¿Qué es un Plan de Gestión de Riesgos y Cómo Crear Uno (+ Plantilla)
Un plan de gestión de riesgos (RMP) te ayuda a identificar las amenazas del proyecto antes de que afecten los cronogramas, presupuestos o la confianza de los interesados. He visto proyectos sólidos fracasar porque los equipos trataron la planificación de riesgos como un trámite y no como una herramienta para la toma de decisiones.
En esta guía, aprenderás cómo construir un plan práctico que te ayude a evaluar el impacto de los riesgos, responder más rápido y evitar los errores que hunden los proyectos.
¿Qué es un Plan de Gestión de Riesgos?
Un plan de gestión de riesgos es un documento que describe cómo tu equipo de proyecto supervisará y responderá a los riesgos, problemas u otros eventos inesperados o inciertos que puedan impactar el proyecto.
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Analiza los riesgos potenciales que existen en tu organización o proyecto, identifica cómo responderás ante esos riesgos si se presentan y asigna a una persona responsable para vigilar cada riesgo y tomar acción si es necesario.
En su forma más mínima, un plan de gestión de riesgos puede ser solo unas páginas que describen:
- en qué momento el riesgo del proyecto debería desencadenar una escalada
- cómo y cuándo evaluar los riesgos
- los roles y responsabilidades de los responsables de los riesgos
¿Cuál es el propósito de un Plan de Gestión de Riesgos?
El objetivo de un plan de gestión de riesgos es ayudarte a identificar los riesgos del proyecto y otros posibles problemas antes de que comiences el trabajo en el proyecto, para que puedas crear un plan para mitigarlos, en lugar de responder de manera reactiva cuando las cosas salgan mal. Cuanto antes identifiques y detectes los riesgos, menor será su impacto.
También te ayuda a planificar y gestionar la incertidumbre de manera más consistente, así como a mantener tu proyecto dentro del cronograma, el presupuesto y el alcance.
Plantilla de Plan de Gestión de Riesgos
Los miembros de DPM pueden descargar nuestra sencilla plantilla de plan de gestión de riesgos.
Así es como puedes utilizarla:
Qué incluir en un Plan de Gestión de Riesgos
Estos son los componentes clave que debes incluir en tu plan de gestión de riesgos.
Enfoque de Gestión de Riesgos
Detalla tu estrategia y enfoque general para la gestión de riesgos. Esto incluye:
- Tolerancia al riesgo: Determina qué nivel de riesgo estás dispuesto a aceptar en tu proyecto. Puede que tu organización tenga directrices más amplias que sean estándar para todos los proyectos.
- Estrategias de mitigación de riesgos: Define cómo vas a emplear métodos como la evasión de riesgos, transferencia del riesgo y compartir riesgos. Esto también incluye herramientas como matrices de riesgos, análisis FODA y evaluaciones de probabilidad e impacto.
- Gobernanza de riesgos: Define la propiedad sobre riesgos individuales y sobre la gestión de riesgos en términos más generales, y discute las reglas y convenciones que deberás seguir mientras gestionas los riesgos.
Registro RAID
Un registro RAID rastrea riesgos, supuestos, problemas y dependencias para que el equipo del proyecto y el patrocinador puedan revisarlos y discutirlos más a fondo.
Esto es más ligero que un registro de riesgos formal diseñado para calcular la gravedad del riesgo. Para un enfoque aún más sencillo, podrías simplemente mantener una lista en tu informe de estado semanal. Esto es útil para proyectos pequeños y no técnicos ejecutados por un equipo de 3-4 personas en una organización que no tiene un enfoque estándar para la gestión de riesgos.
Si tu proyecto sale perfecto, eres una persona muy afortunada. Las cosas pueden salir mal; las cosas salen mal. Usa tu registro RAID para identificar dónde van a salir mal las cosas. Planea cómo resolverás esos problemas de la manera más rápida posible para mantener el proyecto en marcha.
Matriz de Riesgos
Una matriz de riesgos (también conocida como matriz de impacto o matriz de evaluación de riesgos) muestra la relación entre los factores de riesgo para calcular la gravedad del riesgo. Los riesgos con alta probabilidad y alto impacto son los más graves.
Este es un enfoque más exhaustivo que exige un alto nivel de detalle. También puedes incluir una descripción completa de la metodología que seguirás para realizar el análisis cualitativo y cuantitativo de riesgos, junto con una matriz de impacto. Puedes usarla para priorizar y asignar puntuaciones numéricas de severidad para medir el nivel de cada riesgo.
Estructura de Desglose de Riesgos
Puedes crear una estructura de desglose de riesgos para descomponer categorías de riesgo de alto nivel en subcategorías de riesgo más pequeñas y específicas.
Esto no se trata de crear complejidad: tú y tu equipo agradecerán este nivel de detalle en proyectos empresariales grandes que involucren a más equipos, múltiples partes interesadas y una importancia significativa que podría tener un gran impacto en el negocio.
Software de Gestión de Riesgos
El software de gestión de riesgos y el software de gestión de proyectos pueden apoyar la planificación de la gestión de riesgos, sustituir muchas tareas manuales y facilitar las discusiones con tu equipo y patrocinador del proyecto sobre cómo navegar los riesgos para aumentar las probabilidades de éxito del proyecto.
También podrías utilizar herramientas GRC, que abordan un campo más amplio e integran todo el proceso de gestión de riesgos con el plan general de gestión del proyecto. Normalmente incluyen funciones de gestión de riesgos pero se amplían a rastreo de cumplimiento, gestión de políticas, informes regulatorios y auditorías internas.
Cómo Crear un Plan de Gestión de Riesgos
Aquí tienes los pasos del proceso para crear un plan de gestión de riesgos.
1. Prepara la Documentación de Apoyo
Revisa la documentación existente de gestión de proyectos antes de crear tu plan de gestión de riesgos. Esta documentación incluye:
- Acta de constitución del proyecto: Establece los objetivos del proyecto, el patrocinador del proyecto y a ti como gerente de proyecto. Te da el derecho de crear un plan de gestión de proyectos y un plan de gestión de riesgos. Si no utilizas actas de constitución de proyecto formales en tu organización, al menos deberías dejar constancia de esto en un correo electrónico o un breve informe menos formal.
- Plan de gestión de proyectos: Describe cómo administrarás, supervisarás y controlarás el proyecto, incluyendo qué metodología usar, cómo informar avances, cómo escalar problemas, etc. Tu plan de gestión de riesgos es un subcomponente del plan de gestión del proyecto.
- Registro de interesados: Ten una idea clara de quiénes son los interesados del proyecto antes de evaluar los riesgos. Cada grupo de interesados presenta diferentes tipos de riesgos relacionados con personas, procesos y tecnología. También puedes invitar a los interesados a identificar riesgos durante el proyecto e incluso nominarlos como responsables de riesgos.
2. Establece el Contexto
Toma la descripción y los objetivos del proyecto del acta de constitución y úsalos para detallar el valor empresarial del proyecto y los impactos negativos que resultarán si el proyecto fracasa.
La introducción del plan de gestión de riesgos debe explicar su intención y relación con el plan general del proyecto. Usa este contexto para fomentar una conversación sobre la gestión de riesgos con tu equipo y tu patrocinador del proyecto.
3. Decide Cómo Identificar y Evaluar los Riesgos
Diferentes metodologías son apropiadas para distintos tipos de proyectos. Los métodos que elijas también deben ser sostenibles para que el equipo los lleve a cabo durante todo el proyecto.
La clave es mantener las conversaciones correctas y recopilar información para lograr consenso con tu equipo y los interesados al inicio del ciclo de vida del proyecto. Utiliza estas discusiones para definir las categorías de riesgo, planes de respuesta al riesgo y formas de calcular la gravedad del riesgo.
4. Identifica los Riesgos de Forma Continua
Organiza un taller de riesgos o una sesión grupal con tu equipo, los principales interesados, el patrocinador del proyecto y expertos en la materia para identificar, evaluar y planificar respuestas a los riesgos.
Actualiza tu plan de gestión de riesgos directamente durante el taller:
Discute todos los aspectos de las columnas E-R y asegura que tienes resultados claros y SMART en cada casilla. Tu función es facilitar la reunión y hacer una lluvia de ideas con los interesados para evaluar tanto los riesgos conocidos como los posibles riesgos que podrían no haber sido considerados.
Al final del taller, deberías tener consenso de los interesados sobre los riesgos del proyecto, la respuesta deseada y el impacto esperado de los riesgos. La aceptación de los interesados es fundamental para una respuesta exitosa.
rnrnLa palabra “riesgo” es amplia. No contar con suficientes recursos para cumplir el plazo del proyecto es un riesgo. La temporada de huracanes es un riesgo. La interrupción del continuo espacio-tiempo es un riesgo.rnrn 26nbsp;rnrn¿Dónde trazas la línea de qué riesgos considerar?rnrn26nbsp;rnrn Si el elemento está relacionado con personas, procesos, recursos o tecnología y tiene alguna probabilidad de amenazar el éxito del proyecto, deberías registrarlo como un riesgo. No necesitas un análisis completo de cada riesgo, pero revisa los riesgos durante el proyecto para ver si el impacto o la probabilidad ha cambiado.","_content":"field_authornotes_content","layout":"layout--side_image","_layout":"field_authornotes_layout"},"mode":"preview"} /-->5. Asigna Responsables de Riesgos
A medida que identifiques riesgos, trabaja con el equipo para asignar responsables, incluyéndote a ti mismo cuando sea necesario. El gerente de proyecto no puede hacerse cargo de todo. Asignar responsables de riesgos puede ser complicado porque requiere responsabilidad de los interesados.
Asegúrate de que los responsables hayan revisado el plan de gestión de riesgos y tengan claro cuáles son sus responsabilidades. Hazle seguimiento a medida que monitorees los riesgos durante todo el ciclo de vida del proyecto.
6. Rellena el Registro de Riesgos
Después del taller de riesgos, termina de completar cualquier información necesaria para el registro de riesgos. Esto incluye una descripción del riesgo, la categoría de respuesta al riesgo, la respuesta detallada, el estado del riesgo y el responsable asignado.
Asegúrate de que la respuesta al riesgo refleje la gravedad e importancia del riesgo correspondiente. Revisa el registro de riesgos para comprender posibles correlaciones más amplias entre los riesgos.
7. Publica el Registro de Riesgos
Envía el registro de riesgos actualizado dentro de las 48 horas siguientes al taller para dar tiempo a todos de leer y procesar los resultados.
También puedes utilizar el registro de riesgos en discusiones más amplias del proyecto para explicar o definir la línea de tiempo para un proyecto o acciones específicas que deben completarse. Es importante ser oportuno para que los resultados se puedan utilizar en otros artefactos del proyecto.
8. Monitoriza y Evalúa los Riesgos Continuamente
Constantemente te encontrarás con nuevos riesgos a lo largo del proyecto. De hecho, mitigar un riesgo puede crear otro o dejar un “riesgo residual”.
Si es posible, realiza talleres de riesgos periódicamente durante la duración del proyecto o incorpora revisiones del registro de riesgos en otras actividades de planificación recurrentes. También puedes utilizar el análisis de causa raíz para entender mejor cómo surgen los riesgos, especialmente cuando los mismos tipos de problemas siguen apareciendo.
No hay nada tan frustrante como evitar un riesgo solo para ir a ciegas hacia otro, mucho mayor.
9. Archiva Tu Plan
Después de tu proyecto, archiva tu plan de gestión de riesgos para referencia futura. Aunque no todos los planes de gestión de riesgos son adecuados para cada proyecto, los riesgos y estrategias de respuesta pueden seguir siendo aplicables. Utiliza los riesgos pasados para crear una base para tu próximo proyecto.
Ejemplo de Plan de Gestión de Riesgos
Aquí tienes un ejemplo sencillo de gestión de riesgos que salvó un proyecto:
Una agencia aceptó un calendario agresivo para un proyecto altamente técnico. El equipo expresó inquietudes durante el inicio del proyecto, pero la dirección decidió continuar. El gerente de proyecto y el arquitecto técnico registraron el riesgo del calendario antes de que empezara el proyecto, y su estrategia de respuesta fue reevaluar el calendario del proyecto utilizando una simulación de Monte Carlo.
Después de calcular una duración pesimista, optimista y probable para cada actividad del proyecto en el camino crítico, determinaron matemáticamente que había un 3% de probabilidad de cumplir con la fecha límite.
Así podría verse esto en tu registro de riesgos:
El gerente de proyecto le expuso esto al cliente, y el cliente aceptó redefinir el alcance y volver a establecer la línea base antes de comenzar. Era un riesgo demasiado grande para asumir.
¿Qué sigue?
Ya seas un gerente de proyecto novato o experimentado, contar con un buen plan de gestión de riesgos es vital para el éxito del proyecto. Y la clave de un plan de gestión de riesgos exitoso es la adaptabilidad. Es necesario asegurarse de que, con cada nuevo proyecto, puedas adaptar el plan de gestión de riesgos a tu proyecto, industria y organización.
Profundiza en estas estrategias inscribiéndote en alguno de estos cursos completos de gestión de riesgos.
