Guía Completa de Gestión de Proyectos Kanban: Qué Saber
Mantener tus proyectos organizados y en marcha puede ser un desafío, pero con el sistema adecuado, puede ser relativamente fácil. La metodología Kanban es una forma eficiente y eficaz de gestionar operaciones y proyectos, y está ganando popularidad en todas partes, desde pequeñas empresas hasta compañías de la lista Fortune 500 (incluso los grandes nombres que conoces y amas como Disney, Netflix y Hulu).
Ya seas una startup o un profesional consolidado, adoptar el método Kanban podría ayudarte a organizar tus cargas de trabajo de una manera que ahorre tiempo y elimine el estrés. En este artículo de blog, hablaremos sobre los conceptos básicos del uso de Kanban para la gestión de proyectos y revisaremos algunos software de habilitación de Kanban—¡así que comencemos!
¿Qué es el enfoque Kanban en la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es un elemento fundamental de las operaciones empresariales exitosas. Un método popular para gestionar tanto operaciones como proyectos es la metodología de gestión de proyectos Kanban.
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El proceso Kanban se originó en el proceso de producción de Toyota y utiliza tarjetas, tableros y señales visuales para ayudar a los equipos a organizar sus procesos y hacer seguimiento del progreso.
Kanban es una técnica ágil de visualización de proyectos que permite a los equipos visualizar fácilmente un flujo de trabajo en tiempo real, identificar el progreso de un vistazo y avanzar a través de iteraciones de manera fluida y transparente.
Esto se realiza utilizando un tablero Kanban, una herramienta de visualización de proyectos que antes se veía principalmente en la industria de la manufactura pero que aparece cada vez más en empresas tecnológicas y startups.
Kanban fue originalmente diseñado en la década de 1940 por Taiichi Ohno, un ingeniero japonés. Su uso en la manufactura—donde los productos suelen diseñarse en fases cortas y lineales y los lanzamientos siguen un camino similar—fue inmediatamente evidente, y fue ampliamente adoptado por fábricas y diseñadores de productos.
La manufactura ha utilizado Kanban durante décadas, pero con la aparición y popularización de la gestión de proyectos Ágil en industrias fuera del ámbito manufacturero, Kanban está disfrutando de un cierto resurgimiento, especialmente en desarrollo de software y operaciones.
En el núcleo de Kanban está el tablero Kanban, una visualización del progreso del equipo. Muestra qué tareas específicas se están realizando o necesitan realizarse en distintas columnas, llamadas tarjetas de historia.
Un tablero Kanban puede ser tan simple como tres o más tarjetas. Las tarjetas de historia a menudo también muestran quién está asignado a cada tarea, lo que ayuda a aumentar la transparencia y responsabilidad del equipo.
Es importante entender que un tablero Kanban no reemplaza un diagrama de Gantt. En cambio, cumple un propósito ligeramente diferente. Un tablero Kanban es mucho más específico que un diagrama de Gantt, ya que muestra las actividades concretas que los miembros del equipo están realizando para completar una tarea.
Mientras que un diagrama de Gantt ofrece una visión más holística del proyecto para ilustrar fechas límite o cronogramas, los tableros Kanban se basan en iteraciones o sprints específicos dentro de los proyectos.
Los equipos pueden identificar rápidamente si alguien está deteniendo un proceso. Si es así, todos pueden identificar qué miembro del equipo puede necesitar ayuda o motivación adicional. Esto aumenta la responsabilidad de forma pasiva y, a menudo, ayuda a mantener la productividad alta y el trabajo fluyendo de manera continua.
No importa cuántas tarjetas de historia tenga un tablero Kanban, todos los tableros Kanban limitarán el trabajo en curso. La clave de Kanban es limitar el trabajo en progreso, alentar al equipo a "unirse para resolver" y mover el trabajo de "en progreso" a "terminado", maximizando el rendimiento del trabajo completado.
Principios y Prácticas de Kanban
Kanban se basa en varios principios fundamentales, incluyendo la visualización del flujo de trabajo del proyecto, la limitación del trabajo en curso (WIP), mejoras incrementales y continuas, y bucles de retroalimentación. Al visualizar los flujos de trabajo, los equipos pueden identificar cuellos de botella en el proceso y asegurarse de que todos estén sincronizados.
Limitar el WIP ayuda a los equipos a enfocarse sólo en algunas tareas individuales a la vez y les permite completarlas de manera más eficiente. Se fomenta la mejora incremental para que los proyectos se ajusten con el tiempo, optimizando el rendimiento (de acuerdo con las métricas que utilices para medir el desempeño).
Por último, los bucles de retroalimentación ayudan a los equipos a ajustar sus procesos para mejorar continuamente el sistema.
¿Qué es un tablero Kanban?
Un tablero Kanban es un "panel indicador" o herramienta visual que proporciona una visión general del proceso de gestión de proyectos. Por lo general, está compuesto por listas o "columnas" que muestran el progreso desde el inicio hasta el final.
Las columnas suelen incluir categorías como Por Hacer, Haciendo y Hecho. Se utilizan tarjetas para representar tareas y pueden moverse de una columna a otra a medida que avanzan en la cola. Al seguir las tarjetas y su movimiento por el tablero, los equipos pueden ver rápidamente en qué estado se encuentran las tareas dentro del proceso de gestión del proyecto.
Un tablero Kanban solía ser un corcho literal, o a veces una pared de la oficina, colocado en un lugar donde cualquier miembro del equipo de proyecto pudiera verlo o actualizarlo.
Si bien esto aún ocurre en algunas industrias, hoy en día los tableros Kanban suelen ser plataformas virtuales en la nube. Revisar o actualizar un tablero Kanban se puede hacer simplemente iniciando sesión desde cualquier parte del mundo.
Con el aumento de la popularidad de Kanban, la cantidad de opciones de software de gestión de proyectos y herramientas Kanban disponibles para los gestores de proyectos se ha incrementado exponencialmente en los últimos años. Esto, a su vez, ha facilitado la implementación de la metodología Kanban en los proyectos.
Personalmente, uso un tablero Kanban para visualizar el trabajo que realizo en mis estudios y tareas profesionales. Utilizo herramientas como Trello o Jira (o notas adhesivas, si uso papel) para apuntar en lo que estoy trabajando y sigo el progreso de cada tarea en mi proceso hasta que cada una esté completada o ‘Hecho’. Utilizar una herramienta como Trello para la gestión de proyectos puede agilizar los procesos y facilitar el seguimiento y la gestión de tareas.
Integro mi herramienta de tablero Kanban con mi calendario para estar siempre al tanto de las fechas de entrega y del estado de cada elemento del que soy responsable—¡me ha funcionado genial hasta ahora!
¿Puedo seguir utilizando sprints como en Scrum?
Para los equipos de desarrollo ya acostumbrados a trabajar en entornos Agile, el sistema Kanban es muy intuitivo, ya que un tablero Kanban puede organizarse en sprints o iteraciones. Cuando se trata de gestión de proyectos Agile, Kanban está emergiendo como un verdadero líder debido a su simplicidad y facilidad de uso. A veces, el uso de tableros Kanban dentro de Scrum se denomina Scrumban.
Beneficios de la gestión de proyectos con Kanban
Algunos de los beneficios de la gestión de proyectos con Kanban incluyen:
- mayor visibilidad del progreso general
- mayor motivación del equipo gracias a la finalización exitosa de tareas
- mejor comunicación y trabajo en equipo entre los equipos
- tiempos de ciclo más cortos para tareas y proyectos
- identificación y resolución más rápida de problemas o cuellos de botella
- un enfoque más flexible que permite ajustes rápidos durante el desarrollo
Un tablero Kanban permite que todo el equipo vea el flujo de trabajo y el progreso de un vistazo. Esto significa que los equipos también pueden identificar bloqueos rápidamente. Ver cómo se completan las tareas y el avance hacia la finalización brinda al equipo Kanban una motivación adicional incorporada.
Debido a que los equipos pueden ver todo lo que está sucediendo en su grupo, los tableros Kanban ayudan a facilitar la comunicación y la colaboración entre equipos, ya que todos pueden ver lo que está ocurriendo y, con suerte, echar una mano si tienen información o una interacción con algún otro elemento del proyecto que esté actualmente en el tablero.
Esto conduce a otra ventaja inherente de Kanban, que son los límites de "trabajo en curso". Esto limita a cada equipo a un cierto número de tareas en curso a la vez, de modo que el trabajo no quede olvidado en la mente de los empleados.
El equipo es responsable de terminar todo el trabajo que asume antes de pasar a nuevos proyectos o tareas. De esta manera, la calidad y la productividad suelen aumentar cuando se implementa un tablero Kanban.
Una regla general para el límite de WIP de un equipo es: cantidad de contribuyentes + 1. Esto no incluye al personal exclusivamente de gestión. Es decir, solo n+1 tarjetas Kanban pueden estar en estado En progreso en cualquier momento.
Si alguien se queda atascado y desea introducir algo nuevo en En progreso, primero debe ayudar a otro miembro del equipo a trasladar lo que ya está en progreso a hecho—actuar en conjunto para resolverlo.
A medida que los equipos avanzan en la entrega de valor, cualquier ajuste rápido necesario durante el desarrollo puede realizarse al momento, con el grupo y con el impacto reflejado de inmediato en el tablero Kanban. Esta claridad ayuda a mantener a las personas informadas y a los equipos avanzando.
Por supuesto, la gestión de proyectos con Kanban debe implementarse correctamente para ser eficaz. Eso significa escoger la herramienta Kanban adecuada. La mayoría de los equipos hoy usan tableros Kanban virtuales y hay muchas disponibles en línea. Algunas incluso cuentan con plantillas predefinidas para facilitar aún más la implementación.
A pesar de todas sus ventajas, un tablero Kanban sí tiene limitaciones. No es ideal para estimar plazos con precisión y puede hacer que la programación sea un poco demasiado flexible. Por eso, los tableros Kanban suelen utilizarse junto con un diagrama de Gantt y probablemente no los reemplazarán en el corto plazo.
Cómo usar Kanban para la gestión de proyectos
Kanban puede utilizarse para gestionar un proyecto identificando las tareas que deben realizarse para avanzar hacia los objetivos, priorizando esas tareas en un backlog de proyecto o producto ordenado, visualizando las tareas por hacer y limitando el trabajo en curso a medida que las tareas avanzan a través del flujo de entrega o cumplimiento del proyecto.
Las tareas en el tablero generalmente se asignan a miembros individuales del equipo a medida que cambian de estado, con el objetivo de que el equipo ágil complete la mayor cantidad de trabajo posible, con la más alta calidad y en el menor tiempo posible. Algunos ejemplos de cuándo Kanban funciona mejor incluyen desarrollo de software, desarrollo de productos y desarrollo web.
10 mejores herramientas para la gestión de proyectos Kanban
Implementar la gestión de proyectos Kanban es bastante sencillo, especialmente cuando el equipo ya tiene una mentalidad ágil, pero eso no significa que sea sin esfuerzo. La gestión de proyectos Kanban implica más que simplemente crear un tablero Kanban, y un gestor de proyectos con experiencia elegirá cuidadosamente el software Kanban que utilice.
Por lo general, el mejor software Kanban tendrá varias características en común (también es probable que encuentres tableros Kanban como funcionalidad dentro de herramientas de gestión de proyectos más amplias).
La primera es la capacidad de personalizar las tarjetas de historia y modificar fácilmente la complejidad del proyecto. Un tablero Kanban muy básico tendrá tres tarjetas: Por hacer, En progreso y Hecho. Un proyecto más complejo podría tener tarjetas como Por hacer, Diseño y construcción, Pruebas, Enviar para revisión y Hecho.
En segundo lugar, una buena interfaz de usuario con una curva de aprendizaje baja es fundamental, porque quieres que tu equipo trabaje en el proyecto y no que se dedique a aprender a usar el software Kanban.
Por último, un buen software Kanban es más que solo un tablero. Incluirá integraciones con otros programas que ayudan con la gestión global del proyecto, como herramientas de seguimiento de tiempo, presupuestos o software de planificación.
En cuanto a tu proyecto o equipo específico, considera qué aspecto de la gestión Kanban es más importante para ti.
¿Qué tan fácilmente adoptará tu equipo el flujo de trabajo Kanban? ¿Sería útil usar un software que cuente con app para dispositivos móviles? ¿Hay partes de tu proceso que necesitas automatizar? ¿Qué tan complejo (o sencillo) es tu proyecto?
¡Vamos a lo visual!
La gestión de proyectos con Kanban es una metodología poderosa que puede ayudar a los equipos a mantenerse encaminados, permitiendo adaptabilidad y agilidad. Gracias a su representación visual del avance, los equipos pueden detectar rápidamente problemas en su flujo de trabajo y colaborar para encontrar soluciones.
Fomenta la colaboración y comunicación entre el equipo, así como una mejor calidad general en los proyectos. Además, su eficiencia y eficacia la convierten en una opción atractiva para muchos proyectos.
La gestión de proyectos con Kanban proporciona una forma eficaz para que los equipos realicen gestión de tareas, logrando la consecución exitosa de metas y objetivos.
Para los equipos ya acostumbrados a las metodologías generales de Agile, Kanban puede resultar muy intuitivo. Sin embargo, si el uso de Kanban forma parte de una transición general desde una gestión de proyectos tradicional a Agile, puede ser más útil comenzar con un tablero Kanban más sencillo.
Si este artículo te ha dado confianza para implementar la metodología Kanban en tu organización, asegúrate de explorar más contenido de Digital Project Manager y suscribirte al boletín de The Digital Project Manager para mantenerte al día sobre los temas de DPM.
