Gestión del Valor Ganado Definida: Fórmulas y Ejemplos
La ventaja de EVM: EVM evalúa el desempeño del proyecto valorando el alcance, el cronograma y los recursos. Aporta claridad sobre el presupuesto y los plazos al usar el valor monetario como unidad base.
Más allá de métricas simples: Confiar solo en los porcentajes de presupuesto y tiempo consumidos puede ocultar el verdadero rendimiento del proyecto: EVM revela si el gasto corresponde realmente al avance del proyecto.
Mantén a los interesados informados: Usando EVM y la herramienta adecuada de software de gestión de proyectos, puedes responder preguntas de los interesados sobre cumplimiento de presupuesto y cronogramas de forma más precisa.
La Gestión de Valor Ganado (EVM, por sus siglas en inglés) es una técnica de gestión de proyectos que evalúa el desempeño y el avance del proyecto mediante el análisis de mediciones relacionadas con el alcance, el cronograma y los recursos.
Puede ayudarte a responder de manera más precisa las preguntas de los interesados, tales como:
- ¿Estamos dentro del presupuesto?
- ¿Terminaremos dentro del presupuesto?
- ¿Estamos gastando lo esperado?
- ¿Estamos conforme al cronograma?
¿Qué es la Gestión de Valor Ganado?
EVM te permite informar sobre el cronograma y los costos usando el valor en dólares como unidad base. Ofrece una guía objetiva para los informes de estado del proyecto.
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Ahora sé lo que estás pensando: Mi herramienta de gestión de proyectos me dice cuánto avance tengo en el proyecto y yo sé cómo va el gasto del presupuesto. ¿No es eso suficiente?
No siempre.
Supongamos que estás en el Proyecto ABC. El presupuesto es de $100,000 y debería durar seis meses. Acabamos de terminar el segundo mes.
La lógica simple diría que deberíamos haber gastado el 33% del presupuesto y llevar el 33% de avance para este punto. Pero eso no necesariamente es todo el panorama.
Por ejemplo:
- Un equipo de proyecto podría usar el 33% del presupuesto sin haber completado el 33% del proyecto. Por ejemplo, quizás estaban trabajando con tecnología nueva y gastaron ese 33% del presupuesto y tiempo en I+D, quedando atrasados respecto al avance planeado.
- Quizás un proyecto no debió haber gastado el 33% del presupuesto durante el primer tercio del cronograma. Si el primer 33% del plan del proyecto fue para investigación y levantamiento de requisitos llevado a cabo por un equipo de tres, pero el 66% restante requiere un equipo de 18 diseñadores y desarrolladores, entonces el presupuesto está en problemas.
Por lo tanto, lo que necesitamos es comprender mejor el valor que hemos generado en el contexto del tiempo y el presupuesto invertidos.
¿Qué Necesito Para Calcular el Valor Ganado?
Para realizar EVM y todos sus cálculos necesarios, necesitamos los siguientes conjuntos de datos:
También vas a necesitar crear unas cuantas tablas para juntar estos datos.
Valor Planificado
El valor planificado (PV) es el gasto proyectado basado en el tiempo de un proyecto. Desglosa el presupuesto para mostrar cómo se distribuirá a lo largo del proyecto. La suma total de todo el trabajo planificado debe coincidir con el costo total presupuestado (TBC).
Aquí tienes un ejemplo de tabla PV para un proyecto de muestra:
Algunas cosas a considerar:
- De acuerdo con el Project Management Body of Knowledge (PMBOK), tus líneas deben estar alineadas con tu estructura de desglose del trabajo (WBS) lista de puntos. Como DPM, puedes o no contar con esto. Yo considero mejor usar los mismos conceptos que tienes en la estimación, ya que esto te ayudará a mapear todo.
- Las fases de tiempo pueden ser meses, semanas o trimestres.
- En el ejemplo anterior, los costos de gestión del proyecto son un porcentaje del trabajo realizado. Así, la estimación para PM es el 20% de la suma de las horas de las otras tareas. El gasto mensual es entonces el 20% de la suma del presupuesto para ese mes.
- Por ejemplo: Marzo
Costos del trabajo planificado = $660 + $3300 + $6600 + $1980 = $12540
Tiempo de PM = $12540 x 20% = $2508
- Por ejemplo: Marzo
- El valor planificado acumulado lleva la (PV) al lado. Siempre que hablemos de PV en fórmulas más amplias, veremos el monto acumulado.
Costo Real
El costo real (AC) es el presupuesto gastado hasta la fecha en el proyecto agrupado en los mismos periodos de tiempo. Es importante que las fases temporales sean iguales, para asegurarse de que estamos comparando peras con peras.
Aquí tienes un ejemplo de la tabla AC para el mismo proyecto de ejemplo:
Ten en cuenta:
- Al igual que con el PV, el valor acumulado es el que usaremos para los cálculos.
- Es más fácil si puedes extraer estos datos directamente de tu software de presupuesto de proyectos o herramienta de seguimiento de tiempo. Esto está relacionado con otra de mis mejores prácticas, que es configurar mis presupuestos de la misma manera en todas las herramientas. Estimación, informe de presupuesto e informe de valor ganado deben tener todos los mismos conceptos o partidas.
- Es muy poco probable que tu AC coincida exactamente con tu PV porque las personas no son perfectas, y eso está bien.
Valor Ganado
El valor ganado (EV) es la pieza que une todos los cálculos. Te permite poner una cifra monetaria al progreso que has hecho en el proyecto, en los mismos periodos de tiempo, lo que permite comparar el avance y el gasto usando la misma unidad base.
El EV, en esencia, es el producto del porcentaje completado y el coste presupuestado de una tarea.
Se calcula usando esta fórmula: Valor Ganado EV = (PV)(%Completado)
Ejemplo de EV
Si la fase de descubrimiento e investigación tiene un presupuesto de $13,200 y está completada en un 60% al final del mes. Multiplicamos 13,200 x 60% = 7,920.00
| Nombre de la tarea | Presupuesto | % Completado | EV |
|---|---|---|---|
| Descubrimiento e Investigación | $13,200.00 | 60% | $7,920.00 |
Entraré en cómo determinar el EV de una partida más adelante, pero aquí tienes un ejemplo de la tabla de EV para ese proyecto de muestra.
Ten en cuenta:
- Hemos mantenido los mismos periodos de tiempo para la consistencia.
- Una vez que una partida está completada, permanece al 100% durante el resto del proyecto.
- Al igual que con el PV y el AV, el valor acumulado es el que necesitamos para los cálculos.
¿Qué son el CPI y el SPI?
El índice de desempeño de costos (CPI) y el índice de desempeño de cronograma (SPI) son ambos indicadores de la salud de tu proyecto.
Ambos índices, como se vio en la sección anterior, implican dividir el EV sobre el AC o el PV. El resultado de la división es o bien entre 0 y 1, o superior a 1.
Cuanto más cercanos estén los resultados a 1, más cerca estamos del plan. Cuanto más alejados de 1, mayor es la discrepancia entre el plan y el estado actual.
Para el CPI, dividimos el valor ganado entre el costo real. Esto nos permite ver lo que hemos logrado y si coincide con los dólares reales gastados. Un índice menor a 1 indica que el proyecto va por encima del presupuesto. Si es superior a uno, el proyecto va por debajo del presupuesto.
Ejemplo de CPI
- Si el resultado es menor que 1 significa que tu proyecto está por encima del presupuesto.
- Si el resultado es mayor que 1 significa que tu proyecto está por debajo del presupuesto.
- Si el resultado es 1, entonces tu proyecto está según lo planeado.
Valor Ganado: 93,192.00
Costo Real: 121,225.00
CPI: 0.768752 (fuera de presupuesto)
Ejemplo de SPI
- Si el resultado es menor que 1, significa que tu proyecto está atrasado respecto al cronograma.
- Si el resultado es mayor que 1, significa que tu proyecto va adelantado según lo planificado.
- Si el resultado es 1, entonces tu proyecto está en tiempo.
Valor ganado: 93,192.00
Valor planificado: 100,500.00
SPI: 0.926686 (atrasado respecto al cronograma)
Guía paso a paso: Cómo calcular el valor ganado
Como mencioné antes, el valor ganado es EV = (PV)(% completado), pero ¿cómo sabes el % completado?
Esto puede ser complicado, especialmente si las partidas presupuestarias no coinciden exactamente con tu lista de tareas.
Al planificar un proyecto y diseñar un cronograma, siempre me resulta útil asegurarme de que las tareas principales coincidan con el presupuesto. Aunque tu lista de tareas sea más detallada y permita controlar el avance en partes digeribles, también puedes acumular el % completado a la tarea principal.
En un escenario ideal cuentas con una herramienta (como Microsoft Project) que puede hacer esto por ti. Ese % completado de la tarea principal puede entonces usarse para calcular el EV asociado a esa partida presupuestaria.
| Partidas presupuestarias | Lista de tareas del proyecto |
|---|---|
Planificación | Lanzamiento Preparación |
| Diseño | Guía de estilos Wireframes Diseño Ronda 1 Diseño Ronda 2 |
| Desarrollo | Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 |
| QA | Planificación de pruebas Sprint 2 Sprint 3 UAT |
Así que si tomamos como ejemplo el diseño:
| Valor planificado | % Completado | Valor ganado |
|---|---|---|
| Diseño $20,000 | Diseño (62.5%) Guía de estilos (100%) Wireframes (100%) Diseño Ronda 1 (50%) Diseño Ronda 2 (0%) | $20,000*62.5%= $12,500 |
Puede ser un reto determinar el % completado de una tarea. Por eso suele ser útil que esté vinculado a entregables específicos, pero eso es tema para otro artículo sobre planificación de proyectos y estructuras de desglose de trabajo (EDT).
Habrá ocasiones en que tendrás que guiarte por tu intuición. Tú, como jefe de proyecto, sabrás si vas al 50% o al 75% de una tarea de tu lista. Aquí es donde estar cerca del equipo y mantener conversaciones honestas y transparentes te será de gran ayuda.
6 fórmulas para la gestión del valor ganado
Aquí tienes una hoja de referencia con todas las fórmulas que necesitas para calcular, reportar y entender el valor ganado.
1. Valor Ganado
¿Para qué se utiliza? Evaluar el progreso del proyecto con base en el valor estimado del trabajo realizado
Fórmula: EV = (PV)(%Completado)
Cómo interpretar los resultados:
- Un producto valorado en $2,000 que está completado al 75% representa $1,500 de valor ganado $2,000 x 75% = $1,500
2. Variación del cronograma
¿Para qué se utiliza? Determinar si tu proyecto está retrasado, adelantado o en tiempo (como cantidad monetaria)
Fórmula: SV = EV – PV
Cómo interpretar los resultados:
- Si este resultado es negativo, significa que tu proyecto está adelantado al cronograma
- Si el resultado es positivo, significa que tu proyecto está retrasado
- Si el resultado es cero, significa que tu proyecto está en el cronograma
3. Variación de Costos
Sirve para: entender si el proyecto está por encima, por debajo o dentro del presupuesto (como cantidad de dinero)
Fórmula: CV = EV – AC
Cómo interpretar los resultados:
- Si el número es negativo, significa que tu proyecto está por encima del presupuesto
- Si el número es positivo, significa que tu proyecto está en/por debajo del presupuesto
- Si el resultado es cero, significa que tu proyecto está dentro del presupuesto
4. Índice de Desempeño de Costos
Sirve para: determinar si tu proyecto está por encima o por debajo del presupuesto (como porcentaje del esfuerzo)
Fórmula: CPI = EV ÷ AC
Cómo interpretar los resultados:
- Si el resultado es menor que 1, significa que tu proyecto está por encima del presupuesto.
- Si el resultado es mayor que 1, significa que tu proyecto está por debajo del presupuesto.
- Si el resultado es 1, entonces tu proyecto está en el cronograma.
5. Índice de Desempeño de Cronograma
Sirve para: entender si un proyecto está atrasado o adelantado al cronograma (como porcentaje del esfuerzo)
Fórmula: SPI = EV ÷ PV
Cómo interpretar los resultados:
- Si el resultado es menor que 1, significa que tu proyecto está retrasado.
- Si el resultado es mayor que 1, significa que tu proyecto está adelantado al cronograma.
- Si el resultado es 1, entonces tu proyecto está en el cronograma.
6. Costo Estimado al Finalizar
Sirve para: estimar la variación entre los costos planificados y reales cuando el proyecto llegue a su fin
Fórmula: EAC = TBC ÷ CPI
Cómo interpretar los resultados:
- Si el resultado es mayor que tu presupuesto planificado al finalizar, ese es el exceso previsto para el que necesitas planificar la corrección o prepararte para asumir.
Herramientas Útiles de Gestión del Valor Ganado
Sé lo que estás pensando: estás pensando "Mackenzie, ¿tengo que memorizar todas estas fórmulas? ¿No existen herramientas que hagan esto?"
La respuesta es sí, pero no he encontrado ninguna que lo haga especialmente bien.
Mi método preferido para realizar cálculos de EVM es en una hoja de cálculo como Google Sheets o Excel. Así es como puedes comenzar a usar mi método hoy:
- Configura varias pestañas en Google Sheets o Excel para almacenar los datos y ejecutar el informe. Recomiendo una pestaña por cálculo. Ejemplo: una pestaña para el valor planificado, una para el valor ganado y una para los costos reales.
- Bonus: echa un vistazo a mi plantilla para calcular EVM.
- ¡Si aún no lo has hecho, aprende a usar y amar las tablas dinámicas! : )
- Exporta los datos correspondientes desde tu herramienta de gestión de proyectos; esto puede darte el % completado al nivel de tarea o proyecto
- Exporta los datos correspondientes desde tu herramienta de control de tiempo; esto puede darte los costos reales
- ¡Y listo, tienes datos de EVM al alcance de tu mano!
¿Por Qué Es Importante La Gestión del Valor Ganado En Proyectos Digitales?
Introducir la gestión del valor ganado en mi departamento y en la gestión de proyectos finalmente me dio informes consistentes en todos los proyectos. Ya no informaba basándome en una percepción personal.
Mi opinión es que la transparencia es la mejor política, y que los datos nos dan algo por lo cual trabajar. Si tu proyecto está un 20% por debajo de su SPI ideal, entonces el problema a resolver es cómo podríamos avanzar un 20% más rápido para ponernos al día, y la respuesta a eso es lo que le estás contando a tu cliente.
No necesitas muchos datos para hacer estos cálculos, pero sí necesitas algunos puntos de datos para medir. Si tienes una estimación del proyecto (no importa cuán general sea), un cronograma del proyecto (no importa cuán aproximado), y algún tipo de dato de costo real, puedes informar sobre el valor ganado de tu proyecto.
¿Qué Sigue?
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