Una lista de reproducción para liderar transiciones de equipo en proyectos: La Gran Renuncia de 2022
Antes de 2020, frases como “distanciamiento social” realmente no tenían mucho significado ni contexto. La pandemia no solo sumó frases como “distanciamiento social” a nuestro vocabulario, sino que también estamos viendo nuevas expresiones como “la gran renuncia de 2022”. Ya sea que las organizaciones estén pasando por una reestructuración corporativa o las personas decidan voluntariamente buscar nuevos horizontes, la gente está dejando a sus actuales empleadores y equipos.
Además de ampliar nuestro vocabulario, la pandemia también obligó a muchos de nosotros a ser creativos para mantenernos ocupados durante la cuarentena. Más allá de ver sin parar Netflix, jugar a todos los juegos de mesa que pudieras encontrar y explorar tu vecindario, puede que también recurrieras a la música y aplicaciones como Spotify. Como la música es la banda sonora de nuestras vidas, es lógico que la música pueda ayudarnos a navegar los cambios y las transiciones de equipo.
Como líder de proyectos tanto en grandes corporaciones como en start-ups durante más de 15 años, he formado parte y liderado equipos durante procesos de transición de personal. Las transiciones pueden ser difíciles tanto para los equipos como para los líderes, y contar con algo como la música para calmar el ánimo puede ser de gran ayuda. Sigue mi lista de reproducción inspirada en las transiciones para acompañar a tu equipo y a ti a través del cambio.
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Vientos de Cambio - La ‘Gran Renuncia de 2022’
El futuro está en el aire
‘Wind of Change’ de Scorpions
Se siente en todas partes
Soplando con el viento del cambio
Las personas no están hechas para estar quietas. El movimiento y la transición son parte de la vida. Como decía Scorpions, está en todas partes y es tan frecuente como sopla el viento. Las personas pueden cambiar de rol y pasar de un equipo u organización por muchas razones diferentes.
Sin embargo, las tendencias recientes y los datos indican que las personas se están moviendo en mayor número que antes de 2020. Según Gartner, “Es probable que la rotación voluntaria anual de empleados en Estados Unidos aumente casi un 20% este año, pasando de un promedio anual de 31,9 millones de empleados que renunciaban a sus trabajos antes de la pandemia a 37,4 millones en 2022” (Gartner).
En principio, un aumento del 20% en la rotación voluntaria puede parecer un tema que solo preocupa al personal de recursos humanos y a los planes de contratación y retención de una organización. Sin embargo, las personas que se marchan pueden ser parte de tu proyecto.
Como jefe de proyecto, esto debería preocuparte mucho dado que la tendencia probablemente continuará en 2022 y hasta 2023. Necesitas asegurarte de tener suficientes recursos y personas para tu proyecto.
¿Qué pasa si un miembro de tu equipo de proyecto se va durante el desarrollo? Esto no solo impactará la moral y la dinámica del equipo, sino que también afectará aspectos como el alcance del proyecto, la asignación de recursos, el compromiso de los interesados, la comunicación y los riesgos. Es posible que el jefe de proyecto tenga que no solo guiar al equipo a través de los cambios en la dinámica, sino también analizar y planificar el impacto eventual en el proyecto.
Veamos con más detalle algunas áreas de un proyecto que pueden verse afectadas cuando alguien decide sumarse a la gran renuncia, y qué puede hacer el jefe de proyecto para apoyar a su equipo durante la transición.
Romper es difícil: El impacto en la moral del equipo
Pensar en todo lo que hemos pasado
‘Breaking up is Hard to Do’ de Neil Sedaka
Y romper es difícil de hacer
Las personas pueden dejar tu equipo de proyecto por diferentes motivos. Al comienzo de mi carrera, formé parte de una organización empresarial que pasó por una gran (y pública) reestructuración corporativa. Se tomaron decisiones y muchas de ellas resultaron en la separación involuntaria de miembros de equipos de proyecto (traducción: hubo despidos). Fue triste y aterrador ver a tantos colegas talentosos dejar la organización.
Por otro lado, también he sido parte de muchos equipos de proyecto (tanto como miembro como jefe de proyecto) en los que un integrante decidió irse por una nueva y emocionante oportunidad. Puede ser una ocasión para avanzar en su carrera, comenzar un nuevo negocio o por motivos personales. En este tipo de situaciones, es estupendo ver a compañeros avanzar y seguir sus deseos y objetivos.
Sin embargo, ya sea que un miembro del equipo se vaya de forma involuntaria o voluntaria, habrá un impacto en la moral y la dinámica del grupo. Los miembros restantes del proyecto pueden experimentar una gama de emociones incluyendo tristeza, miedo, alegría, envidia, desesperanza y ansiedad.
Como gestor de proyectos, es posible que tengas que asumir muchos roles durante un proyecto. Hacer de consejero y, en ocasiones, ser un apoyo emocional puede ser necesario. Si los miembros del equipo sienten tristeza cuando alguien se va, el ánimo general se verá afectado y eso podría impactar la productividad del equipo. Como decía Neil Sedaka en su canción, terminar una relación profesional también puede ser difícil, especialmente si el equipo tenía una buena relación y lazos profesionales y personales fuertes.
Si eres miembro de un equipo que percibe una moral baja tras la salida de algún miembro, es importante recordar y asegurar a tu equipo que los cambios son normales y no tienen por qué ser malos. Las transiciones y cambios son naturales y todos los experimentarán en algún momento de su carrera.
Si el miembro que se fue era apreciado y amigo de los integrantes del equipo, anima a tus compañeros a mantenerse en contacto con esa persona y utilizar aplicaciones como LinkedIn para comunicarse. Que ese miembro se haya ido no significa que haya desaparecido del mundo. Las relaciones pueden mantenerse (aunque tal vez sean diferentes en adelante).
Asimismo, puede ser útil dar tiempo y espacio al equipo para asimilar lo que ha sucedido durante el periodo de transición. En ocasiones, perder a un miembro querido del equipo puede sentirse como una pérdida familiar.
Permite que los miembros de tu equipo sientan diferentes emociones y hazte disponible, en persona o virtualmente, si necesitan apoyo o alguien con quien hablar. Sé genuino y comunícate con tu equipo para brindar el apoyo o el cuidado que necesiten si el proceso de transición resulta difícil.
Por último, también es una buena idea recordar al equipo que siguen siendo un equipo. La partida de una persona no significa que el equipo haya dejado de existir. Prueba una actividad como pedir al equipo que identifique una fortaleza o una habilidad destacable del grupo. Una actividad así puede ayudar a que el enfoque vuelva a lo positivo. Recuerda: no existe “yo” en equipo.
Tomando las riendas: Impacto en el alcance
Y estaré ocupándome de los negocios (cada día)
‘Takin’ Care of Business’ de Bachman-Turner Overdrive
Ocupándome de los negocios (en todos los aspectos)
Durante la fase de planificación o preparación de un proyecto, el gestor de proyectos y su equipo habrán analizado todo el trabajo que debe realizarse (el alcance del proyecto). Por lo tanto, los cronogramas, presupuestos y planes de recursos se desarrollaron teniendo en cuenta el alcance del proyecto.
Se podrían haber hecho suposiciones durante la fase de planificación del proyecto de que todos los recursos (incluidas las personas involucradas), estarían disponibles cuando fueran necesarios y durante toda la duración del proyecto. Como implica la clásica canción canadiense ‘Takin’ Care of Business’, se da por hecho que el equipo podrá completar el proyecto en el plazo fijado y sacar adelante el trabajo.
¿Qué sucede si esa suposición ya no es válida tras la partida de un miembro? ¿Puede el alcance del proyecto ser completado por los miembros restantes? Son preguntas muy importantes para las que todo el equipo tendrá que revisar la declaración de alcance (WBS, épicas e historias) y determinar si los miembros restantes pueden completar el trabajo. Esto se debe realizar antes de comunicar (y posiblemente solicitar un cambio de alcance) a cualquier parte interesada, como el patrocinador.
Para ayudar al equipo en su análisis, existen algunas opciones para reasignar tareas del alcance restante. Los métodos de asignación de recursos como nivelación y suavizado de recursos se pueden aplicar antes de solicitar cualquier cambio en el alcance del proyecto.
De igual modo, antes de que el miembro del equipo salga del grupo, debe elaborarse algún tipo de plan de transición que describa las tareas y actividades en las que estaba trabajando y cómo se llevará a cabo la entrega. Como parte de este plan de transición, también se deberían identificar las habilidades, información y conocimientos necesarios para finalizar las tareas pendientes.
Si el equipo concluye que no puede completar el alcance restante con los recursos disponibles, en ese momento el gestor del proyecto debe contactar al patrocinador (y a otros interesados pertinentes) para solicitar que se reduzca el alcance, se extienda el plazo o se aumente el presupuesto para contratar un nuevo miembro que ayude en la finalización. Recuerda: el alcance es parte de la triple restricción.
Un cambio de alcance debido a la reducción de capacidad del equipo puede afectar el presupuesto y/o el cronograma del proyecto y debe considerarse cuidadosamente. El proceso para solicitar un cambio a causa de una transición debe estar incluido en el plan de gestión de cambios del proyecto.
Con un poco de ayuda de mis amigos: Impacto en los recursos
‘Oh, salgo adelante con un poco de ayuda de mis amigos’
‘With a Little Help From My Friends’ de The Beatles
La marcha de un miembro influirá en equipos muy unidos. Si hubo buena sintonía y se establecieron buenas relaciones, algunos miembros tal vez se hayan apoyado mucho en sus amigos para completar el trabajo del proyecto.
Cuando un miembro del equipo se va, esto por supuesto tendrá un impacto en el plan de recursos para el proyecto. Como se mencionó, puede haberse asumido que todo el equipo del proyecto estaría junto durante toda la duración del mismo. ¿Qué sucede cuando alguien se va?
Tener la mentalidad correcta aquí es muy importante. Un gestor de proyectos debe recordar que no solo se ha ido un ‘recurso’ del equipo, sino una persona. Parece frío y despiadado (por no decir simplemente cruel) abordar la asignación de recursos del proyecto con la idea de que el miembro que se ha ido puede ser reemplazado sin más. No se puede reemplazar a una persona, pero sí se puede cubrir el puesto que ha dejado.
Analizar el puesto disponible en el equipo puede ser una mentalidad más positiva a adoptar. ¿Qué trabajos, habilidades y experiencias quedan ahora como vacío dentro del equipo del proyecto? ¿Se puede cubrir ese vacío con los miembros actuales del equipo? Si no es así, ¿tiene el gestor de proyectos la posibilidad de solicitar apoyo al patrocinador y a otros actores clave para cubrir el hueco (lo cual podría incluir presupuesto para contratar a un nuevo miembro)?
Adoptar esta mentalidad también puede ayudar a crear una cultura de respeto y cuidado dentro del equipo. Si el equipo cree que no son simplemente un ‘recurso’ que pueda reemplazarse en cualquier momento, se sentirá más valorado, respetado y comprometido con el equipo. Recuerda, liderar un proyecto con empatía es una habilidad tan importante para un gestor de proyectos como planificar y ejecutar.
Lo Escuché Por el Rumor: Impacto en los Interesados y en la Comunicación
La gente dice que creas la mitad de lo que ves, hijo
‘I Heard It Through the Grapevine’ de Marvin Gaye
Y nada de lo que oyes
Cuando un miembro deja el equipo de un proyecto, sin duda será noticia para algunos de tus interesados. Puede ser una noticia positiva o negativa dependiendo de las circunstancias de la partida. Con la gran renuncia en marcha, será necesario comunicar los cambios y transiciones dentro de tu equipo a los interesados.
Los interesados pueden escuchar sobre la salida de un miembro del equipo y empezar a pensar: “Hmmm... Me pregunto si la cultura del equipo es mala. ¿Por qué se fue esa persona?” Si no se aborda directamente, información como la salida de un miembro puede derivar en rumores y convertirse en una distracción indeseada para el equipo del proyecto.
Si no quieres que la desinformación se propague a través de rumores, lo mejor es compartir directamente las noticias de cualquier transición dentro del equipo del proyecto con los interesados. Como parte del involucramiento y del plan de comunicación con los interesados, herramientas como el informe de estado del proyecto pueden utilizarse como medio para actualizar sobre cambios de personal.
Si los interesados tienen inquietudes sobre cómo se está gestionando la transición y sienten que hay mucha incertidumbre, compartir un documento como el plan de transición también puede ser útil. Al igual que con el equipo del proyecto, permite a los interesados la oportunidad de hacer preguntas y compartir preocupaciones. De manera similar al equipo del proyecto, los interesados también pueden sentirse ansiosos. Es mejor permitir que expresen sus inquietudes y recordarles el compromiso de quienes permanecen en el equipo del proyecto.
Negocio Arriesgado: Impacto en la Gestión de Riesgos
Repite conmigo. No es mejor prevenir que lamentar
“Take On Me” de A-ha
Nadie quiere que un miembro del equipo de proyecto se vaya. Sin embargo, dado el auge de las renuncias, probablemente no sea una buena idea pensar que esto nunca sucederá en tu proyecto. Una encuesta de julio de 2022 de McKinsey & Company indica que el 40% de los trabajadores está pensando en dejar su actual trabajo en los próximos 3 a 6 meses.
¡40%! Eso no es poco. Incluso si tus miembros de equipo no llegan a irse, sigue siendo un riesgo que debe planificarse. A diferencia de la canción ochentera “Take on Me”, en este caso sí es mejor prevenir que lamentar. Arriesgarse a no planificar ante un riesgo que es muy probable que ocurra no es una buena idea.
Incluye esta posibilidad en el plan de gestión de riesgos del proyecto y, si es necesario, prepara un plan de contingencia en caso de que se materialice el riesgo. ¿Qué acciones puede tomar tu equipo para reducir el impacto si esto sucediera? Algunas ideas incluyen:
- Planificar sesiones de transferencia de conocimientos para asegurar que el conocimiento no pertenezca solo a una persona
- Contar con buena documentación del proyecto en caso de que alguien se vaya y sea necesario incorporar a un nuevo miembro al equipo
- Si es posible, dejar cierto margen en las actividades/tareas del proyecto por si un miembro del equipo se va y se necesita tiempo para replanificar
Aunque quizá no puedas evitar el riesgo de que un miembro del equipo se marche, como siempre, deberías tener un plan al respecto para asegurarte de que el equipo de proyecto esté preparado si llega a suceder.
Cambios: Tupac tenía razón
Así es como es (Changes). Las cosas nunca serán iguales
‘Changes’ de Tupac Shakur
Sí, los cambios y las transiciones sucederán. Y como indicó Tupac en su canción “Changes”, las cosas no serán iguales en el equipo de proyecto. Cuando ocurren cambios y hay un periodo de transición, la dinámica del equipo se verá afectada y posiblemente también el alcance, los recursos, la participación de los interesados, la comunicación y los riesgos del proyecto.
Si tu equipo actualmente atraviesa una transición como parte de la gran renuncia, buscarán en su líder de proyecto no solo los próximos pasos tácticos, sino también apoyo y liderazgo. Las transiciones pueden ser difíciles, pero al afrontarlas con una mentalidad y actitud positiva, el equipo de proyecto podrá avanzar.
Si tú o tu equipo de proyecto están pasando por una transición, siéntete libre de compartir cualquier consejo o truco que te haya funcionado a través de Twitter o LinkedIn.
