Cómo gestionar un proyecto de 2 semanas (Con Jenna Trunzo de Globant)

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Ben Aston:

Bienvenidos al pódcast de DPM, donde vamos más allá de la teoría para ofrecerte consejos expertos en gestión de proyectos digitales. Gracias por sintonizarnos. Soy Ben Aston, fundador de The Digital Project Manager. Ahora, en este salvaje oeste digital que llamamos hogar, no es tan sorprendente cuando nos asignan un proyecto con un presupuesto diminuto, un alcance bastante poco claro y un plazo ajustado, pero ¿qué haces si ese plazo ajustado son solo dos semanas? En el pódcast de hoy, vamos a hablar sobre cómo puedes planificar y ejecutar eficazmente un proyecto cuando, para ser honestos, no hay tiempo suficiente para hacerlo correctamente. Sigue escuchando si quieres averiguar qué puedes recortar y qué tipo de recortes pondrán en riesgo tu proyecto.

Ben Aston:

Hoy me acompaña Jenna Trunzo. Jenna es Scrum Master Certificada, también Product Owner Certificada, y es gestora de proyectos en Globant, al menos creo que así se pronuncia. Es una empresa de Raleigh, Carolina del Norte. Vamos a hablar un poco sobre su recorrido hasta convertirse en gestora de proyectos, que ella describe como un feliz accidente. Descubriremos cuál fue ese accidente. Ahora utiliza sus habilidades para impulsar a los equipos hacia adelante en esta agencia que habla mucho sobre Ágil. También quiero hablar de eso, pero hola Jenna. Es un placer tenerte en el programa de hoy.

Jenna Trunzo:

Hola Ben, muchas gracias por invitarme, y sí, lo pronunciaste bien. Es Globant.

Ben Aston:

Globant. ¿Sabes qué es Globant? ¿Es solo un nombre que suena a global o de global?

Jenna Trunzo:

Me gustaría inventarme una historia elegante que lo hiciera sonar interesante, pero sinceramente no tengo idea.

Ben Aston:

Yo solía trabajar en una agencia llamada FCV y la gente siempre quería saber qué significaba FCV.

Jenna Trunzo:

Claro.

Ben Aston:

La realidad es que no significa nada. Solía significar False Creek Ventures, pero eso no suena... A, no suena bien, y B, realmente no suena a una agencia.

Jenna Trunzo:

Así que inventabas historias, ¿no?

Ben Aston:

FCV era. Sí. Bueno, tristemente cuando dices FCV por teléfono, suena como a muchas cosas, incluso a una ETS.

Jenna Trunzo:

Cierto, lo cual no es agradable.

Ben Aston:

Sí, tienes que ir con cuidado.

Jenna Trunzo:

Por supuesto.

Ben Aston:

Bueno, suficiente sobre nombres. Entonces, cuéntanos un poco qué haces en Globant.

Jenna Trunzo:

Claro. Soy gestora de proyectos aquí en Globant. Hacemos de todo, desde migración de datos hasta inteligencia artificial. Todo es por proyectos y depende mucho. He hecho desde proyectos muy pequeños hasta el proyecto en el que estoy actualmente, que es bastante grande. Hay bastante variedad aquí. Somos alrededor de 8.000 personas en total en la empresa. Yo estoy en Raleigh. Tenemos unas 150 personas en esta oficina.

Ben Aston:

Genial. Cuéntanos primero un poco sobre tu historia. Dices que fue un feliz accidente. ¿Cuál fue el accidente? Porque eras diseñadora gráfica, luego gerente de marketing y luego gestora de proyectos. ¿Cómo fue ese feliz accidente? Cuéntanos eso.

Jenna Trunzo:

Sí. Seguro que hay gente que ha trabajado en campos creativos al principio y cuando yo lo hacía, mucho trabajo se subcontrataba y no había muchas vacantes. Soy originaria de Pittsburgh, Pensilvania, y ahí fue donde trabajé en ese campo. Simplemente no había mucho. Cuando me mudé a Carolina del Norte, conseguí un trabajo como gerente de marketing para un equipo inmobiliario y me pasé casi diez años haciéndolo. Me gustaba mucho, pero en esencia lo que hacía era gestión de proyectos, solo que no lo llamábamos así.

Ben Aston:

Claro.

Jenna Trunzo:

Conocía a algunas personas que trabajaban en esta empresa y les conté que no estaba muy contenta donde estaba entonces. Me dijeron: “Deberías mirar esta empresa. Estamos contratando gestores de proyectos ahora mismo. Se parece mucho a lo que haces.” Yo dije: “No tengo experiencia en el mundo tecnológico. No sé. No sé.” Dejé pasar un tiempo y al final me convencieron y apliqué. Ha resultado ser una de las mejores decisiones, así que fue un feliz accidente.

Ben Aston:

Estupendo. Dijiste que ya estabas ejerciendo funciones de gestión de proyectos, pero cuando llegaste a Globant, ¿qué descubriste en una agencia grande? ¿Cuáles fueron los grandes retos o adaptaciones a los que tuviste que enfrentarte respecto a tu forma de trabajar?

Jenna Trunzo:

Bueno, claro. A un nivel básico, trabajaba desde casa, de manera remota. En este trabajo vengo a la oficina, lo que también ha sido genial, pero hay muchos procesos diferentes a los que adaptarme y diferentes tipos de clientes con los que trabajar, desde diferentes demandas a las que debía responder y ese tipo de cosas. Sin duda, hubo una transición al pasar de algo como bienes raíces a tecnología. Hay muchas, aunque no lo creas, hay ciertas similitudes, pero también muchas nuevas terminologías, procesos nuevos, nuevas formas de llevar un proyecto que eran bastante distintas, pero fue una muy buena transición.

Ben Aston:

Sí. Sé que en Globant… Revisé la web y hablan mucho de pods Ágiles. Mucha gente está hablando de Ágil y de cómo implementarlo de distintas formas. Los pods son una de esas formas que parece funcionar. Explícanos cómo funcionan los pods… ¿En qué tipo de pod estás y cómo funciona? ¿Cómo gestionas tu pod?

Jenna Trunzo:

Seguro. De manera general, Globant opera con varios tipos de pods. Por ejemplo, puede haber pods de desarrollo o de estrategia. Creo que hay cinco en total. Pero en este caso, yo estoy en un pod híbrido. Básicamente consiste en encontrar talento idóneo para cada rol necesario en el proyecto y crear un pod a partir de ahí. Es similar a un equipo de proyecto, pero la diferencia es que evaluamos continuamente nuestras metas y responsabilidades. De ahí creamos nuestros propios métodos y métricas para lograrlas. A medida que el pod madura, la idea es que los integrantes más sólidos, que hayan respetado estas evaluaciones, formen nuevos pods derivados para el siguiente proyecto; ellos lideran ese próximo pod.

Ben Aston:

¿Y cuántas personas hay en total en el pod?

Jenna Trunzo:

Puede variar, desde 3 hasta 20. El pod en el que estoy ahora tiene ocho personas.

Ben Aston:

Vale. ¿Cómo se asignan los recursos al pod? ¿Entra un proyecto y se asigna a un pod que decide cuándo entrega el proyecto o cómo funciona?

Jenna Trunzo:

El proyecto determina cuándo y qué entregamos. El pod se crea para ese proyecto, a menos que un pod funcione tan bien que pase directamente de un cliente/proyecto a otro. No siempre sucede, pero sería lo ideal. Permanecerías en tu pod hasta que madure y se divida, y así pasarías de proyecto en proyecto.

Ben Aston:

Entonces los pods están en constante evolución.

Jenna Trunzo:

Sí.

Ben Aston:

Genial. Mencionaste que estás en un pod híbrido. Normalmente en Ágil o especialmente en Scrum, la figura del gestor de proyectos no existe.

Jenna Trunzo:

Eso es.

Ben Aston:

Cuéntanos entonces, ¿cuál es tu rol o tus funciones dentro de ese pod?

Jenna Trunzo:

Tengo muchas tareas propias de la gestión tradicional de proyectos. Creo que a veces se usa “Ágil” de forma muy libre, ¿verdad?

Ben Aston:

Sí.

Jenna Trunzo:

Hago tareas tradicionales como controlar presupuestos, alcance, entregables, etc. Pero en lo relacionado con los pods, se trata más del bienestar del equipo y el proyecto: ser responsable de mantener el pod, sus autoevaluaciones, su madurez y ese tipo de aspectos.

Ben Aston:

Cuéntanos sobre las evaluaciones y la madurez. ¿La gente hace test o cómo funciona?

Jenna Trunzo:

No necesariamente tests. Es más un proceso colaborativo donde nos reunimos y discutimos: “¿Hemos cumplido los objetivos que nos marcamos al inicio del pod?” Cuando desarrollamos la constitución como grupo, como equipo, cada, no sé, tres a seis meses, evaluamos si la seguimos cumpliendo, si lo hacemos correctamente o si hay que ajustar algo. Quiero aclarar que este es un concepto relativamente nuevo para nosotros, ya que Globant… Fuimos adquiridos por Globant hace no mucho, así que estamos adaptándonos a su forma de trabajo.

Ben Aston:

Bueno, tiempos interesantes por delante entonces.

Jenna Trunzo:

Sí.

Ben Aston:

Siempre pregunto qué herramientas usan las personas, porque creo que los gestores de proyectos siempre están interesados en conocer herramientas nuevas e interesantes. ¿Qué tienes en tu kit de herramientas de PM que te guste especialmente?

Jenna Trunzo:

Sí, sí. Advil, definitivamente Advil. Es broma. Tengo mucha suerte porque trabajo en un entorno muy colaborativo. De hecho, mis compañeros son mi mayor herramienta. Constantemente compartimos situaciones y trabajos de proyectos para pedir segundas opiniones del tipo: “¿Esto funcionó en tu proyecto? ¿Eso en el tuyo?”, etc. Pero estrictamente a nivel de herramientas, usamos bastante Jira. También Confluence. Google Drive es nuestro centro principal, y luego cualquier otra cosa que los diseñadores nos manden o necesiten. Pero esas tres son nuestras favoritas.

Ben Aston:

Sí, los clásicos.

Jenna Trunzo:

Sí, los clásicos.

Ben Aston:

Genial. Vamos a hablar de tu artículo. Para quienes no lo hayan leído aún, como mencioné al principio, fue un proyecto de dos semanas que se te asignó, Jenna. Cuéntanos primero cómo te llegó este proyecto, porque para la mayoría, si les dicen: “Oye, tienes que ejecutar este proyecto y entregarlo en dos semanas”, les daría un microinfarto. ¿Cómo llegó este proyecto a ti y por qué lo aceptaste en vez de pasárselo a otro?

Jenna Trunzo:

Sí.

Ben Aston:

¿Fue una decisión tuya o simplemente te dijeron “Jenna, este es tuyo, hazlo”?

Jenna Trunzo:

Un poco de ambas. Tenía disponibilidad, uno de mis proyectos acaba de terminar, así que estaba libre. Además, trabajo en una empresa donde si de verdad no quieres trabajar en algo, lo pasan a otra persona, pero a mí me gustan los proyectos con creatividad y desafío. No me importó. Pensé: en dos semanas no puede salir tan, tan mal, ¿verdad?

Ben Aston:

¿Qué podría salir mal?

Jenna Trunzo:

¿Qué podría salir mal en dos semanas? Sí.

Ben Aston:

¿Por qué el plazo era de dos semanas? Porque en el artículo dices que había pruebas programadas, ¿pero fue realmente arbitrario o de verdad debía hacerse en ese tiempo?

Jenna Trunzo:

Sí era imprescindible. La empresa tenía pactadas unas pruebas de usuario suponiendo que podrían tener lo necesario hecho para ese momento. Estaban comprometidos con esos tests, cuyas especificaciones no conozco, pero como no pudieron hacer lo que debían, necesitaban que nosotros creáramos unos prototipos interactivos en dos semanas, listos para ese testeo pactado.

Ben Aston:

Genial. Así que en el proyecto tuvisteis dos semanas para crear un prototipo funcional para un test de usuario. No podían cambiar la fecha. ¿Puedes contarnos más sobre qué era el prototipo? Para un test útil debe estar bastante pulido, ¿qué construían exactamente?

Jenna Trunzo:

Claro. La empresa buscaba evaluar cómo el usuario percibía la interfaz de un electrodoméstico. Lo que necesitaban era que tomáramos la interfaz real en ese electrodoméstico y la prototipáramos como si fueras un consumidor usando el aparato. Cada prototipo correspondía a un flujo de usuario completo. Lo que hicimos fue garantizar que cada botón guiase correctamente a lo largo de ese flujo.

Ben Aston:

Cuando hablas de un electrodoméstico, ¿te refieres a algo físico, tipo horno?

Jenna Trunzo:

Correcto. Sí, como un horno de convección.

Ben Aston:

Perfecto. Los prototipos entonces ¿eran imágenes de la pantalla del horno o cómo era el resultado?

Jenna Trunzo:

Más o menos. Incluía todos los botones disponibles y las pantallas que se mostraban al interactuar con ellos. Por ejemplo, si quieres automatizar para cierto alimento, pulsarías X y la pantalla haría A, B, C, D y E; pero si pulsabas Y, la visualización sería diferente y debíamos verificar que eso cumplía con la experiencia esperada.

Ben Aston:

Claro. Vaya, UX de hornos.

Jenna Trunzo:

Sí.

Ben Aston:

El prototipo final, ¿eran wireframes interactivos o cómo era la entrega?

Jenna Trunzo:

Sí, wireframes clicables, con algo más de detalle en diseño según requería el cliente, como tipografías exactas, espaciados y parámetros gráficos del electrodoméstico real, pero esencialmente wireframes interactivos.

Ben Aston:

¿Eso en Envision o... en qué?

Jenna Trunzo:

Creo que lo hicieron en Envision.

Ben Aston:

En dos semanas pasasteis de... no desde cero porque la interfaz ya existía, ¿verdad?

Jenna Trunzo:

Así es.

Ben Aston:

Solo tuvisteis que definir diferentes flujos en esas dos semanas y comprobar si tenía sentido para los usuarios, ¿no?

Jenna Trunzo:

Exactamente. Uno de los retos fue que el equipo de diseño del cliente nos pasó especificaciones incorrectas al principio, lo que complica mucho cuando solo tienes dos semanas, porque puedes estar haciendo algo mal desde el principio. Fue un bloqueo importante, por decirlo de forma suave.

Ben Aston:

¿En qué momento os disteis cuenta de que faltaba algo?

Jenna Trunzo:

Como comento en mi artículo, en un proyecto tan corto, dos puntos clave son tener reuniones diarias y demos. Eso hicimos: contactos diarios con el cliente, actualizaciones diarias sobre el progreso, la mayoría de ellas demos visuales. Muy pronto nos dimos cuenta de que nos habían dado la información equivocada. Afortunadamente pudimos corregirlo rápido, pero no habría sido posible sin esa comunicación constante.

Ben Aston:

Tanto el tiempo como el presupuesto eran fijos, pero ¿qué margen teníais sobre el alcance? Porque las pruebas eran obligatorias pero para los flujos que pedían, ¿cuánto margen había para cambiar pantallas o flujos?

Jenna Trunzo:

En realidad, casi ninguno. Nos pidieron seis flujos y seis prototipos completos. Si no entregábamos todos, las pruebas se veían afectadas porque eran secuenciales. Cambiar el alcance suponía cambiar toda la experiencia del usuario.

Ben Aston:

Así que alcance cerrado y plazo cerrado.

Jenna Trunzo:

Sí.

Ben Aston:

¿Cómo planeaste eso? Porque tras el primer día y descubrir que el diseño era incorrecto aún quedaban 6 flujos en 10 días. ¿Cómo lo planificaste?

Jenna Trunzo:

Hasta donde se puede planear algo así, fue mucha colaboración previa con el equipo completo. Este tipo de proyectos te reta a adaptarte y romper moldes tradicionales, porque tendemos a encasillarnos en un proceso. Pero en este caso había que encontrar eficiencia por necesidad, lo que es una buena lección. El plan básico era calcular cuántos assets nos daba el cliente y qué necesitábamos al final, y mirar el calendario: sabiendo que, de media, podíamos hacer un flujo cada dos días. Algunos eran más cortos, otros más largos, pero de media salía.

Ben Aston:

Entiendo.

Jenna Trunzo:

Era básicamente: hay que hacerlo, no hay mucho margen.

Ben Aston:

Así que tuviste 10 días, aunque eso hubiera necesitado 12, pero los limitaste temporalmente. Porque uno de los retos es que la gente, al ir con prisa, intenta perfeccionar el primer flujo y eso consume tiempo. Planeaste unos dos días por flujo.

Jenna Trunzo:

Sí.

Ben Aston:

¿Tuvisteis en cuenta el tiempo extra al inicio y que luego iríais más rápido?

Jenna Trunzo:

Sabíamos que al tener claras las bases, los siguientes flujos irían más deprisa. Preparar la primera demo fue clave para entender qué feedback iba a dar el cliente y así ajustar. También conocíamos el ritmo de los desarrolladores y las horas disponibles. Era un riesgo, pero es lo habitual en algo tan corto.

Ben Aston:

¿Los desarrolladores hacían solo wires o algo más?

Jenna Trunzo:

Ellos hacían todo interactivo, pero no era un desarrollo completo.

Ben Aston:

Entiendo. Tras el primer día y ver que las especificaciones eran erróneas, ¿cómo adaptasteis el plan?

Jenna Trunzo:

Teníamos algo de margen presupuestario y pudimos traer un desarrollador extra un par de días. Eso funcionó genial: no incrementó apenas el coste y cumplimos el plazo.

Ben Aston:

¿Dirías que el plan funcionó?

Jenna Trunzo:

Sí.

Ben Aston:

¿Fue suficiente planificación?

Jenna Trunzo:

Creo que fue suficiente, no había mucho margen. El resultado fue correcto y la relación con el cliente terminó muy bien. Quizás, de repetirlo, habría pedido a nuestro líder técnico más detalle para estimar qué flujos eran más laboriosos y así ajustar, pero él conocía bien al equipo y el ritmo. Confié en él, y parte del trabajo es confiar en tu equipo.

Ben Aston:

¿Hubo algo del plan que no funcionara o algún punto donde se desmoronó?

Jenna Trunzo:

Sinceramente estoy contenta con lo que pudo haber ido mal y no pasó. Creo que lo haría igual, pero habría presionado más al cliente al principio para asegurarme de tener todo lo necesario antes de empezar. Quizás doblar y triplicar comprobaciones para evitar perder un día ahí.

Ben Aston:

¿Qué has aprendido de esto para próximos proyectos cortos? ¿Planificarías distinto la próxima vez?

Jenna Trunzo:

Creo que tomamos buenas decisiones, pero siempre hay sacrificios y renuncias. Pensando ahora, ¿hay algo que realmente cambiaría?...

Ben Aston:

¿Recortasteis algo que luego tuvieseis que hacer de todas formas? Porque a menudo en estos casos no se hace briefing formal, pero luego el equipo lo pide igual.

Jenna Trunzo:

Así es.

Ben Aston:

¿O incluso no se hacen las dailies, pero de todos modos hay reuniones?

Jenna Trunzo:

No tuvimos un kickoff formal. No hubo una reunión para definir roles clara. No creo que fuera imprescindible, pero quizás una breve sesión de claridad de roles habría ayudado.

Ben Aston:

Cierto.

Jenna Trunzo:

No necesariamente una reunión de arranque, pero sí algo breve para definir responsabilidades. Eso fue algo que recortamos y que podríamos haber aprovechado.

Ben Aston:

Porque en proyectos cortos cada minuto cuenta.

Jenna Trunzo:

Así es.

Ben Aston:

Sobre todo esa primera mañana: “Vale, tenemos dos semanas. Hay que arrancar ya.” Dar al equipo la claridad suficiente de hacia dónde vamos y cómo, sin detallar hasta el mínimo paso, pero sí dejando muy claro qué hay que hacer y por quién.

Jenna Trunzo:

Y quién.

Ben Aston:

Sí, y quién.

Jenna Trunzo:

Exacto.

Ben Aston:

Eso puede marcar una gran diferencia en la eficacia, pero solemos pensar que si lo entendemos nosotros, el equipo también lo hará aunque no sea tan complejo.

Jenna Trunzo:

Exactamente. Y también hay que tener cuidado con el cliente, porque no necesariamente están al mismo nivel que nosotros. Pueden pensar que entienden todo, pero al entregarles el producto realmente dicen: “Un momento, no entiendo nada.” Así que otra vez, quizas deberíamos haber invertido incluso una hora en definirlo todo bien.

Ben Aston:

Perfecto. Pues Jenna, muchas gracias por acompañarnos. Ha sido un placer tenerte aquí.

Jenna Trunzo:

Gracias a ti, de verdad. Ha sido genial hablar contigo.

Ben Aston:

¿Y tú qué piensas? ¿Has gestionado algún proyecto con un plazo loco? ¿Cómo fue? ¿Qué crees tú? ¿Cómo lo gestionaste, qué esquinas recortaste y cuáles intentaste recortar y luego tuviste que rehacer? Entonces ve a TheDigitalProjectManager.com y únete a nuestro equipo de Slack. Ahí verás todo tipo de conversaciones interesantes sobre la gestión digital de proyectos. Si te gustó lo que escuchaste hoy, por favor suscríbete y dedica unos minutos a dejar una reseña honesta. Las leemos todas y nos ayudan mucho a mejorar el programa. ¡Muchas gracias y hasta la próxima!