Las herramientas de gestión de proyectos que los PM tuvieron que dejar de usar
Plataformas de gestión de proyectos: No todas las plataformas de gestión de proyectos cumplen con las expectativas, lo que lleva a frustraciones y al abandono de herramientas.
Desafíos de asignación de recursos: Herramientas específicas de asignación de recursos suelen quedarse cortas, mostrando la necesidad de soluciones flexibles y adaptables.
Preferencias del cliente: Las exigencias de los clientes pueden obligar a los equipos a abandonar herramientas preferidas en favor de las preferidas por los clientes.
Limitaciones de la IA: El descenso de calidad en herramientas de IA como ChatGPT ha llevado a algunos profesionales a buscar alternativas.
Se requiere adaptabilidad: Saber cuándo dejar de usar herramientas poco efectivas es una habilidad clave para la gestión eficaz de proyectos.
Cada gestor de proyectos tiene su propio cementerio de herramientas: software que prometía agilizar los flujos de trabajo, centralizar la comunicación o, por fin, resolver el rompecabezas de la asignación de recursos, solo para crear nuevos dolores de cabeza. Desde plataformas de nivel empresarial hasta asistentes de redacción con inteligencia artificial, incluso las adopciones de herramientas con las mejores intenciones a veces terminan en el abandono. Preguntamos a gestores de proyectos en activo sobre las herramientas de las que han tenido que prescindir, y por qué.
Plataformas de gestión de proyectos que no cumplieron
No todas las plataformas de gestión de proyectos cumplen lo que prometen, y para los gestores de proyectos experimentados que manejan trabajos complejos, las carencias se vuelven imposibles de ignorar. Julia Rajic, directora de operaciones en Point Blank, lo descubrió en carne propia cuando su agencia decidió cambiarse a Monday.com y al final tuvo que dar marcha atrás. "Muchas de las conversaciones sobre por qué alejarnos de Monday giraban en torno a la asignación de recursos", explica. "No era realmente bueno para la asignación. Si tienes gestores de proyectos que saben usar dependencias y quieren ver cosas como Waterfall... no les gusta nada."
Si tienes gestores de proyectos que saben usar dependencias y quieren ver cosas como Waterfall… no les gusta nada [Monday.com].
Basecamp recibió críticas igual de contundentes de parte de Matthew Fox, jefe de proyectos y especialista en operaciones en Fox Consulting, quien la encontró totalmente inadecuada para operaciones internas de proyectos. "Basecamp no es bueno para la gestión interna de proyectos, sin importar lo que diga 37signals", afirma. "Es simplemente una plataforma terrible para gestores de proyectos. Es casi como si estuvieras usando una herramienta de juguete cuando necesitas una de nivel profesional."
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Basecamp no es bueno para la gestión interna de proyectos, sin importar lo que diga 37signals.
A veces, una herramienta falla no en el concepto, sino en la ejecución. Kayla Keizer, gestora de proyectos en Northern, había recomendado previamente Teamwork.com hasta que se encontró con una situación en la que no funcionó del todo bien. "Recientemente he tenido la oportunidad de usar Teamwork y retiro mi recomendación anterior de incluirlo en la lista corta", comenta. "Funciona de forma muy similar a Productive.io, pero no me gusta la interfaz de usuario... Encuentro que la distinción entre lo que es una tarea y una subtarea no es nada clara."
[En Teamwork.com] encuentro que el contraste entre lo que es una tarea y una subtarea es demasiado difuso.
Incluso las plataformas ampliamente adoptadas no son inmunes al agotamiento. Ryan Gilbreath, Project Manager Técnico en RTS Labs, describe un patrón que ha visto repetirse más de una vez: equipos que abandonan Jira debido al cansancio organizacional, solo para acabar volviendo a utilizarla. "Algunas personas simplemente se cansaron de Jira después de trabajar en grandes corporaciones donde hay mucha burocracia", explica. "De hecho, me ha pasado lo mismo con GitHub Projects. Lo usamos por un tiempo y descubrimos que preferimos Jira. Así que fue mucho ir y venir."
Algunas personas simplemente se cansaron de Jira… Me ha pasado lo mismo con GitHub Projects. Lo usamos por un tiempo y descubrimos que preferimos Jira. Así que fue mucho ir y venir.
Herramientas de asignación de recursos y seguimiento de tiempo que no cumplieron
La gestión de recursos y el seguimiento de tiempo son problemas persistentes en la gestión de proyectos, y las herramientas diseñadas para resolverlos no siempre cumplen con las expectativas. Rajic se topó con esto usando Resource Guru, una plataforma dedicada a la asignación de recursos que, finalmente, resultó demasiado rígida para las necesidades de su equipo. "Hay herramientas solo para recursos. Y usamos una llamada Resource Guru hace tiempo. No funcionó para nosotros", comenta.
Explica por qué no funcionó para su caso: "Necesitábamos la capacidad de solicitar recursos. Por ejemplo, si necesito un desarrollador en mi proyecto durante 40 horas repartidas en dos semanas, eso equivale básicamente a un desarrollador al 50%, ¿verdad? Pero no pudimos hacerlo."
Las soluciones hechas a medida tampoco siempre son la respuesta ideal. Marissa Taffer, fundadora y presidenta de M. Taffer Consulting, trabajó con un cliente que había desarrollado su propio sistema casero de seguimiento de tiempo y que, finalmente, aceptó dejarlo atrás. "Uno de mis clientes tenía un sistema de seguimiento de tiempo casero. No estaba mal, pero tampoco era excelente. Era bastante incómodo y un poco difícil para reportar", cuenta. "Desde entonces han aceptado abandonarlo." Las herramientas propietarias pueden requerir mucho mantenimiento interno, un coste que los equipos muchas veces no anticipan, por lo que a menudo resulta preferible optar por soluciones ya preparadas.
Uno de mis clientes tenía un sistema casero de seguimiento de tiempo. No estaba mal, pero no era excelente. Desde entonces han aceptado abandonarlo.
Cuando las exigencias del cliente obligan a cambiar de herramienta
A veces, la decisión de abandonar una herramienta no tiene nada que ver con la herramienta en sí. Alexa Alfonso, Ejecutiva Senior de Cuentas en Caylent, sostiene que las preferencias de los clientes siempre prevalecerán, incluso si eso significa dejar de lado la cuidadosamente seleccionada pila tecnológica de la agencia. “Cualquiera sea la herramienta que usen tus clientes, esa es la mejor que puedes usar”, afirma. “Incluso si es su propio software, he visto casos exitosos donde básicamente abandonamos las herramientas que usábamos porque el cliente estaba tan decidido con su suite. Y dijimos, está bien, déjanos entrar… danos un lugar”.
Cualquiera sea la herramienta que usen tus clientes, esa es la mejor herramienta que puedes usar.
Herramientas de IA y Productividad Que No Cumplieron las Expectativas
El auge de las herramientas potenciadas por IA ha introducido una nueva categoría de software para que los gerentes de proyectos evalúen —y potencialmente abandonen. Yonelly Gutierrez, Senior Program Manager en Palo Alto Networks y usuaria diaria autoproclamada de IA, terminó distanciándose de ChatGPT tras notar un descenso significativo de calidad. “Antes usaba ChatGPT todo el tiempo. He notado una enorme caída en la calidad, aunque solía utilizarlo todo el día, todos los días”, comenta. “Siento que alucina demasiado para lo que necesito hacer. Así que ni siquiera renové mi suscripción profesional a ChatGPT, ahora solo uso Gemini”.
Incluso las herramientas de productividad menos críticas pueden terminar por resultar molestas. Varun Anand, CEO de EduHubSpot, lo explica de manera simple al referirse a por qué dejó de usar Grammarly: “He usado mucho Grammarly pero después de un tiempo me resultó irritante, así que lo desactivé”.
He usado mucho Grammarly pero después de un tiempo me resultó irritante, así que lo desactivé.
Para Michael Gold, fundador y director de entregas parcial, el problema con su CRM se redujo a una cuestión económica sencilla. En lugar de seguir pagando por Close, decidió tomar el control. “Simplemente creé mi propio CRM con Replit porque estaba usando Close. Me costaba como $100 al mes”, explica. “Crear el mío ha sido muy divertido. No voy a mentir diciendo que es mejor que Close, pero es gratis — o al menos son $25 al mes por Replit”.
Simplemente creé mi propio CRM con Replit porque estaba usando Close. Me costaba como $100 al mes.
La Capacidad de Abandonar una Herramienta es una Habilidad
Ninguna herramienta es universalmente adecuada. El contexto, el tamaño del equipo, la complejidad del flujo de trabajo, las expectativas del cliente e incluso las restricciones presupuestarias determinan si una plataforma recibe un lugar permanente en la caja de herramientas de un gerente de proyectos —o termina en el olvido. Lo que estas historias tienen en común es que la decisión de abandonar una herramienta, lejos de ser un fracaso, suele ser la acción más pragmática que un jefe de proyecto puede tomar. Saber cuándo algo no está funcionando, y tener la convicción para seguir adelante, es en sí misma una forma de juicio profesional que beneficia a los proyectos y equipos a largo plazo.
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