BPM vs Flujo de Trabajo: 5 Diferencias y Similitudes Clave
Ventajas Generales: BPM brinda un enfoque integral para mejorar tus procesos. Se centra en mapear el trabajo para identificar cuellos de botella, controlar costos y mejorar la eficiencia.
Paso a Paso Inteligente: Los flujos de trabajo, por otro lado, se enfocan en tareas específicas dentro de un proyecto. Te ayudan a simplificar y automatizar acciones, y a mantener el progreso en movimiento.
La eficiencia es clave: Tanto BPM como los flujos de trabajo buscan incrementar la eficiencia operativa, aunque lo hacen desde diferentes perspectivas—BPM a nivel general, los flujos de trabajo a nivel de tareas específicas.
La gestión de procesos de negocio (BPM, por sus siglas en inglés) y los flujos de trabajo son dos marcos diferentes utilizados para simplificar y automatizar el trabajo mediante el uso de software de gestión de flujos de trabajo, especialmente en la gestión de proyectos.
Daré contexto sobre qué son BPM y los flujos de trabajo, y también exploraré en detalle cinco diferencias y similitudes clave.
¿Qué es la gestión de procesos de negocio (BPM)?
BPM es un enfoque holístico y completo para encapsular los procesos de una organización. Las herramientas BPM permiten a los miembros del equipo mapear procesos para identificar y eliminar cuellos de botella, controlar costes, apoyar la eficiencia operativa, impulsar la innovación y mejorar la productividad.
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Es una práctica de mejora continua utilizada para elevar los resultados de proyectos, servicios o procesos. Los flujos de trabajo de gestión de procesos de negocio forman parte de las iniciativas de transformación digital en las que invierten muchas organizaciones.
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es el conjunto de tareas que conforman el flujo secuencial de actividades en las operaciones empresariales. Los flujos de trabajo son diferentes de los procesos en que están orientados a tareas y priorizan la automatización de tareas específicas dentro de un proceso.
Los flujos de trabajo se encuentran en sistemas operativos donde los jefes de proyecto pueden hacer seguimiento del estado de las tareas, incluyendo avances, comentarios, aprobaciones u otra información. El monitoreo de tareas y la comunicación bilateral en las herramientas de flujo de trabajo son de gran ayuda en situaciones como la incorporación de nuevos empleados. Además, los jefes de proyecto a menudo trabajan para optimizar los flujos de trabajo con el fin de ayudar a eliminar cuellos de botella en los proyectos o retrasos.
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BPM vs Flujo de trabajo: Diferencias y similitudes
Si bien la gestión de procesos de negocio y los flujos de trabajo se complementan dentro de un sistema, es importante comprender sus funciones y roles específicos. Este conocimiento puede mejorar significativamente el desempeño de los proyectos y favorecer la eficiencia del flujo de trabajo y el rendimiento empresarial.
A continuación tienes un resumen de la gestión de procesos de negocio frente a los flujos de trabajo, y cómo difieren y se asemejan en algunas áreas clave.
| BPM | Flujo de trabajo | Similitudes | |
|---|---|---|---|
| Propósito | Mejora el rendimiento empresarial general | Automatiza tareas específicas | Ambos buscan mejorar la eficiencia |
| Alcance | A nivel organizacional | Específico de un proceso | Ambos implican secuencias de tareas |
| Responsable | Líderes empresariales | Propietarios del proceso y gerentes | Ambos implican monitoreo visual del flujo de tareas |
| Herramientas | Appian, Confluence, Jira, Pipefy | Asana, Trello, Monday, Smartsheet | Modelado, automatización, monitoreo, personalización, paneles de control, informes de análisis |
| KPI | Proceso: eficiencia, coste, tiempo de ciclo y satisfacción del cliente | Tarea: tasa y tiempo de finalización, número de tareas a lo largo del tiempo, eficiencia, número de errores | Miden eficiencia, tiempo, coste, errores, seguimiento del rendimiento |
Diferencias
- Alcance: BPM es un enfoque holístico que abarca todos los procesos de la organización. Por otro lado, los flujos de trabajo se limitan a procesos específicos dentro de la organización.
- Propósito: El objetivo de BPM es mejorar el rendimiento y la eficiencia empresarial en general, mientras que un flujo de trabajo busca automatizar tareas concretas.
- Responsabilidad: Normalmente, la implementación y gestión del BPM recae sobre la alta dirección de una organización. En cambio, los flujos de trabajo son gestionados por los propietarios del proceso o los gerentes.
- Herramientas: BPM utiliza herramientas software (como Onspring; consulta el precio de Onspring aquí) que ofrecen una visión de alto nivel sobre los procesos de tu organización. Los flujos de trabajo, en cambio, emplean herramientas de automatización que ayudan a agilizar tareas específicas.
- KPI: Los KPI de BPM suelen ser generales e incluyen métricas como el ROI y la satisfacción del cliente. Por el contrario, los KPI del flujo de trabajo son específicos de la tarea en cuestión (por ejemplo, tiempo de finalización de la tarea).
Similitudes
- Mejorar la eficiencia: Tanto las plataformas BPM como las herramientas de flujos de trabajo buscan mejorar la eficiencia dentro de una organización. Lo logran optimizando los procesos y tareas, respectivamente.
- Secuencia de tareas: Tanto BPM como los flujos de trabajo implican secuencias de tareas. Mientras que BPM analiza la secuencia de todas las tareas organizacionales, los flujos de trabajo se centran en las funciones dentro de un proceso específico.
- Supervisión humana: A pesar del uso de la automatización de flujos de trabajo, tanto BPM como los flujos de trabajo requieren supervisión humana. Este toque personal asegura que los procesos y tareas se desarrollen sin inconvenientes y que cualquier problema que surja pueda solucionarse lo antes posible.
- Integración para apoyar la centralización: El software BPM y el software de procesos y flujos de trabajo pueden integrarse (en distintos grados) con tus sistemas y herramientas existentes para respaldar la centralización de procesos y tareas.
- Medibles: Tanto BPM como los flujos de trabajo pueden medirse mediante métricas únicas. Utilizando procesos empresariales y flujos de trabajo de apoyo, las organizaciones pueden hacer seguimiento a su desempeño e implementar mejoras en los procesos donde sea necesario.
Leer más: Automatización de flujos de trabajo vs. software de gestión de proyectos: ¿Cuál es la diferencia?
Beneficios de usar BPM y flujos de trabajo
BPM y los flujos de trabajo ofrecen muchos beneficios para tu empresa:
- Mayor productividad y eficiencia: BPM y los flujos de trabajo ofrecen oportunidades para la automatización, especialmente cuando intervienen herramientas de software (este es uno de los principales beneficios del software BPM). Esto puede ayudarte a reducir la intervención manual y los cuellos de botella. Mapear tus flujos de trabajo también puede ayudarte a eliminar pasos innecesarios y asegurarte de que el orden de las operaciones tenga sentido.
- Mayor responsabilidad y control: BPM y los flujos de trabajo te ayudan a definir roles y responsabilidades. Cuando cada miembro del equipo sabe exactamente de qué es responsable, puede asumir la propiedad de su trabajo. Esto también ayuda a reducir los casos en los que "pensé que tal persona estaba trabajando en ello".
- Mayor calidad y consistencia: BPM y los flujos de trabajo te ayudan a asegurarte de que las tareas se realicen siempre de la misma manera. El trabajo y los entregables serán más consistentes, de mayor calidad y más fáciles de revisar y aprobar. También puedes incluir etapas de revisión en tus flujos de trabajo para disminuir los errores.
- Más flexibilidad y adaptabilidad: Una vez que tienes flujos de trabajo o BPM implementados y puedes ver cómo funcionan realmente tus procesos, resulta mucho más sencillo ajustarlos a medida que cambian tus necesidades u objetivos, o a medida que tu organización crece. Además, pueden servir como marco para implementar cambios dentro de tu organización.
Cuándo usar BPM vs. cuándo usar flujos de trabajo
Los sistemas BPM ayudan a las organizaciones a mejorar su rendimiento y eficiencia general. También son útiles al gestionar procesos complejos que involucran a varios departamentos.
Por el contrario, los flujos de trabajo están orientados a automatizar tareas específicas y repetitivas dentro de un proceso. Son fundamentales cuando se trata de tareas sencillas que no implican a varios departamentos.
Casos de uso de BPM:
- Mejorar procesos complejos entre departamentos
- Optimizar el recorrido del cliente para incrementar la satisfacción
- Portafolios de gestión de proyectos y gestión de recursos
- Optimización de la cadena de suministro
Casos de uso de flujos de trabajo:
- Mejorar los procesos de incorporación de empleados
- Gestión de tickets de soporte al cliente
- Colaboración y aprobación de contenido
- Gestión eficiente de tareas en proyectos
Si bien BPM y los flujos de trabajo cumplen propósitos diferentes, no son excluyentes. A menudo funcionan mejor cuando se utilizan juntos, siendo el flujo de trabajo el actor de apoyo dentro de una estrategia BPM más amplia.
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