Cómo Ser Un PM Más Productivo (Con Laura Bosco)

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Ben Aston:

Bienvenido al podcast de DPM, donde vamos más allá de la teoría para darte consejos expertos de gestión de proyectos digitales. Gracias por escucharnos, soy Ben Aston, fundador de The Digital Project Manager. Ahora, creo que si le preguntas a cualquier PM cómo va su trabajo, ¿cómo crees que responderían? Y probablemente la mayoría dirá: “Lo siento, no tengo tiempo para hablar ahora. Estoy totalmente saturado, quizá podamos hablar la próxima semana.”

Y mi experiencia propia gestionando proyectos es que es un rol demandante. Llevamos esta responsabilidad de entregar un proyecto lo mejor posible y queremos desesperadamente que nuestros proyectos salgan bien. Así que terminamos corriendo todo el día como si se estuviera incendiando, intentando organizar equipos que, aparentemente, no quieren hacer lo que pedimos, y tratando de hacer todo lo que creemos que hará que el proyecto tenga éxito. ¿Pero realmente nuestra ocupación ayuda a entregar un mejor proyecto? ¿Realmente ayuda, ayuda a nuestro equipo y nuestros clientes?

Bueno, quizá sí. Pero a menudo, nuestra ocupación en realidad no ayuda. Entonces, ¿cuál es la solución? Bueno, todo se revelará hoy en el podcast mientras hablamos de formas en las que podemos estar menos ocupados, pero más productivos.

Y hoy, estoy hablando con Laura Bosco. Laura es redactora web y una especie de gestora de proyectos digitales emergente, en el sentido de que, bueno, está como retirándose de eso. Hablaremos de ello en un minuto. Ha trabajado con muchas startups, empresas Fortune 500, ONGs también. Vive en Chattanooga, que es una de mis palabras favoritas para decir. Así que, hola, Laura.

Laura Bosco:

Hola, Ben. Gracias por invitarme hoy.

Ben Aston:

De nada. Así que, sí, quiero empezar hablando de ti, porque quiero decir Chattanooga otra vez. Pero también me he pasado demasiado tiempo... me he convertido un poco en una stalker de Laura. No sé, fui a LauraBosco.com, que es el sitio donde debes ir si quieres saber sobre Laura, y Laura, cuéntame un poco sobre ti. Porque por lo que vi en Instagram parece que vives en una casa del árbol en un bosque. Cuéntanos dónde vives en Chattanooga.

Laura Bosco:

La idea de la casa del árbol no va muy desencaminada. Vivo en una de las dos montañas de Chattanooga, se llama Signal Mountain. Está a unos 20 minutos del centro y tenemos una pequeña casa maravillosa que da a varios acres que no son nuestros, pero nos gusta convencernos de que sí cuando miramos desde el porche trasero. Es un porche en el segundo piso que da a unas hojas otoñales preciosas, así que es un poco como estar en una casa del árbol.

Ben Aston:

Es bastante genial. Y vean el Instagram de Laura para ver fotos chulas de vivir en Chattanooga. Pero, cuéntanos un poco sobre tu historia en cuanto a que eras PM, o aún lo eres parte del tiempo. Sé que estás pasando a ser copywriter, pero cuéntanos cómo entraste en la gestión de proyectos digitales en primer lugar. Siempre es interesante, y leí en tu web que tu experiencia incluye desmontar pomos de puertas, y cómo eres una nerd de la información y te gusta encontrar y resolver problemas. Así que cuéntame cómo eso te llevó a la gestión de proyectos digitales.

Laura Bosco:

Bueno, creo que como muchos otros gestores de proyectos digitales, no es un rol al que aspirara específicamente. No es algo que estudié en la universidad, ni estaba en mi radar cuando pensaba en mi carrera en la secundaria o la universidad. Acabé haciendo muchas cosas distintas. Literalmente anoto mi currículum para la gente porque es confuso de ver. Fui gerente de un restaurante, luego interna en una agencia de branding, ayudando del lado del cliente. Esa agencia me conectó con la agencia para la que estuve trabajando como gestora de proyectos. Básicamente, me buscaron porque necesitaban ayuda organizando cosas. “Tú eres muy buena en eso, ¿quieres hacerlo?”

Dije: “Claro.” Así fue como entré y aprendí sobre la marcha.

Ben Aston:

Claro. Y cuéntame, como PM digital, ¿qué tipo de proyectos has entregado?

Laura Bosco:

Bueno, con la agencia con la que he trabajado, Range, que es una agencia de desarrollo y diseño en WordPress, hemos trabajado con una variedad muy amplia de clientes. En diferentes industrias, pero casi todos son proyectos web personalizados. Comenzamos desde cero con la fase de descubrimiento, luego diseño totalmente personalizado y una construcción de desarrollo desde cero. La mayoría de las veces es una web de marketing, pero podría ser algo tan robusto como un portal o acceso personalizado.

Ben Aston:

Genial. Así que trabajas con diseñadores, desarrolladores, experiencia de usuario, QA, ¿todo dentro del equipo?

Laura Bosco:

Sí, es un equipo pequeño, así que no tenemos todos los roles que mencionaste. Principalmente tenemos una directora creativa y diseñadora, ella hace de socia de la agencia. Luego hemos tenido varios desarrolladores full stack. Soy afortunada de poder trabajar con un equipo tan pequeño pero robusto. Creo que ayuda a romper algunos silos.

Ben Aston:

Sí, definitivamente. Cuéntame, hay diferentes personas escuchando... en diferentes tamaños de equipo, pero hay muchos estudios y agencias pequeños donde la gente usa varios sombreros. Me interesa saber, como PM digital, ¿cómo logras organizar tu equipo? ¿Y cómo gestionas al equipo en cuanto a las herramientas que usas? Porque en equipo pequeño quizá no hacen falta tantas herramientas. Si están juntos, es más natural la colaboración.
Me interesa saber, ¿cómo lo haces?

Laura Bosco:

Sí, buena pregunta, somos totalmente distribuidos, desde California hasta los Países Bajos. Así que aunque somos...

Ben Aston:

Pequeños pero dispersos.

Laura Bosco:

Pequeños pero muy dispersos. A eso le llamamos zonear el tiempo. Me he hecho buena en zonear el tiempo en los últimos dos años. Pero Slack es nuestro principal-

Ben Aston:

¿Qué es zonear el tiempo?

Laura Bosco:

Zonear el tiempo es mirar un calendario y ver cuando cuatro personas en cuatro o cinco husos horarios diferentes pueden coincidir en una llamada.

Ben Aston:

Creo que es una tarea horrible.

Laura Bosco:

Es un reto horrible.

Ben Aston:

Sí. Actualmente trabajo en una agencia casi... Hay algunas oficinas, pero casi todos están en remoto. Aun así, encontrar una hora que funcione, estoy con clientes en Francia y gente por Norteamérica y otros países. Así que igual, termino teniendo que decir: “Vale, haré una llamada a las 7:00 am.”

Laura Bosco:

Pasa.

Ben Aston:

A veces es la única opción. Es complicado.

Laura Bosco:

Sí. Y uso everytimezone.com, tiene un deslizador simple para saber qué hora es en Francia... Porque viajo bastante, especialmente en la costa este. Y lo gracioso es que en Chattanooga estamos a sólo 30 minutos de la zona horaria Central. Así que a veces estoy en esa zona y eso me confunde aún más si tengo que agendar algo.

Ben Aston:

Oh sí, entonces everytimezone.com lo usas para cuadrar tus reuniones. ¿Alguna herramienta de gestión de proyectos que uses?

Laura Bosco:

Usamos una combinación de Asana y Teamwork principalmente.

Ben Aston:

Bien.

Laura Bosco:

Nos movimos de Basecamp a Teamwork por distintas razones, principalmente se adaptaba a nuestro presupuesto y a lo que necesitábamos lograr. Esa es mi filosofía con las herramientas: empezar por el problema que queremos resolver, los parámetros disponibles, y entonces se reduce mucho el campo de opciones. Y Teamwork era lo que funcionaba. Usamos Asana yo y uno de los desarrolladores para tareas más granulares. Eso lo permite Teamwork, pero vimos que Asana lo hacía mejor.

Ben Aston:

Genial. ¿Hay algo que hayas encontrado recientemente y que piensas que todo el mundo debería conocer? ¿Alguna web, herramienta o app que te haya salvado la vida?

Laura Bosco:

Oh, bueno. No sé...

Ben Aston:

No hace falta que haya.

Laura Bosco:

Sí. Una de mis favoritas que descubrí hace meses se llama Blinker. Suena tonto, pero te recuerda parpadear cuando llevas mucho frente a la pantalla.

Ben Aston:

¿Es una app para el móvil?

Laura Bosco:

No, creo que es una extensión de Chrome. Así que estamos frente al ordenador horas y horas y te recuerda alejar la vista cada cierto tiempo. Es más de salud personal que de productividad, pero es útil.

Ben Aston:

Eso está genial. Ahora te pasas al mundo del copywriting, ¿verdad?

Laura Bosco:

Sí.

Ben Aston:

Siempre es interesante hablar con PMs y su viaje dentro y fuera de la gestión de proyectos. Algunos acaban en management o liderando equipos. Pero creo que nunca hablé con una PM que dijera “quiero ser copywriter”.

Esto lo has hecho siempre, pero cuéntame por qué sales del mundo de la gestión de proyectos digitales.

Laura Bosco:

Hace un año empecé a escribir en paralelo. Me daba cuenta de que, aunque disfrutaba mucho como PM, sentía una falta de creatividad y me inquietaba. Comencé a escribir para algunos clientes y ellos me pidieron más cosas, y me recomendaron. Llegó un punto, hará tres meses, en que debía decidir: ir a medio tiempo en ambas profesiones, o apostarlo todo por una sola.

Por mis circunstancias actuales, no tengo perro, mi esposo y yo no tenemos hijos, llevamos una vida tranquila. Así que pensamos que no habría mejor momento para dar el salto e intentarlo un año. Y eso hacemos.

Ben Aston:

Vale. Este es el comienzo del experimento.

Laura Bosco:

Sí. Empezó en septiembre, así que llevamos casi dos meses.

Ben Aston:

¿Y cómo va de momento?

Laura Bosco:

Va muy bien. Encontrar clientes no ha sido un problema. Como todo cambio, la primera semana piensas “Dios mío, ¿qué he hecho? ¿por qué lo hice?” Aparece el síndrome del impostor. Me preguntaba si realmente podía ser gestora de proyectos sin saberlo todo.

Ben Aston:

Sí.

Laura Bosco:

Eso pasa. Pero creo que es normal en cualquier cambio de trabajo.

Ben Aston:

Sí, crisis de confianza, claro. Genial. Ahora, hablemos de tu post, porque esto, seas o no PM aplica a cualquiera. Pero creo que la mayoría como PM luchamos por ser productivos o al menos sentirlo así. Parte del territorio es que, como PMs, generalmente no producimos nada tangible. A veces sí, estimaciones, cronogramas, documentación. Pero a nadie le importa mucho eso. Al cliente muchas veces no le importa lo que producimos.

Curiosamente, no hay premios para la mejor estimación o Statement of Work del año. Nadie se entusiasma con eso. Pero sí nos interesa asegurarnos que los demás sí produzcan y somos como controladores aéreos tratando que todo vaya saliendo y girando platos, y si no tenemos 30 pestañas abiertas sentimos que no trabajamos suficiente. Pero Laura ha escrito un excelente artículo sobre ser más productivo que deberías leer. Ella menciona 13 formas para ser más productivo como PM o como cualquiera, la verdad.

Hablemos primero de la productividad. ¿Por qué importa? Empecemos con por qué deberíamos interesarnos por esto.

Laura Bosco:

Me encanta esa pregunta porque mucha gente empieza por el “¿Cómo puedo ser más productivo?” en vez del “¿Por qué debería serlo?” Y el porqué es crucial. Hay muchas buenas respuestas. Pero la mía es que hace a los equipos más eficientes y les ayuda a disfrutar su trabajo.

He observado que la gente que disfruta su trabajo hace mejor trabajo. Así que, como PM, siempre intenté ver cómo podía hacer para que fuéramos productivos y así poder trabajar menos y de forma eficiente, disfrutando el trabajo y haciéndolo bien. Para mí esa es la mayor razón.

Ben Aston:

Sí, como PMs queremos que nuestro equipo sea productivo, mover el proyecto adelante y a veces nos enredamos en cosas pensando que ayudarán. Estamos todo el rato revisando el e-mail, refrescando, atentos a todo. Permanecemos en Slack esperando el siguiente aviso. Pero me gusta cómo comienzas el post proponiendo dejar de hacer algunas cosas: no revisar el e-mail al despertar, no estar disponible constantemente en Slack, no mantener el correo abierto todo el tiempo.

Como PM, solemos pasar la posta, ¿cómo haces todo eso sin ser el cuello de botella? Como PMs sentimos ansiedad, “Si no respondo ahora todo se va a caer.”
Cuéntanos cómo gestionas eso.

Laura Bosco:

Mucho empieza con las expectativas. Si quieres cerrar Slack y el correo la mayor parte del día, pero tu equipo y clientes no están de acuerdo, será un desastre. Hay que empezar explicando a tu equipo que eso harás. Puedes hacerlo en una reunión semanal. Si el equipo es pequeño, lo puedes dejar en un mensaje en Slack: “Quiero que probemos esto y así funcionará.”

Y asegurarte que todos estén al tanto. Y para los clientes, algo que me ha servido es desde el principio, el primer día con ellos, explicar cómo será la comunicación. Siempre les doy un brief de comunicación donde explico cómo contactarme, cuándo estaré más disponible y cuáles son los mejores canales. Es un buen momento para insertar: “Queremos dar lo mejor, y para ello necesitamos enfocarnos en ciertos momentos. Así que no tendremos el correo abierto todo el tiempo, pero lo revisaremos varias veces, y sí lo tendremos abierto en días importantes como el lanzamiento.” No es una buena idea cerrar el correo el día de lanzamiento.

Ben Aston:

Me gusta ese consejo. Crear un plan de comunicación y gestionar expectativas. “Este es el horario en que me pueden contactar.” Y algo que también me ha funcionado: si te vas a enfocar en una tarea, planea y hazlo proactivamente. Si sabes que alguien podría contactarte en esas horas, inícialo tú con ese cliente al principio del día y dile: “Voy a estar ocupado un rato, no esperes respuesta inmediata”. Eso ayuda mucho a gestionar expectativas.

Laura Bosco:

Exacto, y otra cosa que he comprobado es que si en los primeros tres mails de un cliente contestas en 30 segundos, ellos esperan siempre esa rapidez. Pero si estableces que responderás en una o dos horas, no habrá frustración cuando sigas así.

Ben Aston:

Sí, y algo que también me resulta útil... ¿Usas Gmail?

Laura Bosco:

Sí, y en Gmail puedes programar envíos, lo cual es genial.

Ben Aston:

Sí. Y ahora, además en Gmail, me gusta la función de autocompletar frases. Da un poco de miedo pero solo tienes que teclear y pulsar tab y listo. Así el cliente se siente atendido.

Laura Bosco:

Yo las desactivé porque me molestaban.

Ben Aston:

¿Sí?

Laura Bosco:

Sí.

Ben Aston:

Yo las he adoptado. No iba a decir eso, pero bueno, si funciona, adelante. Hay que abrazar el futuro, Laura.

Laura Bosco:

No sé. Quizá algún día me acostumbre a que una IA escriba mis correos, pero aún no llego a eso.

Ben Aston:

Para todos los que reciban mis correos, que sepan que es IA pero mandados con cariño. Bien, otro de los retos para los PMs es el multitarea. Gestionamos diferentes proyectos, clientes, equipos, información, y somos el centro de comunicación. Entonces, ¿qué piensas sobre el multitasking? Sabemos que cambiar de contexto es ineficiente, ¿pero cómo lo manejas tú?

Laura Bosco:

La respuesta, que quizá no gustará mucho, es que intento evitarlo lo máximo posible, porque he visto que cometo más errores cuando lo hago. Si llegan varias cosas a la vez, por ejemplo una revisión de diseño, un correo de cliente y nos preparamos para un lanzamiento, al priorizarlas uso una herramienta como la matriz Eisenhower y voy avanzando una a una.

Aunque deban hacerse casi juntas, las priorizo y las resuelvo por partes. No siempre puedo hacer una tarea de una vez, a veces voy por partes, pero hacerlo pieza a pieza en lugar de intentar abarcar todo a la vez, ayuda mucho.

Ben Aston:

Sí. Me gusta que mencionas la matriz de Eisenhower. Tenemos un gráfico de eso en el post. Muchas veces nos dejamos llevar por lo urgente. Alguien nos escribe y sentimos que hay que contestar ya, pero quizá no es importante. Puede esperar. Lo crucial es tomar perspectiva y evaluar al principio del día o semana, “¿cuáles son los puntos clave para el éxito del proyecto?”.

Nos perdemos contestando cosas que no impactan realmente en el éxito general del proyecto.

Laura Bosco:

Sí, y sobre el tema de los mensajes urgentes, en equipos donde puedas influir u organizar la operativa, recomiendo definir estándares de comunicación para el equipo, igual que para los clientes: “Si es urgente, me escribes por un canal, si no, solo mencionas mi nombre.” Así todos saben distinguir la urgencia por el medio por el que contactan.

Ben Aston:

Exacto. Todo vuelve a la gestión de expectativas, ¿no?

Laura Bosco:

Sí.

Ben Aston:

Mientras todos sepan qué esperar de nosotros y nosotros de ellos, una vez niveladas las expectativas, todo es más fácil.

Laura Bosco:

Sí, la comunicación es clave para mí. Lo creo firmemente.

Ben Aston:

Además de decirnos cosas que no hacer, lo bueno es que también das consejos positivos. Y uno que me encanta es el de establecer metas arbitrarias y tontas. Suena como que no ayuda a ser productivo. Pero para los que no han leído el post, cuéntanos qué son y cómo ayudan.

Laura Bosco:

Las metas arbitrarias y tontas surgen de la idea de tentation bundling, o sea, unir una tentación a algo que no quieres hacer. Por ejemplo, si tienes que crear una línea de tiempo que no tienes ganas de hacer, bríndate una recompensa. Por ejemplo un chocolate si la terminas, o puedes ir a tu tienda favorita cuando la publiques. Es algo pequeño, el objetivo es ayudarte a terminar algo que no apetece.

Ben Aston:

Sí. Algo que he visto es que la tarea no debe ser demasiado grande. Debe ser algo viable, porque a veces ponemos como meta terminar un SOW y a las 7:00 pm aún no lo logras. Hay que marcar metas alcanzables para que funcione.

Laura Bosco:

Ese es un gran consejo en general: asegúrate de que puedes tachar cosas de la lista. Si es algo enorme, como avanzar tu carrera, nunca lo vas a lograr de una.

Ben Aston:

Sí, sin duda. Así que estos consejos son geniales, asegúrate de leer el post. Pero para alguien que piense “Soy irremediablemente improductivo”, ¿qué consejo de todo el post te ha resultado más útil, sobre todo ahora que eres independiente? ¿Cuál tiene más impacto?

Laura Bosco:

No creo que lo supiera cuando empecé, quizá sea vergonzoso, pero lo aprendí hace poco. Diría: no asumas que tienes ocho horas productivas en tu día. Suena obvio, y sé que los PMs lo tienen en cuenta al programar recursos, pero con uno mismo parece que es distinto. Cuando empecé a controlar mi tiempo descubrí que no tengo ocho horas productivas. Si partes de esa base, siempre sentirás que te ahogas. Si asumes 4 a 6 horas efectivas, que es lo normal, te pones en una posición mucho más realista y sana para ser productivo.

Ben Aston:

Sí, es muy buen consejo. Algo relacionado que me ha ayudado es que en Google Calendar puedes poner reuniones de 25 minutos en vez de 30, así te queda un colchón de cinco minutos entre cosas para un snack, un baño, lo que sea. Crear espacios en la agenda ayuda.

Laura Bosco:

Totalmente. Es un principio de gestión de proyectos: todo lleva más tiempo de lo que uno espera.

Ben Aston:

Así es. Laura, muchas gracias por acompañarnos. Hay mucho más de qué hablar, pero aquí lo dejamos. Ha sido genial tenerte aquí.

Laura Bosco:

Gracias a ti, me ha encantado conversar hoy.

Ben Aston:

Si te gustaría aportar a la conversación sobre productividad, cómo ser mejores PM y las cosas que podemos hacer para ser más productivos, comenta en el post que escribió Laura y también puedes ir a la sección de recursos de TheDigitalProjectManager.com para unirte a nuestro equipo de Slack, donde encontrarás todo tipo de conversaciones interesantes.

Hasta la próxima vez, gracias por escucharnos.