4 plantillas de planificación de recursos para Excel y Hojas de cálculo
El éxito de un proyecto suele depender de un plan sólido para asignar y gestionar los recursos durante todo el proyecto. Tanto si tienes un equipo pequeño que busca herramientas sencillas de planificación de recursos como si dispones de recursos adicionales, nuestras plantillas personalizables y fáciles de usar para la planificación de recursos del proyecto te ayudarán a asignar mejor los recursos, hacer un seguimiento de la disponibilidad y mantener al equipo encaminado para entregar su trabajo a tiempo y dentro del presupuesto.
Estas plantillas son compatibles tanto con Microsoft Excel como con Google Sheets. Las dos primeras plantillas de esta lista son gratuitas y, para acceder a las demás, tendrás que registrarte en nuestra comunidad de miembros.
¿Qué plantilla necesitas?
Cada plantilla responde a una pregunta diferente y, juntas, se complementan. Normalmente trabajo con ellas en este orden: desglosar el trabajo, estimarlo, comprobar quién está disponible y, después, asignarlo.
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| Plantilla | La pregunta a la que responde | Úsala cuando |
|---|---|---|
| Estructura de desglose del trabajo | ¿Qué hay que hacer exactamente? | El alcance está acordado, pero nadie lo ha dividido todavía en tareas |
| Estimación del proyecto | ¿Cuánto tiempo llevará y cuánto costará? | Necesitas un presupuesto, un presupuesto para el cliente o comprobar si el plazo es realista |
| Gráfico de disponibilidad del equipo | ¿Quién puede hacerlo realmente y cuándo? | Tu equipo tiene empleados a tiempo parcial, distintas zonas horarias o muchos días de permiso |
| Hoja de cálculo de asignación de recursos | ¿Quién hace qué y se mantiene el presupuesto? | Estás formando el equipo del proyecto y quieres hacer un seguimiento de las horas y los gastos a medida que avanza |
No necesitas las cuatro en todos los proyectos. Un sprint de dos semanas para un equipo que conoces bien quizá solo necesite la hoja de cálculo de asignación. Un proyecto para un cliente con precio cerrado probablemente necesite el conjunto completo.
1. Hoja de cálculo de asignación de recursos
Esta hoja de cálculo de asignación de recursos es el punto en el que el plan se encuentra con el presupuesto. Indicas quién participa en el proyecto, sus tarifas y sus horas, y la hoja te muestra cuánto cuesta todo y cuánto presupuesto queda.
Qué incluye
- Celdas de introducción y cálculo automático: Las celdas amarillas (como la fecha de inicio del proyecto) requieren que introduzcas datos, y las celdas grises se calculan automáticamente. No puedes sobrescribir accidentalmente una fórmula, algo que no se puede decir de la mayoría de las versiones caseras.
- Tarifas por hora, horas y costes por persona: El coste de cada miembro del equipo se calcula a partir de su tarifa y de las horas asignadas.
- Una columna de supuestos: Úsala para indicar si alguien trabaja a tiempo completo, a tiempo parcial o comparte su dedicación con otro proyecto.
- Contingencia integrada: La contingencia está fijada en un 10 % de forma predeterminada, pero puedes cambiarla en la fórmula.
- Contador del presupuesto restante: Muestra de un vistazo cuánto presupuesto queda a medida que se asignan las horas.
Cómo utilizarla
- Haz una copia en Google Sheets o descárgala para Excel.
- Introduce la fecha de inicio del proyecto y el presupuesto total en las celdas amarillas.
- Añade una fila para cada miembro del equipo por encima de las filas de subtotales, para que los totales sigan funcionando.
- Introduce la tarifa y las horas asignadas de cada persona, y utiliza la columna de supuestos para señalar a quienes no trabajen a tiempo completo.
- Ajusta la contingencia si el 10 % no encaja. Yo la aumentaría para proyectos con un alcance poco definido o con un cliente nuevo.
- Revísala semanalmente y actualiza las horas a medida que avanza el proyecto, en lugar de hacerlo solo al inicio.
Ideal para
Equipos que gestionan un único proyecto y necesitan ver personas, horas y dinero en un mismo lugar, sin comprar una herramienta.
2. Estructura de desglose del trabajo
Una estructura de desglose del trabajo (WBS) se utiliza para dividir un proyecto en componentes más pequeños y manejables dentro de una jerarquía. Esto facilita la planificación, ejecución y supervisión del trabajo del equipo, y garantiza que se tengan en cuenta todos los aspectos del proyecto y que no se pase por alto ninguna tarea esencial.
Qué incluye
- Una jerarquía de trabajo: El proyecto en la parte superior, los principales entregables o fases debajo y los paquetes de trabajo y tareas debajo de estos.
- Espacio para niveles numerados: Asigna un ID a cada elemento (1.0, 1.1, 1.1.1), para que todos puedan referirse al mismo trabajo sin confusión.
- Espacio para asignar recursos: Cada tarea puede asignarse a un responsable, lo que se incorpora directamente a tu asignación y estimación.
Cómo utilizarla
- Empieza por los entregables finales, no por las actividades. Pregunta qué recibe realmente el cliente y trabaja a partir de ahí.
- Divide cada entregable en paquetes de trabajo hasta que cada elemento sea lo bastante pequeño como para estimarlo con sensatez. Mi regla general es que nada debería requerir más de unos pocos días de trabajo para una persona.
- Comprueba que cada nivel suma el nivel que está por encima. Si un entregable necesita algo que no está incluido, aparecerá más adelante como ampliación del alcance.
- Asigna un responsable a cada tarea. Toda tarea que no tenga un nombre al lado es una tarea que nadie está realizando.
- Compártela con el equipo antes de hacer la estimación. Detectarán el trabajo que falta y cuya existencia desconocías.
Ideal para
Proyectos nuevos, trabajos para clientes con alcance fijo y cualquier proyecto en el que «¿qué está incluido?» pueda convertirse en una discusión más adelante.
Si quieres ver cómo estructuran las suyas otros equipos, estos ejemplos de estructuras de desglose del trabajo abarcan diversos tipos de proyectos.
3. Gráfico de disponibilidad del equipo
Un gráfico de disponibilidad del equipo te ofrece una visión general visual de la disponibilidad de los recursos para periodos concretos. Puedes utilizar este gráfico para asignar tareas en función de las dependencias, los recursos disponibles y los plazos, así como para equilibrar la carga de trabajo de tu equipo (lo que resulta más fácil cuando tienes una mejor comprensión de los horarios de los miembros del equipo).
Esta herramienta de planificación resulta útil cuando los miembros del equipo tienen distintas horas de trabajo, horarios u otros compromisos.
Qué incluye
- Horas de trabajo por persona: Quién trabaja y cuándo, incluidos los horarios de media jornada y las semanas comprimidas.
- Zonas horarias: Dónde se encuentra cada persona, para que puedas encontrar franjas de solapamiento para los relevos y las reuniones.
- Método de contacto preferido: La mejor manera de contactar con cada persona, lo que ahorra un número sorprendente de seguimientos del tipo «¿has visto mi mensaje?».
Cómo usarlo
- Complétalo con el equipo, en lugar de hacerlo por ellos. Las personas conocen sus propios horarios mejor que el sistema de recursos humanos.
- Añade los periodos de ausencia conocidos durante toda la duración del proyecto, incluidos los días festivos de cada ubicación desde la que trabaje tu equipo.
- Marca las franjas de solapamiento. Esas son las horas destinadas a revisiones, relevos y cualquier asunto que requiera una conversación en directo.
- Úsalo junto con tu planificación de capacidad para establecer horas realistas en la hoja de cálculo de asignación.
- Actualízalo siempre que alguien se incorpore, se marche o cambie su horario. Un gráfico de disponibilidad desactualizado es peor que no tener ninguno, porque la gente confía en él.
Ideal para
Equipos distribuidos e híbridos, equipos con empleados a tiempo parcial o contratistas y cualquiera que haya programado alguna vez una «reunión rápida» a las 7 de la mañana para la mitad del equipo.
4. Estimación del proyecto
Una estimación del proyecto te ayuda a prever los recursos, el calendario y los costes necesarios para completar tu proyecto correctamente, lo que resulta esencial para establecer expectativas realistas y garantizar que los proyectos se entreguen dentro del presupuesto y a tiempo.
Esta plantilla proporciona una hoja de ruta para los proyectos actuales y futuros a la hora de asignar recursos de forma eficaz y tomar decisiones informadas durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Qué incluye
- Dos versiones: Una estimación sencilla para proyectos pequeños y presupuestos rápidos, y una estimación compleja para proyectos con varias fases, más roles y más elementos en movimiento.
- Esfuerzo por tarea y rol: Horas para cada parte del trabajo, asignadas a las personas o roles que la realizan.
- Costes: Esfuerzo convertido en un presupuesto, para que puedas ver cuánto costará el proyecto antes de que lo pregunte el cliente.
Cómo utilizarla
- Elige la versión que mejor se adapte. Utiliza la sencilla para unas pocas semanas de trabajo con un equipo pequeño, y la compleja cuando haya varias fases o varios equipos involucrados.
- Extrae las tareas directamente de tu estructura de desglose del trabajo, para que no se estime nada que esté fuera del alcance y no se omita nada que sí esté incluido.
- Haz la estimación con las personas que realizarán el trabajo. Si no están disponibles, estima mediante rangos y concreta las cifras cuando el equipo esté confirmado.
- Añade una contingencia para los imprevistos y explica claramente qué cubre.
- Anota tus supuestos junto a las cifras. «Dos rondas de comentarios sobre el diseño» es un límite del alcance. Sin ello, solo estás cruzando los dedos.
Ideal para
Presupuestos, aprobaciones presupuestarias, trabajos para clientes con precio cerrado y cualquier ocasión en la que alguien pregunte: «¿Podemos tenerlo listo para finales de mes?»
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