La ciencia (y el arte) de las estimaciones de proyectos + Las 6 mejores técnicas
Cuando tienes que tomar una gran decisión de compra, ¿cuál es la primera cosa que haces? Probablemente investigas un poco para entender cómo está el mercado y qué deberías esperar gastar. Esto es una ligera simplificación de una estimación de proyecto, pero, en esencia, eso es lo que estás haciendo.
Antes de iniciar un nuevo proyecto, es probable que tus equipos y clientes estén haciendo lo mismo: tratando de entender cuánto costará completar el trabajo.
Pero el costo no es lo único que debe tomarse en cuenta en tu proceso de estimación del proyecto; todos también necesitarán comprender cuántas personas y cuánto tiempo se necesitará para completar el trabajo.
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En el mundo digital, los precios, la dotación de personal y los plazos pueden variar mucho para proyectos similares. Esto se debe a que existen muchas variables, incluyendo:
- El alcance del trabajo que debe completarse
- Los miembros del equipo disponibles para hacer el trabajo
- Las habilidades de los miembros del equipo en el proyecto
- Cuánto tiempo tiene el equipo para acabar el trabajo
¿Entonces, cómo puede un jefe de proyecto y su equipo determinar cuánto costará algo antes de empezar a hacerlo?
La estimación de costos puede ser un desafío real: crear un presupuesto de proyecto que funcione tanto para tu equipo como para tus clientes (si trabajas en una agencia) es una mezcla de arte y ciencia (de datos).
Esta guía te proporcionará las herramientas y técnicas que necesitarás para crear estimaciones más precisas.
¿Qué es una estimación de proyecto y cuándo la necesitas?
Una estimación es simplemente un cálculo aproximado del esfuerzo y el costo que se podría necesitar para completar un proyecto.
No es una garantía del costo final; en su lugar, le proporciona al cliente una cotización o guía (a menudo una estimación aproximada) sobre cuánto podría costar hacer o entregar algo para que puedan asegurar el presupuesto y iniciar el proyecto. Las estimaciones presupuestarias se hacen antes de que el proyecto empiece oficialmente.
¿Eres nuevo en estimaciones o quieres practicar? Puedes descargar la plantilla de presupuesto de proyecto para un rediseño web más abajo. Al finalizar este artículo, sabrás qué tipo de estimación usar—y cuándo—, y los pasos y herramientas de software de presupuesto de proyectos para gestionar tu estimación y, en última instancia, el presupuesto de tu proyecto.
¿Cuál es la diferencia entre una estimación y un presupuesto?
Una estimación es una aproximación, mientras que un presupuesto es el monto total de fondos que tienes para completar tu proyecto. Normalmente, una estimación del proyecto se convierte en presupuesto del proyecto después de que el patrocinador o cliente lo aprueba.
Una distinción importante antes de profundizar: antes de estimar, debes saber cuánto cuestan las cosas internamente. Esta cifra puede ser menor de lo que realmente se factura al cliente (para tomar en cuenta gastos generales y ganancias).
Debes conocer los costos reales de hacer negocios antes de proporcionar una estimación hacia el cliente (ten en cuenta que esto no aplica a equipos digitales internos).
Este artículo no se centra en cómo determinar los costos, ya que eso lo podemos abordar en otro artículo.
¿Por qué son importantes las estimaciones de proyecto?
La estimación puede parecer un proceso doloroso, pero es fundamental. Y aunque puede ser tentador copiar y pegar una estimación de costos y enviarla sin más, es importante que los jefes de proyecto entiendan que cada estimación es única.
La estimación es una parte fundamental del rol de la gestión de proyectos: el proceso de calcular cuánto podría costar un proyecto es importante para definir los parámetros de un proyecto.
Estas son las razones por las que debes crear una estimación para tu proyecto antes de empezar el trabajo:
- Las estimaciones proporcionan directrices de precios: necesitas saber cuánto vas a cobrar a los clientes (y cuándo) para que el cliente pueda decidir si tiene el presupuesto y si vale la pena la inversión para continuar con el proyecto.
- Las estimaciones aportan claridad: cuando sabes con cuánto presupuesto cuenta un cliente, el proceso de elaborar una estimación de costos ayuda a definir el enfoque. Puedes usar lo que sabes del presupuesto total para determinar los roles del proyecto, responsabilidades y entregables. Si, por ejemplo, el presupuesto del cliente está un 20% por debajo de tu estimación, puedes plantearte reducir el número de entregables del proyecto o tratar de reasignar recursos para evitar sobrecostes.
- Las estimaciones pueden ayudar a definir un plan de recursos: cuando completas una estimación, también puedes delinear los pasos o el enfoque que tomarás para completar el trabajo, lo cual puede servir a la hora de crear tu plan de recursos o formar tu equipo de proyecto.
¿Qué se incluye en una estimación de proyecto?
La estimación del proyecto debe incluir todos los costos asociados con el proyecto.
Pueden ser los honorarios del equipo del proyecto (cobrados por hora o a una tarifa fija por proyecto), el costo de cualquier hardware o licencia de software necesaria para el trabajo, licencias o suscripciones de cualquier software de terceros que deba integrarse como parte del proyecto y cualquier otro coste que vaya a ser facturado al cliente por cualquier motivo.
Algunas estimaciones de proyectos también incluyen un presupuesto de contingencia. Esto puede ser muy útil si hay aspectos desconocidos sobre el proyecto. Disponer de un 10-20% del presupuesto como contingencia puede dar al gestor del proyecto y a su equipo un pequeño “colchón” al elaborar una estimación.
Si tú y tu equipo agregan una contingencia a la estimación, asegúrense de alinearse con el cliente sobre cómo comunicarán la necesidad de usar ese presupuesto.
La forma en que las estimaciones de proyecto se comparten con clientes o patrocinadores puede variar de una agencia a otra o de un equipo a otro. Algunas son más transparentes que otras. Un consejo: cuanto más transparente puedas ser, más fácil será asegurarse de que no se pase por alto nada y que todos estén alineados en los costos.
3 Tipos de Estimaciones de Proyectos
¿Cuáles son los tipos de estimaciones? Hay muchos, pero aquí están algunos de los más comunes que usan las agencias digitales:
Estimaciones de Orden de Magnitud (ROM)
A veces llamada estimación aproximada, una estimación de orden de magnitud ayuda al cliente a entender el costo y el nivel estimado de esfuerzo requerido en un proyecto. Este tipo de estimación suele usarse muy al principio del proceso para decidir si seguir adelante o no con un nuevo proyecto, y por lo general es una estimación amplia que se presenta como un rango.
Por ejemplo, si un cliente acude a tu agencia para construir un nuevo sitio web y sabes que el rango habitual de tu agencia son proyectos de sitios web entre $95,000 y $150,000, pero su presupuesto es solo de $50,000, el cliente podría determinar que el proyecto no es adecuado para tu agencia y podría buscar otra agencia que esté más alineada con su presupuesto y necesidades.
Estimación Presupuestaria
Una estimación presupuestaria será mucho más específica. Deberías usar una estimación de este tipo cuando el cliente esté relativamente seguro de que tiene el presupuesto, pero necesite un poco más de detalle sobre cómo se distribuiría antes de decidir seguir adelante con el proyecto.
Supón que tu cliente queda satisfecho con la estimación de orden de magnitud que proporcionaste. El siguiente paso será preparar el plan de proyecto propuesto junto con el costo de cada fase o entregable. Incluso podrías incluir un cronograma sugerido que le diga al cliente cuándo podrían comenzar y cuánto durará el proyecto.
Si tu estimación inicial era un rango amplio, incluso podrías plantearte crear dos estimaciones presupuestarias, una para el extremo superior y otra para el extremo inferior. Aunque lo más probable es que tú y tu cliente apunten al punto medio del rango, así tendrán información más precisa sobre qué obtendrían (y cuándo) en cada extremo del rango.
Estimación Definitiva de SoW
Utiliza una estimación definitiva de SoW cuando hayas completado todas las diligencias debidas y necesites aprobación para el presupuesto del proyecto.
Supón que el cliente está realmente satisfecho con tu estimación presupuestaria y está listo para continuar con el trabajo. El paso final en la refinación de la estimación es redactar el acuerdo de alcance (SoW), que incluirá la estimación y el presupuesto total del proyecto.
Recuerda que el SoW es el documento sobre el que basarás tu contrato con el cliente: debe detallar el alcance total del proyecto y los costos asociados. Así que, si hay cambios en el presupuesto del proyecto (o en el alcance) tras la firma del SoW, lo más probable es que debas ejecutar una orden de cambio.
Cómo Calcular Estimaciones de Proyecto: 6 Técnicas de Estimación
¿Cuáles son los métodos de estimación en la gestión de proyectos? Existen varias formas de estimar un proyecto, y vale la pena estar familiarizado con ellas para saber qué técnica de estimación utilizar en tu proyecto y cuándo usarla.
En esta sección, vamos a cubrir seis técnicas de estimación. Vale la pena mencionar que puedes usar la IA en la estimación de costos de proyectos junto con estas técnicas.
1. Estimación descendente
En una estimación descendente, decidirás (o tu cliente te dirá) el presupuesto final para todo el alcance del trabajo y luego dividirás ese total entre las tareas o fases.
Una vez que tienes el presupuesto dividido por tarea o fase, puedes revisar estos bloques de trabajo más pequeños para determinar si el presupuesto asignado parece suficiente.
Aquí es donde entra en juego la parte artística y científica. Tal vez tengas algunos datos sobre cuánto pueden tardar ciertas tareas para ayudarte a decidir si estas estimaciones son adecuadas. También deberías usar tu experiencia e intuición para comprender dónde el proyecto podría requerir más tiempo o recursos de lo habitual.
Esto podría deberse a necesidades creativas o a que estás trabajando en una aplicación que tiene una funcionalidad más compleja de lo que el equipo ha enfrentado antes.
La estimación descendente es una técnica útil para las primeras fases de un proyecto, cuando se está tratando de validar si el presupuesto del cliente es suficiente para entregar un proyecto.
La ventaja de la estimación descendente es que puede ser una forma muy rápida de generar una estimación. Esto puede ser útil si quieres ayudar al cliente a determinar si su presupuesto es viable. También es útil para ayudar al cliente a entender qué tipo de alcance podría permitir su presupuesto.
La desventaja de la estimación descendente es que no siempre es precisa. Si utilizas una estimación descendente como punto de partida, deberás asegurarte con tu equipo de que el presupuesto esté asignado correctamente para que puedan completar todo el trabajo del proyecto antes de convertir esta estimación en una declaración de trabajo.
2. Estimación análoga
El proceso de estimación análoga utiliza datos de proyectos similares para determinar el costo total del proyecto.
Un ejemplo de estimación análoga sería si un cliente te pide el rediseño de un sitio web y quiere saber cuánto podría costar. Entonces revisarías proyectos similares y basarías tu estimación inicial en lo que se ha facturado en proyectos anteriores.
Recuerda que si estás revisando proyectos de hace un año o más, deberás ajustar tu estimación considerando cualquier incremento en tarifas o costos para mantener la estimación lo más precisa posible.
Sencillo, ¿verdad? Bueno, sí, si tienes datos históricos relevantes que coincidan con el proyecto actual que intentas estimar. Supone que tienes datos de proyectos previos lo suficientemente parecidos como para proporcionar una comparación útil.
Las estimaciones análogas también pueden derivarse de ejemplos externos a tu experiencia o la de tu equipo (por ejemplo, aquí tienes una encuesta con cifras aproximadas sobre costos de desarrollo de aplicaciones móviles).
Usa precaución: los ejemplos externos pueden ser un buen punto de partida si nunca has hecho ese tipo de proyecto, pero aún necesitarás realizar la debida diligencia a medida que desgloses los costos para tu caso específico.
La ventaja de la estimación análoga es que es muy rápida y sencilla y puede utilizarse cuando se dispone de información limitada sobre el proyecto. Al igual que la estimación descendente, es una gran técnica cuando solo necesitas una estimación general.
La desventaja de la estimación análoga es que a menudo puede ser imprecisa. Aunque haya similitudes entre proyectos, cada proyecto es único; a menudo es como tratar de comparar manzanas con naranjas.
Además, para que las estimaciones análogas sean viables y útiles, dependen en gran medida de datos históricos precisos (¡aquí tienes una recomendación descarada para que analices los datos al cerrar tu proyecto!).
3. Estimación Paramétrica
Si cuentas con datos y dispones de algo más de tiempo, una técnica de estimación aproximada potencialmente más precisa es la estimación paramétrica. La estimación paramétrica toma variables de proyectos similares y las aplica al proyecto actual.
Por ejemplo, supongamos que tienes un proyecto para desarrollar una animación de 2 minutos. Si el costo de un proyecto anterior que implicaba crear una animación de 30 segundos fue de $10,000, podrías extrapolar que el costo para el proyecto actual sería aproximadamente 4 veces mayor, o alrededor de $40,000.
La ventaja de este proceso es que es más preciso que la estimación análoga porque emplea más de un conjunto de datos y utiliza la relación estadística entre los datos históricos y las variables. Además, es comúnmente utilizado en proyectos de construcción (y puedes utilizar IA en la estimación de proyectos de construcción para ayudar con esto).
La desventaja es que, en proyectos digitales, a menudo es difícil encontrar datos útiles porque hay mucha variedad entre proyectos. Un caso donde esto no es así es si trabajas de manera recurrente con el mismo cliente.
Supón que tu cliente de animación quedó encantado con su animación de 30 segundos y vuelve a ti 6 semanas después para producir dos animaciones de 40 segundos. Los datos que tienes del primer proyecto (suponiendo que el siguiente sea similar) pueden informar fácilmente el nuevo proyecto.
4. Estimación de Tres Puntos
Suponiendo que ya terminaste con la estimación aproximada y el cliente ha pedido un presupuesto formal, necesitas empezar a utilizar técnicas de estimación más precisas. Una única estimación por hora por tarea es lo más sencillo, pero a veces es útil pensar en rangos y hacer un promedio ponderado.
La estimación de tres puntos es una forma de calcular una estimación de costo realista utilizando tres datos:
- La estimación para el mejor caso
- La estimación para el peor caso
- La estimación más probable
¿Cómo funciona esto? Supón que, tras hablar con tu equipo, estimas el tiempo para diseñar una página web de la siguiente manera:
- Mejor caso: 3 horas
- Peor caso: 9 horas
- Caso más probable: 5 horas
Si conoces los casos de mejor y peor escenario, también puedes promediar ambos para determinar cuál es el más probable (algún valor intermedio entre el mejor y el peor caso).
La ventaja de la estimación de tres puntos es que reduce el riesgo al tener en cuenta los resultados más favorables, desfavorables y los más probables.
Las únicas desventajas reales de la estimación de tres puntos son que lleva un poco más de tiempo realizarla y, si estás estimando tareas que nunca has hecho antes, quizás no sepas cuánto tiempo te llevará.
5. Estimación de abajo hacia arriba
Cuando llegas al punto de crear una declaración de trabajo, puede ser útil hacer una estimación de abajo hacia arriba.
La estimación de abajo hacia arriba utiliza una estructura de desglose del trabajo (EDT) que puedes tomar de tu plan del proyecto y dividir el proyecto en tareas individuales, las cuales se estiman por separado y después se suman para calcular el costo total del proyecto.
La ventaja de la técnica de estimación de abajo hacia arriba es que es la más precisa y, al ser detallada, permite un seguimiento robusto del progreso del proyecto en comparación con la estimación. Sabes muy rápidamente si un proyecto se está saliendo del presupuesto si ciertas tareas empiezan a llevar más tiempo del estimado.
La desventaja de la estimación de abajo hacia arriba es que es laboriosa de realizar y solo puede usarse realmente cuando se conocen todos los detalles de cada tarea de un proyecto.
Además, al volverse muy detallada (y estimar a nivel de tarea), a veces puede inflar el costo de la estimación. Por esta razón, es una gran técnica para usar junto con la estimación análoga cuando buscas validar la adecuación de tu estimado.
6. Método de la Ruta Crítica
El método de la ruta crítica (CPM) tiene más que ver con el cronograma del proyecto que con el presupuesto. Dicho esto, mientras algunos de los métodos de estimación que hemos visto en este artículo se centran en estimar los costos, también hemos hablado de la importancia de que el estimado de tu proyecto contemple el plazo del trabajo.
La ruta crítica es la duración más corta entre el inicio y el final del proyecto. En un proyecto, hay algunas tareas que pueden realizarse simultáneamente y otras que tienen dependencias.
Por ejemplo, si tu proyecto fuera implementar un software para un nuevo quiosco digital, no puedes implementar tu software desarrollado en el quiosco hasta que el quiosco esté instalado.
Así que las tareas de pedir e instalar el quiosco se encuentran en la ruta crítica del proyecto, y el proyecto no puede completarse (es decir, el software no puede instalarse) hasta que el quiosco haya sido ensamblado y esté listo para cargar el software.
¿Cómo puede alinearse la duración con el presupuesto? Si tu cliente quiere que el proyecto se entregue más rápido de lo que sería factible con el equipo y el cronograma actual, es posible que necesites ajustar el presupuesto para acomodar tu gestión de recursos y permitirte añadir personas al equipo para cumplir la fecha objetivo. Un software de gestión de recursos puede ser útil para este tipo de análisis ya que te permite organizar visualmente los costos y esfuerzos del proyecto entre el equipo y planificar cualquier contingencia relacionada con tus recursos.
¿Qué Técnicas de Estimación Deberías Utilizar?
No existe un método de estimación correcto o incorrecto, ¡y a veces puedes usar más de uno por proyecto! Para determinar qué técnica de estimación utilizar, considera el tipo de estimado que necesitas en función de lo que conoces sobre el trabajo y en qué fase de toma de decisiones se encuentran tu equipo o el cliente.
Así que, aunque la estimación de abajo hacia arriba pueda parecer el mejor enfoque, no siempre es aconsejable cuando tienes poco tiempo y recursos o aún tienes muchas incógnitas, aunque sea la más precisa.
La Estimación de Proyectos en la Práctica
Si nunca has realizado una estimación de proyecto antes, ahora es una buena (y segura) oportunidad para intentarlo.
Para el propósito de este ejercicio, hagamos un pastel. Un pastel muy caro.
A continuación, encontrarás una estimación presupuestaria para hacer un pastel. Podrías presentar un documento como este a un cliente y ver si puede conseguir $1,000 para iniciar el proyecto de hacer el pastel. Luego, después de refinar la estimación de costos, crearías una declaración de trabajo y obtendrías la aprobación con una orden de compra.
Después, hornearías tu pastel increíble. Admitámoslo, es un pastel ridículamente caro, pero bueno, te lo mereces.
Este ejemplo de estimación incluye información crítica del proyecto, como el nombre del proyecto, el/la gerente del proyecto y la fecha. La estimación desglosa las tareas por fases y muestra quién realizará cada tarea en cada fase del proyecto y el nivel de esfuerzo que aplicarán.
De manera importante, este ejemplo de estimación también muestra los costos de terceros (que, de manera muy generosa, no marcamos) y un resumen de la estimación que un cliente podría usar como su presupuesto.
En este ejemplo de presupuesto de proyecto, no incluimos presupuesto para riesgos, cambios, contingencias o suposiciones porque, al fin y al cabo, es solo un pastel, y tratamos de mantenerlo simple.
Plantilla de Estimación de Proyecto
Si estás buscando una plantilla para estimación de proyectos, estás de suerte. Hemos creado esta plantilla de presupuesto de proyecto para un proyecto de diseño web valorado en $100k. Coincide con el plan de proyecto que elaboramos, para que puedas usar ambos en conjunto.
Descarga la plantilla y úsala mientras sigues el resto de esta guía.
Los archivos incluyen plantillas de estimación de costos del proyecto y plantillas de estimación de proyecto que puedes reutilizar para tus propios proyectos. Si buscas una plantilla de presupuesto de proyecto para Excel, la hemos incluido en este paquete, así como una sencilla lista de verificación de estimación de proyectos.
5 cosas que debes saber antes de crear una estimación de proyecto
Para poder crear tu propia estimación, hay algunas cosas que deberás conocer. Ya sea que trabajes internamente y estés considerando un nuevo proyecto para tu equipo o área funcional, o trabajes en una agencia y potencialmente seas contratado para trabajo de cliente, esto es lo que necesitas reunir para crear la mejor estimación posible.
1. Define el proyecto
Antes de comenzar a estimar cualquier cosa, lo primero que necesitas comprender es por qué estás realizando el proyecto en primer lugar. Debes entender el encargo del cliente, lo que intenta lograr y por qué.
Necesitas comprender los resultados deseados del proyecto y cómo se ve el éxito para ellos. Sin ese conocimiento básico de los objetivos estratégicos, es difícil saber dónde poner el énfasis del esfuerzo en el proyecto.
Si el proyecto tiene una naturaleza técnica, solicita cualquier especificación técnica que puedas obtener. Por ejemplo, para un proyecto de sitio web, pregunta sobre en qué plataforma quieren construirlo, dónde será alojado y cualquier funcionalidad o integración que deba desarrollarse.
Si tu cliente aún no lo sabe, tienes dos opciones: puedes hacer (y documentar) algunas suposiciones/recomendaciones basadas en su sitio actual, o puedes proporcionar un rango estimado y volver a ello más adelante.
2. Pregunta por el presupuesto del proyecto
Es bueno tener una idea del presupuesto del cliente antes de iniciar cualquier cosa. A menudo un cliente dirá que no conoce su presupuesto, lo que significa que deberás discutir algunas opciones. Podrías intentar mencionar algunos números y observar la reacción del cliente.
Di algo como: “¿Qué te parecería gastar $75,000 en este trabajo?” Si el cliente dice que eso suena muy alto, sabrás que necesitas apuntar más bajo. O si sabes, con base en tu comprensión del proyecto, que no puedes completar un proyecto exitoso con esa cantidad, puedes rechazarlo aquí y ahora.
Aunque este sea un terreno nuevo para ti y tu posible cliente, la persona que firma los cheques debería tener alguna idea de lo que anticipa gastar o de lo que tiene autorizado gastar.
Obtener esta información desde el principio te ahorrará mucho tiempo y discusiones innecesarias, o la decepción de pasar horas creando una estimación/propuesta que no satisface las necesidades del cliente.
3. Ten un plan para el proyecto
Cuando estás estimando un proyecto, es mucho más fácil si tienes al menos un plan de proyecto simple. La realidad es que necesitarás editar el plan del proyecto (y el cronograma del proyecto) para alinearlo con la estimación, y tendrás que refinar la estimación para alinearla con el plan.
La relación entre la estimación de costos y el plan del proyecto es simbiótica; se alimentan mutuamente. Si te lanzas directamente a una estimación sin plan, descubrirás rápidamente que necesitarás un plan de proyecto acompañante para que tenga sentido.
Dicho esto, también puede ser útil para la planificación del proyecto hacer una estimación preliminar de arriba abajo. Piénsalo como un boceto del plan de proyecto. Su propósito es marcar una referencia e identificar cuánto esfuerzo podrías permitirte aplicar en las diferentes fases de un proyecto para ver si es factible.
Otro componente clave del plan, que es especialmente importante para las estimaciones en una agencia, es considerar quién trabajará en el proyecto y cuánto tiempo dedicará.
Por ejemplo, si tienes tres desarrolladores que hacen trabajo de sitios web y están en diferentes niveles de experiencia, facturarán a distintas tarifas por hora (asumiendo que la estimación se realiza por tarifa horaria). Supón que el desarrollador más senior factura $250/hora, el medio senior factura $175/hora y el desarrollador junior factura $115/hora.
Necesitarás basar tu estimación en quién es el más probable que trabaje en este proyecto y cuánto tiempo crees que necesitarán en cada fase o para alcanzar cada hito del proyecto.
No olvides incluir algo de tiempo facturable en tu estimación para que los líderes senior consulten o revisen el trabajo. Esto puede ser tu desarrollador principal revisando código o el director creativo ayudando a verificar que se apliquen correctamente los estándares de la marca.
4. Debes saber por qué estás estimando
¿Estás estimando para obtener un presupuesto preciso del proyecto? ¿O estás estimando para alcanzar una cifra específica? ¿Quieres ganar un nuevo cliente o vender un proyecto con pérdidas para conseguir más trabajo en el futuro? ¿Quieres invertir mucho en la etapa de descubrimiento inicial que puede aprovecharse para un grupo de proyectos futuros, o es un proyecto técnico riesgoso donde se debe asignar más esfuerzo al desarrollo?
La estimación de costos siempre tiene un contexto. Conocer el panorama completo asegura que no pierdas el tiempo produciendo algo que, aunque sea técnicamente correcto, resulte totalmente inapropiado para el proyecto.
5. Debes saber qué tipo de estimación necesitas
En el período previo a la aprobación de un presupuesto de proyecto por parte de un cliente, existe un proceso de definición del presupuesto. ¿Cómo puedes asegurarte de no estar perdiendo tiempo creando una estimación detallada de costos que esté muy por encima del presupuesto del cliente? En distintas fases del proyecto, podemos usar diferentes tipos de estimaciones.
Preguntas frecuentes sobre la estimación de proyectos
¿Cuándo deben realizarse las estimaciones de proyectos?
Las estimaciones de proyectos deben crearse para ayudar a tomar decisiones sobre los proyectos. Esto puede ser para ayudar al equipo o al cliente a decidir si van a continuar con el proyecto o para determinar el presupuesto final antes de que el proyecto comience.
Es posible que necesites hacer una estimación general aproximada en las etapas iniciales de planificación de un proyecto y, posteriormente, una estimación más detallada y precisa para conseguir la firma y ejecución de una declaración de trabajo o contrato.
¿La estimación importa en proyectos ágiles?
Sí importa, pero no se realiza de la misma manera que en un proyecto tradicional en cascada. En ágil, el trabajo se clasifica en una lista de producto y se entrega en sprints. Durante la reunión de planificación de sprint, se estima qué funcionalidades se completarán dentro del sprint. Durante el desarrollo, se agregan nuevos elementos a la lista y se pueden eliminar otros si dejan de ser necesarios.
Entonces, ¿cómo puede funcionar esto en una agencia o proyecto bajo contrato donde necesitas dar un precio global al cliente y fijar un plazo de entrega? ¡Puede ser todo un reto!
¿Es mejor sobrestimar o subestimar los proyectos?
Una de tus responsabilidades como gestor de proyectos es entregar los proyectos con rentabilidad y dentro del presupuesto. Por lo tanto, la opción fácil y segura puede ser sobrestimar y añadir bastantes márgenes a tu estimación para que tú y tu equipo parezcan unos genios cuando os mantenéis dentro del presupuesto o lo bajáis.
Pero, uno de los riesgos de inflar tu presupuesto es que puede costarte perder el proyecto por completo. Si lo estimas demasiado alto, el cliente puede considerar el proyecto demasiado caro y jamás iniciarlo.
Si te vas al extremo opuesto y subestimas el presupuesto de un posible proyecto para adaptarte al cliente, corres el riesgo de que tu agencia o equipo tengan que realizar el proyecto con pérdidas o tener que recortar y sacrificar la calidad para cumplir con la entrega.
La verdadera respuesta: camina sobre la cuerda floja de la estimación. Conseguir el equilibrio correcto entre sobrestimar y subestimar te permite manejar la tensión entre estos dos extremos, seguridad y riesgo, creando una estimación de costos que el cliente pueda aceptar pero que sea lo suficientemente alta como para que puedas entregar en presupuesto.
Gestión del presupuesto final del proyecto
Una vez que hayas establecido un presupuesto (y el cliente lo haya aprobado), necesitarás gestionar y hacer seguimiento del uso del presupuesto a lo largo del proyecto. Puedes utilizar tu software de gestión de proyectos para asignar y gestionar el presupuesto (además de hacer el seguimiento de las tareas de todos).
Hay varias formas de hacerlo, que no tenemos tiempo de cubrir completamente en este artículo. Pero nunca te dejaríamos sin recursos para gestionar tu presupuesto, así que asegúrate de consultar nuestros artículos sobre el ciclo de vida de la gestión de proyectos y cambios de alcance para algunos consejos de expertos.
Mira este ejemplo real de gestión presupuestaria, donde el gestor de proyectos contaba con casi cero fondos.
¿Qué sigue?
¿Necesitas más ayuda con presupuestos de proyectos o algunos consejos de gestión de presupuestos? No te pierdas el artículo de Galen sobre formas de mejorar tu proceso de estimación de proyectos y descubre más sobre cómo una medición precisa del tiempo puede ayudarte a mejorar los presupuestos de tus proyectos.