Cómo establecer plazos realistas en tiempos impredecibles
Mantén a todos alineados: Cronogramas claros ayudan a alinear los esfuerzos del equipo y a mantener el flujo de trabajo, evitando retrasos que pueden afectar tu proyecto y otros relacionados en tu organización.
El efecto dominó de los retrasos: Un solo retraso puede repercutir en otros proyectos y desbaratar tus cronogramas cuidadosamente planificados. Por eso es importante incorporar flexibilidad y márgenes de maniobra, para tener espacio extra si lo necesitas.
Las herramientas no son varitas mágicas: El software puede ser de gran ayuda al planificar plazos realistas, pero aún así tendrás que intervenir para resolver problemas de plazos, establecer expectativas realistas y mantener una supervisión constante.
Si la pregunta "¿cuándo podremos lanzar?" te hace sentir como un ciervo iluminado por los faros de un coche, probablemente te resulte difícil establecer (y cumplir) plazos realistas.
Con la cantidad de sistemas de gestión de tareas y herramientas de gestión de proyectos que existen, podrías pensar que todo lo que tienes que hacer es cargar tu plan de proyecto, asignar el trabajo y los plazos, y dejar que el equipo haga lo suyo (y si eres un gestor de proyectos experimentado, probablemente te acabes de reír a carcajadas).
A continuación, te explico por qué es importante establecer plazos realistas y cómo hacerlo bien para que puedas entregar los proyectos a tiempo y mantener contentos a tus clientes y partes interesadas.
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¿Por qué es importante establecer plazos realistas?
Establecer plazos es esencial para el éxito de un proyecto por muchas razones, entre ellas cumplir los compromisos y no incumplir las fechas de entrega.
- En un entorno de agencia, los proyectos se venden en función de la capacidad prevista del equipo. Retrasar uno o dos días por aquí y por allá normalmente no tiene un efecto negativo a largo plazo, pero extender los plazos durante semanas o meses puede arruinar los cronogramas de otros trabajos que dependen de esos miembros del equipo.
- Esto no es diferente al trabajo de proyectos internos. Supón que estás gestionando el lanzamiento de un nuevo sitio web. Le dices al equipo de comunicaciones que el sitio estará en línea tres meses después de tu reunión de inicio. Luego, una parte interesada agrega algunas características nuevas al mes de haber iniciado. Ahora, te enfrentas a cinco o seis meses para el lanzamiento. Necesitas reasignar recursos para adaptarte a la nueva fecha de finalización.
Estos ejemplos ilustran cómo no establecer cronogramas puede devastar a los equipos de proyecto y a toda la organización. Pero también podrías encontrarte en una situación en la que un plazo de proyecto poco realista sea impuesto al equipo por un cliente o parte interesada.
Cómo establecer plazos realistas: la versión teórica
Si has hecho alguna formación en gestión de proyectos, probablemente hayas pasado mucho tiempo aprendiendo a estimar tiempos realistas para las tareas. Esto puede ser usando una técnica de estimación descendente, una técnica de estimación ascendente o un proceso de estimación análoga.
Por ejemplo, supongamos que estás estimando el tiempo que llevará diseñar una página de inicio para un nuevo sitio web. Si has utilizado un rastreador de tiempo, sabes que en el pasado a tu diseñador le ha tomado:
- 6 horas para realizar un diseño inicial
- 1 hora para que el equipo interno lo revise (diseñador, desarrollador, gestor de proyecto, director creativo)
- 1 hora para presentarlo al cliente o partes interesadas
- 2 horas para realizar revisiones
- 1 hora para la revisión interna
- 1 hora para volver a revisar con el cliente
- 2 horas para finalizar el diseño y empaquetarlo para desarrollo
- 1 hora para la transferencia entre diseño y desarrollo
¿Cuántos días deberías estimar para este proceso en tus instrucciones de planificación del proyecto? Supón que decides dos semanas según tus datos actuales. ¿Cómo se vería esto? Divide las tareas del proyecto de la siguiente manera:
Semana 1
- Lunes/Martes: realización del diseño inicial
- Miércoles: revisión interna
- Jueves: revisión con el cliente o partes interesadas
- Viernes: comentarios del cliente o partes interesadas
Semana 2
- Lunes: revisiones
- Martes: revisión interna
- Miércoles: revisión con cliente o partes interesadas
- Jueves: comentarios del cliente o partes interesadas
- Viernes: revisiones finales, empaquetado de archivos y entrega a desarrollo
Si el plazo anterior te parece demasiado ajustado, puedes añadir margen al cronograma y extenderlo a dos semanas y media o tres semanas. Esto es útil en situaciones en las que sabes que tus partes interesadas tendrán mucho feedback y tu diseñador no podrá realizar revisiones en un tiempo tan ajustado.
Aunque no parecen demasiadas horas para ese periodo, puede ser conveniente añadir tiempo de reserva de forma proactiva para que el trabajo no se prolongue y altere todo tu calendario.
Cómo establecer plazos realistas: la versión de la vida real
Es hora de afrontar la realidad. Tienes que aprender a leer entre líneas cuando gestionas un proyecto exitoso con plazos realistas.
Piensa en el escenario descrito anteriormente: necesitas tener en cuenta a las personas que realizan el trabajo. Si tienes un diseñador que pospone tareas o carece de habilidades para gestionar plazos, crea un sentido de urgencia para que las cosas se hagan. Cuanto más conozcas los hábitos de tu equipo, más fácil será establecer plazos realistas.
Otra consideración esencial son los factores desconocidos o X. Estos quedan fuera del alcance de la planificación o estimación típica del proyecto, pero pueden impactar profundamente en el cronograma y en tu capacidad de establecer plazos realistas.
Piénsalo bien: Cuando te piden que elabores un cronograma del proyecto, tareas y fechas límite durante el inicio del proyecto, es posible que no sepas mucho sobre los detalles específicos del proyecto ni sobre los interesados involucrados. A medida que el proyecto avanza, serás mucho más preciso al establecer plazos realistas para el trabajo del proyecto.
Algunos ejemplos de factores desconocidos o X que pueden impactar los plazos y cronogramas del proyecto incluyen:
- Nuevos interesados que se incorporan al proyecto en el último momento
- Fenómenos meteorológicos extremos y pandemias globales
- Despidos masivos o reducciones de personal
- Nuevas tecnologías o retirada de tecnologías actuales para integraciones o dependencias
Cómo saber cuándo es necesario cambiar un plazo
Si necesitas cambiar una fecha límite, sé proactivo. Por ejemplo, si estás trabajando en un sitio web y está programado para lanzarse en un día concreto que coincide con otras actividades de marketing (como un comunicado de prensa, cobertura mediática planificada o el lanzamiento de una campaña), estas actividades deben ocurrir en el orden correcto.
En este caso, el sitio debería lanzarse unos días antes de que comience la campaña de marketing. Así, hay tiempo para resolver cualquier detalle o corregir errores de última hora. Pero todos sabemos cómo funciona esto: un inicio tardío o demoras en las aprobaciones pueden obligarnos a ajustar considerablemente los plazos.
Si parece que el proyecto va muy retrasado y se acerca la fecha de lanzamiento, probablemente sea buena idea coordinar con los interesados para acelerar el ritmo, priorizar lo necesario para el lanzamiento o cambiar el plazo.
Realiza controles frecuentes para "tomar el pulso" al equipo y vigilar el avance del proyecto.
¿Cómo sabes si debes presionar al equipo para cumplir los plazos o empezar a reordenar las tareas? Hay señales sutiles (y otras no tanto) que indican que ha llegado el momento de gestionar los plazos y reajustar el cronograma con fechas más realistas. Estas incluyen:
- El trabajo se encuentra bloqueado porque las tareas dependientes no están terminadas
- El alcance del proyecto ha cambiado y la planificación nunca tuvo en cuenta el trabajo adicional
- El equipo comienza a sentirse estresado
- Se incrementan los riesgos asociados a apurar las tareas
- Se han descubierto nuevos requisitos
- Han salido a la luz errores importantes o problemas de calidad
Si aún no tienes claro si necesitas ajustar un plazo, crea un plan de contingencia con los miembros del equipo. Pídeles que intenten cumplir la fecha original, pero acuerda un punto de control (bastante antes de la fecha límite real) para revisar el progreso y tomar la decisión final.
Así, permites que el equipo termine el trabajo lo antes posible pero también les das una red de seguridad por si la necesitan.
¿Qué sigue?
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