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Impulsa tu Productividad: Las Mejores Aplicaciones de Productividad en 2021

Una reseña de las mejores aplicaciones de productividad para automatizar, rastrear y sincronizar tu trabajo, ¡lo que te da tiempo para hacer cosas más importantes!

By 26/01/2021 No Comments

10 de las Mejores Aplicaciones de Productividad (Incluyendo Alternativas Gratuitas)

Las siguientes aplicaciones de productividad pueden ayudarte a completar una amplia gama de tareas. Mientras navegas, busca un software de productividad que automatice tareas o registre datos importantes para que puedas liberarte de estas cargas mentales y ganar más tiempo para un trabajo eficaz y de alto impacto.

  1. Hubstaff - Best for managing remote and field teams
  2. monday.com
  3. Wrike - Best productivity app for team collaboration
  4. Collabio Spaces - Best for PDF editing & e-signatures
  5. Blink - Communication tool that brings deskless employees the same tech their desk-based colleagues enjoy.
  6. Todoist
  7. Buffer
  8. Just Say No
  9. Missinglettr
  10. QuuuPromote

Vivimos en tiempos muy extraños, junto con una industria de aplicaciones de atención plena en rápido crecimiento diseñada para ayudarnos a trabajar menos, estamos utilizando todo tipo de aplicaciones de productividad diseñadas para ayudarnos a hacer más.

Si habitas en el mundo del trabajo digital, probablemente hayas probado algún software de productividad. ¿Qué es el software de productividad? Las herramientas de productividad van desde simples listas de tareas pendientes hasta herramientas de seguimiento de productividad que miden cuánto se logra en un día determinado.

Productivity Apps & Productivity Software Of 2021 DPM Logo Soup 2021

Cuando pienses en las aplicaciones que te funcionarán bien, recuerda que las mejores aplicaciones de organización o las mejores aplicaciones de recordatorios son solo las “mejores” si te ayudan, en tu caso específico, a hacer el trabajo correcto de una manera que siempre sea adecuada para ti.

En resumen, las mejores aplicaciones de productividad son herramientas que te ayudan a realizar tus tareas de manera eficaz.

Cómo Ser Eficaz y Productivo

Muy a menudo nos enfocamos en la productividad como una cuestión de volumen: ¿cuánto estoy ganando y qué tan rápido? Para realmente llevar a cabo un trabajo impactante, tenemos que reposicionar nuestras opiniones y pensamientos sobre la productividad: en realidad se trata de darle un mejor uso a tu tiempo.

¿Cómo le das un mejor uso a tu tiempo?

Primero, tenemos que descubrir las formas más productivas en las cuales podemos invertir nuestro tiempo. Pregúntate:

  • ¿Cuál es el consecuencia de que yo no esté haciendo esta cosa aparentemente urgente en este momento? (¡Porque esa cosa urgente en realidad probablemente no sea tan importante!)
  • ¿Cuáles son mis actividades de mayor valor?
  • ¿Qué puedo hacer yo (y solo yo) para marcar una verdadera diferencia?

Una buena manera de responder estas preguntas es mediante el uso de una matriz de prioridades para mapear las tareas de acuerdo con su nivel de urgencia e importancia. Personalmente, me gusta usar la matriz a continuación, basada en la matriz de Eisenhower:

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Explicación de la Matriz de Eisenhower

Un simple desglose de este cuadro nos dice cómo abordar una tarea:

Prioridad #1: Es urgente e importante. Hazlo.

Prioridad #2: No es urgente pero sigue siendo importante. Decide sobre cualquier aspecto que esté bloqueando el avance de la tarea. Decide el momento, la persona y el método ideales para llevar a cabo la tarea.

Prioridad #3: Es urgente pero no importante. Delégalo a la persona adecuada para que puedas centrarse en tareas (más) importantes.

Prioridad #4: No es urgente y tampoco es importante, es la cuarta prioridad. Elimínalo.

Al final de cada día, dedica al menos 10 minutos a planificar tu día de mañana: ¿qué harás, decidirás, delegarás y eliminarás?

Luego, echa un vistazo a estas aplicaciones de productividad. Escogí las que pueden ayudarte a llevar a ser eficaz con tu tiempo mediante la automatización, el seguimiento, la sincronización y los recordatorios, ¡dejándote con más tiempo libre para llevar a cabo el trabajo más importante!

The Digital Project Manager es financiado por sus lectores. Cuando haces clic en los enlaces de nuestro sitio, podríamos ganar una comisión. Más información.

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Prioridad #1: Es Urgente e Importante. Hazlo.

Prioridad #1: Es Urgente e Importante. Hazlo.

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Deberás aplicar la regla de “hacerlo ahora mismo” a tus tareas principales. En este mismo orden de ideas, si ves que una tarea te tomará menos de 2 minutos, simplemente hazla de inmediato (¿Por qué? Porque tomará más tiempo ponerla en tu lista de tareas pendientes y luego programar y priorizarla).

Comenzar una tarea de alta prioridad y seguir en ella hasta que esté 100% completa es una verdadera prueba de carácter. No es fácil, pero ese es el camino para ser productivo. Esto requiere autodisciplina, pero podemos hacértelo más fácil con algunas herramientas de productividad.

Prioridad #2: No Es Urgente Pero Sigue Siendo Importante. Decídete.

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Si algo es importante pero no necesariamente urgente, debes tomar un momento para decidir un plan adecuado para abordarla. No te desvíes: planea hacer las tareas importantes correctamente.

Es normal sentirnos totalmente abrumados si nos exijan mucho; puede parecer que tenemos demasiadas cosas encima y no hay forma de mantenerlos a todos contentos. Para tomar decisiones que tengan más sentido para nosotros mismos, nuestro equipo y nuestros proyectos, necesitamos tener una visión clara de todas nuestras tareas, prioridades y progreso.

Las siguientes aplicaciones de productividad ayudan especialmente a priorizar las tareas: para verificar lo que está en proceso, hacerle seguimiento al progreso y proporcionar toda la información para tomar buenas decisiones a medida que gestionamos nuestro trabajo.

Prioridad #3: Es Urgente Pero No Importante. Delégalo.

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A algunas personas les resulta fácil delegar tareas, mientras que otras sienten un impulso realmente fuerte para hacerlo ellas mismas. Por muy difícil que sea delegar las tareas a otras personas, es bastante simple transferir tareas a una máquina. Hay toneladas de aplicaciones de productividad que podemos usar para hacer más en menos tiempo agregando más automatización a nuestros flujos de trabajo, permitiendo que un algoritmo maneje las partes engorrosas.

Prioridad #4: No Es Urgente y Tampoco Es Importante. ¡Bórralo!

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Finalmente, a veces podemos ser más eficaces haciendo menos. Existen infinitas oportunidades (y muchas aplicaciones de productividad para ayudarte) a decirle “sí” a las grandes ideas. Al mismo tiempo, poder llevarlas a cabo debes decirle “no” a las cosas adecuadas. Aprende a establecer límites y decir no.

Es genial ser amable y ayudar a la gente. El problema es que no siempre tenemos el tiempo. Eso nos puede abrir camino para entregar poco o nada. No le harás ningún favor a nadie si te comprometes con algo en lo que realmente no puedes dar tu mejor esfuerzo.

  • freemium version
  • 14 days free trial
  • From $7/user/month

Hubstaff - Best for managing remote and field teams

Time tracking software for web or mobile that lets you track what team member is working on what task in what business category.

Hubstaff is a lightweight, native time tracking software that includes screenshots, time tracking, and project management tools. It’s been designed well with a simple interface and design that makes it really easy for your team to enter their time and for you to track their progress.

Budget management is straightforward—using Hubstaff, you can easily set time limits and budgets for your team to bill against with a maximum number of hours you want a member to be able to work in a week and the app will automatically prevent them from exceeding the limit.

When you’re working with a distributed team it can be hard to verify exactly what people are doing and how they’re spending their time so Hubstaff has some pretty handy snooping tools to give you insight into what your team is doing in the time they’re logging to your project with screenshots and activity levels. Now you can also see which applications your team members are using and what URLs they are browsing while they’re tracking time.

Integrations are well supported across stacks of different tools including project management tools Asana, Jira, and Basecamp, payments, accounting and invoicing integrations including QuickBooks, Paypal as well as Salesforce and Zendesk among others.

Hubstaff is free to use for 1 employee. Paid plans cost from $7/user/month and come with a 14-day free trial.

  • 14 days free trial
  • From $17/month for 2 users

monday.com

Users can follow up with team members on active tasks, ensuring everyone is on the same page.

monday.com is an easy-to-learn productivity tool that helps you manage tasks and the workflows that carry the task from start to finish. It’s a great tool for getting a clear view of the work that needs to be done and the status of each task at a glance.

monday.com is vaguely similar to a spreadsheet at its core, but a much nicer-looking one that lets you quickly toggle between multiple views of work (view as a list, on a map, on a Kanban board, in a spreadsheet, and other views). It also provides alerts, notifications, and the ability to attach files and communicate with colleagues.

monday.com’s features include a customizable task board for managing task status, assignee, due date, hours spent, etc. Users can upload and attach files to cards, make comments, mention teammates, and more. You can measure your productivity through reporting dashboards that can collect data from multiple boards.

monday.com’s integrations include Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform and many more, accessible via Zapier. For help setting up integrations, the company’s customer support is available 24/7 by phone or email.

monday.com pricing starts at $17/month for two users.

  • freemium version
  • 14 days free trial
  • From $9.80/user/month

Wrike - Best productivity app for team collaboration

Measure productivity on Gantt charts, lists, boards, tables, and more.

Wrike is an award-winning, easy-to-use productivity software trusted by 20,000+ organizations worldwide. The tool is suitable for teams of anywhere from five team members to an unlimited number of members. It’s highly configurable and allows users to customize workflows, dashboards, reports, request forms, and more.

Wrike’s simple interface enables users to switch between Kanban boards, interactive drag-and-drop Gantt charts, and traditional workload views, allowing them to choose how to visualize their priorities.

Wrike is available on Mac and Windows operating systems, and also features task lists, subtasks, schedules, shared workflows, file sharing, and real-time communication and collaboration. Unlock advanced insights with performance reporting tools, resource management and allocation, and more.

Wrike has an easy-to-use, intuitive interface and navigation with distinct spaces, folders, and tasks. Toggle quickly from the home screen between timesheets, dashboards, calendars, reports, and activity stream.

Wrike offers 400+ pre-built native integrations, including integrations with the most popular file management software from Microsoft, Google, and Dropbox, along with sales and marketing software from Salesforce and Marketo.

Pricing starts at $9.80 per user per month. There are four different price points, including a free version and plans which offer the ability to invite free external collaborators.

  • 3 days free trial
  • From $6/month

Collabio Spaces - Best for PDF editing & e-signatures

Collabio Spaces provides team collaboration and documents editing for iOS and MacOS, both locally or online.

Collabio Spaces for iOS and MacOS is an easy way to organize and edit text documents, spreadsheets, scanned documents, and PDFs off-line. Use your phone, tablet, or laptop to collaborate and co-author documents locally (without internet) or online with remote P2P communication tools that are currently testing in beta. You can edit documents with all possible rich text and paragraph formatting features and can even incorporate audio comments.

You can create a document from scratch or upload documents that you already have on your device. With Collabio’s spreadsheet tools, you can calculate, sort, and filter data using an incredible intuitive and easy-to-use interface. Similarly, you can view and highlight PDFs, add comments, and even include handwritten annotations.

Collabio also has a scan feature for text recognition. You can scan, take photos, run text recognition, and edit ready-to-use texts and images. Additionally, you can add e-signatures to your documents, which advertising agencies will appreciate for new client paperwork, contracts, and even internal employee onboarding documentation. All documents can be organized into folders—called “spaces”— than can be labeled according to purpose, department, or file type.

Collabio works with DOCX, ODT, XLSX and ODS file formats and lets you view documents with well-known file types such as XLS, CSV, PPT, PPTX, JPG, GIF, and TIFF.

Collabio Spaces costs $6/month and offers a 3-7 day free trial.

  • 14 days free trial
  • From $3.40 user/month and enterprise pricing POA

Blink - Communication tool that brings deskless employees the same tech their desk-based colleagues enjoy.

The Blink Feed helps keep employees informed of top-down company communications.

Blink is a communication tool for the unique needs of deskless workers, who, until now, didn’t have the same quality technology as their colleagues in HQ. It’s an app that includes workplace messaging, a social media style company Feed for top-down communications, directory, cloud storage, workplace analytics, polls, and a few other useful features.

Blink is built around the concept of workplace messaging as the central functionality, so peer-to-peer direct messaging, group chats, and top-down communications via the company Feed all play an important role. Moderators and admins who post in the company Feed also have the option of turning on and off push notification for each post depending on importance. Blink also features polls, powerful integrations, and digital forms for reporting.

Analytics for admins features prominently through the app: post by post analytics, Org-wide, and Team analytics within the Admin Portal, and Hub analytics that measures interactions and adoption within the document storage and reporting section of the app.

Blink is a straight-out-of-the box SaaS communication software; no technical knowledge is necessary to get started and to invite colleagues to the platform. Its user-friendly, brandable interface is designed with familiar social media style features (think emojis and like buttons) that encourage engagement from employees—even less tech-savvy ones.

You can use existing integrations with 3rd party systems such as Jira, Trello, Office 365, and G-Suite or build new integrations to your existing systems using Blink’s public APIs. Blink supports Android, iOS, Windows, and Mac, and you can access Blink via your browser.

Blink costs from $3.40 user/month. They offer a free 14-day trial and you can book a demo through the homepage.

  • 30 days free trial
  • From $29/user/year

Todoist

Todoist's activity feed helps team members view task and project updates in real-time.

Todoist is similar to Wunderlist, providing a simple interface for creating, sharing, and prioritizing tasks. You can collaborate by sharing out your lists and assigning tasks to others, and you can use labels and priority tags to bring organization to your task lists. They have also rolled out a smart rescheduling feature that suggests an optimal time to schedule tasks that need to be pushed out to a future date based upon past behavior and what you’ve already got on your plate.

Todoist integrations include Google Drive, Google Maps, Dropbox, Apple Maps, Calendar Sync, Slack, Zapier, and hundreds more apps.

Todoist offers a free basic plan, but if you need more options you can upgrade for $29/user/year. It is available for MacOS, Android, Windows, iOS.

  • freemium version
  • 14 days free trial
  • From $15/month

Buffer

Buffer's social media management capabilities help team members save time and complete social media activities faster.

Similar to Missinglettr, Buffer is designed to save time managing social media, letting you schedule posts, analyze and track their performance, and manage multiple social media accounts from within a single interface. For any business that struggles to keep up with social media or to maintain a consistent presence, you can build campaigns in advance and automate many of your social media activities with this tool.

Buffer integrates well with Twitter, Facebook, Google+, LinkedIn, Pinterest and Instagram.

Buffer offers a free plan for up to 3 social media accounts and 10 scheduled posts. Anything more than that costs from $15/month. It is available for iOS, Android, and as a Chrome extension.

Just Say No

Just Say No helps users refuse tasks or habits that get in the way of productivity.

Just Say No is one of the more unconventional productivity apps—this tool is designed to help you “say no” to tasks or habits that you need a little help turning off. This app helps you set up goals for getting rid of pesky habits and set yourself up for success with inspirational quotes and images. It even allows you to set up shortcuts to reaching out to friends who can keep you accountable to your goals. Whether it’s saying “no” to drinking, nail-biting, or impulse buying, or staying at the office late, Just Say No provides a platform to track your progress and your money saved by breaking bad habits.

Just Say No is free and is available on iOS.

  • freemium version
  • 14 days free trial
  • From $15/month

Missinglettr

Missinglettr streamlines the review and approval process so users can speed up campaign launches.

If you struggle to keep up with your social media plan, Missinglettr is a great tool for offloading and automating some of the tasks involved with maintaining your social media. Missinglettr scrapes your website for new content and automatically generates a social media campaign, which you can customize with text, images, and hashtags (similar to Buffer). You can choose from their pre-made drip campaigns (6-month, 12-month, blast, etc) and simply toggle on and off the social media platforms, you’d like each post to be shared on.

Missinglettr integrates with your blog and your social media accounts like Facebook, LinkedIn, and Twitter in order to automate your social media drip campaigns.

Missinglettr has a free version if you have one site, and for more sites, it costs from $15/month. It’s a SaaS solution, so it’s available anywhere on the web, but there’s no mobile app (yet?).

  • From $40/month

QuuuPromote

Review and approve content and tasks completed by freelancers to speed up your social media process.

Another way to delegate some of your social media-related tasks is to employ other people to promote your content for you. QuuuPromote is an app for connecting with influencers who are paid to share your content (articles, videos, podcasts, infographics) across various social media platforms. When using this tool, you still have to do some of the grunt work to set up your campaigns. However, once you’ve set it up (your related links, relevant topics, etc), other people help in sharing out your content, hopefully reaching a wider audience than you could reach on your own.

QuuuPromote costs from $40/month .

Resumen de las Mejores Aplicaciones de Productividad

Otras Herramientas de Productividad

No he tenido la oportunidad de revisar todas estas herramientas en detalle, pero aquí hay algunas más a las cuales les puedes echar un vistazo si las que aparecen en esta reseña no satisfacen tus necesidades:

¿Necesitas Ayuda Para Reducir las Opciones?

Esta herramienta es bastante útil. Nos hemos asociado con Crozdesk para brindarte acceso a su “Buscador de software”.

Si ingresas algunos de los detalles sobre tu proyecto y las funciones que buscas en una herramienta de administración de proyectos, generará una lista de herramientas que coinciden con tus preferencias. Sólo debes proporcionar tu correo electrónico y te enviarán una bonita guía en PDF con un resumen de las mejores coincidencias.

Criterios Para la Selección de Aplicaciones de Productividad

Cuando analizas el software de productividad, es importante tener en cuenta una cosa: dado que la productividad depende mucho de tus actitudes y hábitos personales, la eficacia de la herramienta de productividad por sí misma es algo limitada.

Dicho esto, cuando revisamos estas herramientas, utilizamos los siguientes criterios de selección en esta lista de aplicaciones de productividad:

  • Experiencia del usuario: ¿La interfaz es simple y el sistema de la aplicación es fácil de aprender? ¿Las características entorpecen la aplicación o de verdad son útiles? ¡Solo elegimos aplicaciones que sean realmente fáciles de usar, sin que causen más problemas!
  • Organización y priorización: En cuanto a aplicaciones de listas de tareas pendientes, ¿la aplicación de productividad tiene un sistema claro para organizar y reorganizar tareas? ¿Para marcar prioridades y gestionar las tareas más importantes?
  • Accesibilidad: ¿Está disponible en múltiples sistemas operativos? Existen varias aplicaciones de productividad para Mac que no están disponibles en Android, como Omni Focus. Sin embargo, intentamos incluir las aplicaciones que están disponibles en el mayor número de dispositivos.
  • Informes: ¿Qué tipo de funciones de informes incluye? ¿Puedes hacer un seguimiento de las horas dedicadas a las tareas, comparar la productividad a lo largo del tiempo o hacer un análisis para medir si de verdad te está funcionando?
  • Integraciones: ¿Se integra con algunas otras aplicaciones de organización, aplicaciones de recordatorios, aplicaciones de seguimiento de productividad, etc.? Buscamos aplicaciones que se sincronicen con otras herramientas para automatizar la gestión de tus tareas en el mayor grado posible.
  • Precio: ¿Está bien el precio para lo que ofrece la aplicación? En la mayoría de los casos, puedes utilizar una versión gratuita para uso personal, y los planes pagos tienden a costar alrededor de $ 6 mensuales.

¿Qué Opinas?

¿Qué aplicaciones de productividad utilizas para mantenerte organizado y eficaz? ¿Crees que estos son útiles o prefieres usar otros métodos de priorización? Comparte tus pensamientos sobre los tipos de herramientas que podemos utilizar para ser realmente productivos.

Ben Aston

About Ben Aston

Soy Ben Aston, gerente de proyectos digitales. He estado en la industria durante más de 10 años trabajando en el Reino Unido en las principales agencias digitales de Londres, incluidas Dare, Wunderman, Lowe y DDB. He entregado de todo, desde videos virales a CMS, juegos flash, anuncios publicitarios y eCRM a sitios de comercio electrónico. He tenido la suerte de trabajar en una amplia gama de grandes clientes; marcas automotrices como Land Rover, Volkswagen y Honda; Empresas de servicios públicos como BT, British Gas y Exxon, y de bienes de consumo como Unilever, así como también marcas de productos electrónicos, como por ejemplo Sony.

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