Humaniza tu Proceso de Asignación de Recursos de Equipo para Impulsar la Cultura a Largo Plazo (con Morgan Megannety de Skeleton Crew Creative Studio)

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Galen:

Entonces, esa tarea que debía ser aprobada ayer. Bueno, no se aprobó. Ahora tienes que descifrar qué hará tu equipo la próxima semana. Mientras tanto, llegan cambios del front-end de otro proyecto. Sonia está disponible, pero no trabaja con React. Rishi podría hacerlo, pero le cuesta manejar más de dos proyectos a la vez. Arlen probablemente tendrá que hacerlo, aunque confiaba en ese nuevo proyecto para mantenerse motivado. Ahora es un posible riesgo de fuga. ¿Por qué nunca encajan las piezas del rompecabezas? Si este estresante juego de Tetris de recursos te resulta familiar, sigue escuchando. Hablaremos de consejos y trucos para filtrar el ruido y mantener el lado humano, para que puedas equilibrar tus decisiones a corto plazo con la salud a largo plazo de la cultura de tu equipo. Gracias por sintonizar. Mi nombre es Galen Low de The Digital Project Manager. Somos una comunidad de profesionales digitales en misión de ayudarnos a adquirir habilidades, ganar confianza y crear conexiones para entregar proyectos de mejor forma. Si quieres saber más, entra en thedigitalprojectmanager.com.

¡Hola a todos! Gracias por acompañarnos en el pódcast de DPM. Mi invitada hoy es una ex project manager digital convertida en gurú de operaciones de agencia. Tiene más de una década de experiencia manteniendo grandes agencias británicas funcionando a la perfección y fue nombrada empleada de la década por su equipo. Además, solía hacer vitrales en una caseta de 3x3 en su jardín y recientemente le ha “cedido la oficina de la esquina” a su gato en su nueva casa en Vancouver. Hoy, va a compartir algunos de sus mejores secretos para organizar con éxito la planificación de recursos del equipo en múltiples proyectos simultáneos—algo que sé que muchos de nuestros oyentes aún no han conseguido dominar. Den la bienvenida a Morgan Megannety. Hola Morgan.

Morgan:

Hola Galen. ¿Cómo estás?

Galen:

Bien, gracias por venir al programa. Un placer tenerte.

Morgan:

Encantada de estar aquí. Muchas gracias por invitarme.

Galen:

Vamos a abordar un tema interesante del que siempre me preguntan. Siempre me cuentan sus dolores de cabeza y retos al planificar recursos de equipo en múltiples proyectos concurrentes: compartir recursos, hacer que los PMs trabajen en armonía, mantener la operación ágil. Es un rompecabezas frecuente. Así que tengo muchas ganas de profundizar. Pero antes, quería decirte que he disfrutado mucho nuestras charlas últimamente. Conocerte ha sido divertido. Me pareces una persona realmente apasionada con lo que hace y, simultáneamente, tienes lo que considero un trabajo muy, muy estresante. Mantener una agencia ocupada trabajando a toda velocidad es una hazaña de malabarismo. Incluso para quienes, como yo, venimos de la gestión de proyectos digitales, es muy impresionante. ¿De dónde sacas la inspiración?

Morgan:

Claro. Supongo que de la gente con quien trabajo. En operaciones y asignación de recursos, es mucho de crear y reforzar procesos. Pero, en realidad, esos procesos sólo tienen sentido si benefician a quienes trabajan contigo. Así que escucho al equipo, a sus personalidades, veo qué puede ayudarles a hacer mejor las cosas, la tecnología que usamos, los procesos que pueden requerir los clientes. ¡Eso es!

Galen:

Te encanta tu trabajo. De ahí viene la inspiración. Lo intuía, ¡y me encanta esa respuesta! Y después de tantos años, ahora mismo, ¿en qué estás intentando mejorar?

Morgan:

Bueno, no sé si sabes, eh, que ha habido cierto acontecimiento estos últimos meses, ¿te suena la pandemia? Sí, es algo grande. Así que lo más desafiante es cómo ayudar a un estudio y a un equipo a sentirse cohesionados sin tener ese espacio físico para vernos a diario. Supongo que eso es un reto constante para todos ahora mismo, en todo el mundo. Y también, mejorar continuamente los métodos de trabajo. Como dije, escuchar lo que necesitan el equipo y los clientes e ir ajustando los procesos. Nunca quedarse quieta.

Galen:

Vamos al lío. Hablemos de la planificación de recursos de equipo, de cómo lo haces, cómo mantienes la cordura y qué trucos has aprendido en 10 años en operaciones, que puedan ayudar a nuestros oyentes a superar quebraderos de cabeza parecidos sobre asignación de recursos. Pero primero, cuéntanos a todos un poco de tu perfil profesional: tu experiencia como productora, project manager y tu transición a operaciones.

Morgan:

Claro. Conseguí trabajo en una agencia digital tras ser despedida de una agencia no digital en 2008. Durante la Gran Recesión me quedé sin empleo, pero las digitales sí contrataban. Así que conseguí trabajo y, muy rápido, pasé de ser administrativa a su primera project manager digital. Me gustó mucho, había trabajo, que era importante para mí, y poco después entré en un área digital más grande dentro de una agencia publicitaria grande. A los seis meses pasé a operaciones como responsable de estudio, lo que fue el cambio perfecto. Me quedé ahí nueve años, creciendo el departamento de operaciones desde ser sólo yo como responsable de estudio a cuatro personas: una especializada en reclutamiento, un responsable de estudio al cargo de la asignación diaria y un asistente de estudio, porque operaciones implica mucha administración.

Galen:

Suena a un super equipo soñado.

Morgan:

Lo fue realmente. Tuvimos grandes clientes y proyectos fascinantes: Cadbury, O2, Kia, Transporte de Londres, EasyJet, etc. Hicimos una enorme variedad de proyectos digitales, desde banners estándar y animaciones, hasta apps para Alexa, juegos y búsquedas de imagen tipo Instagram… muchísimas cosas geniales. Desde primavera, soy directora de operaciones en un estudio más pequeño y ágil—haciendo trabajos muy buenos, menos digitales pero sí algo del entorno digital. Uso los mismos principios y procesos clave que en agencias grandes.

Así que está genial, es muy guay.

Galen:

Me encanta eso: hacer el trabajo en distintas escalas. Y, háblame de esa transición de gestión de proyectos a operaciones. ¿Te pareció sencilla? ¿Se parecen de alguna forma el lenguaje o el perfil competencial?

Morgan:

Sí. Tener base en gestión de proyectos me ayudó a entender mejor los retos que enfrentaban los project managers o productores, y a empatizar con sus necesidades de recursos. Sinceramente, era muy difícil para mí ser project manager. Activaba todas mis preocupaciones y no podía dormir bien. Pero, al ser responsable de estudio, sentí que el paso era natural. Como PM, te importan las personas, pero tu foco es entregar el proyecto a tiempo y dentro de presupuesto. Al pasar a responsable de estudio, el eje era el equipo en sí. Si la gente siente que la cuidan, el mejor trabajo fluye solo. Me encajó y ya no volví a la gestión de proyectos. Fue una gran decisión laboral.

Galen:

Eso me encanta. El foco en las personas. Es verdad, de PM tu principal responsabilidad es la entrega, en operaciones cuidas a la gente. Demos un poco de contexto a la audiencia. Vamos a hablar de asignación de recursos, pero por si acaso, ¿qué es eso y por qué es importante para cualquier organización?

Morgan:

Claro. Asignar recursos es, básicamente, tener un grupo de personas con variadas habilidades y decidir eficazmente en qué trabajarán cada día.

Galen:

Planificarles la vida laboral.

Morgan:

Exacto. Solo los laborables, no fines de semana. Consiste en que el departamento tenga ingresos, evitar que sobre gente sin trabajo, anticipar picos de carga para poder reubicar tareas. Si no los hay, decidir si es momento de contratar freelancers o personal fijo. Pero lo que más me interesa es evitar la saturación, ajustar habilidades y tareas, considerando qué necesitan las personas para mantener el interés en su carrera. Buscar oportunidades para aquello que les apasione y tener muy en cuenta al individuo para mantenerlo motivado. No es solo Tetris. Sí se parece si ves el calendario de recursos, pero va más allá. Por ejemplo, tienes equipo de desarrollo y dos días de trabajo técnico, pero la única persona disponible no sabe esa tecnología. Es encontrar soluciones para cuadrarlo.

Galen:

Me gusta ese enfoque multi-capa: por un lado emparejar tareas con capacidades, por otro, con lo que prefiere cada quien, y además tener en cuenta lo humano y la conciliación trabajo-vida personal.

Morgan:

Totalmente. También a veces toca hablar con la gente sobre periodos en los que tal vez tendrán que hacer cosas menos motivantes. Y que sepan que pueden expresar malestares y sentirse seguros haciéndolo.

Galen:

Me gusta esa visión. Pregunta fuerte: ¿cuál es la clave para una buena asignación de recursos y un estudio de éxito? Queremos tus secretos.

Morgan:

Lo ideal sería un equipo contento al que no haga falta reforzar demasiado nada. Un estudio feliz es lo esencial. Antes que nada, pensar qué hace felices a quienes trabajan contigo. Además, es fundamental tener un ritmo semanal fijo: organiza cuándo se toman decisiones de asignación, qué días hay reuniones clave, tener estructura y proceso, para que todos estén en el proyecto correcto en el momento correcto y disponer del tiempo suficiente para esas decisiones.

Eso es clave: una buena estructura semanal aporta mucho. Y, como decía, tener sistemas definidos. No tiene por qué ser sofisticado; lo fundamental es registrar los recursos, las solicitudes y mantener estructura para que todos sepan lo que pasa y cuándo.

Galen:

Eso es. Y justo esa parte me pone nervioso de tu trabajo: ¡tienes cinco días laborables para planificar la siguiente semana! Se mueve la plantilla, los plazos, las prioridades, y sólo hay 24 horas al día. Hay que dejarlo resuelto todo para el lunes siguiente. Así que entiendo lo del ritmo.

Morgan:

Exacto. También ayuda tener claro, "así acepto solicitudes de recursos". Por favor, sigue este proceso, no me abordes en el pasillo, no me mandes un mail suelto o un Slack, porque si hay 25 productores no puedo llevar el control si cada uno lo hace diferente.

Galen:

No hay tiempo para que se escape ningún detalle. Así son las urgencias y los plazos. Para ponerlo en contexto: en una agencia grande, ¿cuántos proyectos tenías a la vez, de qué tamaño eran los equipos, cuántos por persona y cuántos recursos se compartían?

Morgan:

La agencia más grande donde estuve tenía unos mil empleados globalmente, la mayoría en Londres. El estudio digital eran casi cien cuando me fui. Unos 75 eran "recursables" (o sea, asignables a proyectos), además de freelancers; solía haber entre 5 y 10 o más freelancers contratados, de todos los perfiles. Había entre 75 y 100 trabajos activos al mismo tiempo, de todos los tamaños, unos de sólo un par de días (posts, automatización de carteles digitales...) y otros de meses, como sistemas de diseño para un gran cliente de telecomunicaciones. Así que, sí, ¡se llegaba a mucho trabajo simultáneo!

Galen:

¿Y cuántos proyectos suele tener una persona al mismo tiempo? Sé que depende del puesto pero...

Morgan:

Sí, depende del rol y el tipo de proyecto. Los líderes de disciplina cubrían varios proyectos a la vez, hasta unos 15. Pero no eran los que producían en sí, sino que guiaban a quienes sí producían. Ellos estaban más en reuniones y supervisando, no tantas horas seguidas de producción pura. Los perfiles más de producción tratábamos que sólo tuviesen dos o máximo tres proyectos a la vez. Siempre lo hablábamos con los líderes de cada área para asegurarles tiempo y combinar habilidades adecuadas. Aunque, ocasionalmente, había días "picoteo" cuando tareas de varios proyectos caían a la vez, pero intentábamos que fuera excepcional.

Galen:

Y hablando de flexibilidad: ¿no suena todo esto muy rígido? ¿Cuál es tu filosofía sobre la planificación, los cambios, los imprevistos? ¿Eres máquina o bailarina?

Morgan:

¡Completamente bailarina! Insisto en los procesos y sistemas porque, si los tienes claros, te permiten una mayor flexibilidad. Así la mayoría de las cosas las gestionas eficazmente, y cuando llega el imprevisto el viernes a última hora—como que el proyecto no arranca el lunes sino hasta el miércoles—puedes reaccionar. ¿Reubicamos a la persona en otro trabajo? ¿Aplazamos el contrato? ¿El cliente asume ese coste? Siempre hay cambios, eso es parte del rol, ¡y es lo que lo vuelve interesante!

Galen:

Me encanta. Tener sistema da capacidad de improvisar, y se nota que te gusta esa resolución sobre la marcha.

Morgan:

Sí, lo disfruto. Es estresante, hay momentos de miedo, pero luego todo termina encajando y podemos desconectar el finde.

Galen:

Tal vez es que tienes mucha suerte.

Morgan:

No lo creo. Más bien es cuestión de hablar mucho con la gente e insistir en ciertas normas; por ejemplo, si un productor tiene que pasar el aviso de que el cliente no tiene todo listo, pero el día anterior nos decía que sí, y teníamos a freelancers ya bloqueados (y diciendo no a otros empleos), si no podemos recolocarles lo conversamos con ellos y, si hace falta, con el cliente para que asuma costes. Casi todos son comprensivos; al final, esto es un negocio, no una ONG que absorbe errores de comunicación.

Galen:

Me gusta. Hay quipos que ni contemplarían esas opciones, pero me encanta la humanidad de tu filosofía.

Morgan:

Claro. No quiero fastidiar a nadie. Quiero que los buenos quieran volver y que hablen bien de trabajar con nosotros. Para mí es también PR interno: la reputación cuenta y cuidar a la gente, tanto fija como freelance, es lo justo.

Galen:

Eso es clave. He visto agencias que se granjean mala fama entre freelancers y luego no consiguen talento y pierden esa estabilidad de recurrencia y pertenencia. Y el talento bueno huye, ¡y te quedas con la puerta giratoria!

Morgan:

No vale la pena. Todos tenemos distintas razones para trabajar, pero hacer el día agradable para todos suma mucho. Hay que preocuparse y tratar bien a la gente.

Galen:

Me gusta mucho. Ahora, hablemos de formas de trabajar. Comentábamos lo de llamar "recursos" a las personas, como robots, pero son seres autónomos y distintos. ¿Cómo afrontas las diferencias de estilos, necesidades, horarios? He tenido desarrolladores que quieren todas las reuniones por la mañana para programar tranquilos por la tarde, y arquitectos UX que sólo quieren dos proyectos al día. ¿Cómo gestionas eso?

Morgan:

En mi anterior agencia intentamos hacer las dos primeras horas del día sin reuniones para que la gente tuviera tiempo de concentración. Algunos, como los productores, viven en reuniones, pero así al menos podían adelantar las tareas que requieren foco. No funcionó del todo porque éramos agencia integrada, pero merece la pena intentar esos ajustes según el equipo. Sobre limitarse a dos proyectos, es una meta ideal, la gente puede dispersarse demasiado, pero si el reparto y la asignación son realistas, hay que intentarlo.

Galen:

Todo vuelve a lo que decías: sistemas y límites para tener flexibilidad. Así a veces la gente podrá disfrutar sus condiciones óptimas, aunque otras veces toque adaptarse al caos.

Morgan:

Exactamente. Y vale la pena entender por qué es un problema más de dos tareas; a veces es que no se ha calculado bien el tiempo real, es hablar, profundizar y ajustar para mejorar el día a día.

Galen:

Es un gran punto: a veces el problema es el “cambio de contexto”, pero si eso se estima y se incluye en el reparto, deja de serlo. Por ejemplo, una tarea de 15 minutos igual requiere 10 de ajuste previo, hay que bloquear media hora. Así puedes permitir más cambios de contexto si hace falta.

Morgan:

Exacto. También ayuda que quien asigna pase un briefing con toda la info y archivos listos. Así cualquiera puede retomar rápido si es necesario. Es una cuestión transversal a toda la agencia para que el trabajo fluya eficientemente.

Galen:

Los sistemas, sí. Hay que organizar y dar facilidad. Y esto me lleva al siguiente reto: mucha gente tiene dificultad con el nivel de detalle, ¿cuánto hay que granular para planificar la asignación de recursos? ¿Día a día? ¿Media hora? ¿Hora? ¿Minuto?

Morgan:

Depende de cómo te paga el cliente. Teníamos algún cliente en modalidad "retainer", pero lo normal era cobrar por proyecto, así que cada minuto debía justificarse. No planificamos minuto a minuto, pero idealmente a franjas de media hora o una hora. Es más trabajo para los PMs, pero ayuda a prever trabajos y equipos grandes en paralelo. Si la retroalimentación del cliente llega un día después, ¿hay que bloquear toda la tarde o mejor sólo unas horas según el alcance? Así se puede meter otro proyecto si hay hueco. Es como Tetris, pero permite aprovechar al máximo el tiempo del equipo. Aunque, para trabajos grandes tipo "sprint", es más fácil: bloqueas semanas o meses y listo. Hay que ajustar según el tipo de proyecto.

Galen:

Otra duda común: ¿hay que contabilizar reuniones internas en la planificación? Por ejemplo, si hay una reunión general un viernes que ocupa todo el día, ¿eso se planifica como no productivo?

Morgan:

Sí, una reunión de ocho horas tiene que estar en el calendario de recursos con semanas de antelación. Las más pequeñas, como el kickoff de media hora del lunes, normalmente no las incluimos pero todo el mundo lo sabe y lo tiene en agenda. Si el equipo está muy saturado y no puede ir, debe avisar y se gestiona. Cuantas más cosas pongas en el calendario, más fácil para hablar detalles y ajustar tareas.

Galen:

La clave es tener suficiente información y canales de conversación para que la gente pueda levantar la mano, y definir las expectativas según los estilos propios. Crear cultura para el diálogo. Todo se reduce a eso: sistemas, procesos y humanidad. Hay que trabajar juntos. Hablemos del lado opuesto: ¿cómo mantienes la moral de quien está “en la banca”, sin proyecto?

Morgan:

Siempre ayuda tener una lista de proyectos internos pendientes: un showreel, una pieza proactiva para algún cliente, oportunidades de formación (aprender un plugin nuevo es parte de los objetivos de algunos). Así la gente sabe que en periodos libres debe avisar a operaciones, conocer sus propios objetivos y que hay cosas útiles a las que puede sumarse. El trabajo interno suele posponerse, pero hay que dejar opciones. Y si alguien lleva un tiempo con poca tarea interesante, hablar con él, ver si puede acompañar a un líder o aprender algo nuevo. Y, sobre todo, preocuparte genuinamente por ellos.

Galen:

Eso parece buscar el equilibrio de cada uno. ¿Y decisiones difíciles como ERTEs o despidos? ¿Cómo decides eso en asignación de recursos?

Morgan:

A veces hacen falta decisiones difíciles. Puede ser que un cliente cancele un área que requería habilidades específicas. Ahí toca ver si se puede reubicar a la persona en otros proyectos, intentar generar nuevos trabajos similares, porque cuesta mucho encontrar buen talento y lo mejor es mantenerlo. Pero también hay casos donde una contratación simplemente no encaja, aunque hubiese pasado todas las entrevistas. A veces es habilidad, a veces actitud. En esos casos, lo mejor es ser transparente y buscar soluciones juntos —quizás la persona necesita más ayuda para adaptarse a un nuevo entorno. Siempre hay que intentar mejorar la situación antes de pasar al último recurso que es recursos humanos. Pero a veces no hay remedio.

Galen:

Así que generas capas de seguridad: trabajos internos, formación, conversaciones de adaptación, y después sí hay que plantear la salida. Pasemos a algo más ligero: herramientas vs técnicas. Muchos buscan la herramienta perfecta de asignación. ¿Qué opinas? ¿Importa el software?

Morgan:

Sí, importa bastante. Encontrar un sistema ideal tipo unicornio, que combine finanzas, hojas de horas, solicitudes y calendario de recursos, project manager, etc., es difícil. Yo adoro Float: súper fácil, distintos niveles de usuario, informes, hojas de horas, puedes llevar el presupuesto y ver al asignar trabajo si te excedes o cuánto resta. En mi antigua agencia, usábamos Google Forms para solicitudes. Aunque era manual, resultaba útil: nunca es solo “dos días de diseñador”, sino qué habilidad, nivel, si el trabajo está aprobado, si hay material listo, etc. El formulario llenaba una hoja de cálculo que revisábamos a diario. Siempre sistemas sencillos que funcionen. Y repito: Float no me paga por decir esto, pero lo llevo usando muchos años. Es cuestión de equilibrio entre funcionalidades e integración. A veces una hoja de cálculo es lo mejor para moldear a tu medida y ver qué se necesita después. Pero lo que falta ahí es reporting financiero (ratio de ocupación y demás), salvo que seas experto en hojas de Google. Si eso no te importa, adelante; sólo asegúrate de tener un sistema que facilite la conversación.

Galen:

Me gusta. Y ahora, el lado humano. Fuiste premiada como "empleada de la década", mejor animadora, más organizada, “jugadora más valiosa”. ¿Cómo mantienes la calma en medio del caos? La gente adora la pasión y humanidad que proyectas.

Morgan:

¡Qué halago! Pues creo que simplemente me caen bien todos mis compañeros y todo lo que hago es pensando en cómo ayudar a esas personas con las que paso todo el día. Trato de hacer que su trabajo sea mejor, facilitarles tareas, aliviarles momentos de estrés —por ejemplo, una productora con 15 proyectos y mudanza: ¿puedo hacérselo más sencillo? Me gusta estar ocupada y la energía de tener muchas cosas a la vez. Lo disfruto sinceramente.

Galen:

Ahí está. Asignar recursos no es sólo cuestión de rentabilidad y ocupación, sino de cuidar al equipo y crear una cultura agradable de trabajo, presencial o en remoto. Esa es la clave: el lado humano, porque su reputación es robótica, como Tetris, logística pura, pero realmente se trata de las vidas de las personas.

Morgan:

Sí, ¡es 100% eso! Por eso me parece apasionante. Trata de personas, no sólo de encajar tareas en bloques.

Galen:

¡Estupendo, Morgan! Ha sido un placer tenerte. Me encanta hablar de asignación de recursos y espero que haya sido útil.

Morgan:

¡Gracias! Me he divertido mucho, es mi tema favorito.

Galen:

Quizás te volvamos a llamar. Sé que queda mucho por profundizar en asignación, pero lo dejamos para otra ocasión. Así dejamos la puerta abierta a una secuela.

Morgan:

¡Perfecto! Ya sabéis dónde encontrarme.

Galen:

¡Totalmente! Y ahora, ¿qué piensas tú? ¿Qué trucos y consejos usas para asegurar que tus proyectos cuenten con los recursos adecuados del equipo? ¿Qué te funciona a ti? ¿Te ha fallado la planificación de recursos alguna vez? ¿O has tenido que competir con otros PMs? ¿O sabes cómo mantener la cordialidad? Cuéntanoslo en los comentarios. Si quieres aprender más y progresar en tu trabajo, únete a la comunidad DPM.

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