¿Qué es una tabla RACI? Guía práctica, plantilla y ejemplos
Cuando varias personas participan en un proyecto, no siempre es evidente quién realiza el trabajo, quién lo aprueba y quién solo necesita recibir una actualización. Así es como se pasan por alto tareas y se estancan las decisiones.
Un gráfico RACI hace explícitas esas responsabilidades. A continuación, te explico cómo crear uno, cuándo merece la pena utilizarlo y cómo evitar errores comunes. También he incluido un ejemplo práctico y una plantilla descargable para que puedas empezar.
¿Qué es un gráfico RACI?
Un gráfico RACI es una herramienta de gestión de proyectos que indica quién es responsable, quién rinde cuentas, quién debe ser consultado y quién debe estar informado sobre cada tarea o entregable. También llamada matriz de asignación de responsabilidades, ayuda a los equipos a aclarar la titularidad, la autoridad de aprobación y las expectativas de comunicación antes de comenzar el trabajo.
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Puedes crear uno durante la planificación del proyecto y consultarlo durante toda la ejecución. Mantenerlo en tu software de gestión de proyectos proporciona a todos una referencia común cuando cambian las responsabilidades.
Plantilla y ejemplo de matriz RACI
He desarrollado una plantilla de matriz RACI para que puedas descargarla. También encontrarás un ejemplo, una lista de comprobación y una hoja resumen. La plantilla rellena automáticamente los colores según tus entradas. ¡No dudes en ajustar los colores a tu gusto!
Esta plantilla está disponible a través de la membresía de DPM. Hazte miembro y obtén acceso a la plantilla de gráfico RACI, así como a más de 100 plantillas, muestras y ejemplos para la documentación de proyectos.
¿Qué significa RACI?
RACI identifica cuatro tipos de participación en un proyecto:
- R = Responsable (realiza el trabajo): La persona que completa una tarea o un entregable. Una tarea puede tener varios colaboradores responsables, aunque la titularidad debe estar clara.
- A = Responsable último (asume el resultado): La persona que, en última instancia, responde de la finalización y aprobación de la tarea. Asigna una sola persona responsable última por tarea para evitar decisiones contradictorias.
- C = Consultado (aporta información): Las personas cuya experiencia u opinión se necesita antes o durante el trabajo. La comunicación es bidireccional.
- I = Informado (recibe actualizaciones): Las personas que necesitan conocer el progreso, las decisiones o los resultados, pero de las que no se espera que contribuyan directamente. Por lo general, la comunicación es unidireccional.
La distinción que causa más confusión es responsable frente a responsable último. Responsable significa realizar el trabajo. Responsable último significa asegurarse de que el trabajo se realiza y cumple las expectativas. Una misma persona puede desempeñar ambos roles.
¡Mira aquí más información sobre los gráficos RACI!
Cuándo utilizar un gráfico RACI
No todos los proyectos necesitan un gráfico RACI. Para un equipo pequeño con responsabilidades evidentes, puede generar más trabajo administrativo que valor. Es especialmente útil cuando varias personas o departamentos contribuyen al mismo trabajo. Puedes consultar el marco RACI durante todo el ciclo de vida de un proyecto, ya que el RACI te indica cuándo involucrar a las personas adecuadas en el momento adecuado.
Considera utilizarlo para:
- Proyectos complejos con múltiples partes interesadas: Aclara quién aprueba los entregables, aporta información y recibe actualizaciones antes de que las decisiones se conviertan en cuellos de botella.
- Proyectos con una titularidad poco clara: Identifica las lagunas, las responsabilidades superpuestas y las tareas que todos dan por hecho que otra persona está gestionando.
- Proyectos interfuncionales o muy estructurados: Coordina las responsabilidades entre departamentos, proveedores o equipos, especialmente cuando el trabajo pasa por varias fases de aprobación.
Si tu equipo ya sabe quién es responsable de cada decisión y entregable, probablemente no necesites otro gráfico.
Ejemplo de un gráfico RACI: caso práctico real
Este es un ejemplo de un gráfico RACI que creé para un proyecto relacionado con la puesta en marcha de un programa de fidelización para una marca de moda.
Este gráfico RACI procede de un proyecto de programa de fidelización que gestioné para una marca de moda. Al estar implicadas varias partes interesadas del cliente, la creación del gráfico puso de manifiesto tres cuestiones que merecía la pena abordar:
- Demasiadas partes interesadas: Centré el gráfico en las responsabilidades del cliente y agrupé al equipo más pequeño de la agencia en un único rol.
- Grupos de partes interesadas poco claros: Separé a las principales partes interesadas sénior del grupo de liderazgo más amplio, en lugar de enumerar a cada persona individualmente.
- Responsabilidad concentrada: Inicialmente, demasiadas tareas dependían del responsable de producto del cliente, así que hablamos sobre distribuir la responsabilidad entre los roles adecuados.
El ejercicio nos ayudó a acordar las responsabilidades antes de que esas coincidencias se convirtieran en problemas de ejecución.
Ventajas y desventajas de los gráficos RACI
Ventajas y desventajas de los gráficos RACI
Un gráfico RACI puede aclarar las responsabilidades del proyecto, pero por sí solo no solucionará una comunicación deficiente ni una toma de decisiones poco clara. A continuación se explica dónde ayuda y dónde puede generar trabajo adicional.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Mayor claridad sobre la titularidad: Identifica quién realiza el trabajo y quién responde del resultado. | Administración adicional: Crear y mantener el gráfico requiere tiempo, especialmente cuando las responsabilidades cambian con frecuencia. |
| Decisiones más rápidas: Hace explícitas las responsabilidades de aprobación, reduciendo los intercambios innecesarios. | Asignaciones de roles rígidas: Las responsabilidades pueden quedar obsoletas a medida que evolucionan los proyectos. |
| Comunicación más centrada: Distingue a las personas que deben aportar información de aquellas que solo necesitan recibir actualizaciones. | Fricción entre las partes interesadas: Las personas pueden no estar de acuerdo con sus asignaciones o sentirse excluidas de las decisiones. |
| Mejor visibilidad de la carga de trabajo: Pone de relieve cuándo demasiadas tareas dependen de una sola persona o equipo. | Falsa sensación de claridad: Un gráfico completado no garantiza que las personas entiendan o acepten sus responsabilidades. |
Errores habituales de los gráficos RACI y cómo evitarlos
Incluso un gráfico RACI bien diseñado puede crear problemas si las asignaciones no están claras o el equipo no está de acuerdo con ellas. Presta atención a estos errores habituales:
- Hacer que el director del proyecto sea responsable de todo: Asigna el trabajo a las personas que realmente lo realizan, ya sean diseñadores, desarrolladores o responsables de departamento. El director del proyecto no debe asumir automáticamente la responsabilidad de cada entregable.
- Confundir responsable con encargado de rendir cuentas: Comprueba que cada tarea tenga una persona asignada para completar el trabajo y una persona responsable del resultado. Pueden ser la misma persona, pero no tiene por qué ser así.
- Crear tensión entre las partes interesadas consultadas e informadas: Explica por qué algunas personas aportan información mientras que otras solo reciben actualizaciones. Estar informado no es un rol de menor importancia. Simplemente significa que sus comentarios no son necesarios para esa decisión concreta.
Revisa estas asignaciones con el equipo antes de finalizar el gráfico. Una buena gestión de las partes interesadas comienza por establecer expectativas claras. Una breve conversación ahora puede evitar desacuerdos posteriores sobre la titularidad.
Cómo crear un gráfico RACI en 6 pasos
En el gráfico siguiente, he resumido los seis pasos para crear un gráfico RACI:
Recorramos los seis pasos utilizando un ejemplo conocido: la misión de la Comunidad de llevar el Anillo Único al Monte del Destino en El Señor de los Anillos.
La idea procede de una charla que Meghan McInerny ofreció en la Cumbre de PM Digital de 2017. Es un ejemplo útil de cómo se pueden dividir las responsabilidades dentro de un equipo.
Paso 1: Identificar los roles del proyecto
Empieza enumerando en la parte superior del gráfico a todas las personas implicadas en el proyecto. Puedes utilizar cargos o nombres individuales, según cómo trabaje tu equipo.
- Utiliza roles cuando las responsabilidades deban mantenerse constantes a pesar de los cambios de personal o cuando una persona ocupe varios puestos.
- Utiliza nombres cuando la responsabilidad individual sea importante o varias personas compartan el mismo cargo.
Elige el enfoque que facilite más la comprensión de las responsabilidades y utilízalo de forma coherente.
Paso 2: Identificar las tareas o los entregables del proyecto
Enumera las principales tareas o entregables del proyecto en la columna izquierda. Utiliza el plan del proyecto o la lista de entregables como punto de partida.
Mantén un nivel de detalle manejable. Un gráfico RACI debe aclarar la responsabilidad, no convertirse en un segundo registro de tareas. Céntrate en el trabajo que requiere coordinación, decisiones o aprobaciones.
Paso 3: Asignar la RACI a cada rol y tarea
Para cada tarea, asigna los roles responsable, aprobador, consultado e informado. Cada tarea debe tener al menos una persona responsable y exactamente una persona propietaria de la responsabilidad final. Añade a las partes interesadas consultadas e informadas solo cuando sea necesario.
En nuestro ejemplo, Frodo es responsable de llevar el Anillo al Monte del Destino. Gandalf proporciona orientación, mientras que Sam apoya activamente el trabajo de Frodo. Esta distinción también muestra dónde puede resultar útil un modelo ampliado como RASCI, que incluye un rol de apoyo.
Paso 4: Acordarlo con tu equipo
Revisa las asignaciones con las personas que realizan el trabajo. Comprueba si las responsabilidades son realistas, si alguien tiene demasiadas tareas y si alguna tarea carece de una responsabilidad claramente asignada.
Realiza los ajustes antes de compartir el gráfico con un público más amplio.
Paso 5: Acordarlo con las principales partes interesadas del proyecto
Comparte el borrador con las principales partes interesadas para confirmar la autoridad de aprobación, las responsabilidades en la toma de decisiones y las expectativas de comunicación.
Centra la revisión en resolver lagunas o desacuerdos, en lugar de invitar a todo el mundo a rediseñar el gráfico.
Paso 6: Haz que sea útil durante toda la vida del proyecto
Una tabla RACI solo ayuda si la gente realmente la utiliza. No dejes que desaparezca en una carpeta del proyecto después del inicio.
- Consúltala durante la ejecución: Comprueba las asignaciones al comenzar el trabajo, solicitar aprobaciones o resolver dudas sobre quién es responsable.
- Actualízala cuando cambien las responsabilidades: Vuelve a revisar la tabla después de cambios en el personal, ajustes del alcance o modificaciones en la autoridad para tomar decisiones.
- Mantenla accesible: Guárdala en una ubicación compartida, como Confluence, Google Docs o el software de gestión de proyectos de tu equipo. Si utilizas Excel, asegúrate de que todo el mundo pueda acceder a la versión actual.
- Revísala al cerrar el proyecto: Identifica dónde funcionó la asignación de responsabilidades, dónde se estancaron las aprobaciones y si participaron demasiadas personas.
Considera la tabla como un documento vivo del proyecto, no como un ejercicio de planificación puntual.
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Mejores prácticas de la tabla RACI
Antes de poner en práctica tu tabla RACI, comprueba estas cinco cosas:
- Utilízala cuando aporte valor. Los proyectos sencillos con responsabilidades claramente definidas quizá no necesiten una matriz formal.
- Define los roles antes de asignarlos. Asegúrate de que todo el mundo entiende la diferencia entre responsable de ejecutar, responsable último, persona consultada y persona informada.
- Asigna una única persona responsable última por tarea. Varias personas responsables últimas pueden ralentizar las aprobaciones y dejar las decisiones sin resolver.
- Selecciona cuidadosamente quién necesita actualizaciones. No todas las partes interesadas tienen que aparecer en todas las filas. Utiliza tu plan de gestión de las partes interesadas para las comunicaciones más amplias.
- Elabórala con tu equipo. Redacta la tabla tú mismo si te resulta más fácil, pero pide la opinión de las personas responsables de realizar y aprobar el trabajo.
El objetivo no es rellenar todas las celdas. Se trata de dejar las responsabilidades lo suficientemente claras para que el trabajo pueda avanzar sin preguntas ni aprobaciones innecesarias.
¿Cuáles son las alternativas a RACI?
RACI no es la única forma de aclarar los roles y las responsabilidades en la toma de decisiones. Existen varias variantes que ajustan la terminología o introducen roles adicionales para adaptarse a distintos equipos.
- RASCI (Responsable de ejecutar, Responsable último, Apoyo, Consultado, Informado): Añade un rol de apoyo para las personas que ayudan activamente a completar una tarea. Es útil cuando el trabajo implica a varios colaboradores.
- CARS (Comunicar, Aprobar, Responsable de ejecutar, Apoyar): Se centra en la comunicación, la aprobación, la ejecución y el apoyo, en lugar de distinguir entre las partes interesadas consultadas e informadas.
- RAS (Responsable de ejecutar, Aprobar, Apoyar): Un modelo simplificado con tres roles. Es útil cuando un equipo necesita menos distinciones, aunque puede no reflejar todos los requisitos de responsabilidad última.
- DACI (Impulsor, Aprobador, Colaborador, Informado): Se centra más directamente en la toma de decisiones e identifica quién impulsa una decisión, quién la aprueba y quién aporta información.
- CLAM (Contribuye, Lidera, Aprueba, Supervisa): Utiliza roles orientados a la acción para distinguir entre participación, liderazgo, aprobación y supervisión.
La mejor opción depende de lo que estés intentando aclarar. Usa RACI para determinar la responsabilidad y la rendición de cuentas sobre las tareas, DACI para la toma de decisiones o RASCI cuando los colaboradores que prestan apoyo necesiten un reconocimiento explícito.
También puedes explorar RACI 2.0 para conocer otra variante del marco.
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