Guía completa de la gestión de proyectos Kanban: lo que debes saber
Mantener tus proyectos organizados y encaminados puede ser un desafío, pero con el sistema adecuado, puede resultar relativamente fácil. La metodología Kanban es una forma eficiente y eficaz de gestionar operaciones y proyectos, y está ganando popularidad en todas partes, desde pequeñas empresas hasta compañías de la lista Fortune 500 (incluso grandes nombres que conoces y adoras, como Disney, Netflix y Hulu).
Tanto si eres una empresa emergente como un profesional consolidado, adoptar el método Kanban podría ayudarte a organizar tus cargas de trabajo de una manera que ahorre tiempo y elimine el estrés. En esta publicación del blog, hablaremos de los conceptos básicos del uso de Kanban para la gestión de proyectos y analizaremos algunas herramientas compatibles con Kanban, así que ¡comencemos!
¿Cuál es el enfoque Kanban para la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es un elemento fundamental de las operaciones empresariales exitosas. Un método popular para gestionar tanto las operaciones como los proyectos es la metodología Kanban de gestión de proyectos.
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El proceso Kanban se originó en el proceso de producción de Toyota y utiliza tarjetas, tableros y señales visuales para ayudar a los equipos a organizar sus procesos y hacer un seguimiento del progreso.
Kanban es una técnica ágil de visualización de proyectos que permite a los equipos visualizar fácilmente un flujo de trabajo en tiempo real, identificar el progreso de un vistazo y completar las iteraciones de manera fluida y transparente.
Esto se consigue mediante un tablero Kanban, una herramienta de visualización de proyectos que antes se veía principalmente en la industria de la manufactura, pero que aparece cada vez más en empresas tecnológicas y emergentes.
Kanban fue diseñado en realidad en la década de 1940 por Taiichi Ohno, un ingeniero japonés. Su uso en la manufactura —donde los productos suelen diseñarse en fases cortas y lineales, y los lanzamientos siguen un camino similar— era inmediatamente evidente, y fue ampliamente adoptado por fábricas y diseñadores de productos.
La manufactura ha utilizado Kanban durante décadas, pero con la aparición y popularidad relativamente recientes de la gestión ágil de proyectos en sectores ajenos a la manufactura, Kanban ha disfrutado de cierto renacimiento, especialmente en el desarrollo de software y las operaciones.
En el núcleo de Kanban se encuentra el tablero Kanban, una visualización del progreso del equipo. Muestra qué tareas específicas se están realizando o deben realizarse en diferentes columnas, llamadas tarjetas de historia.
Un tablero Kanban puede ser tan sencillo como tres o más tarjetas. Las tarjetas de historia también suelen mostrar quién está asignado a cada tarea, lo que ayuda a aumentar la transparencia y la responsabilidad del equipo.
Es importante entender que un tablero Kanban no sustituye a un diagrama de Gantt. En cambio, tiene un propósito ligeramente diferente. Un tablero Kanban es mucho más específico que un diagrama de Gantt, ya que muestra las actividades reales que los miembros del equipo realizan para completar una tarea.
Mientras que un diagrama de Gantt ofrece una visión más completa del proyecto para ilustrar los plazos o cronogramas, los tableros Kanban se basan en iteraciones o sprints específicos dentro de los proyectos.
Los equipos pueden identificar rápidamente si alguien está retrasando un proceso. Si es así, todos pueden identificar qué miembro del equipo podría necesitar ayuda o estímulo adicional. Esto aumenta pasivamente la responsabilidad y a menudo ayuda a mantener la productividad y a que el trabajo fluya de forma continua.
Independientemente de cuántas tarjetas de historia tenga un tablero Kanban, todos los tableros Kanban limitarán el trabajo en curso. La clave de Kanban es limitar el trabajo en curso, animar al equipo a «agruparse para resolver» y trasladar el trabajo de en curso a terminado, maximizando el rendimiento del trabajo finalizado.
Principios y prácticas de Kanban
Kanban se basa en varios principios fundamentales, entre ellos visualizar el flujo de trabajo del proyecto, limitar el trabajo en curso (WIP), realizar mejoras incrementales y continuas, y establecer ciclos de retroalimentación. Al visualizar los flujos de trabajo, los equipos pueden identificar los cuellos de botella del proceso y asegurarse de que todos estén alineados.
Limitar el WIP ayuda a los equipos a concentrarse solo en unas pocas tareas individuales a la vez y les permite completarlas de manera más eficiente. Se fomentan las mejoras incrementales para que los proyectos se ajusten con el tiempo y optimicen el rendimiento (según las métricas que utilices para medirlo).
Por último, los ciclos de retroalimentación ayudan a los equipos a ajustar sus procesos para mejorar continuamente el sistema.
¿Qué es un tablero Kanban?
Un tablero Kanban es un «tablero de señales» o herramienta visual que ofrece una visión general del proceso de gestión de proyectos. Normalmente está compuesto por listas, o «columnas», que muestran una progresión desde el inicio hasta el final.
Las columnas suelen incluir categorías como Por hacer, En curso y Terminado. Las tarjetas se utilizan para representar tareas y pueden moverse de una columna a otra a medida que avanzan por la cola. Al seguir las tarjetas y sus movimientos por el tablero, los equipos pueden ver rápidamente en qué punto se encuentran las tareas dentro del flujo de gestión del proyecto.
Un tablero Kanban solía ser un tablero de corcho literal o, a veces, una pared de la oficina, situado en un lugar donde cualquier miembro del equipo del proyecto pudiera verlo o actualizarlo.
Aunque este sigue siendo el caso en algunas industrias, hoy en día los tableros Kanban suelen ser plataformas de software virtuales basadas en la nube. Consultar o actualizar un tablero Kanban puede hacerse simplemente iniciando sesión desde cualquier parte del mundo.
Con el aumento de la popularidad de Kanban, el número de opciones de software de gestión de proyectos y herramientas Kanban disponibles para los directores de proyectos ha aumentado exponencialmente en los últimos años. Esto, a su vez, ha facilitado la implementación de la metodología de proyectos Kanban.
Personalmente, utilizo un tablero Kanban para visualizar el trabajo que realizo tanto en mis estudios como en mis actividades profesionales. Utilizo una herramienta como Trello o Jira (o notas adhesivas, si utilizo papel) para anotar en qué estoy trabajando y hago un seguimiento del progreso de cada elemento de trabajo a través de mi proceso hasta que cada tarea se completa o queda «Hecha». Usar una herramienta como Trello para la gestión de proyectos puede agilizar los procesos y facilitar el seguimiento del progreso y la gestión de las tareas.
Integro mi herramienta de tablero Kanban con mi calendario para estar siempre al tanto de las fechas de entrega y del estado de cada elemento del que soy responsable; ¡hasta ahora ha funcionado de maravilla!
¿Todavía puedo utilizar sprints como en Scrum?
Para los equipos de desarrollo que ya están acostumbrados a trabajar en entornos ágiles, el sistema Kanban resulta muy intuitivo, ya que un tablero Kanban puede organizarse en sprints o iteraciones. En lo que respecta a la gestión ágil de proyectos, Kanban se está consolidando como un verdadero referente gracias a su simplicidad y facilidad de uso. A veces, el uso de tableros Kanban en Scrum se denomina Scrumban.
Beneficios de la gestión de proyectos Kanban
Algunos de los beneficios de la gestión de proyectos Kanban incluyen:
- mayor visibilidad del progreso general
- mayor motivación del equipo gracias a la finalización satisfactoria de las tareas
- mejor comunicación y trabajo en equipo entre los equipos
- tiempos de ciclo más cortos para las tareas y los proyectos
- identificación y resolución más rápidas de problemas o cuellos de botella
- enfoque más flexible que permite realizar ajustes rápidos durante el desarrollo
Un tablero Kanban permite que todo un equipo vea el flujo de trabajo y el progreso de un vistazo. Esto significa que los equipos también pueden identificar rápidamente los bloqueos. Ver cómo se completan las tareas y cómo se avanza hacia la finalización proporciona al equipo Kanban un impulso incorporado para la motivación.
Como los equipos pueden ver todo lo que ocurre dentro de su grupo, los tableros Kanban ayudan a facilitar la comunicación y la colaboración entre equipos, ya que todos pueden ver qué está sucediendo y, con suerte, echar una mano si tienen información o una interacción con otro elemento del proyecto que se encuentre actualmente en el tablero.
Esto nos lleva a otra ventaja inherente de Kanban: los límites del «trabajo en curso». Estos límites restringen a cada equipo a un número determinado de tareas en curso al mismo tiempo, para que el trabajo no quede relegado al rincón trasero de la mente de un empleado.
El equipo es responsable de finalizar todo el trabajo que asume antes de pasar a nuevos proyectos o tareas. De esta forma, la calidad y la productividad suelen aumentar cuando se implementa un tablero Kanban.
Una regla general para el límite de trabajo en curso de un equipo es: número de colaboradores + 1. Esto no incluye al personal dedicado exclusivamente a la gestión. Esto significa que, en cualquier momento, solo puede haber n+1 tarjetas Kanban en el estado En curso.
Si alguien se queda bloqueado y quiere incorporar algo nuevo a En curso, primero debe ayudar a otro miembro del equipo a mover a terminado aquello que ya está en curso: colaborar para resolverlo.
A medida que los equipos avanzan en la entrega de valor, cualquier ajuste rápido necesario durante el desarrollo puede realizarse sobre la marcha, con el grupo y con el impacto reflejados de inmediato en el tablero Kanban. Esta claridad ayuda a mantener informadas a las personas y a los equipos avanzando.
Por supuesto, la gestión de proyectos Kanban debe implementarse correctamente para ser eficaz. Eso significa elegir la herramienta Kanban adecuada. Actualmente, la mayoría de los equipos utiliza un tablero Kanban virtual, y hay muchos disponibles en línea. Algunos incluso cuentan con plantillas prediseñadas para facilitar mucho la implementación.
A pesar de todas sus ventajas, un tablero Kanban también tiene limitaciones. No es ideal para estimar fechas límite con precisión y puede hacer que la programación sea algo demasiado flexible. Por eso, los tableros Kanban suelen utilizarse junto con un diagrama de Gantt y probablemente no los sustituirán en un futuro próximo.
Cómo usar Kanban para la gestión de proyectos
Kanban puede utilizarse para gestionar un proyecto identificando las tareas que deben realizarse para avanzar hacia los objetivos del proyecto, priorizando esas tareas en una lista de pendientes ordenada del proyecto o producto, visualizando las tareas que deben realizarse y limitando el trabajo en curso a medida que las tareas avanzan por el flujo de trabajo de entrega del proyecto o de realización de tareas.
Normalmente, las tareas del tablero se asignan a miembros individuales del equipo a medida que pasan de un estado a otro, con el objetivo de que el equipo ágil complete la mayor cantidad de trabajo posible, con la máxima calidad y en el menor tiempo. Algunos ejemplos de situaciones en las que Kanban funciona mejor incluyen el desarrollo de software, el desarrollo de productos y el desarrollo web.
Las 10 mejores herramientas para la gestión de proyectos Kanban
Implementar la gestión de proyectos Kanban es bastante sencillo, especialmente cuando existe una mentalidad ágil en el equipo, pero eso no significa que no requiera esfuerzo. La gestión de proyectos Kanban implica mucho más que simplemente crear un tablero Kanban, y un director de proyectos competente elegirá cuidadosamente el software Kanban que utiliza.
Como regla general, el mejor software Kanban tendrá varias características en común (también es probable que encuentres tableros Kanban como funcionalidad dentro de herramientas de gestión de proyectos más amplias).
La primera es la posibilidad de personalizar las tarjetas de historia y cambiar fácilmente la complejidad del proyecto. Un tablero Kanban muy básico tendrá tres tarjetas de historia: Por hacer, En curso y Hecho. Un proyecto más complejo podría tener tarjetas que incluyan Por hacer, Diseño y construcción, Pruebas, Enviar para revisión y Hecho.
En segundo lugar, una buena interfaz de usuario con una curva de aprendizaje reducida es fundamental, porque quieres que tu equipo trabaje en el proyecto, no que aprenda por su cuenta a utilizar el software Kanban.
Por último, un buen software Kanban es mucho más que un simple tablero Kanban. Incluirá integraciones con otros programas que ayudan con el proyecto general, como herramientas de seguimiento del tiempo, herramientas de elaboración de presupuestos o software de programación.
En lo que respecta a tu proyecto o equipo específico, considera qué aspecto de la gestión de proyectos Kanban es más importante para ti.
¿Con qué facilidad se adaptará tu equipo al flujo de trabajo Kanban? ¿Sería útil utilizar un software que tenga una aplicación para dispositivos móviles? ¿Hay partes de tu proceso que necesitas automatizar? ¿Qué tan complejo (o sencillo) es tu proyecto?
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¡Seamos visuales!
La gestión de proyectos Kanban es una metodología potente que puede ayudar a los equipos a mantenerse encaminados y, al mismo tiempo, permitir flexibilidad y agilidad. Gracias a su representación visual del progreso, los equipos pueden identificar rápidamente los problemas de su flujo de trabajo y colaborar para encontrar soluciones.
Fomenta la colaboración y la comunicación del equipo, así como una mejor calidad general de los proyectos. Además, su eficiencia y eficacia la convierten en una opción atractiva para muchos proyectos.
La gestión de proyectos Kanban proporciona a los equipos una forma eficaz de llevar a cabo la gestión de tareas, lo que da como resultado el cumplimiento satisfactorio de las metas y los objetivos.
Para los equipos que ya están acostumbrados a las metodologías generales ágiles, Kanban puede resultar muy intuitivo. Sin embargo, si el uso de Kanban forma parte de un cambio general de la gestión de proyectos tradicional a una metodología ágil, puede ser más útil comenzar con un tablero Kanban más sencillo.
Si este artículo te ha hecho sentir confianza para implementar la metodología Kanban en tu organización, no dejes de explorar más contenido de The Digital Project Manager y suscribirte al boletín de The Digital Project Manager para mantenerte al día sobre los temas de DPM.
