¿Qué es un Diagrama RACI? Guía Paso a Paso, Plantilla y Ejemplos
Los diagramas RACI se utilizan para identificar exactamente quién es responsable de qué en tu proyecto. Sin ellos, tú y tu equipo se enfrentarán a confusiones sobre las asignaciones de tareas, a quién hacer preguntas o consultar, y quién da la aprobación final.
En este artículo, analizaré los casos de uso de RACI y compartiré consejos y trucos para utilizarlo de manera eficaz. Además, descubre cómo acceder a nuestra plantilla de diagrama RACI.
¿Qué es un diagrama RACI?
Un diagrama RACI es una herramienta de gestión de proyectos que identifica los roles y responsabilidades de las tareas dentro de un proyecto. También conocida como matriz de asignación de responsabilidades, se utiliza para planificar roles y responsabilidades por adelantado, de modo que todos sepan quién es responsable de qué.
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Los diagramas RACI son útiles para la visualización de la planificación de recursos, y puedes utilizar tu RACI a lo largo del proyecto para hacer seguimiento de qué miembros del equipo son responsables, tienen rendición de cuentas, son consultados e informados sobre las tareas y entregables. Guárdalo en tu software de gestión de proyectos para un acceso sencillo.
¿Qué significa el acrónimo RACI?
RACI significa R = responsable, A = con autoridad, C = consultado, I = informado. Veamos un poco más en detalle qué significa cada uno de estos términos.
Responsable: Realizar la tarea
Esta persona ejecuta la tarea o entregable. Es responsable de que el trabajo se realice o es quien toma las decisiones.
Intenta asignar solo a una persona como responsable de una tarea o entregable concreto en tu matriz de asignación de responsabilidades. A veces, la persona responsable necesitará apoyo de otro para terminar la tarea, o podrá necesitar delegar a alguien. En ese caso, puedes marcar a más de una persona como responsable.
Con autoridad: Ser dueño de la tarea
Este rol tiene la autoridad sobre la finalización de la tarea o entregable. Probablemente no realizará el trabajo por sí mismo, pero es responsable de asegurarse de que se finalice. Idealmente, debe haber una sola persona con autoridad (accountable) en vez de un grupo, para evitar confusión sobre quién realmente es dueño de la tarea.
Un buen ejemplo del rol con autoridad es el gerente del equipo asignado al trabajo. Si el equipo no completa las tareas asignadas, el gerente es el responsable final.
Consultado: Colaborando con información y conocimiento
Esta persona, rol o grupo, proporcionará información útil para completar la tarea o entregable. Existe una comunicación bidireccional entre la figura responsable y quienes son consultados, y con frecuencia esta persona es experta en la materia.
Informado: Manteniéndose al tanto
Estas personas o grupos se mantendrán actualizados sobre el progreso del proyecto, hitos y obstáculos que el equipo encuentre en el camino. A la parte informada no se le pedirá que dé retroalimentación ni revise elementos concretos, pero sí se le mantendrá al corriente cuando corresponda. Normalmente, la comunicación es unidireccional hacia estos roles o grupos.
¡Mira más información sobre los diagramas RACI aquí!
Cuándo usar un diagrama RACI
¿Es útil un diagrama RACI en todos los proyectos? La respuesta corta es no. Añadir demasiada complejidad y procesos a algunos proyectos pequeños y dinámicos puede en realidad ralentizar el ritmo de trabajo y crear obstáculos.
Aquí hay algunos escenarios donde los diagramas RACI son de utilidad:
- Proyectos grandes con múltiples partes interesadas: Sin un RACI en proyectos grandes y complejos, existe el riesgo de que las personas pregunten por qué no fueron involucradas o descubras que se necesita otra capa de aprobación. En proyectos pequeños, las asignaciones son más claras y un RACI puede ralentizar el proyecto.
- Proyectos con incertidumbre sobre responsabilidades: Cuando no tienes claro quién es responsable, crea un RACI y haz suposiciones informadas sobre las asignaciones. Obtén la aprobación de tus partes interesadas, o úsalo como punto de partida para una discusión.
- Proyectos en cascada: Las metodologías ágiles como Scrum son claras sobre la responsabilidad y la rendición de cuentas: el equipo de proyecto es responsable y el product owner es quien responde. Los proyectos en cascada suelen tener más partes interesadas y complejidad, por lo que un cuadro RACI resulta más útil.
Ejemplo de cuadro RACI: Estudio de caso real
Aquí tienes un ejemplo de cuadro RACI que creé para un proyecto que implicaba la puesta en marcha de un programa de fidelidad para una marca de moda.
Como puedes ver, hay bastantes tareas y entregables, así como partes interesadas. Mientras creaba este RACI, me encontré con algunos conflictos:
- Había muchos stakeholders tanto del lado del cliente como internamente. Mantuve este cuadro principalmente para los stakeholders del cliente, con la agencia desempeñando un solo rol, ya que teníamos un equipo pequeño en nuestro lado. El RACI era principalmente para gestionar a las partes interesadas externas.
- Para los stakeholders senior, los agrupé en lugar de nombrarlos individualmente. Identificamos al equipo principal de stakeholders senior y luego al equipo más amplio para que no quedaran todos mezclados, pero aún así los mantuve en grupos para simplificar.
- Asigné la rendición de cuentas más allá del product owner del cliente para evitar un único punto de fallo y la creación de silos. Hablé esto con ellos para asegurarme de que estuvieran de acuerdo con el enfoque, pero seguía existiendo la tendencia de que el product owner fuera responsable de bastantes tareas.
Antes de entrar en algunos pros y contras, aquí va una breve pausa:
Ventajas y desventajas de los cuadros RACI
Aquí tienes algunos de los beneficios y desventajas de usar un cuadro RACI en tu proyecto.
Ventajas del cuadro RACI
Los cuadros RACI pueden ayudar en lo siguiente:
1. Expectativas más claras
Los cuadros RACI establecen expectativas sobre quién gestiona o es responsable del trabajo. Puede ayudar a eliminar la confusión aclarando quién es responsable y también es útil para gestionar expectativas con los stakeholders senior, que serán informados sobre el tipo de información que recibirán.
2. Comunicación más fluida
Puedes consultar el marco RACI a lo largo del ciclo de vida de un proyecto, lo que ayudará a evitar involucrar a todas las personas en cada decisión. El RACI te indica cuándo involucrar a las personas adecuadas en la fase adecuada del proyecto, lo que acelera las aprobaciones y la toma de decisiones.
3. Menos sobrecarga de personas
¿Sabes lo que pasa cuando recibes opiniones de todos y se vuelve una pesadilla intentar integrarlas todas? Ahí es donde el RACI es útil. Al distinguir entre consultados e informados, puedes separar a quienes dan feedback de quienes solo reciben actualizaciones sobre el progreso de las tareas.
4. Menos sobrecarga de trabajo y silos
Un cuadro RACI es una herramienta útil para que los gestores de proyectos deleguen y eviten asumir demasiada responsabilidad o cumplir múltiples funciones, reduciendo así el agotamiento. También ayuda a evitar el riesgo de tener un punto único de fallo, donde todo el conocimiento y la responsabilidad de una tarea específica recaen en una sola persona, creando silos.
Errores comunes con RACI y cómo evitarlos
Hay muchos errores a tener en cuenta al crear una matriz de responsabilidades; además, consumen tiempo y a menudo se ignoran después de ser aprobados. Aquí tienes algunas cosas de las que estar pendiente y cómo mitigarlas:
1. El gestor de proyecto como "para todo"
A menudo, por defecto, se piensa que el director de proyecto (o propietario del producto) es la persona o el rol responsable de todo. Dado que son quienes entregan el proyecto, en última instancia también entregan todo lo que este contiene.
Piense en dónde los productores del trabajo deben ser responsables (por ejemplo, diseñadores, desarrolladores, jefes de departamento), y asigne el trabajo en consecuencia.
2. Confusión entre Responsable y Rendir Cuentas
Los términos responsable y quien rinde cuentas son bastante cercanos en definición, lo que puede llevar a confusiones. Aquí está la diferencia principal:
- Eres responsable de una tarea si es tu trabajo completar la tarea. Depende de ti que se lleve a cabo.
- Rindes cuentas por una tarea si es tu trabajo garantizar que la tarea se complete. Puede que no la hagas tú mismo, pero eres responsable de que se haga.
3. Tensión entre Consultado e Informado
Consultado tiene connotaciones positivas, y las personas asignadas a este rol se sienten más incluidas y confían en que sus comentarios serán incorporados. Esto puede provocar tensión con quienes solo son informados, ya que podrían sentirse fuera del circuito.
Considere si las personas que planea informar realmente necesitan ser consultadas. Si no es así, asegúrese de que sepan que el rol de informado suele implicar solo una transmisión unidireccional de información; no deberían estar aportando comentarios.
Cómo Crear Una Matriz RACI en 6 Pasos
En la gráfica a continuación, he resumido los seis pasos para hacer una matriz RACI:
La encantadora Meghan McInerny dio una charla en el Digital PM Summit 2017, y tuvo la genial sugerencia de que El Señor de los Anillos es en realidad un proyecto exitoso, y la Comunidad es un equipo.
Así que, para hacerlo más comprensible, usemos ese proyecto como ejemplo. ¿Cuál es el proyecto? Llevar el anillo a Mordor y al Monte del Destino.
Paso 1: Identificar los Roles del Proyecto
Cree una tabla con los nombres de todos los involucrados en el proyecto en la fila superior. Tradicionalmente, las matrices RACI enumeran los roles funcionales en la parte superior. Sin embargo, creo que hay casos en los que usar los nombres es mejor, y esa suele ser mi preferencia.
Motivos para especificar por rol:
- Si una sola persona cumple varios roles
- Evita la necesidad de actualizarlo si cambia el personal
- Evita tener una mezcla de nombres y grupos más generales, por ejemplo, ‘cliente’ o ‘departamento X’
Motivos para especificar por nombre:
- Es más sencillo definir quién está involucrado en el proyecto
- Es más fácil cuando varias personas cumplen roles similares
Paso 2: Identificar las Tareas o Entregables del Proyecto
Divida el proyecto en tareas y entregables claros. Coloque estas en la columna izquierda de su matriz. Procure no ser demasiado detallista, porque la tabla puede volverse demasiado compleja. Si sigue una lista clara de entregables para el proyecto, considere enumerarlos.
Paso 3: Asignar el RACI a cada rol y tarea
Revisa cada tarea y decide de qué debería ser responsable cada rol. Cada tarea debe tener a alguien responsable y alguien que rinda cuentas (solo una persona debe rendir cuentas). Piensa en quién debería ser consultado mientras la tarea está en marcha y quién debe ser informado una vez que esté finalizada.
En nuestro ejemplo RACI de El Señor de los Anillos, Frodo es responsable de llevar el anillo a Mordor. Gandalf, como líder de la Comunidad, es quien rinde cuentas. Sin embargo, Sam ayuda a Frodo en el camino; es consultado, es decir, participa activamente.
Paso 4: Asegúrate de que tu equipo esté de acuerdo
Pon en común cualquier suposición que hayas hecho con los miembros de tu equipo y no lo hagas aislado. Haz una rápida revisión sobre cómo has configurado el RACI y asegúrate de que todos estén conformes con sus roles y responsabilidades en el proyecto.
Paso 5: Valídalo con los principales interesados del proyecto
Organiza una llamada o reunión para acordar esto con los principales interesados. Intenta mantenerlo lo más ágil posible para evitar comentarios inmanejables y discusiones que consuman demasiado tiempo. Piensa en quién más también necesita ser informado una vez se haya acordado.
Paso 6: Haz que sea útil durante toda la vida del proyecto
¿Ahora puedo dejar de lado mi RACI y centrarme en avanzar con el proyecto? Pues no. Este es uno de los mayores problemas con documentos como el RACI: una vez creados, a menudo se olvidan.
Entonces, ¿cómo puedes hacer que sea un documento útil y práctico?
- Cuando ejecutes una tarea o entregable, consulta el RACI y revisa quién es responsable de qué.
- Asegúrate de que lo definido al inicio del proyecto, incluidos los roles y las responsabilidades sobre cada tarea, sigue siendo correcto y está alineado con cualquier resultado o ajuste de pruebas de concepto.
- Guarda una versión en línea, usando Confluence o Google Docs, o el software de gestión de proyectos utilizado en tu organización. Si usas una hoja de cálculo de Microsoft Excel, guárdala en un lugar al que todos tengan acceso.
- Al final del proyecto, utiliza el RACI para ver cómo funcionaron los roles y responsabilidades asignados. ¿Fue necesaria la participación de tantas personas? ¿Las personas responsables realizaron la tarea, o se necesitó la participación de más gente? ¿Las personas fueron consultadas e informadas en los momentos adecuados?
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Plantilla y ejemplo de matriz RACI
He desarrollado una plantilla de matriz RACI para que la descargues. También encontrarás un ejemplo, una lista de verificación y una hoja de referencia rápida. La plantilla rellena los colores automáticamente según tus entradas. ¡Siéntete libre de ajustar los colores a tu gusto!
Esta plantilla está disponible a través de la membresía DPM. Hazte miembro y obtén acceso a la plantilla de matriz RACI, así como a más de 100 otras plantillas, muestras y ejemplos de documentación de proyectos. También podrás unirte a la conversación sobre matrices RACI (y mucho más) en Slack junto a más de 100 gestores de proyecto digitales.
Mejores prácticas para matrices RACI
- Asegúrate de que una matriz RACI va a ser beneficiosa para el proyecto y piensa en cómo y por qué se va a utilizar. Evita crear una matriz RACI solo por tener una.
- Asegúrate de entender los términos y tómate el tiempo para educar a los demás. Ya sea que elijas RACI o alguna de sus alternativas (más abajo), dedica tiempo a educar al equipo sobre cada término y lo que significa. Es un recordatorio útil para los que ya lo conocen y cualquier persona nueva en el proyecto te agradecerá que lo aclares.
- Asegúrate de que solo un rol sea marcado como responsable final. Un grupo no es responsable final, una persona sí. Asignar varias personas causa confusión y ralentiza el proceso de toma de decisiones, los flujos de trabajo del proyecto y la aprobación de entregables o procesos de aprobación de documentos.
- No tienes que informar a todos. "Informados" incluye a quienes se verán afectados por la tarea o entregable, o quienes tienen un interés especial. Probablemente el proyecto tenga un conjunto de interesados de alto nivel que deben ser informados, pero no necesitas incluir esos detalles en una RACI (deja eso para el plan del proyecto o el plan de gestión de interesados).
- No crees la matriz RACI en aislamiento. Involucra a las partes interesadas principales del proyecto y a los miembros del equipo de proyecto para que aporten. Haz un borrador tú mismo y luego deja que lo revisen los interesados.
¿Cuáles son las alternativas a una RACI?
Aquí tienes algunos otros tipos de matrices RACI y por qué podrían utilizarse.
1. RASCI
Probablemente la alternativa más usada a la RACI, la matriz RASCI significa: responsable, responsable final, soporte, consultado e informado. Los miembros del equipo en el rol de soporte asisten al responsable.
La diferencia entre soporte y consultado es que consultado dará información, mientras que soporte participará activamente en la tarea.
2. CARS
CARS es específico para tareas, y al igual que el RASCI, añade el rol de soporte cuando las tareas no las completa un solo rol o persona. Los defensores del modelo CARS dicen que elimina información innecesaria de la RACI. Significa:
- Comunicar: tanto consultar como informar
- Aprobar: el aprobador que toma decisiones
- Responsable: la persona que hace el trabajo (igual que en RACI)
- Soporte: las personas que ayudan al responsable con el trabajo
Algunos consideran que el modelo RACI asigna términos que son bastante obvios—es decir, responsable final suele ser el gestor del proyecto o el propietario del producto, e informado generalmente incluye a una gama más amplia de interesados en el proyecto.
3. RAS
Me gusta la simplificación de esta, ya que limita los términos a responsable, aprobar y soporte. Sin embargo, no contempla al propietario de la tarea, lo cual puede generar confusión.
4. DACI
Es relativamente similar al diagrama RACI, DACI sustituye responsable por conductor, consultado por colaborador y responsable final por aprobador, haciendo que las descripciones sean más orientadas a la acción. Esto sirve para aclarar qué harán esos roles, despejando la confusión que puede generar la matriz RACI.
5. CLAM
Una variación del DACI que también se centra más en las acciones involucradas que en los roles del equipo. CLAM significa contribuye, lidera, aprueba y monitoriza.
En general, muchas de las variaciones del RACI definen los términos con mayor claridad, o especifican acciones para eliminar la ambigüedad entre los roles. No existen grandes diferencias entre los modelos en cuanto a lo que intentan lograr.
Si te interesan otras variantes de RACI, puedes informarte sobre RACI 2.0 aquí.
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