Tu hoja de cálculo no puede hacer esto: IA que realmente conoce tu negocio (con el CEO de Forecast, una empresa de Accelo)

Tim Fisher: ¿Por qué la IA es el tema en el que ustedes están apostando tan fuerte ahora mismo? ¿Cuál es la apuesta estratégica aquí para ustedes?

Joe DiPaulo: Históricamente, estos negocios han escalado añadiendo personas. Así que la apuesta con la IA y más inteligencia y automatización es que estos negocios pueden usarlo como una herramienta para ayudarles a mejorar su rendimiento, mejorar la experiencia del cliente y, en última instancia, escalar sin añadir nuevas incorporaciones.

Tim Fisher: Cuando veo herramientas como esta, pienso en el aspecto de eliminar reuniones, de poder ir a una interfaz de usuario y obtener respuestas profundas y contextualizadas desde el interior de tu empresa.

Joe DiPaulo: Y esto podría ser un gestor de recursos, podría ser alguien con un rol de liderazgo buscando información de reportes que desean obtener del sistema, buscando el estado de un proyecto, ese tipo de cosas.

Tim Fisher: ¿Qué hace que todo esto sea diferente a simplemente usar ChatGPT o Claude o Copilot con solo un volcado de datos y luego hacer preguntas sobre eso?

Joe DiPaulo: Sistemas como el nuestro tienen más—

Tim Fisher: Hola y bienvenidos a El Futuro de la IA y la Gestión de Proyectos — una serie donde vamos más allá de la presentación y profundizamos en cómo la IA realmente está cambiando la forma en la que los equipos planifican, entregan y gestionan el trabajo. Hoy destacamos Forecast PSA, una empresa de Accelo.

Si lideras un equipo de servicios profesionales y te preguntas dónde la IA realmente aporta valor, no en teoría, sino en las herramientas que usas cada día, entonces esta es la conversación que debes escuchar. Escucharemos su perspectiva sobre qué falla en la entrega de proyectos y hablaremos sobre hacia dónde va todo esto.

Mi nombre es Tim Fisher. Soy vicepresidente de IA en The Digital Project Manager y mi trabajo es averiguar dónde la IA realmente funciona y dónde todavía es solo marketing. Así que voy a hacer las preguntas que tu equipo haría. Nos acompaña hoy Joe DiPaulo, CEO de Accelo, la compañía detrás de Forecast PSA. Joe ha dedicado toda su carrera a ayudar a equipos de servicios profesionales a construir organizaciones de entrega más predecibles y escalables. Y hoy compartirá cómo la IA está moldeando ese futuro.

Joe, un placer tenerte aquí.

Joe DiPaulo: Encantado de estar aquí, Tim. Gracias por invitarme. Me entusiasma el tema y cómo está transformando nuestro mundo de servicios profesionales.

Tim Fisher: Joe, danos una versión de 30 segundos de Forecast, ¿qué hace y para quién es?

Joe DiPaulo: Claro. Forecast es una moderna plataforma PSA o de automatización de servicios profesionales.

Está diseñada para empresas de servicios profesionales que suelen estar orientadas al crecimiento y buscan escalar sus negocios. Creo que eso es lo más importante. Nos enfocamos en funciones como planificación de proyectos, capacidad y entrega, ejecución y operación de ingresos. Nuestra misión es realmente dar a nuestros clientes visibilidad sobre sus datos.

Información predictiva sobre lo que ocurre en su negocio y cómo están entregando, y ayudarles a gestionar su empresa de la forma más eficaz posible.

Tim Fisher: Así que Forecast se unió recientemente a Accelo. ¿Qué desbloquea esa combinación que ninguna plataforma tenía por sí sola antes?

Joe DiPaulo: Sí. El objetivo de combinar ambas organizaciones y plataformas es ofrecer un sistema operativo realmente integral para empresas de servicios profesionales.

Forecast ha sido excepcional en la planificación de proyectos impulsada por IA, la previsión de recursos, la planificación de demanda desde la perspectiva de gestión de recursos, y proporciona una grandiosa visibilidad hacia el futuro. Accelo tiene muchas fortalezas en las capacidades de CRM, gestión de flujos de trabajo con clientes y flujos financieros. Así que juntos, esa conexión cubre toda la cadena de valor de una empresa de servicios profesionales y actúa como sistema principal de registro.

Tim Fisher: Genial. Tiene sentido. Entonces, una pregunta casi graciosa ¿por qué la IA es lo que estáis liderando con más fuerza ahora mismo? ¿Cuál es la apuesta estratégica aquí para ti?

Joe DiPaulo: Creo que nadie está hablando de esto, ¿verdad?

Tim Fisher: No, para nada. No, nunca se menciona.

Joe DiPaulo: Apostamos fuerte por la IA porque nuestros clientes, que son empresas orientadas a servicios, operan en un entorno muy ajustado de márgenes y complejo.

Hay muchos factores involucrados en entregar a sus clientes. Históricamente, estas empresas han escalado añadiendo personal. Así que la apuesta con IA y mayor inteligencia y automatización es que estas empresas podrán usarla como una herramienta para mejorar su rendimiento, la experiencia del cliente y, en última instancia, escalar y ser más rentables.

Así que, desde nuestra perspectiva, la IA permite a los líderes dejar de mirar solo al pasado y ser reactivos, para realmente pasar a tener un negocio mucho más proactivo. Volveré a decir esto varias veces hoy, pero básicamente se trata de permitir que nuestros clientes escalen sin añadir nuevas incorporaciones y que sus equipos se centren en el valor añadido de sus servicios, construyan relaciones con los clientes y se aseguren de que pueden seguir creciendo y optimizando su proceso de entrega. Por eso nos enfocamos en ello, porque nuestros clientes quieren que les ayudemos a crecer sus negocios.

Tim Fisher: Quiero saber tu opinión sobre lo que ves en la industria ahora mismo. Hablas a diario con empresas de servicios profesionales, agencias, consultoras, empresas de IT, muchas de ellas. ¿Qué está cambiando realmente en cómo se entrega el trabajo hoy?

Joe DiPaulo: Sí. Creo que nuestros clientes están evolucionando, han pasado de experimentar con la IA en los últimos uno o dos años, a realmente intentar usarla de manera efectiva como recurso en sus organizaciones.

Buscan identificar su negocio y usar eso para mejorar la entrega a sus clientes. Creo que todos están en distintas etapas, pero están trabajando para conseguir resultados repetibles, optimizando esos resultados con IA, y creo que esa es la evolución que vemos ahora mismo.

Tim Fisher: Sí. Creo que todos hemos visto noticias últimamente sobre la IA que no aporta lo esperado a las organizaciones o no cumple la promesa. Claramente, ahora hay enfoque en resultados prácticos, y se nota que ese es su objetivo aquí.

Haciendo un poco de investigación, sus datos muestran que los equipos reportan una utilización de alrededor del 75% comparado con el 40%, que es la media del sector. ¿A qué crees que se debe esa gran diferencia?

Joe DiPaulo: Cuando puedes operar con más consistencia y cuando usas herramientas que te ayudan a ser más predecible, puedes ser mucho más proactivo.

Y creo que una de las cosas que tratamos de hacer en el sistema PSA es dar a nuestros clientes visibilidad sobre el trabajo que les llega desde sus equipos comerciales, guiarles hacia procesos repetibles y consistentes. Permitirles ver quién hace qué y cuándo. Mientras más puedan predecir y ser proactivos respecto a esas cosas, mejor podrán operar.

Cuando pueden planificar con antelación trabajos para dentro de 1, 2, 3 meses, o ver exactamente en qué trabaja cada uno, pueden evitar sobrecargar personas y aprovechar mejor su potencial y capacidad. Cuanto más aprovechen esas capacidades operativas, mejor pueden gestionar sus negocios.

Y vemos cómo eso se traduce en mejores resultados de utilización.

Tim Fisher: Muy relacionado, observando las más de 2.000 empresas de servicios profesionales con las que trabajáis, ¿cuáles son las mayores brechas que ves? Ya sea por fugas de margen, o por esa famosa gestión de recursos en hojas de cálculo y cómo estas hojas pierden visibilidad de los problemas.

¿Cómo lo percibes ahora mismo?

Joe DiPaulo: Hay varios temas a considerar aquí, pero en cuanto a fuga de márgenes en servicios profesionales, ciertamente, es algo con lo que nuestros clientes suelen tener problemas; nunca ocurre de repente, ¿verdad?

Sucede poco a poco. Conforme avanza un proyecto o acuerdo con un cliente, surgen problemas con la asignación de recursos o quiénes se utilizan. ¿Son las personas correctas? ¿Estoy sobreutilizando ciertas competencias o a un alto rendimiento?

A menudo ven tardía visibilidad ante riesgos en proyectos que se desvían. Esos son los problemas que tratamos de resolver. Otro factor importante es el aumento en el alcance (scope creep). Usamos el sistema para ayudarles a detectar y predecir cuándo enfrentarán esos retos.

Esto se traduce en mejoras de margen. Hay muchos momentos del ciclo donde puede ocurrir, pero cuanto más alertemos y ayudemos a predecir cuándo suceden esas cosas, mejor podrán responder. Sobre el trabajo en hojas de cálculo, es algo común en empresas más pequeñas, y muchos dicen que así son más ágiles y pueden responder, pero creo que es algo equivocado, y nosotros tenemos una herramienta para solucionarlo. Cuando los negocios crecen en complejidad, número de proyectos, tipos de modelos de precios o de acuerdos, o tienen más equipos, todo eso se complica cada vez más.

Se pierde precisión y control en tiempo real, se rompen patrones y procesos que afectan los márgenes y la disciplina sobre ellos. Las organizaciones que aprovechan los datos, como antes mencioné, trayendo el trabajo desde su CRM, analizando eso y con visión a futuro para planificar qué personas necesitan, ven el valor más allá de gestionar el proceso en una hoja de cálculo. Obtienen así mayor capacidad predictiva y gestionan su empresa de forma mucho más efectiva y fluida.

Tim Fisher: Forecast fue construida con IA nativa desde el día uno. No creo que muchas plataformas PSA puedan decir eso.

Eso no lo había oído antes. Es impresionante. Así que, viendo lo que hablamos sobre presión de márgenes, escalabilidad, visibilidad tardía, etc., ¿qué significa esto en la práctica respecto a cómo su producto aborda esos problemas de forma diferente?

Joe DiPaulo: Sí, así es. El sistema está fundamentado en aprovechar modelos de aprendizaje automático para ayudar a los equipos a mejorar su planificación y asignación de recursos. Ha evolucionado desde el inicio. El objetivo es que la IA actúe como guía para empresas de servicios profesionales, ayudándoles a superar ineficiencias, superar barreras de escalabilidad.

Conforme pueden predecir mejor, evitan riesgos, ofrecen una mejor experiencia al cliente y optimizan el uso de recursos, manteniendo a los equipos motivados y evitando la sobrecarga de los mejores talentos.

La IA les ayuda a identificar esos riesgos y a impulsar la eficiencia. Algo que nos dicen los clientes es que, al gestionar proyectos en diferentes áreas o departamentos, pueden ver mejor los datos a través de la organización.

Si necesitan compartir recursos entre funciones o tomar decisiones transversales, también pueden hacerlo eficazmente gracias a la IA. Y mirando hacia el futuro, la IA será aún más central en cómo los servicios profesionales trabajan y ofrecen resultados.

Eso es lo emocionante de lo que ocurre hoy. Y, de nuevo, cómo los negocios escalan y cómo la IA les permite lograrlo de manera más efectiva.

Tim Fisher: Mencionaste aprendizaje automático, cosa que tengo que destacar porque todos usamos el término IA, incluso el de modelo de lenguaje grande, pero el hecho de que uses ese término indica que llevan años trabajando en esto, antes de ChatGPT, y que para ustedes es algo más fundamental.

Me parece genial.

Joe DiPaulo: Totalmente de acuerdo. Es emocionante. Me alegra tener esa trayectoria que comenzó hace años, pero seguimos invirtiendo y aprovechando toda la nueva tecnología que aparece para ayudar a nuestros clientes.

Tim Fisher: Sin duda. Tomemos unos minutos para mirar hacia adelante.

El mercado de PSA se proyecta que casi se duplicará de aquí a 2030, lo que es impresionante, y lógicamente las herramientas de IA y la gestión de proyectos crecen aún más rápido. Joe, ¿hacia dónde crees que vamos a partir de aquí?

Joe DiPaulo: Ya lo insinué al principio, pero estoy muy entusiasmado con cómo la IA está permitiendo a las empresas de servicios profesionales usar agentes para entregar a los clientes de forma más efectiva. Veremos organizaciones usando agentes para entregar trabajo y quitar carga a los humanos, lo que resultará en un valor más rápido para sus clientes, una mejor experiencia y mejores márgenes para el usuario de nuestro sistema.

Creo que es una propuesta muy interesante.

Tim Fisher: Desde lo que puedas comentar, sin revelar todo el roadmap, ¿cuál es la brecha de capacidades que más te emociona cerrar con IA y cómo cambiará eso lo que pueden lograr vuestros clientes?

Joe DiPaulo: Sí, va en la línea de lo que decía. Hay herramientas como Claude y otras que ya están ayudando a equipos de desarrollo de software, ayudando a programar de manera eficiente. Queremos ser parte de ese ecosistema y ayudar a los clientes a identificar su fuerza laboral.

Y permitirles orquestar y conectar sus sistemas operativos con esos agentes para ejecutar su negocio de la mejor manera posible, ver la información en el contexto de su empresa y sus flujos de trabajo, pero aprovechando la capacidad de los agentes para hacer el trabajo más robusto y entregarlo más rápido.

Creemos totalmente en eso, lo implementamos en nuestra empresa y vemos cómo puede mejorar drásticamente los negocios de nuestros clientes.

Tim Fisher: Me gusta mucho hacer esta pregunta. Imagina dentro de tres o cuatro años, ¿cómo será el día a día de un/a gestor/a de proyectos?

¿Cómo evoluciona su rol? ¿Seguirá existiendo? ¿Ves a la IA tomando completamente ese papel? ¿Cómo ves el futuro en tu posición?

Joe DiPaulo: Creo que veremos enormes cambios en cómo se hace el trabajo. Aún será necesario que haya personas organizando, pensando en los resultados que queremos lograr y orquestando estos sistemas para entregar.

Usando un término muy de moda, pero realmente organizando estos sistemas para entregar. Así que seguirá habiendo mucho que pensar respecto a los inputs que pones en las máquinas, el resultado que deseas obtener, seguirá habiendo controles de calidad y otras cosas imprescindibles. Pero creo que todo esto sucede más rápido que en tres años, seguramente veremos cambios importantes y agentes actuando como trabajadores en las organizaciones.

Si no lo vemos ya, probablemente pasará en los próximos 12 a 36 meses, y se adoptará mucho más en varios sectores. Así que sí, me parece fascinante.

Tim Fisher: Totalmente. Muy interesante. Muchas gracias por acompañarnos y contarnos todo esto. Ha sido una conversación muy enriquecedora. Para aquellas personas que nos ven y piensan "quiero ver Forecast en nuestro entorno con nuestros datos", ¿cuál es el siguiente paso?

Joe DiPaulo: Lo mejor es que entren en nuestra web forecast.app.

Allí pueden solicitar una demo, y un consultor se pondrá en contacto con ellos. Habitualmente, querrán conocer un poco la empresa que gestionan para adaptar la demostración, la conversación y definir cómo podemos aportarles valor y guiar ese proceso. Eso recomendaría.

Pronto publicaremos una evaluación de preparación para IA, así que eso es otro recurso que podrán aprovechar e interactuar con nosotros. Si a partir de ahí quieren, podemos contactarles también.

Tim Fisher: Bueno, eso es todo por hoy, Joe. Muchísimas gracias por acompañarnos. Ha sido fantástico. Gracias, Joe.

Joe DiPaulo: Gracias a ti, Tim. Un placer.