Control de Versiones en la Gestión de Activos Digitales: Cómo Funciona
Estoy seguro de que, como yo, cuando eras niño pequeño, soñabas con supervisar el proceso de control de versiones en la gestión de activos digitales para cientos y miles de activos individuales.
De acuerdo, fue pura sarcasmo. Personalmente, encuentro este aspecto de la gestión de proyectos más tedioso que cortar el césped hoja por hoja, pero es fundamental para muchos proyectos digitales y creativos (y, por suerte, puede resultar mucho menos tedioso con un software de gestión de activos digitales).
Si implementar un mejor sistema DAM está en tu lista de pendientes de PM para este año, aquí tienes una breve descripción de qué es y cómo asegurar un mejor control de versiones en el tuyo.
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¿Qué es el control de versiones en la gestión de activos digitales?
El control de versiones en la gestión de activos digitales es el proceso de gestionar las diferentes versiones o iteraciones de un activo digital y asegurar que todos trabajen a partir de la misma versión del recurso para mantener la coherencia de la marca.
Hay muchas maneras de hacer control de versiones, tengas o no un sistema formal de gestión de activos digitales. Por ejemplo, puedes usar el nombre del archivo para indicar a los usuarios qué versión del activo es, o incluso añadir metadatos para que tus archivos sean más fácilmente localizables. Encuentra más mejores prácticas para DAM aquí.
Por qué el control de versiones es importante
El control de versiones es importante por muchas razones, especialmente cuando se trabaja con mucho contenido digital o numerosas versiones de un recurso que pueden ser muy similares pero que se usan de diferentes maneras (o cuando se agregan nuevas versiones de forma periódica).
Pero antes de entrar en las razones específicas de su importancia, Sandra De Biasi comparte la razón principal para implementar el control de versiones.
Quieres que tu DAM sea la única fuente fiable de información. No quieres cargar nuevas versiones por separado; quieres actualizar la versión existente para mantener el historial de versiones.
Ahora, veamos algunas de las razones clave por las que es importante tener un buen proceso de control de versiones:
- Ayuda a evitar el uso del recurso equivocado en el lugar incorrecto: Imagina una versión anterior del recurso con un error tipográfico o colores de marca antiguos. No quieres incorporar eso en una pieza creativa actual. Además, el sistema puede ayudar cuando tienes el mismo recurso en varios tamaños.
- Puedes rastrear cambios y revisiones más fácilmente: Cuando tú y tus equipos creativos tienen muchas versiones en proceso, o están trabajando con un cliente para crear un nuevo recurso digital, deberías rastrear no solo las versiones, sino también anotar qué ha cambiado. De este modo, cuando un interesado vuelva con el mismo comentario que tuvo hace tres rondas (pero que fue descartado en la última revisión), podrás recordárselo amablemente.
- Facilita la colaboración: Cuando se combina con convenciones de nomenclatura fáciles de entender para tus recursos, un sistema de control de versiones puede hacer que tu sistema de gestión de recursos sea más amigable para el usuario y agilizar el proceso. Con una única fuente de verdad, cada miembro del equipo podrá encontrar la última versión del recurso que necesita. Sin embargo, esto depende de que tu sistema esté actualizado (es decir, archivando recursos antiguos a medida que expiran).
- Proporciona una pista de auditoría: Esto es más crítico cuando se trata de recursos de marca en áreas altamente reguladas como la industria farmacéutica o de la salud, pero todos los recursos multimedia pueden beneficiarse de tener una pista de auditoría, o al menos un seguimiento de los cambios, especialmente si los recursos se actualizan con frecuencia. Si trabajas en una industria altamente regulada, considera obtener una certificación en gestión de recursos digitales para asegurarte de no pasar por alto nada relacionado con auditorías.
- Aumenta la eficiencia y productividad: Puede que no pienses que los sistemas de control de versiones estén relacionados con una mayor eficiencia y productividad, pero un buen sistema de control de versiones puede reducir errores y facilitar y agilizar la búsqueda de los recursos correctos en los tamaños y formatos correctos rápidamente. Se tarda menos en configurar el sistema y gestionar las convenciones de nomenclatura de archivos que usar recursos equivocados en los lugares equivocados y después tener que rehacer el trabajo.
- Mantiene los estándares y directrices de la marca: El control de versiones también puede ser importante cuando se consideran los estándares de marca y la protección de los recursos de la marca. A medida que los recursos de marca evolucionan y cambian, es importante asegurarse de que todos los miembros del equipo estén utilizando recursos que cumplan con la marca. Tener un sistema para identificar claramente los recursos de la marca facilita mucho la conformidad. Gestionar el control de versiones de recursos de marca es especialmente importante en los sitios web de comercio electrónico, por lo que el uso de un DAM para eCommerce es una solución popular.
Cómo el software DAM ayuda con el control de versiones
Si gestionas una gran cantidad de recursos (desde unos pocos cientos hasta varios miles), entonces el software de gestión de recursos digitales podría ser exactamente lo que necesitas para organizar tus recursos y gestionar tu proceso de control de versiones.
Existen muchísimas opciones de herramientas en el mercado (más sobre esto más adelante), pero en general, quieres elegir un software que pueda proporcionar fácilmente un repositorio central para todos tus recursos digitales.
Esto es lo que debes buscar:
- Además de almacenar tus recursos, el software debe facilitar la creación y mantenimiento de convenciones de nomenclatura y de metadatos internos para describir cada recurso.
- También querrás que el software proporcione de manera nativa el seguimiento de versiones, para que todo el mundo pueda ver fácilmente el historial de versiones y elegir el recurso correcto. Todos hemos visto discos compartidos llenos de archivos llamados clientinfographicV1, clientinfographicV2, clientinfographicV3, clientinfograpghicFINAL, clientinfographicFINALREVISED, etc. Contar con un buen software puede ayudar a que esto sea mucho más claro.
- Otra característica DAM que debes buscar es el control de acceso o la funcionalidad que limita el acceso por función u otros criterios específicos. De este modo, los usuarios solo tendrán permisos para los recursos digitales que realmente necesitan utilizar. Esto también puede ayudar a evitar que las personas usen versiones antiguas de los recursos al eliminar el acceso a ellas.
Este tipo de software ofrece varios beneficios a las organizaciones. Descubre más sobre el ROI del DAM aquí, y mantente al tanto de las tendencias en gestión de recursos digitales para asegurarte de que la herramienta que estás considerando es la mejor disponible.
Herramientas para gestionar el control de versiones
Cuando se trata de la gestión de recursos digitales, o más generalmente, de sistemas de gestión de contenidos, hay muchas opciones en el mercado. La herramienta adecuada para tu equipo dependerá del tamaño de tu equipo, los casos de uso específicos para DAM y, por supuesto, del presupuesto que tengas para invertir en la herramienta. Recomiendo crear un RFP para gestión de recursos digitales que te ayude a comparar tus opciones.
Para ayudarte a elegir la herramienta de gestión de activos digitales adecuada para tu equipo, también hemos recopilado una lista de algunas de las mejores que hemos visto para que puedas comenzar.
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Antes de tomar una decisión final sobre una herramienta, revisa algunas demos de gestión de activos digitales y la tarificación de cada herramienta DAM para asegurarte de que la opción elegida es la más adecuada. Además, puedes consultar softwares específicos de control de versiones de documentos que quizás se adapten mejor a tus necesidades.
Estas herramientas (así como el software de comparación de documentos) pueden ayudarte con el control de versiones almacenando todos los activos en una ubicación central, proporcionando historiales detallados de revisiones y controlando quién puede acceder a cada uno de los activos y cuándo.
Otro aspecto a considerar son las integraciones. Contar con una herramienta de gestión de activos digitales que pueda integrarse con otras herramientas de tus flujos de trabajo puede ayudar a optimizar procesos, haciendo que tu equipo trabaje de forma más eficiente.
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