Mejores Prácticas de Gestión de Proyectos: Lo Que Deberías Estar Haciendo Cada Mes (con Joanna Leigh Simon de The Heads of State)
Ben Aston charla con Joanna Leigh Simon, descubriendo su historia personal en DPM y conversando sobre las mejores prácticas de gestión de proyectos que deberías realizar cada mes. Cubriendo todo el abanico de un reinicio mensual de proyectos, descubre cómo mejorar tu flujo de trabajo, reducir el estrés diario y mantener tus proyectos funcionando sin problemas.
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Ben Aston:
Gracias por sintonizar, soy Ben Aston y este es el podcast de Digital Project Manager. Hoy me acompaña la maravillosa Joanna Leigh Simon y vamos a hablar sobre buenas prácticas en la gestión de proyectos. Y todo trata sobre lo que deberías estar haciendo cada mes. Ha sido un artículo muy popular esta semana, así que estoy emocionado de hablar de ello.
Pero antes Joanna, cuéntame un poco sobre ti, en realidad no nos habíamos conocido antes. Y realmente no sé nada de ti. Así que dime, ¿cuál es tu historia? ¿Dónde estás? ¿Qué te mantiene ocupada?
Joanna Leigh:
Bueno, es un gusto conocerte digitalmente. Estoy en Filadelfia, Pensilvania, supongo que al otro lado del continente respecto a ti. Vivo en un barrio llamado Kensington, al noreste de Filadelfia, y trabajo en Callowhill, justo al norte del centro, cerca de nuestro Chinatown.
Ben Aston:
Genial, buen dato. Eres productora en una agencia allí. Cuéntame sobre tu trabajo.
Joanna Leigh:
Llevo casi dos años trabajando para un estudio de diseño gráfico llamado The Heads of State, que ha estado aquí en Filadelfia durante, creo, unos 12 o 15 años, algo así. Una agencia pequeña pero poderosa, muy ocupada pero con un equipo muy unido. Soy productora, que como escuché en el episodio donde hablaste de diferentes títulos de gestión de proyectos, sabemos que significa muchas cosas distintas. Pero todos hacemos lo mismo: lograr que las cosas salgan bien. Nos especializamos sobre todo en diseño gráfico, branding, ilustración, cualquier tipo de visualización de proyectos. Realmente abarcamos todo tipo y tamaño de clientes. Desde pequeños negocios, proyectos artísticos y culturales hasta grandes corporaciones. Lo que sea.
Ben Aston:
Interesante, ¿entonces más enfocado a UX, diseño y desarrollo?
Joanna Leigh:
Exactamente. Por eso dudo. Prácticamente nunca, voy a admitirlo, nunca me llamo gestora de proyectos digitales y he ido entrando poco a poco en esta comunidad porque, evidentemente, lo digital es muy común en los servicios creativos. Muchos de mis colegas y personas que conozco dedicados a la gestión de proyectos sí son auténticos DPMs y me he obligado a entrar en estos grupos para buscar apoyo. Pero mi experiencia es más bien en medios tradicionales, publicidad y branding, y ahora trabajo en un estudio especializado en branding y diseño gráfico.
Ben Aston:
Perfecto, cuéntame algo del trabajo que haces en Heads of State entonces. En primer lugar, ¿qué herramientas usas? Si no trabajas directamente en proyectos digitales, ¿cómo gestionas tus proyectos?
Joanna Leigh:
Una de las formas en que sí me considero digital es porque, aunque nuestros productos no siempre son digitales, muchas de nuestras herramientas sí lo son. Usamos herramientas de gestión de proyectos y procesos similares a los de agencias digitales, como email, Slack, Trello, Flow, Harvest y todos esos programas para el seguimiento de documentos y procesos. No hay muchos trabajos en servicios creativos, aunque el producto sea físico, en los que no uses herramientas digitales. ¡Gracias a Dios!
Ben Aston:
Recuerdo usar “job bags”, no sé si alguna vez los usaste… En mis inicios en agencias de publicidad tradicionales usábamos sobres grandes donde se guardaba todo lo relacionado con el proyecto. ¿Tienes A3?
Joanna Leigh:
Sí, aunque no es lo más común, creo que nuestro A3 suele ser un A4. Sé que lo hacéis un poco diferente allá al norte del muro.
Ben Aston:
En Canadá, de hecho, hay hasta cuatro tamaños de papel distintos. El tema es que teníamos que andar con estos sobres, guardando sellos y obras de arte, aunque hiciéramos cosas digitales, todo había que imprimirlo y ponerlo en el sobre. Era lo habitual.
Joanna Leigh:
En realidad, soy bastante analógica en mi día a día. Intento estar al día para facilitar la vida de todos, pero me llama mucho la atención lo del “job bag”. Creo que podría implementarlo: aquí tienes tu carpeta.
Ben Aston:
Es terrible, la cantidad de papel es una locura. Imagínate tener que imprimir la última versión cada vez que hay reunión... ¡No lo hagas! Seguro que hay una herramienta para eso.
¿Alguna herramienta nueva o imprescindible que hayas descubierto últimamente que pienses que todo el mundo debería usar?
Joanna Leigh:
No creo que tenga nada muy secreto. Soy muy defensora de herramientas que muchos ya conocen. Trello fue lo primero que incorporé a mi práctica y ya no podría vivir sin ella. Cada quien la usa a su manera. Slack ha cambiado las reglas en la agencia; lo usamos solo internamente. Sé que algunos la usan con clientes, pero aún no lo hemos hecho.
Oh, de hecho, sí tengo algo. No es revolucionario pero empezamos a usar Dropbox, lo usamos mucho para gestionar nuestros activos digitales y enviar archivos grandes en progreso. Pero Dropbox tiene una herramienta llamada Dropbox Paper. ¿La conoces?
Ben Aston:
He visto que existe, pero no la he probado.
Joanna Leigh:
Era escéptica, pero uno de mis socios creativos regresó de una conferencia hablando maravillas de Dropbox Paper y comenzamos a implementarla y es genial. Dudo con las novedades, pero realmente es como un documento Word o de Google, vivo, que todos pueden modificar, añadir archivos, y todo se importa directamente desde Dropbox. Es muy fácil de usar y compartir, la recomiendo.
Ben Aston:
¿Entonces es como Google Docs pero con Dropbox? ¿En qué la usas? ¿Para compartir y hacer seguimiento de lo que compartís con los clientes?
Joanna Leigh:
Sí, principalmente la usamos para dos propósitos: crear resúmenes o informes de proyectos (la versión digital del “job bag”); ese documento central donde está la descripción, el cronograma, el equipo, herramientas y archivos, asignaciones, etc. Y hay cosas útiles como checklists, donde marcas las tareas hechas, un calendario con fechas, y puedes etiquetar personas en el documento. También la usamos para recoger las actas de las reuniones y llamadas.
Así que lo usamos como resúmenes vivos de proyectos para presentar en el kickoff y para resumen de reuniones y feedback: fácil de compartir y actualizar.
Ben Aston:
Entonces es como una especie de Wiki del proyecto.
Joanna Leigh:
Sí, ¡muy buena forma de decirlo! Lo diré así la próxima vez.
Ben Aston:
Perfecto. Hablemos del artículo que escribiste, como dije, si no lo han leído, búsquenlo en TheDigitalProjectManager.com. Se llama Mejores Prácticas en la Gestión de Proyectos: Diez cosas que deberías hacer cada mes. Ha sido más leído que la portada esta semana y tiene muchas comparticiones. Es un tema de interés, probablemente porque inicia el mes y la gente piensa: “¿qué debería hacer este mes?”
Joanna Leigh:
Fue una cuestión de buen timing por tu parte.
Ben Aston:
Exacto. Si no lo habéis leído, hacedlo. Hay muy buenos consejos mensuales, especialmente sobre pulsar ese botón de reinicio, mantener todo en orden a nivel macro. Es fácil dejarse consumir por la rutina diaria: scrum, briefings, documentación, muchas tareas y prioridades en conflicto. Un gran aprendizaje ha sido dedicar tiempo a esas tareas importantes pero no urgentes. Y en el artículo, Joanna abarca desde administración personal y de proyectos, hasta el apoyo y motivación del equipo. Te invito a revisar esas 10 cosas clave que mencionas.
Una de ellas es, me sorprendió, “inbox cero”. Recomiendas llegar a cero correos, algo que no hago. Lo intenté hasta que la búsqueda mejoró. ¿Cómo lograste llegar a ese nivel de iluminación de la bandeja de entrada?
Joanna Leigh:
Puede que ya estés perdido, jajaja. He visto todo tipo de bandejas de entrada. Creo tener una inclinación natural a mantenerla despejada. En una semana ocupada, tengo unos 20-25 hilos, pero mi consejo es archivar. Si tienes carpetas, genial, pero lo importante es que, una vez respondido o cuando no requiera acción, archivalo. Si alguna vez necesitas encontrarlo, usa la búsqueda, como bien dices. Bendita función de búsqueda.
Resumiendo: solo mantenlo si requiere tu respuesta o acción. Cuando ya no, archiva y adiós. Intento llegar a inbox cero una vez al mes, tomo una tarde tranquila y me pongo a responder los pendientes. Después de unas respuestas, te animas y te vuelves adicto: ¡puedo con todo!
Ben Aston:
Jamás tendré esa satisfacción, pero te aplaudo… Antes intentaba hacerlo cada viernes, pero acababa quedándome hasta tarde. Así que decidí: mejor me voy a casa.
Joanna Leigh:
Ni loca.
Ben Aston:
Genial. El siguiente punto es hacer inventario: revisar los alcances o resúmenes para evaluar el progreso de los proyectos. ¿En qué consiste esa revisión? ¿Cómo lo haces?
Joanna Leigh:
Depende, y creo que es importante recordar que cada gestor tiene su propio estilo. También depende de cuántos proyectos manejas a la vez; yo, entre clientes y proyectos internos, puedo tener entre 30 y 50 abiertos en distintas fases.
Tengo una lista mágica, mi lista maestra de proyectos, muy sencilla, solo nombre por nombre. Una vez a la semana repaso esa lista, o al menos una vez al mes recomiendo hacerlo. Es como saludar mentalmente a cada proyecto y hacer un chequeo de cómo va. Identifica cuáles están bien, y si ves alguna alerta roja, apúntalo para profundizar después. Así mantienes familiaridad sin agobiarte.
Ben Aston:
Coincido, solemos hacer reportes semanales rápidamente pero no revisamos el proyecto desde una perspectiva más amplia. Tomar ese tiempo para ver si de verdad se están cumpliendo los objetivos estratégicos ayuda a ajustar la línea de tiempo y cumplir con lo que esperábamos al inicio.
Joanna Leigh:
Totalmente. Depende de cuántos proyectos tengas. Si solo tienes uno o dos pero enormes, divídelos en fases y revisa cada fase, porque algunos necesitan poco seguimiento semanal o mensual. A veces basta con ver que no hay avances o que están bajo control.
Ben Aston:
Eso es. Otro tema importante es mantenerse al día con las lecciones aprendidas: capturarlas mensualmente para no repetir errores. ¿Cómo las recoges y aseguras que aprendes de ellas?
Joanna Leigh:
Intento identificar aprendizajes constantemente y verbalizarlos, apoyándome mucho en mi equipo. No es solo algo individual, me gusta compartirlo para que todos aporten su perspectiva. Anoto las lecciones, aunque sea en una lista rudimentaria. Soy muy de papel y lápiz. Si tuviera un dólar por cada lista que hago...
Ben Aston:
Bien. También hablas de solventar problemas y priorizarlos ¿cómo decides a cuál dar prioridad?
Joanna Leigh:
Normalmente elijo el mayor dolor o lo que más afecta al equipo o clientes; el de mayor impacto es prioritario. No se puede resolver todo de golpe, así que priorizo. Cada trimestre selecciono un par de cosas en las que enfocarme y revisar en 90 días, así la lista es más manejable. Encontrar la solución suele ser prueba y error: por ejemplo, encontrar el software de planificación ideal es difícil, ninguno hace todo a la perfección. Buscar solución también es trabajo, aunque sea investigar, y no hay que sentirse culpable por ello.
Ben Aston:
Y fallar es parte del proceso.
Joanna Leigh:
Sí, mucho fallo.
Ben Aston:
El truco cuando buscas una herramienta de forecasting es que lleva mucho tiempo configurarla y probarla. Terminas dándote cuenta que debes crear la tuya o algún día encuentras una que haga todo lo que necesitas.
Joanna Leigh:
Exactamente.
Ben Aston:
Y cuando hablabas de los problemas pensé que ibas a volver al tema de los bolígrafos. ¿Has encontrado el bolígrafo perfecto?
Joanna Leigh:
¡Pues sí! No me considero fetichista de la papelería aunque conozco muchos, sobre todo diseñadores y gestores, que lo son. Los que entran a una papelería solo para oler las alfombras. Yo no llego a tanto, pero me conformo con un Bic Clic Stic de punta fina, grip suave y tinta negra. Odiaría el azul salvo que no quede más remedio. Si alguien no lo ha probado, que me tuitee y le envío uno.
Ben Aston:
¡Wow! El primer sorteo de Digital Project Manager. ¡Bolígrafos incluidos!
Joanna Leigh:
Tengo como 10 millones y les quito el clip. Así sabes cuáles son míos.
Ben Aston:
Y esos son los que haremos de regalo.
Joanna Leigh:
¡Sí! Los envío en un sobre, pre-despegados.
Ben Aston:
Un genuino bolígrafo de Joanna. Qué más se puede pedir. Esto conecta perfecto con nuestro siguiente punto: deshacerse del desorden. ¿Lo haces como parte de tu estrategia?
Joanna Leigh:
¡Sí! Enviaré mis bolígrafos para desocupar espacio. El orden es vital, no solo para gestores, sino para todos, en casa y en el trabajo. No soy la persona más ordenada, pero intento, al menos una vez al mes, limpiar mi espacio: en cinco minutos puedes lograr mucho.
Ben Aston:
De acuerdo, me gusta limpiar mi escritorio cada semana. Llegar el lunes y encontrarlo limpio es lo mejor. Hablemos de cómo interactúas con el equipo: en tu artículo tienes una gran lista de preguntas. Una de ellas es qué te emociona, así que te la traslado: ¿qué te motiva actualmente?
Joanna Leigh:
Personalmente, estoy emocionada porque uno de mis compañeros se casa la próxima semana y todos iremos a celebrarlo juntos. Será divertido estar fuera del trabajo festejando a nuestro colega.
Ben Aston:
¡Genial!
Joanna Leigh:
Muy contenta por eso.
Ben Aston:
Y hablas de agradecer. Es clave, yo siempre olvido decir gracias y hay que celebrarlas cosas, aunque sean pequeñas. Eso genera un gran ambiente de equipo. Me gusta lo que dices de tener tarjetas de agradecimiento siempre a mano.
Joanna Leigh:
Para los amantes de la papelería, es la excusa ideal para comprar cosas bonitas. Todos disfrutan recibir una nota manuscrita. No lo hago tanto como quisiera, pero intento agradecer a los demás, porque todo trabajo es sobre personas. Incluso trabajando solo, dependes de otros o de su trabajo, y es importante reconocerlo, sean colegas, jefes o clientes, que a veces nos sacan de quicio pero sin ellos no podríamos hacer nada. Siempre hay algo que agradecer.
Ben Aston:
Buen punto. Los gestores solemos quejarnos de que nadie agradece nuestro trabajo, pero ¿cuándo fue la última vez que agradeciste tú a un cliente?
Joanna Leigh:
Exacto.
Ben Aston:
Es una pregunta difícil pero necesaria.
Joanna Leigh:
Y no es algo totalmente altruista, suma puntos de karma, puedes ser recordado como alguien agradecido y puede traerte nuevas oportunidades.
Ben Aston:
Y los clientes quieren trabajar con gente que les agrada también. Otra forma de agradecer, si no te atreves a escribir tarjetas, son los donuts. Quizá no es tan sentimental, pero es un buen gesto, y a todos nos gustan.
Joanna Leigh:
¡Totalmente de acuerdo con los donuts!
Ben Aston:
Muy bien. Otro punto: tender una mano. Como gestores podemos caer en el “no es mi trabajo”, pero el liderazgo al servicio de los demás es parte esencial, eliminar los obstáculos, facilitar la vida del equipo. ¿Tienes ejemplos recientes?
Joanna Leigh:
Intento ser tan útil como pueda, aunque seguro hay quien diría que fui más estorbo que ayuda, porque como productora te ganas la fama de quien hace que las cosas sucedan y a veces también que no sucedan. Pero ayudar es lo que más me gusta del trabajo. Como gestores de proyectos tenemos muchas funciones y es fácil caer en el “eso no me corresponde”, pero yo intento recordar que estoy para lo que se necesite para que el proyecto salga adelante, ya sea gestionar, programar, asignar tareas o incluso buscar imágenes o negociar con proveedores.
Ben Aston:
¡Tal cual! Y lo de buscar imágenes es de risa, somos expertos buscando desde salsas barbacoas hasta paisajes con mucho espacio en blanco. A veces los pequeños problemas del equipo tienen soluciones fáciles si simplemente los escuchamos. Clásico: necesitan software o una máquina nueva y por ahorrarse 20 dólares pierden horas. Pues hay que hacerlo. Sé el animador y asistente personal del equipo para que trabajen felices.
Joanna Leigh:
Totalmente.
Ben Aston:
Perfecto. Otro aspecto es pensar en el futuro, en competencias a aprender o metas a definir. ¿Tienes alguna meta personal o profesional?
Joanna Leigh:
Te lo dije por mail, una de mis metas para 2017 era estar en un podcast.
Ben Aston:
¡Aquí lo tienes, se cumple tu deseo!
Joanna Leigh:
Gracias por hacerlo realidad. Para mí, el futuro es descubrir en qué rol dentro del enorme paraguas de la gestión de proyectos soy mejor y disfruto más. Últimamente hago más trabajo estratégico y quiero mejorar en ello. También quiero acertar con los cronogramas y la asignación de recursos, aunque eso nunca se domina por completo.
Ben Aston:
Bien. Finalmente, el último punto es darte un gusto. ¿Has comprado algo para ti recientemente?
Joanna Leigh:
Recientemente, nos mudamos a una nueva oficina y es fantástico, ya vemos los beneficios. Mi pequeño capricho es asegurar que siempre haya bebidas y snacks, sobre todo agua con gas y bebidas saborizadas. Así trato a todos, y a mí misma, con una bebida fría. Ahora que lo digo quizá debería pensar en darme un masaje pronto...
Ben Aston:
Yo pensaba en un auto nuevo o unas vacaciones, pero las bebidas en lata también cuentan.
Joanna Leigh:
Son los pequeños detalles. Creo que necesito un masaje. Me lo daré pronto. Por ahora, las bebidas en lata.
Ben Aston:
De acuerdo. De todo lo que hemos hablado, ¿qué te resulta más útil?
Joanna Leigh:
Coincido en que el inventario es clave técnicamente; es lo que más utilizo, reviso mi lista casi a diario. Pero a nivel más humano, diría que chequear con la gente. Como gestores tenemos contacto con todos y no hay que darlo por sentado. Me siento afortunada de estar en el centro y quiero devolverlo sabiendo cómo están todos.
Ben Aston:
Genial. Desde el punto de vista del retorno de inversión (ROI), si alguien no tiene tiempo para todo esto, ¿qué recomiendas? Yo elijo limpiar mi escritorio.
Joanna Leigh:
Definitivamente, darte un gusto.
Ben Aston:
Aunque sólo sea una lata, igual te da una nueva perspectiva.
Joanna Leigh:
Sí, si solo tienes 30 segundos y necesitas sentir control, ábrete una seltzer fría y serás otra persona.
Ben Aston:
¿Te ayuda?
Joanna Leigh:
Creo que necesito más variedad en mis bebidas. Está bien tomarse cinco minutos y luego volver al trabajo.
Ben Aston:
Perfecto, Joanna, gracias por acompañarnos hoy.
Joanna Leigh:
Muchísimas gracias a ti.
Ben Aston:
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