Desglósalo: escribe una excelente estructura de desglose del trabajo (con Emily Luijbregts de Siemens)
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Lee la transcripción:
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Ben Aston:
¿Alguna vez tu proyecto te ha parecido un elefante? Grande, pesado, difícil de manejar y quizá imposible de mover. Desmond Tutu dijo sabiamente que solo hay una manera de comerse un elefante: un bocado a la vez. Ahora bien, casi todo lo que parece abrumador, excesivo e incluso imposible puede lograrse gradualmente, simplemente abordando un poco cada vez. Y eso es lo que ocurre con tu proyecto. Así que sigue escuchando el pódcast de hoy para descubrir cómo puedes reducir la complejidad y la confusión en tus proyectos dividiéndolos en partes pequeñas que todos puedan entender.
Gracias por escucharnos. Soy Ben Aston, fundador de The Digital Project Manager. Bienvenidos al pódcast de DPM. Nuestra misión es ayudar a los directores de proyectos a tener éxito y ayudar a las personas que gestionan proyectos a vivir mejor. Estamos aquí para ayudarte a llevar tu gestión de proyectos al siguiente nivel. Visita thedigitalprojectmanager.com para conocer nuestra formación y nuestros recursos. Ofrecemos tres tipos de membresía. Este pódcast llega a ustedes gracias a Clarizen, líder en software empresarial de gestión de proyectos y carteras. Visita Clarizen.com para obtener más información.
Hoy me acompaña Emily Luijbregts. Puedes visitarla en emthepm.com. Emily es directora de proyectos en Siemens. Anteriormente trabajó como directora de proyectos para Manza BDO y formó parte del grupo asesor de campeones comunitarios del PMI, así que cuenta con una gran experiencia interesante.
Bienvenida al programa, Emily.
Emily Luijbregts:
Hola. Muchas gracias por invitarme.
Ben Aston:
¿Y qué tal pronuncié tu apellido? Dame una puntuación.
Emily Luijbregts:
Oh, diez sobre diez. La verdad es que lo hiciste muy bien.
Ben Aston:
Sí, lo clavé. Antes de que empezara el programa estábamos hablando de lo nuevo para ti. Comentábamos lo difícil que es compaginar ser madre a tiempo completo con trabajar a tiempo completo en plena pandemia. ¿Cómo te está funcionando?
Emily Luijbregts:
¿Cómo me está funcionando? ¿Cómo no me está funcionando? Es una locura. Creo que ahora mismo estoy haciendo dos o tres trabajos a tiempo completo. Intento gestionar proyectos y equipos deportivos, y además apoyar a mis hijos, ser profesora y educarlos. Es una tarea imposible. Creo que muchas otras personas y muchos otros directores de proyectos se sienten igual. Siento que estoy fracasando porque no puedo ganar haga lo que haga. Cuando dedico tiempo a mis proyectos, mis hijos se sientan ahí diciendo: «Mamá, necesito ayuda», «Mamá, ¿qué pasa con esto?» o «Mamá, juega conmigo». Y cuando dedico el resto del tiempo a mis hijos, mis proyectos empiezan a reclamarme. Así que no puedes ganar. Solo intento mantener todo en marcha sin provocar demasiados incendios y sin agotarme trabajando demasiadas horas cuando los niños se han dormido.
Ben Aston:
Sí. Entonces, con tu nueva situación, ¿has encontrado algo que funcione bien para organizar o gestionar tu trabajo y comunicarte con la gente? ¿Hay alguna parte de todo esto que ya esté funcionando?
Emily Luijbregts:
Sí. He trabajado virtualmente durante bastante tiempo, así que estoy acostumbrada a gestionar proyectos y equipos virtuales. Pero ahora trabajo con personas que se están conectando virtualmente por primera vez. Encienden sus cámaras y aparecen comportamientos inesperados; además, tienen dificultades para hacer funcionar la tecnología. Creo que eso me ha beneficiado porque no he tenido que afrontar una gran curva de aprendizaje sobre cómo utilizar configuraciones virtuales, qué micrófono usar o cómo asegurarme de que me entiendan. También intento aprovechar las zonas horarias. Empiezo a trabajar antes de que se levanten los niños, respondo algunos correos, les doy el desayuno y los ayudo a empezar el día. Después vuelvo al trabajo y divido mi concentración en bloques de treinta minutos o una hora. Intento hacer todo lo posible durante el trabajo, hago una pausa para ocuparme de los niños y después vuelvo a trabajar.
Esto es agradable porque puedo ver a mis hijos, jugar con ellos y disfrutar, lo que me permite concentrarme mejor. Cuando vuelvo al trabajo estoy mucho más enfocada. Así que ahora pienso: «¿Qué tengo que hacer?», «Será mejor que revise esto» y «Esta es mi lista».
Tic, tac, tic, tic, tac. Hazlo.
Ben Aston:
Para alguien que quizá tenga que empezar a compaginar todo esto en las próximas semanas, ¿cuáles serían tus principales consejos para comenzar a trabajar a distancia o gestionar equipos remotos? ¿Qué te resulta más eficaz en tu configuración remota y al gestionar equipos en distintas zonas horarias?
Emily Luijbregts:
Una de las cosas que hago es asegurarme de que mi planificación esté preparada. Al final de cada día dejo lista mi lista de tareas para el día siguiente: lo que tengo que conseguir y terminar. También utilizo herramientas de fecha y hora y cualquier calendario virtual que permita programar actividades en cada ubicación. Ahora mismo Europa todavía no está en horario de verano, mientras que Estados Unidos sí, así que ha habido mucha confusión: «La reunión será a las cuatro», «No, espera, será a las tres», «Tenemos un conflicto». Eso puede resultar muy confuso.
Asegúrate de tener la tecnología de tu lado y de que todo esté preparado. Tengo mucha suerte porque mi marido es un apasionado de la tecnología, así que tengo una buena configuración en casa: una mesa alta, un buen micrófono y una buena cámara web para conectarme con mis equipos. También tenemos una buena conexión a Internet, por lo que no tengo que preocuparme por problemas de ancho de banda. Si puedes conseguir que tu empresa pague estos elementos, asegúrate de tener un buen monitor y de que todo esté listo para no tener que improvisar ni reaccionar constantemente.
Ben Aston:
Sí, es un consejo muy sólido. Muchas personas que trabajan a distancia me dicen que la configuración es realmente importante. El equipo de DPM también acaba de pasar a trabajar completamente a distancia. Durante los primeros días todos se las arreglaban sin monitores adicionales ni escritorios adecuados, pero les dije: «Podríamos estar así durante un tiempo. Poneos cómodos. Traed los escritorios de la oficina y los monitores». Es muy importante prepararnos correctamente para tener éxito, en lugar de pensar que podemos ser igual de productivos sentados con el portátil sobre las piernas, apretados en una esquina y sin un escritorio real. La configuración es algo que puedes controlar, así que merece la pena invertir en ella.
