¿Qué es un gráfico RACI? Guía práctica, plantilla y ejemplos
Los diagramas RACI se utilizan para identificar exactamente quién es responsable de qué en tu proyecto. Sin ellos, tú y tu equipo se enfrentarán a confusiones sobre la asignación de tareas, a quién hacerle preguntas o consultar, y quién otorga la aprobación final.
En este artículo, explicaré los casos de uso de RACI y compartiré consejos y trucos para utilizarlo eficazmente. Además, descubre cómo acceder a nuestra plantilla de diagrama RACI.
¿Qué es un diagrama RACI?
Un diagrama RACI es una herramienta de gestión de proyectos que identifica los roles y las responsabilidades de las tareas dentro de un proyecto. También conocido como matriz de asignación de responsabilidades, se utiliza para planificar los roles y las responsabilidades con antelación, de modo que todos sepan quién es responsable de qué.
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Los diagramas RACI son útiles para la visualización de la planificación de recursos, y puedes utilizar tu RACI durante todo el proyecto para hacer un seguimiento de qué miembros del equipo son responsables, quién rinde cuentas, quién es consultado y quién recibe información sobre las tareas y los entregables. Guárdalo en tu software de gestión de proyectos para acceder fácilmente a él.
¿Qué significa el acrónimo RACI?
RACI significa R = responsable, A = quien rinde cuentas, C = consultado, I = informado. Veamos un poco más en detalle qué significa cada uno de estos términos.
Responsable: realizar la tarea
Esta persona ejecuta la tarea o el entregable. Es responsable de realizar el trabajo o es quien toma las decisiones.
Intenta que haya una sola persona responsable de una tarea o entregable concreto en tu matriz de asignación de responsabilidades. A veces, la persona responsable necesitará el apoyo de otra persona para completar la tarea, o puede necesitar delegarla en alguien. En ese caso, puedes marcar a más de una persona como responsable.
Quien rinde cuentas: asumir la responsabilidad de la tarea
Este rol rinde cuentas de la finalización de la tarea o el entregable. Probablemente no realizará el trabajo personalmente, pero es responsable de asegurarse de que se finalice. Lo ideal es que haya una sola persona que rinda cuentas, en lugar de un grupo, para evitar confusiones sobre quién es realmente responsable de la tarea.
Un buen ejemplo del rol de quien rinde cuentas es el gerente del equipo asignado al trabajo. Si el equipo no completa las tareas asignadas, el gerente rinde cuentas.
Consultado: ayudar con información y conocimientos
Esta persona, rol o grupo proporcionará información útil para completar la tarea o el entregable. Existe una comunicación bidireccional entre la persona responsable y las personas consultadas, y esta persona suele ser experta en la materia.
Informado: mantenerse al tanto
Estas personas o grupos recibirán actualizaciones sobre el progreso y los hitos del proyecto, así como sobre los obstáculos que el equipo encuentre durante el proceso. No se pedirá a la persona informada que proporcione comentarios o revise elementos específicos, pero recibirá la información correspondiente cuando sea necesario. Por lo general, existe una comunicación unidireccional con estos roles o grupos.
¡Mira aquí más información sobre los diagramas RACI!
Cuándo utilizar un diagrama RACI
¿Es útil un diagrama RACI en todos los proyectos? La respuesta corta es no. Añadir demasiada complejidad y procesos a algunos proyectos pequeños y dinámicos puede ralentizar las cosas y crear obstáculos.
Estos son algunos escenarios en los que los diagramas RACI son útiles:
- Proyectos grandes con múltiples partes interesadas: Sin una matriz RACI en proyectos grandes y complejos, corres el riesgo de que algunas personas pregunten por qué no participaron o de descubrir que se necesita otro nivel de aprobación. En proyectos más pequeños, las asignaciones son más claras y una RACI ralentiza el proyecto.
- Proyectos con incertidumbre sobre las responsabilidades: Cuando no tienes claras las responsabilidades, crea una RACI y haz suposiciones fundamentadas sobre las asignaciones. Obtén la aprobación de las partes interesadas o úsala como punto de partida para un debate.
- Proyectos en cascada: Las metodologías ágiles como Scrum dejan claras la responsabilidad y la rendición de cuentas: el equipo del proyecto es responsable y el propietario del producto rinde cuentas. Los proyectos en cascada suelen tener más partes interesadas y complejidad, por lo que una matriz RACI resulta más útil.
Ejemplo de matriz RACI: caso práctico real
Este es un ejemplo de matriz RACI que creé para un proyecto relacionado con la puesta en marcha de un programa de fidelización para una marca de moda.
Como puedes ver, hay bastantes tareas y entregables, así como partes interesadas. Mientras creaba esta RACI, me encontré con algunos conflictos:
- Había muchas partes interesadas por parte del cliente y dentro de la organización. Mantuve esta matriz centrada principalmente en las partes interesadas del cliente, mientras la agencia asumía un solo rol, ya que nuestro equipo era pequeño. La RACI estaba destinada principalmente a facilitar la gestión de las partes interesadas externas.
- Para las partes interesadas sénior, las agrupé en lugar de nombrarlas individualmente. Identificamos el equipo principal de partes interesadas sénior y, después, el equipo más amplio, para que no quedaran todos fusionados, pero los mantuve agrupados para simplificar las cosas.
- Asigné la rendición de cuentas más allá del propietario del producto por parte del cliente para evitar crear un único punto de fallo y un silo. Lo hablé con ellos para asegurarme de que estaban de acuerdo con el enfoque, pero aun así el propietario del producto tendía a rendir cuentas de bastantes tareas.
Antes de entrar en algunas ventajas y desventajas, aquí tienes un breve interludio:
Ventajas y desventajas de las matrices RACI
Estas son algunas de las ventajas y desventajas de utilizar una matriz RACI en tu proyecto.
Ventajas de las matrices RACI
Las matrices RACI pueden ayudar con lo siguiente:
1. Expectativas más claras
Las matrices RACI establecen expectativas sobre quién gestiona o es responsable del trabajo. Pueden ayudar a eliminar la confusión al aclarar quién rinde cuentas, y son útiles para establecer expectativas con las partes interesadas sénior, a quienes se informa sobre el tipo de información que recibirán.
2. Comunicación optimizada
Puedes consultar el marco RACI durante todo el ciclo de vida de un proyecto, lo que ayudará a evitar involucrar a todas las personas en cada decisión. La RACI te indica cuándo involucrar a las personas adecuadas en la fase correcta del proyecto, lo que agiliza las aprobaciones y la toma de decisiones.
3. Menor sobrecarga de personas
¿Sabes qué ocurre cuando recibes las opiniones de todo el mundo y se convierte en una pesadilla intentar incorporarlas todas? Aquí es donde una RACI resulta útil. Al distinguir entre las personas consultadas y las informadas, puedes separar a quienes participan en los comentarios de quienes solo reciben actualizaciones sobre el progreso de las tareas.
4. Menor sobrecarga de trabajo y menos silos
Una matriz RACI es una herramienta útil para ayudar a los directores de proyectos a delegar y evitar asumir demasiada responsabilidad o cubrir varios roles, lo que permite reducir el agotamiento. También ayuda a evitar que exista un único punto de fallo, en el que todo el conocimiento y la responsabilidad de una tarea específica recaen en una sola persona, creando silos.
Errores habituales de las matrices RACI y cómo evitarlos
Hay muchas dificultades que deben tenerse en cuenta al crear una matriz de responsabilidades, y requieren mucho tiempo y a menudo se ignoran después de su aprobación. Estas son algunas cosas a las que debes prestar atención y formas de mitigarlas:
1. El director del proyecto como responsable de todo
A menudo, la opción predeterminada puede ser pensar que el director del proyecto (o propietario del producto) es la persona o el rol responsable de todo. Como es quien entrega el proyecto, en última instancia entrega todo lo que este incluye.
Piensa en quiénes deberían ser responsables de producir el trabajo (por ejemplo, diseñadores, desarrolladores y responsables de departamentos) y asigna el trabajo en consecuencia.
2. Confundir responsable con encargado
Los términos responsable y encargado tienen definiciones bastante parecidas, lo que puede generar confusión. Esta es la principal diferencia:
- Eres responsable de una tarea si tu trabajo consiste en completarla. Depende de ti hacerla.
- Estás a cargo de una tarea si tu trabajo consiste en asegurarte de que se complete. Es posible que no la hagas personalmente, pero eres responsable de que se realice.
3. Tensión entre consultados e informados
«Consultado» tiene connotaciones positivas, y las personas a las que se asigna este rol se sentirán más incluidas y confiarán en que sus comentarios se incorporarán. Esto puede generar tensión en las personas que están informadas, ya que podrían sentir que no están al tanto.
Considera si las personas a las que planeas informar realmente necesitan ser consultadas. Si no es así, asegúrate de que sepan que el rol de informado suele consistir en compartir información en un solo sentido; no deberían proporcionar comentarios.
Cómo crear una matriz RACI en 6 pasos
En el gráfico que aparece a continuación, he resumido los seis pasos para crear una matriz RACI:
La encantadora Meghan McInerny dio una charla en la Cumbre de Directores de Proyectos Digitales de 2017 e hizo la genial sugerencia de que El Señor de los Anillos es, en realidad, un proyecto exitoso y la Comunidad es un equipo.
Así que, para que sea un poco más fácil de entender, usemos ese proyecto como ejemplo. ¿Cuál es el proyecto? Llevar el anillo a Mordor y al Monte del Destino.
Paso 1: Identificar los roles del proyecto
Crea una tabla que incluya en la fila superior los nombres de todas las personas involucradas en el proyecto. Tradicionalmente, las matrices RACI muestran los roles funcionales en la parte superior. Sin embargo, creo que hay casos en los que es mejor usar nombres, y esa suele ser mi preferencia.
Motivos para especificar por rol:
- Si una sola persona desempeña varios roles
- Evita tener que actualizarla cuando cambia el personal
- Evita mezclar nombres con grupos más amplios, por ejemplo, «cliente» o «departamento X»
Motivos para especificar por nombre:
- Es más sencillo definir quién participa en el proyecto
- Es más fácil cuando varias personas desempeñan funciones similares
Paso 2: Identificar las tareas o los entregables del proyecto
Divide el proyecto en tareas y entregables claros. Colócalos en la columna izquierda de tu gráfico. Intenta no ser demasiado específico, ya que, de lo contrario, el gráfico podría volverse demasiado complejo. Si estás siguiendo una lista clara de entregables para el proyecto, considera incluirlos.
Paso 3: Asignar la RACI a cada función y tarea
Revisa cada tarea y decide de qué debe encargarse cada función. Cada tarea debe tener una persona responsable y una persona que rinda cuentas (solo una persona debe rendir cuentas). Piensa en quién debería ser consultado mientras se lleva a cabo la tarea y a quién se debería informar una vez completada.
En nuestro ejemplo de RACI basado en LOTR, Frodo es responsable de llevar el anillo a Mordor. Gandalf, como líder de la Comunidad, rinde cuentas. Sin embargo, Sam ayuda a Frodo durante el trayecto: es consultado, es decir, participa activamente.
Paso 4: Acordarlo con tu equipo
Alinea con los miembros de tu equipo cualquier supuesto que hayas establecido y no lo hagas de forma aislada. Conversen brevemente sobre cómo has configurado la RACI y asegúrate de que todos estén conformes con sus funciones y responsabilidades en el proyecto.
Paso 5: Acordarlo con las partes interesadas principales del proyecto
Organiza una llamada o reunión para acordarlo con las partes interesadas clave. Intenta que sea lo más ágil posible para evitar comentarios difíciles de gestionar y conversaciones que consuman demasiado tiempo. Piensa con quién más debe comunicarse esto una vez que se haya acordado.
Paso 6: Hacer que sea útil durante toda la vida del proyecto
Ahora puedo dejar de lado mi RACI y concentrarme en continuar con mi proyecto, ¿verdad? Bueno, no. Este es uno de los mayores problemas de documentos como una RACI: una vez creados, suelen olvidarse.
Entonces, ¿cómo conviertes esto en un documento útil y operativo?
- Cuando ejecutes una tarea o un entregable, vuelve a consultar la RACI y acuerda quién es responsable de qué.
- Asegúrate de que lo establecido al inicio del proyecto, incluidas las funciones y responsabilidades asociadas a las tareas, siga siendo preciso y esté alineado con cualquier hallazgo o ajuste de la prueba de concepto.
- Guarda una versión en línea, usando Confluence o Google Docs, o el software de gestión de proyectos que se utilice en tu organización. Si utilizas una hoja de cálculo de Microsoft Excel, guárdala en un lugar al que todos tengan acceso.
- Al final del proyecto, utiliza la RACI para evaluar cómo funcionaron las funciones y responsabilidades asignadas. ¿Era necesario que participaran tantas personas? ¿Las personas responsables realizaron la tarea o era necesario involucrar a más personas? ¿Se consultó e informó a las personas en los momentos adecuados?
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Plantilla y ejemplo de matriz RACI
He desarrollado una plantilla de matriz RACI para que la descargues. También encontrarás un ejemplo, una lista de comprobación y una guía rápida. La plantilla completa automáticamente los colores según tus entradas. ¡No dudes en ajustar los colores a tu gusto!
Esta plantilla está disponible a través de la membresía de DPM. Hazte miembro y obtén acceso a la plantilla de gráfico RACI, además de más de 100 plantillas, muestras y ejemplos para la documentación de proyectos. También podrás unirte a la conversación sobre los gráficos RACI (y mucho más) en Slack con más de 100 directores de proyectos digitales.
Buenas prácticas para los gráficos RACI
- Asegúrate de que una matriz RACI será beneficiosa para el proyecto y piensa en cómo se utilizará y por qué. Evita crear un gráfico RACI solo por crearlo.
- Asegúrate de comprender los términos y tómate el tiempo necesario para explicárselos a los demás. Tanto si eliges RACI como una de sus alternativas (que veremos más adelante), dedica tiempo a explicar al equipo cada término y su significado. Es un recordatorio útil para quienes ya los conocen, y cualquier persona nueva en el proyecto agradecerá que lo hayas aclarado.
- Asegúrate de que solo un rol figure como responsable último. Un grupo no es responsable último; lo es una persona. Asignar varias personas provoca confusión y ralentiza el proceso de toma de decisiones, los flujos de trabajo del proyecto y los procesos de aprobación de documentos.
- No tienes que informar a todo el mundo. Las personas informadas son aquellas a las que afectará la tarea o el entregable, o que tienen un interés directo en ellos. Es probable que el proyecto tenga un grupo de partes interesadas de alto nivel que deban estar informadas, pero no necesitas incluir esos detalles en una matriz RACI (déjalo para el plan del proyecto o el plan de gestión de las partes interesadas).
- No crees el gráfico RACI de forma aislada. Pide aportaciones a las partes interesadas principales y a los miembros del equipo del proyecto. Elabora un borrador y luego deja que lo revise la parte interesada.
¿Cuáles son las alternativas a RACI?
A continuación se presentan algunos otros tipos de gráficos RACI y los motivos por los que podrían utilizarse.
1. RASCI
Probablemente la alternativa más utilizada a RACI, el gráfico RASCI significa: responsable, responsable último, apoyo, consultado e informado. Los miembros del equipo que desempeñan el rol de apoyo ayudan a la persona responsable.
La diferencia entre apoyo y consultado es que la persona consultada proporcionará información, mientras que la persona de apoyo participará activamente en la tarea.
2. CARS
CARS es específico de las acciones y, al igual que RASCI, añade el rol de apoyo cuando las tareas no las completa un solo rol o persona. Los defensores del modelo CARS afirman que elimina la información innecesaria de RACI. Sus siglas significan:
- Comunicar: tanto consultar como informar
- Aprobar: la persona que aprueba y toma las decisiones
- Responsable: la persona que realiza el trabajo (igual que en RACI)
- Apoyo: las personas que ayudan a la persona responsable con el trabajo
Algunas personas piensan que el modelo RACI asigna términos bastante obvios; es decir, la persona responsable suele ser el director del proyecto o propietario del producto, e informar generalmente incluye a un grupo más amplio de partes interesadas en el proyecto.
3. RAS
Me gusta la simplificación de este modelo, ya que mantiene los términos responsable, aprobar y apoyo. Sin embargo, no tiene en cuenta al propietario de la tarea, lo que podría generar confusión.
4. DACI
Relativamente similar al diagrama RACI, DACI sustituye responsable por impulsor, consultado por colaborador y responsable final por aprobador, haciendo que las descripciones estén más orientadas a la acción. Esto sirve para aclarar qué harán esos roles y resolver la confusión que podría surgir con la matriz RACI.
5. CLAM
Una variación de DACI que también se centra más en las acciones implicadas que en los roles del equipo. CLAM significa contribuir, liderar, aprobar y supervisar.
En general, muchas de las variaciones de RACI definen los términos con mayor claridad o especifican acciones para eliminar la ambigüedad entre los roles. No hay una diferencia enorme entre los modelos en cuanto a lo que intentan conseguir.
Si te interesan otras variantes de RACI, puedes obtener más información sobre RACI 2.0 aquí.
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