemente di: «De acuerdo, voy a terminar esto, me sentiré mejor», y se vuelve adictivo. Cuando has terminado tres o cuatro, piensas: «Puedo hacerlo; voy a llegar hasta el final».

Ben Aston:

Muy bien. Yo nunca tendré esa sensación, pero te felicito por ella. Solía tenerla, recuerdo que intentaba conseguirlo todos los viernes. Intentaba llegar al viernes con la bandeja de entrada a cero. Pero eso significaba quedarse hasta muy tarde el viernes. Así que pensé: «Al diablo, me voy a casa».

Joanna Leigh:

De ninguna manera.

Ben Aston:

Genial. Lo siguiente que abordas en el artículo es hacer inventario. Hablas de revisar los documentos de alcance o los esquemas del proyecto para pensar en cómo avanzan los proyectos. Me pregunto si puedes profundizar un poco más. Cuando dices que revisas los documentos, ¿cómo es esa revisión? ¿Qué buscas? ¿Cómo podría hacer alguien este inventario?

Joanna Leigh:

Creo que depende mucho. Algo que se aplica a estos diez consejos es que creo sinceramente que hay tantos tipos de gestores de proyectos como personas. Cada persona tiene su propio estilo y enfoque. También hay muchas diferencias entre los gestores de proyectos y los productores en cuanto al número de proyectos que gestionan al mismo tiempo. Entre proyectos de clientes externos y proyectos internos de la agencia, puedo tener entre 30 y 50 proyectos diferentes de los que intento estar pendiente en cualquier momento y en distintas fases.

Tengo esta lista mágica, la llamo simplemente la lista maestra de proyectos. Es muy sencilla: una lista de todos ellos. No entra en detalles, solo enumera cada proyecto por su nombre. Al menos una vez por semana —intento hacerlo más a menudo, pero al menos una vez por semana— y sugiero que, si no tienes el hábito, intentes hacerlo una vez al mes, recorro la lista y pienso en cada proyecto, compruebo cómo va. Es algo muy propio de la nueva era, supongo, pero simplemente compruebo cómo marcha, hago una revisión intuitiva. «De acuerdo, todo va bien, no tengo que preocuparme por esto».

El proceso consiste en identificar, revisar tu inventario y decir: «Esto está en buen estado, esto también, vaya, este tiene algunas señales de alerta; voy a anotarlas», y después profundizar. «De acuerdo, ¿cómo voy a gestionar este? ¿Y este otro?». No tienes que enfrentarte a todo a la vez; basta con dejar que entren en tu mente y pensar en qué estado se encuentran. Creo que eso genera mucha familiaridad con los proyectos que podemos dar por sentados. Solo tienes que concederte tiempo para pensar en tu lista.

Ben Aston:

Creo que es estupendo. A menudo acabamos haciendo algún tipo de informe semanal. Sigues elaborando los mismos informes y puedes hacerlo con prisas: quizá el miércoles sea tu día para el informe de estado semanal, y tienes que actualizar rápidamente las cifras y el calendario, pero en realidad no estás mirando los proyectos desde una perspectiva más amplia. Por eso creo que es importante dar un paso atrás con regularidad y preguntarse: «¿Cómo vamos? ¿Vamos realmente a cumplir los objetivos estratégicos de este proyecto? ¿Estamos avanzando en la dirección correcta? ¿Qué ajustes tengo que hacer en el calendario o en el proceso para asegurarme de que el proyecto entregue lo que esperábamos al principio?»

Joanna Leigh:

Totalmente. Una variable importante en esta tarea es cuántos proyectos estamos considerando. Conozco a personas que trabajan en un único proyecto cada vez, probablemente gigantesco y con muchas partes móviles. Puedes adaptar fácilmente este consejo. Si solo tienes uno o dos proyectos a la vez y son mucho más grandes, complejos y largos, divídelos en compartimentos o fases y revisa cada una de esas fases en lugar de hacerlo solo a nivel general. Tengo algunos proyectos que no necesitan mucha atención semanal ni siquiera mensual. A veces puede ser tan sencillo como decir: «No, sigue sin haber cambios» o «Todo va bien», y pasar a lo siguiente.

Ben Aston:

Muy bien. A continuación, algo que me pareció realmente útil es mantener al día las lecciones aprendidas. Hablas de registrar las lecciones aprendidas mensualmente para no cometer continuamente los mismos errores. ¿Qué haces con esas lecciones? ¿Cómo las registras y les haces seguimiento para asegurarte de que aprendes de ellas y no te limitas a escribirlas?

Joanna Leigh:

Es algo que intento hacer constantemente por mi cuenta: identificar cosas de las que podamos aprender. Creo que verbalizar las lecciones aprendidas es muy importante, y ahí también dependo mucho de mi equipo. No es solo una tarea individual que hago en soledad. Me gusta señalar al equipo del proyecto: «De acuerdo, este es un gran ejemplo de algo de lo que podemos aprender. La próxima vez podemos hacerlo de esta manera o de aquella, o podemos volver a ello y analizarlo un poco más». También me gusta escuchar la experiencia de otras personas y lo que han aprendido de un momento concreto del proyecto.

Gran parte consiste simplemente en escribirlo y mantener una lista mental y algo física, aunque sea bastante rudimentaria, de las cosas a las que quieres volver. Soy muy de papel y bolígrafo. Y creo que, sin generalizar, muchos gestores de proyectos también lo son. Nos gustan las listas y ese tipo de cosas, si te sale de forma natural. Si me dieran un dólar por cada lista…

Ben Aston:

Muy bien. En el artículo continúas hablando de cómo afrontar algunos de estos problemas. Como gestores de proyectos, siempre hay problemas y dificultades; siempre hay problemas subyacentes de un tipo u otro que tenemos que resolver. ¿Cómo priorizas o eliges el problema que vas a abordar para no verte desbordada o para que no se convierta en una distracción?

Joanna Leigh:

Creo que hay dos fases en la forma en que abordo personalmente la elección de un problema y su resolución. Para elegir un problema, normalmente me centro en aquello que más quebraderos de cabeza me da y que creo que está afectando a otras personas de mi equipo, al trabajo o a mis clientes. Básicamente, cuanto mayor sea el impacto, más importante es para mí resolverlo. Nadie puede solucionar todos los problemas a la vez y, si tienes muchas cosas entre manos, obviamente tienes que priorizar.

Normalmente intento identificar un par de cosas que quiero solucionar cada trimestre. Lo divido en periodos de 90 días y digo: «Este trimestre quiero agilizar las reuniones de inicio, encontrar una forma mejor de almacenar mis archivos y conseguir un bolígrafo mejor». Intento dar ejemplos muy básicos. Eso te proporciona algo en lo que concentrarte y tienes que encontrar, dentro de tu flujo de trabajo, la mejor forma de mantener esa lista organizada y ordenada por prioridad. Pero es mucho más fácil de conseguir que pensar: «Dios mío, cada día hay algo nuevo que resolver». No, me he dado permiso a mí misma y a mi equipo para centrarnos en unas pocas cosas durante este periodo de 90 días y no fijarnos objetivos poco realistas.

En cuanto a resolver los problemas, sinceramente creo que se trata sobre todo de ensayo y error. Hay ciertas cosas de mi práctica personal con las que he tenido muchas dificultades y la única forma de solucionarlas es avanzar poco a poco. Una de ellas, que creo que supone un problema para muchos gestores de proyectos, es encontrar un buen software para asignación y previsión. Ese mágico diagrama de Gantt que todo el mundo desearía que existiera, pero que no existe del todo. Hay programas estupendos y los he probado todos, pero ninguno hace todo lo que quieres. Hay que probar cosas diferentes y reservar tiempo para ello. Creo que muchas personas no se dan cuenta de que resolver problemas, incluso si no sabes exactamente cómo vas a resolverlos, cuenta como trabajo. Algunas personas se sienten culpables por pensar: «Estoy investigando» o «Voy a formarme sobre esto». No: eso contribuye a que seas mejor y más fuerte para tu equipo y tus clientes, y está totalmente permitido.

Ben Aston:

Y fracasar forma parte del proceso.

Joanna Leigh:

Sí, hay muchísimos fracasos.

Ben Aston:

El problema es que, cuando dices: «Voy a encontrar una nueva herramienta de previsión», la realidad es que encontrarla, configurarla y probarla para que funcione para ti lleva mucho tiempo. Vas a fracasar muchas veces hasta llegar al punto en que descubras que necesitas crear la tuya propia o tengas la suerte de encontrar una que haga realmente todo lo que necesitas.

Joanna Leigh:

Totalmente.

Ben Aston:

Pero cuando hablabas de los problemas a los que se enfrenta cualquier gestor de proyectos, pensé que volverías a hablar de tu bolígrafo. ¿Has encontrado realmente un bolígrafo que haga todo lo que necesitas?

Joanna Leigh:

Por supuesto. No me considero una fetichista de la papelería, aunque conozco a mucha gente. Trabajo con diseñadores y conozco a muchas personas, tanto diseñadores como gestores de proyectos en todo tipo de cargos, que son auténticos fanáticos de la papelería. Personas que entran en una tienda de material de oficina y necesitan respirar el aire porque les gusta muchísimo. Yo no llego a ese nivel; soy muy fácil de complacer. Me gusta un Bic Clic Stic de punta redonda, con agarre suave y tinta negra. No me gusta la tinta azul; la usaré si no hay más remedio, pero si puedo elegir, quiero un Bic Clic Stic de tacto suave y punta fina. Ese es mi bolígrafo preferido y, si alguien que escucha esto nunca ha tenido el placer de escribir con este instrumento, que me envíe un tuit y le mandaré uno.

Ben Aston:

Espera. Nuestro primer sorteo de Digital Project Manager. Hay bolígrafos.

Joanna Leigh:

Sí, tengo unos diez millones y les rompo el clip. Ya sabes, esa pieza que se supone que debes enganchar en el bolsillo: se la quito. Es un tic, no puedo evitarlo, así que siempre puedes saber qué bolígrafos de la oficina son míos o fueron míos.

Ben Aston:

Y esos son los que están disponibles para el sorteo.

Joanna Leigh:

Lo quitaré antes y te lo enviaré en un sobre. Previamente separado.

Ben Aston:

Es un sorteo de un bolígrafo auténtico de Joanna. Qué oferta. Qué oferta. Muy bien. Esto nos lleva perfectamente al siguiente punto: despejar tu espacio. ¿Es esto parte de tu estrategia para despejarlo?

Joanna Leigh:

Sí, voy a enviar mis bolígrafos y repartirlos. Despejar el espacio es muy importante para todo el mundo. Evidentemente, no es algo exclusivo de productores y gestores de proyectos; simplemente creo que es importante tanto en casa como en el trabajo. No soy necesariamente una persona muy limpia ni ordenada, pero al menos una vez al mes intento despejar mi espacio. Y sienta realmente bien. Es fácil, puedes hacerlo en cinco minutos y supone una gran diferencia.

Ben Aston:

Estoy totalmente de acuerdo. Soy más de limpiar el escritorio semanalmente. Me encanta llegar a la oficina el lunes por la mañana y pensar: «Ah, estoy listo para empezar». Ese efecto ayuda mucho. Hablemos de comprobar cómo está tu equipo. En tu artículo incluyes una lista muy buena de preguntas que haces a las personas cuando compruebas cómo están. Una de ellas es: «¿Qué te entusiasma?». Así que quería hacerte la misma pregunta; creo que es una gran pregunta para hacer al equipo. ¿Hay algo que te entusiasme personal o profesionalmente? ¿Qué te ilusiona?

Joanna Leigh:

En lo personal, puedo darte una respuesta híbrida porque uno de mis compañeros de trabajo, a quien quiero muchísimo, se casa la semana que viene. Estoy muy ilusionada por asistir a la celebración; estará todo el mundo de la oficina. Creo que será muy divertido. Estaremos todos juntos fuera del trabajo para celebrar a nuestro compañero y a su hermosa novia.

Ben Aston:

Fantástico.

Joanna Leigh:

Me hace mucha ilusión.

Ben Aston:

Muy bien. El siguiente punto es dar las gracias. Creo que es un punto muy importante. Personalmente sé que se me da fatal. Siempre estoy centrado en lo siguiente y me olvido constantemente de dar las gracias. Es estupendo celebrar los éxitos, incluso los pequeños. Hacer saber al equipo que valoras a las personas y lo que han hecho es magnífico para la moral y para que el equipo tenga sensación de avance. Creo que es algo muy importante. Y me encanta la idea de tener una pila de tarjetas en el escritorio, listas para usar. Es genial.

Joanna Leigh:

Para quienes adoramos el material de oficina y lamentamos el día en que llegó el ordenador y empezó a eliminar todas nuestras carpetas, tarjetas, sobres y demás, esto es una excusa para regalarte artículos de papelería bonitos. A todo el mundo le gusta recibir una nota escrita a mano. Yo no escribo tantas notas a mano como me gustaría, pero intento que la gente sepa que la valoro porque creo que es muy importante. El trabajo son las personas. Todo aquello en lo que trabaja alguien tiene que ver con las personas.

Incluso si trabajas por tu cuenta, hay personas para las que haces cosas, o con las que trabajas, o cuyos productos no podrías tener ni utilizar sin otras personas que trabajan en ellos. Todas esas pequeñas cosas se acumulan y creo que es muy importante hacer saber a la gente que la aprecias, ya sean tus compañeros, tus jefes o tus clientes. A veces los clientes hacen que queramos arrancarnos los pelos, pero no podríamos hacer lo que hacemos sin ellos. Siempre hay algo por lo que puedes dar las gracias a alguien.

Ben Aston:

Creo que es un punto brillante. Como gestores de proyectos solemos quejarnos de que nuestro trabajo no recibe agradecimiento y de que los clientes nunca dan las gracias. Pero ¿cuándo fue la última vez que tú diste las gracias a un cliente?

Joanna Leigh:

Exactamente.

Ben Aston:

Es una pregunta difícil que también deberíamos hacernos.

Joanna Leigh:

Y no es un acto completamente desinteresado porque creo que quizá lo dije en el artículo, aunque puede que fuera en el siguiente. Hay que acumular puntos de karma. Quieres que te recuerden como la persona amable que dio las gracias, porque eso puede significar otro trabajo, que alguien te apoye o algo similar la próxima vez. Hay que conseguir puntos de karma siempre que se pueda.

Ben Aston:

Y los clientes quieren trabajar con personas que les gustan y con las que se sienten identificados. Todos ganan. Otra buena manera de dar las gracias, para quienes se asustan ante la idea de escribir tarjetas a mano, quizá porque soy hombre —sin intención de ser sexista—, es que escribo pocas tarjetas. Los donuts son una alternativa excelente. Aunque quizá no sean tan sinceros; no puedes expresarte exactamente de la misma forma. Pero para quien tiene dificultades para poner palabras sobre el papel, los donuts son una manera excelente y muy apreciada de demostrar gratitud.

Joanna Leigh:

Suscribo totalmente lo de los donuts.

Ben Aston:

Muy bien. Otro de los puntos que mencionas es echar una mano. Antes has tocado un poco el tema. Me encanta la idea de que, como gestores de proyectos, a veces podemos caer en la trampa de pensar: «No es mi trabajo, ¿por qué debería ayudar con eso?». Pero me encanta la idea de la que hablas: el liderazgo de servicio. Como gestores de proyectos, permitimos que el equipo haga su mejor trabajo y lo lideramos proporcionando una visión, pero en última instancia estamos ahí para servir y ayudar a las personas. Se trata de apartar las montañas que tienen delante y abrirles el camino. Servirles y facilitarles un poco la vida es muy importante. ¿Tienes algún ejemplo reciente de algo con lo que hayas podido echar una mano a tu equipo?

Joanna Leigh:

No sé si tengo ejemplos concretos. Intento ser lo más útil posible. Estoy segura de que algunos compañeros, pasados y presentes, tendrán muchas anécdotas sobre cómo fui más un obstáculo que una ayuda, porque como productora te ganas la reputación de ser la persona que hace que las cosas sucedan, pero que a veces también tiene que hacer que no sucedan. No sé si tengo un ejemplo concreto, pero diré que esta es mi parte favorita del trabajo y la razón por la que quiero continuar con esta trayectoria profesional.

Tienes razón en lo que dices, porque a los gestores de proyectos se les pide que desempeñen muchos trabajos distintos. Es muy fácil adoptar una visión de túnel y decir: «¿Sabes qué? Esa no es mi responsabilidad, no estoy aquí para hacer eso. Otra persona puede hacerlo». Intento recordarme que estoy aquí para hacer lo que sea necesario para que el proyecto salga adelante. Algunas responsabilidades son quizá más importantes: programación, coordinación, asignación, interacción con clientes. Pero al final del día, si alguien necesita que busque fotografías en internet, que llame a uno de nuestros proveedores para resolver algo o cualquier otra cosa que pueda hacer, quiero hacerlo para ayudar a que sucedan cosas buenas.

Ben Aston:

Sí, totalmente. Te entiendo perfectamente con lo de buscar imágenes de archivo. Es como: «No encontramos una imagen que represente esto».

Joanna Leigh:

¿No es curioso lo que tienes que buscar a veces? Estoy segura de que a ti también te pasa. Hay tantos momentos… Debería empezar a anotar: «Hoy estoy buscando salsas barbacoa». Es algo aleatorio, pero siempre llega el momento.

Ben Aston:

Pero desde abajo. Salsas barbacoa desde abajo o algo así.

Joanna Leigh:

Y tiene que ser una panorámica o una salsa barbacoa.

Ben Aston:

Con mucho espacio en blanco alrededor. Es totalmente cierto. También puede ser algo tan sencillo como que nuestros equipos se queden atrapados en su propia visión de túnel y tengan problemas fáciles de resolver si entendemos cuáles son. Mi ejemplo clásico es que alguien no tiene el software adecuado o necesita actualizar su ordenador. Si utilizara una herramienta concreta que conoce, que cuesta 20 dólares al mes, se ahorraría horas cada mes. Entonces dices: «Espera, suscribámonos a esa herramienta, consigamos un ordenador nuevo o hagamos que las cosas sucedan para que puedas trabajar mejor». Sé su animador y asistente personal para facilitarle la vida.

Joanna Leigh:

Totalmente.

Ben Aston:

Muy bien. Otro punto del que hablas es pensar en el futuro y en algo que consideras mensualmente. Tenía curiosidad por saber qué habilidades intentas aprender o qué objetivos te marcas. Sé que en Slack surgió el tema de fijar objetivos como gestor de proyectos y tuvimos una pequeña conversación, pero me preguntaba si hay alguna habilidad que estés intentando aprender o algún objetivo que te hayas marcado que pueda inspirar a otras personas.

Joanna Leigh:

Creo que te mencioné en un correo electrónico que uno de mis objetivos para 2017 era participar en un pódcast.

Ben Aston:

Este es el momento, este es tu…

Joanna Leigh:

Gracias por hacer realidad todos mis sueños. Es todo lo que esperaba y más. Ese era uno de ellos. En lo personal, creo que el futuro consiste en descubrir algo que ha aparecido varias veces durante nuestra conversación y sobre lo que sé que hablas mucho en tu blog: todos los tipos diferentes de cargos que existen. La gestión de proyectos es un concepto muy amplio y a veces, cuando la gente me pregunta a qué me dedico y digo «soy productora», me preguntan qué significa. Me siento como en una viñeta de Dilbert: una trabajadora de oficina haciendo cosas aleatorias.

Pero quiero descubrir en qué cargos dentro de ese enorme ámbito de la gestión de proyectos soy mejor, dónde mis habilidades generan más impacto y qué es lo que más disfruto. Últimamente he hecho un poco más de trabajo estratégico y me gusta mucho; quiero hacer más y mejorar en ello. Y, por supuesto, está la batalla interminable de convertir la programación y la asignación en una ciencia exacta. Puede ser algo para toda la vida, pero me encantaría mejorar este año.

Ben Aston:

Muy bien. Finalmente, el último punto de tu artículo es darte un capricho. Me preguntaba si has comprado algo emocionante para ti recientemente. ¿Cuál ha sido tu capricho más reciente?

Joanna Leigh:

Mi capricho más reciente…

Ben Aston:

Un capricho de verdad.

Joanna Leigh:

Un capricho de verdad.

Ben Aston:

Es un mes nuevo, así que debería haber ocurrido hace poco.

Joanna Leigh:

Tienes razón, gracias por recordármelo. Nos acabamos de mudar a una oficina nueva, a un espacio nuevo, y es maravilloso. Es muy emocionante ver ya todas las cosas buenas que el nuevo espacio está haciendo por nuestro equipo. Algo que intento hacer es asegurarme de que siempre haya bebidas y aperitivos divertidos en la oficina. Sobre todo agua con gas y agua carbonatada con sabor. Intento darme el capricho de asegurarme de que siempre haya al menos una caja de agua con gas de limón y lima en la nevera para que todos puedan tomarla. Ahora que lo digo, supongo que es un poco decepcionante.

Ben Aston:

Pensaba que hablarías de comprarte un coche nuevo.

Joanna Leigh:

Todavía no he llegado a eso.

Ben Aston:

Unas grandes vacaciones. Son bebidas en lata.

Joanna Leigh:

Bebidas en lata.

Ben Aston:

Son las pequeñas cosas.

Joanna Leigh:

Son las pequeñas cosas. Creo que necesito un masaje. Quizá me dé el capricho de recibir un masaje en las próximas semanas. Es algo que esperar con ilusión. De momento, las bebidas en lata.

Ben Aston:

Es un buen comienzo. Un comienzo sólido. De todas las cosas de las que hemos hablado, ¿cuál te parece más valiosa? Para mí probablemente sea hacer inventario y tratar de eliminar buena parte de las conjeturas y los riesgos del proyecto volviendo a familiarizarte con el proyecto completo, en lugar de mirarlo solo desde una perspectiva diaria. Pero me gustaría saber cuál elegirías tú si solo pudieras hacer una.

Joanna Leigh:

Estoy totalmente de acuerdo. Desde un punto de vista técnico, hacer inventario es sin duda lo más importante para realizar el trabajo de forma constante y hacerlo bien. Sin esa revisión —sé que recomiendo hacerla mensualmente, pero siendo realistas probablemente yo la hago a diario— me apoyo mucho en esa práctica concreta de repasar la lista. Pero desde una perspectiva más abstracta y de alto nivel, creo que lo más importante es comprobar cómo están las personas. Nadie es una isla, y poder percibir, ya sea preguntándoles directamente, charlando o haciendo una visita rápida, cómo se sienten y qué tienen en mente es fundamental. Como gestores de proyectos, tenemos mucha suerte porque podemos relacionarnos con todos los compañeros de una forma que no todo el mundo puede. No quiero darlo nunca por sentado. Me siento privilegiada por estar en el centro del proyecto y quiero devolver lo que pueda asegurándome de saber qué ocurre con mi gente.

Ben Aston:

Fantástico. Desde el punto de vista del retorno de la inversión, si alguien mira esta lista de diez cosas y dice: «Eso podría ser lo más valioso, pero ya estoy hasta arriba y me estás diciendo que haga todas estas cosas», ¿cuál es la ganadora para ti? Para mí es limpiar el escritorio: son cinco minutos y de repente tienes una perspectiva nueva. Pero si tuvieras que elegir la que ofrece el mayor beneficio por el esfuerzo, ¿cuál sería?

Joanna Leigh:

Sin duda, darte un capricho. Sin duda.

Ben Aston:

Si solo es una lata, quizá tengas razón. Tal vez sea la nueva perspectiva que necesitas: una bebida carbonatada dentro de ti.

Joanna Leigh:

Sin duda. Si solo tienes 30 segundos y necesitas sentir que tienes el control, te lo digo yo: abre una lata fresca y fría de agua con gas y serás una persona completamente nueva.

Ben Aston:

¿Eres receptiva?

Joanna Leigh:

Necesito poner un poco más de emoción en mis bebidas. Creo que está bien darse un capricho y tomarse un descanso de cinco minutos para después volver al trabajo.

Ben Aston:

Fantástico. Joanna, muchas gracias por acompañarnos. Ha sido estupendo tenerte hoy con nosotros.

Joanna Leigh:

¡Dios mío, muchas gracias!

Ben Aston:

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