¿Por qué usar un software de gestión de recursos? 6 beneficios y motivos
El software de gestión de recursos es útil para optimizar la asignación y utilización de los recursos dentro de una organización. Al rastrear y gestionar de manera eficaz los activos, ya sean humanos, financieros, materiales o relacionados con el tiempo, este tipo de software garantiza que los proyectos se completen eficientemente y dentro del presupuesto. Puede ayudar con la visualización de la planificación de recursos, la previsión de necesidades futuras de recursos y la identificación de posibles cuellos de botella, asegurando que cada elemento del proyecto esté adecuadamente provisto de recursos. Esto, a su vez, lleva a una mayor productividad, reducción de costes y una mejora en el éxito general de los proyectos.
6 razones para usar software de gestión de recursos
Aquí tienes seis formas en que el software de gestión de recursos mejora tu capacidad de asignar recursos.
- Muestra las asignaciones actuales de recursos
- Determina la verdadera capacidad de recursos
- Rastrea la utilización de recursos
- Predice la disponibilidad futura de recursos
- Reduce el tiempo de inactividad innecesario
- Mejora las decisiones de contratación
1. Muestra las asignaciones actuales de recursos
Antes de poder dedicar recursos a un nuevo cliente o proyecto, debes evaluar si tienes recursos disponibles. El software de gestión de recursos muestra qué recursos tienes y su capacidad de carga laboral (cuánto trabajo tienen actualmente y si pueden asumir más).
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Visualizar estos datos fue un gran punto de partida para las conversaciones con los jefes de proyecto. Por ejemplo, este recurso está registrando 16 horas diarias la próxima semana. Tenemos que hacer algo al respecto.
Puedes usar esta información para determinar varias cosas:
- Si necesitas contratar o capacitar nuevo personal para cubrir la demanda creciente
- Qué tipo de plazos puedes prometer a tus clientes
- Si tu empresa tiene la capacidad de asumir el proyecto
Con esto, los jefes de proyecto pueden proporcionar a los ejecutivos una estimación más precisa sobre si pueden cumplir con las demandas. Por ejemplo, podrás informar a la alta dirección que los miembros clave del equipo están actualmente ocupados en otras tareas y cuándo estarán disponibles, para evitar comprometerte con una entrega que no podrás cumplir.
2. Determina la verdadera capacidad de recursos
La capacidad de recursos es la cantidad de personas disponibles y el número de horas que están aportando. El software de planificación de capacidad realiza este cálculo por ti.
Por ejemplo, si un proyecto requiere 200 horas hombre para completarse y necesitas entregarlo en un mes, primero debes determinar cuántas horas tiene cada uno de tus empleados disponibles para dedicar a su trabajo cada semana antes de poder saber el tamaño del equipo que debes reunir.
Un empleado a tiempo completo podría trabajar 40 horas por semana, pero también debes considerar cuánto tiempo debe dedicar a reuniones de empresa y otras funciones laborales.
En el ejemplo anterior, si determinas que un trabajador puede dedicar 35 horas a la tarea cada semana, un equipo de seis miembros puede completar el entregable en un mes.
Comprender la planificación de la capacidad del equipo también ayuda a los jefes de proyecto a planificar para asumir varios proyectos al mismo tiempo.
3. Rastrea la utilización de recursos
La utilización de recursos consiste en asegurarte de que empleas a todas las personas de tu equipo sin sobrecargarlas de trabajo. El software permite que tu responsable de recursos determine si los miembros del equipo asignados a cada proyecto podrían emplearse de manera más eficaz en otros objetivos de la empresa.
Analiza las tasas de utilización de recursos para ver cuán efectivo es cada uno de tus empleados, de modo que sepas qué miembros del equipo están aportando más valor.
4. Predice la disponibilidad futura de recursos
El software de gestión de recursos mejora tu asignación de recursos y tu planificación de recursos al ayudarte a determinar si tus recursos disponibles coinciden con la demanda anticipada para el futuro.
Este proceso de pronóstico de recursos te ayudará a asegurarte de que los recursos siempre están correctamente aprovechados. Por ejemplo, si notas que vas a tener muchos recursos libres dentro de tres meses, puedes comenzar a planificar futuros proyectos para que los empleados no estén sin tareas cuando terminen los proyectos actuales.
O, si uno de tus equipos está en un proyecto sencillo y se prevé que queden libres antes de lo esperado, puedes planificar mover a varios miembros del equipo a un proyecto de alta prioridad en su lugar. Si tienes más recursos disponibles que proyectos por completar, puedes enfocarte en captar nuevos clientes para aprovechar al máximo tus recursos.
5. Reduce el tiempo de inactividad innecesario
El tiempo de inactividad puede ser un factor importante en por qué no estás recibiendo el retorno de la inversión que te gustaría. Cada hora que tu equipo de proyecto está sin tareas es dinero desperdiciado.
Si bien ejercer demasiada presión sobre tu equipo puede tener efectos negativos, como agotamiento, baja satisfacción laboral y rotación de empleados, encontrar el equilibrio óptimo puede ahorrar mucho dinero a tu negocio.
6. Mejora las decisiones de contratación
Saber cómo se están asignando actualmente tus recursos permite que tu equipo de reclutamiento use los objetivos actuales de gestión de proyectos para encontrar a las personas adecuadas para tus proyectos.
Si tienes un problema de recursos porque te faltan miembros con alguna habilidad específica, puedes decidir si es más efectivo capacitar a un empleado actual para cubrir ese rol o contratar a alguien nuevo para cubrir la necesidad.
Si tu software de planificación de recursos revela que no tendrás la capacidad de recursos que necesitas para alcanzar tus próximos objetivos, puedes usar esta información para reforzar tu estrategia de incorporación y contratar a alguien para cubrir el puesto.
¿Qué es el software de gestión de recursos?
El software de gestión de recursos es un tipo de software que permite a los gestores de proyectos programar, asignar y hacer el seguimiento de dónde y cuánto están siendo usados los miembros del equipo de proyecto.
Los gestores de proyectos pueden establecer prioridades para los proyectos y asociar las habilidades de los miembros del equipo con tareas y entregables. También puedes monitorizar el tiempo libre y la utilización de los empleados, y llevar un registro de quién tiene demasiadas tareas (y quién no tiene suficientes).
Aprende más sobre para qué se usa el software de gestión de recursos aquí. Si estás buscando una herramienta, revisa nuestra lista del mejor software gratuito de gestión de recursos en el mercado.
