Lecciones Aprendidas y Relatos de una Gestora de Proyectos Remota (con Natalie Semczuk de Talkanatalk)

Lee la transcripción:

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Ben Aston:

Gracias por sintonizarnos. Soy Ben Aston y este es el pódcast del Gestor de Proyectos Digitales.
Hoy me acompaña Natalie Semczuk. Natalie, gracias por venir al programa, quien de hecho, por primera vez, la digital gestión de proyectos podcast en la historia, Natalie es la primera invitada en reaparecer, así que hoy es un gran día.
Hoy vamos a hablar sobre fracasos de proyectos. Hablaremos de lecciones aprendidas, del fantástico boletín DPMish de Natalie, y cualquier otro tema que surja.
Así que, Natalie, la última vez te conocimos un poco. Si te preguntas quién es Natalie, permíteme leer de su biografía. Siempre es embarazoso cuando alguien hace esto, así que lo lamento. Esto es lo que alguien, tal vez Natalie, escribió sobre ella. "Natalie es una consultora de gestión de proyectos digitales que trabaja en remoto. Vive en el suroeste de EE. UU., trabaja principalmente con agencias pequeñas y medianas con departamentos web internos, gestiona proyectos digitales e implementa procesos que ayudan a equipos de diseño y desarrollo. Además, se especializa en implementar sistemas de proyectos en equipos remotos".
Natalie ha escrito muchos artículos sobre gestión de proyectos remotos, así que échales un vistazo si eres un gestor de proyectos remoto. Y también dirige el blog PM Reactions. Disfruta de la ficción distópica, yoga y tomar demasiado café. Además, acaba de volver de vacaciones, así que es un honor tenerla hoy.
De hecho, el suroeste de EE. UU. suena como… ¿Estás escondiéndote de alguien?

Natalie:

No. Estoy en Arizona. Me he mudado mucho en los últimos años y se volvió cansado actualizar las biografías y decirle a la gente: "Oh, en realidad ya no estoy en ese estado, me mudé la semana pasada". Así que he intentado ser un poco más amplia en mi ubicación geográfica.

Ben Aston:

Sí, así te evitas estar actualizando eso, está bien, genial.
¿Y cómo está Arizona en esta época del año?

Natalie:

Es hermoso. Esta semana alcanzamos un hito. Ya no tenemos temperaturas de más de 100 grados, así que oficialmente es otoño.

Ben Aston:

Frío, frío helado.
Estuve en Atlanta esta semana, así que en Vancouver, donde estoy ahora, hace como 40 y algo, trato de usar temperatura americana. Diría que son 8 grados. Pero en Atlanta hacía como 80 y tantos, alrededor de 30 y tantos grados, hacía calor y mucho sudor. Fue una locura. Y volviendo a Vancouver, ahora me estoy congelando.
Pero en realidad me interesa, como arizonense. ¿Así se llama a alguien de Arizona?

Natalie:

Creeo que sí.

Ben Aston:

¿Entonces, dónde se va de vacaciones alguien que vive allí? Debes estar en una zona bonita. ¿A dónde viajan los arizonenses?

Natalie:

Estoy en una zona muy bonita. Estoy a unas 3 horas del Gran Cañón, que es genial. Normalmente, todos buscamos cómo salir de aquí en verano porque hace mucho calor. No recuerdo la conversión, pero en Fahrenheit son como 120 en verano, 115 la mayoría del tiempo, así que la gente va a la montaña o directamente sale del estado, lo que apoyo totalmente.

Ben Aston:

Eso son 46 °C, para quienes usan Celsius. 46, casi la mitad del camino hacia hervir.
Cuéntame sobre eso. Sé que eres gestora de proyectos remota y llevas haciéndolo un tiempo, pero ¿cómo fue eso? ¿Tú elegiste la gestión de proyectos remota o ella te eligió a ti?

Natalie:

Fue un poco de las dos. Me encanta. Trabajé en oficinas a tiempo completo mucho tiempo, y después empecé a hacer trabajos freelance, y la única forma era con empresas remotas. Los primeros contratos fueron en remoto y descubrí que disfrutaba ese estilo de vida. Puedo elegir mi horario y gestionar mi tiempo libremente porque no dependo de una oficina ni de desplazarme. Pero también, no sé si la gente lo nota, la gestión de proyectos remotos es genial porque puedes hacer el trabajo fácilmente, nadie te interrumpe. Además, mi trabajo es hablar y comunicar, así que nunca me siento sola en realidad.

Ben Aston:

Suena muy bien.
Con toda esa eficiencia y la libertad de gestionar tu tiempo, ¿qué haces en tu tiempo libre? No lo cubrimos la vez pasada. Además de ser PM, ¿a qué se dedica un PM en su tiempo libre?

Natalie:

Definitivamente tengo cierto problema con equilibrar vida y trabajo. Creo que la parte freelance influye. Cuando no trabajas, piensas en qué podrías estar haciendo. Pero disfruto mucho explorar la zona. Como dices, vivo en una zona estupenda, Sedona está cerca, el Gran Cañón, montañas, senderos, cosas geniales. Me gusta salir, hacer senderismo, 4x4, explorar y fotografiar. Aún no he acampado porque hay muchos bichos, pero ya llegaré.

Ben Aston:

Solo necesitas un matamoscas, espray, o un arma.

Natalie:

Creo que oficialmente encajaría aquí entonces.

Ben Aston:

Genial.
Quería preguntarte, ¿qué pasó con tu blog de PM Reactions? Aparece en la lista, ¿ya fue? ¿Se convirtió en DMPish? ¿Qué pasó?

Natalie:

No, sigue existiendo. Todos los gifs y memes siguen ahí. Cada-

Ben Aston:

Última publicación, 2 de abril.

Natalie:

Lo sé.
Tengo toda una carpeta de gifs lista. Los etiqueto por emoción. Antes cargaba unos 50 de golpe y los programaba, pero lo he dejado mucho tiempo. Me da pena ya.

Ben Aston:

Quizá debas incluirlos en tu boletín, solo como idea.

Natalie:

Me gusta la idea.

Ben Aston:

Han pasado unos meses desde la última vez. Aparte de irte de vacaciones, ¿qué hay de nuevo? ¿Has encontrado alguna herramienta interesante? ¿Novedades?

Natalie:

He estado con cosas nuevas. Terminando proyectos en verano. Empecé otro justo después de vacaciones con una agencia en Nueva York, antes con una en Montreal, y ha sido genial. He trabajado con varios clientes y entre eso y trabajar con agencias estructuradas en una sola ubicación que apoyan el trabajo remoto, soy la única remota a tiempo completo. Ha sido bueno ver sus procesos, cómo los organizan y yo aportar cambios.
No he usado muchas herramientas nuevas últimamente. Me reenganché a TeamGantt y los diagramas de Gantt. Ya lo usé antes en un proyecto. Luego paré y ahora estoy reaprendiendo. Otra herramienta es MeisterTask, similar a Trello. No sé con gran equipo, pero con equipo pequeño de freelancers funciona bien.
Y eso es todo.

Ben Aston:

Genial.
No había escuchado el término "remoter". ¿Así te llamas en el sector?

Natalie:

A veces sí. No sé si es oficial. Yo lo digo.

Ben Aston:

Y me interesa, quizá debamos mencionarlo. Trabajas como DPM en remoto. Para agencias en Nueva York, Montreal, otros lugares. ¿Cómo consigues estos trabajos remotos?

Natalie:

Oh, sí. Es de las preguntas que más me hacen como freelance. Al principio buscaba gente que necesitaba su primer PM, porque no sabían... Normalmente cuando contratas por primera vez no sabes cuánto trabajo tendrás para llenar su carga. Ahí encontré mi hueco. Para trabajos remotos en agencias grandes, ha sido mucho boca a boca. Conocer a alguien que va a otra agencia, allí buscan gente. O haber estado en eventos, escribir artículos, etc.
Normalmente no contacto primero con quien necesita trabajar conmigo. Es como otro PM que necesita mucha ayuda y lo tiene identificado y quiere hacerlo funcionar. O es dueño de negocio que ve que su equipo debe crecer. Así que es una mezcla.

Ben Aston:

Bienvenida de nuevo al pódcast de Gestión de Proyectos Digitales para la segunda parte, después de que Natalie y yo, más yo, sufrimos una gran caída de internet. Así es la vida.
Natalie, gracias por contarnos cómo consigues trabajos remotos. Tendré que oír el podcast para saber qué dijiste, pero-

Natalie:

Espero que esté bien.

Ben Aston:

Porque desaparecí. Pero hablemos de tu artículo. Si no han leído su último artículo en theDigitalProjectManager.com, vayan a verlo. Lo llamamos Por qué y cómo documentar las Lecciones Aprendidas. Lo genial es que no es pura teoría aburrida, sino que hemos incluido, o Natalie ha creado, plantillas muy útiles de lecciones aprendidas que puedes descargar. Y si no puedes descargarlas y tienes un bloqueador de anuncios, tendrás que desactivarlo.
¿No odiáis cuando encontráis una plantilla y parece buena, pero no tienes idea de cómo usarla? Lo bueno aquí es que, en vez de ser una plantilla vacía, le hemos dado algo de inspiración PM. Y sí, es un hashtag válido, creo, pronto lo será. Con varias lecciones rellenadas para que puedas empezar. Así que hablemos un segundo sobre Lecciones Aprendidas. ¿Por qué existen, Natalie? ¿No es lo mismo que una retro? ¿Cuál es la diferencia?

Natalie:

Sé que hay un marco oficial PMI para esto. No tengo formación formal, y para mí, las retros de proyecto están muy bien con el equipo al final, pero para fomentar el cambio y entender dónde siempre fallas o qué haces bien, y aplicar eso en varios proyectos, especialmente en agencias o con la misma gente a largo plazo, es muy importante seguir y comprender eso, y crecer de la experiencia.

Ben Aston:

Genial. Sí, muy cierto.
¿Y tú crees que en los proyectos... debe ser interesante trabajar con agencias y equipos distintos. ¿Ves que siempre se cometen los mismos errores? ¿Acabas escribiendo las mismas lecciones cada vez, según la agencia?

Natalie:

Sí. Según mi experiencia, siempre son los mismos errores y dolores. Todos tenemos algo en común. En cualquier conferencia del sector ves eso, siempre se habla de vencer el problema del proyecto o el diseño. Creo que cada agencia tiene ese error o dolor común en sus procesos. Es interesante ver cómo distintos equipos lo enfrentan o lo solucionan si lo han resuelto. Eso ha sido muy útil para mí, y me gusta llevar el registro de lo que aprendo y cómo me cambia la perspectiva en otros proyectos o empresas.

Ben Aston:

Entonces, ¿cuáles dirías tú son las tres áreas problemáticas más comunes que enfrenta un PM?

Natalie:

Siempre hay problemas con la estimación, inicio del proyecto, definir expectativas. Es difícil. Hay libros sobre estimaciones y nunca es fácil hacerlo bien si no se estima desde el inicio. Las líneas de tiempo, bloqueos no previstos siempre son un problema. Por ejemplo: si un cliente debe retrasarse por algo, incluso con gran proceso previo, es difícil planear imprevistos. Lo he visto siempre.
Si un cliente debe retrasar 6 semanas, podemos tener un proceso contractual o de cómo retomarlo, pero no hay manera perfecta de gestionarlo en cuanto a recursos y capacidad. Y tercer punto, la gestión de expectativas. Hay formas de documentar y mantener actualizada a la gente en reuniones, pero siempre habrá gestión de expectativas, sobre todo en equipos ágiles y colaborativos. Es más difícil porque no siempre hay una sola fuente de información, cuesta cerrar todos los bucles adecuadamente.

Ben Aston:

Sí, totalmente.
Por cierto, para los que escuchan el pódcast, estoy escribiendo ahora un mega-artículo sobre estimaciones, justamente porque Natalie mencionó que es uno de los temas difíciles. Espero lanzarlo en las próximas semanas, atentos.
Para mí una de las áreas problemáticas más comunes, por cierto, es la propiedad de los requisitos. En distintos equipos funciona diferente, pero siempre hay confusión sobre quién es responsable del requerimiento técnico. ¿Empieza UX? ¿El analista de negocio? ¿El director técnico? ¿El PM? ¿Quién define exactamente cómo debe funcionar y los requisitos? Sobre todo en proyectos más técnicos. No solo tener la propiedad, sino gestionarla a medida que cambian los requisitos es un problema recurrente. Creo que parte de esto es que cambia según la colaboración y la composición del equipo, así que es difícil definir un proceso único para todos. No sé si te ha pasado.

Natalie:

Sí. No lo podría haber dicho mejor. Es una lucha grande. Tienes razón, la clave es que no puedes crear un proceso perfecto para todos y cada paso colaborativo. Es un problema real para mí, siento que paso por eso ahora.

Ben Aston:

¿Y cuál dirías es la lección más importante que has aprendido hasta ahora? ¿Algún pensamiento?

Natalie:

Sí. Es una lección global: nunca, nunca, nunca hagas suposiciones. Me ha pasado muchas veces que no hago una pregunta porque creo que es tonta. O en una reunión se toma una decisión, pero no entiendo, y no pido aclarar, y luego siempre lo lamento. Ya sea porque me afecta después o porque otra persona lo pregunta y se genera gran debate porque todos tenían la misma duda.
Así que trato de no suponer que los demás saben cosas, ya sea cliente o no, ni que no debo preguntar o aclarar algo. Hace todo más fácil porque parto de cero, sin dar nada por hecho, preguntando y aclarando todo lo que sea necesario. Así al menos está sobre la mesa, lo que ayuda mucho.

Ben Aston:

Totalmente de acuerdo. Como gestores junior o con menos experiencia puede costar preguntar algo por miedo a parecer inexperto. Pero es un consejo valioso, hacer preguntas tontas sin miedo. A menudo no lo son y al abrir debates pueden surgir cosas que otros no consideraron. Además, solo vas a aprender preguntando, así que preguntar y no suponer es clave.
Para mí, la mayor lección que aprendí. Al principio, trabajábamos con una gran marca de electrónicos. Tuvimos un cliente muy curioso que se negaba siempre a acordar costes; él solía decir: "Hagamos un acuerdo de caballeros y lo cerramos justo después". Claro, nunca era justo. Sufrimos varias veces. Al final rompimos con el cliente, pero nos quemamos feo. Pensamos: "Debemos hacerlo, hay prisa, hay campaña, hagamos el trabajo y después vemos los costes".
Esto pasó varias veces. A gente bajo mi cargo le pasó. Nunca hagas el trabajo sin definir quién lo paga primero, especialmente si el cliente piensa que es culpa tuya y tú piensas que es del cliente. Acordad primero los costes o te meterás en problemas. Esa es mi lección de la semana.
Genial. Por último, Natalie, cuéntanos sobre DPMish. Ya lo mencionamos, pero cuéntanos sobre este boletín que has creado.

Natalie:

Sí, es un boletín semanal. Sale cada viernes, enfocado en gestión de proyectos. Intento darle un enfoque diferente, más personal. Comparto mis experiencias o lo que me interesa cada semana y enlaces interesantes para leer. A veces no muy relacionados con gestión de proyectos, pero igual interesantes ya que tocamos muchas áreas. Esta semana estrené sección con Patrice Embry del blog PM Advice, hacemos preguntas a gestores cada cierto tiempo, puedes enviar tus dudas y ella las responde. Me emociona el tema de esta semana, acaba de salir y el enlace estará pronto en DPMish.com.

Ben Aston:

Excelente, genial. Vamos a cerrar aquí. Natalie, muchísimas gracias por unirte por segunda vez hoy y espero que todo salga perfecto. Si quieres participar en la conversación, descargar la plantilla de lecciones aprendidas, entra en TheDigitalProjectManager.com y únete a nuestro equipo de Slack, donde encontrarás conversaciones interesantes, sobre todo, tengo que decirlo, en el canal de PMs remotos. De todos los canales, si eres PM remoto, siempre hay gente hablando de lo que llevan puesto o si irán por un café. Es entretenido seguir el chat, incluso si no eres PM remoto. Siempre se discuten cosas interesantes. Así que échale un vistazo también y hasta la próxima, gracias por escuchar.