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Matriz RACI Simplificado: Cómo Crear una Matriz de Responsabilidades que Realmente Funcione

By 23/04/2019 julio 17th, 2019 No Comments

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Al escuchar el término “matriz RACI” (llamada RACI matrix en inglés), te asustas. Lejos de ser siglas que se escuchan emocionantes, a menudo se puede convertir en una especie de bestia que causa dolores de cabeza al tratar de averiguar quién debe tener el rol para cada tarea o entrega.

La gráfica RACI (también conocida como diagrama o matriz RACI) debe hacer tu vida más fácil como Gerente de Proyecto, pero puede ser un gran problema al comienzo del proyecto, que nadie quiere completar o revisar, o incluso luego usar. Entonces, ¿cómo puedes hacer de tu RACI una herramienta útil que pueda ayudarte a ti y a tu proyecto?

En este artículo, te ayudaré a simplificar el proceso de RACI, mostrándote cómo usar los gráficos de RACI de la mejor y más eficaz manera, brindándote consejos sobre cómo evitar los problemas comunes y brindando una modelo RACI gratuito para usar en tu proyecto.

En Primer Lugar, ¿Qué es un Gráfico RACI?

En pocas palabras, es una herramienta que identifica roles y responsabilidades y las relaciona con las tareas dentro de un proyecto.

¿Qué significa RACI?
  • Responsible (Comprometido)
  • Accountable (Responsable)
  • Consulted (Consultado)
  • Informed (Informado)

El RACI mapea tareas y entregas y las relaciona con los roles en tu proyecto, y la toma de decisiones y responsabilidades se asignan a cada rol usando los términos anteriores. Así que echemos un vistazo a lo que significa cada uno de estos términos.

Comprometido: Hace la Tarea

Esta persona realiza la tarea o entrega. Ellos se comprometen a hacer el trabajo o tomar las decisiones. A veces puede ser más de una persona, pero trata de minimizar la cantidad de personas involucradas.

Responsable: Es Propietario de la Tarea

Esta persona o rol es responsable de la finalización general de la tarea o de la entrega. No harán el trabajo, pero son responsables de asegurarse de que esté finalizado. Idealmente, esta debería ser una persona en lugar de un grupo para evitar confusiones en cuanto a quién es el propietario de la tarea.

Consultado: Asiste

Esta persona, rol o grupo proporcionará información útil para completar la tarea o entrega. Habrá comunicación bidireccional entre los responsables y los consultados.

Informado: Se Mantiene Al Tanto

Estas personas o grupos se mantendrán al tanto de la tarea o entrega. Esto podría hacerse en el progreso, o cuando se complete la tarea o entrega. No se les pedirá comentarios o revisiones, pero pueden verse afectados por el resultado. Debe haber comunicación unidireccional en estos roles o grupos.

¿Por qué Debería Importarme? Las Ventajas de una Matriz RACI

1. Simplifica la Comunicación

Tener una matriz de asignación de responsabilidades (otro nombre para una matriz RACI) puede ser útil durante un proyecto. En lugar de involucrar a cada persona en cada decisión, puede simplificar la comunicación, involucrar a las personas adecuadas en el momento adecuado y acelerar las aprobaciones y la toma de decisiones.

2. Evita la Sobrecarga de Personas

¿Sabes cómo es cuando recibes opiniones de todos y se convierte en una pesadilla al tratar de incorporar el punto de vista de todos? Sí, aquí es donde una matriz de responsabilidades puede ser útil. Lo mejor de hacer la distinción entre Consultado e Informado es que puede separar los involucrados en los comentarios y aquellos que sólo se actualizan sobre el progreso de la tarea.

3. Evita la Sobrecarga de Trabajo

Todos sabemos la frecuencia con la que un Gerente de Proyecto asume muchas responsabilidades y, a menudo, cubre múltiples roles en un proyecto. La matriz RACI puede ser una herramienta útil para ayudar a delegar y evitar el agotamiento del Administrador de Proyectos. También ayuda a reducir el hecho de tener un único punto de falla, donde todo el conocimiento y la responsabilidad de una tarea recaen en una persona y, por lo tanto, se acumula.

4. Establece Expectativas Claras

El uso de un gráfico RACI hace que tu proyecto sea eficiente. Cuando creas un RACI al comienzo de un proyecto, puede ser útil para ayudar a establecer las expectativas de quién está gestionando o es responsable del trabajo en el futuro. Las personas involucradas en el proyecto deben poder ver claramente dónde deben participar y con qué tareas. También puede ayudar a eliminar la confusión al saber quién es el responsable final de completar una tarea. Es particularmente útil establecer expectativas con más partes interesadas que están informadas sobre el proyecto: les permitirá saber qué información recibirán como parte del proyecto.

¿Cuándo Debo Usar Una Matriz RACI?

¿Es útil una matriz RACI en todos los proyectos? La respuesta corta es no. Lanzar demasiada complejidad y proceso a algunos proyectos pequeños y en rápido movimiento puede enlentecer las cosas y crear bloqueadores. Entonces, si tu equipo de proyecto es pequeño, los roles ya están muy claramente definidos, o si se ha utilizado con éxito una estructura similar anteriormente, considera simplemente asignar tareas a las personas. No necesariamente tienes que definir la participación de todos en cada entrega.

Sin embargo, en proyectos más grandes con múltiples partes interesadas, no usar una matriz de roles y funciones (RACI) y definir claramente la responsabilidad por adelantado puede llevar a dificultades en el futuro, cuando las personas preguntan por qué no participaron o si descubres que se necesita otra capa de aprobación. Es una excelente manera de ayudar a evitar sorpresas inesperadas y demasiada participación de los interesados ??a lo largo del proyecto, frenando las decisiones y el trabajo, y el proyecto en general. Principalmente, si hay alguna confusión o pregunta acerca de quién está haciendo o involucrado en qué, usa una matriz RACI para acordar los roles en un proyecto y las responsabilidades por adelantado.

¿Debo Usar una Matriz RACI en Proyectos Ágiles?

Scrum Alliance publicó un artículo que tenía una adición interesante al gráfico RACI para explicar las diferencias en Scrum, el RACI + F. Desafortunadamente, el artículo ya no existe, pero puedes encontrar un resumen aquí. F significa Facilitar, por lo que esta tabla usa el RACI estándar más este rol adicional para alguien que facilita o capacita. El artículo sostiene que quien esté en este rol explica cómo se ejecuta Scrum, y, en consecuencia, los roles se pueden delegar.

Sin embargo, esta función de Facilitador parece mejor que esté asignada al Maestro Scrum o al Gerente de Proyecto en el proyecto, por lo tanto, esto solo agrega otra capa de información adicional al gráfico. También soy fiel creyente en mantener la RACI lo más simple posible, y agregar otro rol en la mezcla no ayuda en esto.

Usa el RACI Sabiamente en los Proyectos Ágiles

Otra forma de ver los proyectos ágiles y la tabla RACI es que ya existe una clara asignación de compromiso y responsabilidad: Quienes están comprometidos son el equipo que trabaja en el producto y Responsable es el Propietario del Producto. Entonces, sólo necesitas identificar a los colaboradores y aquellos con quienes compartes información. Muchos de los principios de Agile permiten una comunicación cercana y regular con el equipo, por lo que las personas que necesitan ser consultadas están ahí y no necesitan que se les diga que son contribuyentes. Por lo tanto, no es el caso de que todos los proyectos ágiles utilicen la matriz RACI. Muchos de los roles están implícitos si estás siguiendo una metodología ágil, como Scrum. Evalúa tus necesidades antes de seguir adelante con un RACI; recuerda que no son necesarios para todos los proyectos.

Cómo Crear una Matriz RACI

La encantadora Meghan McInerny dio una charla en la Cumbre de DPM 2017, e hizo la sugerencia de que el Señor de los Anillos es realmente un proyecto exitoso, y la Fraternidad es un equipo. Así que para hacer esto un poco más fácil de realizar, usemos ese proyecto como ejemplo. ¿Cuál es el proyecto? Para llevar el anillo a Mordor y Mt Doom. (Es sólo tu proyecto estándar, ¿verdad …?)

Paso 1: Identifica los Roles del Proyecto

Piensa en quién está involucrado. Primero, crea la siguiente tabla con los nombres en la parte superior. Esto resalta lo primero que debe decidirse al crear una matriz RACI: ¿enumeras roles o personas específicas? Tradicionalmente, debes definir los roles funcionales en la parte superior. Sin embargo, creo que hay casos en los que usar nombres es mejor, y esa es a menudo mi preferencia.

How to create a RACI chart - step 1

Cómo hacer una matriz RACI. Paso 1: Identifica los roles del proyecto

Razones para especificar por rol:

  • Si una sola persona está cumpliendo múltiples roles
  • Evita la necesidad de actualizar con un cambio de personal
  • Evita tener una mezcla de nombres y grupos más amplios, por ejemplo, “cliente” o “departamento X”

Razones para especificar por nombre:

  • Es más sencillo definir quién está involucrado en el proyecto.
  • Si varias personas cumplen con roles similares.

Los roles se usan con más frecuencia cuando hay una persona que ocupa varios de ellos. Sin embargo, si hay varias personas que desempeñan un rol y las tareas no se superponen, podría ser mejor usar nombres. Para mi ejemplo de El Señor de los Anillos, he usado nombres (el asistente como rol puede parecer demasiado…), pero puedes ver un ejemplo a continuación de los roles. Como dije, mi preferencia es usar nombres para asignar claramente la responsabilidad.

Paso 2: Identificar Tareas del Proyecto o Entregas

Revisa el proyecto y divídelo en tareas claras y entregas. Pon estos en la columna de la izquierda de tu gráfico. He creado cuatro tareas para mi RACI SDLA (sí, otro acrónimo). A menudo, habrá algunos más que esto, pero intenta no ser demasiado específico, de lo contrario, el gráfico podría volverse demasiado complejo para usarlo más tarde. Si estás siguiendo una lista clara de entregas para el proyecto, también puedes consultar dicha lista.

How to create a RACI chart - step 2

Cómo hacer una matriz RACI. Paso 2: identificar tareas de proyecto o entregas.

Paso 3: Asignar el RACI a cada Función y Tarea

Realiza cada tarea y piensa en las diferentes funciones y de qué deben ser responsables. Cada tarea o entrega debe tener al menos un Comprometido y un Responsable. Asegúrate de que solo haya un rol o nombre asignado a Responsable; esto es realmente importante. Piensa con cuidado quién debe ser consultado mientras la tarea está en curso y quién debe recibir información una vez que la tarea esté completa. Echa un vistazo a mi ejemplo de RACI SDLA a continuación. Frodo se Compromete a llevar el anillo a Mordor. Gandalf, como líder de la Comunidad es Responsable. Sin embargo, Sam ayuda a Frodo en el camino: es consultado, es decir, participa activamente. (Puede que no estés de acuerdo con algunas de mis tareas a continuación, pero bueno, ¡no tenía partes interesadas con las que discutir y estar de acuerdo en esto!)

RACI chart example

Cómo hacer una matriz RACI. Paso 3: asignar el RACI a cada rol y tarea.

Paso 4: Acuerda Esto con tu Equipo

Esto es importante: alinea las suposiciones que hayas hecho con tu equipo, no las acumules. ¡Armen la Comunidad Juntos! Si no has repasado los roles con las personas, conversa rápidamente sobre cómo configuraste a matriz RACI y asegúrate de que todos estén contentos con sus roles y responsabilidades en el proyecto.

Paso 5: Acuerda Esto con las Partes Interesadas del Proyecto Principal

Establece una llamada o reunión para acordar esto con las partes interesadas del proyecto principal. Gandalf, Frodo y la Comunidad no podían llamarse entre sí desde sus móviles, por lo que tuvieron una reunión para discutir y acordar. Trata de mantener esto lo más simple posible para evitar comentarios difíciles de manejar y discusiones que consumen mucho tiempo. Piensa acerca de con quién debes comunicar esto una vez que se haya acordado.

¡Eureka! Ahí tienes tu matriz RACI. Ahora puedo dejar eso de lado y centrarme en seguir adelante con mi proyecto, ¿verdad? Bueno, no. Este es uno de los mayores problemas con documentos como una RACI: una vez creados, se olvidan y se envían a una carpeta polvorienta en el servidor, para que no se vuelvan a abrir. Entonces, ¿cómo hacer de este un documento de trabajo útil?

Paso 6: Haz Que Sea Útil a lo Largo de la Vida del Proyecto

  1. Cuando realices una tarea o se pueda entregar, utiliza la RACI y alinealo sobre quién es responsable de qué.
  2. Asegúrate de que lo que se estableció al comienzo de un proyecto, los roles y las responsabilidades en relación con las tareas, aún sean precisos.
  3. Una buena manera de hacerlo es alojar una versión en línea, utilizando Google Docs o Confluence, o una herramienta utilizada en tu organización. Para obtener más información sobre las herramientas de gestión de proyectos, consulta este artículo aquí. Esta es una gran manera de involucrar más a las personas.
  4. Al final de un proyecto, usa el RACI para ver cómo funcionaron los roles y responsabilidades asignados. ¿Necesitaste tanta gente involucrada? ¿Las personas responsables hicieron la tarea o fue necesario que más personas participaran? ¿Las personas fueron consultadas e informadas en el momento adecuado?

Las Fallas Comunes en una RACI y Cómo Evitarlas

Como mencioné a lo largo de este artículo, existen desventajas con el uso de una matriz RACI:

  • Puede causar confusión por la falta de comprensión de las diferencias entre los términos.
  • Puede llevar mucho tiempo crearlo.
  • Puede ser ignorado después de la aprobación.
  • Puede agregar una complejidad innecesaria a un proyecto.
  • No tiene en cuenta las aprobaciones en tareas o entregables.

RACI made simple

Por lo tanto, hay muchos problemas comunes que deben tenerse en cuenta al crear una matriz RACI. Aquí hay algunos ejemplos para ti y cómo solucionarlos:

1. El Gestor de Proyectos como el Responsable de Todo

Frecuentemente, el pensamiento preestablecido es pensar que el Gestor de Proyecto es la persona o rol responsable de todo. Como están entregando el proyecto, finalmente están entregando todo lo que hay dentro de él. Intenta alejarte de esta línea de pensamiento. Piensa dónde deben ser responsables los productores de trabajo, es decir, diseñadores, desarrolladores, directores de negocios, servicios al cliente, jefes de departamentos, etc.

2. Confundir Comprometido y Responsable

Estos términos son bastante cercanos en definición, lo que puede llevar a confusión, porque Responsable es el rol de quién es, en última instancia, responsable de la tarea o entrega, mientras que el Comprometido es el que desempeña la tarea. Aquí es donde otros tipos de definiciones pueden ayudar a aclarar. Doy una visión general a continuación de algunas alternativas populares.

3. Tensión entre Consultado e Informado

Dado que consultado tiene connotaciones positivas, las personas a las que se les asignó este rol se sentirán más incluidas y su opinión se incorporará, lo que a veces puede causar tensiones cuando se asigna el rol a las personas informadas. Pueden sentir que están fuera del circuito o que sus comentarios no se están escuchando. Las personas o grupos informados verán la entrega una vez que se haya completado. Asegúrate de que esto se comunique claramente por adelantado y que se acepte a través de la retroalimentación esta asignación de roles, para evitar problemas en el futuro.

Consejos rápidos para que tu matriz RACI tenga éxito

  1. Asegúrate de tener una RACI que sea beneficioso para el proyecto, piensa cómo se utilizará RACI y por qué.
  2. Elige tu modelo y asegúrate de que entiendes los términos. Asegúrate de tener una definición de estos términos para entregar a medida que trabajas, o para compartir junto con el gráfico.
  3. Asegúrate de que solo se marque un rol como Responsable, y no un grupo completo para asegurarse de que una única persona sea el propietario en lugar de múltiples personas, lo que puede generar confusión y una toma de decisiones más lenta.
  4. Informado no es necesariamente todo el mundo en el proyecto, es aquellos en los que la tarea o la entrega tendrá un impacto, o aquellos con un interés creado.
  5. Incluso si creas el borrador del RACI, no lo hagas de forma aislada. Haz que las partes interesadas del proyecto central se enteren.

¿Cuáles son Las Alternativas a Una RACI?

Voy a repasar algunos de los otros tipos de gráficos RACI, y por qué podrían usarse en su lugar.

RASCI

Probablemente la alternativa más utilizada al RACI, la tabla RASCI significa: Comprometido, Responsable, Rol de Apoyo, Consultado, Informado. El rol de apoyo es de aquél que apoya al Responsable al completar la tarea. La diferencia entre el Rol de Apoyo y Consultado, es que el Consultado proporcionará información, mientras que el de Apoyo participará activamente en la tarea.

CARS

Llevando la RACI más allá, los defensores del modelo CARS dicen que elimina la información innecesaria que proporciona RACI. Significa:

  • Communicate (Comunicar) – tanto consultar como informar
  • Approve (Aprobar) – el que toma las decisiones
  • Responsible (Comprometido) – como en el RACI, la persona que realiza el trabajo
  • Support (Apoyo) – el que cubre a las personas que ayudan a la persona Responsable del trabajo

Es cierto que el modelo RACI asigna términos que son bastante obvios, es decir, el Responsable es a menudo el Gerente de Proyectos o el Propietario del Producto, e Informado, bueno, ¿no es esta una gama más amplia de partes interesadas en el proyecto que no se ha definido? CARS se vuelve más específico para las acciones, y al igual que RASCI, agrega el rol de Apoyo cuando las tareas no son completadas por un solo rol o persona.

RAS

Me gusta la simplificación de este, ya que mantiene los términos como Responsable, Aprobar y Apoyo. Sin embargo, no tiene en cuenta al propietario de la tarea, lo que podría crear confusión.

DACI

Relativamente similar al gráfico RACI, sin embargo, se intercambia el comprometido por los conductores y el responsable por los que aprueban, ya que empuja las descripciones más a términos basados en acciones. Esto sirve para aclarar qué harán esos roles, donde puede haber confusión con la matriz RACI.

CLAM

Una variación de la DACI que, de nuevo, se centra más en las acciones involucradas que en las funciones, por lo que contribuye, lleva, aprueba y monitorea.

En general, muchas de las variaciones en el RACI son más acerca de la definición de los términos con más claridad, o la especificación de acciones adicionales para que cualquier ambigüedad entre roles se borre. No hay una gran cantidad de diferencias entre los modelos en términos de lo que están tratando de lograr, por lo que a menudo sólo puedes revisar los tipos y luego elegir cuál prefieres o cuál se adapta mejor al proyecto.

Modelo de Matriz RACI

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Estudio de Caso RACI

Como ejemplo, recientemente trabajé en una pieza de descubrimiento y definición para la configuración de un programa de lealtad, para una marca de moda. El RACI que creé se puede ver a continuación (tenía nombres en el cuadro, pero cambié a roles para hacerlo anónimo.

RACI matrix example

Un ejemplo de la Matriz RACI

Como puedes ver, hay algunas tareas y resultados justos, y también partes interesadas. Cuando estaba creando esta RACI, encontré algunos conflictos que describí a continuación:

División entre la Agencia y el Cliente

Hubo muchas partes interesadas del lado del cliente y luego también internamente en la agencia en la que estaba trabajando. Para evitar la creación de la RACI más grande del mundo, mantuve este gráfico principalmente para las partes interesadas del lado del cliente, manteniendo a la agencia con un rol, ya que teníamos un equipo pequeño de nuestro lado. En proyectos más pequeños, es probable que también puedas dividir los roles de la agencia, pero yo había evaluado las necesidades para el cuadro al inicio del proyecto e identifiqué que este cuadro se debía usar principalmente para el beneficio de la gestión de los interesados ??externos.

Nombres y Grupos Involucrados

Para los interesados ??principales, los agrupé en lugar de nombrarlos individualmente. Identificamos el equipo central senior de las partes interesadas y luego el equipo más amplio para que no se mezclaran todos, pero aún así los mantuve en grupos para simplificar las cosas.

El Propietario del Producto del Cliente es Responsable de Todo

Ya que el Propietario del Producto del Cliente era una líder tan fuerte en el proyecto, y el encargado central de comunicar información de su lado, habría sido fácil hacerlo responsable de todo. Realmente tuve que pensar en esto y tratar de asignar una responsabilidad más amplia para evitar crear un único punto de falla. Luego discutí esto con ellos para asegurarme que estuvieran de acuerdo con el enfoque. Sin embargo, todavía existía una tendencia a que el Propietario del Producto fuera responsable de bastantes tareas.

Conclusión

Comúnmente, las personas encuentran problemas con los gráficos RACI, y dicen que no son lo suficientemente específicos, ya que no analizan lo que la persona a la que se asignó el rol debería hacer. Sin embargo, esto no es para lo que son las RACI. Recuerda, un RACI no es un plan de proyecto.

Un RACI es un documento útil, siempre que sea un esfuerzo conjunto, se usa más allá del comienzo de un proyecto y se adapta al proyecto. Asegúrate de evaluar las necesidades de tu proyecto al principio y haz que RACI se ajuste a tu propósito. Asegúrate de que todos entiendan los términos que estás utilizando (¡independientemente del tipo de gráfico que uses!)

Entonces, ¿qué opinas?

¿Usas los gráficos RACI, y qué tan útiles crees que son? ¿Hay alguna otra versión que uses que simplemente ames (u odies) y quieras compartir? ¡Publica en los comentarios a continuación para continuar la conversación!

Suzanna Haworth

Suzanna Haworth

Suze Haworth es Gerente de Proyectos Digitales Senior independiente en Londres. Tiene más de 10 años de experiencia trabajando en agencias, ascendiendo en la empresa a partir de sus primeros días en la gestión de cuentas antes de ver la luz y darse cuenta de su pasión por la gestión de proyectos. Ahora lidera equipos en todo tipo de compilaciones digitales, desde campañas sociales y medios digitales hasta sitios web grandes y complejos. Suze ha gestionado proyectos para clientes como BBC, WaterAid, Channel 4, Esso, Lipton Tea, SEAT y Mozilla, por nombrar algunos. Ella es una ScrumMaster certificada, dicta conferencias habitualmente, y también puedes encontrarla publicando blogs en línea. Cuando no está administrando o hablando sobre cosas digitales (y creando numerosas hojas de cálculo de Google), le gusta alimentar sus obsesiones con las montañas y el café.

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