Nivelación de Recursos en la Gestión de Proyectos: Una Guía Completa
Imagina que estás contra el reloj en tu proyecto y acabas de descubrir que el desarrollador que necesitas para trabajar en una página de destino está doblemente ocupado. ¿Qué haces?
Si te encuentras con problemas de sobreasignación de recursos o conflictos de recursos, la nivelación de recursos podría ser la solución que buscas.
¿Qué es la nivelación de recursos?
La nivelación de recursos es el proceso de reprogramar tareas y actividades del proyecto cuando los recursos asignados para trabajar en ellas no están disponibles.
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Si el miembro del equipo que necesitas está ocupado trabajando en otra tarea de mayor prioridad, puedes cambiar la tarea a otro momento cuando la oferta de recursos (quién está disponible para trabajar en una tarea) coincida con la demanda de recursos (quién es requerido para trabajar en una tarea específica).
Utiliza la nivelación de recursos cuando tienes un cronograma de proyecto flexible. Sin embargo, deberías usar otra técnica llamada suavizado de recursos cuando la fecha de finalización y la ruta crítica del proyecto no son flexibles (descubre más sobre la diferencia entre suavizado y nivelación de recursos aquí).
Normalmente, la nivelación de recursos se puede gestionar a través de software de gestión de recursos.
Cuándo usar la nivelación de recursos
Utiliza la nivelación de recursos cuando:
- Los recursos requeridos tienen disponibilidad limitada. Por ejemplo, un ingeniero DevOps puede trabajar en un proyecto de desarrollo de software solo una semana. Ajustas el cronograma de recursos para adaptarte a su disponibilidad.
- Los recursos requeridos deben compartirse. Por ejemplo, un responsable de aseguramiento de calidad debe dividir su tiempo entre dos líneas de producción. Ajustas los cronogramas de monitoreo e inspección de calidad para ambas líneas a fin de adaptarte a la disponibilidad del responsable de calidad.
- Los recursos requeridos están disponibles en cantidades limitadas. Por ejemplo, un proyecto de construcción requiere dos grúas pero solo hay una disponible y no hay forma de conseguir otra. Reorganizas el cronograma del proyecto para que la tarea de mayor prioridad utilice la grúa primero.
- Los recursos requeridos están sobreasignados. Por ejemplo, dos actividades superpuestas necesitan al ingeniero estructural del proyecto. Reprogramas la actividad de inspección de menor prioridad para que el ingeniero estructural pueda realizar primero la inspección de mayor prioridad.
- El uso de los recursos debe ser equilibrado. Por ejemplo, una actividad tiene una duración estimada de cinco días y el Desarrollador A trabaja 16 horas durante tres días y no trabaja los otros dos días. Después de la nivelación de recursos, el Desarrollador A trabaja ocho horas por día durante seis días, extendiendo la duración de la actividad en un día.
Matemáticamente, el ajuste se ve así:
16 horas/día x 3 días = 48 horas = 8 horas/día x 6 días
4 beneficios de la nivelación de recursos
La nivelación de recursos, como técnica de optimización de recursos, te permite crear un plan óptimo de utilización de recursos. A continuación puedes ver los beneficios específicos de la nivelación de recursos.
1. Operación ajustada
Te permite, como gestor del proyecto (o responsable de recursos), utilizar y gestionar los recursos al máximo mientras reduces la competencia por los recursos disponibles. No hace falta contratar más personal ni adquirir más equipos si puedes ajustar el cronograma del proyecto para adaptarte a la disponibilidad de recursos.
2. Cronogramas realistas
La nivelación de recursos te proporciona una forma sistemática de tener en cuenta los límites de los recursos durante la fase de planificación del proyecto. El resultado es un cronograma más viable que uno no optimizado. Si te mantienes en un cronograma no optimizado, es más probable que experimentes retrasos.
3. Permite la máxima optimización de recursos
En la nivelación de recursos, la disponibilidad de recursos es la consideración principal. El modelo de cronograma se construye en función de la disponibilidad de recursos o se ajusta según las restricciones de recursos. Por tanto, la nivelación de recursos permite la máxima optimización de los recursos.
4. Mayor probabilidad de éxito
Si los recursos necesarios están disponibles cuando los requieres, es probable que logres los resultados esperados. La nivelación de recursos te da una mayor probabilidad de éxito porque te permite organizar el cronograma del proyecto según la disponibilidad de los recursos del proyecto.
Limitaciones de la nivelación de recursos
- No puede utilizarse en situaciones donde no hay flexibilidad en la programación del proyecto. La nivelación de recursos soluciona conflictos reprogramando actividades y extendiendo la ruta crítica. No puedes aplicar la nivelación de recursos cuando no está permitido hacerlo.
- Cambia el cronograma del proyecto. En proyectos donde perder tiempo implica costos o pérdidas significativas, planificar el cronograma en torno a la disponibilidad de recursos puede ser costoso. Un mejor enfoque es incorporar recursos adicionales en lugar de esperar a que los existentes estén disponibles.
Ejemplo de nivelación de recursos
Supongamos que tienes un proyecto sencillo con tres actividades —Actividad A, Actividad B y Actividad C— con las siguientes dependencias y duraciones estimadas:
- Actividad A, dos días, debe empezar para que la Actividad B pueda comenzar
- Actividad B, un día, debe finalizar para que la Actividad A termine
- Actividad C, un día, puede iniciar después de que finalicen las actividades A y B
Tal como está, el proyecto tiene una duración estimada de tres días.
A continuación, se muestra una representación del proyecto en un sencillo diagrama de Gantt.
Supongamos que nuestro proyecto hipotético requiere los siguientes recursos humanos.
Por simplicidad, supongamos que no hay otras restricciones de recursos más allá de la disponibilidad de recursos humanos.
Roger y Greg están trabajando en otro proyecto además de este. Solo están disponibles parte del día: Roger durante cuatro horas y Greg durante tres horas.
Vamos a graficar la disponibilidad diaria de los recursos frente a la asignación de recursos para cada actividad.
A partir de lo anterior, deberías notar claras restricciones de recursos del proyecto. Por ejemplo:
- La Actividad A requiere 16 horas de Roger y la duración planeada es de 2 días. Pero Roger solo puede trabajar cuatro horas por día en este proyecto.
- La Actividad B requiere cuatro horas de Roger. Sin embargo, la Actividad B coincide parcialmente con la Actividad A.
- La Actividad A requiere ocho horas de Minerva. La Actividad B requiere cuatro horas de ella. Pero la Actividad B coincide parcialmente con la Actividad A.
La demanda diaria del proyecto para ciertos recursos humanos supera con creces la disponibilidad diaria de esos recursos.
Deberías ajustar el cronograma del proyecto para acomodar la disponibilidad de recursos, respetando las dependencias de tareas existentes. Calcula la capacidad de los recursos y las tasas de utilización también, y evita sobrecargar a los recursos si no es necesario.
Estas consideraciones conducen al cronograma nivelado de recursos que se muestra a continuación.
Y aquí tienes tu nuevo diagrama de Gantt.
El nivelado de recursos extendió el cronograma de tres a 11 días, porque tuviste que redistribuir los recursos de acuerdo con la disponibilidad.
El Proceso de Nivelado de Recursos
- Divide el cronograma de tu proyecto en intervalos de tiempo manejables, como un día.
- Para cada intervalo de tiempo en el cronograma del proyecto, identifica los recursos (personas, materiales, equipos) requeridos por la tarea o tareas programadas para ese día.
- Si alguno de los recursos requeridos por la tarea programada no está disponible, reprograma esa tarea para otro día en el que ese recurso no disponible esté disponible.
- Si dos actividades del proyecto están programadas para el mismo día y compiten por los mismos recursos, prioriza una de las dos actividades decidiendo cuál de las dos es más importante.
- Si consideras que las actividades con holgura negativa o cero son más importantes o de mayor prioridad, asigna los recursos limitados a la tarea con holgura negativa o cero, y pospón la tarea que compite para otro intervalo de tiempo.
El proceso de nivelado de recursos es iterativo. Cuando te enfrentas a limitaciones de recursos en el proyecto, deberás reprogramar las actividades según corresponda hasta que los recursos estén optimizados y el cronograma del proyecto esté nivelado por recursos.
Por supuesto, habrá ocasiones en que una actividad simplemente no podrá reprogramarse, incluso si los recursos requeridos no están disponibles o si otro entregable tiene prioridad sobre el uso de esos recursos necesarios.
Siempre que esto suceda, puede que no tengas más opción que dejar las actividades en conflicto tal como están programadas, anotar la insuficiencia de recursos y resolver la limitación de recursos de otra manera.
Herramientas Populares para el Nivelado de Recursos
Aquí tienes algunas técnicas de nivelado de recursos y herramientas que puedes utilizar al llevar a cabo este proceso en tus proyectos.
- Utiliza diagramas de Gantt. Como viste en el ejemplo que mostré arriba, los diagramas de Gantt son muy útiles para visualizar tareas y fechas de finalización o duraciones del proyecto, así como para identificar dependencias que afectan la demanda de recursos y la asignación.
- Utiliza herramientas de gestión de proyectos como software de gestión de proyectos (para gestionar todos los aspectos de los proyectos) o software de gestión de recursos (que profundiza en la gestión y planificación de recursos), que ofrecen visualización de recursos y su asignación. A menudo incluyen algoritmos que resuelven automáticamente conflictos de programación según los criterios que establezcas.
- Identifica la ruta crítica (también conocida como método de ruta crítica, o CPM). Como el nivelado de recursos puede llevar a un cambio en la ruta crítica del proyecto, es importante saber exactamente cómo se ve de antemano. De este modo, puedes notificar al cliente o a los interesados con antelación si la ruta crítica (y la fecha de finalización del proyecto o el plazo del proyecto) podría cambiar.
5 Mejores Prácticas para el Nivelado de Recursos
- Monitorea continuamente la asignación de recursos: La nivelación de recursos no es algo que se haga una sola vez y ya está. Sigue supervisando tus métodos de asignación de recursos para detectar conflictos a lo largo del proyecto (por ejemplo, solicitudes de última hora en otros proyectos, ausencias imprevistas como bajas por enfermedad, etc.).
- Apunta a distribuir el trabajo de manera equitativa: En la medida de lo posible, trata de repartir el trabajo entre los miembros del equipo de manera equilibrada. Así evitarás que algunos se agoten mientras otros se quedan sin tareas.
- Sé transparente acerca de los cambios: Cuando sea necesario modificar los plazos o quién está asignado a una tarea, mantén informados tanto a los interesados como al equipo.
- Ten un plan de respaldo: Si un miembro específico del equipo no está disponible o realmente no puedes mover una fecha límite, ten un plan B—asigna el trabajo a otro miembro del equipo, acelera el cronograma, etc.
- Crea un circuito de retroalimentación: Además de monitorear las cargas de trabajo de tu equipo a través de una herramienta de software, asegúrate de hablar con ellos regularmente sobre su carga laboral. A veces descubrirás detalles que no se reflejan en el software (por ejemplo, otros proyectos que no se hayan ingresado, etc.).
¿Qué sigue?
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