Haz Más Cosas Como Gestor de Proyectos (con Cedric Waldburg de SendTask)

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Ben Aston:

Gracias por sintonizarnos.
Soy Ben Aston y este es el Podcast del Gestor de Proyectos Digitales.
Como gestores de proyectos, somos expertos en lograr que las cosas se hagan, pero ¿cuáles son los trucos para hacer más cosas y, aquello que hacemos, hacerlo mejor?
Hoy me acompaña Cedric Waldburg.
Cedric, muchas gracias por venir al programa.

Cedric Waldburger:

Gracias por invitarme, Ben.
Estoy encantado de estar aquí.

Ben Aston:

Déjame contarte un poco sobre Cedric.
Es una persona interesante para hablar desde una perspectiva de gestión de proyectos porque de alguna manera logra hacer muchas cosas.
Fundó su primera empresa a los 14 años. Ha creado varias empresas tecnológicas. Ha invertido en muchas más y actualmente trabaja en una startup de productividad. Por eso está aquí hoy, una llamada Sendtask de la que hablaremos pronto.
Está involucrado en todo tipo de empresas interesantes, incluidas las criptomonedas, pero también reparte su tiempo en muchos lugares diferentes. Ya no tiene un apartamento y dice tener solo 64 cosas, lo que puedes leer en su blog sixtyfourthings.com.
Hoy de verdad voy a aprovechar el conocimiento de Cedric sobre cómo hacer más cosas, y creo que como gestores de proyectos, es importante dominar esto ya que nunca parece haber suficiente tiempo para hacer todo.
Antes de entrar en materia, Cedric, ¿por qué no nos cuentas un poco más sobre ti? Ya di un resumen de cómo empezaste tu primera empresa con 14 años pero ¿cómo es que haces lo que haces actualmente?

Cedric Waldburger:

Sí, claro.
Ya mencionaste que fundé mi primera empresa muy joven. Creo que desde entonces me contagió el “virus” de las startups. Me fascina el proceso de construir una empresa y me interesa mucho descomponer ese proceso de "cómo paso de una idea que tuve anoche en un bar" a un millón. Un millón puede ser un millón de usuarios, un millón de productos enviados, o un millón en ingresos.
Este proceso me fascina tanto que he optimizado muchas cosas en mi vida para poder formar parte de muchas empresas distintas e intentar descomponer este proceso tantas veces y en tantos contextos como sea posible.

Ben Aston:

¿Tienes alguna idea secreta? ¿Alguna idea nueva del bar de anoche?

Cedric Waldburger:

Está siendo una semana especial. Ahora mismo estoy haciendo el servicio de la fuerza aérea suiza.
Me asombra la cantidad de ineficiencias que veo cada semana que estoy aquí. Así que tengo muchas ideas sobre cómo hacer las cosas mejor.

Ben Aston:

Qué interesante... Estás haciendo muchas cosas diferentes, pero ¿qué haces concretamente? Sé que viajas, sé que participas en varios proyectos, pero ¿cuál es tu nivel de implicación? Cuando vas de un sitio a otro, ¿qué haces exactamente?

Cedric Waldburger:

Pues ahora mismo trabajo en tres empresas. Dedico aproximadamente el 50% de mi tiempo a Sendtask, una herramienta de productividad. Es completamente distribuida, ni siquiera tenemos oficina en esa empresa.
Las otras dos empresas, de criptomonedas y de visión por computadora, sí tienen oficinas en EE.UU. y Europa. Así que para reunirme con los equipos estoy bastante por Berlín, Zúrich, Miami y San Francisco.
Entre medias, hay conferencias o incluso viajes de ocio. He organizado mi vida para poder trabajar desde cualquier sitio. A veces elijo un lugar solo por pasar tiempo con algún amigo al que hace tiempo que no veo y trabajar allí.

Ben Aston:

Suena divertido, pero cuéntame ¿qué es una empresa de visión por computadora? ¿Qué es visión por computadora?

Cedric Waldburger:

Lo que hacemos es escribir un algoritmo que analiza imágenes de cámaras. Lo usamos para ayudar a bares a analizar transacciones y comparar el registro del sistema POS para detectar fraudes. Básicamente, estamos construyendo un “google analytics” para bares.

Ben Aston:

¿Para bares?

Cedric Waldburger:

Para bares y restaurantes, sí.

Ben Aston:

Vale, ¿y qué se puede hacer con esos datos? ¿Se pueden calcular probabilidades, saber cuánto tiempo pasa alguien en una mesa, cuánto gasta, ese tipo de cosas?

Cedric Waldburger:

El principal caso de uso ahora es… Lo descubrimos hace unos años… Porque uno de mis socios trabajó en bares y restaurantes y lo que vio es que normalmente se pierde entre el diez y el 25% del ingreso anual solo porque las bebidas no se cobran correctamente.
Parte de esto es fraude o robo, otras veces simplemente se olvida. Es un problema grande si consideras que un bar estadounidense medio factura unos cuatro millones de dólares al año. Así que pierdes entre medio millón y un millón de dólares por año y, como puedes imaginar, con un problema tan grande hay muchas soluciones.
Algunos ponen microchips RF en las botellas o básculas bajo cada botella. Hay servicios que envían a alguien a vigilar a tu personal, pero todos son poco elegantes y costosos.
En nuestro caso, simplemente nos conectamos a las cámaras de seguridad que normalmente ya tienes y usamos nuestro software para reducir de un vídeo de dos horas de un turno a solo 50 imágenes que captan el momento real de la transacción. Cuando se entrega una cerveza, un refresco, y luego lo vinculamos automáticamente a tu sistema de punto de venta.
Al día siguiente recibes un informe diciendo: la pasada noche vimos 500 transacciones y 100 no pudieron vincularse correctamente al sistema POS, así que deberías revisar con esos empleados esas transacciones y ver si puedes formarles mejor para reducir el índice de operaciones erróneas.

Ben Aston:

Interesante. Suena bien. Esa es una de las empresas, ¿no? ¿Es en la que dedicas más tiempo ahora, o no?

Cedric Waldburger:

Sí, es una de las tres. Se llama Glimpse.
A esa, y la de criptomonedas, Definity, dedico la mitad de mi tiempo; la otra mitad es para Sendtask.

Ben Aston:

Me interesa el tema de las criptomonedas, como a todo el mundo este año. Con Bitcoin llegando a diez mil dólares.
¿Cuál es tu papel ahí? Parece que sacan una nueva criptomoneda cada día. Todo el mundo se está metiendo. ¿Qué hacéis exactamente?

Cedric Waldburger:

Nosotros construimos un nuevo blockchain. Muchas de las nuevas monedas que ves son solo tokens que salen a diario.
La mayoría se basan en Ethereum, lo que está genial ya que Ethereum te permite crear contratos inteligentes y hacer muchas cosas en ese ecosistema.
Lo que nosotros hacemos es una cadena de bloques separada. Mucho más rápida y escalable que Ethereum. Por ejemplo, en Ethereum tardas unos 15 minutos en alcanzar la finalización, es decir, en estar seguro de que la transacción fue aceptada. Pasan varios bloques después de tu transacción, eso tarda unos 15 minutos en Ethereum.
Eso no es práctico; si pagas con Ethereum en una tienda o en alguna situación real, es demasiado.
En nuestro sistema, no usamos prueba de trabajo sino prueba de participación, otro mecanismo de consenso. Solo dura 0,9 segundos hasta la finalización.

Ben Aston:

¿Y qué es prueba de participación? ¿Cómo funciona?

Cedric Waldburger:

Prueba de participación significa que un nuevo bloque no se crea por resolver acertijos matemáticos como la prueba de trabajo actual, sino poniendo parte de tu dinero y usando un algoritmo para decidir quién crea el siguiente bloque.
Nosotros lo hacemos con lo que llamamos threshold relay. Básicamente, creamos números aleatorios en un entorno descentralizado y elegimos algunos clientes de forma random para que creen el siguiente bloque y reciban una recompensa.

Ben Aston:

Interesante.
Ya conozco el reto del cuello de botella de las transacciones de Bitcoin, que ralentizaba el sistema y el fork que al final no se hizo. Por supuesto, impacta en el rendimiento.
Será interesante ver cómo evolucionan las criptomonedas los próximos años; últimamente está siendo una locura.
¿Crees que es una burbuja? ¿Cuál es tu predicción?

Cedric Waldburger:

Creo que es muy difícil saber el valor real de Bitcoin. No hay un equivalente en el mundo real.
Pero sin duda… Un ejemplo de que ha llegado al gran público es que una de las empresas en las que he invertido es la mayor tienda e-commerce de juguetes sexuales de Suiza. Hasta hace 6 o 9 meses, cuando veía a mis amigos, siempre era la empresa que despertaba más curiosidad. Todos preguntaban qué hay de nuevo, cómo funciona.
Ahora, todo es cripto. El hecho de que cripto interese y llame la atención más que los juguetes sexuales me dice mucho de la magnitud de la atención que está acaparando el sector.

Ben Aston:

Sí. Muy curioso.
Entonces, trabajando en estas diferentes empresas, ¿qué papel tienes en cada una? ¿Cuáles son los retos en cada startup? ¿Cuál es tu función?

Cedric Waldburger:

En Sendtask, soy el fundador único, CEO, CTO, es decir, llevo muchos “sombreros” distintos.
En las otras dos mi rol es más de COO, ayudo a la organización y procesos, manteniendo a todos alineados.
Durante años pensé que era un dilema no poder concentrarme, que era demasiado curioso. Me costaba mucho trabajar solo en una empresa. Durante mucho tiempo fue un problema, pero últimamente he visto que me obliga a trabajar en las empresas y no tanto dentro de ellas.
Me refiero a centrarme en los procesos correctos para que otros ejecuten y en crear el entorno donde el resto pueda ser eficiente.
Por ejemplo, en Sendtask, ser CEO para mí significa dos cosas: una es definir las directrices y mantener alineado al equipo con la visión general; la otra, garantizar que todos tengan las herramientas, procesos y ambiente para ser efectivos.
Esas son básicamente mis dos funciones, aunque ya suponen mucho. Centrarme en eso ayuda a que la empresa crezca sin implicarme tanto en las tareas diarias.

Ben Aston:

Interesante. ¿Cómo gestionas todo? Estás en tres empresas y creas estructuras para que funcionen.
¿Qué herramientas usas? ¿Cómo lo controlas?

Cedric Waldburger:

Sí, con las empresas repartidas entre San Francisco, Miami, Zúrich y Berlín, los husos horarios son un reto.
Hace dos años vi que tenía que sincronizarme mejor con la gente. Por el desfase horario, a veces es difícil coincidir para una llamada.
Principalmente uso dos herramientas: una es Slack, que es fenomenal. Trabajar con Slack es divertido y me mantiene en contacto con personas de todo el mundo. La otra, por supuesto, es Sendtask.
Hemos integrado ambas. Ahora Sendtask tiene integración con Slack, así que puedes escribir “slash Sendtask, hey Ben, ¿puedes enviarme esto o desarrollar esta función para el próximo miércoles?” y Sendtask crea la tarea con asignado, fecha y vínculo de la conversación para ver los detalles.
Ha sido muy útil. Son las dos principales herramientas para mantenerme alineado con los equipos.

Ben Aston:

Claro; ¿cuán grande es el equipo en Sendtask? Me intriga lo que habéis creado.
Gestión de proyectos, te enfocas en la gestión de tareas. Hay muchas herramientas ahí fuera. ¿Cómo es vuestro equipo en Sendtask?

Cedric Waldburger:

Ahora mismo el equipo de Sendtask es de once personas en diez países diferentes. Empezamos en febrero y lanzamos el primer producto Alfa o Beta al mes siguiente, en marzo de este año. Ahora lanzamos la app de IOS y la de Android está por salir.
Todo lo hacemos con procesos ágiles y sacando cosas rápido, probando con clientes reales y mejorando deprisa. La mayoría tiene perfil técnico, somos muchos desarrolladores. También tenemos una persona para contenidos y por supuesto diseño y experiencia de usuario.

Ben Aston:

Guay.
Entiendo lo de los equipos distribuidos, pero en mi experiencia puede ser retador y lo que describes suena una locura.
Once personas en diez países y ¿cuántos husos horarios distintos? Deben ser tres como mínimo. ¿Por qué decidiste trabajar así?

Cedric Waldburger:

Empezamos Sendtask cuando yo ya viajaba mucho. Así que al pensar dónde establecer la empresa, me planteé: “si nunca estoy mucho tiempo en el mismo lugar, ¿por qué no experimentamos a ver si se puede trasladar mi estilo de vida personal —sin piso fijo ni casa constante— al modelo de empresa: una empresa sin oficina?”
Evidentemente tiene ventajas y desventajas. Una desventaja es que es más difícil alinear al equipo, necesitas procesos para mantener el contacto y verse de vez en cuando.
Pero también hay ventajas: cada uno puede ser flexible con su horario. No exigimos que nadie trabaje de 8 a 5. Aprendí cuando era desarrollador que a veces no soy productivo por la mañana, pero sí de 2 de la tarde a 2 de la madrugada.
Quiero que cada uno trabaje cuando es más productivo y tenga flexibilidad. Y nos permite captar talento desde cualquier parte, sin estar limitados a Berlín, Zúrich, Miami o San Francisco.
El pozo de talento es mucho mayor si buscamos en el rango de ±3 husos horarios.

Ben Aston:

Sí.
¿Cuántos husos horarios abarcas ahora mismo?

Cedric Waldburger:

Creo que son cinco ahora. Sin contar el mío, que cambia cada pocos días.

Ben Aston:

¿Y cómo lo hacéis con cosas como dailys o reuniones semanales? ¿Cómo os alineáis?

Cedric Waldburger:

Empezamos por reunirnos cada 90 días. Una vez al trimestre nos juntamos porque construir una empresa es mucho acerca de la gente que la compone.
Puedes tener los mejores procesos del mundo, pero en el fondo todo depende de la relación personal y de alinear al equipo.
Llevamos a todos a un mismo sitio un trimestre al año y, esa semana:
A – Reforzamos el equipo y nos conocemos fuera del entorno de trabajo, creamos experiencias divertidas.
También aprovechamos para reflexionar en grupo sobre los retos de la empresa: ¿qué es Sendtask? ¿A qué tipo de cliente nos dirigimos? Cosas así.
Al final de la semana dedicamos dos días a planificar la hoja de ruta para el próximo trimestre.
Luego tenemos sesiones quincenales para ver qué hará cada uno y cuando el equipo vuelve a su lugar de trabajo, somos muy eficientes con poca comunicación sincronizada. Solo hacemos una llamada semanal de 45 minutos para ponernos al día y tratamos los “talking points” o temas que requieren hablar en vez de escribir.
Al final suele haber un momento divertido, resolviendo cada semana un enigma que uno plantea al grupo.
Nos apasiona resolver problemas creativos y difíciles, así que cada semana alguien reta al resto con uno nuevo, y ya somos expertos.

Ben Aston:

Qué guay.
¿Qué crees que es clave para quien gestione equipos distribuidos? ¿Cuál es el secreto para que el trabajo remoto funcione? ¿Qué has descubierto tú?

Cedric Waldburger:

Creo que para nosotros ha sido importante identificar pros y contras de trabajar en remoto.
En cada rol. Hacer un producto software es especialmente apto para esto porque, una vez que cada uno tiene la información y entiende los procesos, puede trabajar de forma autónoma.
Además, cada 90 días revisamos cómo trabajamos juntos: qué ha funcionado, qué no, y damos feedback entre todos.
Como cualquier otra empresa, se trata de mejorar y adaptarse al feedback.
El otro factor clave es la gente y crear esos espacios y tiempos para conocernos y ver a la persona detrás de la “máscara” profesional. Saber qué les gusta y cómo son en su tiempo libre.

Ben Aston:

Genial.
Volviendo a Sendtask, ¿de dónde sale la idea de gestión de proyectos, de crear una herramienta de gestión de proyectos?
Hay montones de herramientas de gestión de proyectos ahí fuera, que hacen más que solo gestión de tareas. ¿Qué os llevó a hacer Sendtask? ¿Cómo es la hoja de ruta de Sendtask?

Cedric Waldburger:

Precisamente porque es un sector saturado, no quise hacer esta empresa o este producto durante mucho tiempo.
Intenté encontrar otra herramienta que hiciera lo mismo que estamos desarrollando ahora.
La idea me surgió hace tiempo: mi primera empresa era una agencia que creaba webs, folletos y logos para varios clientes y colaboraba con muchísimos freelancers y con un equipo interno de unas 15 personas. Mi empresa sigue funcionando, solo que ya no participo en el día a día. Por entonces, vimos que usar Asana u otro gestor de tareas era mucho más eficiente que asignar tareas por email.
Era más sencillo saber en qué trabajaba cada uno, era más fácil mantenernos informados sobre cambios de fechas, era todo ventajas. Creamos pilas de listas de control para no tener que pensar cada vez qué pasos revisar al lanzar una web.
Para equipos internos, era ideal y más eficiente. Pero con clientes o proveedores, siempre caíamos en el hábito de volver al email, con todos sus inconvenientes: perder tareas, tener que recordar quién tiene qué asignado y para cuándo.
Vi dos razones para esto: 1ª, no quiero obligar a un cliente a crear otra cuenta solo para empezar, ya tenemos cientos de cuentas y contraseñas; 2ª, quería algo tan intuitivo que no tuviera que sentarme con el cliente para explicar cómo vamos a usar Asana o Trello.
No encontré ninguna herramienta que permitiera colaborar sin que la otra persona cree una cuenta. Probé 48 herramientas y no vi esa función.
Así decidimos crear Sendtask. Permite asignar una tarea a cualquiera a partir de su email. Esa persona recibe un correo con la descripción y toda la información; puede contestar por email para dejar un comentario o pulsar un enlace y acceder a la tarea sin tener que crear cuenta.
Así que es perfecto para colaborar rápidamente sin usar mail, sino gestor de tareas.

Ben Aston:

Genial.
¿Cuál es tu visión? ¿Cómo será la hoja de ruta de Sendtask? ¿Qué sigue?

Cedric Waldburger:

Vemos Sendtask como el lugar donde priorizas tus tareas, donde delegas y donde verificas las prioridades y tareas de los demás.
Queremos que no sea una app más, sino que puedas crear tareas y enviarlas a Sendtask desde los sitios donde ya pasas mucho tiempo.
Por ejemplo, la integración con Slack resulta muy útil: puedes crear tareas y consultar prioridades directamente desde Slack sin entrar en la web de Sendtask.
También integramos el correo: puedes convertir emails en tareas y viceversa.
A largo plazo, la visión es devolver la diversión al trabajo, o al menos hacer que sea más fácil dividir grandes problemas en pasos pequeños y factibles.

Ben Aston:

Muy bien.
Hablemos de tu idea de minimalismo: haciendo tantas cosas y viajando, yo acabaría de los nervios.
¿Cuáles son tus trucos vitales? ¿Cómo mantienes todo en marcha?
¿Qué haces para administrar tu vida cuando tienes demasiado que hacer?

Cedric Waldburger:

Obviamente uso mucho Sendtask para tener claro qué debo hacer hoy, esta semana, etc.
Un truco que me funciona genial es dedicar los primeros 15 minutos de cada mañana a planificar bien mi día y qué quiero lograr.
Divido mi día en dos partes: empiezo temprano, suelo llegar a la oficina a las seis y hasta la una evito llamadas o reuniones. Solo hago tareas importantes, lectura, escritura, prototipado o brainstorming.
A la una ya siento que he logrado mucho y entonces puedo empezar con llamadas, reuniones, comidas.
Dividir el día en dos mitades, una para concentración y otra para interacción, ha sido fabuloso para mí.
Al mediodía ya he avanzado mucho y en la tarde soy incluso más productivo.

Ben Aston:

Sí.
Ese es el reto en la vida de un gestor de proyectos. Sería genial decir a los clientes que solo hay reuniones por la tarde.
Por la mañana, trabajo propio.

Cedric Waldburger:

Cuando trabajaba en Media Sign, la agencia, era complicado reservar tres cuartas partes del día pero… Aquí el negocio empieza entre ocho y nueve, así que llegar tres horas antes que la mayoría de clientes me permitía avanzar.
Luego, los clientes solían entender si no tomaba llamadas antes de las once. Eso me daba un “bloque” de cinco horas para sacar trabajo y, salvo emergencias, devolvía las llamadas por la tarde.

Ben Aston:

Bien.
Buen consejo.
Dile a los clientes que no estás disponible y ver qué ocurre.
Habiendo trabajado en agencias y como gestor y product manager, ¿cuál sería tu consejo para quienes quieren ser más eficientes y hacer más cosas? ¿Por dónde se empieza?

Cedric Waldburger:

Para mí, todo empieza en las prioridades o tenerlas muy claras.
Por ejemplo, hace unos años decidí que mi prioridad principal sería aprender todo lo posible sobre crear empresas.
Cuando tuve claro mi objetivo, también estuve dispuesto a hacer sacrificios en otras áreas, como decías.
Llevo un año y medio sin piso ni residencia fija. Solo poseo lo que cabe en mi mochila y viajo mucho. Este año pasé unos veinte días en aviones.
Siguiente paso: ser consciente de lo que implica y crear procesos para contrarrestar lo negativo. Por ejemplo, escucho muchos pódcast y audiolibros mientras hago colas en aeropuertos o embarco, para aprovechar ese tiempo improductivo.

Ben Aston:

Genial.
Para quien quiera ser más minimalista, ¿cómo fue tu proceso al deshacerte del 99% de tus cosas? ¿Fue fácil?

Cedric Waldburger:

Vi que viajaba más y ya solo usaba lo que podía llevar conmigo.
Quería saber realmente cuánto tenía, así que hice un experimento; soy muy de números. Fui anotando todo lo que poseía en una hoja de Excel: cinco camisetas negras, tres pares de zapatos, dos chaquetas de cuero, etc.
Era unas 700 cosas entonces; desde entonces me deshice del 90%.
Al tener ese número, quise optimizarlo: si solo tuviera un tipo de camiseta, ¿cuál sería? ¿Y si solo puedo tener un tipo de zapato? Esta reflexión me divierte; es casi filosófico. Luego pensaba cómo consolidar tres pares de zapatos en uno (más los Vibram de montaña).
Esa fue la primera fase: analizar qué necesito realmente y qué marca/modelo sirve para la mayoría de situaciones.
Luego uso lo que llamo proceso 90/90: cada 90 días reviso la lista y pregunto “¿qué cosas no he usado en 90 días ni usaré en los siguientes 90?”.
Cubro medio año, épocas frías y calientes, eventos formales/informales. Si no me imagino usándolo, lo guardo en una bolsa en casa de mis padres o un amigo. Superar el apego emocional dejando las cosas apartadas es más fácil que regalarlas de golpe.

Ben Aston:

Sí.

Cedric Waldburger:

En 90 días nunca he recuperado nada de la bolsa, así que después es muy fácil donar, regalar o vender esas cosas. Cada vez repito el proceso.
Ahora tengo solo 48 posesiones; cuando dejé el apartamento eran 64, ya son 48, y todo es negro.

Ben Aston:

Me intriga cómo haces con la ropa: ¡tendrás que lavar y secar todo de forma eficiente para circular solo 48 cosas!
Debes ser muy eficiente lavando la ropa, porque yo seguro tengo 48 cosas esperando a ser lavadas.

Cedric Waldburger:

Sí, tengo ropa para siete días: luego toca lavar. Todo es negro y puedo meterlo todo junto a la lavadora. Además uso tejidos que secan rápido y no se arrugan. Muy eficiente, todo optimizado.
Sí.

Ben Aston:

Sí.
He entrado en sixtyfourthings.com y se puede ver la lista de Cedric, que incluye marcas como Lululemon y Kit & Ace.
Cedric parece ser el cliente tipo de Kit & Ace: persona activa que quiere ropa flexible. Eres el ejemplo perfecto.

Cedric Waldburger:

Exactamente, me encanta su ropa. Es perfecta para viajar tanto como yo, lavar a menudo y que aguante, sin perder el aspecto formal.

Ben Aston:

Cashmere técnico.

Cedric Waldburger:

Sí.

Ben Aston:

Eso es todo.
Cedric, muchas gracias por acompañarnos. Ha sido genial tenerte aquí hoy.

Cedric Waldburger:

Igualmente, gracias por invitarme.

Ben Aston:

Genial y si quieres sumarte a la conversación, comenta en la entrada del blog o entra en la sección de comunidad de thedigitalprojectmanager.com para unirte a nuestro equipo de Slack donde encontrarás muchos debates interesantes. Hasta la próxima, ¡gracias por escucharnos!