Desglosando: Cómo Crear una Gran Estructura de Desglose del Trabajo (con Emily Luijbregts de Siemens)

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Ben Aston:

¿Alguna vez tu proyecto pareció un poco como un elefante? Grande, torpe, poco manejable, quizás imposible de mover? Desmond Tutu dijo sabiamente una vez que sólo hay una forma de comer un elefante. Y es un bocado a la vez. Ahora, casi todo lo que parece intimidante, abrumador e incluso imposible, se puede lograr gradualmente simplemente haciéndolo poco a poco. Y ese es tu proyecto, campeón. Así que sigue escuchando el podcast de hoy para descubrir cómo puedes reducir la complejidad y la confusión de tus proyectos dividiéndolos en partes pequeñas que todos puedan entender.

Gracias por sintonizarnos. Soy Ben Aston, fundador de The Digital Project Manager. Bienvenido al podcast de DPM. Tenemos la misión de ayudar a los gestores de proyectos a triunfar, a que quienes gestionan proyectos tengan una mejor vida. Estamos aquí para llevar tus proyectos al siguiente nivel. Visita thedigitalprojectmanager.com para conocer nuestras formaciones y recursos. Ofrecemos tres tipos de membresía. Este podcast es presentado por Clarizen, líder en software para la gestión de carteras y proyectos empresariales. Visita Clarizen.com para más información.

Hoy me acompaña Emily Luijbregts. Puedes saber más de ella en emthepm.com. Emily es gestora de proyectos en Siemens y en el pasado trabajó como PM para Manza BDO y ha colaborado en el PMI en el grupo de asesores Community Champions, lo que dice que tiene gran experiencia interesante.

Bienvenida al programa, Emily.

Emily Luijbregts:

Hola. Muchas gracias por invitarme.

Ben Aston:

¿Y qué tal lo hice con tu apellido? Dame una puntuación.

Emily Luijbregts:

¡Oh, 10 de 10! La verdad, muy bien.

Ben Aston:

¡Genial! Lo logré. Estábamos conversando antes de grabar. Pero cuéntanos, ¿qué hay de nuevo para ti en cuanto a...? Estábamos hablando de conciliar ser padres a tiempo completo y empleados a tiempo completo en plena pandemia de coronavirus. ¿Cómo te va con eso?

Emily Luijbregts:

¿Cómo me va? ¿Cómo no me va? Es una locura. Siento que hago lo que considero dos o tres empleos a tiempo completo ahora mismo. Estoy tratando de gestionar proyectos, equipos deportivos. Y además, apoyar a mis hijos y tratar de ser profesora y educarlos. Es una tarea imposible. Creo que, como muchos otros gestores de proyectos y muchas personas, ahora mismo siento que estoy fallando porque simplemente no puedo con todo. Si paso tiempo en mis proyectos, mis hijos me reclaman: “Mamá, necesito que me ayudes, mamá, ¿qué hay de esto?, mamá, juega conmigo”. Y cuando paso tiempo con mis hijos, mis proyectos quedan esperando. La familia tira y afloja y todos quieren algo. Así que simplemente trato de mantenerlo todo en marcha sin demasiadas crisis y sin quemarme trabajando muchas horas una vez que los niños se duermen.

Ben Aston:

Sí. ¿Has encontrado algo que funcione bien en tu nueva situación para planificar o comunicar tu trabajo? ¿Alguna parte que te esté saliendo bien?

Emily Luijbregts:

Sí. Mira, yo ya trabajaba mucho de forma virtual, así que estoy acostumbrada a los proyectos virtuales y a los equipos virtuales. Pero ahora trabajo con personas que por primera vez están en este entorno digital. Así que están activando las cámaras, los ves hurgándose la nariz, preguntando “¿Hola me escuchan?” y luchan con la tecnología. Para mí eso ha sido beneficioso porque no he tenido la curva de aprendizaje de cómo usar entornos virtuales: cuál es el mejor micrófono, cómo asegurarte de que se te entiende, o de usar bien los husos horarios. Como mi día está repartido en bloques, trato de usarlo a mi favor. Comienzo antes de que los niños se despierten; avanzo correos, les doy desayuno, y luego vuelvo un rato a trabajar, me concentro máximo y luego hago una pausa para atender a los niños, jugar y disfrutar con ellos... después regreso al trabajo y paro para comer.

Y eso es muy agradable porque realmente veo a mis hijos y me divierto, lo cual me ayuda a enfocarme más en el trabajo después. Vuelvo y pienso: “¿Qué tengo que hacer ahora? Ah, mejor reviso esto. Este es mi listado. Tic, tac, tic, tac. ¡A hacerlo!”

Ben Aston:

Para alguien que va a empezar pronto a conciliar esto, ¿qué consejos le darías para trabajar o gestionar equipos en remoto por primera vez? ¿Qué cosas encuentras más efectivas?

Emily Luijbregts:

Una cosa principal es planificar. Al final de cada día, preparo mi lista de tareas del día siguiente: qué debo lograr, qué debo avanzar. Uso timeanddate.com, pero cualquier planificador virtual o calendario sirve para programar todo. Actualmente el problema es que Europa aún no entró en horario de verano y EE. UU. sí, por lo que hay confusión en los horarios y reuniones, qué si es a las cuatro, qué si a las tres, si hay conflictos, etc. Por eso ayuda la tecnología y estar bien preparado. Tengo suerte que mi esposo es un apasionado de la tecnología. Así que tengo un buen escritorio, un micrófono y una webcam excelentes y buena señal de internet para conectarme con el equipo, sin preocuparme por el ancho de banda. Si puedes, anima a tu empresa a invertir en eso: buen monitor, buena infraestructura, para que no tengas que improvisar y puedas avanzar bien.

Ben Aston:

Sí, es un consejo sólido. Lo escucho mucho de quienes trabajan en remoto: es fundamental organizarse bien. Pasamos a trabajo 100% remoto y los primeros días todo el mundo se apañaba, pero luego les animé a estar cómodos: tomen las mesas de la oficina, los monitores... Hay que invertir porque puede durar mucho tiempo. Instalarse bien es lo que uno puede controlar. Gran consejo. Cuéntanos: gestionas varios proyectos—ser profesora, madre y gestora en Siemens. Respecto a los proyectos en Siemens, ¿de qué tipo son?

Emily Luijbregts:

Ahora mismo hago una mezcla entre mejoras de procesos e implantación de software. Lo de software consiste en implantar nuestra solución en clientes; es interesante porque me encanta trabajar con clientes y equipos diversos. Además, en Siemens tengo la suerte de poder realizar proyectos de mejora de procesos y formar a otros para que sean mejores gestores o líderes, lo que también me apasiona.

Ben Aston:

¿Eso lo consideras parte de tu oportunidad y proyecto? ¿Puedes contarnos más de tu coaching en el equipo?

Emily Luijbregts:

Sí, comenzó de forma informal. Compañeros me pedían ayuda: “Me cuesta con esto, ¿me orientas?”. O “Sé que tienes experiencia liderando equipos virtuales/remotos, ¿me aconsejas?”. De ahí nació mi gusto por ayudar y aconsejar a la gente a mejorar. Me motiva ver cómo mis colegas se desarrollan.

Ben Aston:

Sí, genial. Hablaste de mejoras de procesos. ¿Podrías explicarnos, quizá con algún ejemplo, un proyecto típico de implantación IT? ¿Y cómo procuras aplicar mejoras de proceso sobre ese proyecto?

Emily Luijbregts:

Intento vivir el enfoque Kaizen: mejora continua. Cada proyecto, busco cómo mejorar el proceso, ya sea del equipo interno o cómo trabajamos juntos. Luego lo comparto con mi equipo PM en Siemens: “Esto me funcionó, ¿podría servirles?”. Así, en cada proyecto intentamos mejorar para que la próxima vez seamos más eficientes. Documentamos lo aprendido en un repositorio accesible para todos.

Ben Aston:

En los proyectos de implantación que haces… Siemens PLM: ¿qué es esa herramienta, cómo es su despliegue? ¿Vas al cliente, la instalas, capacitas...? ¿O simplifico demasiado?

Emily Luijbregts:

Depende, porque hay muchos productos distintos según el cliente y la solución. También estoy sujeta a confidencialidad, por lo que debo ser cauta. Disponemos de una amplia gama de productos para apoyar a empresas en sus funciones, y ahí encajan las soluciones PLM. El área de PLM que trato yo es muy concreta, pero en realidad es mucho más grande. No quisiera simplificarlo tanto porque daría una imagen parcial.

Ben Aston:

Y hablas de enfoque Kaizen, optimización de flujos y procesos. ¿Cuáles son los desafíos más típicos que sueles afrontar? ¿O hay tanta variedad que nunca es igual?

Emily Luijbregts:

Ambas cosas. Algo que suelo ver es la gestión de interesados. Cuando llegas a clientes y organizaciones nuevas, puedes toparte con políticas internas que ni imaginas o comportamientos desconcertantes. Así que lo más difícil siempre es la gestión de stakeholders, sobre todo externos, porque tienes que asegurarte de entender el panorama: qué partes están implicadas, si tienes identificados a todos los interesados, etc. Eso es clave al empezar con cualquier organización o como consultora.

Sí, definitivamente, los stakeholders siempre son complejos, especialmente si constantemente necesitas lidiar con otros nuevos y comprender motivaciones y jerarquías. ¿Qué herramientas personales usas tú para gestionar proyectos?

Me apoyo mucho en mis habilidades de comunicación y de “leer la sala”. Me esfuerzo por entender el entorno del cliente para poder liderar al equipo con éxito: no es solo hacer un ejercicio juntos, sino asegurar que todos trabajen bien y respaldar al equipo donde lo necesite para alcanzar el éxito...

Y, claro, cintas adhesivas y notas adhesivas para que todo el mundo esté alineado.

Ben Aston:

Genial. Además de eso, ¿has encontrado algo últimamente que haya mejorado tu vida? ¿Algún tip para PM remoto o el uso de software?

Emily Luijbregts:

Sí, aunque suene raro, creo que lo positivo viene con el cambio forzado por el coronavirus. Ha destapado debilidades en muchos procesos laborales. Yo también soy voluntaria, ayudo a gestores en su carrera y les oriento, también en proyectos voluntarios. En las últimas semanas he visto lo difícil que es adaptarse al teletrabajo y al aislamiento social: integración mediante Slack, cómo conectar con equipos remotos. Un gestor que apoyo me decía: “No puedo conectar con mi equipo, estamos obligados a teletrabajar y me cuesta confiar, sólo los veo en Teams, pero no sé si trabajan o no”. Esto es una oportunidad para enseñar y demostrar a la gente y a las organizaciones que trabajar de forma remota puede ser eficiente y positivo en términos de conciliación y resultados.

Ben Aston:

Sí, nosotros en DPM también sufrimos ese cambio. Hay que pensar más en la comunicación porque ya no puedes girarte y preguntar. Tienes que decidir el mejor canal: Slack por defecto, pero a veces sería mejor una videollamada rápida. Podemos caer en malos hábitos si no lo pensamos. Es importante planear el sistema de comunicación del equipo, qué métodos usamos, si será sincrónico o asíncrono... Para así mantener la eficiencia y conexión. Tu consejo es sólido. Ahora, hablemos del artículo sobre estructura de desglose del trabajo: una herramienta de comunicación para entender qué y cómo se entregará cada cosa en un proyecto. Para quien no lo ha leído, ¿podrías resumirlo?

Emily Luijbregts:

Le diría que lo lea. ¡Vamos, no esperes! Pero básicamente, el artículo explica todo lo que necesitas saber sobre la estructura de desglose del trabajo: cómo hacer una de calidad, por qué importa, para qué sirve... He visto que muchos gestores juniors lo entienden de forma superficial (lo asocian a Gantt, pero no comprenden bien qué implica ni cómo estructurarlo). Por eso quise crear el artículo, para aclarar y mostrar paso a paso su importancia y utilidad, sobre todo como base sólida para quien empieza y quizás le da vergüenza preguntar.

Ben Aston:

Perfecto. Sobre lo básico: consiste en descomponer el trabajo—la estructura muestra cómo se organizan las partes y niveles, como si fuesen piezas de un puzzle. Así ves jerarquías, relaciones y componentes.

Emily Luijbregts:

Exacto.

Ben Aston:

Y en cuanto a usar la estructura de desglose del trabajo: honestamente, como PM no suelo usarla, yo voy directo al Gantt. ¿Puedes explicar los pros y contras del Gantt frente al desglose y su utilidad?

Emily Luijbregts:

Te responderé así: ¿por qué vas directamente al Gantt y no primero haces una reflexión previa? Cuando examinas los inputs del desglose, entiendes tareas, recursos y actividades con más claridad. Ir directo al Gantt a veces genera suposiciones. Es importante analizar bien los documentos e inputs, así no pasas por alto detalles. ¿Es porque tienes claro lo que va a suceder, o crees saberlo ya?

Ben Aston:

Supongo que por la complejidad. Hay dos formas de hacer el desglose: por entregables (desglosando lo que compone cada entrega para aclarar a todos qué implica cada cosa) o por actividades (proceso). En mis Gantt suelo mezclar ambas. Si los entregables no son ambiguos, no hace falta desmenuzarlo tanto. Los procesos son predecibles. ¿Tú qué usas más?

Emily Luijbregts:

Una mezcla, aunque me centro más en actividades, manteniendo los entregables como foco al final. Lo importante, y por lo que creé la plantilla, es que el desglose debe balancear entregables, actividades y los hitos necesarios para aportar esa visión global y personalizada a cada proyecto. El Gantt y la estructura de desglose dependen mucho del PM. Por eso he querido mostrar los inputs y outputs, y dejar margen de personalización. También advierto sobre los errores típicos: demasiado o poco detalle. La experiencia de cada PM define el nivel de desglose adecuado.

Ben Aston:

¿Y cómo usas esa estructura como herramienta de comunicación con el equipo y los interesados? Porque el Gantt muestra la programación, recursos, dependencias, mientras el desglose muestra “otra visión”. ¿Cómo juegas con ambos?

Emily Luijbregts:

Uso el documento que mejor se adapte a cada público. Por ejemplo, un patrocinador no quiere ver el desglose más detallado, pero el equipo sí necesita ese nivel. Según el interlocutor, adapto el documento. Trabajo principalmente con Excel o Project, y hago que todos los avances del proyecto estén basados en esos documentos centrales (desglose y Gantt). Así ahorro tiempo y tengo una única fuente de información fiable. Si estos documentos dicen una cosa y tú otra, hay que hablar y revisar qué está ocurriendo. Son la base de toda reunión de seguimiento y comunico a todos usando esas referencias.

Y en cuanto a mantenerlo al día junto con el informe de estado…

Sí. Programo revisiones programadas (según la duración del proyecto, dos veces por semana, por ejemplo) para que mis artefactos estén actualizados. Si no lo haces, surgirán problemas y la documentación pierde validez. El truco es encontrar el nivel de detalle suficiente sin volverlo una carga que tome más tiempo el actualizar que la propia tarea.

Sí. ¿Y cuáles son las fallas habituales al crear el desglose para principiantes? ¿Dónde se suele venir abajo?

Normalmente al definir el tamaño de cada actividad. Pero también suele fallarse al arrancar con documentos o datos incompletos y basar el trabajo en suposiciones, lo que puede llevar al desastre. Siempre les digo a mis alumnos que las suposiciones nos hacen quedar mal a todos (por el juego de palabras en inglés “ass u me”). Así que fallan por datos insuficientes o por excederse en el detalle innecesario. Yo misma hice un plan de 1200 líneas y era tan detallado que nunca conseguí mantenerlo del todo al día.

Ben Aston:

Sí.

Emily Luijbregts:

Por eso aprendí la lección: en la ejecución del proyecto, cuando estás a mil cosas, lo último que quieres es perder tiempo actualizando cosas que ya pasaron. Hay que aprender de la experiencia y de los errores.

Ben Aston:

Muy generosa por tu parte. Así que, sí, la estructura de desglose es útil si tu proyecto es confuso acerca de tareas y resultados; ayuda a aclarar y alinear a todo el mundo, y da una visión clara de los entregables y artefactos que quedarán al final. Si hay confusión, usarla como herramienta de comunicación te puede ser muy útil. Consúltala en thedigitalprojectmanager.com. Para quienes sólo escucharon la mitad del podcast: ¿cuál sería tu consejo principal para alguien enfrentando esto por primera vez y superado por la magnitud?

Divide el trabajo en partes manejables. Ni excesivamente detallado ni demasiado general. Que puedas actualizarlo y discutirlo, y también que te permita ver el panorama general y detectar puntos débiles o vacíos antes de planificar a fondo. La estructura de desglose es un excelente ejercicio para eso.

Ben Aston:

Totalmente de acuerdo: mira el panorama general, no te encerres en lo micro desde el inicio. Comienza por amplitud y luego añade profundidad, así tendrás una imagen completa antes de afinar detalles de lo que necesita más explicación. Emily, muchas gracias por acompañarnos hoy, ha sido un placer.

Emily Luijbregts:

Gracias a vosotros por la invitación.

Ben Aston:

Y tengo curiosidad: ¿qué opinan los oyentes? ¿Cuáles son sus trucos y consejos para el desglose del trabajo? ¿Lo usan? ¿Cómo lo combinan con el Gantt? Coméntenlo aquí abajo. Cuéntenos lo que les funciona y lo que no, historias de fracasos o éxitos. Si quieres aprender más y avanzar en tu carrera, únete a la comunidad DPM en thedigitalprojectmanager.com/membership y accede a nuestras plantillas, talleres, masterminds, horas de consultoría, e-books y más. Y si te gustó este episodio, suscríbete y deja tu reseña en Apple Podcast. Amamos a nuestros fans y, por favor, no rompas nuestra calificación mágica de cinco estrellas. Hasta la próxima. Gracias por escucharnos.