HerramientasHerramientas de Seguimiento de TiempoLas Mejores Herramientas

Impulsa tu Productividad: Las Mejores Aplicaciones de Productividad en 2020

By 26/01/2020 No Comments

Vivimos en tiempos muy extraños, junto con una industria de aplicaciones de atención plena en rápido crecimiento diseñada para ayudarnos a trabajar menos, estamos utilizando todo tipo de aplicaciones de productividad diseñadas para ayudarnos a hacer más.

Si habitas en el mundo del trabajo digital, probablemente hayas probado algún software de productividad. ¿Qué es el software de productividad? Las herramientas de productividad van desde simples listas de tareas pendientes hasta herramientas de seguimiento de productividad que miden cuánto se logra en un día determinado.

18 de las Mejores Aplicaciones de Productividad (Incluyendo Alternativas Gratuitas)

Las siguientes aplicaciones de productividad pueden ayudarte a completar una amplia gama de tareas. Mientras navegas, busca un software de productividad que automatice tareas o registre datos importantes para que puedas liberarte de estas cargas mentales y ganar más tiempo para un trabajo eficaz y de alto impacto.

Las Mejores Aplicaciones de Productividad Logo Soup

Cuando pienses en las aplicaciones que te funcionarán bien, recuerda que las mejores aplicaciones de organización o las mejores aplicaciones de recordatorios son solo las “mejores” si te ayudan, en tu caso específico, a hacer el trabajo correcto de una manera que siempre sea adecuada para ti.

En resumen, las mejores aplicaciones de productividad son herramientas que te ayudan a realizar tus tareas de manera eficaz.

Cómo Ser Eficaz y Productivo

Muy a menudo nos enfocamos en la productividad como una cuestión de volumen: ¿cuánto estoy ganando y qué tan rápido? Para realmente llevar a cabo un trabajo impactante, tenemos que reposicionar nuestras opiniones y pensamientos sobre la productividad: en realidad se trata de darle un mejor uso a tu tiempo.

¿Cómo le das un mejor uso a tu tiempo?

Primero, tenemos que descubrir las formas más productivas en las cuales podemos invertir nuestro tiempo. Pregúntate:

  • ¿Cuál es el consecuencia de que yo no esté haciendo esta cosa aparentemente urgente en este momento? (¡Porque esa cosa urgente en realidad probablemente no sea tan importante!)
  • ¿Cuáles son mis actividades de mayor valor?
  • ¿Qué puedo hacer yo (y solo yo) para marcar una verdadera diferencia?

Una buena manera de responder estas preguntas es mediante el uso de una matriz de prioridades para mapear las tareas de acuerdo con su nivel de urgencia e importancia. Personalmente, me gusta usar la matriz a continuación, basada en la matriz de Eisenhower:

productivity-apps-eisenhower-matrix

Explicación de la Matriz de Eisenhower

Un simple desglose de este cuadro nos dice cómo abordar una tarea:

Prioridad #1: Es urgente e importante. Hazlo.

Prioridad #2: No es urgente pero sigue siendo importante. Decide sobre cualquier aspecto que esté bloqueando el avance de la tarea. Decide el momento, la persona y el método ideales para llevar a cabo la tarea.

Prioridad #3: Es urgente pero no importante. Delégalo a la persona adecuada para que puedas centrarse en tareas (más) importantes.

Prioridad #4: No es urgente y tampoco es importante, es la cuarta prioridad. Elimínalo.

Al final de cada día, dedica al menos 10 minutos a planificar tu día de mañana: ¿qué harás, decidirás, delegarás y eliminarás?

Luego, echa un vistazo a estas aplicaciones de productividad. Escogí las que pueden ayudarte a llevar a ser eficaz con tu tiempo mediante la automatización, el seguimiento, la sincronización y los recordatorios, ¡dejándote con más tiempo libre para llevar a cabo el trabajo más importante!

The Digital Project Manager es financiado por sus lectores. Cuando haces clic en los enlaces de nuestro sitio, podríamos ganar una comisión. Más información.

best-productivity-apps-featured-image

 

Prioridad #1: Es Urgente e Importante. Hazlo.

Prioridad #1: Es Urgente e Importante. Hazlo.

productivity-apps-eisenhower-matrix-do

Deberás aplicar la regla de “hacerlo ahora mismo” a tus tareas principales. En este mismo orden de ideas, si ves que una tarea te tomará menos de 2 minutos, simplemente hazla de inmediato (¿Por qué? Porque tomará más tiempo ponerla en tu lista de tareas pendientes y luego programar y priorizarla).

Comenzar una tarea de alta prioridad y seguir en ella hasta que esté 100% completa es una verdadera prueba de carácter. No es fácil, pero ese es el camino para ser productivo. Esto requiere autodisciplina, pero podemos hacértelo más fácil con algunas herramientas de productividad.

Prioridad #2: No Es Urgente Pero Sigue Siendo Importante. Decídete.

productivity-apps-eisenhower-matrix-decide

Si algo es importante pero no necesariamente urgente, debes tomar un momento para decidir un plan adecuado para abordarla. No te desvíes: planea hacer las tareas importantes correctamente.

Es normal sentirnos totalmente abrumados si nos exijan mucho; puede parecer que tenemos demasiadas cosas encima y no hay forma de mantenerlos a todos contentos. Para tomar decisiones que tengan más sentido para nosotros mismos, nuestro equipo y nuestros proyectos, necesitamos tener una visión clara de todas nuestras tareas, prioridades y progreso.

Las siguientes aplicaciones de productividad ayudan especialmente a priorizar las tareas: para verificar lo que está en proceso, hacerle seguimiento al progreso y proporcionar toda la información para tomar buenas decisiones a medida que gestionamos nuestro trabajo.

Prioridad #3: Es Urgente Pero No Importante. Delégalo.

productivity-apps-eisenhower-matrix-delegate

A algunas personas les resulta fácil delegar tareas, mientras que otras sienten un impulso realmente fuerte para hacerlo ellas mismas. Por muy difícil que sea delegar las tareas a otras personas, es bastante simple transferir tareas a una máquina. Hay toneladas de aplicaciones de productividad que podemos usar para hacer más en menos tiempo agregando más automatización a nuestros flujos de trabajo, permitiendo que un algoritmo maneje las partes engorrosas.

Prioridad #4: No Es Urgente y Tampoco Es Importante. ¡Bórralo!

productivity-apps-eisenhower-matrix-delete

Finalmente, a veces podemos ser más eficaces haciendo menos. Existen infinitas oportunidades (y muchas aplicaciones de productividad para ayudarte) a decirle “sí” a las grandes ideas. Al mismo tiempo, poder llevarlas a cabo debes decirle “no” a las cosas adecuadas. Aprende a establecer límites y decir no.

Es genial ser amable y ayudar a la gente. El problema es que no siempre tenemos el tiempo. Eso nos puede abrir camino para entregar poco o nada. No le harás ningún favor a nadie si te comprometes con algo en lo que realmente no puedes dar tu mejor esfuerzo.

  • free 14 day trial
  • From $17/month for 2 users

1. monday.com

monday.com is an easy-to-learn productivity tool that helps you manage tasks and the workflows that carry the task from start to finish. It’s a great tool for getting a clear view of the work that needs to be done and the status of each task at a glance.

monday.com is vaguely similar to a spreadsheet at its core, but a much nicer-looking one that lets you quickly toggle between multiple views of work (view as a list, on a map, on a Kanban board, in a spreadsheet, and other views). It also provides alerts, notifications, and the ability to attach files and communicate with colleagues.

monday.com’s features include a customizable task board for managing task status, assignee, due date, hours spent, etc. Users can upload and attach files to cards, make comments, mention teammates, and more. You can measure your productivity through reporting dashboards that can collect data from multiple boards.

monday.com’s integrations include Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform and many more, accessible via Zapier. For help setting up integrations, the company’s customer support is available 24/7 by phone or email.

monday.com pricing starts at $17/month for two users.

  • 30 days free trial
  • From $29/user/year

2. Todoist

Todoist is similar to Wunderlist, providing a simple interface for creating, sharing, and prioritizing tasks. You can collaborate by sharing out your lists and assigning tasks to others, and you can use labels and priority tags to bring organization to your task lists. They have also rolled out a smart rescheduling feature that suggests an optimal time to schedule tasks that need to be pushed out to a future date based upon past behavior and what you’ve already got on your plate.

Todoist integrations include Google Drive, Google Maps, Dropbox, Apple Maps, Calendar Sync, Slack, Zapier, and hundreds more apps.

Todoist offers a free basic plan, but if you need more options you can upgrade for $29/user/year. It is available for MacOS, Android, Windows, iOS.

  • freemium version
  • Free trial
  • From $6.67/user/month

3. Slack

If you’re doing a lot of task management and delegation within a team, Slack is a best-in-class tool for team collaboration. Slack provides a platform for you to communicate with team members-this includes private chats and group channels, file sharing, tagging and mentions, and loads of integrations with productivity apps in order to sync up your activities. You can use this tool to break out of endless email threads and enjoy a more transparent, easy-to-follow flow of communication and resources between you and your collaborators.

Slack integrations include Teamline, Workstreams, ClickUp, Asana, Sentry, SimplePoll, Trello, and dozens of development, management, communication, finance, media, marketing, design, wellness, and other apps.

Slack offers a free version with limited functioning, and if you want to upgrade, it costs $6.67/user/month. It is available on macOS, Windows, Linux, iOS, Android, Windows Phone (beta).

  • freemium version
  • Free 14-day trial
  • From $20/month

4. Zapier

Zapier moves info between your web apps automatically, similarly to  IFTTT, so you can focus on your most important work. You can use this to create automated workflows from any app—for example, you can set it up to automatically save attachments from incoming emails in a Dropbox folder and then create an alert in Slack reminding you to check out the file. This tool is designed to help you delegate the more mundane actions of managing tasks so that you can focus on more important work!

Zapier integrations include just about every app under the sun because that’s what it’s designed to do (Google Drive, Gmail, Trello, Twitter, Slack, MailChimp, and hundreds more).

Zapier costs from $20/month and is available on all operating systems.

  • freemium version
  • Free 14 day trial
  • From $15/month

5. Buffer

Similar to Missinglettr, Buffer is designed to save time managing social media, letting you schedule posts, analyze and track their performance, and manage multiple social media accounts from within a single interface. For any business that struggles to keep up with social media or to maintain a consistent presence, you can build campaigns in advance and automate many of your social media activities with this tool.

Buffer integrates well with Twitter, Facebook, Google+, LinkedIn, Pinterest and Instagram.

Buffer offers a free plan for up to 3 social media accounts and 10 scheduled posts. Anything more than that costs from $15/month. It is available for iOS, Android, and as a Chrome extension.

  • freemium version
  • Free 14 day trial
  • From $15/month

6. Missinglettr

If you struggle to keep up with your social media plan, Missinglettr is a great tool for offloading and automating some of the tasks involved with maintaining your social media. Missinglettr scrapes your website for new content and automatically generates a social media campaign, which you can customize with text, images, and hashtags (similar to Buffer). You can choose from their pre-made drip campaigns (6-month, 12-month, blast, etc) and simply toggle on and off the social media platforms, you’d like each post to be shared on.

Missinglettr integrates with your blog and your social media accounts like Facebook, LinkedIn, and Twitter in order to automate your social media drip campaigns.

Missinglettr has a free version if you have one site, and for more sites, it costs from $15/month. It’s a SaaS solution, so it’s available anywhere on the web, but there’s no mobile app (yet?).

  • freemium version
  • Freemium
  • From $29/month

7. Upflow

Upflow is designed to automate some of the burden of keeping your social media accounts active. This tool help you curate content, putting your campaigns on autopilot, automatically add the right hashtags, and schedule social media content across all major platforms. The analytics features on this social media tool are fairly basic but provide useful charts for tracking engagement rate and seeing how your campaigns perform over time.

Upflow integrations include social media platforms: Twitter, Facebook, LinkedIn, Pinterest, Tumblr, and its competitor social media scheduling app, Buffer

Upflow has a free Hobby version, and the paid plans cost from $29/month.

  • From $40/month

8. QuuuPromote

Another way to delegate some of your social media-related tasks is to employ other people to promote your content for you. QuuuPromote is an app for connecting with influencers who are paid to share your content (articles, videos, podcasts, infographics) across various social media platforms. When using this tool, you still have to do some of the grunt work to set up your campaigns. However, once you’ve set it up (your related links, relevant topics, etc), other people help in sharing out your content, hopefully reaching a wider audience than you could reach on your own.

QuuuPromote costs from $40/month .

9. Just Say No

Just Say No is one of the more unconventional productivity apps—this tool is designed to help you “say no” to tasks or habits that you need a little help turning off. This app helps you set up goals for getting rid of pesky habits and set yourself up for success with inspirational quotes and images. It even allows you to set up shortcuts to reaching out to friends who can keep you accountable to your goals. Whether it’s saying “no” to drinking, nail-biting, or impulse buying, or staying at the office late, Just Say No provides a platform to track your progress and your money saved by breaking bad habits.

Just Say No is free and is available on iOS.

  • Free 15 day trial
  • From $49.99 for Mac, $9.99 for iPhone and watch $19.99 for iPad macOS 10.11+, iOS 10+

10. Things 3

The productivity app Things from Cultured Code has undergone several iterations, evolving into one of the best organization apps out there, with a beautiful aesthetic that simply feels good to use. Things 3 isn’t a productivity tracker, per se, because it doesn’t really attempt to measure or analyze your ability to cross things off your to-do list. Instead, this is a dynamic to-do list app with an intuitive drag-and-drop organization and a refreshingly simple interface that allows you to create and organize your task lists in whatever way makes the most sense to you.

This top Productivity app is fully integrated with all the latest macOS technologies: Touch Bar, Today Widget, Calendars, Siri  Reminders, Share Extension, Handoff, and AppleScript. If you need more integrations, use Zapier to connect with 1000s of other apps, including Trello, Gmail, Slack, Evernote, Asana, Jira, and the list goes on.

Things 3 is available for macOS 10+ and iOS 10+ and it costs $9.99 for iPhone and watches, $19.99 for iPad, and $49.99 for Mac.

Resumen de las Mejores Aplicaciones de Productividad

Software Overview Free Option Price Site
monday.com monday.com logo Read monday.com features & functionality

free 14 day trial

From $17/month for 2 users Check out monday.com
Todoist Todoist logo Read Todoist features & functionality

30 days free trial

From $29/user/year Check out Todoist
Slack Slack logo Read Slack features & functionality Freemium version

Free trial

From $6.67/user/month Check out Slack
Zapier Zapier logo Read Zapier features & functionality Freemium version

Free 14-day trial

From $20/month Check out Zapier
Buffer Buffer logo Read Buffer features & functionality Freemium version

Free 14 day trial

From $15/month Check out Buffer
Missinglettr Missinglettr logo Read Missinglettr features & functionality Freemium version

Free 14 day trial

From $15/month Check out Missinglettr
Upflow Upflow logo Read Upflow features & functionality Freemium version

Freemium

From $29/month Check out Upflow
QuuuPromote QuuuPromote logo Read QuuuPromote features & functionality Not Available From $40/month Check out QuuuPromote
Just Say No Just Say No logo Read Just Say No features & functionality Not Available Free Check out Just Say No
Things 3 Things 3 logo Read Things 3 features & functionality

Free 15 day trial

From $49.99 for Mac, $9.99 for iPhone and watch $19.99 for iPad macOS 10.11+, iOS 10+ Check out Things 3

Otras Herramientas de Productividad

No he tenido la oportunidad de revisar todas estas herramientas en detalle, pero aquí hay algunas más a las cuales les puedes echar un vistazo si las que aparecen en esta reseña no satisfacen tus necesidades:

    1. GrowApp
    2. Last Pass
    3. HelloSign
    4. RescueTime
    5. Pushbullet
    6. PhraseExpress
    7. Taskque
    8. Hive
    9. Goals.com
    10. Slite

Criterios Para la Selección de Aplicaciones de Productividad

Cuando analizas el software de productividad, es importante tener en cuenta una cosa: dado que la productividad depende mucho de tus actitudes y hábitos personales, la eficacia de la herramienta de productividad por sí misma es algo limitada.

Dicho esto, cuando revisamos estas herramientas, utilizamos los siguientes criterios de selección en esta lista de aplicaciones de productividad:

  • Experiencia del usuario: ¿La interfaz es simple y el sistema de la aplicación es fácil de aprender? ¿Las características entorpecen la aplicación o de verdad son útiles? ¡Solo elegimos aplicaciones que sean realmente fáciles de usar, sin que causen más problemas!
  • Organización y priorización: En cuanto a aplicaciones de listas de tareas pendientes, ¿la aplicación de productividad tiene un sistema claro para organizar y reorganizar tareas? ¿Para marcar prioridades y gestionar las tareas más importantes?
  • Accesibilidad: ¿Está disponible en múltiples sistemas operativos? Existen varias aplicaciones de productividad para Mac que no están disponibles en Android, como Omni Focus. Sin embargo, intentamos incluir las aplicaciones que están disponibles en el mayor número de dispositivos.
  • Informes: ¿Qué tipo de funciones de informes incluye? ¿Puedes hacer un seguimiento de las horas dedicadas a las tareas, comparar la productividad a lo largo del tiempo o hacer un análisis para medir si de verdad te está funcionando?
  • Integraciones: ¿Se integra con algunas otras aplicaciones de organización, aplicaciones de recordatorios, aplicaciones de seguimiento de productividad, etc.? Buscamos aplicaciones que se sincronicen con otras herramientas para automatizar la gestión de tus tareas en el mayor grado posible.
  • Precio: ¿Está bien el precio para lo que ofrece la aplicación? En la mayoría de los casos, puedes utilizar una versión gratuita para uso personal, y los planes pagos tienden a costar alrededor de $ 6 mensuales.

¿Qué Opinas?

¿Qué aplicaciones de productividad utilizas para mantenerte organizado y eficaz? ¿Crees que estos son útiles o prefieres usar otros métodos de priorización? Comparte tus pensamientos sobre los tipos de herramientas que podemos utilizar para ser realmente productivos.

Ben Aston

About Ben Aston

Soy Ben Aston, gerente de proyectos digitales. He estado en la industria durante más de 10 años trabajando en el Reino Unido en las principales agencias digitales de Londres, incluidas Dare, Wunderman, Lowe y DDB. He entregado de todo, desde videos virales a CMS, juegos flash, anuncios publicitarios y eCRM a sitios de comercio electrónico. He tenido la suerte de trabajar en una amplia gama de grandes clientes; marcas automotrices como Land Rover, Volkswagen y Honda; Empresas de servicios públicos como BT, British Gas y Exxon, y de bienes de consumo como Unilever, así como también marcas de productos electrónicos, como por ejemplo Sony.

Deja un comentario