Registros RAID: Definición, Plantilla, Ejemplos y Guía Paso a Paso
Un registro RAID es un documento que utilizan los gestores de proyectos, analistas de negocio, gestores de riesgos, líderes de equipo y ejecutivos para ayudar con la gestión de riesgos del proyecto resumiendo la siguiente información clave:
- Riesgos
- Asunciones o acciones
- Inconvenientes
- Dependencias o decisiones
Como gestor de proyectos, puedes utilizar un registro RAID para mantener a tus interesados —y a ti mismo— al tanto de los detalles más recientes del proyecto. Cuando se utiliza correctamente, este registro puede actuar como un documento estratégico clave para resumir el estado del proyecto a nivel de liderazgo.
Los registros RAID suelen utilizarse junto con software de gestión de riesgos.
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¿Qué es un registro RAID y qué significan sus siglas?
RAID significa: riesgos, asunciones (o acciones), inconvenientes y dependencias (o decisiones).
| Definición del componente del registro RAID | Ejemplos |
|---|---|
| Riesgos. Identificar y categorizar los riesgos y oportunidades, la probabilidad de que ocurran, su impacto/gravedad si llegan a producirse, y el plan de mitigación y acciones | -Riesgo: El mal tiempo retrasa el cronograma de recolección de datos |
| Asunciones o Acciones. Documentar los parámetros del proyecto para prevenir la ampliación descontrolada del alcance; mantener una lista de tareas basada en el trabajo en curso | -Asunción: Los recursos necesarios están disponibles para ejecutar el trabajo del proyecto -Acción: Contactar con el equipo financiero para un desglose de los costes de los proveedores externos actuales |
| Inconvenientes. Documentar los eventos que han ocurrido y que afectan al progreso del proyecto, así como explicar la vía de resolución | -Inconveniente: Una brecha de seguridad compromete la integridad de los datos de los clientes |
| Dependencias o Decisiones. Enumerar actividades que no pueden iniciarse o completarse sin que otra actividad empiece o finalice; documentar los cursos de acción previamente acordados y la justificación para seguirlos o no | -Dependencia: Realizar un análisis de alternativas antes de adquirir un nuevo sistema de gestión de proveedores -Decisión: Desarrollar un sistema de gestión del talento propio para mantener el enfoque en una cultura de alto rendimiento, aunque esto resulte más costoso a corto plazo |
Verás que la definición de RAID incluye algunos acrónimos dobles: asunciones o acciones, dependencias o decisiones. Aquí tienes mis consejos sobre cómo abordar estos puntos:
- Asunciones vs. Acciones. No sabes cuántas veces el hecho de tener una lista de asunciones ha detenido la ampliación del alcance en seco. Si deseas que tu registro esté enfocado a una audiencia senior, te recomiendo mantener los puntos de acción en un documento aparte centrado en la ejecución táctica.
- Decisiones vs. Dependencias. Por experiencia, nadie recuerda nunca por qué se tomó una decisión: especialmente, las alternativas consideradas y rechazadas y los motivos detrás de ello. Para evitar discusiones cíclicas a lo largo de un proyecto largo, te sugiero documentar las decisiones en tu registro RAID además de las dependencias.
¿Cuándo deberías crear un registro RAID?
Un registro RAID debe crearse al inicio de un proyecto durante la fase de iniciación o planificación, una vez que se conoce lo suficiente sobre el alcance, los interesados y los objetivos para identificar los riesgos y suposiciones iniciales. A partir de ahí, revísalo en los principales hitos, cada vez que cambie el alcance o cuando surja un riesgo o problema significativo. En proyectos ágiles, un ritmo natural de actualización es al inicio de cada sprint.
Registro RAID vs Registro de Riesgos
Aunque existe cierta superposición entre estos dos documentos, la diferencia es que un registro RAID es más completo que un registro de riesgos. Además de documentar riesgos, un registro RAID también incluye suposiciones o acciones, un registro de problemas y dependencias o decisiones.
Plantilla de Registro RAID
He incluido una descarga de una plantilla de registro RAID plantilla en Microsoft Excel (necesitarás ser miembro de DPM para obtener la plantilla). Puedes usar esta plantilla para documentar riesgos, suposiciones, problemas y dependencias. Las columnas M y N rastrean las decisiones y la fecha de decisión.
Ejemplo y Muestras de Registro RAID
Además de la plantilla de registro RAID, también he incluido un ejemplo de registro en Excel para que puedas ver cómo queda el producto terminado (también deberás ser miembro para acceder a esto).
Aquí tienes otro ejemplo, que muestra cómo podrían aplicarse los registros RAID en el escenario de un proyecto para un viaje de campamento.
Cómo Crear un Registro RAID
Ahora que tienes tu plantilla lista para usar, ¿cómo puedes llenarla exactamente? Durante la fase de planificación del proyecto, podrás obtener información para los siguientes componentes de tu registro RAID:
- Riesgos
- Suposiciones
- Dependencias
Las acciones, los problemas y las decisiones no entran en juego hasta después de que comience el proyecto.
Para cada elemento que registres, captura al menos estos campos:
- Descripción — un breve resumen del riesgo, suposición, problema o dependencia
- Responsable — la persona responsable de gestionarlo o resolverlo
- Prioridad — alta, media o baja
- Estado — abierto, en progreso o cerrado
- Fecha objetivo — cuándo debe resolverse o revisarse
- Plan de mitigación/acción — los pasos que se están tomando para abordarlo
Tener campos consistentes en cada entrada hace que el registro sea fácil de revisar para los interesados y más sencillo de mantener a lo largo del tiempo.
Fuentes Potenciales de Contenido para un Registro RAID
Puedes obtener contenido para tu registro de varios canales:
- Entrevistas con los interesados
- Documentación de proyectos actuales o previos
- Ejemplos: plantilla de lecciones aprendidas, retrospectivas, análisis post mortem, actas de constitución del proyecto, planes de proyecto, cronogramas del proyecto
- Experiencia previa ejecutando proyectos similares
- Material de código abierto disponible en línea
- Pensamiento crítico basado en la información que hayas obtenido de las fuentes anteriores (por ejemplo, tus interesados no mencionan explícitamente que algo es un punto problemático, pero su reticencia a tratar el tema sugiere que esa área podría beneficiarse de una investigación adicional).
Mejores Prácticas
Una vez que tu proyecto comience y tengas tu borrador del registro RAID listo para usar, ten en cuenta estas mejores prácticas sobre cómo usar el registro mientras gestionas tu proyecto:
- Adecua el nivel de detalle para la audiencia adecuada. Los interesados confían en el registro RAID para comprender el contexto de este proyecto y cualquier riesgo o problema que pueda amenazar el éxito del proyecto. Mantén el enfoque en los impactos para el negocio, en lugar de actualizaciones tácticas que pueden no ser relevantes para quienes no están involucrados en el día a día.
- Monitorea y actualiza el registro durante todo el ciclo de vida del proyecto. Este recurso es inútil si no lo actualizas y lo integras con otra documentación como un registro de decisiones. Esa es otra razón para mantener el contenido conciso, de modo que el documento no sea pesado de mantener. La mayor parte de tu tiempo debe invertirse en solucionar problemas, en lugar de solo documentarlos.
Beneficios
Los registros RAID benefician a los interesados, los miembros del equipo del proyecto, la empresa y a ti como gestor de proyectos.
- Es una herramienta integral para la información pertinente del proyecto que proporciona de forma inmediata información actualizada sobre la salud del proyecto
- Ofrece la posibilidad de hacer seguimiento a riesgos antes de que se conviertan en problemas, y luego agilizar la atención de esos problemas si los riesgos se materializan
- Los gestores de proyectos pueden documentar suposiciones y decisiones para mitigar el riesgo de tener que retroceder en discusiones que puedan retrasar el proyecto.
¿Cómo se usan los registros RAID en metodologías ágiles?
Normalmente, los proyectos ágiles suelen evitar la documentación en favor de desarrollar un producto funcional. Dicho esto, sostengo que desarrollar un registro RAID vale el esfuerzo adicional.
¿La razón? Los proyectos ágiles suelen seguir un enfoque iterativo para la ejecución del proyecto que fomenta una mayor experimentación. Este enfoque es ideal para fallar rápido y generar aprendizajes más temprano.
Sin embargo, desestigmatizar el fracaso introduce riesgos adicionales que pueden descarrilar tu proyecto. Y una organización solo puede aprender del fracaso si documenta las suposiciones y la toma de decisiones que informaron cada experimento.
¿Qué sigue?
Si necesitas más ayuda con la gestión de riesgos, considera tomar nuestro curso de Maestría en Gestión de Proyectos Digitales. Además de gestión de riesgos, también aprenderás a gestionar proyectos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, desde la iniciación hasta el cierre.
